Année universitaire N 3336

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1 Année universitaire N Reconstitution et mise en place d un Système d Archivage Electronique pour les Textes Réglementaires adressés aux Intermédiaires Agréés au sein du Service Centre Documentaire de l Office des Changes. Projet de fin d étude du Cycle des Informatistes Réalisé par TURAY Mohammed Moriba EL OUALI EL ALAMI Jihan Encadrante Mme RHANOUI Maryem Tuteur Mr. AITICHAKOUCHT Youssef

2 Fiches catalographiques EL OUALI EL ALAMI, Jihan Reconstitution et mise en place d un Système d Archivage Électronique pour les textes réglementaires adressés aux intermédiaires agréés au sein du service centre documentaire de l Office des Changes /Jihan EL OUALI EL ALAMI, Mohammed Moriba TURAY.- Rabat : [s.n.], p.- :ill., tab. + CD; 30 cm. Projet de Fin d Étude : Sc. Inf. : Rabat, ESI : Bibliogr. T. TURAY, Mohammed Moriba TURAY, Mohammed Moriba Reconstitution et mise en place d un Système d Archivage Électronique pour les textes réglementaires adressés aux intermédiaires agréés au sein du service centre documentaire de l Office des Changes/ Mohammed Moriba TURAY, Jihan EL OUALI EL ALAMI.- Rabat : [s.n.], p.- :ill., tab. + CD; 30 cm. Projet de Fin d Étude : Sc. Inf. : Rabat, ESI : Bibliogr. T. EL OUALI EL ALAMI, Jihan 2

3 Remerciements Nous tenons à exprimer notre gratitude et nos remerciements les plus sincères à Madame RHANOUI Maryem, qui, en tant qu encadrante, s'est toujours montré à l'écoute et très disponible tout au long de la réalisation de ce PFE, ainsi pour son aide et ses conseils pertinents qui nous ont été d un appui considérable dans notre démarche. Nous tenons à remercier tout particulièrement et à témoigner toute notre reconnaissance aux personnes suivantes, pour l expérience enrichissante qu elles nous ont fait vivre durant notre période de stage au sein de l organisme, Office des Changes du Royaume du Maroc : Mr. CHAHBOUNE Mohamed, Chef de Département Ressources, pour son accueil et la confiance qu il nous a accordé dès le premier jour que nous avons arrivé à l office, Mr. ARBAWI Ali, Chef de Division Ressources Humaines pour ses motivations et son encouragement Notre tuteur, Mr. AITICHAKOUCHT Youssef, Chef du Service Centre Documentaire, d avoir nous faire intégré rapidement au sein de l Organisme, ainsi pour le temps qu il nous a consacré tout au long de cette durée ; sans oublier sa participation au cheminement de ce projet et ses réponses pertinentes à nos interrogations. Madame Soundous, Monsieur Moustafa, ainsi que l ensemble du personnel de l Office des Changes pour leur accueil sympathique et leur coopération. Nous ne serons pas oublier dans nos remerciements, toute l équipe pédagogique et administrative de l Ecole des Sciences et l Information et les enseignants responsables de notre formation durant les quatre années. 3

4 Dédicace A mes parents Honorables, aimables, vous représentez pour moi les symboles de la charité par excellence, la source d affection et l exemple du dévouement qui n a pas cessé de m encourager et de me soutenir moralement et matériellement. Vos prières et bénédictions m ont été des grands secours pour mener à bien mes études. Aucun hommage ne saurait être assez expressif pour exprimer ce que vous méritiez pour tous les sacrifices que vous n avez cessé de me donner depuis ma naissance jusqu à l âge adulte. Vous avez fait plus que des parents puissent faire pour que leurs enfants suivent le bon chemin dans leur vie et leurs études. Je vous dédiez ce travail en témoignage de mon profond amour. Puisse Dieu, le tout puissant, vous préserver et vous accorder la bonne santé, longue vie et bonheur. A mes amis et collègues Je ne peux trouver les mots justes et sincères pour vous exprimer mon affection et mes pensées, vous êtes pour moi des frères, sœurs et des amis sur qui je peux compter. En témoignage de l amitié qui nous uni et des souvenirs de tous les moments que nous avons passé ensemble à l E.S.I durant ces quatre ans, je vous dédie ce travail et je vous souhaite une vie pleine de santé et de bonheur. Je dédie également ce travail à mon binôme EL OUALI EL ALAMI Jihan pour son courage et effort fournit à l aboutissement de ce travail, grand merci à vous en vous souhaitant une vie agréable pleine de santé et de bonheur. Je dédie ce travail TURAY Mohammed Moriba 4

