La facturation électronique. au 1 er Janvier CHORUS PRO

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1 La facturation électronique au 1 er Janvier CHORUS PRO

2 Sommaire Cadre réglementaire de l'obligation Calendrier de déploiement et périmètre de la facturation électronique Grands principes de fonctionnement de Chorus Pro Cas spécifiques de facturation : cotraitance et sous-traitance Suivi des factures dans Chorus Pro : les statuts Documentation : la communauté Chorus Pro

3 Cadre réglementaire de l'obligation

4 Cadre réglementaire de l'obligation Cadre européen La directive 2010/45/UE a libéralisé le recours à la facture dématérialisée. La directive européenne du 24 janvier 2014 sur la facturation électronique dans le cadre des marchés publics, oblige les pouvoirs adjudicateurs et les entités adjudicatrices à accepter les factures électroniques. Droit français L'article 289 VII du code général des impôts prévoit qu'une entreprise puisse : - transmettre des factures par échange de données informatisé, - assortir ses factures électroniques d une signature électronique 4

5 Cadre réglementaire de l'obligation Droit français Ordonnance n du 26 juin 2014 sur le développement de la facturation électronique Article 1 Les titulaires ainsi que les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus par l'etat, les collectivités territoriales et les établissements publics transmettent leurs factures sous forme électronique. L'Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics acceptent les factures transmises sous forme électronique par les titulaires et les sous-traitants admis au paiement direct mentionnés au I, dans les conditions prévues à l'art 2. Article 2 Une solution mutualisée, mise à disposition par l'etat et dénommée «portail de facturation», permet le dépôt, la réception et la transmission des factures sous forme électronique 5

6 Cadre réglementaire de l'obligation Deux obligations Pour les fournisseurs dans leurs relations avec l état, les collectivités territoriales et leurs établissements publics, l'obligation de transmettre leurs factures sous forme électronique Pour l État, les collectivités territoriales et leurs établissements, l'obligation d'accepter les factures transmises par leurs fournisseurs sous forme électronique, dès le 1er janvier La facturation électronique inclut tous les marchés de la commande publique (fournitures, services et marchés de travaux), y compris les cas de dépenses complexes (sous-traitance, cotraitance, affacturage). 6

7 Calendrier de déploiement et périmètre de la facturation électronique

8 Calendrier de déploiement Mise en œuvre progressive de l obligation : 2017 : grandes entreprises françaises (et leurs filiales) ; > 5000 salariés CA > 1,5 milliards et total bilan > 2 milliards 2018 : entreprises de taille intermédiaire (ETI) ; 250 à 4999 salariés CA < 1,5 milliards et total bilan < 2 milliards < 250 salariés CA > 50 millions et total bilan >43 millions 2019 : petites et moyennes entreprises (PME) ; < 250 salariés CA < 50 millions ou total bilan < 43 millions 2020 : micro-entreprises. < 10 personnes CA annuel ou total bilan < 2 millions Cas des fournisseurs situés hors de l'union européenne : dès lors que le contrat liant un fournisseur étranger à son client public est un contrat de droit français, l obligation de dématérialisation des factures s'appliquera à ce fournisseur. 8

9 Périmètre de la facturation électronique L'obligation de dématérialisation s'appliquera à toutes les factures destinées : - à l État et aux établissements publics nationaux; - aux collectivités territoriales (régions, départements, communes); - aux établissements publics locaux (SIVOM, SIVU, syndicats mixtes, établissements sociaux et médico-sociaux,offices publics de l habitat...) ; - aux établissements publics de santé ; - aux autres formes de coopération entre collectivités (interdépartementales ou interrégionales). 9

10 Grands principes de fonctionnement de Chorus Pro

11 Chorus Pro : solution mutualisée Chorus Pro : plate forme partagée, solution commune pour les entreprises, l État, les collectivités locales et les établissements publics. - permet d assurer le dépôt, le suivi et la mise à disposition des factures sur le périmètre de l État, du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des établissements publics. - prend en charge les demandes des fournisseurs s appuyant sur des factures, des avoirs, des demandes de paiement des sous-traitants, des co-traitants, des marchés de travaux. 11

12 Identification du fournisseur dans Chorus Pro Chaque émetteur est identifié de manière unique dans Chorus Pro. Selon la localisation du siège social du fournisseur, l'identifiant sera : Siège social France UE (hors France) Extracommunautaire Type d identifiant SIRET N de TVA intracommunautaire Code pays + 16 premiers caractères de la raison sociale Fournisseurs en cours d immatriculation Code pays + 16 premiers caractères de la raison sociale 12

13 Identification des entités publiques dans Chorus Pro Chaque destinataire public est identifié dans Chorus Pro par son SIRET (1 SIRET = 1 budget) Suivant son organisation (pour la réception et le traitement des factures) et ses pratiques en matière d'engagement de la dépense, la collectivité peut rendre obligatoire dans Chorus Pro : - la mention d'un code service - la référence de l engagement préalable Toutes les structures publiques sont recensées dans un annuaire. 13

