Projet Bureau National

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1 Projet Bureau National Renforcer et développer le réseau AVF Table des matières Pourquoi un tel projet page 2 Les atouts Les faiblesses Le projet : renforcer et développer le réseau AVF page 4 S'assurer de la crédibilité de notre action page 5 Lancer une enquête nationale Ajuster l'offre Répondre aux attentes et aider les responsables AVF page 6 Renforcer les missions des unions régionales. Poursuivre le travail en relations intérieures Recruter, former et motiver les bénévoles Relancer et médiatiser les «journées de bienvenue» Développer le réseau AVF page 7 Créer de nouveaux AVF Accompagner les jeunes AVF Développer des partenariats Poursuivre la mise en place de nouveaux outils de communication Conclusion page 8 Calendrier du projet page 9 Projet Bureau National 1

2 POURQUOI UN TEL PROJET? Le monde dans lequel nous vivons est en constante mutation. Si les AVF ont sans cesse cherché à s'adapter et à innover depuis leur création, ces dernières années ont vu d'importantes évolutions au sein de notre association : l'appellation, le logo, les statuts, les labels, les outils de communication, le site Internet, la nécessité d'être toujours plus «professionnels» dans nos différentes démarches, le rôle indispensable de la formation,... Certains ont même trouvé que tout allait trop vite... Et pourtant! Plus de 40 ans après leur création, force est de constater que les AVF ne sont pas encore assez reconnus comme l'association spécialiste de l'accompagnement de la mobilité géographique. Néanmoins les AVF ont de nombreux atouts : LES ATOUTS Notre implantation dans plus de 350 villes de France fait beaucoup d envieux, pour preuve, le nombre de partenaires s intéressant à notre réseau et à notre cible! (Fête des voisins, Cityplus,.), à notre savoir-faire (ANFEM, ARIA ) Ce réseau témoigne d'une couverture et d'une proximité géographique certaine, donne cohérence et crédibilité à notre action et nourrit la notoriété des AVF. Ce réseau fait notre force face à la concurrence des accueils en Mairie, des divers clubs de loisir... Jusqu'à présent nous sommes les seuls à avoir réussi à construire un réseau de dimension nationale dans le domaine de l'accompagnement de la mobilité géographique. Les nombreux bénévoles AVF (10 000) : des bénévoles enthousiastes et convaincus, formés offrant leur disponibilité avec simplicité et générosité ayant un grand sens de l'écoute et n'hésitant pas à se former pour être encore plus efficaces des bénévoles capables d'une grande adaptabilité en fonction des besoins. L'état d'esprit au sein de chacune des associations qui permet de voir se nouer bon nombre d'amitiés entre ses membres Des outils de communication de qualité : les documents et articles de la Boutique réactualisés régulièrement, un site Internet attractif, des communiqués et dossiers de presse communs préparés par le bureau national et adressés à tous pour une bonne cohérence dans notre communication, le France AVF édité à exemplaires et adressé à tous les adhérents... Des partenariats nationaux qui facilitent l'entrée en relation au niveau local. Une notoriété grandissante qui montre que la marque AVF, source incontestable de valeur, est de plus en plus reconnue : sollicitations régulières de la presse, plus de 1500 articles paraissant dans la presse chaque année, sollicitation du ministère pour une étude sur la VAEB, nomination des AVF au CNVA, présence d'un ministre au congrès de Tours... Une équipe au bureau national reconduite en grande partie pour un second mandat : les nouveaux membres apporteront de la créativité, les «anciens» de la stabilité. Projet Bureau National 2

