Guide du Bureau Virtuel Lyon 2

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1 Guide du Bureau Virtuel Lyon 2

2 Ont participé à la réalisation de cet ouvrage : Alexandre Bonucci Monique Croizier Erick Ghaumez Estelle Jeannerot Dominique Maniez Nicolas Truchaud Imprimé sur les presses de l imprimerie Ferréol (69330 MEYZIEU) - 2 -

3 AVANT-PROPOS L'université Lumière Lyon 2 a été une des premières à proposer à la totalité de ses étudiants et personnels une adresse électronique et l'accès libre à Internet. Aujourd'hui ces facilités ne suffisent plus. L'université va plus loin en généralisant un Bureau Virtuel (BV) pour tous. Le BV permet de gérer son courrier, avec la possibilité d'avoir une adresse électronique à l'université et d autres privées, de participer à des forums de discussion, de dialoguer sur le «chat», d'être inscrit dans des groupes pour la réception et l'envoi de documents, le partage et la gestion de son emploi du temps, éventuellement d envoyer des SMS à une ou plusieurs personnes en même temps, etc. Pour l'année , l'université Lumière Lyon 2 a choisi d'expérimenter, avec le soutien financier de la Région Rhône-Alpes, le Bureau Virtuel sous licence de «Contact Office». L'université a ainsi une longueur d'avance et la Région pourra tirer avantage des résultats de l'expérimentation pour le choix du Bureau Virtuel qu'elle projette de financer pour l'ensemble des universités et grandes écoles à partir de la rentrée C'est un outil qui, rapidement, modifiera la manière de travailler, comme le courrier électronique et le téléphone portable ont changé la manière de communiquer. Mais c'est un outil qu'il faut maîtriser : dès septembre 2003, l'université organise un stage TICE (technologies de l'information et de la communication pour l'enseignement) pour les 4500 nouveaux étudiants qui s'inscrivent en première année. Cette entreprise de formation sera complétée pendant l'année universitaire par des stages de prise en main du BV par les enseignants, les chercheurs et les personnels administratifs et techniques. Le BV constitue une des pièces essentielles d'un Environnement Numérique de Travail (ENT). Les étudiants des universités et grandes écoles de la Région Rhône-Alpes bénéficieront d'un ENT intégré dès la rentrée Sans attendre, Lyon 2 met en service dès cette année plusieurs outils, complémentaires du BV, à intégrer dans l'ent : - une plate-forme d «e-learning» (enseignement assisté, complété ou enrichi par ordinateur) ; - la consultation en ligne de l'encyclopædia Universalis, avec laquelle nous engageons un partenariat ; - la consultation du dossier de scolarité, etc. Les universités ont une vocation première de diffusion des connaissances, qu'elles contribuent à forger. Les étudiants de Lyon 2 s'initient aux Langues et aux Humanités, aux Sciences humaines et sociales, à l'economie et la Gestion ou encore au Droit. Quelle que soit la discipline par laquelle ils se forment et le métier qu'ils exerceront, la maîtrise des outils électroniques sera une nécessité et une évidence pour leur activité universitaire et professionnelle. L'université Lumière Lyon 2 veut leur faciliter cet apprentissage. Bon BV de Lyon 2! Gilbert Puech Président de l'université Lumière Lyon 2

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5 AVANT-PROPOS 3 PARTIE I 15 PRESENTATION DE L OUVRAGE 17 CONCEPTS GENERAUX 19 Modification de l accès à l information Montée en puissance des réseaux Réseau et Bureau Virtuel Le navigateur comme moyen d accès universel à l information Modification des habitudes de travail PRISE EN MAIN 25 Se connecter au Bureau Virtuel Connexion sécurisée par mot de passe Tour d horizon des outils Outils principaux Autres outils Différentes interfaces pour un même contenu Principes généraux de navigation Accès par la page d accueil Accès par le menu déroulant Accès par la liste des icônes Quitter le Bureau Virtuel

6 TABLE DES MATIERES PARTIE II 37 COURRIERS 39 Qu est-ce qu un ?...39 Principe de l Pourquoi envoyer un ?...40 Fonctionnement de la messagerie...41 Comment procéder?...41 Envoyer...41 Rédiger un message Envoyer un message avec un fichier attaché Répondre à un message Faire suivre un message (forward) Signer un message Recevoir...50 Relever ses messages Lire ses messages Recevoir des pièces jointes Imprimer un message Organiser...51 Classer un message Supprimer un message Créer un dossier Renommer un dossier Supprimer un dossier

7 Utilisations avancées Importer son ancienne BAL Utiliser d autres comptes d envoi Ajouter un autre compte d envoi Utiliser un compte POP Créer un modèle Utiliser un modèle La nétiquette CARNET D ADRESSES 61 Naviguer dans le carnet d adresses Afficher le carnet d adresses Créer un contact Voir la fiche d un contact Modifier la fiche d un contact Supprimer un contact Importer des contacts Exporter le carnet d adresses dans un fichier PDF et l imprimer DOCUMENTS 67 Dépôt Charger un document Renommer un document Supprimer un document Récupération TABLE DES MATIERES

8 TABLE DES MATIERES Télécharger un document Organisation...72 Copier un document Déplacer un document Créer un dossier Renommer un dossier Supprimer un dossier Disque virtuel...74 Créer un dossier Web dans Windows 98 ou Windows NT Créer un dossier Web dans Windows Me Créer un répertoire WebDAV dans MacOS X Versions plus anciennes: MacOS (8.x-9.x) ou MacOS (10.0) Limitations connues Sécurité - Encryptage du transfert Droits d'accès GROUPES 85 Pourquoi partager des informations?...85 Gestion...86 L administrateur d un groupe Créer un groupe Modifier un groupe Supprimer un groupe Retirer un membre du groupe Inviter des membres à rejoindre le groupe Suivi des invitations Utilisation

9 Rechercher un groupe Adhérer à un groupe Quitter un groupe Accéder au répertoire des membres Le groupe Université TÂCHES 95 Assigner une tâche Classer les tâches Modifier une tâche Supprimer une tâche AGENDAS 99 Naviguer dans l agenda Créer un événement Créer un événement «All day» Modifier un événement Supprimer un événement Supprimer une série d événements Répéter un événement Exporter l agenda dans un fichier PDF et l imprimer Rappels FAVORIS 107 Ajouter un favori Visiter un site Modifier un favori Supprimer un favori Déplacer un favori TABLE DES MATIERES

10 TABLE DES MATIERES Copier un favori Créer un dossier Renommer un dossier Supprimer un dossier MON COMPTE 113 Compte Session Statistiques Abonnement Préférences Détruire Aide PARTIE III 127 RAPPELS 129 Rappel d'un événement par SMS ou par SYNCHRO 133 Configuration minimale Compatibilité Télécharger SynchroExpress Installer SynchroExpress Configurer SynchroExpress Paramétrage Web Paramétrage de l'assistant numérique

11 Gérer les transferts Limitations de SynchroExpress Limites dans le nombre de données Données de groupe Limites propres au Palm Limites propres à Outlook FAX 143 Rédiger et envoyer un fax Accusé de réception et délai de transmission BLOC-NOTES 147 Ajouter une note Consulter une note Modifier une note Supprimer une note Déplacer une note Copier une note Créer un dossier Modifier un dossier Supprimer un dossier WAP 151 WAPExpress Accès au service WAP Assistant numérique TABLE DES MATIERES

12 TABLE DES MATIERES PARTIE IV 155 TRAVAIL COLLABORATIF 157 Contacts Partager des contacts Supprimer le partage de contacts Autoriser l'accès à un contact Supprimer l'autorisation d'accès Documents Partager un document Supprimer un partage de documents Autoriser l'accès à un document Supprimer l'autorisation d'accès Autoriser l'accès à un dossier Tâches Consulter les tâches d'un groupe Agenda Partager votre agenda Accéder à l'agenda d'un autre membre Accéder à l'agenda du groupe Notes Partager une note Autorisations d'accès Favoris Partage d'un favori Autoriser l'accès à un favori

13 FORUMS 169 Créer un forum de discussion Rédiger un message Lire les messages Répondre à un message Supprimer un message Supprimer un forum de discussion INDEX 175 NOTES PERSONNELLES 181 TABLE DES MATIERES

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15 PARTIE I Introduction

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17 Ce guide a pour but de vous présenter l un des principaux composants du nouvel environnement numérique de travail qui est proposé à la rentrée 2003 à l ensemble de la communauté universitaire de Lyon 2. La première partie de cet ouvrage introduit le concept de Bureau Virtuel (BV) et offre un tour d horizon de ses principales fonctionnalités. L interface et les règles de navigation sont également décrites dans cette partie introductive. PRESENTATION DE L OUVRAGE La deuxième partie aborde en détail les outils principaux du BV, c est-à-dire la messagerie électronique, le carnet d adresses, le stockage des documents, la planification des tâches, les agendas, l organisation des favoris, la gestion des groupes et le paramétrage du compte. La troisième partie présente les autres outils du BV dont l utilisation est moins courante, à savoir les rappels, la possibilité de synchroniser le BV avec un logiciel de gestion d informations personnelles, le fax et le blocnotes. Les modalités d accès au BV via un téléphone mobile WAP et un assistant numérique personnel (PDA) sont également étudiées à la fin de cette partie

18 PRESENTATION DE L OUVRAGE La quatrième partie traite du partage des données et des autorisations d accès. Le Bureau Virtuel est avant tout un outil de travail collaboratif ; dans ces conditions, il facilite et incite le travail en groupes. Les différents outils du BV qui autorisent le partage d informations sont donc passés en revue et pour chaque outil sont étudiées les modalités du travail en groupe. Nous vous souhaitons une bonne lecture de ce guide et vous encourageons à formuler vos suggestions sur sa rédaction à l adresse électronique suivante : [email protected] Ce guide traite des fonctionnalités du Bureau Virtuel de Lyon 2 tel qu il a été installé à la rentrée universitaire Cela sous-entend que les améliorations qui ne manqueront pas d intervenir dans le courant de l année ne seront pas décrites dans ce présent manuel. En revanche, elles figureront dans la version électronique de ce document que vous pouvez vous procurer à l adresse suivante : Rubrique : Internet / Bureau virtuel. Vous pourrez également, à cette adresse, nous faire part de vos remarques sur l utilisation du Bureau Virtuel

19 Modification de l accès à l information CONCEPTS GENERAUX La généralisation de l outil informatique a profondément modifié les méthodes d accès à l information. Les données qui étaient auparavant stockées sur un support papier ont peu à peu migré sur un support électronique. Ainsi, de nombreuses encyclopédies sont désormais disponibles sur un CD-ROM (voire plusieurs CD-ROM ou un DVD-ROM). La documentation des logiciels a naturellement profité de cette transformation et il est aujourd hui rare de voir une application informatique livrée avec un manuel papier volumineux ; en effet, les éditeurs se contentent de fournir à l utilisateur un guide de prise en main rapide et stockent l intégralité de leur documentation au format électronique sur le CD-ROM qui contient l application

20 CONCEPTS GENERAUX Avec le développement d Internet, cette numérisation de l information s est encore amplifiée, même si les modalités ont quelque peu évolué. L information est toujours au format électronique, mais elle n est plus disponible sur le disque dur de l utilisateur ; elle est stockée sur un serveur auquel on accède grâce à Internet (on parle alors d information déportée). Cette nouvelle organisation comporte deux avantages : l information n encombre plus le poste de travail de l utilisateur et elle peut être mise à jour plus rapidement et plus fréquemment sur le serveur, l utilisateur ayant ainsi toujours à sa disposition la dernière version quand il se connecte au serveur. De nombreuses sources d information sont désormais disponibles par ce biais-là : annuaires (abonnés au téléphone, personnel d une organisation), horaires de moyens de transport (train, bus, avion), etc. Dans ces conditions, il paraît normal que les informations personnelles de l utilisateur aient suivi cette tendance à la numérisation et que l on ait cherché à se débarrasser de ces objets que sont les carnets d adresses et les agendas. On a ainsi vu apparaître sur nos ordinateurs des programmes de gestion d informations personnelles qui ont remplacé nos répertoires et nos calendriers. Les utilisateurs ont très vite mesuré l intérêt d un tel système, mais se sont trouvés démunis lorsqu ils étaient en déplacement et n étaient plus face à leur ordinateur. Les assistants numériques (ou PDA, en anglais, pour Personal Digital Assistant) sont apparus pour combler cette lacune. Le principe est simple : les informations de l ordinateur personnel sont dupliquées sur l assistant numérique et tout changement d information (ajout, modification ou suppression) sur un des deux appareils est répercuté sur l autre appareil grâce à un processus de synchronisation des informations. Une autre tendance est apparue récemment pour la gestion des informations personnelles : le Bureau Virtuel. On assiste là au même mouvement que pour les informations factuelles où l on est passé du papier au CD- ROM, puis du CD-ROM au serveur Web. L utilisateur a troqué son agenda papier pour un programme de gestion des informations personnelles qui organisait les données sur son

21 ordinateur personnel. À présent, ces mêmes données ne sont plus stockées sur le poste de l utilisateur, mais sur un serveur Web afin d y accéder à partir de n importe quel point du monde relié à Internet. Définition Le concept de virtuel L adjectif virtuel a une signification particulière en informatique. À l origine, virtuel est synonyme de possible ou potentiel, mais aujourd hui on désigne par virtuel un dispositif qui masque à l utilisateur sa structure interne. On parlera ainsi de mémoire virtuelle ou de disque virtuel. Le Bureau Virtuel est donc un bureau dont l utilisateur ne voit pas la structure sous-jacente. LÉVY Pierre, Qu est-ce que le virtuel? La Découverte, Montée en puissance des réseaux La micro-informatique, qui était au départ personnelle, est devenue communicante grâce au développement des réseaux. On notera d ailleurs que l architecture en réseau est à la base de toutes les avancées technologiques de CONCEPTS GENERAUX ces dernières années (Internet, téléphonie mobile, etc.). Les réseaux se sont développés au cours de l histoire parce que les hommes avaient un besoin vital de communiquer. L acheminement du courrier par la malle-poste constitue une première tentative d élaboration d un réseau de communication rationnel. Plus tard, l invention du télégraphe puis du téléphone a bouleversé la manière de communiquer entre les humains. Aujourd hui, même si nous n en avons plus vraiment conscience, les réseaux de communication sont omniprésents dans notre vie quotidienne et on assiste à leur convergence. On appelle convergence le rapprochement entre des moyens de communications apparemment indépendants, comme la téléphonie, la radiophonie, la télévision, le cinéma et l informatique. La numérisation de l information et la montée en puissance des réseaux rendent possible la convergence. Définition Le concept de réseau L étymologie du mot réseau nous apprend que ce terme est dérivé de rets qui signifie filet (rappelez-vous la fable de Lafontaine, Le lion

22 CONCEPTS GENERAUX et le rat). Il faut retenir de cela qu un réseau constitue un maillage, c est-à-dire qu il permet des relations entre les différents éléments d une même organisation. Les réseaux informatiques constituent une catégorie de réseaux à part et le Petit Robert en donne la définition suivante : «Ensemble d ordinateurs et de terminaux interconnectés pour échanger des informations numériques». MUSSO Pierre, Télécommunication & philosophie des réseaux. PUF, La première fonction d un réseau informatique est bien évidemment la communication ; un réseau permet, par exemple, de s envoyer des courriers électroniques, des documents sous la forme de fichiers ou bien encore des SMS. Il permet également de communiquer en direct de manière interactive grâce à des applications de chat ou de visioconférence. Un réseau informatique autorise également le partage d informations ; cette fonctionnalité est différente de la fonction de communication dans la mesure où les informations ne circulent plus directement entre les individus qui sont connectés au réseau. En effet, les informations sont dans ce cas-là centralisées sur un ordinateur, appelé serveur, auquel chaque utilisateur du réseau peut avoir accès pour lire ou modifier les données qui sont partagées. Ce procédé garantit que les informations se trouvent en un lieu unique ce qui évite, par exemple, d avoir plusieurs versions légèrement différentes d un même document éparpillées sur le disque dur des utilisateurs. Grâce au réseau, chaque membre du groupe de travail peut accéder à une version unique de chaque document et y apporter ses modifications quand il le souhaite. La possibilité de partager des informations instaure un nouveau mode de fonctionnement au sein des organisations que l on nomme travail collaboratif (groupware en anglais). Réseau et Bureau Virtuel Chacun comprendra donc bien qu une architecture de Bureau Virtuel nécessite la présence d un réseau sous-jacent. Dans le cas qui nous intéresse, c est bien évidemment le réseau Internet qui sert au transport et au partage de l information. Le processus qui consiste à stocker ses données sur un serveur Web comporte trois avantages majeurs :

23 L accessibilité On peut accéder à ses informations personnelles à partir de n importe quelle machine connectée à Internet. Le fait de pouvoir accéder à son agenda ou à son courrier électronique où que l on se trouve est une avancée considérable pour tous les utilisateurs nomades ou bien pour tous ceux qui n ont pas d ordinateur attitré et qui travaillent dans des salles de libre accès, des cybercafés ou tout autre lieu. Au lieu de stocker les informations localement sur le disque dur d une machine qu il faudra obligatoirement transporter si l on souhaite travailler ailleurs, on stocke ses informations sur un serveur auquel on accède, à distance, grâce au réseau Internet Le partage On peut facilement partager ses informations avec d autres personnes puisque les données sont accessibles en réseau. Grâce au réseau, il est désormais facile de partager des documents et des agendas ; de nouvelles manières de travailler peuvent se mettre en place. L information circule mieux entre les membres du groupe de travail et le CONCEPTS GENERAUX processus de révision des documents gagne en fluidité. La sécurité En cas de virus, de vol ou de détérioration de matériel, le fait de posséder une copie en ligne assure la sauvegarde et la récupération instantanée de vos données : carnet d adresses, agenda, documents de travail, courrier électronique, favoris Web, etc. Le navigateur comme moyen d accès universel à l information Nous venons de voir l importance du réseau dans l architecture du Bureau Virtuel. Il faut également noter que l accès au Bureau Virtuel se fait par le biais d un navigateur Internet. Ce dispositif logiciel devient, au fil du temps, un moyen d accès unique et universel aux informations de toute nature. Dans la mesure où les navigateurs sont présents dans tous les environnements, cette caractéristique permet de ne pas être lié à un quelconque système d exploitation ce qui signifie que le Bureau Virtuel est disponible sur de nombreuses plateformes (Windows, Mac OS, Unix, Linux, etc.).

