GUIDE ADMINISTRATIF ORGANISATEUR EPREUVES & MANIFESTATIONS SPORTIVES sous l égide UFOLEP33

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1 GUIDE ADMINISTRATIF ORGANISATEUR EPREUVES & MANIFESTATIONS SPORTIVES sous l égide UFOLEP33 CYCLOSPORT Épreuve soumise à autorisation préfectorale PARTIE 1 INFORMATIONS à NE PAS RENVOYER AU COMITE ATTENTION selon le lieu de la manifestation vous devez fournir au comité départemental UFOLEP Gironde : Préfecture de Bordeaux => 1 dossier Sous-préfecture Arcachon => 1 dossier Sous-préfecture Blaye => 8 dossiers papier Sous-préfecture Libourne => 4 dossiers papier Sous-préfecture Langon => 8 dossiers papier COMITÉ DÉPARTEMENTAL U.F.O.L.E.P. de la Gironde Château BETAILHE 72 Avenue de l Église Romane ARTIGUES PRES BORDEAUX : Fax : ufolep33@gmail.com Site Internet :

2 L ESSENTIEL DE LA REGLEMENTATION EPREUVES ET COMPETITIONS SUR LA VOIE PUBLIQUE NE COMPORTANT PAS LA PARTICIPATION DE VEHICULES TERRESTRES A MOTEUR Ces textes sont consultables sur le site «service-public.fr», «legifrance» Références : Code de sport, articles R à R ; et articles A à A ; A et 25 I.2 Epreuves soumises à autorisation COURSE Epreuves comportant des véhicules autres qu à moteur ou l absence de véhicules ; Epreuves se déroulant sur voies ouvertes à la circulation générale des véhicules ; Epreuves comportant un classement fondé sur la plus grande vitesse ou une moyenne imposée. Voir aussi : Code de la route, table alphabétique «courses automobiles et épreuves sportives» ; Loi n du 16 juillet 1984 modifiée relative à l organisation et à la promotion des activités physiques et sportives ; Code de l Environnement : article L et suivants (principe de l interdiction de la circulation des véhicules à moteur dans les espaces naturels) ; Loi n du 21 janvier 1995 d orientation et de programmation relative à la sécurité, article 23 et décrets d application n du 5 mars 1997 et du 31 mai 1997 : (service d ordre à la charge de l organisateur; déclaration au maire des manifestations réunissant plus de 1500 personnes) ; Décret n du 3 août 1992 ; arrêté ministériel du 26 août 1992 (modalités des priorités de passage pouvant être accordées aux courses et épreuves sportives). A noter : Certaines routes ou portion de routes sont interdites de manière permanente ou temporaire aux épreuves sportives (se renseigner): Arrêté ministériel (ministère de l Intérieur) du 26 mars 1980 complété chaque année par arrêté publié en début d année ; Arrêté préfectoral du 12 décembre Définition du domaine public routier : Domaine public routier de l Etat, des départements et des commune et voies privées ouvertes à la circulation publique des véhicules à moteur en temps normal mais pouvant être fermées temporairement. OU DEPOSER SON DOSSIER, DANS QUEL DELAI, QUEL FORMULAIRE DE DEMANDE UTILISER? Où déposer son dossier? Le dossier doit être envoyé à : COMITÉ DÉPARTEMENTAL UFOLEP Gironde 72, avenue de l Église Romane ARTIGUES PRES BORDEAUX En effet c est le Comité Départemental qui transmet votre dossier à la Préfecture ou sous-préfecture concernée en y joignant l Attestation d Assurance demandée. Dans quel délai, quel formulaire de demande? La manifestation se déroule UNIQUEMENT en Gironde: 11 SEMAINES avant le début de la manifestation ; formulaire n 1; La manifestation se déroule dans plusieurs départements : TROIS MOIS avant le début de la manifestation ; formulaire n 1. UFOLEP33 Guide Administratif page version partie 1 à CONSERVER

