Guide du Bureau Virtuel Lyon 2

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1 Guide du Bureau Virtuel Lyon 2

2 Ont participé à la réalisation de cet ouvrage : Alexandre Bonucci Monique Croizier Erick Ghaumez Estelle Jeannerot Dominique Maniez Nicolas Truchaud Imprimé sur les presses de l imprimerie Ferréol (69330 MEYZIEU) - 2 -

3 AVANT-PROPOS L'université Lumière Lyon 2 a été une des premières à proposer à la totalité de ses étudiants et personnels une adresse électronique et l'accès libre à Internet. Aujourd'hui ces facilités ne suffisent plus. L'université va plus loin en généralisant un Bureau Virtuel (BV) pour tous. Le BV permet de gérer son courrier, avec la possibilité d'avoir une adresse électronique à l'université et d autres privées, de participer à des forums de discussion, de dialoguer sur le «chat», d'être inscrit dans des groupes pour la réception et l'envoi de documents, le partage et la gestion de son emploi du temps, éventuellement d envoyer des SMS à une ou plusieurs personnes en même temps, etc. Pour l'année , l'université Lumière Lyon 2 a choisi d'expérimenter, avec le soutien financier de la Région Rhône-Alpes, le Bureau Virtuel sous licence de «Contact Office». L'université a ainsi une longueur d'avance et la Région pourra tirer avantage des résultats de l'expérimentation pour le choix du Bureau Virtuel qu'elle projette de financer pour l'ensemble des universités et grandes écoles à partir de la rentrée C'est un outil qui, rapidement, modifiera la manière de travailler, comme le courrier électronique et le téléphone portable ont changé la manière de communiquer. Mais c'est un outil qu'il faut maîtriser : dès septembre 2003, l'université organise un stage TICE (technologies de l'information et de la communication pour l'enseignement) pour les 4500 nouveaux étudiants qui s'inscrivent en première année. Cette entreprise de formation sera complétée pendant l'année universitaire par des stages de prise en main du BV par les enseignants, les chercheurs et les personnels administratifs et techniques. Le BV constitue une des pièces essentielles d'un Environnement Numérique de Travail (ENT). Les étudiants des universités et grandes écoles de la Région Rhône-Alpes bénéficieront d'un ENT intégré dès la rentrée Sans attendre, Lyon 2 met en service dès cette année plusieurs outils, complémentaires du BV, à intégrer dans l'ent : - une plate-forme d «e-learning» (enseignement assisté, complété ou enrichi par ordinateur) ; - la consultation en ligne de l'encyclopædia Universalis, avec laquelle nous engageons un partenariat ; - la consultation du dossier de scolarité, etc. Les universités ont une vocation première de diffusion des connaissances, qu'elles contribuent à forger. Les étudiants de Lyon 2 s'initient aux Langues et aux Humanités, aux Sciences humaines et sociales, à l'economie et la Gestion ou encore au Droit. Quelle que soit la discipline par laquelle ils se forment et le métier qu'ils exerceront, la maîtrise des outils électroniques sera une nécessité et une évidence pour leur activité universitaire et professionnelle. L'université Lumière Lyon 2 veut leur faciliter cet apprentissage. Bon BV de Lyon 2! Gilbert Puech Président de l'université Lumière Lyon 2

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5 AVANT-PROPOS 3 PARTIE I 15 PRESENTATION DE L OUVRAGE 17 CONCEPTS GENERAUX 19 Modification de l accès à l information Montée en puissance des réseaux Réseau et Bureau Virtuel Le navigateur comme moyen d accès universel à l information Modification des habitudes de travail PRISE EN MAIN 25 Se connecter au Bureau Virtuel Connexion sécurisée par mot de passe Tour d horizon des outils Outils principaux Autres outils Différentes interfaces pour un même contenu Principes généraux de navigation Accès par la page d accueil Accès par le menu déroulant Accès par la liste des icônes Quitter le Bureau Virtuel