24 CONCEPTS GENERAUX Modification des habitudes de travail L utilisateur d un Bureau Virtuel ne sait pas précisément où ses informations sont stockées puisque la caractéristique du virtuel est de masquer la structure physique et logique de l outil. Ce phénomène peut inquiéter certaines personnes puisque les données ne se trouvent pas sur le disque dur de la machine de l utilisateur. Par exemple, les utilisateurs qui ont la bonne habitude d effectuer des copies de sauvegarde de leurs données peuvent se trouver désemparés car ils ne peuvent pas copier le fichier de leur agenda dans la mesure où ils ne le voient pas. En fait, le serveur qui héberge le Bureau Virtuel sauvegarde vos données à votre place et vos données personnelles sont finalement plus en sécurité dans un Bureau Virtuel que sur le disque dur de votre machine. Pour les plus angoissés, comme nous l avons déjà précisé, il reste possible d effectuer une copie locale des informations les plus importantes. De la même manière, certaines personnes peuvent penser qu il y a un problème de confidentialité dans le fait de stocker des données en dehors de son ordinateur personnel. Encore une fois, les données que vous stockez dans votre Bureau Virtuel sont plus en sécurité sur un serveur dans la mesure où vous y accédez par un mot de passe ce qui n est pas toujours le cas de votre propre ordinateur. Cette délocalisation de vos données comporte cependant quelques limitations ; en effet, l espace dont vous disposez sur votre Bureau Virtuel est moins important que celui qui est disponible sur votre disque dur. Il vous faudra donc apprendre à gérer cette limite, mais quand vous aurez goûté aux joies du Bureau Virtuel, vous verrez que les avantages sont bien plus nombreux que les inconvénients.

25 Se connecter au Bureau Virtuel Pour vous connecter au Bureau Virtuel, il suffit de disposer d un ordinateur relié à Internet et possédant un logiciel de navigation (Internet Explorer, Netscape, Safari, Mozilla, etc.). Les étudiants ont accès au BV à partir du portail étudiant disponible à l adresse : Il leur suffit ensuite de cliquer sur l icône de l outil Mon bureau virtuel. PRISE EN MAIN Les personnels de l université ont accès au BV par le biais de l intranet dont l adresse est : Il est également possible de se connecter directement au BV en saisissant dans son navigateur Internet l adresse suivante :

26 PRISE EN MAIN Connexion sécurisée par mot de passe puis dans la rubrique Gérer mon profil qui se trouve dans la barre d icônes située en haut à droite de l écran. L accès au BV est bien évidemment sécurisé ce qui signifie que vous devez saisir un identifiant et un mot de passe pour vous y connecter. Dans l encadré Mon profil, cliquez sur Validation du compte étudiant. Tous les étudiants inscrits à Lyon 2 possèdent un identifiant et un mot de passe qui leur permet d accéder à toute une série de services électroniques (plateforme e-learning, Encyclopaedia Universalis, etc.) et notamment au BV. Au cas où le compte d un étudiant n aurait pas encore été validé (l étudiant ne connaît ni son identifiant ni son mot de passe), ce dernier doit aller à l adresse suivante :

27 PRISE EN MAIN Pour se connecter au BV, les personnels de l université utilisent le couple habituel identifiant / mot de passe qui leur sert pour accéder à l intranet ainsi qu à leur messagerie. Tour d horizon des outils Le Bureau Virtuel se compose d une série d outils qui pourront faciliter l organisation de votre travail. Nous allons passer en revue rapidement chacun de ses outils afin que vous ayez une vue d ensemble des fonctionnalités du BV. Les outils du BV sont classés en deux catégories : les outils principaux dont l utilisation est en général quotidienne et les autres outils dont l emploi est moins courant. Outils principaux Documents Carnet d adresses Dans cet espace, vous pouvez stocker vos documents personnels et éventuellement les partager avec d autres utilisateurs du BV. Cet outil permet d organiser, sous forme de fiche, les informations sur vos contacts personnels ou professionnels. Courriers Il s agit de l outil de messagerie qui sert à envoyer, recevoir, organiser et stocker des courriers électroniques. Annuaires Grâce à cet outil, vous pouvez interroger l annuaire des étudiants et des personnels de Lyon 2. Une fonction permet

28 PRISE EN MAIN d importer automatiquement les informations de l annuaire dans votre carnet d adresses personnel. Agendas Cet outil sert à gérer vos rendez-vous. Il est également possible de planifier des réunions au sein d un groupe en envoyant automatiquement des invitations. Forums Chat Si vous appartenez à un groupe, vous allez pouvoir communiquer par écrit avec l ensemble des membres du groupe en proposant des sujets de discussion ou bien en participant aux débats qui sont déjà lancés. Tâches Dans cet outil, vous enregistrez les tâches personnelles que vous avez à accomplir ou bien vous assignez des tâches aux membres d un groupe. Outil de messagerie instantanée, le chat permet de communiquer de manière interactive avec les membres de votre groupe

29 PRISE EN MAIN Groupes Mon compte Favoris La notion de groupe est essentielle dans le Bureau Virtuel. C est grâce aux groupes que vous allez pouvoir partager des informations et mettre en œuvre une démarche de travail collaboratif. Aide C est dans cet espace que vous allez définir vos paramètres d utilisation du Bureau Virtuel. Vous pouvez également consulter vos statistiques d utilisation du compte ainsi que modifier votre abonnement. Dans cet outil, vous allez pouvoir stocker les liens hypertexte que vous utilisez fréquemment. Vous pourrez aussi partager ses liens avec des membres de votre groupe. Comme son nom l indique, cet outil fournit une aide en ligne sur les différentes fonctions du logiciel

30 PRISE EN MAIN Autres outils SMS Bloc-notes Grâce à cette fonction, vous pouvez envoyer un minimessage à un correspondant. Vous avez aussi la possibilité d envoyer un SMS simultanément à plusieurs destinataires dont les numéros figurent dans votre carnet d adresses. Cet outil vous permet de rédiger des notes que vous pouvez éventuellement partager avec des membres d un groupe. Rappels Appels téléphoniques Tous les événements saisis dans un agenda peuvent faire l objet d un rappel. Les rappels vous sont notifiés soit par courrier électronique soit par SMS. Cet outil permet de garder la trace des appels téléphoniques que vous avez reçus et des actions qui en découlent

31 PRISE EN MAIN Services Importer vos contacts Cet outil permet de rechercher des informations sur Internet en utilisant le moteur de recherche Google. Vous avez aussi la possibilité de traduire automatiquement un texte grâce à la technologie développée par Systran. Si vous possédez le logiciel Outlook (version 97, 98, 2000 ou Express), vous pouvez importer vos contacts dans le BV. Vous pouvez aussi réaliser une importation à l aide d un fichier texte séparé par des virgules. WAP Si vous possédez un téléphone mobile WAP, vous pouvez accéder à votre Bureau Virtuel grâce à ce protocole de communication. Vous n avez alors plus besoin d un ordinateur relié à Internet pour consulter les informations du BV : votre téléphone mobile suffit! Synchro Si vous possédez un assistant numérique personnel de type Palm ou Pocket PC, vous pouvez synchroniser les données de votre PDA avec celles du Bureau Virtuel

32 PRISE EN MAIN Différentes interfaces pour un même contenu Pour accéder au Bureau Virtuel, vous pouvez utiliser des systèmes d exploitation différents et des navigateurs Internet différents. Que vous utilisiez Windows 98 avec Netscape, Mac OS X avec Safari ou bien encore un Pocket PC avec Internet Explorer, le contenu de votre Bureau Virtuel ne variera pas. Les navigateurs Internet se voulant des outils d accès à l information universels, leur fonctionnement est très semblable et vous ne serez guère dépaysé si vous passez, par exemple, de Netscape à Internet Explorer. Seuls quelques éléments de l interface utilisateur, qui dépend en fait du système d exploitation, peuvent différer quand vous passez d une plateforme à une autre. Ces différences sont mineures et ne poseront en général aucun problème ; par exemple, la forme des listes déroulantes est différente sous Windows et Mac OS : là où il faut cliquer sur une flèche sous Windows pour faire dérouler la liste, il faut, sur Macintosh, cliquer sur une double flèche. Voici un exemple de liste déroulante sous un système d exploitation Macintosh : Voici un exemple de liste déroulante sous un système d exploitation Windows : Bien évidemment, la forme des fenêtres et leur mode de gestion sont différents d une plateforme à l autre, mais cela ne modifie en aucune façon le contenu de votre Bureau Virtuel. Ce guide reflète la diversité des systèmes d exploitation que l on rencontre à l université et les copies d écran qui l illustrent ont été réalisées soit sous Windows 2000 soit sous Mac OS X. Principes généraux de navigation Pour accéder aux outils du Bureau Virtuel et passer d un outil à l autre, trois modes de navigation sont proposés :

33 PRISE EN MAIN un accès par la page d accueil un accès par le menu déroulant un accès par la liste des icônes Accès par la page d accueil La page d'accueil s'affiche quand vous vous connectez au Bureau Virtuel. Quand vous naviguez à l'intérieur du Bureau Virtuel, vous pouvez revenir à la page d accueil en cliquant sur l icône représentant une maison. Elle permet d'accéder directement aux outils principaux en cliquant sur leur icône ou bien sur le libellé de leur descriptif ; pour accéder aux autres outils, vous devez cliquer sur le bouton Autres outils

34 PRISE EN MAIN Accès par le menu déroulant Le menu déroulant est accessible quand vous naviguez à l'intérieur du Bureau Virtuel Il permet de passer rapidement d un outil à un autre. Cliquez sur le menu déroulant. Le menu se déroule et propose la liste complète des outils disponibles. Choisissez l outil que vous souhaitez utiliser. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Vous êtes à présent sur la page d accueil de l outil sélectionné. Certains outils possèdent un autre menu déroulant, situé à droite du bouton de sélection des outils ; ce bouton ne sert pas à changer d outil, mais permet de choisir de travailler sur ses données privées ou bien sur les données d un groupe qui sont partagées entre ses différents membres (travail collaboratif). Accès par la liste des icônes La liste des icônes s'affiche à gauche de l'écran quand vous naviguez à l'intérieur du Bureau Virtuel. Si nécessaire, cliquez sur les boutons Suivant >> ou << Retour pour afficher d autres outils. Pour accéder à l outil que vous souhaitez utiliser, cliquez sur son icône

35 Quitter le Bureau Virtuel PRISE EN MAIN Quand vous avez terminé de travailler sur votre Bureau Virtuel, il est important de clôturer votre session, surtout si vous êtes dans une salle de libre accès ou si vous accédez à Internet depuis un lieu public. Pour vous déconnecter du Bureau Virtuel, cliquez sur l icône qui représente une porte de sortie (en haut à gauche de l écran). Si vous oubliez de vous déconnecter de votre session de travail, il y a des risques que l utilisateur qui vous succède sur la machine à partir de laquelle vous avez accédé au Bureau Virtuel puisse utiliser votre accès au BV

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37 PARTIE II Outils principaux

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39 Qu est-ce qu un ? est l abréviation du terme anglais electronic mail qui signifie courrier électronique. désigne à la fois un message électronique et le système qui est utilisé pour l envoyer. Principe de l COURRIERS Quand vous rédigez un courrier électronique, voici les différentes étapes par lesquelles passe votre message avant d arriver à destination : Le message est envoyé au serveur de messagerie de l université (il s agit d un ordinateur dont la fonction est de traiter des courriers électroniques). Le serveur de messagerie de l université envoie votre message au serveur de messagerie du destinataire. Le serveur de messagerie du destinataire stocke le message dans la boîte aux lettres du destinataire. Le destinataire du courrier en prend connaissance quand il relève sa boîte aux lettres

40 COURRIERS Terminologie Faut-il écrire mail, ou bien encore e- mail? La question a été tranchée récemment par la commission de terminologie des télécommunications de la Délégation générale à la langue française dans un arrêté paru au Journal Officiel, disponible à l adresse suivante : La commission recommande d utiliser le terme courriel qu elle définit de la manière suivante : courriel, n.m. Domaine : Télécommunications-Informatique. Synonyme : courrier électronique, message électronique. Définition : Document informatisé qu'un utilisateur saisit, envoie ou consulte en différé par l'intermédiaire d'un réseau. Note : 1. Un courriel contient le plus souvent un texte auquel peuvent être joints d autres textes, des images ou des sons. 2. Par extension, le terme «courriel» et son synonyme «courrier électronique» sont employés au sens de «messagerie électronique». La commission recommande également l utilisation de l abréviation Mél. (pour messagerie électronique) qui peut figurer devant l adresse électronique dans un document, au même titre que l on inscrit Tél. devant un numéro de téléphone. Signalons enfin que le terme anglais mail vient du français malle, au temps où le courrier arrivait par la malle-poste Pourquoi envoyer un ? Pour ceux qui ne sont pas encore convaincus de l utilité du courrier électronique, il convient ici d en résumer brièvement les principaux avantages : Rapidité : il faut en général moins d une minute pour qu un message arrive à destination, quelle que soit la distance à parcourir. Économie : envoyer un courrier électronique ou en envoyer une dizaine ne coûte pratiquement rien ; à la différence du courrier postal, la taxation n est pas proportionnelle à la distance. En outre, quand on envoie le même courrier à deux personnes ou à cent personnes, le prix est identique. Interactivité : le courrier électronique rend possible le dialogue écrit entre un

41 COURRIERS groupe de plusieurs personnes. Quand un individu envoie une circulaire à dix personnes, chacune d entre elles peut faire des remarques sur ce document et poster le fruit de ses réflexions à l ensemble des destinataires du message original. Un dialogue riche entre tous les participants peut alors s instaurer. Fonctionnement de la messagerie Vous rédigez un courrier (Messages), constitué d un objet (Sujet), d un texte (Corps du message), et éventuellement de documents attachés (Pièces jointes). ainsi que les pièces jointes éventuellement associées. Comment procéder? Cette section est segmentée en trois parties principales : Envoyer Recevoir Organiser Dans chacune d entre elles, vous trouverez les procédures d utilisation liées à la fonction. Vous (Expéditeur) envoyez ce courrier à un destinataire (To:/ Vers:) qui a une adresse (de type : adress @test.com). Une fois envoyé, votre courrier arrive dans la boîte aux lettres du destinataire (sur le serveur de messages correspondant à son ). Pour pouvoir le lire, le destinataire doit aller chercher son courrier (Relever ses messages) qui est transféré dans sa boîte de réception, puis l'ouvrir (Ouvrir/ Lire ses messages), Envoyer Rédiger un message Un courrier électronique est une forme de communication écrite particulière. Les messages envoyés par courrier électronique sont moins formels que les courriers officiels envoyés par la poste ; l appartient néanmoins au monde de l écrit qui a ses spécificités. En ce sens, vous devez donc

42 COURRIERS rédiger votre message de manière claire et compréhensible. Pour en savoir plus N oubliez jamais que les courriers électroniques laissent des traces. Il convient d être particulièrement prudent ; si vous êtes de tempérament sanguin, il vaut peut-être mieux éviter de réagir à chaud par courrier électronique à la moindre contrariété. En tout état de cause, prohibez catégoriquement les insultes ou les menaces et, d une manière générale, tout ce que sanctionne le code pénal. 1. Cliquez sur Écrire dans la barre d'outils horizontale. 2. La fenêtre suivante apparaît : Entrez les données suivantes : Dans le champ Vers Entrez l adresse du destinataire. Pour en savoir plus Une adresse électronique se décompose en deux parties : la partie locale et le domaine, chaque partie étant séparée par le qu on appelle en français arobase ou arrobe. Quand on énonce oralement une adresse électronique, le se prononce en général at (qui signifie «chez» en anglais). Une adresse électronique ne peut pas

