DEMANDE D OCCUPATION DE LOCAUX SCOLAIRES LORS DES PETITES VACANCES SCOLAIRES ANNEE SCOLAIRE

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1 DEMANDE D OCCUPATION DE LOCAUX SCOLAIRES LORS DES PETITES VACANCES SCOLAIRES ANNEE SCOLAIRE DIRECTION DE L EDUCATION Service aux Publics Pôle Inscriptions, Périmètres scolaires & Associations Hôtel de Ville de Lyon 1 Place de la Comédie Lyon Cedex lyonendirect@mairie-lyon.fr PROCEDURE A LIRE ATTENTIVEMENT Si votre association sollicite une mise à disposition de locaux scolaires lors des vacances scolaires, votre demande doit nous parvenir, pour examen, trois mois avant la date de début de l occupation. (Par exemple, pour une occupation débutant le 01 septembre, le formulaire doit nous parvenir, dûment complété, avant le 01 juin). Si le délai n est pas respecté, la demande ne pourra être traitée. Nous vous rappelons que lors de chaque occupation, les obligations de sécurité découlant du plan Vigipirate doivent impérativement être respectées : Vous devrez contrôler l accès des personnes. Cette obligation implique en particulier de s assurer de l identité des personnes entrant dans l école, et d accompagner ces entrées/sorties. Vous devez être attentifs à tout colis suspect et, en cas de doute, pouvez demander à une personne de présenter le contenu de son sac. Il est indispensable que votre association se rapproche : du directeur d école en amont de la première utilisation, afin de prendre connaissance du PPMS (Plan Particulier de Mise en Sûreté), et du gardien (si l école en est pourvue) pour toutes informations utiles en matière de sécurité et de connaissance des locaux. Enfin, nous vous rappelons l importance de contacter la police en cas de doute ou inquiétude particulière en lien avec la menace terroriste. Selon vos besoins nous vous invitons à : Bien renseigner : Les coordonnées de l association (n agrément & Siret ), les éléments de votre politique tarifaire, le nom de l école demandée, les créneaux d occupation souhaités (dans la limite des créneaux proposés), les références précises des salles demandées, la nature de l activité organisée (une activité par formulaire), le nombre de participants qui seront accueillis simultanément, les dispositions relatives à l occupation (clés, matériel) l encadrement de l activité (identité et coordonnées de l encadrant). Faire viser pour avis : Le(s) directeur(s) de l école concernée par votre demande d occupation. Aucune occupation de locaux ne pourra être autorisée sans l étude d un dossier dûment complété. Si des éléments manquent au dossier, il vous sera retourné. Enfin, après accord écrit de Mme l Adjointe au Maire de la Ville de Lyon, vous recevrez une réponse explicitée concernant votre demande. Vous serez alors conviés à venir signer et retirer en main propre, auprès de notre service, votre convention d occupation de locaux scolaires muni de votre attestation d assurance. 1

2 MODALITES D OCCUPATION PREMIERE DEMANDE : activité en lien avec le Projet Educatif Local de la Ville de Lyon PREMIERE DEMANDE : activité sans lien avec le Projet Educatif Local de la Ville de Lyon DEMANDE DE RENOUVELLEMENT A L IDENTIQUE sur les horaires et locaux accordées l année scolaire DEMANDE DE RENOUVELLEMENT AVEC MODIFICATION des horaires ou des locaux accordés en Nom et prénom du responsable de l association... L association est régie par la loi du 1 er juillet 1901, déclarée en préfecture du..., le / /, sous le nom..., est représentée par son président en exercice dûment habilité à la représenter par une délibération du conseil d administration en date du / / (Agrément n ). N SIRET... Adresse & Code Postal... Adresse mail... Téléphone... TARIF PRATIQUE PAR L ASSOCIATION Montant unitaire par période Montant dégressif Oui Non Si oui Minimum Maximum Concernant les vacances scolaires, tous les établissements sont normalement fermés. Cependant, l organisme utilisateur peut demander à la Ville de Lyon - Direction de l Education l autorisation, à titre exceptionnel, d occuper les locaux pour des activités réservées exclusivement aux enfants. Ecole(s) demandée(s) : M, Mme, Nom du directeur de l école... ELE MAT GS Nom de l école... M, Mme, Nom du directeur d école... ELE MAT GS Nom de l école... Si plusieurs locaux d un même groupe scolaire sont communs aux écoles élémentaires et maternelles, les deux Directeurs d école devront donner leur avis et signer le formulaire. 2