6 TABLE DES MATIERES PARTIE II 37 COURRIERS 39 Qu est-ce qu un ?...39 Principe de l Pourquoi envoyer un ?...40 Fonctionnement de la messagerie...41 Comment procéder?...41 Envoyer...41 Rédiger un message Envoyer un message avec un fichier attaché Répondre à un message Faire suivre un message (forward) Signer un message Recevoir...50 Relever ses messages Lire ses messages Recevoir des pièces jointes Imprimer un message Organiser...51 Classer un message Supprimer un message Créer un dossier Renommer un dossier Supprimer un dossier

7 Utilisations avancées Importer son ancienne BAL Utiliser d autres comptes d envoi Ajouter un autre compte d envoi Utiliser un compte POP Créer un modèle Utiliser un modèle La nétiquette CARNET D ADRESSES 61 Naviguer dans le carnet d adresses Afficher le carnet d adresses Créer un contact Voir la fiche d un contact Modifier la fiche d un contact Supprimer un contact Importer des contacts Exporter le carnet d adresses dans un fichier PDF et l imprimer DOCUMENTS 67 Dépôt Charger un document Renommer un document Supprimer un document Récupération TABLE DES MATIERES

8 TABLE DES MATIERES Télécharger un document Organisation...72 Copier un document Déplacer un document Créer un dossier Renommer un dossier Supprimer un dossier Disque virtuel...74 Créer un dossier Web dans Windows 98 ou Windows NT Créer un dossier Web dans Windows Me Créer un répertoire WebDAV dans MacOS X Versions plus anciennes: MacOS (8.x-9.x) ou MacOS (10.0) Limitations connues Sécurité - Encryptage du transfert Droits d'accès GROUPES 85 Pourquoi partager des informations?...85 Gestion...86 L administrateur d un groupe Créer un groupe Modifier un groupe Supprimer un groupe Retirer un membre du groupe Inviter des membres à rejoindre le groupe Suivi des invitations Utilisation

9 Rechercher un groupe Adhérer à un groupe Quitter un groupe Accéder au répertoire des membres Le groupe Université TÂCHES 95 Assigner une tâche Classer les tâches Modifier une tâche Supprimer une tâche AGENDAS 99 Naviguer dans l agenda Créer un événement Créer un événement «All day» Modifier un événement Supprimer un événement Supprimer une série d événements Répéter un événement Exporter l agenda dans un fichier PDF et l imprimer Rappels FAVORIS 107 Ajouter un favori Visiter un site Modifier un favori Supprimer un favori Déplacer un favori TABLE DES MATIERES

10 TABLE DES MATIERES Copier un favori Créer un dossier Renommer un dossier Supprimer un dossier MON COMPTE 113 Compte Session Statistiques Abonnement Préférences Détruire Aide PARTIE III 127 RAPPELS 129 Rappel d'un événement par SMS ou par SYNCHRO 133 Configuration minimale Compatibilité Télécharger SynchroExpress Installer SynchroExpress Configurer SynchroExpress Paramétrage Web Paramétrage de l'assistant numérique

11 Gérer les transferts Limitations de SynchroExpress Limites dans le nombre de données Données de groupe Limites propres au Palm Limites propres à Outlook FAX 143 Rédiger et envoyer un fax Accusé de réception et délai de transmission BLOC-NOTES 147 Ajouter une note Consulter une note Modifier une note Supprimer une note Déplacer une note Copier une note Créer un dossier Modifier un dossier Supprimer un dossier WAP 151 WAPExpress Accès au service WAP Assistant numérique TABLE DES MATIERES

12 TABLE DES MATIERES PARTIE IV 155 TRAVAIL COLLABORATIF 157 Contacts Partager des contacts Supprimer le partage de contacts Autoriser l'accès à un contact Supprimer l'autorisation d'accès Documents Partager un document Supprimer un partage de documents Autoriser l'accès à un document Supprimer l'autorisation d'accès Autoriser l'accès à un dossier Tâches Consulter les tâches d'un groupe Agenda Partager votre agenda Accéder à l'agenda d'un autre membre Accéder à l'agenda du groupe Notes Partager une note Autorisations d'accès Favoris Partage d'un favori Autoriser l'accès à un favori

