Guide du Bureau Virtuel Université de La Réunion

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1 Guide du Bureau Virtuel Université de La Réunion

2 Ont participé à la réalisation de cet ouvrage : Université de La Réunion: Charles André Payet Alain Rougier Philippe Depeyre Mamy Haja Rakotobe Yannis Kessori Yannick Geynet Sur la base du document créé par Université de Lyon 2 : Alexandre Bonucci Monique Croizier Erick Ghaumez Estelle Jeannerot Dominique Maniez Nicolas Truchaud - 2 -

3 AVANT-PROPOS Les étudiants ont soif d apprendre et les enseignants ont la passion de les accompagner sur le chemin de l acquisition du savoir. Les personnels administratifs suivent ces parcours en enregistrant toutes les étapes essentielles. Ceci est l expression d une communauté éducative, d autant plus active que les échanges y sont utiles et fréquents. Pour faciliter les communications dans notre communauté éducative, le projet «Université Numérique en Région» installe le «bureau virtuel». À terme, tous les étudiants, tous les enseignants, tous les personnels administratifs pourront accéder à des ressources informatiques adaptées à leur position dans la structure. Le bureau virtuel donne des ressources de base: messagerie électronique et espace disque pour stocker les documents personnels. En outre, l étudiant peut y disposer d un agenda personnel et procéder à des modifications éventuelles. Il peut y consulter les polycopiés installés sur le site et envoyer ses devoirs et ses mémoires à l enseignant. Il lui posera des questions sur son cours, se coordonnera avec les autres étudiants de son groupe d enseignement, consultera ses notes et discutera sur des forums par thèmes. Les fonctions de ces outils électroniques sont nombreuses. Il faut que tous les membres de l Université se les approprient. L expérience en cours a pu être menée, grâce au concours de l'université de Lyon II, en partenariat avec le Ministère de l Éducation Nationale et la Région Réunion. Qu ils soient remerciés de permettre à l Université de La Réunion de ne pas prendre de retard sur les autres universités du monde qui s engagent elles aussi dans cette voie de progrès. Professeur Serge Svizzero Président de l'université de La Réunion

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5 AVANT-PROPOS 3 PARTIE I 13 PRESENTATION DE L OUVRAGE 15 CONCEPTS GENERAUX 17 Modification de l accès à l information Montée en puissance des réseaux Réseau et Bureau Virtuel Le navigateur comme moyen d accès universel à l information Modification des habitudes de travail PRISE EN MAIN 23 Se connecter au Bureau Virtuel Connexion sécurisée par mot de passe Tour d horizon des outils Outils principaux Autres outils Différentes interfaces pour un même contenu Principes généraux de navigation Accès par la page d accueil Accès par le menu déroulant Accès par la liste des icônes Quitter le Bureau Virtuel

6 TABLE DES MATIERES PARTIE II 33 COURRIERS 35 Qu est-ce qu un ?...35 Principe de l Pourquoi envoyer un ?...36 Fonctionnement de la messagerie...37 Comment procéder?...37 Envoyer...37 Rédiger un message...37 Envoyer un message avec un fichier attaché...41 Répondre à un message...44 Faire suivre un message (forward)...44 Signer un message...45 Recevoir...46 Relever ses messages...46 Lire ses messages...46 Recevoir des pièces jointes...46 Imprimer un message...47 Organiser...47 Classer un message...47 Supprimer un message...48 Créer un dossier...49 Renommer un dossier...50 Supprimer un dossier

7 Utilisations avancées Utiliser d autres comptes d envoi Ajouter un autre compte d envoi Utiliser un compte POP Créer un modèle Utiliser un modèle La nétiquette CARNET D ADRESSES 57 Naviguer dans le carnet d adresses Afficher le carnet d adresses Créer un contact Voir la fiche d un contact Modifier la fiche d un contact Supprimer un contact Importer des contacts Exporter le carnet d adresses dans un fichier PDF et l imprimer DOCUMENTS 63 Dépôt Charger un document Renommer un document Supprimer un document Récupération Télécharger un document TABLE DES MATIERES

8 TABLE DES MATIERES Organisation...68 Copier un document...68 Déplacer un document...68 Créer un dossier...69 Renommer un dossier...69 Supprimer un dossier...70 Disque virtuel...70 Créer un dossier Web dans Windows 98 ou Windows NT...71 Créer un dossier Web dans Windows Me...74 Créer un répertoire WebDAV dans MacOS X...76 Versions plus anciennes: MacOS (8.x-9.x) ou MacOS (10.0)...78 Limitations connues...79 Sécurité - Encryptage du transfert...80 Droits d'accès...80 GROUPES 81 Pourquoi partager des informations?...81 Gestion...82 L administrateur d un groupe...82 Créer un groupe...83 Modifier un groupe...85 Supprimer un groupe...86 Retirer un membre du groupe...86 Inviter des membres à rejoindre le groupe...87 Suivi des invitations...88 Utilisation...89 Rechercher un groupe

9 Adhérer à un groupe Quitter un groupe Accéder au répertoire des membres Le groupe Université TÂCHES 91 Assigner une tâche Classer les tâches Modifier une tâche Supprimer une tâche AGENDAS 95 Naviguer dans l agenda Créer un événement Créer un événement «All day» Modifier un événement Supprimer un événement Supprimer une série d événements Répéter un événement Exporter l agenda dans un fichier PDF et l imprimer Rappels FAVORIS 103 Ajouter un favori Visiter un site Modifier un favori Supprimer un favori Déplacer un favori Copier un favori TABLE DES MATIERES

10 TABLE DES MATIERES Créer un dossier Renommer un dossier Supprimer un dossier MON COMPTE 109 Compte Session Statistiques Abonnement Préférences Détruire Aide PARTIE III 121 RAPPELS 123 Rappel d'un événement par SMS ou par BLOC-NOTES 127 Ajouter une note Consulter une note Modifier une note Supprimer une note Déplacer une note Copier une note Créer un dossier Modifier un dossier

