PROGRAMME OPERATIONNEL NATIONAL FSE Pour l emploi et l inclusion en métropole Programmation

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1 APPEL A PROJETS 2017 «Accompagnement dans l'emploi au sein des Ateliers et Chantiers d'insertion (ACI)» AXE PRIORITAIRE N 3 «Lutter contre la pauvreté et promouvoir l inclusion» OBJECTIF THÉMATIQUE N 9 «Lutter contre la pauvreté et promouvoir l inclusion» PRIORITÉ D INVESTISSEMENT 9.1 «L inclusion active y compris en vue de promouvoir l égalité des chances, la participation active et une meilleure aptitude à l emploi» OBJECTIF SPÉCIFIQUE N 1 «Augmenter le nombre de parcours intégrés d accès à l emploi des publics très éloignés de l emploi en appréhendant les difficultés rencontrées de manière globale» DISPOSITIF SUBVENTION GLOBALE N 3 «Accompagnement dans l emploi» Date de lancement de l appel à projets 7 mars 2017 Date limite de dépôt des candidatures 30 avril 2017 Aucun projet terminé à la date du dépôt ne pourra être étudié La demande de subvention doit obligatoirement être remplie et déposée sur Ma démarche FSE via le lien suivant : 1

2 I. PREAMBULE Le présent appel à projets s inscrit dans la volonté du de mobiliser davantage de moyens pour l accès, le retour ou le maintien dans l emploi durable des publics éloignés de l emploi du département de la Somme avec le concours du Fonds Social Européen. Dans ce cadre, ainsi que le prévoit le Programme Opérationnel national FSE, le Conseil départemental de la Somme a signé une convention de délégation de crédits prévoyant le cofinancement par le FSE des dispositifs soumis au présent appel à projets II. CONTEXTE i. Départemental Le Département de la Somme soutient les Structures de l Insertion par l Activité Économique (SIAE) par le biais du financement de l encadrement technique pour les Ateliers chantiers d insertion (ACI) et de l accompagnement socioprofessionnel des Entreprises d Insertion (EI) et Associations Intermédiaires (AI). Le département de la Somme compte 51 SIAE réparties comme suit : - 29 ACI, pour la mise en emploi de 560 ETP - 12 EI, pour la mise en emploi de 229,5 ETP - 6 AI, pour la mise en emploi de 170,6 ETP - 4 ETTI, pour la mise en emploi de 61 ETP Les ateliers et chantiers d insertion sont des dispositifs conventionnés par l État ayant pour objet l accueil, l embauche et la mise au travail par des actions collectives de personnes sans emploi rencontrant des difficultés sociales et professionnelles particulières. L ACI organise le suivi, l accompagnement, l encadrement technique et la formation de ses salariés en vue de faciliter leur insertion sociale et de rechercher les conditions d une insertion professionnelle durable. En cela, le Département, par le biais de son accompagnement financier, permet de réserver des places aux bénéficiaires du Revenu de Solidarité Active. L accompagnement mis en œuvre au sein de ces structures est spécifique et permet la mise en œuvre d un suivi socioprofessionnel avec comme principal objectif l acquisition de savoirs faire et savoirs être, l orientation vers des actions de formation et la recherche de solutions d emploi. Par ailleurs, le PLIE Picardie Maritime prévoit dans le cadre de son plan d'actions : - sur le volet «SIAE», le soutien des chantiers de la ville d Abbeville, dont 100% des participants seront inscrits dans le PLIE. - sur le volet «accompagnement», la mise en place d un poste de référent Service d Accompagnement Permanent Au Retour à l Emploi (SAPARE), chargé de prendre en charge l accompagnement des participants PLIE dans l emploi. Le PLIE d'amiens métropole, quant à lui, soutient le chantier de la Ville d'amiens. Les financements de ces deux ACI constitueront les contreparties nécessaires à l équilibre du plan de financement des périmètres de chaque PLIE, conformément aux accords cadres signés ou en cours de finalisation. Le soutien du FSE devrait compléter les financements des ACI et permettre une réelle plus-value du projet dans sa globalité. 2