43 COURRIERS comporter les caractères suivants : lettres accentuées (àâéèêîôûù), cédille (ç), espace ou trait de soulignement (_) dans le nom de domaine. Il est également à noter qu en général les serveurs de messagerie ne font pas la différence entre les majuscules et les minuscules. Votre adresse électronique a la forme suivante si vous êtes un étudiant : Pré[email protected] Si vous faites partie du personnel de l université, votre adresse a la forme suivante : Pré[email protected] Dans le champ Cc Entrez l adresse d un ou de plusieurs destinataires en Copie Carbone. Dans le champ Bcc Entrez l adresse d un ou de plusieurs destinataires en Copie Carbone Cachée. Astuces Un smiley (ou frimousse en français) est une suite de caractères qui représente l humeur de celui qui rédige un courrier électronique. L insertion d un smiley à la fin d une phrase peut changer totalement le ton avec lequel il faut lire le message. Voici quelques exemples :-) correspond à et signifie : vous souriez. :-( correspond à et signifie : vous êtes triste. ;-) vous faites un clin d œil. :-D vous rigolez. 8-) vous avez de jolies lunettes < :-) et un joli chapeau. 3. Pour compléter les champs Vers, CC ou BCC, vous pouvez faire appel à votre carnet d'adresses. Cliquez sur Vers, CC ou BCC : Une nouvelle fenêtre s ouvre, affichant vos contacts. Dans le champ Sujet Entrez le sujet du message. Dans le champ Texte Rédigez votre message

44 COURRIERS encore, vous n êtes vraiment pas censé répondre si l expéditeur vous a mis en BCC. Imaginons par exemple que M. Blanc vous ait demandé d'envoyer un mail à M. Mauve. Dans ce cas, le destinataire principal du message (champ Vers :) est M. Mauve. 4. Cochez les cases correspondantes aux noms pour placer les adresses dans les champs appropriés. Définitions CC est l'abréviation de Carbon Copy (copie carbone). On utilise ce champ pour mettre une ou plusieurs personnes en copie d'un message envoyé à un destinataire principal. Attention! Les personnes mises en CC ne sont pas censées répondre au message ; l usage veut que la copie soit envoyée pour information et non pour réponse. BCC est l'abréviation de Blind Carbon Copy (copie carbone cachée). Ce champ permet là encore de mettre en copie d'un message une ou plusieurs personnes, mais cette fois sans que le destinataire principal en soit informé. Là Pour faire savoir à M. Blanc que vous avez fait ce qu'il vous a demandé, vous pouvez le mettre en copie, dans le champ BCC si vous ne souhaitez pas que M. Mauve en soit informé, dans le champ CC dans le cas contraire. 5. Cliquez sur Sauver pour valider votre choix, ou bien sur Annuler pour abandonner votre requête. 6. À ce stade, plusieurs options sont proposées. Pour envoyer le message Cliquez sur Envoyer. Pour enregistrer le message comme brouillon Cliquez sur Sauver. Pour le détruire et ne pas l'envoyer

45 COURRIERS Cliquez sur Annuler. FAQ Comment conserver le message comme brouillon sans l'envoyer immédiatement? Cliquez simplement sur Sauver. Le message est alors placé dans le dossier Brouillons. Pour en reprendre la rédaction, l'envoyer ou le détruire, rendez-vous dans votre dossier Brouillons et cliquez sur l'intitulé du message concerné. Envoyer un message avec un fichier attaché Les termes de «fichier attaché» et de «pièce jointe» sont équivalents. Pour annexer un fichier à votre message, vous disposez de deux possibilités : attacher un fichier depuis le disque dur de votre ordinateur ou bien utiliser l outil Documents. Attacher un fichier depuis le disque dur de votre ordinateur 1. Cliquez sur Pièces j. dans la fenêtre de rédaction d'un message. 2. La fenêtre suivante apparaît : Cliquez sur Parcourir pour sélectionner un fichier à charger : une nouvelle fenêtre s affiche. Cette fenêtre vous permet de parcourir votre disque dur et de localiser le fichier désiré. Pour sélectionner un fichier, cliquez sur son nom. 3. Cliquez sur Ouvrir pour confirmer la sélection. 4. Le fichier s ouvre dans la fenêtre, cliquez sur OK pour confirmer le chargement. Le temps nécessaire pour l'opération d'envoi du fichier dépend de la taille du fichier concerné ainsi que de la vitesse de connexion

46 COURRIERS 5. Une fois le chargement effectué, le fichier s ouvre dans la fenêtre de rédaction du message (en bas à gauche). Sa taille apparaît également. Attacher un fichier depuis votre outil Documents 1. Avant de rédiger votre message, sélectionnez l'outil Documents : la fenêtre affiche la liste de vos documents. 2. Choisissez le document que vous souhaitez envoyer, et cliquez sur le bouton Actions du document concerné

47 COURRIERS La fenêtre suivante s affiche : Choisissez Envoyer par mail. 4. Une nouvelle fenêtre de rédaction de message s ouvre, votre document est automatiquement attaché à votre message. FAQ Puis-je annexer plusieurs fichiers en une opération unique? Non, vous devez répéter l'opération pour chaque pièce jointe. Cependant, rien ne vous empêche de faire une archive (.ZIP,.HBX,.TAR) de plusieurs fichiers et ensuite de l envoyer. Puis-je retirer une pièce jointe avant l'envoi? Oui. Cliquez sur l'icône Corbeille figurant à droite du nom de votre fichier attaché. Les pièces jointes sont-elles limitées en taille? Oui, le service impose une limite de taille de 20 Mo. Quoi qu'il en soit, veillez à ne pas envoyer de pièces jointes trop volumineuses (dont la taille est supérieure à 1 Méga-octet) sans l'accord de vos correspondants. De la même manière assurez-vous au préalable que votre correspondant pourra lire le type de pièce jointe que vous lui envoyez. Pour les pièces jointes, pensez au partage de documents dans l outil Documents. C est une alternative plus élégante pour la transmission d informations volumineuses ou le travail

48 COURRIERS collaboratif sur plusieurs versions d un même document. Certains types de fichiers sont-ils refusés par le service? Non, le Bureau Virtuel n'effectue aucun contrôle sur le type de fichiers. Répondre à un message 1. Ouvrez le message auquel vous souhaitez répondre et cliquez sur Répondre. 2. Le message de réponse est préparé et Re: est ajouté dans le sujet. Le message original y est cité dans son intégralité, mais vous pouvez supprimer les éléments superflus à votre guise. Faire suivre un message (forward) 1. Ouvrez le message que vous souhaitez transmettre et cliquez sur Transmettre. 2. Le message est préparé et FW: est ajouté dans le sujet. Le message original y est cité dans son intégralité, mais vous pouvez supprimer les éléments superflus à votre guise. Pour en savoir plus Ne tombez pas dans le piège! La fonctionnalité de transfert des messages est très pratique, mais il ne faut pas en abuser. Vous devez surtout éviter de retransmettre tout et n importe quoi car le courrier électronique est avant tout un instrument de travail. Le terme anglais hoax, qui signifie «canular», désigne en matière d Internet une information sciemment erronée que son auteur tente de faire transmettre au plus grand nombre de personnes. Si vous recevez un message au contenu étrange (menace de virus, entreprise de solidarité au profit d un enfant malade, avertissement contre une arnaque, etc.) dont le texte se termine par une incitation à transmettre son contenu à un maximum de personnes, vous pouvez être certain qu il s agit d un hoax. En cas de doute, abstenez-vous de transférer ce message et allez vérifier sur le site suivant qu il ne s agit pas d une mauvaise plaisanterie :

49 COURRIERS Signer un message Définir la signature Avant de pouvoir utiliser votre signature, il faut d'abord la définir. 1. Cliquez sur Préférences dans la barre d outils. 2. Dans la boîte de dialogue qui s ouvre, Cliquez sur la fonction Signature. 3. Rédigez votre signature et confirmez en cliquant sur Sauver Appliquer la signature Après avoir rédigé un nouveau message, cliquez sur Signature pour inclure votre signature au bas de celui-ci. La signature n'est jamais incluse automatiquement

50 COURRIERS Pour en savoir plus Ne confondez pas cette signature qui consiste à inclure un libellé programmé à la fin de vos messages avec la signature électronique qui est un procédé cryptographique qui permet de signer numériquement un courrier électronique afin d en garantir l authenticité. Recevoir Relever ses messages Les nouveaux messages sont relevés en permanence, pour les afficher, cliquez sur votre dossier Courrier. Lire ses messages 1. Pour lire un nouveau message, cliquez sur le dossier Réception. 2. Cliquez sur l'intitulé du message que vous souhaitez lire. 3. Une fenêtre séparée s'ouvre ; vous pouvez la fermer à tout moment grâce à la case de fermeture de la fenêtre. FAQ Puis-je ouvrir plusieurs messages en même temps? Non. Le navigateur Web ne permet d'ouvrir qu'une seule fenêtre à la fois. Recevoir des pièces jointes Lorsqu'un message reçu comporte une ou plusieurs pièces jointes, cela vous est signalé par un petit trombone. Lorsque le message est ouvert, les fichiers attachés figurent en bas de la fenêtre.

51 COURRIERS Imprimer un message 1. Ouvrez le message concerné. 2. Cliquez sur l'icône Imprimer de votre navigateur Web. Pour visualiser vos pièces jointes Ouvrez le message et Cliquez sur Voir dans le menu proposé. Pour enregistrer vos pièces jointes sur votre ordinateur Cliquez sur Sauver sur PC et choisissez ensuite un emplacement de réception. Pour enregistrer les pièces jointes directement dans votre outil Documents Cliquez sur Sauver dans les Documents. Une nouvelle fenêtre apparaît ; sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le document concerné. Cliquez sur le dossier souhaité pour y placer le document. Organiser Classer un message Un message est toujours inclus dans un dossier. Vous pouvez transférer un message d'un dossier à l'autre. Vous pouvez classer un message lorsqu'il est ouvert ou lorsqu'il s ouvre dans un dossier. Dans ce dernier cas, vous pouvez classer plusieurs messages en une seule opération: Lorsque le message est ouvert, cliquez sur Vers dossier. Cliquez sur le dossier de destination. Lorsque le message apparaît dans un dossier, sélectionnez ce message en cochant la case correspondant au message

52 COURRIERS Cliquez ensuite sur Vers dossier. Cliquez sur le dossier de destination. Dans ce cas, vous pouvez aussi classer plusieurs messages en une seule opération en cochant les cases des messages concernés ou bien encore les sélectionner tous en cliquant sur Tout sélectionner. Supprimer un message Pour supprimer définitivement un message, il faut d'abord le placer dans la poubelle. Trois possibilités s offrent à vous : À ce stade, les messages ne sont pas encore supprimés. Pour les supprimer définitivement : 1. Cliquez sur le dossier Corbeille. 2. Cliquez sur Détruire. 3. La fenêtre suivante apparaît : Lorsqu'un message est ouvert, cliquez sur Vers corbeille. Si le message à supprimer se trouve dans un dossier, cliquez sur Vers corbeille après avoir coché le message à déplacer vers la corbeille. Vous pouvez également cliquer sur l icône de la corbeille du message concerné

53 COURRIERS Sélectionnez l option voulue en cochant la case correspondante. Si vous cochez Détruire les messages sélectionnés Cela vous permet de sélectionner certains messages seulement. Cette sélection doit se faire avant de cliquer sur Détruire. Si vous cochez Détruire tous les messages dans ce dossier Aucune sélection n'est nécessaire. Si vous cochez Détruire tous les messages dans ce dossier antérieurs à Vous pouvez spécifier une date. Entrez le nom que vous souhaitez attribuer au dossier. 3. Le dossier créé apparaît au-dessous du dossier Brouillons : 4. Cliquez sur Effacer! pour confirmer. 5. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cliquez sur OK pour confirmer ou bien sur Annuler pour quitter. Créer un dossier 1. Cliquez sur Dossiers dans la barre de menu. 2. La fenêtre suivante apparaît :

54 COURRIERS Pour créer un sous-dossier Ouvrez tout d'abord le dossier dans lequel ce sous-dossier doit être placé, puis cliquez sur la fonction Nouveau dossier du dossier concerné. Renommer un dossier 1. Cliquez sur le nom de ce dossier puis sur le bouton Renommer. 2. Une fenêtre apparaît ; entrez le nouveau nom puis cliquez sur Sauver pour confirmer. Supprimer un dossier Cette manipulation permet de supprimer un dossier ainsi que tous ses sous-dossiers. 1. Cliquez sur le nom du dossier en question puis sur Détruire dans la partie centrale de l'écran. 2. La fenêtre suivante apparaît : Sélectionnez Ce dossier et ses sousdossiers. 3. Cliquez sur Effacer pour confirmer. Pour en savoir plus Le taux d'occupation Le taux d'occupation de votre boîte est en permanence indiqué sous vos dossiers. Si ce taux atteint 100% ou presque, les nouveaux messages seront refusés, et votre correspondant recevra un message d'erreur indiquant que votre boîte est pleine. Veillez

55 COURRIERS donc à disposer de suffisamment d'espace pour les nouveaux messages entrants. Vous pouvez aussi contrôler le taux d occupation de votre BAL via l outil Mon compte. Tout comme sur l ancien serveur de messagerie de l université (etoile.univlyon2.fr), vous ne pouvez pas conserver l intégralité des messages que vous recevez et envoyez dans le Bureau Virtuel. Si vous souhaitez archiver la totalité des courriers reçus et envoyés, vous devez utiliser un logiciel de messagerie comme Eudora ou Outlook Express qui conservera sur votre disque dur, et non pas en ligne, l ensemble de votre correspondance électronique. Rien n interdit de faire coexister les deux systèmes. Suivez les consignes indiquées. Une fois l opération terminée, une boîte de dialogue vous indique le nombre de messages transférés. Utilisations avancées Importer son ancienne BAL Si vous aviez déjà un compte de messagerie à l université, vous pouvez récupérer tous vos anciens messages dans le Bureau Virtuel. Pour ce faire, allez dans l outil Courriers et cliquez sur le bouton Import BAL Lyon2. Tous vos anciens messages sont alors importés et vos dossiers, si vous en aviez, sont recréés. Utiliser d autres comptes d envoi Pour les s que vous envoyez, l'adresse d'expéditeur est par défaut celle que l on vous a fournie lors de la validation de votre compte ; cependant, vous pouvez en utiliser d'autres. Ces adresses alternatives doivent

56 COURRIERS figurer dans votre fiche d'informations personnelles. Ajouter un autre compte d envoi 1. Ouvrez un nouveau message, en cliquant sur Écrire. La fenêtre POP3 s affiche ; cliquez sur le bouton Ajouter un compte POP3. La fenêtre suivante s affiche : 2. Cliquez sur Ajouter un autre compte d'envoi. Une nouvelle fenêtre s ouvre, affichant votre fiche personnelle. 3. Remplissez les champs 2 et E- mail3 : vous pourrez par la suite utiliser ces adresses comme comptes d envoi. 4. Lors de la rédaction d'un message, pour sélectionner l'un ou l'autre compte d'envoi, utilisez le menu déroulant correspondant au champ De. Utiliser un compte POP3 Si vous êtes, à titre personnel, abonné à Internet auprès d un fournisseur d accès, vous avez la possibilité de relever les courriers électroniques que vous recevez sur ce compte. Pour ce faire, allez dans l outil Courriers et cliquez sur le bouton POP3. Dans le champ Nom du compte, indiquez un nom significatif qui désignera votre compte de messagerie. Dans le champ Nom du serveur POP3, saisissez le nom du serveur POP que votre fournisseur d accès vous aura communiqué. En général, le nom du serveur a la forme pop.nomfournisseur ou pop3.nomfournisseur (exemples : pop.wanadoo.fr, pop3.clubinternet.fr, mail.worldnet.fr) Dans le champ Compte POP3, saisissez votre identifiant de messagerie

57 COURRIERS Dans le champ Mot de passe de compte POP3, saisissez votre mot de passe de messagerie. Dans le champ Laisser les messages sur le serveur, nous vous conseillons de cocher la case Oui. Cela vous permet de récupérer ces messages dans votre logiciel habituel de messagerie tout en ayant la possibilité de les visualiser au sein du Bureau Virtuel. Pour valider ces informations, cliquez sur le bouton Sauver. Vous pouvez ainsi créer plusieurs comptes POP3 si vous disposez de plusieurs adresses électroniques. Quand vous avez créé un compte POP3, vous avez la possibilité de lire vos messages en cliquant sur le bouton Relever tous les comptes. Créer un modèle 1. Ouvrez un nouveau message en cliquant sur Écrire. 2. Rédiger le texte que vous souhaitez utiliser comme modèle. 3. Cliquez sur Sauver modèle