13 FORUMS 169 Créer un forum de discussion Rédiger un message Lire les messages Répondre à un message Supprimer un message Supprimer un forum de discussion INDEX 175 NOTES PERSONNELLES 181 TABLE DES MATIERES

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15 PARTIE I Introduction

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17 Ce guide a pour but de vous présenter l un des principaux composants du nouvel environnement numérique de travail qui est proposé à la rentrée 2003 à l ensemble de la communauté universitaire de Lyon 2. La première partie de cet ouvrage introduit le concept de Bureau Virtuel (BV) et offre un tour d horizon de ses principales fonctionnalités. L interface et les règles de navigation sont également décrites dans cette partie introductive. PRESENTATION DE L OUVRAGE La deuxième partie aborde en détail les outils principaux du BV, c est-à-dire la messagerie électronique, le carnet d adresses, le stockage des documents, la planification des tâches, les agendas, l organisation des favoris, la gestion des groupes et le paramétrage du compte. La troisième partie présente les autres outils du BV dont l utilisation est moins courante, à savoir les rappels, la possibilité de synchroniser le BV avec un logiciel de gestion d informations personnelles, le fax et le blocnotes. Les modalités d accès au BV via un téléphone mobile WAP et un assistant numérique personnel (PDA) sont également étudiées à la fin de cette partie

18 PRESENTATION DE L OUVRAGE La quatrième partie traite du partage des données et des autorisations d accès. Le Bureau Virtuel est avant tout un outil de travail collaboratif ; dans ces conditions, il facilite et incite le travail en groupes. Les différents outils du BV qui autorisent le partage d informations sont donc passés en revue et pour chaque outil sont étudiées les modalités du travail en groupe. Nous vous souhaitons une bonne lecture de ce guide et vous encourageons à formuler vos suggestions sur sa rédaction à l adresse électronique suivante : guidebv@univ-lyon2.fr Ce guide traite des fonctionnalités du Bureau Virtuel de Lyon 2 tel qu il a été installé à la rentrée universitaire Cela sous-entend que les améliorations qui ne manqueront pas d intervenir dans le courant de l année ne seront pas décrites dans ce présent manuel. En revanche, elles figureront dans la version électronique de ce document que vous pouvez vous procurer à l adresse suivante : Rubrique : Internet / Bureau virtuel. Vous pourrez également, à cette adresse, nous faire part de vos remarques sur l utilisation du Bureau Virtuel

19 Modification de l accès à l information CONCEPTS GENERAUX La généralisation de l outil informatique a profondément modifié les méthodes d accès à l information. Les données qui étaient auparavant stockées sur un support papier ont peu à peu migré sur un support électronique. Ainsi, de nombreuses encyclopédies sont désormais disponibles sur un CD-ROM (voire plusieurs CD-ROM ou un DVD-ROM). La documentation des logiciels a naturellement profité de cette transformation et il est aujourd hui rare de voir une application informatique livrée avec un manuel papier volumineux ; en effet, les éditeurs se contentent de fournir à l utilisateur un guide de prise en main rapide et stockent l intégralité de leur documentation au format électronique sur le CD-ROM qui contient l application