3 ii. National La mise en œuvre simultanée de la réforme du financement du secteur de l insertion par l activité économique et de la nouvelle programmation FSE s accompagne d un certain nombre d évolutions qu il s agit d accompagner. Après une longue phase d analyse et de concertation, la réforme est entrée en vigueur le 1er juillet Cette réforme du financement de l IAE s inscrit dans un objectif de consolidation des structures, de meilleure efficacité en direction des publics en insertion et de simplification des modes de financement, notamment en généralisant l aide au poste. Elle repose sur une seule modalité de financement pour toutes les structures sous la forme d une aide au poste, comportant un montant socle (indexé sur le SMIC) et un montant modulé pouvant aller jusqu à 10% du socle. Ces nouvelles modalités de financement ont eu pour incidence de réviser le périmètre de dépenses à prendre en considération pour le calcul du cofinancement du FSE. Pour le financement des ACI, la nouveauté majeure est que le FSE ne peut plus être mobilisé pour le cofinancement des seules actions d accompagnement socio-professionnel. En effet, l aide au poste couvre la mission globale d insertion des SIAE sans distinguer des postes particuliers. Dès lors, le cofinancement FSE ne peut être sollicité par les ACI que dans le cadre d un périmètre global comprenant l ensemble des ressources et des dépenses du chantier (frais de fonctionnement, rémunérations des encadrants et des participants, etc ) Un arrêté ministériel à paraître pour l année 2017 identifie la part de l aide au poste des ACI versée au titre de l accompagnement socio-professionnel et de l encadrement technique. Cette part de l aide au poste pourra être retenue comme ressource État pour des projets FSE portant spécifiquement sur l accompagnement et/ou l encadrement. III. OBJET DE L APPEL A PROJETS A. Public visé Le présent appel à projets concerne la mise en œuvre d un programme d actions cofinancées par le Fonds Social Européen au bénéfice de toutes les personnes en situation, ou menacées, de pauvreté, en âge d intégrer le marché du travail et confrontées à des difficultés de nature à compromettre fortement les possibilités d un retour à l emploi durable : par exemple, compétences et savoirs de base peu ou mal maîtrisés, très faible niveau de formation/qualification, personnes confrontées à des problèmes de logement, de santé, de mobilité, de garde d enfants, personnes en situation de handicap... Les personnes bénéficiaires de minima sociaux présentent généralement ces caractéristiques cumulées mais d autres catégories de personnes en situation ou menacées de pauvreté sont également visées, dès lors qu elles cumulent des freins professionnels et sociaux d accès à l emploi. Il constitue le cadre dans lequel doivent s inscrire les porteurs de projets pour bénéficier des fonds européens. 3

4 B. Bénéficiaires (porteurs de projet) visés Les structures porteuses d un ou plusieurs Ateliers Chantiers d Insertion (ACI). C. Objectifs stratégiques L objectif de ce dispositif est de permettre à des personnes en situation de remobilisation professionnelle d'accéder à un emploi intermédiaire sur le secteur de l'économie sociale et solidaire. Cette étape indispensable avant de pouvoir prétendre à un emploi sur le marché du travail classique passe par des contrats aidés dans le cadre de structures telles que des chantiers d insertion. L objectif est ainsi de soutenir en priorité les chantiers existants et d offrir une meilleure offre sur l ensemble du territoire du département. Pour cela, des opérations permettant l accueil, l embauche et la mise au travail par des actions collectives de personnes sans emploi rencontrant des difficultés sociales et professionnelles particulières devront être développées. Ces opérations se dérouleront au sein de structures permettant à des personnes sans qualification ou éloignés de l emploi de retrouver un travail et de se reconstruire en résolvant leurs difficultés d ordre social. Ces structures porteuses relèveront d Ateliers Chantiers d Insertion. Ces structures organiseront: - le recrutement, le suivi, l accompagnement socio-professionnel, l encadrement technique et la formation en situation de travail de ses salariés ; - la formation des salariés en cours de parcours, notamment en lien avec la plate-forme de professionnalisation des salariés en insertion (PRPSI) du GRIEP ; - des périodes d'immersion en entreprise (stages, parrainage); - des actions de fin de parcours, telles que des ateliers de recherche d emploi, des actions de découverte des métiers ou de partenariat, en vue de faciliter leur insertion sociale et une insertion professionnelle durable. D. Dimension partenariale i. Etat Les structures porteuses de projet sont d abord accréditées par l État. La procédure de conventionnement a pour finalité la reconnaissance de la qualité de statut de structure d insertion par l activité économique aux projets d actions collectives portés par les organismes de droit privé à but non lucratif, les communes, les établissements publics de coopération intercommunale, les centres communaux ou intercommunaux d action sociale, les syndicats mixtes, les départements, les chambres d agriculture, les établissements d enseignement professionnel et d enseignement agricole de l État. Après consultation du conseil départemental de l insertion par l activité économique (CDIAE) et en tenant compte de l offre existante pour assurer un développement équilibré des actions d insertion sociale et professionnelle, le préfet peut conclure des conventions pour la mise en place d une ou plusieurs actions d insertion avec la structure «porteuse»; le conventionnement constitue une condition préalable pour bénéficier, le cas échéant, de l aide de l État. 4