11 PARTIE IV 131 TRAVAIL COLLABORATIF 133 Contacts Partager des contacts Supprimer le partage de contacts Autoriser l'accès à un contact Supprimer l'autorisation d'accès Documents Partager un document Supprimer un partage de documents Autoriser l'accès à un document Supprimer l'autorisation d'accès Autoriser l'accès à un dossier Tâches Consulter les tâches d'un groupe Agenda Partager votre agenda Accéder à l'agenda d'un autre membre Accéder à l'agenda du groupe Notes Partager une note Autorisations d'accès Favoris Partage d'un favori Autoriser l'accès à un favori TABLE DES MATIERES

12 TABLE DES MATIERES FORUMS 145 Créer un forum de discussion Rédiger un message Lire les messages Répondre à un message Supprimer un message Supprimer un forum de discussion INDEX 151 NOTES PERSONNELLES

13 PARTIE I Introduction

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15 Ce guide a pour but de vous présenter l un des principaux composants du nouvel environnement numérique de travail (ENT) qui est proposé à la rentrée 2004 à l ensemble de la communauté universitaire de La Réunion. La première partie de cet ouvrage introduit le concept de Bureau Virtuel (BV) et offre un tour d horizon de ses principales fonctionnalités. L interface et les règles de navigation sont également décrites dans cette partie introductive. PRESENTATION DE L OUVRAGE La deuxième partie aborde en détail les outils principaux du BV, c est-à-dire la messagerie électronique, le carnet d adresses, le stockage des documents, la planification des tâches, les agendas, l organisation des favoris, la gestion des groupes et le paramétrage du compte. La troisième partie présente les autres outils du BV dont l utilisation est moins courante, à savoir les rappels et le bloc-notes. La quatrième partie traite du partage des données et des autorisations d accès. Le Bureau Virtuel est avant tout un outil de travail collaboratif ; dans ces conditions, il facilite et incite le travail en groupes. Les différents outils du BV qui autorisent le partage d informations

16 PRESENTATION DE L OUVRAGE sont donc passés en revue et pour chaque outil sont étudiées les modalités du travail en groupe. Ce guide traite des fonctionnalités du Bureau Virtuel de l Université de La Réunion tel qu il a été installé avant la formation des formateurs début septembre 04. Cela sous-entend que les améliorations qui ne manqueront pas d intervenir dans le courant de l année ne seront pas décrites dans ce présent manuel. En revanche, elles figureront dans la version électronique de ce document que vous pouvez vous procurer à l adresse suivante : Nous vous souhaitons une bonne lecture de ce guide et vous encourageons à formuler vos suggestions sur sa rédaction à l adresse électronique suivante : tice@univ-reunion.fr

17 Modification de l accès à l information CONCEPTS GENERAUX La généralisation de l outil informatique a profondément modifié les méthodes d accès à l information. Les données qui étaient auparavant stockées sur un support papier ont peu à peu migré sur un support électronique. Ainsi, de nombreuses encyclopédies sont désormais disponibles sur un CD-ROM (voire plusieurs CD-ROM ou un DVD-ROM). La documentation des logiciels a naturellement profité de cette transformation et il est aujourd hui rare de voir une application informatique livrée avec un manuel papier volumineux ; en effet, les éditeurs se contentent de fournir à l utilisateur un guide de prise en main rapide et stockent l intégralité de leur documentation au format électronique sur le CD-ROM qui contient l application

18 CONCEPTS GENERAUX Avec le développement d Internet, cette numérisation de l information s est encore amplifiée, même si les modalités ont quelque peu évolué. L information est toujours au format électronique, mais elle n est plus disponible sur le disque dur de l utilisateur ; elle est stockée sur un serveur auquel on accède grâce à Internet (on parle alors d information déportée). Cette nouvelle organisation comporte deux avantages : l information n encombre plus le poste de travail de l utilisateur et elle peut être mise à jour plus rapidement et plus fréquemment sur le serveur, l utilisateur ayant ainsi toujours à sa disposition la dernière version quand il se connecte au serveur. De nombreuses sources d information sont désormais disponibles par ce biais-là : annuaires (abonnés au téléphone, personnel d une organisation), horaires de moyens de transport (train, bus, avion), etc. Dans ces conditions, il paraît normal que les informations personnelles de l utilisateur aient suivi cette tendance à la numérisation et que l on ait cherché à se débarrasser de ces objets que sont les carnets d adresses et les agendas. On a ainsi vu apparaître sur nos ordinateurs des programmes de gestion d informations personnelles qui ont remplacé nos répertoires et nos calendriers. Les utilisateurs ont très vite mesuré l intérêt d un tel système, mais se sont trouvés démunis lorsqu ils étaient en déplacement et n étaient plus face à leur ordinateur. Les assistants numériques (ou PDA, en anglais, pour Personal Digital Assistant) sont apparus pour combler cette lacune. Le principe est simple : les informations de l ordinateur personnel sont dupliquées sur l assistant numérique et tout changement d information (ajout, modification ou suppression) sur un des deux appareils est répercuté sur l autre appareil grâce à un processus de synchronisation des informations. Une autre tendance est apparue récemment pour la gestion des informations personnelles : le Bureau Virtuel. On assiste là au même mouvement que pour les informations factuelles où l on est passé du papier au CD-ROM, puis du CD-ROM au serveur Web. L utilisateur a troqué son agenda papier pour un programme de gestion des informations personnelles qui organisait les données sur son ordinateur personnel. À présent, ces mêmes données ne sont

