Le tableau de bord, outil de pilotage de l association

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1 LA REVUE Mai 2014 n 59 L actualité juridique, sociale, fiscale et comptable DOSSIER Gestion Le tableau de bord, outil de pilotage de l association pages 8 à 11 ZOOM Le rapport de gestion

2 Sommaire Édito Actualités p. 3/6 Loi sur la formation professionnelle Emplois d avenir VAE p. 3 Fiscalité des dons manuels Taxe sur les salaires Barèmes kilométriques 2013 p. 4 Engagement associatif Associations de bienfaisance Responsabilité du trésorier p. 5 Les assemblées générales Diffusion de données personnelles Mécénat de compétence p. 6 Secteurs Associations p. 7 Dossier p. 8/11 Le tableau de bord, outil de pilotage de l association Interview p. 12/14 Corinne Redersdorff, chargée de mission au CNLRQ Tableau de bord p. 15/16 Zoom p. 17/18 Le rapport de gestion annuel Questions Réponses p. 19 Entretien préalable au licenciement Fichiers des membres et donateurs Liste des adhérents Démission d un mandat L indispensable tableau de bord L heure des formalités juridiques est arrivée, nous profitons de ce numéro pour vous présenter le rapport de gestion. Vous pourrez le constater, il peut être utilisé comme un véritable outil de communication, que ce soit en interne ou en externe. Notre dossier, consacré au tableau de bord, instrument de pilotage de votre association, définit les conditions nécessaires pour qu il soit efficace, fiable, utilisé et adapté à votre structure. Enfin, une journée d information et d échanges est proposée à tous les dirigeants d associations et fondations, à Rennes le 24 juin 2014, au Triangle. Pour plus d informations et vous inscrire, n hésitez pas à consulter le site Bonne lecture à tous. LA REVUE PHOTO COUVERTURE : ARAGAMI12345S 2 L actualité juridique, sociale, fiscale et comptable Mai 2014 n 59 La revue Associations est réalisée par la cellule Associations du groupe Deloitte - In Extenso, en partenariat avec Les Échos Publishing. Directeurs de la publication Philippe Guay, Maryse Hamel Rédacteur en chef Michèle Lorillon Secrétariat de rédaction Agathe Trignat Directeur marketing Martin Mathieu Conception, édition Les Échos Publishing SIÈGE SOCIAL : In Extenso Opérationnel 81 bd de Stalingrad - BP Villeurbanne Cedex Philippe GUAY Maryse HAMEL Directeurs de la publication mai 2014 La revue Associations

3 Actualités Formation continue Du nouveau à l horizon! Les pouvoirs publics réorganisent la formation professionnelle continue. Transposition de l accord national interprofessionnel du 14 décembre 2013, la loi relative à la formation professionnelle, à l emploi et à la démocratie sociale a été publiée au Journal officiel. Premier aperçu d un texte qui ambitionne de changer la donne en matière de formation. Le compte personnel de formation À compter du 1 er janvier 2015, le droit individuel à la formation (DIF) cédera sa place à un nouveau dispositif : le compte personnel de formation (CPF). Outre une augmentation du crédit d heures de formation de 120 à 150 heures, le CPF sera conservé par les salariés tout au long de leur carrière, y compris en cas de changement d employeur ou de période de chômage. En pratique : un premier crédit de 120 heures de formation sera acquis à raison de 24 heures par année de travail à temps complet. Les salariés bénéficieront ensuite d un crédit supplémentaire de 12 heures par année pour atteindre les 150 heures prévues par la loi (soit au bout de 7 ans et demi). En attendant l entrée en vigueur du CPF, le crédit d heures «DIF» reste évidemment utilisable dans les conditions prévues par la réglementation actuelle. À compter du 1 er janvier ENTRETIEN PROFESSIONNEL Tous les 2 ans, chaque salarié devra bénéficier d un entretien professionnel destiné à faire le point sur ses perspectives d évolution, en termes notamment d emploi et de qualifications. Tous les 6 ans, l employeur devra procéder, avec le salarié, à un état des lieux récapitulatif de son parcours professionnel au sein de l association. Les modalités de ces dispositifs seront précisées par décret. La revue Associations mai , il sera automatiquement transformé en crédit d heures «CPF». Les modalités exactes de ce transfert restent cependant à préciser par un décret à paraître. Le financement de la formation professionnelle À compter du 1 er janvier 2015, les multiples obligations des associations au titre du financement de la formation professionnelle seront rassemblées en une contribution unique versée à un seul OPCA et égale à : - 0,55 % de la masse salariale pour les associations de moins de 10 salariés ; - 1 % de la masse salariale pour les associations de 10 salariés et plus. Important : pour les employeurs de 10 salariés et plus, ce changement entraînera la disparition du système dit «des dépenses libératoires» et de l envoi de la déclaration fiscale n 2483 relative à l obligation de financement de la formation professionnelle qui lui est associé. Les nouvelles modalités de financement de la formation professionnelle continue s appliqueront aux contributions dues au titre des rémunérations versées en En conséquence, la collecte des contributions dues au titre de l année 2014 reste régie par la réglementation actuelle. Loi n du 5 mars 2014, JO du 6 GOODLUZ Emplois d avenir Conditions d accès Les emplois d avenir visent à faciliter l insertion professionnelle des jeunes de 16 à 25 ans en les aidant à acquérir une formation. Pour en bénéficier, ils doivent justifier d une durée minimale de recherche d emploi. Durée fixée à 6 mois dans les 12 derniers mois pour les titulaires d un CAP ou BEP ou à 12 mois dans les 18 derniers mois pour ceux ayant, au plus, une licence universitaire et résidant dans une zone prioritaire (zone urbaine sensible, DOM...). Cependant, cette durée de recherche d emploi peut désormais être réduite par l organisme prescripteur de l emploi d avenir (Pôle emploi, missions locales ) si le parcours de formation du jeune, ses perspectives locales d accès à l emploi au regard de sa qualification ou des difficultés sociales particulières le justifient. Décret n du 20 février 2014, JO du 22 Validation des acquis de l expérience Portail gouvernemental La validation des acquis de l expérience (VAE) permet à toute personne, peu importe son âge, son statut et son niveau de formation, de faire reconnaître une expérience, notamment professionnelle ou liée à l exercice de responsabilités syndicales ou bénévoles (3 ans au minimum), afin d obtenir un diplôme, un titre ou un certificat de qualification professionnelle, en cohérence avec l expérience acquise. Le gouvernement a souhaité encourager la VAE et a ouvert un site Internet dédié, dans lequel est décrite, en cinq points, la démarche à entreprendre : «définir votre projet», «vous renseigner», «être recevable : dépôt du 1 er dossier», «préparer la validation» et «l évaluation finale». Site : 3

