SAP4U- Qu est- ce qui change pour les utilisateurs?

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1 SAP4U- Qu est- ce qui change pour les utilisateurs? Note interne explicative à destination des membres et titulaires de comptes en INCAL et ILC Introduction : les changements en bref Depuis le 01/01/2014, un nouvel outil de gestion financière a été mis en place, baptisé SAP4U. Il entraine plusieurs changements d habitudes pour les utilisateurs. Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons rédigé un résumé des principales nouveautés. Des informations plus détaillées sont consultables : via le gestionnaire logistique et comptable (CLC) (site principal) (documentation accessible) Il existe par ailleurs un numéro vert (ADFI) qui est le Voici les principales modifications ; elles sont détaillées dans les pages suivantes : 1. Informations pour tous les utilisateurs (page 2) 1.1. Nouveaux formulaires (note de frais, demande de paiement) 1.2. Nouvelles vignettes 2. Information pour les titulaires (page 5) 2.1. Modification de la numérotation des comptes 2.2. Utilisation renforcée du bureau virtuel (via le portail) 2.3. Conversion ancien compte >< nouveau compte 2.4. E- comptes (en remplacement des extraits de comptes et de Prisme) 2.5. Choix du gestionnaire, du co- titulaire et délégation de signature 2.6. Les commandes : voyages, Lyreco, livres, matériel informatique 1

2 1. Informations pour tous les utilisateurs 1.1. Nouveaux formulaires (note de frais, demande de paiement) Les formulaires de note de frais et de demande de paiement ont été modifiés au 1 er janvier Merci de ne plus utiliser les anciens formulaires. Pour un accès facile à ces nouveaux formulaires : Via le bureau virtuel : (s identifier!!) Mon bureau Mon métier Finances, achats Ou via la page (site d ADFI) Comment bien remplir son formulaire? Une note de frais par mission (ex. un colloque, un repas de réunion, etc.). Privilégier le formulaire électronique : il calcule les sommes automatiquement et il inclut la vignette. Bien préciser l objet professionnel (ex. : déplacement vers tel lieu de colloque, repas d accueil de tel chercheur visiteur, etc.). 2

3 - Trois signatures : o Signer soi- même le formulaire en tant que demandeur. o + Le faire signer par un titulaire (promoteur, co- titulaire, autre titulaire ). o Signer ou faire signer la vignette par le titulaire (ou son délégué). Les justificatifs (tickets de magasin, billet de train ) - Tous les justificatifs sont des pièces originales. - Tous les justificatifs sont numérotés et ce numéro est reporté sur la note de frais (colonne n pièce). - Tous les justificatifs se collent sur une feuille : o Feuille A4 absolument o Pas de recto verso o Pas d agrafe o Papier collant sur les coins et non sur les chiffres (ils s effacent) Le tout sera scanné pour archivage électronique => autant faire simple pour «l avaleuse». 3

4 1.2. Nouvelles vignettes Il y a désormais deux types de vignettes : BLEU : pour les factures et les demandes de paiement La vignette bleue ne doit pas être signée car elle entre ensuite dans un processus d approbation électronique (par mail, notamment). ORANGE : pour les notes de frais, les demandes d avance- caisse et les achats en direct dans certains magasins de Louvain- la- Neuve (Fnac, Agora, TDH ) La vignette orange doit obligatoirement être nommée (champ «nom») et signée par son titulaire ou la personne qui a sa délégation de signature ; Les nouvelles vignettes sont déjà intégrées dans les formulaires en ligne disponibles sur le site d ADFI et via le bureau virtuel. Si vous devez coller plusieurs vignettes sur une même note de frais, il faut commander de nouvelles vignettes, soit via votre gestionnaire CLC, soit en contactant 4

5 2. Information pour les titulaires 2.1. Modification de la numérotation des comptes La nomenclature de numérotation des comptes de gestion change. Exemple : «INCA01A1» devient «A » A1 = Budget Crédit de fonctionnement FNRS 113 (1 =SSH et 13 = INCAL) 001 = nombre séquentiel Les sous- rubriques (appelées aussi «éléments d OTP») restent inchangées. Exemple : - F = fonctionnement ; - E = équipement Il faut donc écrire les nouveaux numéros de compte sur les vignettes, et non plus les anciens. Pour connaître votre nouvelle nomenclature : passez par le portail/mon bureau virtuel (cf. 2.3) Utilisation renforcée du portail/bureau virtuel Le bureau virtuel propose désormais différentes fonctionnalités. Voici la procédure pour se connecter aux onglets financiers. (s identifier!!) Mon bureau Mon métier Finances, achats Cette page donne accès à une liste d outils destinés à aider les titulaires. 5

6 Conversion ancien compte >< nouveau compte (cf. 2.3) E- comptes (en remplacement des extraits de comptes ou de Prisme) (cf. 2.4) Mes comptes : l interface Prisme pour l historique de certains anciens comptes Comptes de gestion/partenaires : qui est titulaire/gestionnaire (+ délégation de signature)? (cf. 2.5) 2.3. Conversion ancien compte >< nouveau compte Ce lien permet de connaître le nouveau numéro de compte de gestion et inversement. De cette façon, vous connaissez le nouveau numéro du compte à indiquer sur votre vignette E- comptes (en remplacement des extraits de comptes et de Prisme) Pour les titulaires, l accès aux «E- comptes» (en avril 2014) remplace l envoi par mail des extraits de compte, ainsi que l accès à l interface Prisme (pour celles et ceux qui l utilisaient). Attention : pour certains anciens comptes, l historique sera toujours accessible via l interface «Mes comptes» (Prisme). 6

7 2.5. Choix du gestionnaire, du co- titulaire et délégation de signature Cette page du portail est très importante. C est là que le titulaire décide qui est son gestionnaire de compte, avec ou sans délégation, pour tout ou partie de ses comptes. Cette décision peut bien sûr être modifiée à tout moment. Idéalement : Le titulaire délègue la gestion de ses comptes au gestionnaire local, c est- à- dire le/la CLC. Variantes : Le gestionnaire CLC est mis en haut de l écran comme gestionnaire, mais sans délégation. Le gestionnaire CLC n est pas mis en haut de l écran comme gestionnaire avec délégation, mais il est repris dans l écran central comme gestionnaire de certains comptes en particulier, avec délégation. Aucun gestionnaire n est choisi. Remarque : le titulaire peut décider de mettre une autre personne que le CLC comme gestionnaire (ex. : secrétaire ). Attention cependant au fait que cette personne ne peut pas disposer d un accès à SAP. 7

8 2.6. Les commandes : voyages, Lyreco, livres, matériel informatique La procédure relative aux commandes a fortement changé, notamment dans le processus interne suivi par ADFI. Un seul conseil, par facilité : si vous devez réserver un voyage via Carlson Wagon- Lit, commander des livres, du matériel de bureau ou informatique, contactez votre gestionnaire comptable (CLC). Une question? Un conseil? Une commande? Merci de vous référer à votre «pool» de gestionnaires comptables (CLC) ; ils sont là pour vous aider au mieux de leurs possibilités. - Dany Laurent : comptes BO et comptes des titulaires d INCAL - Sonia Henrot : comptes FIAL, comptes «frais de proximité SSH», comptes colloques INCAL 8

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