La DADS-U 2011 à la norme N4DS V01X06

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1 La DADS-U 2011 à la norme N4DS V01X06 Cette année encore, la DADS-U évolue! Pour la déclaration des rémunérations versées en 2011, la DADS-U à produire au plus tard le 31 janvier 2012 doit être à la nouvelle norme N4DS V01X06. Ce changement de norme n'a pas d'impact sur les modalités de dépôt de fichier qui se fait toujours sur le site Nous allons décrire dans ce courrier les paramétrages à vérifier pour optimiser la qualité des informations contenues dans la DADS. Avant toute chose, il est impératif d'installer la version de spaiectacle. Nous vous rappelons que tout fichier DADS déposé sur le site de net-entreprises est alors intégré par les caisses dès lors qu'il est validé. Nous vous recommandons donc d'effectuer un test avant toute chose. Nous vous encourageons ensuite à attendre d'avoir fait tous vos récapitulatifs de cotisations (4ème trimestre et tableaux récapitulatifs annuels) avant de déposer votre fichier DADS-U en réel. Sommaire de la fiche 1 Les nouveautés réglementaires Le contrôle de cohérence 3 L'export du fichier et l'édition papier de la DADS-U 4 La dépose sur le site net-entreprises.fr 5 La vérification de la validation du fichier Préambule : rappel des informations présentes dans la DADS-U La DADS-U permet de communiquer toutes les données nécessaires, en un seul envoi, à l'ensemble des partenaires (centres TDS, Urssaf, admnistration fiscale, Pôle Emploi, institutions de retraite complémentaire, etc.). Attention, il est précisé ici les données non contenues dans la DADS-U générée par spaiectacle : - données des Institutions de Prévoyance, - données RAFP (Retraite Additionnelle de la Fonction Publique) - données CNRACL (Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales). Pour déclarer ces données, nous vous invitons à vous référer aux indications de vos caisses. - honoraires (dont droits d'auteur). Pour déclarer ces données, effectuez une saisie en ligne sur le site de e-ventail.fr via le service DADSNET. DADS-U 2011 page 1

2 1 Les nouveautés réglementaires Mise à jour des régimes Urssaf des catégories salariales Menu Paramètres - Paramétrage - Catégories salariales Si vous embauchez des salariés sous contrat de professionnalisation et qu'une catégorie salariale a été spécifiquement créée, il convient de mettre à jour le paramétrage : Dans le menu déroulant du régime Urssaf de la catégorie salariale, choisissez le régime 'Contrat de professionnalisation'. Cette modification n'a aucun impact sur le calcul de paie. Si vous embauchez des salariés fonctionnaires, un régime Urssaf 'Fonctionnaire' existait déjà. Ce régime a été scindé en deux régimes distincts : - un régime Urssaf 'Fonctionnaire activité accessoire' - un régime Urssaf 'Fonctionnaire détaché'. La mise à jour a automatiquement basculé le choix 'Fonctionnaire' en 'Fonctionnaire activité accessoire'. Si vous embauchez des fonctionnaires détachés (et uniquement dans ce cas), il convient de mettre à jour le paramétrage : Dans le menu déroulant du régime Urssaf de la catégorie salariale, choisissez le régime 'Fonctionnaire détaché'. Cette modification n'a aucun impact sur le calcul de paie. Pour plus d'informations sur les fonctionnaires : < agents_des_collectivites_territoriales_04.html> DADS-U 2011 page 2

3 1.2 Journalistes et pigistes La nouvelle norme DADS-U demande de préciser si le journaliste ou pigiste rémunéré sur la période a une carte professionnelle de presse. spaiectacle renseignera cette information dans la DADS si, dans la fiche du salarié, un numéro de carte de presse a été saisi. Pour cela, il faut avoir créé au préalable le champ personnalisable spécifique correspondant. Menu Fichier - Préférences Dans le tableau des champs personnalisables, si le champ Carte de presse existait déjà, il convient de le typer en choisissant Carte de presse dans le menu déroulant du type. Si le champ Carte de presse n'existait pas, il convient de le créer selon la photo d'écran. Se positionner ensuite dans la fiche Salarié. Menu Salariés - Liste des salariés Dans la zone des Champs perso., se positionner sur le champ Carte de presse et en saisir la valeur. Par ailleurs, une nouvelle spécificité a été créée pour la rubrique de paie "Pige". Menu Paramètres - Rubriques de paie Sélectionner votre rubrique de pige. Dans l'onglet Particularités de la rubrique, modifier le menu déroulant Spécificité de la zone DADS-U : choisir Pige. DADS-U 2011 page 3