58 COURRIERS 2. Cliquez sur le modèle souhaité. Complétez éventuellement le message pré-rédigé. 3. Cliquez sur Envoyer. 4. Votre modèle est archivé dans votre dossier Modèles. Utiliser un modèle 1. Pour envoyer un nouveau message en utilisant un modèle, cliquez sur Modèles dans la barre de menu La nétiquette Internet est régi par des normes techniques qui sont publiées sous la forme de RFC (Request for comments, appel à commentaires), accessibles gratuitement en anglais à l adresse suivante : Les RFC sont publiées sous le contrôle de l Internet Architecture Board qui est administré par l ISOC (Internet Society), organisation internationale qui coordonne Internet. Outre les recommandations techniques, il existe une RFC, portant le numéro 1855, qui fournit un guide d usage de la nétiquette. Comme son nom le laisse supposer, la nétiquette est

59 COURRIERS l étiquette du net, c est-à-dire les règles du bon usage en vigueur sur les réseaux électroniques. Tout utilisateur d Internet devrait avoir lu ce texte avant de se lancer dans l exploration des multiples facettes de ce réseau. Une partie de la RFC1855 est bien évidemment consacrée au courrier électronique. En voici quelques extraits, mais nous ne saurions trop vous recommander d aller directement consulter vous-même l original de ce texte ou une de ses nombreuses traductions en français qui sont publiées sur Internet À moins d utiliser un outil de cryptage (matériel ou logiciel), vous supposerez que le courrier électronique n est pas sûr. Ne mettez jamais dans un message électronique quelque chose que vous ne mettriez pas sur une carte postale. Respectez les droits d auteur de ce que vous reproduisez. Presque tous les pays ont des lois sur les droits d auteur. Pensez aux Cc lorsque vous répondez. Ne continuez pas à inclure des gens si les messages deviennent une conversation bilatérale. Sachez utiliser les minuscules et les majuscules. LES MAJUSCULES DONNENT L IMPRESSION QUE VOUS CRIEZ. Soyez concis, sans être excessivement bref. Lorsque vous répondez à un message, citez suffisamment du texte original pour être compris, mais pas plus. Il est de très mauvais goût de répondre simplement à un message en reprenant tout le message reçu : supprimez tout ce qui est hors propos. Si vous estimez que l importance d un message le justifie, répondez brièvement immédiatement pour signaler à l expéditeur que vous l avez reçu, même si vous allez répondre plus longuement ultérieurement. N envoyez jamais de lettres sous forme de chaîne par courrier électronique. Ce type de lettres est interdit sur Internet

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61 Le carnet d adresses du Bureau Virtuel va vous permettre, au même titre qu un carnet d adresses papier, de sauvegarder les coordonnées de vos contacts professionnels et personnels. Vous pouvez ainsi enregistrer différentes informations : l adresse électronique, les numéros de téléphone (privés et professionnels), l adresse postale, etc. Naviguer dans le carnet d adresses 1. Dans la liste alphabétique proposée, cliquez sur l'initiale de votre choix : les adresses affichées seront celles qui commencent par la lettre que vous avez sélectionnée. CARNET D ADRESSES 2. Si vous cliquez sur Voir tout, l intégralité de votre carnet s affiche. 3. Si votre carnet d adresses contient plusieurs pages, vous pouvez passer d une page à l autre en utilisant les boutons Précédent ou Suivant qui apparaissent en haut et en bas de page

62 CARNET D ADRESSES Afficher le carnet d adresses Lorsque vous ouvrez votre carnet d'adresses, ce sont vos adresses privées qui s'affichent par défaut. Vous pouvez accéder à vos autres carnets d adresses en utilisant le menu déroulant prévu à cet effet. 2. Dans la fenêtre qui s ouvre, vous pouvez saisir les différentes informations concernant votre contact. 1. Pour afficher la liste de vos carnets d adresses, utilisez le menu déroulant. 2. Sélectionnez le carnet de votre choix : vos contacts s affichent dans la fenêtre. Les carnets d adresses que vous êtes susceptibles d afficher sont les carnets des groupes dont vous êtes membre (voir la section consacrée aux groupes). Créer un contact 3. Cliquez sur Sauver pour confirmer. 1. Cliquez sur Ajouter fiche dans la barre d outils

63 CARNET D ADRESSES 4. Vous pouvez associer un commentaire à chaque contact. Si vous manquez de place pour saisir vos informations, cliquez sur Zoom. Voir la fiche d un contact Dans la liste des contacts qui apparaît sur votre écran, seules certaines informations sont listées (numéros d'appel et adresse ). Pour accéder à toutes les informations se rapportant à un contact, cliquez sur son nom : la fiche Contact s ouvre dans une nouvelle fenêtre. Modifier la fiche d un contact 1. Cliquez sur le nom d'un contact pour faire apparaître sa fiche. 2. Cliquez sur Éditer

64 CARNET D ADRESSES La fenêtre de modification apparaît : 2. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur OK pour valider la suppression. Importer des contacts 3. Effectuez les modifications souhaitées puis cliquez sur Sauver pour confirmer. Supprimer un contact Pour ne pas avoir à saisir tous vos contacts, une fonction d'importation a été prévue : cet outil va vous permettre, par exemple, de récupérer les informations contenues dans le carnet d adresses de votre messagerie personnelle. 1. Pour supprimer un contact, cliquez sur la corbeille située à la droite de l adresse électronique

65 CARNET D ADRESSES 1. Sélectionnez Importer dans la liste des outils. Exporter le carnet d adresses dans un fichier PDF et l imprimer Cette fonction vous permet d'exporter votre carnet d'adresses dans un fichier PDF que vous recevrez par . L'exportation du carnet d'adresses concerne toujours la totalité des données. 1. Cliquez sur l'icône du fichier PDF (en haut de votre carnet d'adresses). 2. Votre carnet d'adresses vous sera alors envoyé immédiatement par Sélectionnez le logiciel depuis lequel vous souhaitez importer vos contacts. Suivez les instructions qui s'affichent à l'écran

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67 L outil Documents va vous permettre de stocker des documents dans votre espace disque virtuel. Vous pourrez ainsi récupérer et utiliser vos fichiers depuis n importe quel ordinateur. Cette section est segmentée en trois parties principales : DÉPÔT RÉCUPÉRATION ORGANISATION Dans chacune d entre elles, vous trouverez les procédures d utilisations liées à la fonction. Dépôt DOCUMENTS Charger un document Pour charger un document dans votre outil Documents. 1. Cliquez sur la fonction Charger fichier dans le menu situé sur la droite de votre dossier Documents

68 DOCUMENTS 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre : Cliquez sur Parcourir pour accéder au disque dur et localiser le fichier. 3. Une nouvelle fenêtre s affiche. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez charger. 4. Cliquez sur Ouvrir. 5. Le nom du fichier apparaît dans la fenêtre Charger fichier ; cliquez sur Charger pour que le fichier soit envoyé vers votre dossier Documents (ou sur Annuler pour annuler l opération). Le temps nécessaire pour l'opération d'envoi du fichier dépend de la taille du fichier ainsi que de la vitesse de connexion. Le fichier est automatiquement placé dans le dossier. FAQ Les documents sont-ils limités en taille? Non, la seule limite est celle de l espace de stockage auquel vous donne droit votre abonnement. Comment contrôler mon espace disque disponible? Utilisez l outil Mon compte. Cliquez sur l outil Statistiques dans le menu proposé. Un état général de votre compte apparaît dans une nouvelle fenêtre. Pour les documents, deux informations s affichent : Le nombre de documents (dans l encart rouge situé sur la gauche)

69 DOCUMENTS L espace disque occupé (vous trouverez cette information sur la droite de la ligne bleue). Certains types de fichiers sont-ils refusés? Non. Le Bureau Virtuel n'effectue aucun contrôle sur le type de fichiers. Renommer un document 1. Pour renommer un document, cliquez sur le bouton Actions qui se situe à droite du nom de votre document. 3. Une nouvelle fenêtre s affiche. Entrez les modifications souhaitées. 4. Cliquez sur Sauver pour confirmer. 2. Une fenêtre s affiche. Sélectionnez l action Renommer. Supprimer un document 1. Cliquez sur l icône de la corbeille qui est située à droite de la date et de l heure de dépôt du document. 2. Une fenêtre s ouvre vous demandant de confirmer la destruction

70 DOCUMENTS Astuce Nous recommandons aux utilisateurs d ajouter une extension aux noms de leurs documents. Une extension est une suite de trois ou quatre lettres qui indique la nature du fichier. Cliquez sur OK pour valider la suppression. En aucun cas cette manœuvre ne supprime le document original qui se trouve sur votre disque dur. Voici des exemples d extensions :.doc pour les fichiers Microsoft Word.xls pour les fichiers Microsoft Excel.ppt pour les fichiers Microsoft PowerPoint. L ajout d une extension est très utile si vous envoyez vos fichiers vers un système différent du vôtre (depuis un Macintosh vers un PC ou inversement). Récupération Télécharger un document Pour transférer un document depuis le Bureau Virtuel vers votre disque dur, vous devez accomplir les étapes suivantes :

71 DOCUMENTS 1. Cliquez sur le bouton Actions qui se situe à droite du nom de votre document. 2. Une fenêtre s ouvre. Sélectionnez Télécharger dans le menu proposé. 3. Une nouvelle fenêtre s ouvre : Cliquez sur le bouton Parcourir pour désigner le dossier de destination du fichier, puis cliquez sur le bouton Charger. Le comportement du logiciel dépend ensuite du type du fichier que vous téléchargez, du système d exploitation que vous utilisez et du navigateur que vous employez. Plusieurs scénarios sont possibles : - le fichier téléchargé peut s ouvrir directement dans l application qui a servi à le créer si vous en disposez sur votre ordinateur - le fichier peut être téléchargé dans un répertoire de téléchargement - le fichier peut être téléchargé dans un dossier que vous avez indiqué. Vous devez enfin noter que vous pouvez également cliquer directement sur le nom du fichier pour le télécharger

72 DOCUMENTS Organisation Copier un document Vous pouvez copier un document, c'est-à-dire en placer une copie dans un autre dossier. 1. Cliquez sur le bouton Actions qui se situe à droite du nom du document que vous souhaitez copier. 2. Sélectionnez Copier dans le menu proposé. 3. La fenêtre suivante apparaît : Cliquez sur le dossier (ou le sous-dossier) de destination. Le dossier de départ apparaît en noir Déplacer un document Au lieu de supprimer un document et le recharger dans un autre dossier, vous pouvez tout simplement le déplacer. 1. Cliquez sur le bouton Actions qui se situe à droite du nom du document que vous souhaitez déplacer.

73 DOCUMENTS 2. Une fenêtre s ouvre. Cliquez sur la fonction Déplacer. 2. La fenêtre suivante apparaît : 3. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Sélectionnez le dossier de destination souhaité. Créer un dossier 1. Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur Nouveau dossier. Entrez le nom du dossier. 4. Cliquez sur Sauver pour confirmer Renommer un dossier 1. Cliquez sur la fonction Renommer qui correspond au dossier. 3. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Entrez le nouveau nom du dossier. 4. Cliquez sur Sauver pour confirmer

74 DOCUMENTS FAQ Est-il possible de déplacer un dossier? Non. Ce n est possible que pour les documents. Supprimer un dossier Pour supprimer un dossier ainsi que tout son contenu 1. Cliquez sur Détruire. 2. Une fenêtre s ouvre vous demandant de confirmer la destruction. Disque virtuel Votre Bureau Virtuel intègre la possibilité d utiliser votre dossier Documents comme un volume réseau. Une fois qu il apparaît sur le bureau de votre ordinateur, vous pouvez utiliser ce volume comme vous le feriez avec une disquette ou un disque dur : connexion rapide, dépôt d un ou plusieurs fichiers par simple glisser-déposer depuis votre bureau, affichage et classement optimisés de vos dossiers, etc. Pour accéder au disque virtuel, cliquez sur le bouton Disque virtuel : 3. Cliquez sur OK pour valider la suppression Nous avons documenté les procédures à suivre pour tous les principaux systèmes d exploitation sur lesquels vous pouvez être amenés à travailler : Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Mac OS 9, Mac OS X.

75 DOCUMENTS Créer un dossier Web dans Windows 98 ou Windows NT 1. Depuis le Bureau, effectuez un clic droit sur Poste de travail et sélectionnez "Explorer". 2. Cliquez sur Dossiers Web (dans la partie gauche de la fenêtre). 3. Cliquez ensuite sur 'Ajoute un dossier Web' (dans la partie droite de la fenêtre). 4. Entrez l'adresse du BV Lyon 2 : 5. Cliquez sur Suivant pour continuer. Dans la fenêtre qui s ouvre, entrez votre identifiant et votre mot de passe

76 DOCUMENTS Attention! Ne cochez la case "Enregistrer ce mot de passe" que si vous utilisez un ordinateur auquel vous seul avez accès. 6. Choisissez un nom pour ce dossier Web, par exemple Mes Documents BV Lyon Cliquez sur Terminer. Le dossier Web est créé. Pour y accéder, faites un double-clic sur son raccourci

77 DOCUMENTS Le contenu de votre dossier Documents apparaît dans l explorateur

78 DOCUMENTS Créer un dossier Web dans Windows Me 1. Depuis le Bureau, effectuez un clic droit sur Poste de travail et sélectionnez "Explorer". 3. Double cliquez sur 'Ajout d un favori réseau' (dans la partie droite de la fenêtre). 2. Cliquez sur 'Favoris réseau' (dans la partie gauche de la fenêtre). 4. Entrez l'adresse de BV Lyon 2 : 5. Cliquez sur Suivant pour continuer

79 DOCUMENTS 6. Dans la fenêtre qui s ouvre, entrez votre identifiant et votre mot de passe. 7. Choisissez un nom pour ce favori réseau, par exemple Mes Documents BV Lyon 2. Attention! Ne cochez la case "Enregistrer ce mot de passe" que si vous utilisez un ordinateur auquel vous seul avez accès. 8. Cliquez sur "Terminer". Le favori réseau est créé. Pour y accéder, affichez 'Mes favoris réseau' dans l explorateur Windows et faites un double-clic sur le nom du favori réseau que vous avez créé

80 DOCUMENTS Créer un répertoire WebDAV dans MacOS X 1. Dans le Finder, sélectionnez 'Se connecter à un serveur...' dans le menu 'Aller'. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Pomme-K. 2. Dans la boîte de dialogue 'Se connecter à un serveur', entrez l'adresse de votre répertoire sur le BV Lyon 2 : NB : ' est obligatoire, sans quoi cela ne fonctionne pas! 3. Le système vous avertit que vos identifiant et mot de passe vont être transmis en clair. Cliquez sur 'Continuer'

81 DOCUMENTS 4. Saisissez vos identifiant et mot de passe. Cliquez sur 'OK'. Cet alias apparaît également via le Menu 'Aller' puis 'Ordinateur'. Vous pouvez également vous rendre dans 'Emplacements récents' dans lequel votre répertoire WebDAV de BV Lyon 2 figure. Le contenu de votre dossier Documents apparaît sur votre bureau. 5. Un alias est placé sur le Bureau, prêt à l'emploi

82 DOCUMENTS 1. À l'installation, votre identifiant et votre mot de passe du BV Lyon 2 vous seront demandés. 2. Après avoir cliqué sur OK, une fenêtre s'ouvrira avec le dossier WebDAV. 3. Créez un alias pour vous simplifier la tâche lorsque vous voulez accéder à votre espace Documents sur le BV Lyon 2. Sélectionnez "Save session" sous Menu. Ceci créera un alias pour le dossier. Versions plus anciennes: MacOS (8.x- 9.x) ou MacOS (10.0) Les fonctionnalités WebDAV n étant pas intégrées à l'environnement Classic, il faut recourir à un logiciel tiers. Nous avons choisi le freeware Goliath que vous pouvez télécharger à l adresse suivante : Téléchargez Goliath, installez-le et exécutez-le. Il faut noter que deux versions sont disponibles: pour Classic (MacOS 9 et versions inférieures) et une "carbonisée" (tournant sous MacOS 9 et MacOS X) Problèmes éventuels Veillez à ne pas introduire un retour chariot (représenté par un espace blanc) dans la boîte de dialogue 'Se connecter à un serveur...'. Effacez donc tout ce qui se trouve à droite de votre identifiant, y compris les espaces blancs. Limitations connues Ouverture d'un document par double clic. Si votre PC/Mac dispose de la suite Office 2000 ou plus récente, les documents Word (.doc), Excel (.xls), PowerPoint (.ppt) situés sur votre disque virtuel s'ouvriront en effectuant un double clic sur le fichier. Vous pourrez ainsi les modifier et les

83 DOCUMENTS sauver directement sur le serveur, l'opération étant totalement transparente. Dans le cas où un fichier ne s'ouvrirait pas par cette méthode, il vous faudra le rapatrier par glisser/déposer sur votre machine afin de pouvoir l'ouvrir et le modifier. Il vous faudra ensuite le replacer sur votre disque virtuel. Partage des documents au sein d'un groupe. Si vous placez un document au sein d'un groupe à partir de votre disque virtuel, celui-ci ne sera pas partagé par défaut. Pour le rendre accessible aux membres de votre groupe, vous devrez donc vous rendre dans l'interface Web et lui attribuer les droits de partage. Ce problème sera corrigé dans une version ultérieure. Fichiers inattendus sous Mac OS X. Sous MacOS, le chargement d'un fichier dans le disque dur virtuel crée un doublon du fichier commençant par le caractère '_'. Nous travaillons à la résolution de ce problème. Sécurité - Encryptage du transfert Déconnexion. La connexion au dossier Web est active jusqu'à l'extinction de votre connexion à Internet ou de votre ordinateur. Si vous voulez fermer la connexion manuellement, effectuez un clic droit sur 'Poste de travail' et choisissez 'Déconnecter un lecteur réseau'. Sélectionnez le lecteur réseau correspondant à votre dossier Web puis cliquez sur 'OK'. Sur MacOS, glissez l icône du volume réseau dans la corbeille. SSL. Si vous souhaitez que les communications avec votre dossier Web soient encryptées (SSL), il vous suffit de créer un dossier Web en suivant la procédure classique mais en encodant https au lieu de http : (ex :

