Proce dure de re servation Ho tel sur le site internet et le B2B LeclercPro

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1 Proce dure de re servation Ho tel sur le site internet et le B2B LeclercPro Nom du fichier Manuel_Internet- Procedure_de_reservation_Hotel_sur_le_site_internet_et_le_B2B_LeclercPro_v3.docx Version 3 Etat Validé Auteur Jean-François Griffoul 1

2 1 Document 1.1 Versions Version Date Auteur Modification 1 03/07/2015 JF Griffoul / Création du document C Bonvallat 2 06/08/2015 JF Griffoul Complément réservation sur le Leclerc Pro 3 10/08/2015 JF Griffoul Complément Hôtelibre 1.2 Documents de référence Document Nom du fichier Version/Date 1.3 Validation Valideur Société Date de validation Moyen (conf. Mail, signature) JF Griffoul E.Leclerc Voyages 10/08/2015 N/A 2

3 1 DOCUMENT VERSIONS DOCUMENTS DE REFERENCE VALIDATION 2 2 CAS D UNE COMMANDE SUR INTERNET. 4 3 CAS D UNE COMMANDE SUR LE B2B LECERCPRO LES MOTEURS DE RECHERCHES MOTEUR DE RECHERCHE DE LA PAGE D ACCUEIL AUTRE ACCES AU MOTEUR LA RECHERCHE FAIRE UNE RECHERCHE SUR LE MOTEUR ONGLET «HOTELS SECS» 9 4 COMMENT RETROUVER UN HOTEL DU SITE INTERNET SUR LE B2B DE TRAVELCUBE SUR LE B2B LECLERCPRO RECHERCHER ET RESERVER HOTEL NON TROUVE ENVOYER UN DEVIS 13 5 RETROUVER UNE COMMANDE SUR LE B2B LECLERCPRO 15 6 INTEGRER UNE COMMANDE DANS MEDIANE 17 7 VIE DU DOSSIER 19 8 LES «HOTELIBRE» SUR INTERNET 20 3

4 2 Cas d une commande sur internet. A partir de juillet 2015, les internautes pourront réserver de l hôtel «sec» sur le site internet. Le site internet sera connecté à la base TravelCube. Tous les hôtels ne seront pas proposés. Il utilisera ce que TravelCube appelle «l inventaire statique» (commission supérieure). L internaute pourra accéder à une offre hôtel en cliquant depuis la page d accueil sur l onglet «Hôtel». Le moteur de recherche proposera des zones de recherche un peu différent que pour la recherche de package. 4

5 Le client devra commencer la saisie de sa destination dans l encart destination puis cliquer sur la destination proposée en dessous. Les dates d arrivée et de départ sont obligatoires, tout comme le nombre de passagers et le nombre de chambre désirée. Le résultat de la recherche donne les hôtels et les prix en temps réels. L internaute clique alors sur l offre souhaitée pour lancer la réservation. Dans le tunnel de réservation, les conditions d annulation et de modification sont précisées en orange. Elles seront également indiquées dans le mail de confirmation reçu par le client. Vous recevrez une copie de ce mail dans votre boite internet/agence. Note : Un projet est en cours pour que ces conditions soient directement récupérées dans le message MCTO et injectée dans le BI. En attendant, les conditions devront être intégrées à la main dans le BI. Attention, il n existe pas à ce jour de référence hôtel à l image du package, permettant de retrouver le produit sur le LeclercPro. 5

6 3 Cas d une commande sur le B2B LecercPro Vous pourrez retrouver les offres d hôtels secs du site internet sur le B2B LeclercPro. A ce jour (juillet 2015), les offres d hôtels secs sont ceux de l inventaire statique de TravelCube. D autres bases hôtelières pourront être connectées à l avenir. 3.1 Les moteurs de recherches Moteur de recherche de la page d accueil Pour retrouver un hôtel, vous devrez (pour le moment) faire une recherche par destination sur le moteur de recherche hôtelier. Sur la page d accueil, un onglet sur le moteur de recherche permet d afficher les champs de recherche du moteur «hôtels secs» 6

7 Les champs de recherche pour l hôtel sont différents de ceux utilisés pour les offres des Tours Opérateurs Autre accès au moteur Vous pouvez également accéder au moteur de recherche depuis la barre de menu Cliquez d abord sur le triangle à droite de la loupe, une liste de choix se développe en dessous, puis sur «Hôtels secs» Un onglet «hôtels secs» apparait avec le moteur 7

8 3.2 La recherche Faire une recherche sur le moteur Pour faire une recherche sur le moteur, commencez à saisir votre ville de destination. Au bout de 3 lettres, des propositions de ville apparaitront en dessous de la zone de saisie. Vous devez impérativement cliquer sur l une d entre elle. Attention, même si l orthographe de la ville saisie est correcte, si vous n avez pas sélectionné les propositions de villes faites en dessous, la recherche ne fonctionnera pas. Vous devez absolument sélectionné une proposition en cliquant dessus. On commence à saisir la ville puis on Double clic La ville s inscrit dans la zone de recherche Remarque : ce n est pas parce qu une ville est reconnue et proposée que des disponibilités existent aux dates que vous aurez sélectionnées. Sélectionnez en suite votre date d arrivée, votre date de départ. Prenez garde à ce que la date de départ soit postérieure à la date d arrivée. Sélectionnez en suite le nombre d adultes et d enfants (avec leur date de naissance) et le nombre de chambres désirées avec les répartitions. 8

