GESTION DES TEMPS ET ACTIVITES

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1 GESTION DES TEMPS ET ACTIVITES

2 Principaux atouts de Pléiades Décentralisation des processus De saisie, D information, De consultation. Paramétrage souple et ouvert de l application Interfaçage ouvert Avec les outils de paie, Avec la comptabilité (provision congés en temps réel), Pour l intégration dans un infocentre (B.O., Cognos), Pour la formation, les intérimaires, GPEC, etc.

3 Principaux atouts d AGS Partenaire qualifié depuis 22 ans de Sopra Group, leader français des logiciels pour la gestion des ressources humaines, Partenaire de Selesta Ingegneria, leader du marché Italien du logiciel et matériel de contrôle d accès, de présence et de «data collection», Une parfaite autonomie d installation, paramétrage et développement du produit pour adapter la solution à chaque contexte client, Le dynamisme et la réactivité d une PME associée à la force des grands acteurs du marché.

4 Quelques références AGS

5 Quelques références SOPRA

6 Le Système Pléiades

7 Un système temps réel Chaque saisie déclenche instantanément les calculs associés. Calcul des CP/RTT/... en temps réel. Le salarié peut apporter des informations au système avec ou sans validation de l employé RH/de son manager Changement adresse, téléphone, état civil, Paiement/récupération/mix, des heures supplémentaires, Etc. Des alertes sur des saisies, niveau de soldes ou autres, à destination des managers ou RH, dans Pléiades ou par mail.

8 Dynamisme de la confidentialité Inclus dans le moteur Pléiades, Présentation des informations à la demande Le planning affiche toute la population gérée, filtrée ou triée selon un ou plusieurs critères paramétrables. Adaptabilité des informations : Dossier du personnel : Site, Fonction, Statut, etc. Toutes les fonctions d un salarié sont accessibles au manager avec une vue «équipe».

9 Une vue à moyen et long terme Planification des absences/horaires jusqu à 18 mois dans le futur sur calendriers annuels Visualisation des plannings hebdo, mensuels ou période à définir (ex : Périodes de paie) Dans le passé sans limite de temps, Dans le futur jusqu à 24 mois. Estimation de droits et soldes jusqu en fin de période CP et RTT en fin de période, L information peut être donnée aux collaborateurs, managers ou générer des alertes aux RH.

10 Le Workflow de gestion d absences Traçabilité de chaque étape et de chaque saisie. La validation peut se faire au choix sur 1 niveau : Manager, 2 niveau : Manager + RH, 3 niveau : n+1, n+2, + PDG, etc. Envoie de mail à chaque étape (temps réel ou mutualisé). Le mail contient Date et motif des absences, Un lien direct pour aller dans l application à la page des validations.

11 Interfaçage Vers la paie : Pléiades s interface avec tous les logiciels de paie, Envoie des éléments variables de paie et absences. Depuis la paie : Pléiades réceptionne des données du personnel. Objectif : Un logiciel maitre par type d information, Une seule saisie dans le système d information, Pas de ressaisie Pas d erreur Gain de temps.

12 Paramétrage de l application Chaque élément de paramétrage fonctionnel est mis à disposition : D un administrateur/key-user (tables), Des gestionnaires RH (horaires, absences, etc.). Une formation et une aide en ligne permettent une totale autonomie sur ces actions. AGS reste en support téléphonique via la hot line pour tous les éléments de paramétrage fonctionnels. Seuls les paramètres techniques sont mis à la disposition : Du service informatique du Client, Sous traités à AGS.

13 Les Collaborateurs

14 Les compteurs en temps réel Des compteurs personnalisés selon le statut de la personne, Historique et prévisionnel des absences enregistrées, Bilan synthétique des droits, avec détail par onglet, Exemples : Repos, jours travaillés, contingent, HS, CET, etc.

15 Planification des absences Un glissé-déposé permet de faire une demande, Le Workflow de validation s enclenche automatiquement, Les demandes non conformes sont refusées dès la saisie.

16 Workflow et saisie d absence Chaque saisie fait l objet de contrôles avant intégration : Contrôles de cohérence, Contrôles de soldes (règle à définir), Contrôles de période interdite/autorisé - haute/basse, Alertes sur critères collectifs. Après intégration en base une validation est nécessaire : A 1 niveau, 2 niveau ou plus, Simple acquittement possible (délégation syndicale).

17 Suivi des absences Un historique de toutes les demandes ou saisies, Un «Etat» pour chaque absence : validée, refusée, en cours, La traçabilité de la saisie, de l acteur de la validation et de la suppression, Un clic sur l absence donne le détail des étapes de validation.

18 Modes de pointage au choix Les pointages peuvent êtres issus : D une badgeuse, D une saisie corrective d un manager ou RH, D une déclaration en ligne, exemple ci-dessous. Les trois modes peuvent être utilisés simultanément.