84 DOCUMENTS au lieu de votreidentifiant). Attention : une communication encryptée est en moyenne deux fois plus lente qu'une communication normale. Droits d'accès Tous les droits d'accès qui ont été définis via l'interface Web sont conservés dans le cadre de votre disque virtuel. En d'autres mots, si vous n'avez pas autorisé la vision d'un dossier ou d'un document pour l'un des membres de vos groupes, celui-ci ne sera pas visible par ce membre au sein de son disque virtuel

85 Pourquoi partager des informations? Le Bureau Virtuel vous permet de mettre à la disposition d autres personnes les documents que vous souhaitez partager. Vous choisissez les personnes avec lesquelles vous voulez partager ces informations en créant un groupe. GROUPES La notion de groupe est essentielle au partage des données stockées sur le bureau : c'est toujours par le biais d un groupe que les différentes informations sont partagées. Le partage s'envisage toujours donnée par donnée et groupe par groupe. Par exemple, vous pouvez décider de partager tel document uniquement avec un groupe A et tel document uniquement avec un groupe B. Même si vous ne souhaitez pas partager vos propres informations, être membre d'un groupe vous permettra d'accéder aux informations partagées par les membres de ce groupe. Enfin, certains outils proposés par le Bureau Virtuel n'ont d intérêt que dans le contexte d'un groupe ; c'est, par exemple, le cas des forums

86 GROUPES Vous pouvez aussi choisir de n utiliser le Bureau Virtuel qu en mode privé, en ne recourant pas au partage de données. Cette partie est segmentée en deux sections principales : GESTION (cette partie s adresse principalement aux administrateurs de groupes). UTILISATION (cette partie s adresse aux utilisateurs des groupes). Gestion L administrateur d un groupe Définition L administrateur d un groupe est la personne qui a créé le groupe. En tant qu administrateur, il dispose d un environnement privé pour y stocker ses données personnelles et les données de son environnement de groupe pour lequel il a une responsabilité de gestion. Quels sont les droits de l administrateur? Un administrateur peut : Insérer des événements dans l agenda du groupe (référez-vous au chapitre consacré aux agendas). Définir les caractéristiques du groupe : il peut, par exemple, donner la possibilité aux membres de créer des événements dans l agenda de groupe. Inviter et retirer des membres. Détruire chaque message posté dans le forum du groupe. L administrateur devient propriétaire des données partagées par un membre avec le groupe dans l'éventualité où ce membre quitte le groupe (de son propre chef ou pas). L administrateur peut-il transférer ses droits à un membre? Oui. L administrateur peut transférer ses droits à un des membres de son groupe. Ce faisant, il

87 GROUPES perd tous ses droits d administrateur, mais il reste membre du groupe. Pour effectuer ce transfert, cliquez sur Gérer mes groupes. 2. La fenêtre suivante apparaît : Un groupe peut-il être géré par plusieurs administrateurs? Non. Ce n'est pas possible actuellement. Créer un groupe 1. Cliquez sur Créer un groupe dans la barre de menu

88 GROUPES Entrez les paramètres suivants: Dans le champ Nom du groupe Entrez un nom assez court (6 caractères minimum, 25 caractères maximum). C'est sous ce nom que le groupe sera référencé dans les listes publiques. Dans le champ Nom complet du groupe Vous pouvez préciser le nom du groupe si la place vous a manqué dans le premier champ. Dans le champ Description Entrez une description précisant la nature ou les objectifs du groupe. Celle-ci apparaît lors d'une recherche dans les groupes (à condition que le groupe soit public). Dans le champ Activité principale Déterminez si le groupe est de nature professionnelle ou non-professionnelle. Dans le champ Secteur d'activité Sélectionnez le secteur d'activité du groupe. Soyez le plus précis possible : cette information va être utilisée comme critère lors d'une recherche. Dans le champ Langue Par défaut, la langue du groupe est l'anglais. Cette information est également utilisée lors d'une recherche. Dans le champ Répertoire groupes Déterminez le caractère privé ou public de votre groupe. Un groupe public est répertorié dans les répertoires de l ensemble des groupes créés sur le bureau (c'est-à-dire visible lors d'une recherche) à la différence d'un groupe privé. Dans le champ Répertoire membres Déterminez le caractère public ou privé du répertoire des membres du groupe. Si vous décidez de rendre la liste des membres publique, n importe quel utilisateur du Bureau Virtuel pourra avoir accès à ces données. Si vous ne souhaitez pas rendre les coordonnées des membres publiques, seuls les membres du groupe pourront y accéder Dans le champ Accès au groupe Si vous sélectionnez Tout membre peut rejoindre ce groupe, n'importe quel utilisateur du Bureau Virtuel peut rejoindre

89 GROUPES le groupe en effectuant une recherche et en cliquant sur Rejoindre le Groupe. Si le groupe est fermé (la case Tout membre peut rejoindre ce groupe n est pas cochée), seul l'administrateur du groupe recrute les membres en leur envoyant une invitation par . Astuce Seuls les champs Nom du groupe et Nom complet du groupe sont obligatoires. 3. Cliquez sur Sauver pour confirmer ou sur Annuler pour quitter. Modifier un groupe Vous pouvez à tout moment modifier les caractéristiques d'un groupe dont vous êtes l'administrateur. Ces caractéristiques ont été déterminées lors de la création du groupe. 1. Cliquez sur Modifier les paramètres du groupe, dans le menu qui correspond au groupe concerné. 2. La fenêtre suivante apparaît : Effectuez les modifications souhaitées. Vous pouvez modifier tous les paramètres, à l'exception du nom du groupe (à ne pas confondre avec le nom complet du groupe). 3. Cliquez sur Sauver pour confirmer les modifications ou sur Annuler pour quitter

90 GROUPES Supprimer un groupe Pour en savoir plus Les conséquences de la destruction d un groupe Vous pouvez détruire un groupe uniquement si vous en êtes l administrateur. Cette opération a pour conséquence de rendre inaccessibles les données qui ont été partagées avec les membres du groupe en question. Seuls les propriétaires respectifs de ces données y ont encore accès. L opération de destruction est irréversible et ne peut donc pas être annulée. La destruction d'un groupe implique que tous les membres en aient été retirés. Pour retirer un membre, reportez-vous au paragraphe correspondant. 1. Cliquez sur Détruire ce groupe dans le menu du groupe concerné. 2. Dans la fenêtre qui s ouvre, cliquez sur OK pour confirmer votre ordre de suppression. Retirer un membre du groupe En savoir plus Seul l administrateur peut retirer des membres du groupe. Pourquoi recourir à cette procédure? Les raisons de recourir à cette procédure sont plus courantes qu'il n'y paraît : un membre du groupe quitte l université, un membre ne respecte pas les règles du groupe ou vous souhaitez purement et simplement détruire le groupe. En tant qu'administrateur, puis-je me retirer moi-même? Non. Si vous voulez quitter le groupe, vous devez détruire le groupe ou transférer le statut d administrateur à un membre du groupe

91 GROUPES 1. Cliquez sur Voir les membres dans le menu du groupe concerné. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cliquez sur la corbeille correspondant au membre que vous souhaitez retirer. 2. Dans la fenêtre qui s ouvre, cliquez sur Inviter un nouveau membre. 3. La fenêtre suivante apparaît : 3. Une nouvelle fenêtre s ouvre, vous demandant de confirmer votre ordre de suppression. Cliquez sur OK pour confirmer ou bien sur Annuler pour quitter. Inviter des membres à rejoindre le groupe Une fois votre groupe créé, vous pouvez inviter des membres. 1. Cliquez sur Inviter des membres dans le menu correspondant au groupe dans lequel vous souhaitez inviter un membre. Entrez le nom de la personne que vous désirez inviter et son adresse . Sélectionnez la langue dans laquelle l'invitation doit lui parvenir. 4. Cliquez sur Inviter pour confirmer

92 GROUPES FAQ Puis-je inviter des personnes qui n'utilisent pas le Bureau Virtuel? Oui. L' reçu par la personne invitée lui explique la procédure à suivre si elle n'a jamais utilisé le service. Le nombre de membres est-il limité? Oui. Cette limite varie en fonction de votre type d'abonnement au bureau (S, L, XL ou XXL). Pour consulter vos capacités d administrateur, utilisez l outil Mon compte, et choisissez Formules d abonnement. Suivi des invitations Tant que la personne invitée n'a pas accepté l'invitation, elle apparaît dans la fenêtre principale, de même que la date et l'heure d'envoi de l'invitation. Lorsqu une personne invitée a accepté d être membre du groupe, son nom disparaît de la fenêtre principale et s affiche désormais dans la liste des membres. FAQ J'ai invité un membre par erreur. Que puis-je faire? Dans la mesure où l invitation a été envoyée, annuler l'invitation ne suffit pas. La solution la plus simple est de lui envoyer un d'explication. Si elle s'inscrit quand même, vous pourrez la retirer (voir la section Retirer un membre du groupe). Si vous voulez renouveler votre invitation, vous devez d'abord annuler l'invitation en cours et en créer une nouvelle. Pour annuler une invitation, cliquez sur Annuler dans le menu de l invitation concernée

93 GROUPES Utilisation Rechercher un groupe 1. Cliquez sur Chercher un groupe dans le menu. 2. La fenêtre suivante apparaît : Introduisez vos critères de recherche. Vous n'êtes pas tenu d'utiliser les quatre critères, mais vous devez en utiliser au minimum deux. 3. Cliquez sur Rechercher pour effectuer la recherche ou sur Annuler pour quitter. Pour en savoir plus Les recherches ne peuvent porter que sur les groupes publics (ouverts ou fermés). Les groupes privés n'apparaissent pas dans les résultats. Adhérer à un groupe Après avoir effectué votre recherche vous pouvez rejoindre les groupes ouverts qui sont signalés par Adhésion: libre. 1. Cliquez sur Cliquez ici pour rejoindre le groupe. En ce qui concerne les groupes fermés, signalés par Adhésion: mail de candidature à l'administrateur, vous pouvez contacter l'administrateur par (ses coordonnées

94 GROUPES sont affichées) afin qu il vous invite à rejoindre le groupe. FAQ De combien de groupes puis-je être membre? Cette limite dépend de votre type d'abonnement au service. Pour consulter votre type d abonnement, utilisez l outil Mon compte. Quitter un groupe Vous pouvez à tout moment quitter un groupe, sauf si vous en êtes l'administrateur. Cliquez sur Quitter le groupe, dans le menu du nom du groupe concerné. 3. Cliquez sur le nom et le prénom du membre concerné. 4. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Elle vous permet de consulter ses coordonnées. Le groupe Université Chaque membre de la communauté universitaire (étudiants et personnels) fait d office partie du groupe Université. Ce groupe institutionnel permet de consulter l agenda, les favoris et les documents proposés par l Université sans que cela n ait d incidence sur vos informations personnelles. Accéder au répertoire des membres 1. Cliquez sur Voir les membres dans le menu du groupe concerné. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre et affiche la liste des membres. Vous pouvez accéder aux informations personnelles des membres qui ont partagé leur fiche d'informations personnelles avec ce groupe

95 L outil Tâches permet d assurer le suivi des tâches que vous avez définies vous-même ou bien qui vous ont été assignées par autrui. Assigner une tâche Vous pouvez vous assigner une tâche ou bien assigner une tâche aux membres de vos groupes. 1. Cliquez sur Ajouter dans la barre de menu. TÂCHES 2. La fenêtre suivante apparaît :

96 TACHES Entrez les paramètres suivants : Dans le champ À faire par Votre nom apparaît par défaut. Si vous voulez assigner la tâche à un membre d un de vos groupes, cliquez sur Choisir autre Personne. Pour choisir une autre personne Sélectionnez le groupe en cliquant sur son nom. Sélectionnez ensuite le membre auquel vous souhaitez assigner une tâche. Dans le champ Sujet Entrez l objet de la tâche. Dans le champ Description (optionnel) Décrivez la tâche à effectuer. Dans le champ Priorité (optionnel) Sélectionnez une priorité : basse, normale, haute, très haute, ou urgent. Dans le champ Statut (optionnel) Sélectionnez un statut : Pas démarré, En progrès, En attente, Stoppé, En clôture, Fait, Annulé. Dans le champ Notification par SMS (optionnel) Vous pouvez informer la personne à qui vous avez assigné une tâche en lui envoyant un SMS. Une copie de la tâche lui sera envoyée. Saisissez dans ce champ son numéro de téléphone mobile. 3. Cliquez sur Sauver pour confirmer ou sur Annuler pour quitter. Dans le champ Date (optionnel) Précisez la date à laquelle la tâche doit être commencée. Dans le champ À faire pour le (optionnel) Précisez la date à laquelle la tâche doit être terminée

97 TACHES Astuce Pour que l'envoi de SMS fonctionne correctement, veuillez encoder les numéros de téléphone mobile au format international en utilisant les trois cases prévues à cet effet. Exemple: Classer les tâches Le classement des tâches est automatique. Dans votre dossier Tâches personnelles, vous retrouvez toutes les tâches que vous vous êtes assigné ainsi que celles qui vous ont été assignées par un ou des membres de vos groupes. Dans votre dossier Tâches assignées, vous retrouvez les tâches que vous avez assignées à un ou des membres de vos groupes. Supprimer une tâche Vous ne pouvez supprimer que vos tâches personnelles. Les tâches qui vous ont été assignées ne peuvent être supprimées que par la personne qui les a créées. Pour que la personne qui vous a assigné une tâche la supprime, vous devez l'avertir que la tâche a été effectuée. 1. Cliquez sur l icône de la corbeille de la tâche concernée. 2. Une fenêtre s ouvre vous demandant de confirmer la suppression. Cliquez sur OK pour confirmer. Modifier une tâche 1. Cliquez sur la tâche que vous souhaitez modifier pour la sélectionner. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Effectuez vos modifications. 3. Cliquez sur Sauver pour confirmer

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99 L outil Agendas s utilise et fonctionne comme un agenda papier, à la différence près qu il est consultable depuis n importe quel ordinateur ; de plus, cet outil permet de stocker des données personnelles, mais également des données de groupes : par exemple, quand plusieurs personnes doivent se retrouver pour une réunion, il est possible de le notifier dans leur agenda respectif. Naviguer dans l agenda Trois vues différentes sont disponibles pour l agenda et accessibles par le mini-calendrier figurant dans la partie droite de l'écran : journalière, hebdomadaire et mensuelle. AGENDAS

100 AGENDAS Vue journalière Cliquez sur le jour souhaité dans le minicalendrier. Vue hebdomadaire Cliquez sur la semaine souhaitée dans le mini-calendrier. Pour accéder directement à la date du jour, cliquez sur Jour courant

101 AGENDAS Pour accéder directement à la semaine en cours, cliquez sur Semaine courante. Vue mensuelle Cliquez sur le nom du mois dans le minicalendrier. Pour accéder directement au mois en cours, cliquez sur Mois courant. FAQ Pourquoi certains jours dans le calendrier figurent-ils en gras? Les jours pour lesquels un événement a été inséré figurent en gras. Créer un événement 1. Cliquez sur Ajouter dans la barre de menu

102 AGENDAS Astuce Vous pouvez également cliquer sur le symbole + figurant dans le coin supérieur gauche de la tranche horaire souhaitée. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre ; entrez les informations suivantes : Définition Un événement All day est un événement qui s étend sur une journée complète. 1. La zone All Day s ouvre dans la partie supérieure de l agenda. L'heure de début et l'heure de fin La date Le sujet Une description facultative. 3. Cliquez sur Sauver pour confirmer. Astuce Afficher la description d un événement Si la description n'apparaît pas directement dans le calendrier, cliquez sur le sujet de l événement concerné. Cliquez sur le signe «+» correspondant au jour pour lequel vous souhaitez intégrer un événement All Day. Créer un événement «All day» Il est possible de créer des événements dits All day

103 AGENDAS 2. Procédez ensuite comme pour un événement classique. Modifier un événement 1. Cliquez sur le sujet de l'événement pour faire ouvrir la fenêtre correspondante. 3. Cliquez sur Sauver pour confirmer. Supprimer un événement 1. Cliquez sur le sujet de l'événement pour faire apparaître la fenêtre de détails. 2. Cliquez sur Détruire. 3. Cliquez sur OK pour confirmer. Supprimer une série d événements 1. Ouvrez l outil Mon compte. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre : 2. Dans l outil Détruire, Cliquez sur Détruire anciennes données du calendrier. Effectuez les modifications

