La Base de Connaissances

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1 La Base de Connaissances Un outil d échange et de communication au service des élus et mandatés des IRP de l UES FTSA - Orange

2 Objectifs de la BdC La BdC répond au manque d informations exprimé par les Secrétaires des CE et du CCE en 2005 en favorisant les échanges et la circulation de l information entre le CCUES, les CE, le CNSHSCT et les CHSCT. Ainsi, la BdC consiste à : Mutualiser les documents élaborés par les IRP sur un portail accessible via une connexion Internet. Cet outil permet de gagner en efficacité et en cohérence, notamment dans le contexte de réorganisations permanentes des services de France Télécom et d Orange. Proposer des informations pratiques et utiles dans le cadre de l exercice des mandats. Archiver les documents sur une plateforme commune et informatique dès la mise en place des IRP.

3 Quels utilisateurs, quelles contributions? Le portail propose une gestion de contenu décentralisée; chaque utilisateur a un niveau de contribution défini en fonction de son mandat : Les Lecteurs : tous les utilisateurs, c est-à-dire les élus, les RS et les membres de commission, consultent les informations proposées sur la BdC (l accès aux informations est identique pour tous les Lecteurs). Les Rédacteurs : les Secrétaires (ou les Référents), les Trésoriers et les Présidents de commission rédigent des pages qu ils soumettent à leur Valideur. Les Valideurs : les Secrétaires étant responsables de la communication émanant de leur IRP, eux seuls (ou les Référents) ont la possibilité de valider et de générer la mise en ligne des pages proposées, sans toutefois avoir la possibilité d en modifier le contenu. L Administratrice : elle alimente les rubriques non réservées aux élus (notamment la Boîte à outils), gère l annuaire, attribue les droits sur les pages, indexe le site, administre les Nouveautés, etc.

4 Evolution de l outill Le Comité éditorial composé du Bureau, du Président de la Commission Economique, du Directeur Général du CCUES et de l Administratrice assure un suivi visant l évolution permanente de la BdC. Depuis le lancement, le Comité éditorial a mené des actions et mis en place des moyens afin que le portail s adapte aux besoins de ses utilisateurs et que ceux-ci s approprient progressivement leur nouvel outil : 3 mai 2007 : Ouverture de la BdC (information par courriel à tous les utilisateurs identifiés du CCUES, des CE, et du CNSHSCT). Juin 2007 : possibilité pour les Secrétaires de nommer un «Référent BdC» et ainsi déléguer leurs contributions (Rédacteur, Valideur et «Contact Annuaire»). Juin-septembre 2007 : 40 sessions de formation à distance ont été proposées aux Rédacteurs et aux Valideurs.

5 Depuis juillet 2007 : mise en œuvre d un plan de communication Courriels aux différents groupes utilisateurs (information ciblée en fonction de la contribution). Par exemple : chaque Lecteur a été informé du Référent au sein de son IRP. Info BédéCé, lettre d information mensuelle, à tous les utilisateurs depuis janvier 2008 (dernier numéro transmis le 1 er avril). Focus est un espace où le Secrétaire du CCUES s exprime sur des dossiers transversaux ou sur les fonctionnalités de la BdC. Cette communication vient compléter Info BédéCé. Formation/Organisation de 5 séminaires pratiques (dont 2 à venir les 15 avril et 27 mai 2008) visant à promouvoir la BdC et accompagner les Rédacteurs et les Valideurs dans la manipulation de l outil. Création de «supports pédagogiques» papier : manuels d utilisation, affiches et flyers. Ces supports ont été remis aux Référents et aux participants des séminaires pratiques.

6 Animation du réseau de Référents: suivi de l alimentation par les Rédacteurs, suivi des Valideurs et organisation de réunions téléphonées (la deuxième aura lieu le 24 avril) pour informer le CCUES de l utilisation dans les CE et connaître leurs attentes. Questionnaires aux différents groupes d utilisateurs : les 2 premiers se sont adressés aux participants des séminaires. Support technique permanent et personnalisé (téléphone et courriel) à tous les utilisateurs. Saisie des archives de la 1 ère mandature des IRP par le CCUES (12/41 n ont pas transmis leurs documents). 19 mars 2008 : ouverture aux membres des CHSCT identifiés (13/20 annuaires intégrés) - courriels aux Secrétaires et aux élus. Invitation des Secrétaires aux séminaires pratiques à venir.

7 Enrichissement de la Boîte à outils : Accès direct au Code du travail en ligne : l intérêt réside dans les outils pour rechercher des informations et la possibilité de télécharger - et donc d imprimer - des articles. En raison du nouveau Code du travail, la rubrique «Mieux comprendre le Code du travail» proposera prochainement des «fiches pédagogiques» et des «questions-réponses» rédigées par différents cabinets d experts pour aider les élus à appréhender le nouveau texte dans sa complexité. Quoi de neuf? Avis d experts : lettres des cabinets d experts. Principaux accords-cadres: sélection de textes utiles dans l exercice d un mandat (informations disponibles sur l Intranet enrichis d autres données concernant les IRP, les OS ou encore les ASC). Conventions collectives en vigueur à FTSA et Orange (en cours). Tous les Focus : les utilisateurs peuvent suivre l évolution des dossiers transversaux et des fonctionnalités de l outil. La Boîte à outils réunit à un seul endroit des informations pratiques provenant de diverses sources.

8 Développements techniques supplémentaires depuis le lancement: Module d archivage des pages et des ressources (documents téléchargeables). Affichage du nom et du mandat du Rédacteur dans l espace «Nouveautés» de la page d accueil. Dossiers de ressources pour l administrateur (possibilité d organiser les ressources). Accents dans le moteur de recherche (les recherches ne distinguent plus les caractères accentués). Lien vers l interface Code du travail permettant aux utilisateurs d accéder à la plateforme sans s identifier une seconde fois. Import automatique de nouveaux utilisateurs (1200 membres). Evolution du moteur de recherche Annuaire (en cours) afin de classer les CHSCT sous le CE de référence.

9 Fréquentation L appropriation d un nouvel outil nécessite toujours du temps, mais force est de constater que la consultation et l alimentation ne cessent de s intensifier. Voici quelques chiffres pour illustrer cette dynamique : Nombre de ressources téléchargeables Juillet 2007 : 228 Janvier 2008 : 7254 Avril 2008 : 8176 Alimentation/Poids des données Juillet 2007 : 176 Mo Janvier 2008 : 2,4 Go Avril 2008 : 3,4 Go et 490 pages publiées et en cours de modification. 53 Rédacteurs/Valideurs ont participé aux formations à distance et 119 aux séminaires pratiques (dont 45 aux séminaires à venir).

10 Nombre de connexions à la BdC Juillet 2007 : 88 Janvier 2008 : 106 Février 2008 : 206 Mars 2008 : 115 Code du travail Mars 2008 : 245 connexions/103 utilisateurs. Depuis le lancement en janvier 2008 : 879 connexions/194 utilisateurs.

11 Implication ~ rappel La BdC est un outil de travail en commun; la contribution de chacun des utilisateurs est indispensable non seulement pour enrichir son contenu, mais aussi pour que son utilisation devienne intuitive dans les échanges entre IRP. Sa longévité et sa pertinence dépendent uniquement de la volonté des élus et mandatés et de leur conviction de l utilité de cet outil mis à leur disposition. Si vous en êtes convaincus, soutenez la BdC en relayant cette idée dans votre CE, votre commission ou votre OS!

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