AVIS DE RECRUTREMENT D UN CONSULTANT NATIONAL ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE) BILINGUE. (Anglais/Français)

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1 AVIS DE RECRUTREMENT D UN CONSULTANT NATIONAL ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE) BILINGUE (Anglais/Français) Réf N 19/TCD10/2017/05 Date : 03 mai 2017 Pays : Tchad Titre du poste : Un (e) consultant(e) National(e) Assistant(e) Administratif (ve) bilingue (Anglais/Français) Nom du projet : Planification stratégique Période d affectation/services (le cas échéant) : 6 mois Type de Contrat : Niveau de poste : Type et Lieu d affectation: Contrat Individuel G5, Consultant N Djaména Date de début de la mission : fin mai 2017 Les Termes de Références (TDRs) complets sont à télécharger sur le site le (cliquer pour accéder à la fenêtre «Country Office» y écrire «Chad) puis cliquer sur «search» ; sélectionner l avis sollicité) ou à retirer au bureau du PNUD à N Djaména/Tchad. Les consultants intéressés sont invités à soumettre leurs offres (techniques & financières) ; séparément par courriel à l adresse procurement.td@undp.org au plus tard le 20 Mai 2017 à 10h00, heure de N Djamena, en indiquant la référence N 19/TCD10/2017/05 (si cette référence n est pas indiquée en objet de votre mail, votre offre ne peut être considérée). Toute demande d éclaircissements doit être envoyée à l adresse faq.td@undp.org. Les réponses seront postées sur le site de publication accessible à tous les candidats/soumissionnaires.

2 1. RAPPEL DES FAITS Le projet de société incarné dans «la Vision 2030, le Tchad que nous voulons» traduit la volonté du Chef de l Etat de faire du Tchad une puissance régionale émergente à l horizon Cette émergence sera ancrée sur la cohésion nationale et sur la diversification des sources de croissance économique durables, créatrices d emplois décents et permettant d assurer à chaque Tchadien, l accès équitable aux services sociaux de base. Pour la mise en œuvre de ce projet de société, le Gouvernement de la république du Tchad en partenariat avec les partenaires techniques et financiers préparent la table ronde Internationale des partenaires et investisseurs pour la mobilisation des ressources. En vue d accompagner ce processus, le bureau du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) au Tchad recrute et met à la disposition du Ministère de l Economie et de la Planification du Développement, une Assistante Administrative bilingue 2. LA PORTÉE DU TRAVAIL, LES RESPONSABILITÉS ET LES DESCRIPTION DES TRAVAUX ANALYTIQUE PROPOSÉE Sous la direction du Ministre de l Economie et de la Planification du Développement, l Assistante Administrative appuie avec efficacité et qualité les activités de la préparation de la table ronde Internationale des partenaires et investisseurs pour le financement du plan quinquennal du Tchad. Elle travaillera en étroite collaboration avec le personnel de l équipe en charge de la préparation de la table ronde de mobilisation des ressources et aura à assumer les responsabilités suivantes: Appui au fonctionnement efficace et efficient de l équipe; Appui aux services administratifs et logistiques; Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances. Appui à la préparation des rencontres avec les partenaires techniques et financiers, les multilatéraux etc. Assure le fonctionnement efficace et efficient des activités en assurant la réalisation des résultats suivants: Organise les réunions internes et externes de l équipe (participants, salle, pause-café, équipements de réunion) et rédige les comptes rendus; Assure le suivi des correspondances relatives aux activités de la table ronde; Rédige les correspondances; Traduit les rapports en français/anglais, en Anglais/français selon les besoins; Répond aux demandes d informations; Assure la dissémination régulière des documents et des informations suivant le besoin; Assure la coordination de la circulation des informations entre le ministère et les partenaires impliqués; Assure la gestion des appels téléphoniques entrant et sortant; Prépare les missions du personnel et autres visites; Produit les drafts de correspondance sur demande des superviseurs, mise en forme de documents; Assure l entretien du système d archivage et de classement des documents;