4 Actualités Taxe sur les salaires Première actualisation de l abattement dès 2014 Contre toute attente, l administration fiscale a décidé d actualiser, pour l année 2014, le montant de l abattement forfaitaire de la taxe sur les salaires qui bénéficie aux associations, aux syndicats et à leurs unions ainsi qu à certaines mutuelles (i.e. celles ayant un effectif inférieur à 30 salariés). Ainsi, l abattement initialement porté à par la loi de finances pour 2013 a été actualisé à pour la taxe sur les salaires due à raison des rémunérations versées à compter de Rappelons que cet abattement n est toujours pas applicable aux fonds de dotation. BOFiP-BOI-TPS-TS-30, 500 Frais kilométriques Barèmes 2013 Les barèmes d évaluation forfaitaire des frais kilométriques engagés en 2013, applicables aux automobiles et aux deux-roues motorisés, viennent d être publiés par l administration fiscale. Des barèmes qui font l objet d une légère réévaluation par rapport à ceux utilisés l an passé. Ces barèmes sont, en principe, destinés aux contribuables imposés dans la catégorie des traitements et salaires (salariés et dirigeants assimilés) pour la déduction de leurs frais réels dans le cadre du calcul de leur revenu imposable. En tant qu employeur, vous pouvez faire application de ces barèmes pour rembourser les frais de déplacement professionnels exposés par vos salariés avec leur véhicule personnel. Vous pouvez consulter ces nouveaux barèmes dans notre rubrique «tableau de bord» en page 15. Ces barèmes couvrent notamment la dépréciation du véhicule, les dépenses de pneumatiques et de carburant et les primes d assurance. BOI-BAREME du 27 mars 2014 Fiscalité Révélation des dons manuels Attention aux questions de l administration fiscale! Les dons manuels sont soumis à des droits de donation notamment lorsqu ils sont révélés à l administration fiscale par le donataire. Sur cette question, la Cour européenne des droits de l homme (CEDH) avait, dans un jugement du 30 juin 2011, invalidé la position de l administration fiscale française selon laquelle les dons manuels découverts lors d un contrôle fiscal étaient considérés comme révélés et donc, soumis à ces droits de mutation à titre gratuit. Cette affaire, qui avait défrayé la chronique, opposait l État français à l association des Témoins de Jéhovah et la décision de la CEDH avait, semble-t-il, mis fin au débat. Révélation des dons manuels Cependant, reprenant à son compte les conclusions d un jugement du tribunal de grande instance (TGI) de Limoges du 21 novembre 2013, Bercy a inscrit, dans sa doctrine publiée au BOFiP, le principe que la réponse d une association fiscale à une demande de l administration constitue une révélation entraînant la taxation des dons manuels révélés aux droits de mutation. Dans ce cas d espèce, c est en répondant, suite à un contrôle fiscal, à une demande d explications de l administration destinée à détailler des sommes portées en «produits exceptionnels» UNE NOTE SALÉE Les conséquences de la décision du TGI de Limoges ont été lourdes pour l organisme puisque, suite à la remise en cause de sa qualité d intérêt général, les dons manuels révélés ne bénéficiaient plus de l exonération des droits de mutation. Ils ont donc été taxés à des droits de donation de 60 % assortis d une pénalité de 80 %. Autant dire que la note a été salée! qu il a été considéré que l organisme avait ainsi révélé les dons manuels qui composaient le montant de cette rubrique de ses comptes. Qualité d intérêt général Par ailleurs, depuis la loi du 1 er août 2003, dès lors que l organisme respecte les conditions d intérêt général établies par l article 200 du Code général des impôts (CGI), les dons manuels qu il reçoit sont exclus des droits de mutation à titre gratuit. Or, le TGI de Limoges a décidé que l organisme ne remplissait pas cette qualité d intérêt général. Quels enseignements tirer de cette affaire? 1 Si vous recevez des dons manuels et du mécénat d entreprise, validez en permanence que vous respectez bien les critères d intérêt général (gestion désintéressée, objet conforme aux activités prévues aux articles 200 et 238 bis du CGI, conditions du don sans contrepartie, dons utilisés pour des actions humanitaires dans les conditions exigées par l administration...). Ceci est déterminant pour exclure les dons qui vous ont été consentis des droits de mutation à titre gratuit ; 2 Si vous faites l objet d une demande d informations de l administration fiscale, soyez vigilant avant de répondre à toute question, même si elle vous semble, de prime abord, anodine et sans conséquence. BOFiP-BOI ENR-DMTG TGI Limoges, 21 novembre 2013 n 12/00665 DOODER 4 mai 2014 La revue Associations

5 Actualités Générosité du public Dons affectés La Cour des comptes a déposé, en janvier 2014, une déclaration de non-conformité aux objectifs poursuivis par l appel à la générosité publique des dépenses engagées par une association. Elle précise, dans la synthèse de son rapport, que les appels aux dons de l association sont habituellement formulés «en des termes généraux, laissant apparaître que la cause d intérêt général des [personnes suivies] constitue l objectif principal de l appel à la générosité publique». Or, elle constate que le compte d emploi annuel des ressources ne donne pas une image fidèle de l emploi des fonds collectés. Les missions sociales, correspondant aux actions engagées en faveur des personnes suivies, sont surestimées dans leur montant alors qu elles ne représentent qu une part minoritaire de l emploi des dons reçus. Une quasi-majorité des sommes reçues étant, en effet, employée à la couverture des frais de recherche de fonds et des frais de fonctionnement de l association. Par ailleurs, certains services représentant près du quart des dépenses de missions sociales sont réservés aux seuls adhérents de l association, ce qui est en contradiction avec l information communiquée au public lors des appels aux dons. De même, l information financière présentée par l association laisse à penser que le financement