19 plus stockées sur le poste de l utilisateur, mais sur un serveur Web afin d y accéder à partir de n importe quel point du monde relié à Internet. Définition Le concept de virtuel L adjectif virtuel a une signification particulière en informatique. À l origine, virtuel est synonyme de possible ou potentiel, mais aujourd hui on désigne par virtuel un dispositif qui masque à l utilisateur sa structure interne. On parlera ainsi de mémoire virtuelle ou de disque virtuel. Le Bureau Virtuel est donc un bureau dont l utilisateur ne voit pas la structure sous-jacente. LÉVY Pierre, Qu est-ce que le virtuel? La Découverte, Montée en puissance des réseaux La micro-informatique, qui était au départ personnelle, est devenue communicante grâce au développement des réseaux. On notera d ailleurs que l architecture en réseau est à la base de toutes les avancées technologiques de ces dernières années (Internet, téléphonie mobile, etc.) CONCEPTS GENERAUX Les réseaux se sont développés au cours de l histoire parce que les hommes avaient un besoin vital de communiquer. L acheminement du courrier par la malle-poste constitue une première tentative d élaboration d un réseau de communication rationnel. Plus tard, l invention du télégraphe puis du téléphone a bouleversé la manière de communiquer entre les humains. Aujourd hui, même si nous n en avons plus vraiment conscience, les réseaux de communication sont omniprésents dans notre vie quotidienne et on assiste à leur convergence. On appelle convergence le rapprochement entre des moyens de communications apparemment indépendants, comme la téléphonie, la radiophonie, la télévision, le cinéma et l informatique. La numérisation de l information et la montée en puissance des réseaux rendent possible la convergence. Définition Le concept de réseau L étymologie du mot réseau nous apprend que ce terme est dérivé de rets qui signifie filet (rappelez-vous la fable de La Fontaine, Le lion et le rat). Il faut retenir de cela qu un réseau constitue un maillage, c est-à-dire qu il permet

20 CONCEPTS GENERAUX des relations entre les différents éléments d une même organisation. Les réseaux informatiques constituent une catégorie de réseaux à part et le Petit Robert en donne la définition suivante : «Ensemble d ordinateurs et de terminaux interconnectés pour échanger des informations numériques». MUSSO Pierre, Télécommunication & philosophie des réseaux. PUF, La première fonction d un réseau informatique est bien évidemment la communication ; un réseau permet, par exemple, de s envoyer des courriers électroniques, des documents sous la forme de fichiers ou bien encore des SMS. Il permet également de communiquer en direct de manière interactive grâce à des applications de chat ou de visioconférence. Un réseau informatique autorise également le partage d informations ; cette fonctionnalité est différente de la fonction de communication dans la mesure où les informations ne circulent plus directement entre les individus qui sont connectés au réseau. En effet, les informations sont dans ce cas-là centralisées sur un ordinateur, appelé serveur, auquel chaque utilisateur du réseau peut avoir accès pour lire ou modifier les données qui sont partagées. Ce procédé garantit que les informations se trouvent en un lieu unique ce qui évite, par exemple, d avoir plusieurs versions légèrement différentes d un même document éparpillées sur le disque dur des utilisateurs. Grâce au réseau, chaque membre du groupe de travail peut accéder à une version unique de chaque document et y apporter ses modifications quand il le souhaite. La possibilité de partager des informations instaure un nouveau mode de fonctionnement au sein des organisations que l on nomme travail collaboratif (groupware en anglais). Réseau et Bureau Virtuel Chacun comprendra donc bien qu une architecture de Bureau Virtuel nécessite la présence d un réseau sous-jacent. Dans le cas qui nous intéresse, c est bien évidemment le réseau Internet qui sert au transport et au partage de l information. Le processus qui consiste à stocker ses données sur un serveur Web comporte trois avantages majeurs : L accessibilité

21 CONCEPTS GENERAUX On peut accéder à ses informations personnelles à partir de n importe quelle machine connectée à Internet. Le fait de pouvoir accéder à son agenda ou à son courrier électronique où que l on se trouve est une avancée considérable pour tous les utilisateurs nomades ou bien pour tous ceux qui n ont pas d ordinateur attitré et qui travaillent dans des salles de libre accès, des cybercafés ou tout autre lieu. Au lieu de stocker les informations localement sur le disque dur d une machine qu il faudra obligatoirement transporter si l on souhaite travailler ailleurs, on stocke ses informations sur un serveur auquel on accède, à distance, grâce au réseau Internet Le partage On peut facilement partager ses informations avec d autres personnes puisque les données sont accessibles en réseau. Grâce au réseau, il est désormais facile de partager des documents et des agendas ; de nouvelles manières de travailler peuvent se mettre en place. L information circule mieux entre les membres du groupe de travail et le processus de révision des documents gagne en fluidité. La sécurité En cas de virus, de vol ou de détérioration de matériel, le fait de posséder une copie en ligne assure la sauvegarde et la récupération instantanée de vos données : carnet d adresses, agenda, documents de travail, courrier électronique, favoris Web, etc. Le navigateur comme moyen d accès universel à l information Nous venons de voir l importance du réseau dans l architecture du Bureau Virtuel. Il faut également noter que l accès au Bureau Virtuel se fait par le biais d un navigateur Internet. Ce dispositif logiciel devient, au fil du temps, un moyen d accès unique et universel aux informations de toute nature. Dans la mesure où les navigateurs sont présents dans tous les environnements, cette caractéristique permet de ne pas être lié à un quelconque système d exploitation ce qui signifie que le Bureau Virtuel est disponible sur de nombreuses plateformes (Windows, Mac OS, Unix, Linux, etc.)

22 CONCEPTS GENERAUX Modification des habitudes de travail L utilisateur d un Bureau Virtuel ne sait pas précisément où ses informations sont stockées puisque la caractéristique du virtuel est de masquer la structure physique et logique de l outil. Ce phénomène peut inquiéter certaines personnes puisque les données ne se trouvent pas sur le disque dur de la machine de l utilisateur. Par exemple, les utilisateurs qui ont la bonne habitude d effectuer des copies de sauvegarde de leurs données peuvent se trouver désemparés car ils ne peuvent pas copier le fichier de leur agenda dans la mesure où ils ne le voient pas. En fait, le serveur qui héberge le Bureau Virtuel sauvegarde vos données à votre place et vos données personnelles sont finalement plus en sécurité dans un Bureau Virtuel que sur le disque dur de votre machine. Pour les plus angoissés, comme nous l avons déjà précisé, il reste possible d effectuer une copie locale des informations les plus importantes. De la même manière, certaines personnes peuvent penser qu il y a un problème de confidentialité dans le fait de stocker des données en dehors de son ordinateur personnel. Encore une fois, les données que vous stockez dans votre Bureau Virtuel sont plus en sécurité sur un serveur dans la mesure où vous y accédez par un mot de passe ce qui n est pas toujours le cas de votre propre ordinateur. Cette délocalisation de vos données comporte cependant quelques limitations ; en effet, l espace dont vous disposez sur votre Bureau Virtuel est moins important que celui qui est disponible sur votre disque dur. Il vous faudra donc apprendre à gérer cette limite, mais quand vous aurez goûté aux joies du Bureau Virtuel, vous verrez que les avantages sont bien plus nombreux que les inconvénients.