3 LES FAIBLESSES : Nous ne disposons pas de statistiques nationales sur la mobilité géographique si bien que nous avons été à plusieurs reprises dans l'impossibilité de fournir des renseignements concrets à des journalistes. Méconnaissance ou faible utilisation du pré-accueil pourtant si utile et qui assurerait les AVF d'une véritable reconnaissance du grand public Confusion dans l'information sur la mission AVF car le message des AVF locaux est avant tout centré sur leurs animations. Méconnaissance du réseau AVF au niveau des adhérents. Partenariats nationaux peu relayés au niveau local Compréhension et interprétation divergente de l'article 3 de la Charte malgré les explications apportées lors de la première commission SNA en octobre Une nouvelle explication a été d'ailleurs apportée dans l'argumentaire de juin Demande pressante des responsables au niveau local et au niveau régional de réviser les statuts AVF notamment pour faciliter leur relève Peu d'échanges de bonnes pratiques Interrogation de certains sur l'utilité des AVF en sur l'adéquation entre le service offert par les AVF et les attentes des nouveaux arrivants d'aujourd'hui? Risque de divergence entre les promesses de la communication et des relations publiques avec la réalité des services offerts (ex : beaux documents mais locaux vétustes...) Nous avons travaillé ensemble pendant ces 3 dernières années à la notoriété des AVF, ce formidable réseau de 350 associations locales, regroupées en 18 Unions Régionales, fédérées en une Union Nationale. Ce réseau est notre force, ce réseau est notre crédibilité. Il me semble important de travailler aujourd hui à renforcer et développer le réseau AVF Projet Bureau National 3

4 LE PROJET : RENFORCER ET DEVELOPPER LE RESEAU AVF 3 axes de développement S assurer de la crédibilité de notre action Répondre aux attentes et aider les responsables des AVF régionaux et locaux Développer le réseau AVF RENFORCER et DEVELOPPER LE RESEAU AVF S assurer de la crédibilité de notre action Répondre aux attentes et aider les responsables des AVF régionaux et Développer le réseau AVF Vérifier l adéquation entre les services proposés et les attentes des NA Réajuster l offre Renforcer les missions des Unions Régionales Relancer et médiatiser les Journées de Bienvenue Recruter, former et motiver les bénévoles Créer de nouveaux AVF Accompagner les jeunes AVF Développer des partenariats Poursuivre le travail en RI pour le fonctionnement interne au niveau local et régional Poursuivre la mise en place de nouveaux outils de communication Projet Bureau National 4

5 S'ASSURER DE LA CREDIBILITE DE NOTRE ACTION : AVANT DE CONSTRUIRE, IL FAUT S'ASSURER DE LA SOLIDITE DES BASES DE NOTRE RESEAU ET SAVOIR SE REMETTRE EN QUESTION. a) Lancer une enquête nationale : Nous avons tous entendu ces remarques négatives «les AVF ont-ils encore une raison d'être aujourd'hui?» «Existeront-ils encore dans 10 ans?». Pourtant quand on reprend les termes de la mission de notre association, il n'y a pas de doute, la réponse est OUI! La mobilité nationale et internationale est plus que jamais d'actualité, mobilité nationale et internationale, mobilité de tous âges et de toutes cultures. les nouveaux arrivants sont encore pour beaucoup une population dont les préoccupations sont inconnues voire incompréhensibles de ceux qui n'ont pas connu la mobilité, Internet ne fait pas tout... la solitude n'est pas si agréable que cela et chacun recherche de plus en plus des échanges humains en toute convivialité La question qu'il faut nous poser est «Le service que les AVF proposent aujourd'hui est-il en adéquation avec les attentes des nouveaux arrivants de 2007?» Pour répondre à cette question, nous allons lancer dès octobre 2007 une enquête nationale en profitant du nouveau partenariat avec CityPlus. Ce questionnaire sera anonyme pour assurer plus de liberté dans les réponses. Il sera rempli par toutes les personnes qui viendront chercher une «boîte de bienvenue», adhérent ou non, de tous âges, de toute provenance. Le sondage se fera sur 2 périodes, novembre 2007 et avril 2008, les mêmes que celles de la distribution des boîtes. Les AVF qui ne sont pas dans les 55 villes pilotes ou ceux qui n'ont pas voulu adhérer au projet CityPlus, feront remplir ce questionnaire à tous les nouveaux arrivants qu'ils rencontreront, adhérents ou non. Ils pourront profiter notamment des journées de bienvenue. Présentation du questionnaire - Pour une bonne utilisation de ce questionnaire, une note explicative est jointe pour les responsables. Elle fait également quelques suggestions comme celle de prendre les coordonnées de ces nouveaux venus afin de les inviter à un pot de bienvenue, un café accueil, etc. En mai 2008, nous procéderons à l'analyse. b) Ajuster l offre pour mieux répondre aux attentes des NA A partir de septembre 2008, les AVF auront la réponse à leurs questions et il est très probable qu'ils aient à apporter des changements mais ce sera là le prix à payer pour assurer la pérennité des AVF et de leur action (modification des animations, des horaires, se mettre aux nouvelles technologies de communication etc... ) Nous analyserons les attentes les plus fortes et il nous faudra imaginer le service attendu. Ce travail se fera aussi bien en BN, en commission SNA et en CA. Bien entendu nous serons attentifs à proposer des solutions adaptables en fonction de la taille de l'avf, de ses spécificités... Mais d ores et déjà on peut se douter que les AVF devront faire preuve de souplesse, d'imagination et de tolérance pour accueillir tous les publics quels que soit leur âge, leurs goûts ou leur nationalité. On peut également supputer que les nouveaux arrivants évoqueront le pré-accueil parmi leurs premières attentes... Il faudra faire de l'une de nos faiblesses un atout... La commission SNA a commencé à y travailler dès hier. Projet Bureau National 5