104 AGENDAS 3. La fenêtre suivante apparaît : Tous les événements antérieurs à la date saisie seront supprimés. Par exemple, si vous indiquez 1 er janvier 2002, tous les événements antérieurs à cette date seront supprimés. 3. La fenêtre suivante apparaît : 5. Confirmer la suppression en cliquant sur Effacer. Répéter un événement Pour répéter un événement 1. Cliquez sur le sujet de l'événement pour faire apparaître la fenêtre correspondante. 2. En face de Répéter, cliquez sur Oui. Choisissez une fréquence ainsi qu'une date limite

105 AGENDAS 4. Cliquez sur Sauver pour confirmer ou sur Annuler pour quitter. Pour modifier une répétition d événements 1. Cliquez sur le sujet de l'événement pour faire apparaître la fenêtre correspondante. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Effectuez les modifications nécessaires. 3. Cliquez sur Sauver pour confirmer ou sur Annuler pour quitter. Pour supprimer une répétition d événements Deux méthodes sont possibles. Cliquez sur le sujet de l événement que vous souhaitez supprimer pour faire apparaître la fenêtre correspondante. Cliquez sur Détruire ou bien sur Détruire toutes les instances dans le menu proposé. Affichez l'événement maître (celui qui a été répété initialement) et sélectionnez Non en face de Répéter. Puis-je créer des rappels pour des réunions? Une réunion est avant tout un événement dans votre calendrier. À ce titre, vous pouvez éventuellement la partager avec vos groupes et lui associer un rappel. Les rappels sont personnels : par conséquent, aucun des autres invités à la réunion ne recevra vos propres rappels, pas plus que la personne qui a créé la réunion. Exporter l agenda dans un fichier PDF et l imprimer Cette fonction vous permet d'exporter votre calendrier dans un fichier et de l envoyer par e- mail. 1. Dans votre calendrier, sélectionnez la vue souhaitée (journalière, hebdomadaire ou mensuelle). 2. Cliquez sur l'icône du fichier PDF (en haut du calendrier). FAQ

106 AGENDAS 3. Votre calendrier vous sera alors envoyé immédiatement par , à la première adresse figurant dans votre fiche personnelle. Par défaut, cette adresse est celle que vous avez fournie lors de votre inscription. Pour modifier cette fiche, utilisez l outil Mon compte puis sélectionnez Modifier mes données personnelles dans le menu proposé. Rappels Vous pouvez recevoir des rappels par SMS ou bien par . Référez-vous à la partie Autres outils. FAQ Qu'est-ce qu'un rappel? Comme le nom l indique, un rappel permet d envoyer un message pour rappeler un événement qui figure dans votre agenda

107 Quand vous trouvez des sites ou des pages Web qui vous intéressent, vous pouvez sauvegarder leur référence pour y accéder facilement et rapidement. L outil Favoris du Bureau Virtuel permet d enregistrer le nom et l adresse de ces sites Web. Ajouter un favori 1. Cliquez sur l outil Favoris dans la page d accueil du Bureau Virtuel. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cliquez sur Ajouter Favoris dans le menu situé sous le nom de votre dossier Favoris. FAVORIS

108 FAVORIS 3. La fenêtre suivante apparaît : Dans le champ Description (facultatif) Entrez vos commentaires (une description, un mot de passe ou toute information que vous jugez utile). 4. Cliquez sur Sauver pour confirmer votre saisie ou sur Annuler pour quitter. Votre site s affiche dans la fenêtre Favoris. Dans les champs proposés, entrez les données suivantes : Dans le champ Nom Entrez le nom du site. Dans le champ URL Entrez l adresse du site. Il n est pas nécessaire d entrer qui s ajoutera automatiquement devant l adresse que vous aurez saisie Pour en savoir plus L URL (Uniform Ressource Locator) C'est l adresse du site, elle est de type Elle se compose de trois éléments principaux : Le protocole de connexion Il est, en général, de type http (Hyper Text Transfer Protocol) ou ftp:// (File Transfer Protocol) www. Signifie World Wide Web ; toutes les adresses ne comportent pas de www. Le nom du site Le domaine de référence Par exemple.com ou.fr Visiter un site

109 FAVORIS Cliquez sur le lien hypertexte qui s affiche immédiatement à droite du nom du site. 1. Cliquez sur l icône de la corbeille du site concerné. 2. Une fenêtre s ouvre vous demandant de confirmer la destruction. 3. Cliquez sur OK pour confirmer. Le site s ouvre dans une nouvelle fenêtre. Modifier un favori 1. Cliquez sur le bouton Actions du favori concerné. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cliquez sur Éditer pour accéder à la fiche descriptive du site. 3. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Effectuez les modifications. Déplacer un favori Plutôt que de supprimer un favori et de le recharger dans un autre dossier, vous pouvez tout simplement le déplacer. 1. Cliquez sur le bouton Actions correspondant au favori que vous souhaitez déplacer. 2. Une nouvelle fenêtre s affiche. Cliquez sur Déplacer dans le menu proposé. 4. Cliquez sur Sauver pour valider vos modifications ou sur Annuler pour quitter. Supprimer un favori

110 FAVORIS destination (le dossier de départ apparaît en noir). Copier un favori Vous pouvez copier un favori, c'est-à-dire en placer une copie dans un autre dossier. 1. Cliquez sur le bouton Actions correspondant au favori que vous souhaitez copier. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cliquez sur la fonction Copier dans le menu proposé. 3. Cliquez sur le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer une copie du favori. 3. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Dans la liste proposée, cliquez sur le dossier de

111 FAVORIS Créer un dossier 1. Cliquez sur Nouveau dossier dans le menu situé sous le nom de votre dossier Favoris. Renommer un dossier À tout moment, vous pouvez renommer un dossier. 1. Cliquez sur le dossier concerné. Il s ouvre dans la fenêtre principale. 2. Cliquez sur Renommer dans la barre d outils située sous le nom de votre dossier. 2. La fenêtre suivante apparaît : 3. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Entrez le nom du dossier. 3. Cliquez sur Sauver pour confirmer. Entrez les modifications souhaitées. 4. Cliquez sur Sauver pour confirmer ou bien sur Annuler pour quitter

112 FAVORIS Supprimer un dossier 1. Cliquez sur le dossier concerné. Il apparaît dans la fenêtre principale. 2. Cliquez sur Détruire dans la barre de menu située sous le nom de votre dossier. 3. Une fenêtre s ouvre vous demandant de confirmer la destruction du dossier. Cliquez sur Ok pour confirmer

113 La page d accueil de l outil Mon Compte propose plusieurs fonctions qui permettent de personnaliser ses préférences et de gérer son abonnement (modifier ses données personnelles, voir l état de son compte, etc.). MON COMPTE

114 MON COMPTE Compte Modifier mes données personnelles 1. Dans l outil Compte, cliquez sur Modifier mes données personnelles. Une nouvelle fenêtre s'ouvre : 3. Cliquez sur Sauver pour valider ou bien sur Annuler pour quitter. À savoir Tous les champs sont modifiables, excepté l adresse que l on vous a attribuée lors de votre inscription au Bureau Virtuel. Les champs Prénom et Nom sont obligatoires. Si vous partagez vos données avec des groupes, vos contacts seront accessibles (si vous en autorisez l accès) par les membres du groupe. Soyez donc attentifs aux données personnelles que vous entrez : par exemple si vous décidez d entrer vote numéro de téléphone portable personnel, gardez à l esprit qu il sera accessible à des tiers. 2. Entrez les modifications souhaitées

115 MON COMPTE Session Préférences de durée de session Cet outil vous permet de choisir le nombre de minutes avant l expiration de la session. La session expirera automatiquement au bout d un laps de temps donné en cas d inactivité. 1. Choisissez le nombre de minutes en cliquant sur le menu déroulant. 2. Cliquez sur Sauver pour confirmer ou bien sur Fermer pour quitter. Signaler les objets modifiés récemment Cet outil vous permet d identifier les objets qui ont été modifiés ou ajoutés récemment. Chaque objet modifié sera précédé de l indicateur. Par exemple, si vous ajoutez ou modifiez un contact dans votre carnet d adresses, il apparaîtra à l écran précédé de l indicateur. 1. Entrez le nombre de jours souhaité. Par exemple, si vous entrez 2 jours,

116 MON COMPTE l indicateur apparaîtra pendant deux jours après la date de modification. sur État de mon compte, une nouvelle fenêtre s ouvre, qui vous permet d'afficher les informations suivantes : 2. Cliquez sur Sauver pour confirmer ou bien sur Annuler pour quitter. Statistiques Pour chaque rubrique : La colonne de gauche (en rouge à l'écran) indique l'état d'utilisation de votre compte au moment où vous le consultez ; La colonne de droite indique le maximum autorisé pour le type d'abonnement dont vous disposez. Vous pouvez ainsi connaître : L outil Statistiques vous permet d accéder à l état de votre compte. Lorsque vous cliquez Le type d abonnement dont vous disposez actuellement

117 MON COMPTE Le nombre d événements enregistrés dans votre calendrier. Le nombre d adresses stockées dans le carnet d adresses. Le nombre de documents stockés et la taille de ces documents. Le nombre de courriers actuellement dans votre boîte de réception. Le nombre de tâches assignées. Le nombre d appels téléphoniques. Le nombre de notes enregistrées. Le nombre de favoris enregistrés. Le nombre de SMS que vous avez émis. Le nombre de groupes dont vous êtes l administrateur. Le nombre de membres de vos groupes. La provision en Euros pour vos envois de fax ou de SMS. Abonnement Formules d abonnement Cet outil vous permet d'accéder aux informations correspondant au type d abonnement que vous utilisez (par exemple la taille de l espace de stockage disponible pour vos documents ou bien le nombre de membres que vous pouvez inviter dans vos groupes). Il vous permet également de modifier votre abonnement. À savoir Les abonnements disponibles pour les étudiants sont M et L. Si vous souhaitez disposer d un abonnement XL ou XXL, il est nécessaire de remplir un formulaire qui sera transmis à l administrateur du Bureau Virtuel

118 MON COMPTE Pour modifier votre formule d abonnement : 1. Cochez la case correspondant à l abonnement dont vous souhaitez disposer. 3. Une nouvelle fenêtre s affiche vous confirmant que la modification a bien été effectuée. Provision Cet outil vous permet d approvisionner votre compte pour l envoi de fax ou de SMS. L envoi de SMS peut être particulièrement utile pour les rappels de réunion et la notification de tâches. 2. Cliquez sur le bouton Mettre mon compte à niveau

119 MON COMPTE 1. Pour approvisionner votre compte, cliquez sur Ajouter 15 EUR à ma provision. À savoir L icône située à la droite du bouton Approvisionner, représentant une clé, indique que la transaction est sécurisée. Préférences Vous pouvez choisir une provision supérieure en cliquant sur le menu déroulant. 2. Cliquez sur le bouton Approvisionner pour commencer la transaction. Préférences Calendrier Lorsque vous cliquez sur le lien Préférences Calendrier, une nouvelle fenêtre s'ouvre

120 MON COMPTE Cette fenêtre vous permet de définir les différents paramètres de votre agenda. Le fuseau horaire proposé par défaut est ECT, il correspond à l heure de Paris. Vous pouvez changer le fuseau horaire en cliquant sur le menu déroulant. Page de démarrage du calendrier Par défaut le format proposé est Semaine. Vous pouvez modifier ce paramètre en utilisant le menu déroulant. Durée par défaut des événements Les événements sont programmés pour durer 60 minutes. Vous pouvez changer ce paramètre en cliquant sur le menu déroulant. Résolution des grilles du calendrier Heure de début et Heure de fin Par défaut, les plages horaires proposées dans votre agenda vont de 08H00 à 18H00. Vous pouvez étendre ces plages en utilisant le menu déroulant. Fuseau horaire La résolution par défaut est de 30 minutes. Vous pouvez modifier ce paramètre en utilisant le menu déroulant. Format du temps Vous pouvez choisir que le temps soit divisé par jour (24h) ou bien par demi-journées (12h AM/PM)

121 MON COMPTE Préférences Langue Lorsque vous cliquez sur le lien Préférences Langue, une nouvelle fenêtre s'ouvre. 2. Sélectionnez la langue que vous souhaitez utiliser. 3. Cliquez sur Sauver pour confirmer ou bien sur Annuler pour quitter. Après avoir sauvegardé, vous devez quitter votre session et vous reconnecter pour appliquer les nouveaux paramètres. 1. Vous pouvez choisir la langue de l interface en cliquant sur le menu déroulant

122 MON COMPTE Préférences SMS Lorsque vous envoyez des SMS grâce à l outil Courriers, ce paramètre vous permet de définir le nombre maximum de SMS utilisés pour l envoi d un message à un destinataire. 1. Cliquez sur Préférences SMS, une nouvelle fenêtre s affiche. 3. Cliquez sur Sauver pour confirmer ou bien sur Annuler pour quitter. Pour en savoir plus Un message SMS contient 160 caractères. Si votre message contient 200 caractères, deux SMS seront envoyés (160 caractères + 40 caractères). 2. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le nombre de messages souhaité

123 MON COMPTE Préférences Lorsque vous cliquez sur Préférences , une nouvelle fenêtre s affiche : 1. Pour choisir le nombre de messages, utilisez le menu déroulant. 2. Sélectionnez le nombre de messages souhaité. 3. Cliquez sur Sauver pour confirmer ou sur Annuler pour quitter. Signature Cette fonction vous permet de définir une signature que vous pourrez choisir d ajouter à la fin du message. Nombre de messages par page Cette fonction vous permet de choisir le nombre de messages qui vont s afficher dans la fenêtre Réception de votre outil Courriers

124 MON COMPTE 1. Lorsque vous cliquez sur Signature, La fenêtre suivante apparaît : Vous pouvez choisir de garder ou non une copie des s envoyés. Si vous choisissez Oui, les messages seront stockés dans le dossier Envoyés de votre outil Courriers. Notification Cet outil est pertinent uniquement si vous avez entré plusieurs adresses dans votre fiche personnelle (voir plus haut la section Modifier mes données personnelles). Si vous cochez la case Notification par e- mail, vous serez averti par (à l adresse 2 de votre fiche personnelle) de l arrivée d un nouveau courrier dans votre boîte aux lettres principale (correspondant à l adresse e- mail que l on vous a attribuée lors de votre inscription au Bureau Virtuel). 2. Définissez votre signature. 3. Cliquez sur Sauver pour confirmer ou bien sur Annuler pour quitter. Conserver une copie des s envoyés Si vous cochez la case Notifier une seule fois, le système de notification vous prévient de l arrivée d au moins un nouveau courrier. Si vous cochez la case Notifier à chaque e- mail entrant, le système de notification vous prévient de l arrivée de chaque nouveau courrier entrant

125 MON COMPTE Notification par SMS Si vous cochez la case Notification par SMS, vous serez averti par SMS de l arrivée d un nouvel . Le SMS sera envoyé vers le numéro de téléphone mobile que vous avez saisi dans votre fiche personnelle (voir plus haut la section Modifier mes données personnelles). Pour que le système de notification fonctionne correctement, vous devez disposer d'un crédit de SMS suffisant. Détruire Détruire anciennes données du calendrier 1. Cliquez sur Détruire anciennes données du calendrier, une nouvelle fenêtre s affiche : 2. Tous les événements antérieurs à la date spécifiée seront supprimés. Par exemple, si vous indiquez 1 er janvier 2002, tous les événements antérieurs à cette date seront supprimés. 3. Cliquez sur Effacer pour confirmer ou bien sur Annuler pour quitter. Aide L'outil Aide permet d'accéder à l'aide en ligne.