23 Se connecter au Bureau Virtuel Pour vous connecter au Bureau Virtuel, il suffit de disposer d un ordinateur relié à Internet, de posséder un logiciel de navigation (Internet Explorer, Netscape, Safari, Mozilla, etc.) et de se connecter à l adresse suivante : PRISE EN MAIN

24 PRISE EN MAIN Connexion sécurisée par mot de passe L accès au BV est bien évidemment sécurisé, ce qui signifie que vous devez saisir un identifiant et un mot de passe pour vous y connecter. Tous les étudiants inscrits à l Université de La Réunion possèdent un identifiant et un mot de passe qui leur permettent d accéder à toute une série de services électroniques (Internet, messagerie, catalogue en ligne, espace de travail, etc.) et notamment au BV. Au cas où le compte d un étudiant n aurait pas encore été validé (l étudiant ne connaît ni son identifiant ni son mot de passe), ce dernier doit s adresser : Soit à la Division des Affaires Scolaires et des Enseignements sur le campus du Moufia (DASE1 et DASE2) pour les étudiants suivant les formations à Saint Denis (15, avenue René Cassinbât.D2 et A5 Saint Denis Tél. : Fax : ) Soit à la scolarité de l Institut d Administration des Entreprises (IAE Avenue de La Victoire BP Saint Denis Message cedex 9 (tel : Fax ) Soit à la scolarité de l Institut Universitaire de Technologie - 40, avenue de Soweto Terre Sainte Saint Pierre (Tél. : Fax : ) Soit à la Scolarité de l antenne universitaire du Tampon pour les étudiants devant suivre les cours au Tampon (117 rue de Général Ailleret Le Tampon-Tél

25 PRISE EN MAIN Pour se connecter au BV, les personnels de l université utilisent le couple habituel identifiant / mot de passe qui leur sert pour accéder à l Internet ainsi qu à leur messagerie. Tour d horizon des outils Le Bureau Virtuel se compose d une série d outils qui pourront faciliter l organisation de votre travail. Nous allons passer en revue rapidement chacun de ses outils afin que vous ayez une vue d ensemble des fonctionnalités du BV. Les outils du BV sont classés en deux catégories : les outils principaux dont l utilisation est en général quotidienne et les autres outils dont l emploi est moins courant. Outils principaux Courriers Il s agit de l outil de messagerie qui sert à envoyer, recevoir, organiser et stocker des courriers électroniques. Documents Dans cet espace, vous pouvez stocker vos documents personnels et éventuellement les partager avec d autres utilisateurs du BV. Carnet d adresses Annuaires Cet outil permet d organiser, sous forme de fiche, les informations sur vos contacts personnels ou professionnels. Grâce à cet outil, vous pouvez interroger l annuaire des étudiants et des personnels de l Université de La Réunion. Une fonction permet d importer automatiquement les informations de l annuaire dans votre carnet d adresses personnel

26 PRISE EN MAIN Agendas Tâches Cet outil sert à gérer vos rendezvous. Il est également possible de planifier des réunions au sein d un groupe en envoyant automatiquement des invitations. Dans cet outil, vous enregistrez les tâches personnelles que vous avez à accomplir ou bien vous assignez des tâches aux membres d un groupe. Groupes Favoris La notion de groupe est essentielle dans le Bureau Virtuel. C est grâce aux groupes que vous allez pouvoir partager des informations et mettre en œuvre une démarche de travail collaboratif. Dans cet outil, vous allez pouvoir stocker les liens hypertexte que vous utilisez fréquemment. Vous pourrez aussi partager ces liens avec des membres de votre groupe. Forums Si vous appartenez à un groupe, vous allez pouvoir communiquer par écrit avec l ensemble des membres du groupe en proposant des sujets de discussion ou bien en participant aux débats qui sont déjà lancés

27 PRISE EN MAIN Mon compte Aide C est dans cet espace que vous allez définir vos paramètres d utilisation du Bureau Virtuel. Vous pouvez également consulter vos statistiques d utilisation du compte ainsi que modifier votre abonnement. Comme son nom l indique, cet outil fournit une aide en ligne sur les différentes fonctions du logiciel. Autres outils Bloc-notes Rappels Cet outil vous permet de rédiger des notes que vous pouvez éventuellement partager avec des membres d un groupe. Tous les événements saisis dans un agenda peuvent faire l objet d un rappel. Les rappels vous sont notifiés soit par courrier électronique soit par SMS. Services Cet outil permet de rechercher des informations sur Internet en utilisant le moteur de recherche «Google». Vous avez aussi la possibilité de traduire automatiquement un texte grâce à la technologie développée par Systran

28 PRISE EN MAIN Importer vos contacts Si vous possédez le logiciel Outlook (version 97, 98, 2000 ou Express), vous pouvez importer vos contacts dans le BV. Vous pouvez aussi réaliser une importation à l aide d un fichier texte séparé par des virgules Différentes interfaces pour un même contenu Pour accéder au Bureau Virtuel, vous pouvez utiliser des systèmes d exploitation différents et des navigateurs Internet différents. Que vous utilisiez Windows 98 avec Netscape, Mac OS X avec Safari ou bien encore un Pocket PC avec Internet Explorer, le contenu de votre Bureau Virtuel ne variera pas. Les navigateurs Internet se voulant des outils d accès à l information universels, leur fonctionnement est très semblable et vous ne serez guère dépaysé si vous passez, par exemple, de Netscape à Internet Explorer. Seuls quelques éléments de l interface utilisateur, qui dépend en fait du système d exploitation, peuvent différer quand vous passez d une plateforme à une autre. Ces différences sont mineures et ne poseront en général aucun problème ; par exemple, la forme des listes déroulantes est différente sous Windows et Mac OS : là où il faut cliquer sur une flèche sous Windows pour faire dérouler la liste, il faut, sur Macintosh, cliquer sur une double flèche. Voici un exemple de liste déroulante sous un système d exploitation Macintosh :