3 Assure un système efficient de classement (électronique et papier) de tous les courriers entrant et sortant et des autres dossiers de la table ronde en veillant à la confidentialité des informations. Pour plus d informations, veuillez-vous reporter à l annexe 1 Résultats clés : Les résultats clés ont un impact sur l efficacité globale du projet: Gestion optimale des relations avec les clients; Gestion efficace de la logistique et du transport; Archivage de la mémoire administrative pour capitalisation des acquis. Produits attendus : Rapport mensuel des activités Rapports circonstanciels et compte rendu des réunions Situation hebdomadaire des états d avancement des dossiers Classement chronologique des dossiers du projet Archivage référée des dossiers du projet 3. EXIGENCES EN MATIÈRE D EXPÉRIENCE ET DE QUALIFICATIONS I. diplômes : Etre titulaire d un baccalauréat ou équivalent en Gestion administrative, Secrétariat, Bureautique ou dans tout autre domaine apparenté. Autres II. les années d expérience : 5 ans d expérience au niveau local ou international dans le domaine de l administration ou du secrétariat administratif sont requis; Une bonne connaissance du système des Nations Unies, en particulier du PNUD et de son approche en matière de gestion des dossiers administratifs Excellente maîtrise des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, PowerPoint), une bonne connaissance des logiciels de base de données et une connaissance pratique d Internet; III.compétences : Capacités d analyse, capacités de communication, travail d équipe... Démontre un engagement envers la mission, la vision et les valeurs du MEPD; Fait preuve d adaptabilité et d aptitude à travailler dans un environnement multiculturel. Démontrer une culture du partage des connaissances et de l expérience; Travailler activement dans le cadre d un processus d autoformation continue, suivre un plan de formation personnel et mettre en pratique les connaissances nouvelles acquises. Capacité à accomplir une gamme variée de tâches liées à la gestion axée sur les résultats, la préparation des révisions, des réunions, le classement et la fourniture d informations; Capacité à appuyer la revue et la révision des processus de travail et la mise en place de nouveaux systèmes, y inclus ceux basés sur les technologies de l information

4 4. LES DOCUMENTS À INCLURE LORS DE LA PRÉSENTATION DES PROPOSITIONS. Les consultants individuels intéressés doivent soumettre les documents/renseignements suivants afin de démontrer leurs qualités : 1. proposition : (i) expliquant pourquoi ils sont les plus appropriés pour le travail (ii) fournir une méthodologie brève sur comment ils approchent et réaliser les travaux (le cas échéant) 2. proposition financière 3. personnel CV dont l expérience dans des projets similaires et 3 personnes de référence 5. PROPOSITION FINANCIÈRE Marchés à forfait La proposition financière doit spécifier un montant forfaitaire total et les conditions de paiement autour de livrables précis et mesurables (qualitatives et quantitatives) (c.-à-d. si paiements entrent en tranches ou à l achèvement de la totalité du contrat). Paiements sont fondés sur la sortie, c'est-à-dire lors de la livraison des services figurant dans le cahier des charges. Afin d aider l unité demande à la comparaison des propositions financières, la proposition financière comprendra une ventilation de ce montant forfaitaire (y compris les voyages, indemnités journalières et nombre de jours de travail prévus). Contrats basés sur le tarif journalier La proposition financière précisera le tarif journalier, les frais de voyage et indemnités journalières cités dans des postes distincts, et les paiements sont versés à l expert-conseil individuel basé sur le nombre de jours travaillé. Voyage ; Tous les frais de déplacement envisagé doivent être inclus dans la proposition financière. Cela inclut tous les déplacements pour rejoindre les déplacements de service station/rapatriement. En général, le PNUD ne devrait pas accepter les frais de déplacement supérieur à celui d un billet de classe économique. L IC veuille voyager sur une classe supérieure il/elle devrait le faire à l aide de leurs propres ressources. Dans le cas de déplacements imprévisibles, paiement des frais de voyage, y compris les billets, frais de logement et terminales devraient convenir, entre l unité d affaires respectifs et un Consultant, avant de voyager et seront remboursés 6. L ÉVALUATION L évaluation des offres se déroule en deux temps. L évaluation des propositions techniques sera faite avant l ouverture et la comparaison des propositions financières des candidates qualifiées. a. Les propositions techniques Les candidatures seront évaluées comme suit :

5 Le contrat est attribué au consultant : 1. Dont l offre est jugée valables (répondent aux TDRs) et 2. ayant obtenu le nombre de point le plus élevé (cumul des notes technique et financière) Note technique : 70% Note financière : 30% Seules les candidates ayant obtenu au moins 70% des points à l issue de l évaluation technique seront prises en compte pour l évaluation financière. N Descriptions des critères d'évaluation Poids Nbre point maxi A Offre technique 70% Etre titulaire d un baccalauréat ou équivalent en Gestion administrative, Secrétariat, Bureautique ou dans tout autre domaine apparenté. 5 ans d expérience au niveau local ou international dans le domaine de l administration ou du secrétariat administratif sont requis Une bonne connaissance du système des Nations Unies, en particulier du PNUD et de son approche en matière de gestion des dossiers administratifs Excellente maîtrise des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, PowerPoint), une bonne connaissance des logiciels de base de données et une connaissance pratique d Internet Une note de compréhension des termes de référence (TDRs) 10 6 Une méthodologie, un chronogramme basé sur 1 mois et un plan de d exécution de quelques taches 20 Financier 30% L ANNEXE ANNEXE 1-TERMES DE RÉFÉRENCES (TDR) ANNEXE 2-PERSONNE CONSULTANT CONDITIONS GÉNÉRALES