4 1.3 Cotisations de prévoyance et santé Une nouvelle zone est créée pour spécifier le montant des cotisations patronales de prévoyance complémentaire et santé (exonérées ou non de cotisations). Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Retenues Pour les sociétés payant des cotisations prévoyance et/ou santé à des caisses différentes qu'audiens, il convient de vérifier que les retenues sont affectées au bon type. Si vos cotisations de prévoyance sont recouvrées par une autre caisse qu'audiens, les retenues doivent être affectées au type retenue Prévoyance. Si vos cotisations de santé sont recouvrées par une autre caisse qu'audiens, les retenues doivent être affectées au type retenue Santé. Attention! Il faut bien vérifier que les retenues ne sont pas dans un type retenue avec un libellé entre parenthèses, sinon, il convient de les modifier, leur affecter le type retenue correct et recalculer les paies concernées. DADS-U 2011 page 4

5 1.4 Rubriques liées à l'épargne salariale De nouvelles options ont été ajoutées dans les rubriques (onglet Particularités). Si vous êtes concernés par les informations qui suivent, il convient de mettre à jour les rubriques de paies. Sinon, ne créez pas les rubriques citées ci-dessous, cela alourdirait inutilement votre paramétrage! Menu Paramètres - Rubriques de paie Les mises à jour concernent la zone DADS-U des rubriques de paies (onglet Particularités). Pour les rémunérations versées dans le cadre de l'épargne salariale, la notion d'abondement a été répartie en 3 options : Abondement sur PEE, Abondement sur PEI, Abondement sur PERCO. Si vous versez de l'abondement dans le cadre de l'épargne salariale, votre rubrique d'abondement a été mise à jour en Abondement sur PEE. Si besoin, la modifier pour la passer en Abondement sur PEI ou Abondement sur PERCO. Toujours dans le cadre de l'épargne salariale, pour les employeurs ayant versé en 2011 la prime de partage des profits, une nouvelle spécificité DADS-U a été créée. Vous devez mettre à jour la rubrique : DADS-U 2011 page 5

6 2 Le contrôle de cohérence Le contrôle de cohérence permet de contrôler de nombreuses données qui pourraient ne pas être correctement paramétrées dans spaiectacle, pour permettre un bon report des informations dans la DADS-U. Il permet également d'effectuer des contrôles de forme pour répondre au cahier des charges de la DADS-U. Menu Etats - DADS-U N4DS Le contrôle de cohérence est coché automatiquement (décochez éventuellement Export du fichier DADS-U N4DS et Edition papier afin que seule cette option soit cochée). Dans la fenêtre "Cohérence des données", corrigez les anomalies éventuelles qui vous sont signalées. Seules les anomalies bloquantes (repérées par un astérisque) empêchent l export du fichier. A défaut d'astérisque, ce sont de simples avertissements non-bloquants. Pour corriger, double-cliquez sur la ligne d'anomalie : la liste des fiches concernées par cette erreur apparaît directement à l'écran. Corrigez les anomalies puis relancez le contrôle de cohérence en cliquant sur "Relancer l'analyse". DADS-U 2011 page 6