de certaines actions représente la part la plus importante de l emploi des dons, alors qu en réalité les versements à ces mêmes actions sont minimes. La Cour des comptes considère donc que les donateurs ne reçoivent pas une information correcte et réelle de l affectation de leurs dons, tant a priori lors des collectes de fonds qu a posteriori. Tout ceci justifiant la déclaration de non-conformité. L Union nationale des aveugles et déficients visuels, exercices 2010 et 2011, déclaration de non-conformité des dépenses aux objectifs de l appel à la générosité publique, Cour des comptes, janvier 2014 Associations de bienfaisance et de générosité Condition de qualification En épinglant l Union nationale des aveugles et déficients visuels (UNADEV) dans son rapport de janvier 2014, la Cour des comptes a rappelé que la qualification d assistance et de bienfaisance interdisait à l organisme qui en bénéficie de réserver ses activités à ses seuls adhérents. Ce faisant, la Cour rappelle un arrêt du Conseil d État de juin 1937 et une circulaire du ministère de l Intérieur du 23 juin 2010 qui soulignent cette condition exclusive pour avoir droit à cette qualification. Pour mémoire, le statut d association de bienfaisance permet à ces organismes, dans certaines conditions, de percevoir des legs et donations. L Union nationale des aveugles et déficients visuels, exercices 2008 à 2011, rapport de la Cour des comptes, janvier 2014, page 41 Vie des associations 2014 : année de l engagement associatif Ce début d année 2014 marque la reconnaissance, à la fois, du rôle des associations dans la société civile et de l engagement associatif, au travers de deux actes importants, en date du 14 février 2014 : d une part, l inscription de l engagement associatif comme Grande cause nationale 2014 et, d autre part, la signature d une nouvelle charte des engagements réciproques entre l État, les collectivités territoriales et les associations. L engagement associatif déclaré «Grande cause nationale 2014» est la reconnaissance de l implication des 16 millions de bénévoles œuvrant dans les associations. Ce label permettra au Mouvement associatif (ex- CPCA), fédérant plus de associations, d obtenir des diffusions gratuites sur les radios et les télévisions publiques afin d organiser des campagnes faisant appel à la générosité La revue Associations mai 2014 FOTOLIA publique et de mettre en lumière les actions des bénévoles. La nouvelle Charte des engagements réciproques vise, quant à elle, à réaffirmer un partenariat entre les associations et les collectivités publiques intégrant les collectivités territoriales, afin de mieux reconnaître la vie associative et d intensifier leur coopération au service de l intérêt général. Les règles de partenariat constitueront des principes d action partagés permettant d approfondir la vie démocratique et le dialogue civil et social et de concourir à la création de richesses sociales, culturelles et économiques, inscrites dans la proximité des territoires. Responsabilité du trésorier Placements La jurisprudence a retenu la responsabilité d un trésorier qui a placé la trésorerie excédentaire d une association dans des produits non sécurisés sans y être autorisé par l organe de gestion de l entité. Le trésorier s est alors retourné contre la banque qui avait ouvert les placements. Or, la Cour de cassation a décidé que le trésorier, qui avait outrepassé ses pouvoirs, ne pouvait pas reporter la faute entière sur la banque qui n aurait pas vérifié son habilitation à faire de tels placements. En soi, le placement de trésorerie excédentaire peut être considéré comme un acte de bonne gestion. Attention toutefois aux placements non sécurisés, même s ils sont plus rémunérateurs, ainsi qu aux pouvoirs de réalisation de tels actes. Cette jurisprudence met en évidence la nécessité de délégations de pouvoirs précises et écrites. Cassation commerciale, 11 février 2014 n

6 Actualités Informatique et libertés Diffusion non autorisée de données personnelles De nombreuses associations ont créé leur site Internet afin de communiquer des informations à leurs adhérents. Ces sites contiennent parfois des annuaires ou des informations concernant des personnes physiques, sans pour autant que ces dernières aient donné un accord exprès à cette diffusion. Or, en application de la loi Informatique et Libertés, toute personne physique a le droit de s opposer, pour des motifs légitimes, à ce que ses données personnelles soient utilisées. À cet égard, la Commission nationale de l informatique et des libertés (Cnil) précise que ce droit d opposition s applique aux informations relatives aux professionnels (noms, qualités et coordonnées), peu importe que ces informations soient par ailleurs librement accessibles sur Internet. Délibération Cnil n du 29 janvier 2014 ; art. 2 al. 2 et art. 38, loi n du 6 janvier 1978 Mécénat de compétence Investissements pour l organisme bénéficiaire Les contributions volontaires peuvent concerner pratiquement toutes les natures de charges. Elles entrent donc dans toutes les rubriques appropriées de la classe 8 («Traitements des contributions volontaires en nature»). D autres comptes peuvent cependant être affectés par les contributions en nature. Il peut s agir d actions de bénévolat ou de mécénat concourant à la création d immobilisations. Dans ce cas un sous-compte de ressources (classe 7) ou de fonds propres (classe 1) peut être créé constatant la production ou la perception de ces immobilisations. CSOEC - CNCC - Associations et fondations - Droit comptable appliqué Éd (p. 226) Gestion de l association À vos assemblées générales! Rappel des règles applicables à la lumière des dernières jurisprudences. Composition des assemblées générales Les statuts peuvent prévoir que seuls les membres à jour de leurs cotisations ont la possibilité de participer aux assemblées. Cette condition peut être régularisée le jour même de l assemblée, en l absence d informations contraires dans les statuts, et les membres peuvent ainsi participer au vote. Rappel : toute délibération adoptée par des personnes ne remplissant pas les conditions requises dans les statuts peut être annulée. Convocation Le président, le conseil d administration ou un certain nombre de membres (par exemple, le dixième ou le quart) peuvent être habilités à convoquer une assemblée générale (AG). À défaut d information à ce sujet dans les statuts, la convocation peut être établie par le président de l