20 CONCEPTS GENERAUX Avec le développement d Internet, cette numérisation de l information s est encore amplifiée, même si les modalités ont quelque peu évolué. L information est toujours au format électronique, mais elle n est plus disponible sur le disque dur de l utilisateur ; elle est stockée sur un serveur auquel on accède grâce à Internet (on parle alors d information déportée). Cette nouvelle organisation comporte deux avantages : l information n encombre plus le poste de travail de l utilisateur et elle peut être mise à jour plus rapidement et plus fréquemment sur le serveur, l utilisateur ayant ainsi toujours à sa disposition la dernière version quand il se connecte au serveur. De nombreuses sources d information sont désormais disponibles par ce biais-là : annuaires (abonnés au téléphone, personnel d une organisation), horaires de moyens de transport (train, bus, avion), etc. Dans ces conditions, il paraît normal que les informations personnelles de l utilisateur aient suivi cette tendance à la numérisation et que l on ait cherché à se débarrasser de ces objets que sont les carnets d adresses et les agendas. On a ainsi vu apparaître sur nos ordinateurs des programmes de gestion d informations personnelles qui ont remplacé nos répertoires et nos calendriers. Les utilisateurs ont très vite mesuré l intérêt d un tel système, mais se sont trouvés démunis lorsqu ils étaient en déplacement et n étaient plus face à leur ordinateur. Les assistants numériques (ou PDA, en anglais, pour Personal Digital Assistant) sont apparus pour combler cette lacune. Le principe est simple : les informations de l ordinateur personnel sont dupliquées sur l assistant numérique et tout changement d information (ajout, modification ou suppression) sur un des deux appareils est répercuté sur l autre appareil grâce à un processus de synchronisation des informations. Une autre tendance est apparue récemment pour la gestion des informations personnelles : le Bureau Virtuel. On assiste là au même mouvement que pour les informations factuelles où l on est passé du papier au CD- ROM, puis du CD-ROM au serveur Web. L utilisateur a troqué son agenda papier pour un programme de gestion des informations personnelles qui organisait les données sur son

21 ordinateur personnel. À présent, ces mêmes données ne sont plus stockées sur le poste de l utilisateur, mais sur un serveur Web afin d y accéder à partir de n importe quel point du monde relié à Internet. Définition Le concept de virtuel L adjectif virtuel a une signification particulière en informatique. À l origine, virtuel est synonyme de possible ou potentiel, mais aujourd hui on désigne par virtuel un dispositif qui masque à l utilisateur sa structure interne. On parlera ainsi de mémoire virtuelle ou de disque virtuel. Le Bureau Virtuel est donc un bureau dont l utilisateur ne voit pas la structure sous-jacente. LÉVY Pierre, Qu est-ce que le virtuel? La Découverte, Montée en puissance des réseaux La micro-informatique, qui était au départ personnelle, est devenue communicante grâce au développement des réseaux. On notera d ailleurs que l architecture en réseau est à la base de toutes les avancées technologiques de CONCEPTS GENERAUX ces dernières années (Internet, téléphonie mobile, etc.). Les réseaux se sont développés au cours de l histoire parce que les hommes avaient un besoin vital de communiquer. L acheminement du courrier par la malle-poste constitue une première tentative d élaboration d un réseau de communication rationnel. Plus tard, l invention du télégraphe puis du téléphone a bouleversé la manière de communiquer entre les humains. Aujourd hui, même si nous n en avons plus vraiment conscience, les réseaux de communication sont omniprésents dans notre vie quotidienne et on assiste à leur convergence. On appelle convergence le rapprochement entre des moyens de communications apparemment indépendants, comme la téléphonie, la radiophonie, la télévision, le cinéma et l informatique. La numérisation de l information et la montée en puissance des réseaux rendent possible la convergence. Définition Le concept de réseau L étymologie du mot réseau nous apprend que ce terme est dérivé de rets qui signifie filet (rappelez-vous la fable de Lafontaine, Le lion

22 CONCEPTS GENERAUX et le rat). Il faut retenir de cela qu un réseau constitue un maillage, c est-à-dire qu il permet des relations entre les différents éléments d une même organisation. Les réseaux informatiques constituent une catégorie de réseaux à part et le Petit Robert en donne la définition suivante : «Ensemble d ordinateurs et de terminaux interconnectés pour échanger des informations numériques». MUSSO Pierre, Télécommunication & philosophie des réseaux. PUF, La première fonction d un réseau informatique est bien évidemment la communication ; un réseau permet, par exemple, de s envoyer des courriers électroniques, des documents sous la forme de fichiers ou bien encore des SMS. Il permet également de communiquer en direct de manière interactive grâce à des applications de chat ou de visioconférence. Un réseau informatique autorise également le partage d informations ; cette fonctionnalité est différente de la fonction de communication dans la mesure où les informations ne circulent plus directement entre les individus qui sont connectés au réseau. En effet, les informations sont dans ce cas-là centralisées sur un ordinateur, appelé serveur, auquel chaque utilisateur du réseau peut avoir accès pour lire ou modifier les données qui sont partagées. Ce procédé garantit que les informations se trouvent en un lieu unique ce qui évite, par exemple, d avoir plusieurs versions légèrement différentes d un même document éparpillées sur le disque dur des utilisateurs. Grâce au réseau, chaque membre du groupe de travail peut accéder à une version unique de chaque document et y apporter ses modifications quand il le souhaite. La possibilité de partager des informations instaure un nouveau mode de fonctionnement au sein des organisations que l on nomme travail collaboratif (groupware en anglais). Réseau et Bureau Virtuel Chacun comprendra donc bien qu une architecture de Bureau Virtuel nécessite la présence d un réseau sous-jacent. Dans le cas qui nous intéresse, c est bien évidemment le réseau Internet qui sert au transport et au partage de l information. Le processus qui consiste à stocker ses données sur un serveur Web comporte trois avantages majeurs :