5 ii. Partenariat avec les PLIE Le présent appel à projets est construit en partenariat avec les PLIE du département. Deux projets éligibles au présent appel à projets relèvent des plans d actions des PLIE : chantier de la Ville d'amiens et chantiers de la Ville d'abbeville. Les structures porteuses doivent déposer la demande directement auprès du Département via l'applicatif MDFSE. E. Période de réalisation La période de réalisation devra être précisée dans la réponse des candidats et devra obligatoirement se situer entre le 1er janvier 2017 et le 31 décembre Les dépenses présentées ne sont éligibles que sur cette seule période de réalisation, soit une durée de 12 mois maximum. F. Taux de financement prévisionnel Dans le cadre du Programme Opérationnel national , la région Picardie a été définie comme «région en transition» au regard de son PIB/habitant compris entre 75 % et 90 % de la moyenne européenne. En conséquence, le taux de cofinancement du FSE est porté à 60 % maximum des dépenses éligibles totales sur l enveloppe gérée par le. Le FSE viendra compléter le financement manquant dans la limite du taux maximum de 60% et selon les plafonds définis au point VG. G. Périmètre géographique Les projets réalisés sur le département de la Somme et pour des participants de la Somme sont éligibles. IV. TYPE D OPERATIONS Les types d opérations qui seront éligibles à ce dispositif seront des actions permettant d accompagner des personnes inscrites dans un parcours de remobilisation professionnelle au sein d Ateliers et Chantiers d Insertion (ACI). V. CRITERES DE SELECTION A. Critères de recevabilité des projets Les projets présentés doivent s inscrire dans les orientations du Programme Départemental d Insertion du Conseil départemental. B. Éligibilité des dépenses Les dépenses présentées sont éligibles aux conditions suivantes : 5

6 i. Elles sont liées et nécessaires à la réalisation de l opération présentée et sont supportées comptablement par l organisme (sauf exceptions précisées dans les textes nationaux et communautaires applicables) ; ii. Elles doivent pouvoir être justifiées par des pièces comptables justificatives probantes ; iii. Elles sont engagées, réalisées et acquittées selon les conditions prévues dans l acte attributif de subvention, dans les limites fixées par le règlement général et le Programme opérationnel ; C. Éligibilité temporelle du projet Le projet doit être situé entre le 1 janvier 2017 et le 31 décembre D. Recevabilité du plan de financement Seront examinés : i. l équilibre général, et notamment l adéquation entre les moyens mobilisés et les coûts présentés ; ii. l équilibre du plan de financement entre les dépenses et les ressources ; iii. la correcte application des coûts simplifiés ; iv. le détail et bases de calcul des dépenses présentées ; v. les moyens de justification des dépenses ; Dépenses éligibles par poste de dépense : 1. Dépenses de personnel directement lié à l opération : sont éligibles les dépenses de personnels intervenant directement sur l objet de l action. En revanche les personnels dont le rôle est la coordination ou la supervision de l action (ex. Directeurs, assistantes, etc) sont compris : - soit dans le forfait de 40% couvrant les coûts restant - soit dans le forfait de 15% relatif aux dépenses indirectes de fonctionnement - soit dans le forfait de 20% relatif aux dépenses indirectes de fonctionnement. 2. Dépenses de fonctionnement : sont éligibles les dépenses directement liées et nécessaires à l opération. L application des clés d affectation doit être évitée. Ce poste peut faire l objet de la forfaitisation à hauteur de 40% des coûts de personnel direct. 3. Prestations externes : doivent faire objet d une mise en concurrence. Ce poste peut faire l objet de la forfaitisation à hauteur de 40% des coûts de personnel direct. Dans le cas de forfaitisation de 40%, la mise en concurrence des ces dépenses doit être assurée. 4. Dépenses liées aux participants : sont éligibles les dépenses effectuées pour les participants de l action (rémunération, hébergement, etc.). Ce poste peut faire l objet de la forfaitisation à hauteur de 40% des coûts de personnel direct. 5. Dépenses indirectes de fonctionnement : ce poste peut être calculé par application du taux forfaitaire de 15% (pour les opérations non éligibles au forfait de 20% et/ou pour les opérations dont le coût total dépasse par an) ou 20% (pour les opérations dont le coût total est inférieur à k par an). Si les dépenses indirectes de fonctionnement forfaitisées figurent dans le plan de financement, les dépenses de structure de type loyers, fluides, frais postaux ou de photocopie ne sont pas acceptés afin d éviter un surfinancement. 6. Contribution en nature : les contributions en nature, telles que la fourniture à titre gracieux de biens ou services, constituent des dépenses éligibles sous certaines conditions. 7. Dépenses des tiers : les dépenses supportées comptablement par un organisme tiers peuvent être éligibles sous certaines conditions. Le choix de forfait de 40% n est pas conseillé aux projets présentant la rémunération des salariés en contrat aidé. 6