7 Nouvelles anomalies du contrôle de cohérence de 2011 Des professions qui n'ont pas une catégorie professionnelle Artiste ont un code PCS artiste Il convient de modifier la nomenclature PCS de la profession. Une profession ayant une catégorie professionnelle différente d'artiste ne peut avoir un code PCS artiste : positionner le menu déroulant sur un choix différent des quatre premiers. La nomenclature PCS d'une profession ne correspond pas à celle d'un intermittent Il convient de modifier la nomenclature PCS de la profession. La profession d'un salarié intermittent doit avoir un code PCS parmi les 8 premiers choix du menu déroulant (parmi les 4 premiers choix s'il s'agit d'un artiste, parmi les 4 choix suivants sinon). La spécificité Attestation Assedic permanent de certaines rubriques est à préciser Les primes versées de manière non réccurentes sont à déclarer spécifiquement. Il convient de préciser la nature de la prime versée : positionner correctement le menu déroulant DADS-U 2011 page 7

8 N institution Groupe IRC ou Arrco ou Agirc de la caisse non renseigné N institution Arrco de la caisse non valide ou N institution Agirc de la caisse non valide Au moins un des 3 numéros d'institution doit être renseigné pour votre caisse de retraite (autre qu'audiens). Ces informations vous sont communiquées directement par votre caisse. Le code Groupe IRC doit commencer par une lettre G (suivi de 3 chiffres). Le code Arrco doit commencer par une lettre A (+ 3 chiffres). Le code Agirc doit commencer par une lettre C (+ 3 chiffres). Les codes Prévoyance et Santé ne sont pas utilisés pour la DADS (ils ne sont utilisés qu'en DUCS EDI). Des retenues Agirc ont une base qui ne correspond pas à ce type A l'exception de l'apec, aucune retenue Agirc ne peut être une retenue se calculant sur la tranche A. En conséquence de quoi : - soit la retenue qui s'affiche à l'écran est la retenue d'apec TA, auquel cas il convient d'en modifier la spécificité pour la passer d'agirc à Apec prop ; - soit la retenue n'est pas une retenue d'apec, auquel cas il convient d'en modifier le type retenue pour le passer d'agirc à Arrco et recalculer les paies liées. Des retenues de type Ircantec n'ont pas de spécificité Il convient d'affecter une des deux spécificités disponibles afin de définir dans quelle base doit être déclarée la retenue : TA Ircantec ou TB Ircantec. DADS-U 2011 page 8

9 3 L'édition papier et l'export du fichier DADS Menu Etats - DADS-U N4DS 3.1 Edition papier de la DADS-U L'édition papier est un document édité par spaiectacle ne répondant à aucun cahier des charges : la DADS-U est obligatoirement un fichier informatique à déposer sur le site de net-entreprises. L'édition papier est un document de contrôle : nous vous invitons à vérifier les données éditées avant de déposer votre fichier DADS-U sur le site de net-entreprises. Si un salarié a plusieurs profils de paie sur l'exercice (artiste et technicien par exemple), le détail de ses activités est visible sur la fiche individuelle du salarié (Menu Salariés - Liste des salariés - Imprimante puis Fiche individuelle). 3.2 Export du fichier DADS-U Une fois que le contrôle de cohérence ne comporte plus d'erreurs bloquantes, l'export du fichier DADS-U peut s'effectuer. Menu Etats - DADS-U N4DS Cochez Export du fichier DADS-U-N4DS puis Fichier réel (*) (le contrôle de cohérence reste coché automatiquement). (*) Deux choix sont possibles : - envoi d'un fichier test : les fichiers tests ne seront pas validés, même si le test effectué sur le site de net-entreprises renvoie un bilan positif. Il est possible d'en générer autant que nécessaire. - envoi d'un fichier réel : c'est ce seul fichier qui sera pris en compte par net-entreprises. Il doit être déposé au plus tard le 31 janvier Attention, une fois un fichier réel accepté, il ne sera plus possible de déposer une nouvelle DADS-U! L'export s'effectue et il s'enregistre automatiquement dans un dossier Export - DADS-U, situé dans le même dossier que votre fichier de données. Cliquez éventuellement sur le bouton Visualiser le dossier : le dossier DADS-U contenant le fichier apparaît (cf paragraphe 4 pour la dépose du fichier sur le site de net-entreprises). Au moment de la génération du fichier DADS-U, il est possible que d'autres erreurs aient été détectées. Un message apparaît alors : "ATTENTION, votre fichier n'est pas valide : il comporte N zones en anomalie qui apparaissent entre!points d'exclamation!". Pour corriger ces erreurs, il faut ouvrir le fichier DADS-U qui s'est malgré tout exporté (de préférence dans un tableur). Faire une recherche (Edition / Rechercher) sur le caractère point d'exclamation :! Vous pourrez alors visualiser la zone qui pose problème. Ne modifiez pas directement le fichier exporté mais corrigez dans spaiectacle. Recommencez ensuite l'export du fichier. Exemple d'erreurs générant des zones en anomalies entre!! : caractères "exotiques" tels que %, #, æ, œ... Une fois le fichier exporté sans anomalie, cliquez sur le bouton Poursuivre pour lancer l'édition papier de la DADS-U et vérifier vos données. DADS-U 2011 page 9