5 Dédicace A la mémoire de mon père, à ma chère mère, en vous, je vois la perfection, le sens de la responsabilité, le sacrifice. A ma sœur, je te souhaite tout le bonheur du monde, Et spécialement à ma chère tante et mon oncle pour leur soutien et leurs motivations. A mes chers cousins et chères cousines, et à toute ma famille. A mes meilleures amies pour leur soutien moral et surtout leurs contributions à la réalisation de ce travail. A toi Mohammed Je dédie ce travail El OUALI EL ALAMI Jihan 5

6 Liste des tableaux Tableau 1: comparaison entre archivage traditionnel et archivage électronique Tableau 2 : comparaison entre SAE et GED Tableau 3: les catégories du fond réglementaire et leurs nombres Tableau 4 : comparaison technique des trois solutions open source Tableau 5: comparaison fonctionnelle des trois solutions open source Liste des figures Figure 1: exemple d'organisation d'un plan de classement Figure 2: les étapes fonctionnelles de l'archivage électronique Liste des captures Capture 1 : page d'authentification Capture 2 : création des utilisateurs Capture 3 : création des groupes Capture 4 : accorder des droits d'accès à un utilisateur ou un groupe Capture 5 : création de l'espace de travail Capture 6 : création des dossiers Capture 7 : arborescence des dossiers Capture 8 : importation des fichiers Capture 9 : description des pièces jointes aux dossiers Capture 10 : l'ajout des tags Capture 11: recherche simple Capture 12 :recherche avancée

7 Liste des sigles Sigle OC SCDOC TRAIA GED ECM SAE AFNOR PIAF ISO OAIS MoReq2 FSF DPI Développement Office des changes Service centre documentaire de l office des changes Textes réglementaires adressé aux intermédiaires agréés Gestion électronique des documents Entreprise content management Système d archivage électronique Association française de normalisation Portail international archivistique francophone Organisation internationale de normalisation Système ouvert d archivage d information Model Requirements for the Management of Electronic record Free Software Fondation Dots Per Inch Liste des annexes N de l Annexe Titre Page Annexe n 1 Guide d interview 68 Annexe n 2 Organigramme de 69 l organisme Annexe n 3 Guide d installation de nuxeo 70 7

8 Définitions opérationnelles Texte réglementaire Texte réglementaire adressé aux intermédiaires agrées (TRAIA) : est un texte réglementaire adressés aux établissements financiers chargés de transfert de devises vers l'étranger sur autorisation générale ou particulières de l'office : à titre d exemple Les services de trésor Les services postaux Les banques Banque Almaghrib Archives La loi française n DU 3 janvier 1979 définit les archives comme étant l ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçu par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l exercice de leur activité. Classement 1 Le classement consiste en le rangement des documents selon un ordre précis afin de pouvoir accéder à l information qui y est consignée dans les plus brefs délais, c est l une des finalités du traitement archivistique. Plan de classement 2 Ou plan de classement, c est une structure hiérarchique et logique permettant le classement et le repérage de pièces d archives ou d ensembles documentaires. Cadre de classement 1 COUTURE, C.Rousseau, JY. La législation archivistique : problématique et état de la question.in archives.vol, 21 n 4, 1990, P Archives nationales du Québec.normes et procédures archivistiques des archives nationales du Québec. Québec : publications du Québec, 1996.p.154 8