7 Choix du périmètre : En périmètre global Le périmètre global de votre opération signifie que vous devez déclarer toutes les dépenses et toutes les ressources de votre opération ACI. Les recettes de votre activité sont à estimer dès le stade de la demande de financement. Ainsi, le dossier de demande doit présenter un coût total comprenant les recettes potentiellement générées par l opération. Elles seront déduites du plan de financement prévisionnel. Au stade du bilan, elles seront à nouveau déduites des dépenses réelles éligibles du projet sur la base de leurs montants réels constatés au contrôle de service fait. En périmètre restreint Une solution transitoire sous forme de périmètre restreint est à nouveau autorisée par la DGEFP, à titre dérogatoire pour l année Ce périmètre restreint autorisé concerne uniquement les ACI. L arrêté ministériel à paraître pour l'année 2017 relatif au montant unitaire annuel d aide au poste dans les Ateliers et Chantiers d Insertion précisera le montant de l'aide au poste à prendre en compte en ressources. En attendant, il est conseillé de construire le plan de financement sur la base du montant fixé pour 2016, à savoir 985. Le plan de financement en périmètre restreint doit être présenté de la manière suivante : A. En dépenses : Dépenses de personnel directement liées à l opération : sont éligibles uniquement les postes d encadrant technique et/ou d accompagnateur socioprofessionnel au prorata de leur temps effectif passé sur l opération. Dépenses indirectes de fonctionnement générées par les encadrants techniques et socioprofessionnels limitées à 15% ou 20% du poste de dépenses directes de personnel (en fonction du montant total des dépenses, > ou < à 500k ). Aucun autre poste de dépense n est éligible, le périmètre étant par nature restreint comme mentionné précédemment (le forfait de 40% couvrant les coûts restants n est pas autorisé). B. En ressources : La part de l aide au poste (basée sur le montant 2016) est fixée à hauteur de 985 par ETP. Ce montant sera ajusté pendant la phase d'instruction en fonction des précisions apportées par l'arrêté ministériel à paraître pour l'année Les subventions spécifiques identifiées sur le même périmètre restreint liées à l accompagnement et/ou l encadrement technique sont également à déclarer dans les ressources. Le FSE viendra compléter le financement manquant dans la limite du taux maximum de 60%, des plafonds indiqués au point VG et en fonction des disponibilité des fonds. Si, dans le montage financier, le taux de FSE dépasse 60%, la ressource manquante sera apportée par de l autofinancement. E. Critères qualitatifs (à préciser dans votre demande de subvention) i. Taux de sorties positives prévisionnel; ii. Taux de sorties positives réalisé en année N-1 ; iii. Nombre d entretiens individuels mensuels/ face à face prévu ; 7