9 Plusieurs types de chambres pourront être proposés selon votre recherche. Attention, si vous recherchez 1 chambre pour 4 personnes (quadruple), vous serez évidement susceptible d avoir moins de choix d hôtel et de prix que si vous recherchez 2 chambres pour 4 personnes. N hésitez pas à tester différentes combinaisons. Les offres apparaitront dans l onglet «Hotels Secs» Onglet «Hôtels Secs» Attention, contrairement aux offres des TO, il n est pas possible d ouvrir plusieurs onglet «Hotels Secs». L affichage des hôtels et des descriptifs d hôtel restera dans cet onglet unique. Par ailleurs, vous ne retrouverez pas votre recherche d hôtel si vous vous déconnectez, puis vous reconnectez. 4 Comment retrouver un hôtel du site internet Vous serez probablement confronté à des clients qui auront vu un hôtel sur le site internet et qui souhaiteront le réserver à votre agence. Le système ne dispose pas encore de référence permettant d appeler directement une fiche hôtel et de passer la réservation. 9

10 Pour retrouver un hôtel, vous devrez effectuer la même recherche que votre client, basée sur : la destination, les dates d arrivées et de départ, le nombre de personnes et de chambre. Vous aurez alors une liste de résultat sur lequel vous devrez rechercher l hôtel en question. 4.1 Sur le B2B de TravelCube Le B2B TravelCube permet de faire une recherche comme sur le site internet. La recherche avancée permet d avoir un peu plus de critères de recherches avec le nom de l hôtel. 4.2 Sur le B2B LeclercPro Rechercher et réserver Pour retrouver un hôtel sur le B2B Leclercpro qu un client aurait vu sur le site, recherchez l hôtel depuis le moteur de recherche en utilisant tous les critères utilisé par le client, à savoir : - La destination (ville) - Les dates d arrivée et de départ - Le nombre de PAX - Le nombre de chambre et les répartitions Une liste d hôtel devrait s afficher. Vous pouvez en suite filtrer votre recherche en utilisant le nom de l hôtel. Attention cependant à l orthographe exacte de l hôtel. 10

11 Un bloc à gauche permet de filtrer les résultats Le nom d hôtel permet de rechercher tout ou partie du nom de l hôtel (ici «best» permet de filtrer sur les Best Western) Pour réserver, sélectionnez la ligne et cliquez en bout de ligne sur le bouton 11

12 La page de devis s affiche et présente le prix total, les assurances optionnelles (l assurance multirisque est cochée par défaut) et les conditions de modification et d annulation de la chambre. IMPORTANT : les conditions de modification et d annulation devront être réinscrite sur le bulletin d inscription. Cliquez sur «Etape suivante» puis continuez sur le processus de réservation comme pour un TO (client, noms des pax, etc. puis validation de la réservation) 12

13 4.2.2 Hôtel non trouvé Si vous ne retrouvez pas l hôtel en question c est que : - Il n y a plus de place pour la recherche - Vous vous êtes trompé sur un des critères de votre recherche. - Le nom saisi pour l hôtel dans le filtre ne correspond pas au nom inscrit pour l hôtel dans le système (à la virgule près) Attention, tous les hôtels Travelcube ne sont pas sur le B2B Leclercpro, mais tous les hôtels accessibles sur le site internet le sont également sur le B2B Leclercpro sans exception Envoyer un devis Tout comme les offres TO, vous pouvez également envoyer un devis à un client sur son adresse internet. Le devis pourra être validé par le client sur internet. 13

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15 5 Retrouver une commande sur le B2B LeclercPro Les commandes Hôtels du site internet et du B2B LeclercPro avec Travelcube se retrouvent également dans l onglet «Dossier» du B2B LeclercPro. Les dossiers apparaissent sous le nom de Fournisseur «Travelcube» Vous trouverez dans le détail du dossier (fichier en PDF) le détail des frais d annulation ou de modification. 15

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17 6 Intégrer une commande dans Médiane Les commandes effectuées sur internet ou sur le B2B LeclercPro disposeront d un MCTO qui se placera en file d attente Médiane. Comme pour les dossiers Package, le MCTO devra être intégré sur Médiane. Les commandes tombent dans le menu Dossier de Médiane (en file d attente) Sélectionnez le dossier pour procéder à l intégration. IMPORTANT : imprimez le mail de réservation ou le détail du dossier (depuis le B2B LeclercPro) pour compléter le dossier dans Médiane si besoin (voir chapitre : «Retrouver une commande sur le B2B LeclercPro») 17

18 Attention : les conditions d annulation et de modification propres à l hôtel sont affichées au client lors de sa réservation sur internet et sur le mail de confirmation, ainsi que sur les écrans de réservation sur le B2B LeclercPro ; mais ne remontent pas encore dans le MCTO (projet en cours). Vous devrez reprendre le texte des conditions d annulation et modification et l insérer dans les observations du BI Médiane. 18

19 7 Vie du dossier Le dossier vendu a les mêmes caractéristiques qu un dossier comptoir. Vous retrouverez le dossier sur le B2B Travelcube. L acompte n est pas proposé sur le site internet, aucun solde de dossier ne sera à faire dans Atos. Le Voucher sera envoyé automatiquement par Travelcube (réservation par le site internet, le B2B LeclercPro ou par le B2B Travelcube) 19

20 8 Les «Hotelibre» sur internet Afin de pousser les ventes d hotels secs sur le site internet, nous avons créé des pages de destination «Hôtelibre». Elles sont signalées par le logo suivant : Il s agit en fait du page proposant des prix pour la destination. Il ne s agit en aucun cas d une offre de tour opérateur. Lorsque l internaute clique sur «voir les Hôtels», il affiche les hôtels et les prix pour la destination dans le moteur de réservation d hôtels secs. Les prix affichés dans la page destination sont recalculés dynamiquement une fois par jour. Ils correspondent au meilleur prix trouver en base demi-double. 20

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