23 L accessibilité On peut accéder à ses informations personnelles à partir de n importe quelle machine connectée à Internet. Le fait de pouvoir accéder à son agenda ou à son courrier électronique où que l on se trouve est une avancée considérable pour tous les utilisateurs nomades ou bien pour tous ceux qui n ont pas d ordinateur attitré et qui travaillent dans des salles de libre accès, des cybercafés ou tout autre lieu. Au lieu de stocker les informations localement sur le disque dur d une machine qu il faudra obligatoirement transporter si l on souhaite travailler ailleurs, on stocke ses informations sur un serveur auquel on accède, à distance, grâce au réseau Internet Le partage On peut facilement partager ses informations avec d autres personnes puisque les données sont accessibles en réseau. Grâce au réseau, il est désormais facile de partager des documents et des agendas ; de nouvelles manières de travailler peuvent se mettre en place. L information circule mieux entre les membres du groupe de travail et le CONCEPTS GENERAUX processus de révision des documents gagne en fluidité. La sécurité En cas de virus, de vol ou de détérioration de matériel, le fait de posséder une copie en ligne assure la sauvegarde et la récupération instantanée de vos données : carnet d adresses, agenda, documents de travail, courrier électronique, favoris Web, etc. Le navigateur comme moyen d accès universel à l information Nous venons de voir l importance du réseau dans l architecture du Bureau Virtuel. Il faut également noter que l accès au Bureau Virtuel se fait par le biais d un navigateur Internet. Ce dispositif logiciel devient, au fil du temps, un moyen d accès unique et universel aux informations de toute nature. Dans la mesure où les navigateurs sont présents dans tous les environnements, cette caractéristique permet de ne pas être lié à un quelconque système d exploitation ce qui signifie que le Bureau Virtuel est disponible sur de nombreuses plateformes (Windows, Mac OS, Unix, Linux, etc.).

24 CONCEPTS GENERAUX Modification des habitudes de travail L utilisateur d un Bureau Virtuel ne sait pas précisément où ses informations sont stockées puisque la caractéristique du virtuel est de masquer la structure physique et logique de l outil. Ce phénomène peut inquiéter certaines personnes puisque les données ne se trouvent pas sur le disque dur de la machine de l utilisateur. Par exemple, les utilisateurs qui ont la bonne habitude d effectuer des copies de sauvegarde de leurs données peuvent se trouver désemparés car ils ne peuvent pas copier le fichier de leur agenda dans la mesure où ils ne le voient pas. En fait, le serveur qui héberge le Bureau Virtuel sauvegarde vos données à votre place et vos données personnelles sont finalement plus en sécurité dans un Bureau Virtuel que sur le disque dur de votre machine. Pour les plus angoissés, comme nous l avons déjà précisé, il reste possible d effectuer une copie locale des informations les plus importantes. De la même manière, certaines personnes peuvent penser qu il y a un problème de confidentialité dans le fait de stocker des données en dehors de son ordinateur personnel. Encore une fois, les données que vous stockez dans votre Bureau Virtuel sont plus en sécurité sur un serveur dans la mesure où vous y accédez par un mot de passe ce qui n est pas toujours le cas de votre propre ordinateur. Cette délocalisation de vos données comporte cependant quelques limitations ; en effet, l espace dont vous disposez sur votre Bureau Virtuel est moins important que celui qui est disponible sur votre disque dur. Il vous faudra donc apprendre à gérer cette limite, mais quand vous aurez goûté aux joies du Bureau Virtuel, vous verrez que les avantages sont bien plus nombreux que les inconvénients.