29 PRISE EN MAIN Voici un exemple de liste déroulante sous un système d exploitation Windows : Accès par la page d accueil La page d'accueil s'affiche quand vous vous connectez au Bureau Virtuel. Bien évidemment, la forme des fenêtres et leur mode de gestion sont différents d une plateforme à l autre, mais cela ne modifie en aucune façon le contenu de votre Bureau Virtuel. Ce guide reflète la diversité des systèmes d exploitation que l on rencontre à l université et les copies d écran qui l illustrent ont été réalisées soit sous Windows 2000 soit sous Mac OS X. Principes généraux de navigation Pour accéder aux outils du Bureau Virtuel et passer d un outil à l autre, trois modes de navigation sont proposés : Elle permet d'accéder directement aux outils principaux en cliquant sur leur icône ou bien sur le libellé de leur descriptif ; pour accéder aux autres outils, vous devez cliquer sur le bouton Autres outils. un accès par la page d accueil un accès par le menu déroulant un accès par la liste des icônes

30 PRISE EN MAIN Quand vous naviguez à l'intérieur du Bureau Virtuel, vous pouvez revenir à la page d accueil en cliquant sur l icône représentant une maison. Accès par le menu déroulant Le menu déroulant est accessible quand vous naviguez à l'intérieur du Bureau Virtuel. Il permet de passer rapidement d un outil à un autre. Cliquez sur le menu déroulant

31 PRISE EN MAIN Le menu se déroule et propose la liste complète des outils disponibles. Choisissez l outil que vous souhaitez utiliser. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Vous êtes à présent sur la page d accueil de l outil sélectionné. Certains outils possèdent un autre menu déroulant, situé à droite du bouton de sélection des outils ; ce bouton ne sert pas à changer d outil, mais permet de choisir de travailler sur ses données privées ou bien sur les données d un groupe qui sont partagées entre ses différents membres (travail collaboratif). Accès par la liste des icônes La liste des icônes s'affiche à gauche de l'écran quand vous naviguez à l'intérieur du Bureau Virtuel. Si nécessaire, cliquez sur les boutons Suivant >> ou << Retour pour afficher d autres outils. Pour accéder à l outil que vous souhaitez utiliser, cliquez sur son icône

32 PRISE EN MAIN Quitter le Bureau Virtuel Quand vous avez terminé de travailler sur votre Bureau Virtuel, il est important de clôturer votre session, surtout si vous êtes dans une salle de libre accès ou si vous accédez à Internet depuis un lieu public. Pour vous déconnecter du Bureau Virtuel, cliquez sur l icône qui représente une porte de sortie (en haut à gauche de l écran). Si vous oubliez de vous déconnecter de votre session de travail, il y a des risques que l utilisateur qui vous succède sur la machine à partir de laquelle vous avez accédé au Bureau Virtuel puisse utiliser votre accès au BV

33 PARTIE II Outils principaux

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35 Qu est-ce qu un ? est l abréviation du terme anglais electronic mail qui signifie courrier électronique. E- mail désigne à la fois un message électronique et le système qui est utilisé pour l envoyer. Principe de l . COURRIERS Quand vous rédigez un courrier électronique, voici les différentes étapes par lesquelles passe votre message avant d arriver à destination : Le message est envoyé au serveur de messagerie de l université (il s agit d un ordinateur dont la fonction est de traiter des courriers électroniques). Le serveur de messagerie de l université envoie votre message au serveur de messagerie du destinataire. Le serveur de messagerie du destinataire stocke le message dans la boîte aux lettres du destinataire. Le destinataire du courrier en prend connaissance quand il relève sa boîte aux lettres

36 COURRIERS Terminologie Faut-il écrire mail, ou bien encore e- mèl? La question a été tranchée récemment par la commission de terminologie des télécommunications de la Délégation générale à la langue française dans un arrêté paru au Journal Officiel, disponible à l adresse suivante : La commission recommande d utiliser le terme courriel qu elle définit de la manière suivante : courriel, n.m. Domaine : Télécommunications Informatique. Synonyme : courrier électronique, message électronique. Définition : Document informatisé qu'un utilisateur saisit, envoie ou consulte en différé par l'intermédiaire d'un réseau. Note : 1. Un courriel contient le plus souvent un texte auquel peuvent être joints d autres textes, des images ou des sons. 2. Par extension, le terme «courriel» et son synonyme «courrier électronique» sont employés au sens de «messagerie électronique». La commission recommande également l utilisation de l abréviation Mél. (pour messagerie électronique) qui peut figurer devant l adresse électronique dans un document, au même titre que l on inscrit Tél. devant un numéro de téléphone. Signalons enfin que le terme anglais mail vient du français malle, au temps où le courrier arrivait par la malle-poste Pourquoi envoyer un ? Pour ceux qui ne sont pas encore convaincus de l utilité du courrier électronique, il convient ici d en résumer brièvement les principaux avantages : Rapidité : il faut en général moins d une minute pour qu un message arrive à destination, quelle que soit la distance à parcourir. Économie : envoyer un courrier électronique ou en envoyer une dizaine ne coûte pratiquement rien ; à la différence du courrier postal, la taxation n est pas proportionnelle à la distance. En outre, quand on envoie le même courrier à deux personnes ou à cent personnes, le prix est identique. Interactivité : le courrier électronique rend possible le dialogue écrit entre un