6 REPONDRE AUX ATTENTES ET AIDER LES RESPONSABLES DES AVF LOCAUX ET REGIONAUX : CAR POUR RENFORCER LE RESEAU AVF, CHAQUE NIVEAU DE LA STRUCTURE DOIT S'IMPLIQUER, SE SENTIR CONFORTE DANS SON ROLE, SOUTENU ET ACCOMPAGNE DANS SA MISSION Les unions régionales sont les interlocuteurs directs des AVF locaux. Notre expérience nous a apporté la certitude que les AVF comprennent l'utilité des unions régionales (et à fortiori de l'union nationale) à condition qu'elles leur soient utiles. Pour conforter le réseau AVF, nous renforcerons les missions des unions régionales. a) Renforcer les missions des Unions Régionales. La position du bureau régional entre l'union nationale et les AVF locaux n'est pas une position facile. Certains membres des unions régionales ont parfois du mal à trouver leur place. Ils ne peuvent se contenter d'être uniquement porte-parole des AVF de leur région. En début de mandat, il est indispensable de redéfinir le rôle des unions régionales qui ne peut se réduire à celui de boites aux lettres. Nous envisageons de : les rendre seules habilitées à mettre en place les formations, leur demander une grande présence sur le terrain, moyen efficace pour encourager les responsables locaux, être à leur écoute, comprendre leurs besoins ou leurs soucis et seul moyen de percevoir les difficultés, les aider à organiser des journées d'information AVF pour que chaque responsable et pourquoi pas, chaque adhérent, connaisse son association et le réseau AVF. Qu'il soit fier d'en faire partie, rendre les unions régionales indispensables aux AVF locaux : échanges de bonnes pratiques entre régions notamment pour tout ce qui peut soulager les AVF locaux en matière de formalités administratives, logistique, informatique etc... Afin de renforcer les missions des unions régionales, nous proposons des suggestions : que les Unions régionales travaillent avec leurs AVF à l étude et au rôle de l Union régionale ce qui leur permettra de reprendre à leur compte des parties du projet national. Cela permettrait aux AVF de s imprégner de la culture AVF et leur ferait prendre conscience de leur appartenance à un réseau car l'appartenance au réseau AVF est une vraie richesse pour eux. Reproduire et adapter le travail des commissions nationales aux commissions régionales pour pouvoir impliquer tous les niveaux de la structure dans les réflexions. Ainsi les responsables locaux auront le sentiment d'avoir été consultés avant la prise de décision au niveau national, ils se sentiront acteurs du réseau. b) Poursuivre le travail en RI pour le fonctionnement interne au niveau local et régional Cette demande est pressante de la part de tous les responsables AVF au niveau local comme au niveau régional. En donnant le sentiment de la continuité du travail effectué par les équipes précédentes, nous permettrons aux équipes en place de faciliter leur relève. Travail sur l'évolution de certains articles des statuts mandat, renouvellement. Ce travail se fera en CA (le travail en relations intérieures a été fait lors du précédent mandat) avec le concours de Nicole Garnier qui a toutes les compétences juridiques en la matière. Elle a été nommée consultante auprès du bureau national pour les questions juridiques. Ce travail devra être terminé en mars 2009 pour laisser le temps aux AVF de convoquer une AGE en dehors de toute année élective. Dans ce même domaine, nous élaborerons un document contractuel sur l usage de la marque car il n y a que l UNAVF qui peut concéder l usage de la marque AVF. Nous y intègrerons le dispositif pour ceux qui souhaitent en sortir (évaluer le préjudice, rétrocession de documents, pénalités ). Travail sur un "kit" de transmission pour la prochaine relève (chaque commission aurait le sien) Projet Bureau National 6

