Réunion du 24 janvier : manifestations 20h, salle Filippi

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1 Réunion du 24 janvier : manifestations 20h, salle Filippi Bal des enfants : Le bal des enfants, c est une «boum» organisée pour les CE2, CM1 et CM2 le vendredi 24 mars de 18h à 21h, salle Baillac. Prévoir portants (vérifier s il y en a dans la salle Baillac et il y a les 2 de l ARPE dans le local) Prévoir cintres (vérifier s il y en a dans la salle Baillac et il y en a environ 30 au local) Nous avons besoin de cintres! Chacun d entre nous peut aller récupérer des cintres au pressing de Beaulieu. Il y a une caisse avec les cintres qu ils donnent. N hésitez pas, nous en avons besoin. A moins que vous ayez d autres plans cintres! Eau + sirop (fraise + menthe) Gobelets Serviettes Assiettes en plastique Pizzas : devis en cours avec Banette (12 parts de pizza par plaque devis pour 7 plaques) DJ, vu avec Delphine, il est dispo, il nous contacte Flyer et affiche : Marine s en est occupée (230 flyers prévus) distribution à la rentrée Soirée : A l accueil, pointage sur le listing de chaque enfant et remise du ticket repas (savoir combien nous avons de ticket repas, Florence doit vérifier, en refaire si besoin, voir avec Sonia) Au vestiaire, remise du ticket vestiaire à chaque enfant (en racheter si besoin car il y en a environ 100 au local) 19H 19H30 : aller chercher les pizzas à Banette. Installation de 2 tables dans la salle pour les pizzas. Gâteaux servis sur le bar Besoins à partir de 17h pour mettre la salle en place (pas de déco en plus) et jusqu à 22h30 le temps de ranger. - 3personnes à l accueil - 2 personnes au vestiaire - 4 personnes au bar - Parents dans la salle 1

2 Carnaval et construction du char : Carnaval le samedi 8 avril, départ à 15h. Parcours habituel. Thème : L espace, le futur et les extraterrestres. Repas le midi à partir de 13h dans le parc de la mairie, barbecue mis à disposition par la ville. Construction du char dans le garage de la maison juste à côté du CAAP rue St Vincent. Voir pour la location d une rosalie avec attelage (voir avec Séverine V en bas du mail? et voir aussi avec Jérôme Bourdassol) Voir pour une remorque? Qui pourrait en prêter une? Le CAAP va participer à l élaboration du char également (les enfants pourront faire la déco les mercredis après-midi quand l ARPE ferait le «gros œuvre» les samedis) Confetti (Tout pour la fête, en acheter 40 kg) et sachets (voir combien il en reste exactement au local et leur grandeur, en avoir 500 environ, voir chez Métro car l association aura bientôt la carte! )à fournir à la maison de retraite qui se chargera de réaliser les sachets et de les distribuer aux enfants lors du passage à la maison de retraite (voir avec Lucile Leu de la maison de retraite). On continuera de distribuer le restant des sachets de confettis à l aide d une remorque vélo, que l on décorera aussi, sur la fin du défilé (Marine prête la remorque vélo et Alexis la conduira) Gestion de la sécurité. Besoins à revoir exactement avec Jérôme Bourdassol. On pourra faire faire des tours de rosalie aux enfants. Il y a deux ans, ils avaient adoré! Pour plus de détails : voir CR carnaval du 24 novembre et CR carnaval du 19 janvier. Pour la construction du char : - 50 fleurs de papier crépon (des vertes et des grises pour respecter le thème) (c est le CAAP qui se chargera de cela) 10 sur la remorque vélo et 40 sur le char - Autres créations sur le thème que l on pourrait intégrer au char, à voir avec les résidants de la maison de retraite et tous les artistes parmi les parents d élèves! - Besoin de grillage - Besoin de peinture (blanc, gris, vert pétant, bleu pétant, rouge, jaune) - Besoin de journaux (pas de prospectus) - Besoin de cartons - Un appel aux dons pour nos besoins sera aussi affiché sur les tableaux d affichage des école mais aussi au CAAP. Lancement de la construction du char avec la mise en commun des idées le mercredi 15 février à 19h15 au local de l ARPE. Isabelle Lepinay, la directrice du CAAP sera également présente. N hésitez pas à commencer à apporter le matériel, on pourra le stocker au local. Nous proposerons aussi aux résidants de la maison de retraite et à tous les parents volontaires de venir nous aider. Le carnaval des écoles se fera le mercredi 5 avril. Nous n avons pas parlé de cela lors de la réunion mais j ai eu l information par la suite. Je le glisse tout de même dans ce compte rendu des manifestations La décision a été prise mi-janvier en commun avec les 2 écoles. Le carnaval sera plus festif cette année!!! Le thème sera le même que pour le carnaval de la ville. Les déguisements des maternels seront confectionnés à l école. Le jour J, les CP viendront chercher les maternels et défileront jusqu à l école élémentaire. Arrivés sur place, les maternels et les CP seront accueillis par les élémentaires en «musique», maracas et autres. Est-ce que les élémentaires seront déguisés? maquillés? je ne sais pas pour l instant, à demander à Mme Lecerf. Le char sera, bien sûr, le bienvenue. La fanfare Sainte Cécile sera la bienvenue aussi (la demande est en cours). 2