25 Se connecter au Bureau Virtuel Pour vous connecter au Bureau Virtuel, il suffit de disposer d un ordinateur relié à Internet et possédant un logiciel de navigation (Internet Explorer, Netscape, Safari, Mozilla, etc.). Les étudiants ont accès au BV à partir du portail étudiant disponible à l adresse : Il leur suffit ensuite de cliquer sur l icône de l outil Mon bureau virtuel. PRISE EN MAIN Les personnels de l université ont accès au BV par le biais de l intranet dont l adresse est : Il est également possible de se connecter directement au BV en saisissant dans son navigateur Internet l adresse suivante :

26 PRISE EN MAIN Connexion sécurisée par mot de passe puis dans la rubrique Gérer mon profil qui se trouve dans la barre d icônes située en haut à droite de l écran. L accès au BV est bien évidemment sécurisé ce qui signifie que vous devez saisir un identifiant et un mot de passe pour vous y connecter. Dans l encadré Mon profil, cliquez sur Validation du compte étudiant. Tous les étudiants inscrits à Lyon 2 possèdent un identifiant et un mot de passe qui leur permet d accéder à toute une série de services électroniques (plateforme e-learning, Encyclopaedia Universalis, etc.) et notamment au BV. Au cas où le compte d un étudiant n aurait pas encore été validé (l étudiant ne connaît ni son identifiant ni son mot de passe), ce dernier doit aller à l adresse suivante :

27 PRISE EN MAIN Pour se connecter au BV, les personnels de l université utilisent le couple habituel identifiant / mot de passe qui leur sert pour accéder à l intranet ainsi qu à leur messagerie. Tour d horizon des outils Le Bureau Virtuel se compose d une série d outils qui pourront faciliter l organisation de votre travail. Nous allons passer en revue rapidement chacun de ses outils afin que vous ayez une vue d ensemble des fonctionnalités du BV. Les outils du BV sont classés en deux catégories : les outils principaux dont l utilisation est en général quotidienne et les autres outils dont l emploi est moins courant. Outils principaux Documents Carnet d adresses Dans cet espace, vous pouvez stocker vos documents personnels et éventuellement les partager avec d autres utilisateurs du BV. Cet outil permet d organiser, sous forme de fiche, les informations sur vos contacts personnels ou professionnels. Courriers Il s agit de l outil de messagerie qui sert à envoyer, recevoir, organiser et stocker des courriers électroniques. Annuaires Grâce à cet outil, vous pouvez interroger l annuaire des étudiants et des personnels de Lyon 2. Une fonction permet

28 PRISE EN MAIN d importer automatiquement les informations de l annuaire dans votre carnet d adresses personnel. Agendas Cet outil sert à gérer vos rendez-vous. Il est également possible de planifier des réunions au sein d un groupe en envoyant automatiquement des invitations. Forums Chat Si vous appartenez à un groupe, vous allez pouvoir communiquer par écrit avec l ensemble des membres du groupe en proposant des sujets de discussion ou bien en participant aux débats qui sont déjà lancés. Tâches Dans cet outil, vous enregistrez les tâches personnelles que vous avez à accomplir ou bien vous assignez des tâches aux membres d un groupe. Outil de messagerie instantanée, le chat permet de communiquer de manière interactive avec les membres de votre groupe

29 PRISE EN MAIN Groupes Mon compte Favoris La notion de groupe est essentielle dans le Bureau Virtuel. C est grâce aux groupes que vous allez pouvoir partager des informations et mettre en œuvre une démarche de travail collaboratif. Aide C est dans cet espace que vous allez définir vos paramètres d utilisation du Bureau Virtuel. Vous pouvez également consulter vos statistiques d utilisation du compte ainsi que modifier votre abonnement. Dans cet outil, vous allez pouvoir stocker les liens hypertexte que vous utilisez fréquemment. Vous pourrez aussi partager ses liens avec des membres de votre groupe. Comme son nom l indique, cet outil fournit une aide en ligne sur les différentes fonctions du logiciel