9 Selon le Piaf, un «cadre de classement des documents et des dossiers est une nomenclature servant de guide pour chaque service à la mise en ordre ses documents». La numérisation 3 «La numérisation est le procédé permettant la construction d'une représentation discrète d'un objet du monde réel». C est aussi le transfert d informations sous forme analogique (le papier, le film ou le microfilm) en information électronique numérique à l aide d un scanner ou numériseur. Document électronique Document électronique : c est un document existant sous forme électronique de manière à être accessible par les installations de traitement de données. (Projet de norme ISO 10445). La Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, un document électronique «est un ensemble de données enregistrées ou mises en mémoire sur quelque support que ce soit par un système informatique ou un dispositif semblable et qui peuvent être lues ou perçues par une personne ou par un tel système ou dispositif. Sont également visés tout affichage et toute sortie imprimée ou autre de ces données.». Archivage électronique La norme NF Z définit l archivage électronique comme suit : ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer, conserver, communiquer et restituer des documents électroniques, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou pour des besoins d informations ou à des fins patrimoniales. Logiciel libre Selon la FSF (Free Software Fondation), l expression «logiciel libre fait référence à la liberté pour les utilisateurs d exécuter, de copier, de distribuer, d étudier, de modifier et d améliorer le logiciel. Système d archivage électronique Le système d archivage électronique dit SAE est défini par l AFNOR NF Z comme «Système consistant à recevoir, conserver, communiquer et restituer des archives et qui s appuie sur une plate-forme informatique». 3 (Consulté le 14 avril 2013) 9

10 Résumé Le présent projet a pour objectif la reconstitution et la mise en place d un système d archivage électronique pour la gestion et la conservation des textes réglementaires adressés aux intermédiaires agréés au profit du service centre documentaire relevant de département des ressources de l office des changes. Pour atteindre cet objectif, nous avons effectué un étude de l existant afin de mettre l accent sur la typologie de fond, les documents qui le constituent et de collecter des données relatives sur l état actuel de gestion de l information réglementaire pour pouvoir dégager ses points forts et ses limites, identifier les besoins des utilisateurs et par conséquent pouvoir répondre à leurs attentes. A travers les données recueillies, nous avons constaté que le responsable de service centre documentaire et les agents de l organisme sont conscients de l importance de mettre en œuvre un système informatisé afin d éviter les problèmes liés à la recherche et de garantir la sécurisation, la traçabilité et la conservation pérenne du patrimoine culturel de l office des changes. A cet égard, nous avons procédé à trois étapes à savoir : La reconstitution du fond La numérisation des textes réglementaires à l aide d un scanner Fujitsu La proposition de logiciel nuxeo après l étude des différents solutions open sources en matière d archivage électronique Notre travail a compris trois méthodes pour collecter toutes les informations susceptibles de nous aider dans la mise en place du nouveau système : L exploitation de la littérature existante sur le sujet étudié. Le guide d interview. L observation directe Enfin, nous espérons que nous avons réalisé l objectif visé par ce travail et que nouveau système a pu répondre aux besoins informationnels des usagers. 10

11 Abstract This project aims at designing and setting up an electronic filing system for the management and conservation of regulatory texts addressed to authorized intermediaries agents on behaves of the Documentation Service Centre within the Department of Resources of the Foreign Exchange Bureau. To achieve this objective, we carried out a study of an existing case in order to focus on the type of archives, documents that they constitute, and to collect data on the current status for managing regulatory information in order to identify its strengths and limits, identifying the user needs; hence, be able to meet up with their expectations. Through data collected, we found that the head for Documentation Service Centre and agency officials were aware of the importance of implementing an automated system to avoid problems related to research and ensure security, traceability and sustainable conservation of the cultural heritage of the foreign exchange bureau. In this regard, we conducted three stages namely: The reconstruction of the archives The digitization of the regulatory texts using a Fujitsu scanner The proposed software nuxeo after studying various solutions of open source electronic archive materials. Our work included three methods in collecting all information likely to help us in the implementation of the new system: The use of existing literature on the topic studied. The interview guide. Direct observation Finally, we hope that we did achieve the objective of this work and that the new system did meet the informational needs of the users. 11