7 Le guide du Président est régulièrement demandé mais ce n'était pas un document UNAVF. Elaboration d'un guide pratique à destination des présidents. Il pourrait être remis au président lors de son élection et ainsi officialiser sa nouvelle fonction. c) Recruter, former et motiver les bénévoles "démystifier" l'union nationale en poursuivant: les visites du BN. Les partages d' expériences sont particulièrement enrichissants, permettent de transmettre notre enthousiasme, (de repérer avec le bureau régional la possibilité d'éventuelles relèves aussi...), Pour cela il faudrait que les visites d'un membre du bureau national soient l'occasion de rencontrer un public plus large et soient un vrai moment de partage. Veiller à ce que les responsables aient suivi les formations AVF appropriées à leur fonction. Travailler au recrutement de bénévoles pour permettre une relève sereine. Et puis, n'oublions pas que l'organisation du temps de travail, les 35h, libère du temps libre pour ceux qui travaillent... pourquoi ne pas en faire de futurs bénévoles? Pour motiver, rien de tel que de participer au congrès AVF! d) Relancer et médiatiser les «Journées de Bienvenue» Les AVF n'existeraient pas sans les nouveaux arrivants. Il nous a semblé opportun d'officialiser les journées de bienvenue en tant que manifestation nationale AVF. Cela correspondait d'ailleurs à un réel désir des responsables locaux et nous avions déjà mentionné ces manifestations de bienvenue parmi les critères obligatoires pour l'obtention du label Nous en ferons un 2ème événement national AVF. Pour ce faire, nous organiserons une conférence de presse pour lancer cette manifestation... après accord du conseil d'administration. Pour ne pas donner un sentiment de précipitation et permettre aux AVF locaux de s'y préparer, nous ne médiatiserons cette manifestation qu'en novembre Elle pourrait s'intituler «le mois du nouvel arrivant» ce qui donnera toute latitude aux AVF de prévoir un mois, une semaine, un jour en novembre chaque année. Le dossier du France AVF de novembre 2008 lui sera consacré. DEVELOPPER LE RESEAU AVF «QUI NE CROIT PAS, REGRESSE!» ET IL EST REGRETTABLE QUE DES NOUVEAUX ARRIVANTS NE PUISSENT BENEFICIER DU SERVICE AVF, FAUTE DE STRUCTURE DANS LEUR REGION. a) Créer de nouveaux AVF Travail en commission relations publiques et CA pour établir un maillage géographique (par département) pour pointer les endroits stratégiques. Etude de l'opportunité de recréer un AVF dans les villes où un AVF a quitté notre réseau Création d'un document reprenant la chronologie des actions à entreprendre pour créer un AVF Travail au recrutement des bénévoles pour former l équipe de départ, voire un parrainage du bureau régional ou d'un AVF proche. Travail de communication pour permettre de rencontrer des NA, leur parler des AVF, pourquoi pas leur donner envie de créer un AVF Nous avons tout à fait conscience que tout cela a un coût. Des décisions seront prises en CA pour permettre à toutes les régions de créer au moins un AVF au cours de ce mandat. Projet Bureau National 7