37 COURRIERS groupe de plusieurs personnes. Quand un individu envoie une circulaire à dix personnes, chacune d entre elles peut faire des remarques sur ce document et poster le fruit de ses réflexions à l ensemble des destinataires du message original. Un dialogue riche entre tous les participants peut alors s instaurer. Fonctionnement de la messagerie Vous rédigez un courrier (Messages), constitué d un objet (Sujet), d un texte (Corps du message), et éventuellement de documents attachés (Pièces jointes). Vous (Expéditeur) envoyez ce courrier à un destinataire (To:/ Vers:) qui a une adresse (de type : adress @test.com). Une fois envoyé, votre courrier arrive dans la boîte aux lettres du destinataire (sur le serveur de messages correspondant à son ). Pour pouvoir le lire, le destinataire doit aller chercher son courrier (Relever ses messages) qui est transféré dans sa boîte de réception, puis l'ouvrir (Ouvrir/ Lire ses messages), ainsi que les pièces jointes éventuellement associées. Comment procéder? Cette section est segmentée en trois parties principales : Envoyer Recevoir Organiser Dans chacune d entre elles, vous trouverez les procédures d utilisation liées à la fonction. Envoyer Rédiger un message Un courrier électronique est une forme de communication écrite particulière. Les messages envoyés par courrier électronique sont moins formels que les courriers officiels envoyés par la poste ; l appartient néanmoins au monde de l écrit qui a ses spécifici

38 COURRIERS tés. En ce sens, vous devez donc rédiger votre message de manière claire et compréhensible. Pour en savoir plus N oubliez jamais que les courriers électroniques laissent des traces. Il convient d être particulièrement prudent ; si vous êtes de tempérament sanguin, il vaut peut-être mieux éviter de réagir à chaud par courrier électronique à la moindre contrariété. En tout état de cause, prohibez catégoriquement les insultes ou les menaces et, d une manière générale, tout ce que sanctionne le code pénal. 1. Cliquez sur Composer dans la barre d'outils horizontale. 2. La fenêtre suivante apparaît : Entrez les données suivantes : Dans le champ Vers Entrez l adresse du destinataire. Pour en savoir plus Une adresse électronique se décompose en deux parties : la partie locale et le domaine, chaque partie étant séparée par le qu on appelle en français arobase ou arrobe. Quand on énonce oralement une adresse électronique, le se prononce en général at (qui signifie «chez» en anglais). Une adresse électronique ne peut pas comporter les caractères suivants : lettres accentuées (àâéèêîôûù), cédille (ç), espace ou trait de soulignement (_) dans le nom de domaine

39 COURRIERS Il est également à noter qu en général les serveurs de messagerie ne font pas la différence entre les majuscules et les minuscules. Votre adresse électronique a la forme suivante si vous êtes un étudiant : prenom.nom.xxxx@educ.univ-reunion.fr Si vous faites partie du personnel de l université, votre adresse a la forme suivante : prenom.nom@univ-reunion.fr Dans le champ Cc Entrez l adresse d un ou de plusieurs destinataires en Copie Carbone. Dans le champ Bcc Entrez l adresse d un ou de plusieurs destinataires en Copie Carbone Cachée. N.B. En présence de plusieurs destinataires, séparez leurs adresses par des virgules. celui qui rédige un courrier électronique. L insertion d un smiley à la fin d une phrase peut changer totalement le ton avec lequel il faut lire le message. Voici quelques exemples :-) correspond à et signifie : vous souriez. :-( correspond à et signifie : vous êtes triste. ;-) vous faites un clin d œil. :-D vous rigolez. 8-) vous avez de jolies lunettes < :-) et un joli chapeau. 3. Pour compléter les champs Vers, CC ou BCC, vous pouvez faire appel à votre carnet d'adresses. Cliquez sur Vers, CC ou BCC : Une nouvelle fenêtre s ouvre, affichant vos contacts. Dans le champ Sujet Entrez le sujet du message. Dans le champ Texte Rédigez votre message. Astuces Un smiley (ou frimousse en français) est une suite de caractères qui représente l humeur de

40 COURRIERS 4. Cochez les cases correspondantes aux noms pour placer les adresses dans les champs appropriés. Définitions CC est l'abréviation de Carbon Copy (copie carbone). On utilise ce champ pour mettre une ou plusieurs personnes en copie d'un message envoyé à un destinataire principal. Attention! Les personnes mises en CC ne sont pas censées répondre au message ; l usage veut que la copie soit envoyée pour information et non pour réponse. BCC est l'abréviation de Blind Carbon Copy (copie carbone cachée). Ce champ permet là encore de mettre en copie d'un message une ou plusieurs personnes, mais cette fois sans que le destinataire principal en soit informé. Là encore, vous n êtes vraiment pas censé répondre si l expéditeur vous a mis en BCC. Imaginons par exemple que M. Blanc vous ait demandé d'envoyer un mail à M. Mauve. Dans ce cas, le destinataire principal du message (champ Vers :) est M. Mauve. Pour faire savoir à M. Blanc que vous avez fait ce qu'il vous a demandé, vous pouvez le mettre en copie, dans le champ BCC si vous ne souhaitez pas que M. Mauve en soit informé, dans le champ CC dans le cas contraire. 5. Cliquez sur Sauver pour valider votre choix, ou bien sur Annuler pour abandonner votre requête. 6. À ce stade, plusieurs options sont proposées. Pour envoyer le message Cliquez sur Envoyer. Pour enregistrer le message comme brouillon Cliquez sur Sauver. Pour le détruire et ne pas l'envoyer Cliquez sur Annuler. FAQ Comment conserver le message comme brouillon sans l'envoyer immédiatement? Cliquez simplement sur Sauver. Le message est alors placé dans le dossier Brouillons. Pour en reprendre la rédaction, l'envoyer ou le détruire, rendez-vous dans votre dossier

41 COURRIERS Brouillons et cliquez sur l'intitulé du message concerné. Envoyer un message avec un fichier attaché Les termes de «fichier attaché» et de «pièce jointe» sont équivalents. Pour annexer un fichier à votre message, vous disposez de deux possibilités : attacher un fichier depuis le disque dur de votre ordinateur ou bien utiliser l outil Documents. Attacher un fichier depuis le disque dur de votre ordinateur 1. Cliquez sur Pièces j. dans la fenêtre de rédaction d'un message. 2. La fenêtre suivante apparaît : Cliquez sur Parcourir pour sélectionner un fichier à charger : une nouvelle fenêtre s affiche. Cette fenêtre vous permet de parcourir votre disque dur et de localiser le fichier désiré. Pour sélectionner un fichier, cliquez sur son nom. 3. Cliquez sur Ouvrir pour confirmer la sélection. 4. Le fichier s ouvre dans la fenêtre, cliquez sur OK pour confirmer le chargement. Le temps nécessaire pour l'opération d'envoi du fichier dépend de la taille du fichier concerné ainsi que de la vitesse de connexion. 5. Une fois le chargement effectué, le fichier s ouvre dans la fenêtre de rédaction du