12 Tables des matières Fiches catalographiques... 2 Remerciements... 3 Dédicace... 4 Liste des tableaux... 6 Liste des figures... 6 Liste des captures... 6 Liste des sigles... 7 Liste des annexes... 7 Définitions opérationnelles... 8 Résumé Abstract Tables des matières Introduction Enoncé de la problématique Partie I : Contexte, cadre méthodologique et revue de la littérature Chapitre 1 : Contexte de l étude Présentation globale de l Office des Changes Aperçu historique Missions et attributions Organisation Présentation du service centre documentaire de l office des changes (SCDOC) Missions Fonds documentaire Chapitre 2 : Cadre méthodologique Objectifs du travail

13 2-Méthodes du travail Valeur de la recherche : Contraintes et limites du travail : Questions de recherche : Chapitre 3 : Cadre théorique Texte réglementaire Conservation de la matière réglementaire Organisation de la mémoire réglementaire Les instruments de recherche L élaboration de plan de classement : L indexation et son utilité : Numérisation Objectifs de numérisation : la préservation et la valorisation des archives Les étapes de numérisation des archives : Coût de numérisation Système d archivage électronique Archivage traditionnel vers archivage électronique : Les normes de l archivage électronique : Les critères d archivage électronique à des fins de preuve : Les étapes fonctionnelles de l archivage électronique : Différence entre GED et SAE Les étapes de mise en place d un système d archivage électronique Partie II : Analyse de l existant, critique de l existant, diagnostic du besoin Chapitre 1 : Etude et analyse de l existant : Le support de conservation Le classement Calendrier de conservation : Les ressources humaines Les ressources matérielles L état des documents Chapitre 2 : Critique de l existant Le classement Tri et élimination

14 3- Absence d un système d archivage électronique Chapitre 3 : Diagnostic du besoin Partie III : La mise en place de SAE Chapitre 1 : Reconstitution du fond réglementaire Tri et élimination Collecte de l information réglementaire Plan de classement Chapitre 2 : Etude comparative et proposition d une solution logicielle Présentation des possibilités des solutions Alfresco Nuxeo Novaxel Grille d évaluation Le choix de la solution logicielle Chapitre 3 : Implantation de SAE La dématérialisation : Configuration de nuxeo : L installation et lancement de nuxeo : La gestion des utilisateurs et des groupes L exploitation de nuxeo Alimentation de nuxeo Indexation Conclusion générale Bibliographie et webographie Annexes

15 Introduction L'information réglementaire n'est pas qu'une information spécialisée ou sectorielle parmi d'autres. Elle est la source de la Loi qui s'impose à toute personne. Pour cette raison, elle joue un rôle très particulier dans les organisations et constitue le moteur indispensable par lequel chaque organisme fait travailler ses différentes structures et garantit le bon déroulement de ses activités. Conscients de l importance des archives réglementaires dans la prise de décision, leur conservation et leur bonne gestion est absolument indispensable à tout professionnel de l information. De nos jours, la numérisation des documents est l un des termes fondamentaux du monde des archives, dans la mesure où elle permet de faciliter l accès aux documents tout en évitant la dégradation des originaux, d assurer une grande maniabilité et des possibilités d exploitation plus souples. En outre, les systèmes d archives sont informatisés et ont connu une réussite inédite dans les pays développés, et les administrations optent pour la rationalisation des méthodes de gestion de leurs documents administratifs par le biais de l introduction des nouvelles technologies de l information et des techniques numériques. C est dans ce cadre que s inscrit cette étude qui a pour objectif la reconstitution et la mise en place d un système d archivage électronique pour les textes réglementaires au sein du service centre documentaire de l Office des Changes. Notre projet s'articule sur trois parties : La première partie présente en premier lieu, le contexte du travail de notre étude.en deuxième lieu, elle comprend la revue de la littérature et détermine la problématique sur laquelle va porter notre étude. Enfin, elle décrit la méthodologie adoptée pour la conduite du projet. La deuxième partie, sera consacrée aussi bien sur l analyse et critique de l existant, que l étude du besoin La dernière partie, qui est la partie la plus pratique de notre travail, elle est dédiée à la reconstitution et la mise en place d un système d archivage électronique pour les textes réglementaires adressés aux intermédiaires agréés au sein du service centre documentaire. 15