association. Toutefois, il ne peut pas lui être reproché de ne pas avoir convoqué l AG annuelle, dès lors qu aucune disposition statutaire ne met cette obligation à sa charge. Attention car toute convocation effectuée par une personne n ayant pas qualité pour y procéder est irrégulière et entraîne l annulation des délibérations. À défaut de précision, les tribunaux exigent que le mode de convocation utilisé soit adapté à la situation de l association en permettant l information de tous les membres. Rappel : le commissaire aux comptes doit être convoqué par écrit et par lettre recommandée avec accusé de réception. Tenue des assemblées générales Lors de l AG, il ne peut être délibéré que sur les questions figurant à l ordre du jour, à peine de nullité des décisions adoptées. La rubrique «Questions diverses» ne peut concerner que des sujets de minime importance n ayant aucune incidence sur le fonctionnement et l activité de l association. L AG peut toutefois traiter de points dont la nécessité est mise en valeur par la teneur des débats comme, par exemple, la révocation des membres du conseil d administration. La feuille de présence n est pas obligatoire, sauf si elle est exigée par les statuts. Toutefois, elle est recommandée et nous vous conseillons de la faire signer, afin de constituer une preuve de la régularité des délibérations de l assemblée, notamment si les statuts ont fixé une majorité ou un quorum. Vote Les conditions de vote et le mode de scrutin peuvent résulter des statuts ou d un usage établi au sein de l association. S il n est rien prévu, un membre est égal à une voix. Le vote peut être réalisé à main levée ou à bulletin secret. Un quorum n est pas obligatoire sauf mention contraire dans les statuts. À défaut de précision, les décisions doivent être prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés. Procès-verbal La rédaction d un procès-verbal n est pas exigée. Il n est, par ailleurs, soumis à aucune forme particulière, sauf stipulations statutaires. Il est cependant conseillé d en établir un et de le conserver systématiquement pour attester de la régularité des décisions prises par l assemblée. À noter : l élection du conseil d administration sera régulière si le procès-verbal de l AG indique le nom des administrateurs. 6 mai 2014 La revue Associations

7 ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: Secteurs Associations ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: Culture Déduction du résultat imposable Après de nombreux rebondissements, le Conseil d État a confirmé que les frais d hébergement, de restauration, de transport d artistes et de techniciens ayant concouru à l enregistrement de morceaux de musiques présents sur deux matrices de disques ne pouvaient pas être déduits directement du résultat imposable, mais devaient être intégrés dans le prix de revient des matrices porté à l actif du bilan. Selon les magistrats, les matrices servant à la fabrication des disques constituent des matériels de production qui correspondent à des éléments de l actif immobilisé. Seule une charge d amortissement des matrices concernées est donc acceptée. Conseil d État, 6 décembre 2013 n Ateliers et chantiers d insertion De nouvelles exonérations de charges sociales M. CHESNEAU La loi de financement de la Sécurité sociale pour 2014 a créé une exonération de certaines charges sociales (cotisations patronales des assurances sociales et d allocations familiales, taxe sur les salaires, taxe d apprentissage, participation à l effort de construction) pour les embauches en contrat à durée déterminée d insertion qui ouvrent droit à l aide financière prévue à l article L du Code du travail. Cette exonération s applique sur la part de la rémunération inférieure ou égale au Smic, pendant la durée d attribution de l aide de l État. Art. 20, loi n du 23 décembre 2013, JO du 24 Politique de la ville Nouveautés La loi de programmation pour la ville et la cohésion urbaine pose le cadre légal du recentrage des moyens de la politique de la ville sur les quartiers les plus défavorisés, d une nouvelle génération de contrats de ville et de la poursuite de la rénovation urbaine. Elle vise ainsi une plus grande simplicité des dispositifs et un recentrage des moyens financiers sur les quartiers les plus en difficulté, l objectif étant de supprimer le millefeuille actuel des dispositifs issus des différentes politiques de la ville. Selon une annonce récente de Mme Najat Vallaud-Belkacem, la liste des «quartiers prioritaires de la politique de la ville» doit être présentée fin mai Ces quartiers seront caractérisés par un nombre minimal d habitants et un écart de développement économique et social apprécié en fonction du revenu des habitants. La conséquence de la mise en place de ces nouveaux quartiers est la suppression du dispositif des zones urbaines sensibles (ZUS) et des zones de redynamisation urbaine (ZRU). Par ailleurs, la loi met en avant, dès son premier article, une démarche de coconstruction avec les habitants, les associations et les acteurs économiques s appuyant sur la mise en place, sur la base d un diagnostic des pratiques et des initiatives participatives, de conseils citoyens. Le conseil citoyen est composé, d une part, d habitants tirés au sort dans le respect de la parité entre les femmes et les hommes et, d autre part, de représentants des associations et acteurs locaux. Ils seront associés à l élaboration, à la mise en œuvre et à l évaluation des contrats de ville. Des représentants du conseil citoyen participeront à toutes les instances de pilotage du contrat de ville, y compris celles relatives aux projets de renouvellement urbain. Parmi les autres nouveautés, la loi prévoit la création d un observatoire national de la politique de la ville et d une dotation spécifique «dotation de la ville». Elle prolonge également de 2 ans la durée du programme national de rénovation urbaine pour porter son terme LOTHARINGIA au 31 décembre Enfin, elle intègre également la reconnaissance des discriminations fondées sur le lieu de résidence dans le Code pénal, le Code du travail et la loi du 27 mai Loi n du 21 février 2014, JO du 22 Insertion Aide au poste Le décret simplifiant les modalités de financement des entreprises d insertion, des entreprises de travail temporaire d insertion, des associations intermédiaires et des ateliers et chantiers d insertion a été publié. Il vise à renforcer ces structures et à améliorer l efficacité de leur action. Il présente les modalités d application de l aide au poste d insertion qui comprend un montant socle et un montant modulé, ce dernier étant déterminé chaque année par le préfet en prenant en compte les caractéristiques des personnes embauchées, les actions et les moyens d insertion mis en œuvre et les résultats constatés à la sortie de la structure d insertion. Cette aide au poste sera versée à l entreprise, sous condition de signature d une convention pouvant avoir une durée maximale de 3 ans. Précision : le montant socle de l aide sera revalorisé annuellement en fonction de l évolution du Smic, à compter du 1 er janvier Décret n du 21 février 2014, JO du 23 La revue Associations mai