42 COURRIERS message (en bas à gauche). Sa taille apparaît également. Attacher un fichier depuis votre outil Documents 1. Avant de rédiger votre message, sélectionnez l'outil Documents : la fenêtre affiche la liste de vos documents. 2. Choisissez le document que vous souhaitez envoyer, et cliquez sur le bouton Actions du document concerné

43 COURRIERS La fenêtre suivante s affiche : Choisissez Envoyer par mail. 4. Une nouvelle fenêtre de rédaction de message s ouvre, votre document est automatiquement attaché à votre message. FAQ Puis-je annexer plusieurs fichiers en une opération unique? Non, vous devez répéter l'opération pour chaque pièce jointe. Cependant, rien ne vous empêche de faire une archive (.ZIP,.HBX,.TAR) de plusieurs fichiers et ensuite de l envoyer. Puis-je retirer une pièce jointe avant l'envoi? Oui. Cliquez sur l'icône Corbeille figurant à droite du nom de votre fichier attaché. Les pièces jointes sont-elles limitées en taille? Oui, le service impose une limite de taille de 1 Mo. Quoi qu'il en soit, veillez à ne pas envoyer de pièces jointes trop volumineuses (dont la taille est supérieure à 100 Kilo-octet) sans l'accord de vos correspondants. De la même manière assurez-vous au préalable que votre correspondant pourra lire le type de pièce jointe que vous lui envoyez. Pour les pièces jointes, pensez au partage de documents dans l outil Documents. C est une alternative plus élégante pour la transmission d informations volumineuses ou le travail colla

44 COURRIERS boratif sur plusieurs versions d un même document. Certains types de fichiers sont-ils refusés par le service? Non, le Bureau Virtuel n'effectue aucun contrôle sur le type de fichiers. Répondre à un message 1. Ouvrez le message auquel vous souhaitez répondre et cliquez sur Répondre. 2. Le message de réponse est préparé et Re: est ajouté dans le sujet. Le message original y est cité dans son intégralité, mais vous pouvez supprimer les éléments superflus à votre guise. Faire suivre un message (forward) 1. Ouvrez le message que vous souhaitez transmettre et cliquez sur Transmettre. Ne tombez pas dans le piège! La fonctionnalité de transfert des messages est très pratique, mais il ne faut pas en abuser. Vous devez surtout éviter de retransmettre tout et n importe quoi car le courrier électronique est avant tout un instrument de travail. Le terme anglais hoax, qui signifie «canular», désigne en matière d Internet une information sciemment erronée que son auteur tente de faire transmettre au plus grand nombre de personnes. Si vous recevez un message au contenu étrange (menace de virus, entreprise de solidarité au profit d un enfant malade, avertissement contre une arnaque, etc.) dont le texte se termine par une incitation à transmettre son contenu à un maximum de personnes, vous pouvez être certain qu il s agit d un hoax. En cas de doute, abstenez-vous de transférer ce message et allez vérifier sur le site suivant qu il ne s agit pas d une mauvaise plaisanterie : 2. Le message est préparé et FW: est ajouté dans le sujet. Le message original y est cité dans son intégralité, mais vous pouvez supprimer les éléments superflus à votre guise. Pour en savoir plus

45 COURRIERS Signer un message Définir la signature Avant de pouvoir utiliser votre signature, il faut d'abord la définir. 1. Cliquez sur Préférences dans la barre d outils. 2. Dans la boîte de dialogue qui s ouvre, Cliquez sur la fonction Signature. 3. Rédigez votre signature et confirmez en cliquant sur Sauver Appliquer la signature Après avoir rédigé un nouveau message, cliquez sur Signature pour inclure votre signature au bas de celui-ci. La signature n'est jamais incluse automatiquement

46 COURRIERS Pour en savoir plus Ne confondez pas cette signature qui consiste à inclure un libellé programmé à la fin de vos messages avec la signature électronique qui est un procédé cryptographique qui permet de signer numériquement un courrier électronique afin d en garantir l authenticité. Recevoir Relever ses messages Les nouveaux messages sont relevés en permanence, pour les afficher, cliquez sur votre dossier Courrier. Lire ses messages 1. Pour lire un nouveau message, cliquez sur le dossier Réception. 2. Cliquez sur l'intitulé du message que vous souhaitez lire. 3. Une fenêtre séparée s'ouvre ; vous pouvez la fermer à tout moment grâce à la case de fermeture de la fenêtre. FAQ Puis-je ouvrir plusieurs messages en même temps? Non. Le navigateur Web ne permet d'ouvrir qu'une seule fenêtre à la fois. Recevoir des pièces jointes Lorsqu'un message reçu comporte une ou plusieurs pièces jointes, cela vous est signalé par un petit trombone. Lorsque le message est ouvert, les fichiers attachés figurent en bas de la fenêtre

47 COURRIERS Imprimer un message 1. Ouvrez le message concerné. 2. Cliquez sur l'icône Imprimer de votre navigateur Web. Organiser Pour visualiser vos pièces jointes Ouvrez le message et Cliquez sur Voir dans le menu proposé. Pour enregistrer vos pièces jointes sur votre ordinateur Cliquez sur Sauver sur PC et choisissez ensuite un emplacement de réception. Pour enregistrer les pièces jointes directement dans votre outil Documents Cliquez sur Sauver dans les Documents. Une nouvelle fenêtre apparaît ; sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le document concerné. Cliquez sur le dossier souhaité pour y placer le document. Classer un message Un message est toujours inclus dans un dossier. Vous pouvez transférer un message d'un dossier à l'autre. Vous pouvez classer un message lorsqu'il est ouvert ou lorsqu'il s ouvre dans un dossier. Dans ce dernier cas, vous pouvez classer plusieurs messages en une seule opération: Lorsque le message est ouvert, cliquez sur Vers dossier. Cliquez sur le dossier de destination. Lorsque le message apparaît dans un dossier, sélectionnez ce message en cochant la case correspondant au message. Cliquez