16 Enoncé de la problématique L information réglementaire constitue le moteur indispensable de l office des changes, pourtant, elle n est pas mise en valeur, ni organisée dans une plateforme capable de répondre au besoin informationnel de l organisme. A l ère des nouvelles technologies de l information et de la communication, la numérisation des documents administratifs est devenue une activité primordiale afin de faciliter le repérage et la manipulation de l information au sein de toute organisation. Dans ce contexte, l Office des Changes a pris conscience de l importance de mettre en œuvre un outil informatique afin de favoriser l accès aux textes réglementaires au moment opportun et pour éviter tous les problèmes liés à leur gestion à savoir : Lourdeur de la recherche Perte d une masse importante du fonds réglementaire Difficulté d accès La détérioration de certains textes. Voyant ce besoin, nous recommandons de dématérialiser le fonds réglementaire et mettre en place un système d archivage électronique à l aide d un logiciel convivial pour faciliter l accès aux utilisateurs, ainsi pour garantir la sécurité et la pérennité de textes réglementaires qui constituent le patrimoine culturel de l office des changes. 16

17 Partie I : Contexte, cadre méthodologique et revue de la littérature Chapitre 1 : Contexte de l étude 1. Présentation globale de l Office des Changes 1.1Aperçu historique Après instauration d un contrôle des changes par le Dahir du 10 septembre 1939, le Directeur Général (Ministre) des Finances avait délégué son pouvoir à un organisme nommé l Office Marocain des Changes. Cet organisme fut créé en 1944, avait pour mission principale la délivrance des autorisations prévues par l article 1 er du Dahir du 30 septembre 1939 qui édicte le principe de la prohibition générale sauf autorisation du Directeur Générale des Finances. À cette époque, l Office Marocain des Changes était un organisme relevant de l autorité coloniale, agissant en tant que représentant de la Caisse Centrale de la France d Outre-mer. Après l indépendance, le 28 janvier 1958, les autorités marocaines créèrent l Office des Changes, établissement public jouissant de la personnalité civile et de l autonomie financière, chargé de délivrer les autorisations prévues par le Dahir du 10 septembre 1939 et de s assurer du respect de la politique générale du gouvernement. Il est, à cet effet, placé sous l autorité directe du Ministre des Finances 1.2 Missions et attributions L Office des Changes est un établissement public, sous tutelle du Ministère de l Economie et des Finances, doté de la personnalité physique et de l autonomie financière. Il est chargé, de trois missions essentielles : édicter les mesures relatives à la réglementation des opérations ; constater et sanctionner les infractions à la réglementation des changes ; établir les statistiques relatives aux échanges extérieurs et à la balance des paiements. 1.3Organisation 17