8 ARAGAMI12345S Dossier Gestion des associations Le tableau de bord, outil de pilotage de l association Difficile d imaginer la conduite d un bateau sans boussole ni sextant! Et pourtant, la «navigation à vue» est encore chose courante dans le secteur associatif D où l intérêt de mettre en place un tableau de bord pour garder le bon cap. DOSSIER RÉALISÉ PAR LAURENT SIMO - IN EXTENSO Le tableau de bord est un outil de pilotage qui permet de suivre une trajectoire préalablement déterminée. Il repose, par conséquent, sur deux principes fondamentaux : savoir où l on veut aller (la stratégie, les objectifs) ; déterminer les informations qui seront nécessaires pour contrôler si les buts sont atteints dans les meilleures conditions (les indicateurs). Il constitue ainsi, pour l association, une synthèse des niveaux d alerte susceptibles d anticiper les incidents ou, le cas échéant, de prendre les décisions qui s imposent pour modifier sa route. Un outil adapté Un tableau de bord ne peut pas être mis en place à partir d un modèle standard. Celuici doit impérativement tenir compte de la spécificité des activités de la structure et des contraintes internes ou externes (système d informations utilisé, niveau de compétence du personnel, indicateurs sollicités par des tiers, risques identifiés, etc.). Toutefois, il doit répondre à des caractéristiques communes : être synthétique : le tableau de bord constitue un système d alerte et n est pas le système d information dans son ensemble ; être spécifique à chaque niveau de management et de responsabilité : selon la taille 8 mai 2014 La revue Associations

9 et l organisation, plusieurs tableaux de bord peuvent coexister. Le seul impératif est de déterminer les indicateurs clés à chaque niveau, d un responsable d activité au conseil d administration de l association ; tenir compte de l environnement et de son évolution, afin de pouvoir établir des projections (coût des ressources humaines en fonction de l augmentation des cotisations sociales par exemple) ; inclure des indicateurs de «performance» permettant la comparaison dans le temps ou avec des organismes similaires (benchmark). Afin d être efficace, sa mise en œuvre est également conditionnée à certains prérequis en matière d organisation interne : - existence d un système financier fiable, si possible et si nécessaire au moyen d une comptabilité analytique ; - définition de responsabilités claires par un organigramme structuré ; - identification des axes stratégiques de développement de l association. La méthode d élaboration Construire un tableau de bord nécessite un travail participatif des salariés, des bénévoles et des dirigeants et peut impliquer un accompagnement externe pour coordonner la démarche. La définition d un tableau de bord pertinent correspond à une méthodologie précise et doit répondre à différents objectifs. La période : quelle période souhaite-t-on observer? Afin de faciliter les comparaisons, la période observée dans le tableau de bord doit toujours être la même et doit être en adéquation avec les activités exercées. Ce peut être la journée, la semaine, le mois, le trimestre. Les données obtenues seront forcément comparées aux objectifs, mais aussi aux données des périodes précédentes, soit de l année en cours, soit de l année antérieure. Il est ainsi souvent plus pertinent de comparer les indicateurs du mois analysé avec le même mois de l année précédente pour tenir compte des effets de saisonnalité. La périodicité et le délai de mise à jour : quand? La définition d une périodicité est nécessaire et il convient d intégrer le délai de réalisation et d édition du tableau de bord. Les maîtres La revue Associations mai 2014 mots d un tableau de bord sont rapidité et réactivité. Ce dernier doit tenir compte du temps suffisant pour obtenir les informations souhaitées sans forcément que celles-ci soient complètement exhaustives. En effet, l utilité du tableau de bord réside dans la capacité à mettre en place rapidement des actions permettant d infléchir une tendance, ce qui implique un délai de production proche des dates analysées. Il est ainsi préférable d analyser 95 % des informations le 15 du mois suivant que d attendre 15 jours supplémentaires pour les obtenir en intégralité Les sources d informations : de quelle provenance tirer les informations nécessaires? Au préalable, il convient d appréhender la possibilité de s approprier des informations de sources externes de manière récurrente mais aussi de sécuriser celles provenant de sources internes : quel(s) service(s)? À partir de quel système d information? Comptabilité, données de projet, bases statistiques, publications externes? Il s agira également d optimiser leur extraction afin d éviter les ressaisies et ainsi minimiser les risques d erreurs ou d omissions. De même, une analyse de la fiabilité du système d information pourra s avérer utile. La responsabilité : qui sera responsable de la mise à jour? Cette question est cruciale car la personne identifiée devra non seulement être habilitée à entrer dans le système d information mais aussi pouvoir interpeller les différents interlocuteurs devant fournir les données. Elle ne sera pas forcément en charge de l interprétation des résultats, mais elle devra posséder suffisamment de recul pour s assurer de la fiabilité des informations obtenues. Les types et formes des indicateurs : que veut-on obtenir? Choisir les indicateurs et leur typologie constitue une phase délicate : le but est de trouver ceux qui seront les plus pertinents, dont l interprétation sera aisée et permettant de prendre des décisions sans ambiguïté. On peut globalement distinguer trois types d indicateurs : des indicateurs d objectif : ceux-ci permettront de comparer la prévision d atteinte