3 Chasse aux œufs : Le samedi 15 avril à 16h dans le parc de la mairie. Préparatifs : Communication des informations via les cahiers de liaison des élèves. La chasse aux œufs est un événement gratuit, afin que tous les enfants puissent y participer, sur inscription uniquement. Les inscriptions se feront par retour du flyer auprès des maîtres et maîtresses. La clôture des inscriptions se fera 1 (ou 2?) semaine(s) avant. Sur le flyer : inscription obligatoire à remettre à l enseignant (pour connaitre le nombre de participants avec date butoir une semaine avant), explication rapide des zones, gratuité. Réservé aux enfants des écoles de Puilboreau (nom/prénom + classe de l enfant à préciser sur la fiche d inscription). Goûter. Gâteau apporté? avec la case à cocher «oui»ou «non». Panier inutile car petit sac plastique fourni. Organisation globale : Rendez-vous à 16h. Chaque enfant, qui s est au préalable inscrit grâce au flyer, passe au «bureau des inscriptions» pour valider son inscription et lui permettre l accès à une zone de chasse. Chaque zone de chasse est repérée par une couleur qui correspond à une tranche d âge : rouge: maternelle, vert : CP-CE1 et bleu CE2-CM1-CM2 (à faire évoluer en fonction des inscrits si nécessaire). Un tampon de la couleur de la zone dans laquelle l enfant chassera est alors mis sur sa main. Les départs suivant la zone se feront en différé, 1 er départ 16h20, puis 16h30 et enfin 16h40 (horaires à adapter si besoin). Chaque enfant repart avec son butin, c est à dire 5 œufs maximum. A l issue de la chasse aux oeufs, goûter pour les petits et grands avec gâteaux confectionnés par les parents et sirop à l eau. Remarque : Souci des œufs colorés, très cher, il faut compter 2,58 les 10 œufs, soit pour 5 œufs colorés par enfant et pour 100 enfants, environ 130. Mais aussi, il faut les acheter par correspondance et le délai peut être long Lien pour acheter les œufs colorés : oeufs+plastique&submit_search= Dans la pratique : Chaque zone doit être repérable avec sa couleur avec un grand ou des petits panneaux colorés par exemple. Zone délimitée avec de la rubalise. Une seule entrée/sortie pour chaque zone où le contrôle de chaque enfant sera fait pour l entrée : tampon de la couleur de la zone sur la main, si pas de tampon, pas d accès et pour la sortie : petit sac plastique transparent avec 5 œufs maxi. Il faudrait peut-être 3 personnes de l ARPE par zone. Pas de parents dans les zones de chasse, les enfants ramassent seuls. Le «bureau des inscriptions» doit être tenu par 3 personnes de l ARPE, une pour le listing, une pour le tampon et une personne pour donner un petit sac plastique transparent (tous les enfants auront le même). Expliquer avec le micro ou le porte-voix (sono à acheter??? ou à emprunter???) Top départ lancé avec le micro, une fois que tous les enfants sont entrés dans la zone (et 3