18 Sur le plan organisationnel, l Office des Changes comprend, en plus de la Direction et du Secrétariat Général, cinq départements à savoir : Département des Opérations Commerciales ; Département des Opérations Financières ; Département des Statistiques des Echanges Extérieurs ; Département de l Inspection ; Département des Ressources Humaines et Financières. Et trois Attachés de Direction : Attaché de Direction chargé du Système d Information et de la Communication ; Attaché de Direction chargé du Contrôle de Gestion ; Attaché de Direction chargé de l Audit. 2. Présentation du service centre documentaire de l office des changes (SCDOC) 2.1 Missions Le service centre documentaire est un service qui dépend de la division achat et moyen généraux relevant du département ressources. Il s occupe de plusieurs principaux rôles : La gestion des archives : qui consiste à : Réunir, conserver et communiquer toute documentation relative à la réglementation des changes à savoir : les instructions, les circulaires, les notes et les lettres; Élaborer des stratégies pour la gestion et la conservation des archives. La gestion de la documentation La réception, le traitement et la diffusion du courrier dans le cadre de bureau d ordre central. Fournir aux agents et usagers externes de l'office des Changes, un appui documentaire et informationnel surtout en ce qui concerne la réglementation des changes ; Diffusion des dossiers documentaires et autres outils d'information à Acquisition la documentation en fonction des besoins des agents ; Information et renseignement des usagers externes sur la réglementation des changes ; Développement des coopérations avec d autres structures documentaires nationales et internationales. 2.2 Fonds documentaire Le fonds documentaire du service documentaire de l'office des changes est constitué des documents suivants: 18

19 les publications internes : les instructions, les circulaires, les notes et les lettres; ainsi que les publications statistiques produites par le Département des Statistiques des échanges Extérieures; les publications externes : les rapports d'activité et les rapports annuels; les bulletins officiels; les périodiques : les revues et les journaux. Il existe également un fonds documentaire constitué des monographies et des ouvrages de référence, mais il n'est pas exploité actuellement. Chapitre 2 : Cadre méthodologique 1-Objectifs du travail Ce travail s articule autour des objectifs suivants: Etude de l existant en matière des textes réglementaires au sein de l Office des Changes ; Etude des besoins informationnels des utilisateurs de fond réglementaire Organisation et reconstitution du fond réglementaire Conservation pérenne du patrimoine culturel de l office des changes. Proposition d une démarche pour construire un système d archivage électronique incluant les ressources disponibles. Proposition d un logiciel convivial pour la bonne gestion et le repérage de l information réglementaire. 2-Méthodes du travail Pour atteindre les objectifs précédemment fixés, trois grandes méthodes ont été adoptées : la première est la méthode documentaire qui consiste en l exploitation de la littérature existante sur le sujet la seconde est l interview qui est une méthode de recueil d information consistant en des entretiens oraux avec certaines personnes disponibles pour obtenir des informations pertinentes, ainsi que des réponses aux questions de recherche. Vu que l interview reste une méthode de collecte des informations subjectives, nous avons procédé à une troisième méthode d observation directe afin de compléter et éclaircir certains aspects de cette recherche. En ce qui concerne les méthodes du travail, l idéal aurait été de mener une enquête statistique 19

20 pour étudier les besoins du personnel de l Office des Changes en termes d information réglementaire, moyennant un questionnaire à distribuer à un échantillon représentatif des agents. Mais étant donné l envergure du travail et la contrainte du temps qu elle requiert, l étude des besoins s est effectuée uniquement à travers l interview, les remarques constatées, et l observation faite durant notre stage. 3-Valeur de la recherche : L information réglementaire constitue la clé de voute et le patrimoine culturel de l office des changes, pour cette raison, nous avons opté pour la conception et la mise en œuvre d un système d archivage électronique afin d organiser les textes réglementaires représentants une grande utilité pour cette organisme. Et ce en fournissant aux responsables et aux agents de l organisme un outil performant qui répond à leurs besoins en matière de : La rapidité de la recherche La recherche multicritère de ces textes La sécurité de l information réglementaire Une autonomie dans la recherche et un repérage facile sans avoir à se déplacer vers le service centre documentaire pour trouver le document concerné. 4- Contraintes et limites du travail : Comme tout travail, le présent s est heurté à certaines contraintes et limites : La première contrainte réside dans le fait que les agents de service centre documentaire n étaient pas disponibles pour répondre à nos questions parce qu ils étaient occupés par d autres taches (à titre d exemple : l installation et l adaptation avec la nouvelle application de gestion de courriel). La deuxième contrainte réside dans le fait que nous avons trouvé énormément de difficultés en matière du reconstitution du fond et de recherche des textes réglementaires manquants, ainsi, nous étions obligés de visiter tous les services et organismes afin de rassembler tous les textes réglementaires. 5-Questions de recherche : Quel est le volume et la typologie du fond réglementaire à traiter? Quels sont les moyens humains et matériels affectés à la gestion et l organisation de l information réglementaire? Quelle est l état actuel des textes réglementaires de l office des changes? 20