ou non d un objectif fixé ; des indicateurs d action : ils seront liés à des plans d actions spécifiques mis en place ; des indicateurs de performance : ils devront constituer le reflet de l efficacité de la structure. Au-delà des éléments chiffrés, leur forme sera adaptée aux personnes devant les interpréter : une courbe de tendance est souvent plus facile à comprendre qu une liste de chiffres. Quoi qu il en soit, le choix des indicateurs, outre leur pertinence, devra également tenir compte des facteurs de contraintes et répondre à certaines exigences afin d être : proactif (anticipation des prévisions), ou au moins réactif (constat) ; simple et mesurable ; interprétable sans difficulté ; cohérent et fiable ; rapide à obtenir et peu coûteux (en temps et en argent). La comparaison : par rapport à quoi? L obtention de données brutes est loin d être suffisante. Celles-ci devront être comparées avec des objectifs, des seuils ou le passé afin de s assurer de la bonne tenue de route. Le rapprochement avec les prévisions sera effectué en valeur et en cumul, en pourcentage de la prévision annuelle et en rapprochement des années antérieures. La diffusion : pour qui? Une bonne diffusion du tableau de bord est forcément restreinte à un groupe limité de personnes en capacité de comprendre et interpréter les informations fournies. Sorties de leur contexte, certaines données peuvent impliquer confusion ou mauvaise interprétation. Il est ainsi conseillé de mettre en place des tableaux de bord internes pour chaque niveau de responsabilité et de définir un outil différent à l attention des partenaires de l association. Une fois le ou les tableaux de bord construit(s), ceux-ci devront faire l objet d expérimentation afin d être certain qu ils contiennent l information souhaitée et qu ils ne soient pas trop complexes ou trop longs à fournir. Quelques données fiables et rapides à obtenir seront souvent plus judicieuses que des éléments a priori pertinents, mais fastidieux à élaborer. Il est également nécessaire de prévoir en amont les éventuels compléments d informations qui pourront s avérer importants pour mieux comprendre et bien conserver les données sources sur lesquelles la synthèse a été construite. 9

10 Dossier Gestion des associations Le suivi de l activité Un tableau de bord ne se limite pas aux éléments financiers, bien au contraire. L essentiel consiste donc à déterminer les quelques indicateurs clés qui vont permettre de jauger efficacement les activités principales de l association. À titre d exemple, on pourra retrouver : le nombre d heures réalisées pour une structure d accueil de loisirs ; les quantités produites pour un ESAT ; le nombre de nuitées pour un foyer de jeunes travailleurs ; ou tout simplement le suivi du nombre d adhésions. Ces indicateurs d activités devront, en outre, être combinés avec les données financières afin de déterminer des indicateurs de «performance» (coût, ratio, etc.). Ceux-ci seront comparés dans le temps, mais aussi, si possible, avec les indicateurs d activités des structures ayant des activités similaires. Lorsque cela est possible, ces indicateurs seront mis en perspective de moyennes du secteur d activité ou de «standards» définis, tout en tenant compte des spécificités de la structure. Le suivi financier Le tableau de bord n est pas le suivi budgétaire de l association. Toutefois, il devra contenir des éléments financiers afin de s assurer de la bonne tenue du budget (cf. page suivante). Ainsi, il devra avant tout contenir les éléments de synthèse nécessitant une vigilance accrue ou ceux sur lesquels une action rapide pourra inverser la tendance. Ceux-ci pourront notamment se focaliser sur : La trésorerie : l objectif est de s assurer de la capacité de l association à faire face financièrement aux évolutions de sa trésorerie dans le temps. Celui-ci devra comporter, d une part, l analyse du passé (soldes de trésorerie en fin de mois) et d autre part, le prévisionnel sur les prochains mois permettant d identifier les risques de découvert ou les opportunités de placement. Les dépenses non régulières : les charges régulières ou contractualisées (ressources humaines permanentes, loyers, assurances, etc.) doivent bien entendu faire l objet d une analyse dans le cadre d un suivi budgétaire. Toutefois, les actions nécessaires pour les 10 réévaluer ou les diminuer portent en général leurs fruits à moyen ou long terme. Le tableau de bord peut restreindre le suivi à quelques catégories de dépenses pouvant être rapidement réajustées : achat de fournitures, déplacements, prestataires externes, etc. Les ressources d activités : les ressources propres susceptibles de varier dans l année (adhésions, produits des ventes, dons ) feront partie du tableau de bord. En effet, même si elles peuvent parfois constituer des parts minoritaires par rapport à des subventions, leur diminution peut dégrader rapidement l équilibre financier de la structure. Les indicateurs L indicateur constitue un outil d évaluation. Il a l avantage de synthétiser les informations afin d aider à la prise de décision. Cependant, pris isolément ou avec une méconnaissance d autres facteurs, il peut aussi constituer un risque de mauvaise interprétation. Ainsi, il convient de définir ses propres indicateurs avec précaution : privilégier une démarche globale, croisant plusieurs indicateurs afin de confirmer les tendances ; accompagner les résultats obtenus de commentaires et parfois rappeler la méthode de calcul ; pouvoir vérifier la cohérence des résultats avec les informations sources afin de lever les doutes sur d éventuelles erreurs ; construire des indicateurs viables dans le temps, de manière à permettre une analyse sur plusieurs années. > Le tableau de bord est un outil de pilotage et d alerte qui doit être adapté à la structure, aux besoins identifiés, à la personne qui l utilise. > Il doit être synthétique (ce n est pas le système d information) : 1 ou 2 pages au maximum. > Il doit être régulier pour pouvoir engager des actions correctives et Analyser un tableau de bord L analyse d un tableau de bord doit se réaliser en trois étapes : 1/ Réaliser les principaux constats à partir des indicateurs fournis. Il s agit tout d abord de constater la situation par la prise en compte de l ensemble des indicateurs afin d appréhender un état structurel ou conjoncturel. 