3 MODALITES D OCCUPATION Pendant l année scolaire (du 01/09/2016 au 08/07/2016) L organisme utilisateur demande à occuper les locaux lors des petites vacances scolaires, cocher les vacances souhaitées : Vacances de Toussaint Du jeudi 20/10/2016 au mercredi 26/10/2016 Du jeudi 27/10/2016 au mercredi 02/11/2016 Vacances d hiver Du lundi 20/02/2017 au samedi 25/02/2017 Du lundi 27/02/2017 au samedi 04/03/2017 Vacances de Noël Du lundi 19/12/2016 au samedi 24/12/2016 Du lundi 26/12/2016 au lundi 02/01/2017 Vacances de printemps Du lundi 17/04/2017 au samedi 22/04/2017 Du lundi 24/04/2017 au mardi 02/05/2017 Concernant les petites vacances scolaires, les mises à disposition de locaux scolaires sont limitées dans le temps selon les plages horaires suivantes : Lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi : de 08h00 à 21h00 Samedi : de 9h00 à 12h00 Jours Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Heures SOUS RESERVE DE DISPONIBILITE DES LOCAUX Indiquer précisément les numéros de locaux demandés (l étage et le numéro de salle) - Se référer au plan des locaux de l école :... ATTENTION : LES SALLES DE CLASSE NE DOIVENT ETRE EN AUCUN CAS UTILISEES EXCEPTION FAITE AUX ASSOCIATIONS FAISANT DE L AIDE AUX DEVOIRS La nature de l activité organisée (une activité par formulaire)... Le nombre maximum de participants qui seront accueillis simultanément, s élèvent à. enfants et. adultes. Les locaux occupés doivent être utilisés exclusivement aux jours et heures sollicités pour les activités et avec le nombre maximum de participants prévus. 3

4 DISPOSITIONS RELATIVES A L OCCUPATION Matériel L organisme utilisateur : Aura accès à du matériel de l établissement, liste de matériel :..... N aura accès à aucun matériel. Clés L organisme utilisateur : Ne dispose d aucune clé et accédera aux locaux mis à sa disposition par l intermédiaire de l agent municipal chargé du gardiennage. Dispose déjà sous sa responsabilité de clés permettant l accès direct aux locaux scolaires, selon les modalités suivantes : Nombre de clés mises à disposition avec accord du Directeur de l école :... Salles auxquelles elles donnent accès :... Nom, prénom, adresse et téléphone de la personne qui utilisera les clés :... ENCADREMENT DE L ACTIVITE Les coordonnées de la personne qui assure la responsabilité de l activité : Nom :... Prénom... Fonction :... Les coordonnées de la personne qui ouvre, qui ferme les portes et assure le respect des consignes de sécurité décrites : Nom :... Prénom... Fonction :... 4

5 ENCADREMENT DE L ACTIVITE La nécessité de rester vigilant quant à l accès de toute personne à des locaux scolaires, impose au président de l association de respecter les consignes suivantes : Filtrage efficace des adhérents dès la porte d accès du groupe scolaire par une personne responsable de l association Fermeture à clé des portes d accès dès qu aucun adulte responsable n assure plus le filtrage ou n est plus capable de s opposer à toute intrusion Le non respect de ces consignes est susceptible d entraîner la responsabilité civile du Président de l association en cas d incident. Les coordonnées de la personne qui assure le respect et garantit les consignes de sécurité contenues dans la note ci-jointe au delà de 50 personnes (espaces non clos, cours et préaux) : Nom :... Prénom... Fonction :... Les coordonnées de la personne qui assure le respect de l entretien des locaux dont tout manquement entraînera automatiquement la caducité de la convention : Nom :... Prénom... Fonction :... VISA DU RESPONSABLE DE L ASSOCIATION ET DU DIRECTEUR DE L ECOLE DEMANDEE Le responsable de l organisme utilisateur Date / / Signature Le (les) directeur(s) d école Date / / Signature & Tampon de l école 5