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127 PARTIE III Autres outils

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129 Pour chacun des événements de votre agenda, vous pouvez activer un rappel par ou par SMS. Rappel d'un événement par SMS ou par Vous pouvez recevoir des rappels par ou par SMS. Les rappels concernent toujours un événement précis et non l'ensemble de votre calendrier. 1. Cliquez sur le sujet de l événement pour lequel vous souhaitez un rappel. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cliquez sur Oui dans le champ Rappel. RAPPELS

130 RAPPELS 3. Une nouvelle fenêtre apparaît. Renseignez les champs proposés pour activer le rappel : Sélectionnez le moment auquel vous souhaitez recevoir le rappel en cliquant sur le menu déroulant. Cochez les champs correspondant au mode de rappel

131 RAPPELS Pour en savoir plus Si vous sélectionnez le rappel par SMS et par , les deux rappels seront envoyés en même temps. Le nombre de rappels par SMS dont vous disposez dépend du type de votre abonnement. Les rappels sont envoyés au numéro figurant dans votre fiche personnelle. 5. Cliquez sur Sauver pour confirmer ou sur Annuler pour quitter. Pour voir ou modifier votre fiche personnelle, utilisez l outil Mon compte puis sélectionnez Modifier mes données personnelles dans le menu proposé. Les rappels par sont illimités pour tous les types d'abonnement. Ils sont envoyés à la première adresse figurant dans votre fiche personnelle. Par défaut, cette adresse est celle que vous avez fournie lors de votre inscription

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133 SynchroExpress est un logiciel de synchronisation qui peut être téléchargé gratuitement sur le site Web du Bureau Virtuel. SynchroExpress permet la synchronisation de votre Bureau Virtuel avec n importe quel terminal ou logiciel de gestion de données personnelles (PIM pour Program Information Manager). Il permet de synchroniser les outils suivants : agendas, carnet d adresses, notes et tâches. Cette synchronisation ne concerne que les données privées et ne peut pas être réalisée pour les données du groupe. SYNCHRO SynchroExpress compare les données stockées dans votre Bureau Virtuel et celles stockées dans votre terminal ou logiciel de gestion de données personnelles. Il fait alors les mises à jour et s assure que les données contenues sont identiques

134 SYNCHRO Configuration minimale Pour pouvoir utiliser SynchroExpress, vous devez posséder l un des systèmes d exploitation suivants : Windows 95 Windows 98 Windows NT 4.0 Windows 2000 Windows Millennium Windows XP SynchroExpress n est pas compatible à ce jour avec les systèmes d exploitation suivants : Windows 3.1 DOS Unix Linux Macintosh SynchroExpress utilise le même identifiant et le même mot de passe que celui que vous employez pour accéder au Bureau Virtuel. Compatibilité SynchroExpress permet la synchronisation avec les logiciels suivants : Accompli 008 IBM WorkPad Lotus Organizer 5.0 Lotus Organizer 6.0 Outlook 2000 Outlook 97 Outlook 98 Outlook Express Palm Desktop 2.0 Palm Desktop 3.0 Palm Desktop 4.0 Palm III Palm III c Palm III e Palm III x Palm III xe Palm 100 Palm Personal Palm Professional Palm V Palm VII Palm Psion revo 5-7-revo Windows CE (Pocket PC)

135 SYNCHRO Télécharger SynchroExpress Avant de télécharger et d installer SynchroExpress, assurez-vous que vous disposez de la configuration minimale pour faire fonctionner le logiciel. Si vous utilisez un assistant numérique (PDA), assurez-vous également d'avoir installé le logiciel de synchronisation qui est fourni avec votre terminal et vérifiez que la transmission entre les deux appareils fonctionne. 1. Ouvrez l outil Synchronisation 2. Une fenêtre s ouvre. Choisissez : Votre système d exploitation L assistant avec lequel vous voulez synchroniser votre Bureau Virtuel (votre terminal ou votre logiciel de gestion de données personnelles) La langue 3. Le logiciel est automatiquement stocké sur votre disque dur. FAQ

136 SYNCHRO Que dois-je faire si j ai déjà téléchargé une version antérieure de SynchroExpress? Avant d'installer une nouvelle version de SynchroExpress, désinstallez toutes les versions antérieures. Ouvrez le menu Démarrer de votre bureau, choisissez Paramètres, puis Panneau de configuration. Sélectionnez Ajout/Suppression de Programmes. Choisissez SynchroExpress et Désinstaller. Effacez le dossier SynchroExpress dans votre dossier Programmes. Redémarrez votre ordinateur. Lorsque l'installation est terminée, deux raccourcis seront ajoutés sur le bureau de votre ordinateur et dans le menu Démarrer (SynchroExpress Setup et SynchroExpress). SynchroExpress doit être configuré pour synchroniser vos fichiers. 1. Sélectionnez SynchroExpress Setup dans le menu Démarrer (ou double-cliquez sur l'icône affichée sur votre bureau). 2. Cliquez sur Paramétrer pour démarrer la configuration. Installer SynchroExpress Une fois SynchroExpress téléchargé sur votre disque dur, il vous faut installer le logiciel. 1. Double-cliquez sur SynchroExpress.exe pour lancer la procédure d'installation. 2. Suivez ensuite les instructions qui s affichent à l'écran. 3. Suivez les instructions qui apparaissent à l'écran

137 SYNCHRO Configurer SynchroExpress Paramétrage Web 1. Sélectionnez le site Web avec lequel vous souhaitez synchroniser. Un bouton Paramétrer apparaît dans cette fenêtre, il vous permet de configurer éventuellement le serveur Proxy dont disposerait l université pour autoriser votre SynchroExpress à passer au travers. 2. Saisissez votre identifiant et votre mot de passe : utilisez ceux qui vous ont été communiqués lors de votre inscription au Bureau Virtuel. 3. Cliquez sur Suivant pour passer à l'écran suivant

138 SYNCHRO Paramétrage de l'assistant numérique 1. Sélectionnez l assistant numérique que vous souhaitez synchroniser avec votre Bureau Virtuel. Onglet méthode de transfert 2. Cliquez sur le menu déroulant pour afficher la liste complète des assistants supportés. 3. Cliquez sur l assistant que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Paramétrer pour poursuivre la configuration. À cette étape, vous trouverez différents onglets selon l assistant choisi. Cliquez sur chaque onglet et faites les choix appropriés. Onglet Identifiant Les logiciels de contacts et les PDA autorisent plusieurs utilisateurs. Cet onglet vous permet de sélectionner l'utilisateur dont les données doivent être synchronisées. Cet onglet vous permet de sélectionner la méthode de transfert de vos données. Trois options sont disponibles: Synchroniser les informations Lorsque cette option est sélectionnée, votre assistant et votre Bureau Virtuel seront mis à jour. Les nouvelles données de l assistant seront ajoutées à votre Bureau Virtuel et, inversement, les nouvelles données stockées dans votre Bureau Virtuel seront transférées dans l assistant

139 SYNCHRO Exporter de votre assistant vers votre Bureau Virtuel Lorsque cette option est sélectionnée, l'information est transférée depuis votre assistant vers votre Bureau Virtuel. Aucune donnée n'est transférée dans l'autre sens, c'est-à-dire depuis votre Bureau Virtuel vers l assistant. Notez que si vous supprimez des données dans votre assistant, elles seront également effacées sur votre Bureau Virtuel lors de votre prochaine synchronisation. Exporter de votre Bureau Virtuel vers votre assistant Dans ce cas, les informations stockées dans votre Bureau Virtuel seront copiées dans l assistant. Aucune donnée n'est transférée dans l'autre sens, c'est-à-dire depuis votre assistant vers votre Bureau Virtuel. Il est à noter que si vous supprimez des données dans votre Bureau Virtuel, elles seront également effacées sur votre assistant lors de votre prochaine synchronisation. Onglet Supprimer et Restaurer Soyez extrêmement prudent lors de l'utilisation de cette fonction. Lisez les indications ci-dessous et, dans tous les cas, effectuez toujours des copies de sauvegarde. Si vous utilisez un autre système de synchronisation ou si vous devez éliminer des doublons, vous pouvez sélectionner Supprimer et Restaurer. Cette fonction supprimera toutes vos données dans votre Bureau Virtuel et les réimportera à partir de votre assistant

140 SYNCHRO Gérer les transferts 1. Cliquez sur Gestion des Transferts. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Sélectionnez l outil que vous souhaitez synchroniser avec votre Bureau Virtuel et cliquez sur Paramétrer. 3. Sélectionnez la méthode de transfert pour cet outil. Cliquez sur Sauver pour confirmer votre sélection. 4. Après avoir effectué la configuration nécessaire dans chacun des onglets, cliquez sur Appliquer. Cliquez sur OK pour confirmer. 5. La fenêtre principale réapparaît à l écran. Cliquez sur Suivant puis sur Terminer. SynchroExpress est configuré et prêt pour la synchronisation. Pour en savoir plus C est de l assistant que vous aurez choisi que dépend cette fonctionnalité. Certains assistants n offrent pas tous les outils (calendrier, carnet d adresses, tâches et notes). Il vous est possible de ne synchroniser que certains des outils : uniquement carnet d adresses ou uniquement calendrier ou uniquement tâches ou uniquement notes. Limitations de SynchroExpress Limites dans le nombre de données Votre abonnement a des limites dans le nombre de données qui peuvent être stockées. Vérifiez que votre abonnement vous permet d'importer le nombre de contacts, d événements, de notes ou de tâches présents dans votre assistant. Données de groupe SynchroExpress fonctionne uniquement avec vos données privées et ne permet pas de synchroniser des données de groupes. Limites propres au Palm Palm gère les contacts par catégorie (privée, Business, etc.). Ces catégories n'existent pas

141 SYNCHRO encore dans votre Bureau Virtuel. Elles seront toutes par défaut placées dans Personnel. Palm propose un format de numéros de téléphone dit «libre», c est-à-dire qu'il ne structure pas les numéros sous la forme Préfixe International + Préfixe Zonal + Numéro. Dans votre Bureau Virtuel, c'est le cas. SynchroExpress va donc étudier les numéros et tenter de les structurer au mieux afin de correspondre aux deux formats. Cependant, certaines situations peuvent imposer de réécrire correctement les numéros afin qu'ils soient bien interprétés. Nous vous conseillons pour Palm de noter vos numéros de la façon suivante : +33 (00) ou +32 (02) ou encore +32 (02) Cela permettra à SynchroExpress de convertir correctement les numéros et de les afficher dans les cases respectives dans votre Bureau Virtuel. Limites propres à Outlook Dans Outlook, pour les tâches, la priorité basse sera modifiée en normale par SynchroExpress après la synchronisation

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143 Grâce à votre compte de messagerie, vous pouvez envoyer des télécopies. La procédure est similaire à l envoi d un courrier électronique. Pour envoyer un fax, vous devez disposer d un crédit minimum de 10 euros sur votre provision interne. Rédiger et envoyer un fax 1. Dans votre outil Courriers, ouvrez une nouvelle fenêtre de rédaction de message. 2. Dans le champ Vers, entrez le nom du destinataire suivi de son numéro de fax. FAX

144 FAX À savoir Ces coordonnées doivent être introduites sous la forme : Nom du destinataire <préfixe national_préfixe zonal_numéro de fax@fax> Exemple : Spencer Smith < @fax> Vous devez entrer ce format de numéro même si vous envoyez un fax dans la même zone téléphonique que la vôtre. 3. Pour envoyer le même fax à plusieurs destinataires, séparez les adresses d envoi par une virgule. Champs Vers, CC et BCC Le principe de fonctionnement des champs Vers, CC, et BCC est identique à celui du courrier électronique. Champ Sujet Dans le champ Sujet, entrez le sujet de votre fax. Dans le champ Texte, entrez le texte qui apparaîtra sur la page de couverture. S il n y a pas de pièces jointes, ce texte constitue le corps du fax. S il y a des pièces jointes, ce texte constitue la page de couverture. Vous pouvez joindre un document en suivant les mêmes procédures que celles utilisées pour l envoi d un avec pièces jointes. Les pièces jointes sont envoyées au format A4. Vous pouvez envoyer jusqu à 40 pages par message. Accusé de réception et délai de transmission Une fois le message traité, le système vous envoie un de confirmation (à votre adresse principale). Cet précise l état de réception : il indique Fax OK en cas de réussite, ou bien, Fax erreur en cas d échec de la transmission. Cet vous informe également des détails de la transmission et de son coût. Champ Texte

145 FAX Tant que vous n avez pas reçu l accusé de réception, votre fax n est pas parvenu à son destinataire. Le délai de transmission dépend : De la taille du message Plus votre message comporte de pages, plus la transmission est longue (il faut compter en moyenne 40 secondes par page). Du nombre de télécopies à envoyer Plus ce nombre est élevé, plus le délai de transmission est important. De la vitesse de réception de l appareil du destinataire Du nombre de télécopies présentes dans la file d attente du Bureau Virtuel Si le nombre de télécopies à envoyer est important, le délai de transmission peut s allonger. De la qualité. Si le fax envoyé est en haute définition, le délai de transmission sera sensiblement plus long

146

147 Vous pouvez utiliser le bloc-notes pour écrire tout type de mémos, c est-à-dire du texte brut (sans image ni mise en forme). Ajouter une note 1. Cliquez sur Ajouter Note. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre : Entrez les paramètres suivants : BLOC-NOTES Dans le champ Titre Entrez le sujet de la note. Dans le champ Description (facultatif) Entrez votre texte. Consulter une note Cliquez sur le titre ou l icône de la note que vous souhaitez consulter. La note s affiche dans une nouvelle fenêtre

148 BLOC-NOTES Modifier une note 1. Cliquez sur le titre, l icône de la note ou bien sur Actions. Cliquez sur Éditer. 2. Effectuez vos modifications et cliquez sur Sauver pour confirmer. 1. Cliquez sur le bouton Actions de la note concernée. 2. Dans la fenêtre qui s ouvre, cliquez sur Déplacer dans le menu proposé. Supprimer une note 1. Cliquez sur l icône de la corbeille correspondant à la note que vous souhaitez supprimer. 2. Une fenêtre s ouvre vous demandant de confirmer la destruction. Cliquez sur OK pour confirmer. Déplacer une note Au lieu de supprimer une note et de la recharger dans un autre dossier, vous pouvez tout simplement la déplacer. Sélectionnez le dossier (ou le sous-dossier) de destination souhaité. Le dossier de départ apparaît en noir

149 BLOC-NOTES Copier une note Vous pouvez copier une note, c'est-à-dire en placer une copie dans un autre dossier. 1. Cliquez sur le bouton Actions correspondant à la note que vous souhaitez copier. 2. Dans la fenêtre qui s ouvre, cliquez sur Copier dans le menu proposé. 3. Sélectionnez le dossier (ou le sous-dossier) de destination. Le dossier de départ apparaît en noir. Créer un dossier 1. Cliquez sur Nouveau dossier. Pour en savoir plus Comment créer des sous-dossiers? Pour créer un sous-dossier dans un de vos dossiers existants, positionnez-vous tout d'abord au niveau souhaité : le nouveau dossier sera placé dans le dossier qui est affiché dans la partie droite de l'écran. Modifier un dossier 1. Cliquez sur le bouton Actions de la note concernée. 2. Cliquez sur Éditer dans le menu proposé. 3. Entrez les modifications souhaitées. 3. Cliquez sur Sauver pour confirmer. 2. Dans la fenêtre qui s ouvre, entrez le nom du dossier. 3. Cliquez sur Sauver pour confirmer

150 BLOC-NOTES Supprimer un dossier 1. Pour détruire un dossier ainsi que tout son contenu, cliquez sur l icône de la corbeille correspondant au dossier que vous souhaitez détruire. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre vous demandant de confirmer la suppression. Cliquez sur OK pour confirmer

151 WAP WAPExpress Vous pouvez aussi accéder à votre Bureau Virtuel par l intermédiaire du protocole WAP (Wireless Application Protocol ou protocole pour application sans fil). Vous avez ainsi la possibilité de consulter et d entrer des données : agenda, adresses et . Grâce à votre téléphone mobile compatible WAP, votre Bureau Virtuel vous sera accessible en toutes circonstances. Cet accès WAP est proposé comme un canal supplémentaire d'accès à vos données. Lorsque vous n'avez pas d'ordinateur connecté à Internet sous la main, le WAP vous permet de consulter ou de saisir des données dans l'interface de votre Bureau Virtuel. WAPExpress fonctionne avec tous les téléphones mobiles compatibles WAP 1.0. Accès au service WAP Pour accéder au service, il vous suffit de configurer un nouveau signet (bookmark) dans votre téléphone WAP. Veuillez saisir l adresse suivante :

152 WAP Votre identifiant et votre mot de passe Lyon 2 vous seront demandés. Dans l interface WAP, les fonctionnalités suivantes sont disponibles : Consulter / ajouter des événements dans votre agenda Consulter vos adresses personnelles ou celles de vos groupes Envoyer des s. Lire les s de votre adresse Webmail Lire les s de toute adresse configurée en POP3. Consulter vos archives . Lyon 2 en saisissant dans votre navigateur l adresse suivante : L interface est plus riche qu en mode WAP car l écran d un PDA possède une meilleure définition. Vous trouverez ci-dessous quelques captures d écran qui pourront vous donner un aperçu de l interface utilisateur sous Pocket PC. Attention! En cas de problème, avec votre connexion WAP, veuillez contacter le support technique de votre opérateur de téléphonie mobile. Assistant numérique Si vous disposez d un assistant numérique (PDA) disposant d une connexion à Internet (par GPRS ou par Wi-Fi), vous pouvez également vous connecter au Bureau Virtuel de connexion accueil

153 WAP documents favoris groupes agendas outils préférences tâches

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155 PARTIE IV Partager ses données

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157 Vous ne pouvez partager des données qu avec des groupes dont vous êtes membre. Vous ne pouvez donner des autorisations d'accès à un document qu aux groupes dont vous êtes membre. FAQ Dans le cas d un partage avec un groupe, qui est propriétaire des données lorsque le membre qui a entré ces données quitte le groupe? Quel que soit le type de données, c est l administrateur qui en devient le propriétaire. Cette section est segmentée en six parties : TRAVAIL COLLABORATIF CONTACTS DOCUMENTS TÂCHES AGENDA NOTES FAVORIS Dans chaque partie, vous trouverez les procédures qui vont vous permettre de partager vos données et d y autoriser l accès