8 b) Accompagner les jeunes AVF On crée, mais après? Par expérience, les premières années d'un nouvel AVF sont délicates. Il est nécessaire de les accompagner, d'être proche d'eux, d'aller les voir souvent pour leur apporter conseils et soutien. Si les nouveaux AVF ne sont pas accompagnés, ils créent leurs propres règles et les bureaux régionaux ont bien du mal à leur faire comprendre ensuite notre propre mode de fonctionnement... Il est donc souhaitable que le bureau régional les rencontre 1 fois par mois pendant le 1 er mandat (il faudrait le faire également pour les AVF en difficultés ou rétifs). Ils peuvent leur apporter une aide logistique voire financière, conseiller judicieusement ces jeunes équipes, les accompagner dans leurs démarches de relations publiques etc... c) Développer des partenariats Développer le réseau AVF passe obligatoirement par le développement des partenariats. Beaucoup diront que c'est nécessaire pour assurer le financement du projet. Mais les partenariats ne sont pas uniquement financiers. Ils peuvent être un soutien matériel (locaux, photocopies, matériel informatique). Ils peuvent également être orientés vers l'accompagnement des personnels mutés. C'est alors un excellent moyen de travailler à notre notoriété. Trop de personnes mutées ne connaissent pas l'existence des AVF! Informer, présenter le service AVF, faire prendre conscience qu un collaborateur bien accueilli est un collaborateur plus efficace, ce travail est celui des relations publiques. Ce poste est important dans toute association. Nous le revaloriserons. Savoir saisir les opportunités des partenariats nationaux pour en faire profiter aussi bien les régions que les AVF locaux sera également le travail de la commission relations publiques. De son côté le bureau national poursuivra ses démarches afin de mettre en place des partenariats cohérents avec notre mission, utiles à tous aussi bien matériellement qu'au niveau de la notoriété des AVF... et pourquoi pas rémunérateurs pour l'unavf! d) Poursuivre la mise en place de nouveaux outils de communication Le précédent bureau national a fait un énorme travail en matière de communication. Mais il faut rester vigilants sur nos outils : Revoir si chaque documentation est utile, nécessaire Poursuivre l'élaboration de communiqués de presse communs Le site Internet : à réactualiser régulièrement à tous les niveaux pour plus d'efficacité travail avec les régions et les AVF sur les sites indépendants. Nous en reparlerons tout à l heure au point Internet Élaborer de nouvelles documentations : carte de France, document de relations publiques CONCLUSION Ce projet s inscrit dans la continuité souhaitée par les AVF tout en leur donnant les moyens d être fiers de faire partie de cette association. Les AVF ont de nombreux atouts, en les valorisant, chacun aura conscience que le réseau AVF est une véritable richesse pour tous. En développant ce réseau, les AVF permettront à un plus grand nombre de nouveaux arrivants de vivre vraiment leur mobilité géographique avec sérénité. Projet Bureau National 8

9 CALENDRIER DU PROJET : Elaboration du questionnaire pour l'enquête nationale Rédaction de la note explicative pour la distribution du questionnaire Diffusion du questionnaire puis analyse des résultats Travail sur la mission des bureaux régionaux Travail sur le site internet et les sites indépendants (Tour de France) Travail sur la modification d'articles des statuts locaux et régionaux Travail sur le pré-accueil Elaboration du maillage géographique pour la création de nouveaux AVF Elaboration du document chronologique des actions à entreprendre pour la création d'avf Mailing et contacts entreprises : Congrès national : préparation et réalisation Finalisation des modifications d articles des statuts AVF locaux et régionaux Poursuite du travail avec les régions sur le renforcement de leur mission Travail sur la mise en adéquation des attentes des nouveaux arrivants avec le service AVF Travail sur le recrutement de bénévoles Travail sur la création et l'accompagnement des jeunes AVF Campagne de presse pour «le mois du nouvel arrivant» Mailing et contacts entreprises Réactualisation du document relations publiques Elaboration de la carte de France AVF ; Elaboration d'un «kit» de transmission pour chaque commission Elaboration d'un guide pratique pour les présidents Mailing et contacts entreprises Poursuite du travail sur le recrutement de bénévoles Recherche et préparation de la relève ET CHAQUE ANNEE : Visites du BN en région Parution de 2 France AVF et des lettres du BN Elaboration de communiqués et de dossiers de presse Echanges des bonnes pratiques Projet Bureau National 9