8 iv. Nombre et type d actions et d ateliers collectifs prévu; v. Type de formation proposée aux participants ; vi. Rôle de chaque intervenant dans la mise en œuvre de l opération ; vii. Qualification (diplôme) et expérience des intervenants en lien avec le rôle dans le projet (joindre les CV mis à jour). A NOTER que, quel que soit le périmètre sur lequel vous déposez votre dossier, les modalités de mise en œuvre des éléments ci-dessous devront faire l'objet d'un descriptif détaillé : - formations durant le parcours au sein de l'aci ; - ateliers de retour à l'emploi ; - périodes d'immersion (stages, parrainage) ; - découverte des métiers et partenariats avec les entreprises ; - sorties positives comprenant l'accès à la formation qualifiante, accès à l'emploi au sein d'une EI ou ETTI, accès à un contrat de plus de 3 mois. F. Autres critères de sélection i. Expérience et compétence reconnue de l opérateur dans le domaine visé dans le présent appel à projets ; ii. Capacité de la structure à réaliser et à rendre compte de l opération (adapter les moyens humains et matériels mobilisés, disposer d outils de suivi fiables, assurer le suivi des participants, respecter les obligations de publicité FSE, maîtriser l applicatif MDFSE, etc. ) ; iii. Contribution à l atteinte des cibles de performance (nombre de demandeurs d emploi et d inactifs accompagnés) ; iv. Capacité financière à préfinancer les dépenses (avances de trésorerie) ; v. Dimension structurante : actions présentant un caractère structurant, de manière à accroître l effet levier et la valeur ajoutée du FSE au regard des dispositifs de droit commun ; Dimension innovante : projets développant des approches innovantes. vi. G. Montant FSE sollicité Aucun projet ne sera sélectionné en dessous de de FSE par année de programmation (principe de concentration). Cette règle s explique au regard, d une part, de la nécessité de favoriser le montage de projets structurants et de grande ampleur, et, d autre part, du rapport coûts/avantages de l apport du FSE dans les actions. Elle se justifie en outre au regard des frais de gestion occasionnés à la structure et à l organisme de gestion délégué. En conséquence, le seuil minimum de sélection d un dossier est fixé à au total pour une année de programmation. Au regard de l enveloppe prévue spécifiquement pour cet appel à projets et aux modalités de fonctionnement et de financement des ACI, les modalités d attribution des subventions ont été retravaillées. Des plafonds ont ainsi été calculés en fonction du nombre d ACI porté par structure et du volume d Equivalent Temps Plein (ETP) agréé par l Etat. Il s'agit bien d'un montant maximum qui sera alloué si les besoins de financement de la structure le nécessitent. L'estimation de ce besoin sera vérifiée lors de l'instruction. 8

9 Voici le détail ci-dessous : H. Respect des principes horizontaux du PO national FSE Les projets sont analysés à l aune de leur impact dans les domaines suivants : - égalité entre les femmes et les hommes, - égalité des chances et lutte contre les discriminations, - développement durable (volet environnemental uniquement). Le choix de ces priorités doit être justifié par l opérateur et complété par des exemples précis. VI. DESCRIPTION DES PROCEDURES D EXAMEN DES DEMANDES i. Dépôt du dossier de demande de subvention FSE sur «Ma démarche FSE», envoi automatique d attestation de dépôt ; ii. Etude de la recevabilité administrative (présence de toutes les parties renseignées, des pièces et documents joints nécessaires) ; iii. Si le dossier est recevable, envoi d une attestation de recevabilité ; sinon demande de pièces ou documents complémentaires ; iv. Instruction de la demande par le service instructeur, échanges avec l organisme demandeur, si nécessaire demande d informations complémentaires ; v. Avis préalable du comité des actions d insertion FSE (CAI FSE) composé des services du Conseil départemental et des PLIE (et/ou autres partenaires invités) ; vi. A partir de l avis de synthèse du service instructeur et du CAI FSE, inscription de la demande de subvention à l ordre du jour de la Commission permanente du Conseil départemental ; vii. Notification de la décision à l organisme demandeur ; pour une décision d accord, envoi d un projet de convention de financement par le FSE pour signature et retour. 9