158 TRAVAIL COLLABORATIF Contacts Partager des contacts 1. Cliquez sur le nom d'un contact pour faire apparaître sa fiche. 2. Cliquez sur Partager avec groupes. Cochez la case qui correspond au groupe avec lequel vous souhaitez partager ce contact. 4. Cliquez sur Sauver pour confirmer. 3. La fenêtre suivante apparaît : Supprimer le partage de contacts 1. Cliquez sur le nom d'un contact pour faire apparaître sa fiche. 2. Cliquez sur Partager avec groupes. 3. Dans la fenêtre qui s ouvre, désélectionnez la case à cocher qui correspond au groupe

159 TRAVAIL COLLABORATIF avec lequel vous ne souhaitez plus partager ce contact. 4. Cliquez sur Sauver pour confirmer. Pour en savoir plus En mode groupe, comment puis-je savoir qui a entré un contact? Dans la fiche de chaque contact figure l'indication : Entré par :. Autoriser l'accès à un contact 1. Cliquez sur le nom d'un contact pour faire apparaître sa fiche. 2. Cliquez sur Autoriser l'accès. Le membre aura accès au contact en lecture seule. Il ne pourra pas le modifier. Si vous désélectionnez cette case à cocher, le membre n aura pas accès au contact concerné. Si vous cochez la case Éditer Le membre pourra modifier la fiche contact. Supprimer l'autorisation d'accès 1. Cliquez sur le nom d'un contact pour faire apparaître sa fiche détaillée. 2. Cliquez sur Autoriser l'accès. 3. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Effectuez les modifications souhaitées. 4. Cliquez sur Sauver pour confirmer. 3. Dans la fenêtre qui s ouvre, cochez les cases du groupe concerné. Pour en savoir plus L autorisation d accès peut être accordée à l ensemble des membres d un groupe ou bien à des membres sélectionnés. Si vous cochez la case Voir

160 TRAVAIL COLLABORATIF Documents Partager un document 1. Cliquez sur le bouton Actions correspondant au document que vous souhaitez partager ; la fenêtre suivante apparaît : Dans le menu proposé, cliquez sur Partager avec groupes. 3. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cochez la case correspondant au groupe avec lequel vous souhaitez partager le document. 4. Cliquez sur Sauver pour confirmer. Supprimer un partage de documents 1. Cliquez sur le bouton Actions du document concerné. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Dans le menu proposé, cliquez sur Partager. 3. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Effectuez les modifications souhaitées. 4. Cliquez sur Sauver pour confirmer

161 TRAVAIL COLLABORATIF Autoriser l'accès à un document 1. Cliquez sur le bouton Actions du document concerné. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cliquez sur Autoriser l'accès dans le menu proposé. 3. La fenêtre suivante apparaît : Si vous cochez la case Télécharger Le membre pourra uniquement télécharger le document. Cliquez sur Sauver pour confirmer. Supprimer l'autorisation d'accès 1. Cliquez sur le bouton Actions du document concerné. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cliquez sur Autoriser l'accès dans le menu proposé. 3. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Effectuez les modifications souhaitées. 4. Cliquez sur Sauver pour confirmer. Cochez les cases du groupe concerné : précisez qui peut Éditer ou Télécharger le document. Si vous cochez la case Éditer Le membre pourra effectuer des modifications sur le document concerné

162 TRAVAIL COLLABORATIF FAQ En mode groupe, comment puis-je savoir qui a posté un document? Cliquez sur le bouton Actions du document concerné. Dans le bas de la fenêtre qui s ouvre figure le nom de son propriétaire, sa taille ainsi que la date à laquelle il a été placé dans l'outil Documents. Puis-je partager un dossier? Non. En revanche, vous pouvez définir des autorisations d'accès pour un dossier. Toutefois, il vous faudra définir des autorisations d'accès pour chacun des documents contenus dans ce dossier. 3. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cochez les cases du groupe concerné : vous devez préciser dans cette fenêtre qui peut Ajouter des documents dans ce dossier, Détruire des documents, ou Voir ce dossier et la liste des documents qu il contient. Pour en savoir plus Si vous définissez des autorisations d'accès pour un document contenu dans un dossier, mais que vous ne définissez pas d'autorisations d'accès pour ce dossier, l'accès au document sera impossible. Autoriser l'accès à un dossier 1. Cliquez sur le bouton Actions du dossier concerné. 2. Cliquez sur Autoriser l'accès dans le menu proposé

163 TRAVAIL COLLABORATIF Tâches Agenda Consulter les tâches d'un groupe Sélectionnez un groupe dans le menu déroulant. Partager votre agenda Le partage s'envisage toujours pour un événement précis et non pour l'ensemble de votre calendrier. 1. Lors de la création de l'événement ou lors d'une modification, cliquez sur Privé ou bien sur Public en face de Partager. Pour revenir à vos tâches personnelles, sélectionnez Privé dans le menu déroulant. À savoir Vous ne pouvez voir que les tâches communes au groupe Quand vous avez sélectionné un groupe, vous restez dans son environnement tant que vous n'avez pas sélectionné Privé pour revenir à votre environnement personnel

164 TRAVAIL COLLABORATIF 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cochez les cases du groupe concerné : précisez qui peut Voir les détails ou Éditer l événement. Si vous cochez la case Voir les détails Le membre pourra uniquement voir les détails de l événement (Sujet et Description). Si vous cochez la case Éditer Le membre pourra effectuer des modifications sur l événement concerné. En aucun cas, le partage des événements n'autorise leur suppression par un tiers. Accéder à l'agenda d'un autre membre Dans la mesure où un membre a partagé des événements de son calendrier, vous pouvez y accéder. 2. Une fenêtre s ouvre. Sélectionnez un membre. 3. Une nouvelle fenêtre s ouvre : vous voyez désormais l agenda de la personne choisie, son nom s affichant en haut du calendrier. 1. Dans l agenda, sélectionnez Membres dans le menu déroulant

165 TRAVAIL COLLABORATIF FAQ Pourquoi l agenda est-il vide? Si le calendrier est vide, cela signifie soit qu'il ne comporte aucun événement, soit qu'aucun événement n'a été partagé. Puis-je insérer des événements dans le calendrier d'un autre membre? Oui, grâce à la fonction Réunion. des événements dans le calendrier de groupe. L'administrateur peut modifier ce choix à tout moment. Puis-je placer des rappels pour les événements du calendrier de groupe? Oui. Il s'agira dans tous les cas de rappels personnels et non de rappels pour le groupe. Accéder à l'agenda du groupe Dans l agenda, sélectionnez le groupe dans le menu déroulant. Vous accédez alors à son agenda. FAQ Qui peut placer des événements dans l agenda du groupe? Dans tous les cas, l'administrateur du groupe a la possibilité de placer, de retirer et de modifier des événements dans le calendrier de groupe. Si l'administrateur coche l'option appropriée lors de la création du groupe, tous les membres sont eux aussi en mesure d'inclure

166 TRAVAIL COLLABORATIF Notes Partager une note Le partage s'envisage toujours dans le cadre d'une note précise et non pour l'ensemble de vos notes. 1. Cliquez sur le bouton Actions correspondant à la note que vous souhaitez partager. 2. Une fenêtre s ouvre. Cliquez sur Partager avec groupes. 3. Dans la fenêtre qui s ouvre, cochez la case correspondant au groupe avec lequel vous souhaitez partager la note. 4. Cliquez sur Sauver pour confirmer ou sur Annuler pour quitter. 1. Cliquez sur le bouton Actions correspondant à la note que vous souhaitez partager. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cliquez sur Autoriser l accès dans le menu proposé. 3. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Sélectionnez soit tous les membres d un groupe, soit membre par membre. Si vous cochez la case Voir Le membre pourra uniquement voir la note. Si vous cochez la case Éditer Le membre pourra effectuer des modifications sur la note concernée. 4. Cliquez sur Sauver pour confirmer ou bien sur Annuler pour quitter. En aucun cas, le partage des notes n'autorise leur suppression par un tiers. Autorisations d'accès

167 TRAVAIL COLLABORATIF Favoris Partage d'un favori Le partage s'envisage toujours dans le cadre d un favori précis et non pour l'ensemble de vos favoris. 1. Cliquez sur le bouton Actions du favori concerné. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Sélectionnez Partager avec groupes. 3. Dans la fenêtre qui s ouvre, sélectionnez un groupe en cochant la case correspondant au groupe avec lequel vous souhaitez partager le favori. 1. Cliquez sur le bouton Actions du favori concerné. 2. Une fenêtre s ouvre. Cliquez sur Autoriser l accès. 3. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Sélectionnez soit tous les membres d un groupe, soit membre par membre. Si vous cochez la case Voir Le membre pourra uniquement voir le favori. Si vous cochez la case Éditer Le membre pourra modifier le favori. 4. Cliquez sur Sauver pour confirmer ou bien sur Annuler pour quitter. 4. Cliquez sur Sauver pour confirmer ou sur Annuler pour quitter. En aucun cas, le partage des favoris n'autorise la suppression des favoris par un tiers. Autoriser l'accès à un favori

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169 Les forums sont liés aux groupes. Seuls les membres d'un groupe peuvent accéder aux forums rattachés à ce groupe. La liste déroulante située à droite de la liste de sélection des outils permet de sélectionner un groupe et, par voie de conséquence, de connaître les forums qui lui sont rattachés. Créer un forum de discussion Cliquez sur Nouveau sujet. FORUMS

170 FORUMS Donnez le titre du forum proposé et sa description : À savoir Seul l administrateur d un groupe a le droit de créer un sujet de discussion. Si le bouton Nouveau sujet n apparaît pas dans l outil Forums, c est que vous n êtes pas administrateur du groupe. Rien n interdit cependant de proposer un sujet de discussion à l administrateur

171 FORUMS Rédiger un message 1. Cliquez sur Ajouter un Nouveau message. 2. Une nouvelle fenêtre s'ouvre : 3. Cliquez sur Sauver pour valider ou sur Annuler pour quitter. Lire les messages Dans la colonne de gauche, cliquez sur le titre du forum choisi. La liste des messages qui lui sont liés apparaît, du plus récent au plus ancien. Le nom de l auteur du message ainsi que la date à laquelle il a été posté apparaissent sur la ligne du message. Dans le champ Titre Entrez le sujet du message. Dans le champ Description Entrez le contenu de votre message

172 FORUMS Répondre à un message 1. Cliquez sur le titre du message auquel vous souhaitez répondre. Le message s'affiche dans une nouvelle fenêtre. 2. Cliquez sur Répondre. Supprimer un message Deux méthodes s offrent à vous pour supprimer un message : Cliquez sur l icône de la corbeille correspondant au message que vous souhaitez supprimer. Une boîte de dialogue s ouvre vous demandant de confirmer l ordre. Cliquez sur OK pour confirmer ou bien sur Annuler pour quitter. Ouvrez le message que vous souhaitez supprimer en cliquant sur son titre. Une nouvelle fenêtre s ouvre ; cliquez sur Détruire. 3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez le texte de votre message dans le champ Description. 4. Cliquer sur Sauver pour valider ou bien sur Annuler pour quitter. Votre message apparaît au niveau inférieur. Des fils de discussion sont ainsi créés. Si vous êtes administrateur du groupe, vous pouvez supprimer n'importe quel message. Supprimer un forum de discussion

173 FORUMS Le créateur d'un forum peut le supprimer ainsi que tous les messages qui lui sont liés. 1. Cliquez sur la fonction Détruire dans le menu correspondant au sujet que vous souhaitez supprimer. 2. Une nouvelle fenêtre s ouvre vous demandant de confirmer votre ordre. Cliquez sur OK pour confirmer ou bien sur Annuler pour quitter. L'administrateur du groupe peut supprimer tout forum rattaché au groupe

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175 INDEX

176 INDEX abonnement, 116 formules, 117 mise à niveau, 118 accessibilité, 23 administrateur groupe, 86 transfert des droits, 86 adresse électronique, 42 agenda autre membre, 164 export PDF, 105 groupe, 165 navigation, 99 partager, 163 aide, 125 arobase, 42 arrobe Voir arobase assistant numérique Voir PDA BAL importer, 55 taux d'occupation, 54 BCC, 44 bloc-notes, 147 boîte aux lettres Voir BAL bookmark, 107 Bureau Virtuel accès avec un PDA, 152 accès WAP, 151 appel à contribution, 18 avantages, 22 concepts, 19 configuration nécessaire, 25 connexion, 25 déconnexion, 35 guide électronique, 18 navigateurs compatibles, 32 navigation, 32 page d'accueil, 33 réseau, 22 tour d'horizon, 27 BV Voir Bureau Virtuel calendrier détruire anciennes données, 125 préférences, 119 carnet d adresses, 61 export PDF, 65 navigation, 61 CC, 44 compte, 113 préférences, 119 provision, 118 statistiques, 116 compte d envoi, 55 ajouter, 56 compte étudiant,

177 INDEX connexion sécurisée, 26 contact autoriser l'accès, 159 créer, 62 importer, 28, 64 modification fiche, 63 partager, 158 supprimer, 64 supprimer le partage, 158 Contact Office, 3 courriel, 39 avantages, 40 brouillon, 45 canular, 48 classer, 51 copie, 44 envoi pièce jointe, 45 envoyer, 41 fonctionnement, 41 impression, 51 lire, 50 modèle, 57 notification, 124 préférences, 123 principe, 39 recevoir, 50 répondre, 48 signature, 123 signer, 49 supprimer, 52 terminologie, 40 transférer, 48 courrier électronique Voir courriel disque virtuel, 74 cryptage, 84 droits d'accès, 84 Mac OS X, 80 Windows 2000, 78 Windows 98, 75 document autoriser l'accès, 161 charger, 67 copier, 72 déplacer, 72 dépôt, 67 envoi par mail, 46 extension du nom, 70 gestion, 67 organisation, 72 partager, 160 récupération, 70 renommer, 69 supprimer, 69 supprimer le partage, 160 télécharger, 70 documentation électronique,

178 INDEX données partager, 157 données personnelles modifier, 114 dossier autoriser l'accès, 162 créer, 53, 73, 111, 149 modifier, 149 renommer, 54, 73, 111 supprimer, 54, 74, 112, 150 dossier Web, 75 Voir courriel Encyclopaedia Universalis, 26 étudiant validation du compte, 26 événement All day, 102 créer, 101 modifier, 103 modifier répétition, 105 rappel par , 129 rappel par SMS, 129 répéter, 104 supprimer, 103 supprimer répétition, 105 supprimer une série, 103 favori ajouter, 107 autoriser l'accès, 167 copier, 110 déplacer, 109 modifier, 109 partager, 167 supprimer, 109 visiter un site, 109 favori réseau ajouter, 79 fax, 143 accusé de réception, 144 délai de transmission, 144 envoyer, 143 provision, 118 fichier attaché, 45 forum, 169 créer, 169 lire les messages, 171 rédiger un message, 171 répondre à un message, 172 supprimer, 173 supprimer un message, 172 fuseau horaire, 120 GPRS, 152 groupe, 85 accès à l'agenda, 165 adhésion, 93 administrateur, 86 consulter les tâches, 163 créer,

179 INDEX groupe forum, 169 gestion, 86 inviter un membre, 91 modifier, 89 quitter, 94 rechercher, 93 retirer un membre, 90 supprimer, 90 Université, 94 utilisation, 93 guide présentation, 17 suggestions, 18 version électronique, 18 hoax, 48 identifiant, 26 information partager, 85 interface utilisateur, 32 Internet, 20 bon usage, 58 intranet, 25 invitation suivi, 92 ISOC, 58 langue préférences, 121 membre inviter dans un groupe, 91 retirer d'un groupe, 90 mot de passe, 26 navigateur, 23, 32 navigation principes généraux, 32 nétiquette, 58 note ajouter, 147 autoriser l accès, 166 consulter, 147 copier, 149 déplacer, 148 modifier, 148 partager, 166 supprimer, 148 notification par , 124 par SMS, 125 objet modifié signalement, 115 partage, 23, 85 PDA, 20, 152 synchronisation, 138 pièce jointe, 45 document, 45 réception, 50 taille,

180 INDEX plateforme e-learning, 26 POP3 ajout compte, 56 portail étudiant, 25 préférences, 119 provision, 118 rappel, 106, 129 réseau concept, 21 réunion rappel, 105 RFC, 58 sécurité, 23, 26 SEP, 74 serveur Web, 21 session durée, 115 signature, 123 signet, 107 site visiter, 109 smiley, 43 SMS préférences, 122 provision, 118 statistiques, 116 SynchroExpress, 133 compatibilité, 134 configuration, 137 configuration minimale, 134 installation, 136 limitations, 140 téléchargement, 135 synchronisation, 133 assistant numérique, 138 tâche assigner, 95 classer, 97 consulter, 163 modifier, 97 supprimer, 97 télécopie Voir fax travail modification des habitudes, 24 travail collaboratif, 85, 157 URL, 108 virtuel concept, 21 volume réseau, 74 WAP, 151 accès au service, 151 WAPExpress, 151 WebDAV, 80 Wi-Fi,

181 NOTES PERSONNELLES

182 NOTES PERSONNELLES

183 NOTES PERSONNELLES

184 NOTES PERSONNELLES

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