3 DEMARCHE OBLIGATOIRE A SUIVRE POUR TOUTE ORGANISATION D EPREUVES 1) DEPOT DU DOSSIER à l UFOLEP de la Gironde qui le transmet à la Préfecture de la Gironde. Rappel : toute épreuve U.F.O.L.E.P. doit être inscrite au calendrier départemental et avoir l aval du Comité départemental au préalable. NE PAS TRANSMETTRE LE DOSSIER DIRECTEMENT A LA PRÉFECTURE 2) PIECES A JOINDRE AU DOSSIER : NB : 1 DEMANDE PAR EPREUVE ORGANISEE LE FORMULAIRE DE DEMANDE D AUTORISATION D ORGANISATION formulaire 1 Le règlement particulier des épreuves, visé par les instances fédérales. Les autorisations des maires et propriétaires privés concernés par le parcours. S agissant des autorisations communales, à minima, dans un premier temps, l avis favorable du maire. L arrêté municipal règlementant la circulation sera transmis, au plus tard, une semaine avant la manifestation. plan relatif au parcours emprunté sur lesquels figureront clairement les informations suivantes : lieux de départ et d arrivée, parcs de regroupement, zones d assistance, PC course, emplacement des signaleurs, itinéraires de déviation éventuels. La fiche d identification du circuit complétée par l organisateur. Liste des signaleurs (liste nominative et référence du permis de conduire) Moyens d assistance et de secours mis en place. L organisateur doit mettre en œuvre les moyens humains et matériels adaptés selon l'importance de la manifestation (nombre de compétiteurs, âge des compétiteurs, nombre de spectateurs, type de locaux, etc). L organisateur a une obligation de moyens qui lui impose de prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter les accidents et de mettre en place une chaîne de secours, de soins et d évacuation d un éventuel blessé (parmi les concurrents, le public ou l organisation). Pour toutes les épreuves, l organisateur présentera les moyens de secours qu il souhaite mettre en œuvre. Ce dispositif proposé sera apprécié par les services compétents. Les dispositions relatives à ces moyens de secours, sera fonction de l importance de la manifestation (nombre de compétiteurs, importance du public) et de la nature du parcours. L organisateur devra prévoir : > Une trousse médicale de premiers secours, a un emplacement défini et connu de toute l organisation (organisateurs, arbitres ). Cette trousse médicale permettra d apporter les premiers secours en cas d accident > 2 secouristes majeurs titulaires du PSC1 affectés uniquement à cette fonction Le Tableau, ci-dessous, relatif aux différents moyens de secours pouvant correspondre aux besoins des épreuves cyclistes sur la voie publique précise en fonction de la nature de l épreuve, les moyens de secours à mettre en place. (1) S entend par circuit, un itinéraire strictement identique répété à plusieurs reprises (2) Dans le cadre d une mise en place d un D.P.S. à dispositif dynamique Si une équipe est amenée à assurer une mission d acheminement de victime(s) vers un point de prise en charge, il est nécessaire de prendre toute disposition pour garantir la continuité des moyens de secours, tel que défini dans la convention établie avec l organisateur. UFOLEP33 Guide Administratif page version partie 1 à CONSERVER

4 Une attestation de police d assurance délivrée par notre service «assurance affiliation UFOLEP Gironde» ou par votre compagnie d assurance si vous êtes hors APAC Le cas échéant, Un plan détaillé de chaque épreuve spéciale sur lequel figureront les accès secours et itinéraires d évacuation en cas d accident, ainsi que tout autre élément figurant dans les pages 2 et 3 du présent dossier (emplacement des ambulances, médecins, secouristes, postes commissaires et zones public) Un engagement daté et signé par l organisateur de prendre à sa charge les frais de service d ordre exceptionnel mis en place (si nécessaire) à l occasion du déroulement de la manifestation et d assurer la réparation des dommages, dégradations, modifications de toute nature de la voie publique ou de ses dépendances imputables aux concurrents, organisateurs ou à leurs préposés. L avis FFC 3) INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES > L organisation de l épreuve doit préciser le nombre de voitures prévues sur le trajet. > Le fléchage sur route est toléré dans la mesure où l organisation l efface si tôt l épreuve terminée. Utiliser obligatoirement de la peinture à l eau. Dans le cas où la D.D.E. serait obligée d assurer le nettoyage, il sera à la charge de l organisation. > Sur le plan du circuit, utiliser des croix, flèches pour indiquer le sens de rotation, les panneaux stop, feux... (Plus facile à repérer pour les photocopies). NB : l attestation d assurance (ACT) est fournie par nos soins avant envoi à la préfecture concernée pour les associations APAC. Pour les associations hors APAC fournir une attestation précisant date et lieu de la manifestation. l envoi de la demande d avis (Recommandé avec AR) à la Fédération Délégataire est fait par nos soins. UFOLEP33 Guide Administratif page version partie 1 à CONSERVER

5 TABLEAU RECAPITULATIF DES DOCUMENTS NECESSAIRES A L ORGANISATION D EPREUVE SPORTIVE CYCLISTE ATTENTION : DOSSIERS COMPLETS A NOUS FAIRE PARVENIR 11 SEMAINES AVANT LA DATE DE VOTRE EPREUVE Demande d organisation d épreuves et manifestations sportives Autorisations et avis de passage des communes traversées Autorisations de passage Terrains... chemins privés Extrait Plan de circuits + descriptif Identification du circuit Règlement de la manifestation Liste nominative des signaleurs Attestation de prise en charge Attestation de l organisme chargé du suivi médical Avis FFC* ACT** Ou Attestation d assurance CYCLOSPORT OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI 1 exemplaire *La preuve d envoi à la FFC (recommandé avec AR) est fournie par nos soins GARANTIES D ASSURANCE DES MANIFESTATIONS et COMPETITIONS SPORTIVES ** L organisateur de manifestation et épreuves sportives est tenu de s assurer en Responsabilité Civile et de couvrir les participants en Individuel Accident. Cette assurance n est pas comprise dans l affiliation UFOLEP. Il est donc obligatoire de souscrire une ACT (Activité Cycliste Temporaire) à l aide du document APAC joint Cotisations R5 - activités cyclistes temporaires - CYCLOSPORT Au-delà nous consulter Effectifs Forfaits 1 jour Forfaits 2 jours Consécutifs Jusqu à Jusqu à Jusqu à Jusqu à Jusqu à Jusqu à Jusqu à Jusqu à UFOLEP33 Guide Administratif page 5- version partie 1 à CONSERVER