10 VII. RAPPEL DES OBLIGATIONS DU BENEFICIAIRE DE L AIDE DU FONDS SOCIAL EUROPEEN A. Obligation de dématérialisation La dématérialisation des processus de gestion, expérimentée dans le cadre de la programmation est généralisée. L applicatif «Ma démarche FSE» aide ainsi les bénéficiaires à chaque étape de renseignement des demandes de subvention FSE et des bilans d exécutions (points de contrôle automatiques, étapes de saisie masquées en fonction de la nature de l opération, conseils au bénéficiaire permettant d anticiper d éventuels échanges avec le gestionnaire). La dématérialisation doit également permettre de limiter le volume des pièces pour lesquelles un archivage papier demeure nécessaire. B. Obligation de publicité. Le règlement FSE n 1304/13 précise à l article 20 que : les bénéficiaires s assurent que les participants à l opération ont été explicitement informés du soutien du FSE; tout document relatif à la mise en œuvre d une opération, y compris toute attestation de participation ou autre, concernant une opération de ce type comprend, lorsqu il est destiné au public ou aux participants, une mention indiquant que l opération a bénéficié de FSE. C est pourquoi toute demande de subvention doit impérativement comporter un descriptif des modalités prévisionnelles du respect des obligations de publicité de l intervention du FSE. Le respect de ces règles sera vérifié par le service gestionnaire tout au long de la mise en œuvre du projet. Le défaut de publicité constitue un motif de non remboursement de tout ou partie des dépenses afférentes au projet cofinancé. La publicité communautaire consiste avant tout à informer les participants de l opération, ses partenaires et ses intervenants (courriers, invitations, attestations de participation, documents d information ). Pour plus d information consultez sur le site FSE : Dans les Annexes vous trouverez également le tutoriel sur la mise en œuvre des obligations de publicité à destination des porteurs de projets. C. Suivi des participants Le règlement UE n 1303/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 contient des dispositions renforcées en matière de suivi des participants aux actions cofinancées par le Fonds social européen. L objectif est de s assurer que des données fiables et robustes seront disponibles en continu. Les données seront agrégées aux niveaux français et européen, afin de mesurer les progrès réalisés pour les cibles fixées dans le programme. Elles doivent permettre de faire la preuve de l efficacité de la mise en œuvre de la politique de cohésion sociale ; elles contribueront aussi à la mesure de l impact des programmes. Le suivi des participants sera essentiellement assuré via l applicatif Ma démarche FSE (MDFSE) : 10

11 La principale nouveauté : les bénéficiaires (porteurs de projet), sont désormais responsables de la saisie, et devront obligatoirement renseigner les données relatives à chaque participant, et non plus de manière agrégée. Les données des participants à l entrée et à la sortie sont à renseigner au fil de l eau. Vous trouverez dans les Annexes l ensemble des documents relatifs à la saisie des informations. A NOTER : Pour les projets nécessitant un rattrapage du suivi des participants, les porteurs de projet sont invités à saisir les données dans un tableau Excel spécifique (joint en Annexe). Ce fichier a été conçu afin de recueillir les informations de façon homogène et de pouvoir les importer facilement dans «Ma démarche FSE». Ce fichier permet également de saisir les informations relatives à la sortie des bénéficiaires. D. Autres obligations d un organisme bénéficiaire d une aide du FSE L octroi d une aide de l Union européenne soumet les organismes bénéficiaires à un certain nombre d obligations visant au respect de principes et règles de bonne gestion des aides publiques : i. Lorsqu il réalise son opération, l organisme bénéficiaire respecte le droit communautaire applicable : aides d Etat, règles de concurrence, de passation des marchés publics, protection de l environnement ; ii. Il remet au service gestionnaire de l aide tous les éléments et pièces relatifs à l opération, permettant d attester la réalité et la conformité des dépenses, des ressources et des réalisations, ainsi que du respect de l obligation d information. iii. Il tient une «comptabilité séparée» des dépenses et des ressources liées à l opération : il est ainsi en capacité d isoler au sein de sa comptabilité générale, les charges et les produits liées à l opération, a minima par enliassement des pièces justificatives correspondantes accompagnées de la liste détaillée des dépenses et des ressources, et d une note explicitant les calculs permettant le passage de la comptabilité générale de l organisme au budget réalisé de l opération. iv. Il informe le service gestionnaire de l aide du FSE de l avancement de l opération ou de son abandon ; il n en modifie pas l objet général, la nature ou le plan de financement global, sans l accord du service gestionnaire et un réexamen éventuel de la Commission permanente, au risque de ne pas percevoir tout ou partie de l aide communautaire. v. Il donne suite à toute demande du service gestionnaire aux fins d obtenir les pièces ou informations relatives à l opération nécessaires pour son instruction, sa programmation ou le calcul du montant de l aide à verser. Sans réponse dans les délais fixés, le service gestionnaire peut procéder à la clôture du dossier et si nécessaire à la déprogrammation de tout ou partie de l aide du FSE. vi. En vue du paiement de l aide du FSE, l organisme bénéficiaire remet au service gestionnaire les bilans d exécution intermédiaires et finals selon les modèles établis, aux dates prévues par la convention et accompagnés de toutes les pièces justificatives requises. vii. Seules les dépenses effectivement encourues par l organisme bénéficiaire, c'est à-dire correspondant à des dépenses exécutées et acquittées, justifiées par des pièces probantes (factures, bulletins de salaire, fiches de frais, ) sont retenues ; certaines dépenses peuvent être calculées par application des coûts simplifiés préalablement définis. viii. Le caractère acquitté de la dépense résulte de la production d une liste des pièces de dépenses, visée par le comptable public (pour les organismes publics), par un commissaire aux comptes ou un tiers qualifié (pour les organismes privés) pour attester de leur paiement effectif. ix. L organisme bénéficiaire accepte de se soumettre à tout contrôle administratif, technique ou financier, sur pièces et/ou sur place, y compris au sein de sa comptabilité, effectué par le service gestionnaire ou par toute autorité habilitée ; il présente aux agents du contrôle tous 11