2/ Rechercher les explications des écarts, à partir de sa propre connaissance du contexte, et le plus souvent en sollicitant des informations complémentaires auprès des services compétents. Ceux-ci seront commentés afin d apporter l éclairage nécessaire de la situation. 3/ Mettre en œuvre des mesures correctives pour que les objectifs soient atteints. Cependant, il pourra parfois être nécessaire de réévaluer certains objectifs si l environnement ou les tendances le nécessitent. Cette analyse sera généralement partagée avec d autres pour conforter les prises de position : avec les membres du conseil d administration, des intervenants externes ou des partenaires (banquiers, autres associations, organismes financeurs, etc.). Les décisions prises devront pouvoir être suivies dans le temps afin de s assurer de leur pertinence. Enfin, les tableaux de bord pourront faire l objet de croisement d informations ou d analyses avec les autres outils utilisés au sein de la structure : suivis budgétaires, prévisionnels de trésorerie, rapports d activités C est bien l appréciation de ces données dans leur ensemble qui permettra ou non de confirmer les tendances observées et de prendre les décisions adéquates au regard de la situation. Les recommandations d In Extenso conserver des bases de comparaison semblables (période, ratios, etc.). > Les indicateurs qui le composent doivent être simples, pertinents et mesurables. > La mise en place d un tableau de bord doit s accompagner de mesures permettant de garantir sa fiabilité. mai 2014 La revue Associations

11 Exemple de tableau de bord - Association X Situation réalisée le : 15/05/14 Éléments financiers Approche de résultat En cumul depuis janvier Mois : Avril Année : 2014 Prévisions fin avril % théorique d avancement 33,3% Variation / prévisions Projection Rappel Variation / budget Montant En % fin d année prévisions Montant En % Participations / prestations ,8% ,5% Subventions ,2% ,3% Cotisations ,6% ,5% Autres produits ,0% ,1% TOTAL DES PRODUITS ,9% ,1% Achats et charges externes (60-61) ,9% ,5% Autres charges externes (62) ,1% ,5% Salaires et charges du personnel (63-64) ,6% ,9% Dotations aux amortisements (68) ,4% ,2% TOTAL DES CHARGES ,1% ,7% RÉSULTAT EXPLOITATION ,3% Postes significatifs achats équipement et fournit ,3% ,3% personnel extérieur ,2% ,7% déplacements ,4% ,0% Éléments de trésorerie Situation de trésorerie Fin du mois Variation / fin du mois préc. Montant En % Solde de trésorerie ,2% janv. fév. mars avril mai juin juil août sept. oct. nov. déc. Solde de trésorerie fin de mois 2014 et prévisions Solde de trésorerie fin de mois 2013 Éléments d activités Approche de résultat En cumul Prévisions fin Variation / prévisions Projection fin Rappel Variation / prévisions depuis janvier avril Montant En % d'année prévisions Montant En % Nombre d'adhérents ,6% ,5% Nombre heures réalisées "accueil" ,7% ,3% Nombre moyen ETP permanents 8,79 9-0,21-2,4% 8,23 9-0,77-8,6% janv févr mars - 14 avr Prévu Réalisé

12 Interview Corinne Redersdorff Chargée de mission Gestion- Finance au Comité National de Liaison des Régies de Quartier DAHMANE «Accompagner et soutenir les Régies de Quartier» 12 mai 2014 La revue Associations

13 Interview Corinne Redersdorff Comité National de Liaison des Régies de Quartier Le Comité National de Liaison des Régies de Quartier, depuis plus de 25 ans, fédère les Régies de Quartier, les représente et leur offre un accompagnement. Rencontre avec sa chargée de mission Gestion-Finance, Corinne Redersdorff. Comment est né le CNLRQ? Le CNLRQ (Comité National de Liaison des Régies de Quartier) est né en Après plusieurs expérimentations de Régies de Quartier menées sur le territoire français, le besoin de créer un réseau national destiné à les fédérer est apparu. Nous avons ainsi créé un réseau permettant d apporter de la réflexion et de mettre en mouvement de manière cohérente ses acteurs sans pour autant en normaliser le fonctionnement. Le CNLRQ est dépositaire des labels «Régies de Quartier» et «Régies de Territoire» et il regroupe aujourd hui 140 Régies de Quartier en France métropolitaine et dans les DOM. Qu appelle-t-on une Régie de Quartier? Une Régie de Quartier est une association au sein de laquelle vont se retrouver les habitants, les collectivités locales, les bailleurs sociaux et d autres acteurs du développement local afin de mener ensemble des actions de gestion urbaine de proximité. Les Régies de Quartier répondent à une logique de cogestion des espaces publics et de revitalisation des quartiers dans une démarche de citoyenneté. Elles permettent, notamment, de générer du lien social à travers les activités et les services qu elles assurent, de redynamiser économiquement les territoires sur lesquels elles sont La revue Associations mai 2014 implantées et de favoriser l implication des habitants dans la gestion de leur quartier. Concrètement une Régie peut réaliser des activités de nettoyage urbain, entretenir des espaces verts ou les parties communes d un immeuble, gérer une laverie. Mais au-delà de ces missions techniques, ces structures jouent un rôle de médiation en permettant aux habitants salariés de la Régie, souvent en grande difficulté, d être reconnus et donc de mieux s insérer dans la communauté. La philosophie des Régies est d agir avec et pour les habitants de ces quartiers. Quelles sont les missions principales de ce réseau? Le CNLRQ a trois missions principales. D abord une mission d animation du réseau à travers laquelle vont s opérer, entre les Régies, des transferts de savoir-faire, de compétences, des partages de problématiques. Des échanges rendus possibles grâce au fonctionnement démocratique du réseau et notamment aux groupes de travail et aux commissions qui permettent de rester en contact avec la réalité du terrain. Ensuite, le CNLRQ assure un rôle de représentation des Régies de Quartier auprès des pouvoirs publics et d autres grands partenaires comme, par exemple, les bailleurs sociaux et leur fédération nationale. L objectif étant de promouvoir le dispositif «Régies de Quartier» et de faire émerger ou de renforcer des partenariats à l échelle nationale. Enfin, le CNLRQ propose un appui à la création de nouvelles structures ainsi qu un accompagnement destiné à aider les régies existantes à consolider leur situation et à se développer. Comment le CNLRQ intervient-il dans la mise en place d une Régie de Quartier? L accompagnement se fait à deux niveaux. D abord, nous allons aider les porteurs du projet à étudier sa faisabilité territoriale et partenariale. Nous étudions, par