4 remerciements aux partenaires s il y en a comme la ville ou des magasins.) Pour le goûter, il faudra environ 6 personnes. Pour le goûter, comme le bureau des inscriptions, il faudra des tables à emprunter à la ville. On annule l événement si mauvais temps. Nous avons l autorisation de la mairie pour utiliser le parc qui est public et que nous ne souhaitons pas fermer pour cet événement (pas besoin d arrêté). Le gros hic pour l instant, le prix des chocolats!!!!! mais aussi le nombre de participants (faire éventuellement un flyer pour sonder le nombre de participants) On va contacter le comité des fêtes pour voir s ils voudraient participer à cette action Conclusion : Pour l instant, nous ne pouvons estimer le coût de cette manifestation, elle est donc à mettre au conditionnel Tombola : Marine s occupe de la tombola pour la 3 ème et dernière année consécutive. Un grand merci à elle! Le tirage des gros lots de la tombola a lieu le jour de la fête des écoles le 23 juin (un pré-tirage des plus petits lots est fait au préalable). L an dernier, 20 tickets à 1 avaient été distribués par enfant tickets avaient été vendus. C est l action la plus intéressante financièrement pour l ARPE! Pour que ce soit une réussite, il faut que chacun d entre nous essaye de récupérer des lots! Marine a déjà établi une liste d enseignes (qu elle nous a envoyé) qui donnent chaque année des lots. Ces enseignes sont à démarcher par le biais d un courrier mais il y a bien évidemment toutes les autres opportunités de lots que nous avons chacun de part nos connaissances. Lorsque vous avez un lot, prévenez, s il vous plait, Marine qui centralisera tout. Nous avons convenu des gros lots et nous sommes restés sur la même idée que l an dernier : tablette overboard plancha machine à café. Si vous avez des bons plans pour l un de ces articles, prévenez Marine. Les achats de l an dernier : tablette ACER à Darty : 169 euros, plancha 3 feux sur chariot à Centrakor : 150 euros et overboard à Espace culturel du Leclerc : 269 euros. Un grand merci à Olivier et Séverine Vigne qui offre une révision automobile cette année encore! Autre gros lot également!!!! Il a été convenu de reporter une nouvelle fois le challenge pour la classe (deux écoles confondues) qui vendra le plus de tickets de tombola. Depuis deux ans, la classe gagnante est récompensée par une entrée au cinéma pour chaque enfant, à voir si cette année nous repartons sur cette idée??? 4

5 Questions diverses : Vide grenier ou pas? Date prévue : le 21 mai. Résa de la salle polyvalente mais aussi devant le château de La Tourtillère. Nous ne savons pas encore si la salle polyvalente sera libre à cette date (Florence se renseigne) Le vide grenier rapporte environ 2000 à l ARPE. Ce n est pas du tout négligeable. Il faut beaucoup de monde la veille et le jour J pour l organisation. Il y a, également, en amont les appels pour les réservations, faire le plan de salle, les courses Qui souhaite prendre en charge l organisation du vide grenier? Qui sera présent pour aider la veille et le jour J? Où faire la fête des écoles? Nous n avons pas parlé de cela lors de la réunion mais par la suite. Je le glisse tout de même dans ce compte rendu des manifestations Beaucoup d entre nous ne voulait pas refaire la fête des écoles sur le parking, trop exigu, non sécurisé Nous avions demandé l autorisation de faire cette fête éventuellement dans le parc de la mairie mais il s avère que ce serait un peu complexe d un côté pratique (eau, électricité ). Nicole Rouché, que nous avons rencontré Céline et moi lundi 30 janvier nous a proposé de faire cette fête comme avant à l école élémentaire. Cette idée nous a semblé excellente. La fête des écoles à l école! Nous avons discuté un peu de l organisation (partie restauration près du restaurant scolaire avec notamment les frites dans le congélateur du restaurant, pratique! ou encore la partie achat des tickets à l entrée sur le parvis, les stands de jeux le long du long mur ) Pas de récréation le vendredi après-midi, donc on pourrait installer dès 14h (avec l accord à obtenir de Mme Lecerf) et même dès le matin dans certaines zones de la cour toujours avec ce même accord. On pourrait peut-être stocker au préalable le matériel ou une bonne partie du moins dans «l aquarium» ou autre. A étudier! 5