10 4 La dépose du fichier sur le site de net-entreprises.fr La DADS-U est à produire au plus tard le 31 janvier Elle est à déposer sur le site Pour toute information concernant le fonctionnement du site de net-entreprises, nous vous invitons à contacter leur assistance qui est la seule en mesure de vous aider, GHS ne détenant aucune information quant à ce portail : - sur le site de net-entreprises, dans la rubrique "Aide" : le mode d'emploi de la procédure d'inscription ou de modification d'inscription, des conseils pratiques, une F.A.Q... - par téléphone : (0,12 TTC / mn). Vous trouverez la démonstration du site net-entreprises en cliquant sur le lien suivant : Connectez-vous au site net-entreprises.fr et identifiez-vous. Cliquez sur le lien "Accéder aux déclarations". Choisissez ensuite, dans l'encart DADS-U : "Accéder à la déclaration". Cliquez sur "Déclarer" puis sur le bouton "Parcourir" : sélectionnez le fichier DADS-U précédemment exporté par spaiectacle. Enfin cliquez sur "Envoyer". 5 La vérification de la validation du fichier Votre fichier DADS-U va être contrôlé deux fois : il y aura tout d'abord un contrôle de forme, puis un contrôle "métier" TDS. Les contrôles métier des caisses de retraite sont eux effectués ultérieurement. En cas d'erreur, elles vous contacteront directement. 5.1 Le contrôle de forme Connectez-vous au site net-entreprises.fr et identifiez-vous. Cliquez sur le lien "Accéder aux déclarations". Choisissez ensuite, dans l'encart DADS-U : "Accéder à la déclaration". Cliquez sur "Vos envois". Si la déclaration est invalide aux contrôles de forme, cliquez sur le lien "Accès bilan anomalies", le descriptif de l'anomalie est alors précisé. Si l'anomalie est une erreur que vous ne comprenez pas, nous vous engageons à vous reporter à la page spécifique DADS-U (N4DS) dans l'espace client de notre site afin de voir si elle a été référencée, sinon, vous pouvez nous contacter afin que nous vous aidions à corriger votre paramétrage : < Une fois les anomalies corrigées, regénérez un fichier DADS-U et redéposez-le sur le site de net-entreprises (attention, ne vous trompez pas de fichier, redéposez bien le nouveau!). 5.2 Le contrôle "métier" TDS Connectez-vous au site net-entreprises.fr et dans l'espace DADS-U, cliquer sur "Vos envois". Cliquez sur le lien "Accès bilan TDS". Vérifiez que votre DADS est bien acceptée. Si la DADS est refusée, cliquez sur le lien "Afficher le bilan" pour avoir plus de précisions. Si l'anomalie est une erreur que vous ne comprenez pas, nous vous engageons à vous reporter à la page spécifique DADS-U (N4DS) dans l'espace client de notre site afin de voir si elle a été référencée, sinon, vous pouvez nous contacter afin que nous vous aidions à corriger votre paramétrage : < Une fois les anomalies corrigées, regénérez un fichier DADS-U et redéposez-le sur le site de net-entreprises (attention, ne vous trompez pas de fichier, redéposez bien le nouveau!). DADS-U 2011 page 10