19 Synthèse pour le suivi des heures Les éléments affichés sont ceux générés sur la période, Visualisation de tous les éléments variables de la période : Pointages, Horaires, Absences, Totaux par période, Calculs effectués, Saisies et/ou modifications manuelles, Heures transformées et/ou valorisées, Etc. Exemple page suivante

20 Synthèse pour le suivi des heures

21 Planning collectif du collaborateur Possibilité de voir le planning collectif de son équipe, Une confidentialité est appliquée aux lignes des collègues, La ligne du collaborateur apparait en détail, Un code couleur permet de distinguer les absences, les jours travaillés, les missions hors poste.

22 Les managers

23 Synthèse des actions à mener En page d accueil dès la connexion, Ecran récapitulatif paramétrable et dynamique, Liste toutes les actions attendues par le manager, Affichage de message de la DRH manager (Consignes, Info), Tri par période : Période de paie par exemple.

24 Validation des demandes Toutes les demandes à valider de l équipe sont listées, La validation ou le refus peuvent être partiel ou total, Les validations ou refus peuvent se faire en masse, Validation sur Smart Phone possible (selon technologie et réseau client).

25 Validation des demandes Possibilité de validation par clic sur le planning collectif, Affichage collectif avec soldes individuels de repos, Code couleur des absences selon le statut (validée, refusée, )

26 Correction des anomalies Confidentialité sur les motifs accessible par le manager, Plages de valeurs tolérées pré-enregistrées, Affichage détaillé du collaborateur sur la journée, Correction par jour, par personne ou par période, Modification, ajout, suppression de pointages. Les informations saisies par le manager sont prioritaires sur les calculs automatiques, Dans tous les cas, les informations d origine sont TOUJOURS conservées (pointages, saisies collaborateur, etc.).

27 Correction des anomalies Filtre des personnes avec anomalie à corriger sur le planning, Un clic sur la journée encadrée de rouge fait apparaitre le détail et la fenêtre de saisie d information.

28 Planning collectif des ressources Calcul automatique du temps planifié par salarié, Affichage des absences, horaires et compteur(s) de repos, Cumuls pour l équipe sur la période, Visualisations des entrées et sorties en cours de mois (gris).

29 Synthèse des soldes par équipe Liste et cumule à une date donnée ou par période : Des soldes de repos par manager, Des éléments variables (HS, RCx, Contingent, etc.).

30 Saisie collective par glissé-déposé Saisie d un ou plusieurs motif sur une ou plusieurs personne. Contrôles de saisies actifs, peuvent être différents du salarié.

31 Saisie d activité Saisie d activité/ affectation analytique. Saisie d éléments variables : Gestion des exceptions, Eléments de saisie personnalisables.

32 Saisie d activité sur le planning Saisie collective et par copier/coller.

33 Les Gestionnaires RH

34 Globalisation des fonctions Par principe, les gestionnaires RH peuvent accéder aux même fonctions que les collaborateurs et managers. Ils ont accès à tout ou partie de la population selon confidentialité : Service par service, En global, En recherche d un salarié en particulier.

35 Etats et reportings Tous les états et reportings mis à disposition sont exportables sous Word et Excel avec ou sans leur mise en forme. Les résultats sont donnés en temps réel. Interrogation de l historique sans limite.

36 Interface bureautique Pléiades dispose d une interface bureautique capable de : Paramétrer des états, les enregistrer et les ré-éditer, Extraire toutes les informations de la base en détail ou en cumul par critère et/ou période, Des critères et tri permettent de filtrer les résultats. Les résultats sont exportés dans Excel : Une mise en forme peux être effectué automatiquement. Un export vers une autre application est possible.

37 Traitements bureautique Pléiades dispose d un moteur d extraction de données. Il est paramétrable pour chaque besoin d édition «clef en main» : Possibilité de requêtage sur plusieurs éléments de la base, Synthèses et cumuls, Mise en forme automatique, Paramétrages utilisateurs pour l adaptabilité. Automatisation possible de la génération de fichiers de données.

38 Exemple de résultat sur Excel Exemple de «présentéisme» édité en 3 clics depuis Pléiades

39 Gestion des intérimaires Etablissement du relevé d heure, Gestion de la pré-facturation (envoi aux agences), Anticipation comptable des factures à venir.

40 En plus du standard

41 Conception à la demande Chaque écran est donné à titre d exemple : Les règles de gestion et la mise en forme sont paramétrables et programmables en fonction des besoins, Une analyse précise vous permets de nous décrire votre fonctionnement, que nous implémentons dans Pléiades, AGS est à votre disposition pour tous renseignements complémentaires et pour une présentation personnalisée.

42 Une solution Merci pour votre attention