exemple, si la mobilisation des partenaires locaux (habitants, municipalité, bailleurs sociaux, associations, etc.) est possible sur le territoire choisi, si des marchés publics sont disponibles, quelles activités peuvent être créées et quels financements publics la structure peut obtenir. Ensuite, nous proposons un accompagnement plus technique pour, entre autres, aider à la mise en place d un budget, à l obtention de commandes publiques et de subventions, à la signature de conventions d insertion. Au niveau de l accompagnement fonctionnel, quel est le rôle du CNLRQ? Dans ce cadre, le CNLRQ a développé deux offres principales : d une part, un appui de nature collective au moyen de séminaires et de formations et d autre part, un accompagnement individuel adapté aux besoins propres de chaque Régie. Les formations pour les bénévoles et salariés portent à la fois sur des sujets généraux comme le projet associatif, le développement durable mais aussi sur des thématiques plus techniques axées sur les métiers (directeurs, secrétaires, médiateurs ) ou sur la gestion, le management, etc. Nous visons surtout à valoriser et à développer l expertise des habitants mais aussi à professionnaliser nos équipes et à améliorer les organisations. Le CNLRQ propose aussi, à la demande des Régies, un panel d accompagnements plus individuels. Nous les assistons sur des aspects juridiques, notamment en matière de marchés publics mais aussi sur des questions fiscales. Nous offrons également des accompagnements sur tous les enjeux de structuration économique, financière et comptable pour lesquels nous recevons d ailleurs une forte demande de nos adhérents. Les Régies sont des structures complexes qui ont de multiples activités, utilisent plusieurs dispositifs et reçoivent plusieurs types de financement et elles ont donc besoin d outils de pilotage en interne, outils que nous leur fournissons. 13

14 Interview Corinne Redersdorff Le CNLRQ comprend un groupe de travail «Appui aux Régies» Quels sont justement ces outils que vous proposez aux Régies? Nous offrons aux Régies deux outils de pilotage. Le premier, Inserdiag, a été mis en place sous l impulsion de la Caisse des Dépôts et Consignations et de la DGEFP. Il est commun à l ensemble des structures de l insertion par l activité économique. Il permet notamment d effectuer un diagnostic économique et financier de la structure, à partir du compte de résultat et du bilan, sur les 3 derniers exercices et des projections à 3 ans. Le second outil a été développé, il y a 4 ans, en interne au moyen du logiciel Excel. L idée était de mettre en place un outil à la fois simple d utilisation pour nos équipes et axé sur les spécificités des régies (multi-activités, multi-conventionnements, multi-financements ). Il tient donc compte d indicateurs-clés par type d activité. Ces indicateurs étant liés directement au modèle économique des régies, à leur projet politique (poids des différents partenaires en matière de financement, zones de recrutement des salariés en insertion ). Les membres du CNLRQ se retrouvent chaque année lors de l assemblée générale CNLRQ Dans quels buts les Régies peuvent-elles utiliser ces outils? Ces outils permettent d effectuer un suivi régulier et précis des activités économiques des Régies. Ils permettent d avoir des analyses fiables sur lesquelles travailler. En interne, c est donc un bon support d échange lors des conseils d administration. Nous constatons ainsi que, même en situation de crise, cela permet de remobiliser les bénévoles et les salariés et de prendre des décisions étayées, qui s appuient vraiment sur des données concrètes. En externe, les Régies peuvent, avec ces outils, rassurer les partenaires financiers en leur offrant une vision transparente de l utilisation des subventions. Cela a pour effet de renforcer leur confiance et, du coup, de les motiver à s impliquer dans le développement des activités des Régies de quartier. Quels sont les projets de développement du CNLRQ? Nous allons étoffer notre accompagnement au niveau de la formation. Nous avons ainsi récemment créé un organisme, «Passage», pour développer des formations techniques adaptées aux besoins des Régies (parcours métiers dans les domaines du nettoyage ou des espaces verts, formations sur la médiation). Nous réfléchissons aussi au développement de certaines activités en lien avec le projet associatif des Régies. Nous voulons notamment soutenir l essor des jardins en milieu urbain et investir le champ du développement durable avec la mise en place de recycleries et de ressourceries où les habitants des quartiers peuvent s équiper à moindre coût. Comité National de Liaison des Régies de Quartier Date de création : 1988 Présidente : Clotilde Breaud Adresse : 54, avenue Philippe Auguste Paris Nombre de salariés : 10 Nombre de Régies de Quartier : 140 en France métropolitaine et dans les départements d outre-mer qui comprennent salariés et bénévoles Budget du réseau : 1,5 million d euros (dont cotisations des Régies adhérentes représentant un quart du budget et financements publics) Site Internet : Contact : accueil@cnlrq.org Tél : Fax : CNLRQ Avis d expert L avis de Michèle Lorillon - In Extenso Dans un contexte économique général où les financements publics sont plus contraints, réaliser, à l aide d un tableau de bord, un suivi mensuel de chaque activité est nécessaire pour optimiser la gestion des associations multi-activités et multifinanceurs. Le tableau de bord permet plusieurs niveaux d analyse : - vérifier que les niveaux de réalisation de chaque activité sont conformes aux prévisions. Dans le cas contraire, une analyse plus poussée déterminera l origine des écarts constatés et des mesures pourront être prises rapidement pour rééquilibrer l activité concernée ; - vérifier que chaque activité est économiquement équilibrée. Si une des activités de la Régie est largement déficitaire, il pourra être discuté en conseil d administration de sa poursuite ou des mesures à apporter ; - contrôler les pics ou les «trous» de trésorerie, sachant que les financeurs publics accordent des délais de règlement parfois longs ; - mais également s assurer que les missions d intérêt général de la Régie aboutissent à des résultats sur le terrain (par exemple : nombre d heures de travail effectuées par les habitants, nombre de réunions d échanges entre habitants ). 14 Retrouvez sur votre Espace client de notre site l entretien vidéo de Corinne Redersdorff