30 PRISE EN MAIN Autres outils SMS Bloc-notes Grâce à cette fonction, vous pouvez envoyer un minimessage à un correspondant. Vous avez aussi la possibilité d envoyer un SMS simultanément à plusieurs destinataires dont les numéros figurent dans votre carnet d adresses. Cet outil vous permet de rédiger des notes que vous pouvez éventuellement partager avec des membres d un groupe. Rappels Appels téléphoniques Tous les événements saisis dans un agenda peuvent faire l objet d un rappel. Les rappels vous sont notifiés soit par courrier électronique soit par SMS. Cet outil permet de garder la trace des appels téléphoniques que vous avez reçus et des actions qui en découlent

31 PRISE EN MAIN Services Importer vos contacts Cet outil permet de rechercher des informations sur Internet en utilisant le moteur de recherche Google. Vous avez aussi la possibilité de traduire automatiquement un texte grâce à la technologie développée par Systran. Si vous possédez le logiciel Outlook (version 97, 98, 2000 ou Express), vous pouvez importer vos contacts dans le BV. Vous pouvez aussi réaliser une importation à l aide d un fichier texte séparé par des virgules. WAP Si vous possédez un téléphone mobile WAP, vous pouvez accéder à votre Bureau Virtuel grâce à ce protocole de communication. Vous n avez alors plus besoin d un ordinateur relié à Internet pour consulter les informations du BV : votre téléphone mobile suffit! Synchro Si vous possédez un assistant numérique personnel de type Palm ou Pocket PC, vous pouvez synchroniser les données de votre PDA avec celles du Bureau Virtuel

32 PRISE EN MAIN Différentes interfaces pour un même contenu Pour accéder au Bureau Virtuel, vous pouvez utiliser des systèmes d exploitation différents et des navigateurs Internet différents. Que vous utilisiez Windows 98 avec Netscape, Mac OS X avec Safari ou bien encore un Pocket PC avec Internet Explorer, le contenu de votre Bureau Virtuel ne variera pas. Les navigateurs Internet se voulant des outils d accès à l information universels, leur fonctionnement est très semblable et vous ne serez guère dépaysé si vous passez, par exemple, de Netscape à Internet Explorer. Seuls quelques éléments de l interface utilisateur, qui dépend en fait du système d exploitation, peuvent différer quand vous passez d une plateforme à une autre. Ces différences sont mineures et ne poseront en général aucun problème ; par exemple, la forme des listes déroulantes est différente sous Windows et Mac OS : là où il faut cliquer sur une flèche sous Windows pour faire dérouler la liste, il faut, sur Macintosh, cliquer sur une double flèche. Voici un exemple de liste déroulante sous un système d exploitation Macintosh : Voici un exemple de liste déroulante sous un système d exploitation Windows : Bien évidemment, la forme des fenêtres et leur mode de gestion sont différents d une plateforme à l autre, mais cela ne modifie en aucune façon le contenu de votre Bureau Virtuel. Ce guide reflète la diversité des systèmes d exploitation que l on rencontre à l université et les copies d écran qui l illustrent ont été réalisées soit sous Windows 2000 soit sous Mac OS X. Principes généraux de navigation Pour accéder aux outils du Bureau Virtuel et passer d un outil à l autre, trois modes de navigation sont proposés :

33 PRISE EN MAIN un accès par la page d accueil un accès par le menu déroulant un accès par la liste des icônes Accès par la page d accueil La page d'accueil s'affiche quand vous vous connectez au Bureau Virtuel. Quand vous naviguez à l'intérieur du Bureau Virtuel, vous pouvez revenir à la page d accueil en cliquant sur l icône représentant une maison. Elle permet d'accéder directement aux outils principaux en cliquant sur leur icône ou bien sur le libellé de leur descriptif ; pour accéder aux autres outils, vous devez cliquer sur le bouton Autres outils