12 documents et pièces établissant la réalité, la régularité et l éligibilité des dépenses encourues. x. Il conserve les pièces justificatives jusqu à la date limite indiquée dans le convention, en fonction du régime des Aides d Etat auquel il est soumis (en général entre 3 et 10 ans). VIII. MODALITES DE REPONSE A. Date de dépôt des demandes L appel à projets sera ouvert à toutes les structures remplissant les conditions d éligibilité susmentionnées. Les dossiers de demande de subvention peuvent être renseignés et saisies dès la publication de cet appel à projets dans l application «Ma démarche FSE». Par ailleurs, des renseignements administratifs et techniques peuvent être obtenus auprès du Service Insertion Socioprofessionnelle et de la Mission Europe du (coordonnées ci-dessous). Afin de permettre une programmation effective des opérations au titre de la programmation , les dossiers complets de demande de subvention FSE doivent être saisis sur Ma démarche FSE avant le 30 avril Aucune demande de subvention n est recevable sous forme papier ni après ce délai. B. Dématérialisation Les réponses au présent appel à projets doivent être adressées via la plateforme de dématérialisation des dossiers FSE, Ma Démarche FSE : L intégralité du dossier sera par la suite obligatoirement dématérialisée dans cet outil (demande de subvention, instruction, suivi de la subvention, suivi des participants, bilan d exécution et contrôle de service fait). La saisie peut être démarrée, reprise et modifiée pour chaque élément à tout moment jusqu à la validation par le porteur de projet. Un guide d utilisation et une aide sont disponibles dans la plateforme pour saisir ensuite la demande de subvention. C. Systématisation du recours aux outils de forfaitisation des coûts La forfaitisation des coûts évite à un bénéficiaire de devoir justifier les dépenses déclarées à partir de pièces comptables (factures, justificatifs d acquittement, etc.), permettant ainsi de diminuer la charge administrative du bénéficiaire liée aux différents niveaux de contrôle. Cette utilisation élargie des outils de coûts simplifiés intervient dès le début de la programmation

13 Ainsi, le règlement FSE n 1304/2013 prévoit l usage de plusieurs forfaits accessibles aux porteurs de projet. En effet, en sus de l usage du taux forfaitaire à 20% pour calculer les dépenses indirectes déjà applicables en , la réglementation communautaire introduit deux nouveaux taux forfaitaires accessibles au choix, ne nécessitant pas une justification préalable dans le cadre d une étude : un taux de 15 % maximum appliqué aux dépenses directes de personnel pour calculer un forfait de coûts indirects ; un taux de 40 % maximum appliqué aux dépenses directes de personnel pour calculer un forfait correspondant aux autres coûts de l opération un taux horaire s appuyant sur la division de la dernière moyenne annuelle connue des salaires bruts par h pour la détermination des frais de personnel. D. Contact Direction de la Cohésion Sociale et du Logement / Service Insertion Socioprofessionnelle Mme Audrey Gorenflos - Tél : a.gorenflos@somme.fr Mme Aneta Fernandez - Tél : a.fernandez@somme.fr IX. ANNEXES 1. TUTORIEL sur la mise en œuvre des obligations de publicité. 2. DEFINITION DES CIBLES DE PERFORMANCE : INACTIFS ET CHOMEURS. 3. FICHIER EXCEL IMPORT. 4. GUIDE DE SUIVI DES PARTICIPANTS. 5. MANUEL DE PORTEUR DE PROJET : dépôt d'une demande de subvention. 6. MANUEL DE PORTEUR DE PROJET : bilan d'exécution. 13