14 Le fournisseur peut : Dépôt des factures dans Chorus Pro Saisir directement sa facture sur le portail Déposer sa facture sur le portail : Au format PDF : les informations PDF sont alors «océriser» par Chorus pro et compléter par le fournisseur Au format XML : plusieurs factures peuvent alors être posées en masse Envoyer sa facture à partir d'un système tiers : Par transfert de fichier (mode EDI) En utilisant des web services (mode API) 14

15 Cas spécifiques de facturation : Cotraitance et Sous-traitance

16 Cotraitance : 2 cas possibles Facturation globale par le mandataire : le mandataire du marché de cotraitance émet une facture globale sur sa prestation et celle du cotraitant. Facturation par le cotraitant : le cotraitant émet une facture au travers de Chorus Pro afin d'être payé directement par la structure publique. La validation du mandataire de marché est nécessaire. 16

17 Sous-traitance Le sous-traitant d'un titulaire de marché admis au paiement direct peut émettre une facture au travers de la solution Chorus Pro afin d'être payé directement par la structure publique. La validation du titulaire de marché est nécessaire. 17

18 Cotraitance et Sous-traitance Modalités de validation - Lors de l'émission de sa facture, l'émetteur (sous-traitant / cotraitant) renseigne le cadre de facturation correspondant à sa situation et précise le SIRET du titulaire/mandataire qui devra valider la facture Cadres de facturation : A1 Facture, A9 Facture de sous traitant, A12 Facture de cotraitant - Un mail de notification est envoyé au titulaire ou au mandataire, qui doit alors se connecter au portail Chorus pro pour valider ou refuser la facture émise à travers l'espace «mes factures à valider» - Quelle que soit la décision prise par le titulaire/mandataire, un mail de notification est envoyé au sous-traitant/cotraitant sur l'état de validation 18

19 Cotraitance et Sous-traitance Modalités de validation - Lors de l'émission de sa facture, l'émetteur (sous-traitant / cotraitant) renseigne le cadre de facturation correspondant à sa situation et précise le SIRET du titulaire/mandataire qui devra valider la facture Cadres de facturation : A1 Facture, A9 Facture de sous traitant, A12 Facture de cotraitant) - Un mail de notification est envoyé au titulaire ou au mandataire, qui doit alors se connecter au portail Chorus pro pour valider ou refuser la facture émise à travers l'espace «mes factures à valider» - Quelle que soit la décision prise par le titulaire/mandataire, un mail de notification est envoyé au sous-traitant/cotraitant sur l'état de validation 19

20 Mise en œuvre progressive de l'obligation réglementaire Situation du titulaire et du sous-traitant /cotraitant Utilisation de Chorus Pro (CP) par le titulaire et le sous/cotraitant - le sous-traitant dépose la facture dans CP - le titulaire valide la facture sur CP Utilisation de Chorus Pro par le titulaire mais pas par le sous/cotraitant - transmission et validation de la facture du sous /cotraitant en dehors de CP Utilisation de Chorus Pro par le sous/cotraitant et non par le titulaire - validation de la facture du sous/cotraitant en amont de CP puis celui-ci la dépose sur CP (avec attestation du titulaire en PJ) 20

21 Suivi des factures dans Chorus Pro : les statuts

22 Le dépôt de la facture par le fournisseur Statuts liés à une action du fournisseur : «Brouillon» : création ou modification de la facture créée sur le portail «Supprimée» : suppression par le fournisseur d'une facture au stade «brouillon» ou «à recycler» «Déposée» : dépôt de la facture par le fournisseur + intégration de la facture dans le référentiel factures de Chorus Pro (après réalisation des contrôles techniques par CP) Statut généré automatiquement par Chorus Pro : «En cours d acheminement vers le destinataire» : facture envoyée par Chorus Pro au destinataire le sous/cotraitant 22

23 La réception et le renvoi de la facture par le destinataire Statut à réception de la facture par le destinataire «Mise à disposition du destinataire» : la facture a été transmise à l'ordonnateur et est à sa disposition Statuts en cas de renvoi de la facture par le destinataire «A recycler» : la facture est renvoyée en raison d'une erreur de destinataire «Suspendue» : la facture est suspendue car des pièces justificatives manquent «Complétée» : la facture a été complétée des pièces manquantes «Rejetée» : la facture a été rejetée par le destinataire 23

24 Le traitement de la facture par le destinataire Statuts lors du traitement de la facture par le destinataire «Service fait» : service constaté par l'ordonnateur la liquidation et le mandatement peut être effectué «Mandatée» : mandat émis par l'ordonnateur et envoyé au comptable «Mise à disposition du comptable» : mandat intégré dans le système d'information du comptable «Mise en paiement» : ordre de virement effectué par le comptable et envoyé à la Banque de France 24

25 Vue globale sur les statuts 25

26 Documentation

27 Le site «Communauté Chorus Pro» Accès : 27

28 MERCI DE VOTRE ATTENTION 28