48 COURRIERS ensuite sur Vers dossier. Cliquez sur le dossier de destination. Dans ce cas, vous pouvez aussi classer plusieurs messages en une seule opération en cochant les cases des messages concernés ou bien encore les sélectionner tous en cliquant sur Tout sélectionner. Supprimer un message Pour supprimer définitivement un message, il faut d'abord le placer dans la poubelle. Trois possibilités s offrent à vous : À ce stade, les messages ne sont pas encore supprimés. Pour les supprimer définitivement : 1. Cliquez sur le dossier Corbeille. 2. Cliquez sur Détruire. 3. La fenêtre suivante apparaît : Lorsqu'un message est ouvert, cliquez sur Vers corbeille. Si le message à supprimer se trouve dans un dossier, cliquez sur Vers corbeille après avoir coché le message à déplacer vers la corbeille. Vous pouvez également cliquer sur l icône de la corbeille du message concerné

49 COURRIERS Sélectionnez l option voulue en cochant la case correspondante. Si vous cochez Détruire les messages sélectionnés Cela vous permet de sélectionner certains messages seulement. Cette sélection doit se faire avant de cliquer sur Détruire. Si vous cochez Détruire tous les messages dans ce dossier Aucune sélection n'est nécessaire. Si vous cochez Détruire tous les messages dans ce dossier antérieurs à Vous pouvez spécifier une date. Entrez le nom que vous souhaitez attribuer au dossier. 3. Le dossier créé apparaît au-dessous du dossier Brouillons : 4. Cliquez sur Effacer! pour confirmer. 5. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cliquez sur OK pour confirmer ou bien sur Annuler pour quitter. Créer un dossier 1. Cliquez sur Dossiers dans la barre de menu. 2. La fenêtre suivante apparaît :

50 COURRIERS Pour créer un sous-dossier Ouvrez tout d'abord le dossier dans lequel ce sous-dossier doit être placé, puis cliquez sur la fonction Nouveau dossier du dossier concerné. Renommer un dossier 1. Cliquez sur le nom de ce dossier puis sur le bouton Renommer. 2. Une fenêtre apparaît ; entrez le nouveau nom puis cliquez sur Sauver pour confirmer. Supprimer un dossier Cette manipulation permet de supprimer un dossier ainsi que tous ses sous-dossiers. 1. Cliquez sur le nom du dossier en question puis sur Détruire dans la partie centrale de l'écran. 2. La fenêtre suivante apparaît : Sélectionnez Ce dossier et ses sousdossiers. 3. Cliquez sur Effacer pour confirmer. Pour en savoir plus Le taux d'occupation Le taux d'occupation de votre boîte est en permanence indiqué sous vos dossiers. Si ce taux atteint 100% ou presque, les nouveaux messages seront refusés, et votre correspondant recevra un message d'erreur indiquant que votre boîte est pleine. Veillez donc à disposer de suffisamment d'espace pour les nouveaux messages entrants

51 COURRIERS Vous pouvez aussi contrôler le taux d occupation de votre BAL via l outil Mon compte. Vous ne pouvez pas conserver l intégralité des messages que vous recevez et envoyez avec le Bureau Virtuel. Si vous souhaitez archiver la totalité des courriers reçus et envoyés, vous devez utiliser un logiciel de messagerie comme Eudora ou Outlook Express qui conservera sur votre disque dur, et non pas en ligne, l ensemble de votre correspondance électronique. Rien n interdit de faire coexister les deux systèmes. Utilisations avancées Utiliser d autres comptes d envoi. Pour les s que vous envoyez, l'adresse d'expéditeur est par défaut celle que l on vous a fournie lors de la validation de votre compte ; cependant, vous pouvez en utiliser d'autres. Ces adresses alternatives doivent figurer dans votre fiche d'informations personnelles. 1. Ouvrez un nouveau message, en cliquant sur Écrire. 2. Cliquez sur Ajouter un autre compte d'envoi. Une nouvelle fenêtre s ouvre, affichant votre fiche personnelle. 3. Remplissez les champs 2 et E- mail3 : vous pourrez par la suite utiliser ces adresses comme comptes d envoi. 4. Lors de la rédaction d'un message, pour sélectionner l'un ou l'autre compte d'envoi, utilisez le menu déroulant correspondant au champ De. Utiliser un compte POP3. Si vous êtes, à titre personnel, abonné à Internet auprès d un fournisseur d accès, vous avez la possibilité de relever les courriers électroniques que vous recevez sur ce compte. Pour ce faire, allez dans l outil Courriers et cliquez sur le bouton POP3. La fenêtre POP3 s affiche ; cliquez sur le bouton Ajouter un compte POP3. La fenêtre suivante s affiche : Ajouter un autre compte d envoi

52 COURRIERS Dans le champ Nom du compte, indiquez un nom significatif qui désignera votre compte de messagerie. Dans le champ Nom du serveur POP3, saisissez le nom du serveur POP que votre fournisseur d accès vous aura communiqué. En général, le nom du serveur a la forme pop.nomfournisseur ou pop3.nomfournisseur (exemples : pop.univ-reunion.fr, pop.wanadoo.fr, pop3.club-internet.fr, mail.worldnet.fr) Dans le champ Compte POP3, saisissez votre identifiant de messagerie. Dans le champ Mot de passe de compte POP3, saisissez votre mot de passe de messagerie Dans le champ Laisser les messages sur le serveur, nous vous conseillons de cocher la case Oui. Cela vous permet de récupérer ces messages dans votre logiciel habituel de messagerie tout en ayant la possibilité de les visualiser au sein du Bureau Virtuel. Pour valider ces informations, cliquez sur le bouton Sauver. Vous pouvez ainsi créer plusieurs comptes POP3 si vous disposez de plusieurs adresses électroniques. Quand vous avez créé un compte POP3, vous avez la possibilité de lire vos messages en cliquant sur le bouton Relever tous les comptes.