21 Quelle est la fréquence d utilisation de ces textes? Est-ce qu il ya une politique adoptée pour la gestion du fond, l organisme procède t- elle au tri et à l élimination pour diminuer le volume? Les textes réglementaires sont numérisés? L organisme dispose d une solution logicielle appropriée pour la gestion des textes réglementaires? Chapitre 3 : Cadre théorique 1-Texte réglementaire 4 Les textes réglementaires sont des textes exprimant une réglementation liée à la législation, indépendamment de leur valeur juridique, ils doivent être mis en valeur et exploités à la fois dans la conformation des documents et dans la manière de les archiver, afin de garantir leur intelligibilité et leur disponibilité vis-à-vis des diverses fonctions qu ils doivent irriguer au sein d une organisation gérant ou créant de la réglementation. 1-1Conservation de la matière réglementaire L information réglementaire doit être bien conservée. Elle est la clé de voûte de toute organisation et l élément central sur lequel se fonde toute prise de décision. L archivage systématique de la matière réglementaire s inscrit dans une démarche d organisation et de pérennisation de la connaissance réglementaire qui se justifie pleinement lorsque l on intègre une dimension temporelle. La réglementation est en évolution perpétuelle : plusieurs événements modificateurs peuvent survenir par semaine. Chacun d eux invalide ou instaure un ou plusieurs éléments de réglementation. Une démarche de mémorisation doit réellement être entreprise.une nouvelle version de la réglementation s applique, dès son entrée en vigueur, à la place de la précédente, mais les versions antérieures conservent toujours une validité rétrospective pour une certaine période de temps appartenant au passé. Les versions successives de la réglementation se remplacent dans l instant présent pour leur application effective, se succèdent à l échelle du temps, mais jamais ne s effacent une réglementation peut s effacer aux yeux de la loi au-delà d une certaine durée légale, mais dans l absolu et dans une perspective à la stratégique, politique et historique, l état passé d une réglementation ne doit pas disparaitre, c est pour cela que l information réglementaire d une organisation doit être conservés toute la vie malgré son ancienneté. En effet, la volonté de conserver la matière réglementaire selon ses états successifs est non seulement animée par des motivations de préservation de l histoire, mais répond à divers enjeux d ordre stratégique d une organisation. 4 JOUVE, David. Archivage des documents réglementaires maîtrise d une matière première spécifique. Document numérique : l archivage, 2000, vol.4, n 3-4, p

22 1-2Organisation de la mémoire réglementaire L'information juridique est un besoin pour tout citoyen membre d'un État et vivant dans un État de droit ou pour toute organisation, personne morale, reconnue comme un acteur juridique avec des droits et obligations, elle est devenue un élément crucial pour la conduite des affaires au sein des organisations et entreprises marocaines. De ce fait, Une réflexion quant à la manière d organiser la matière réglementaire en mémoire demeure nécessaire et essentielle. En effet, l'ensemble de la mémoire réglementaire doit être rassemblé au sein d un système collectif et collecteur voué à sa pérennisation, sa préservation et à un usage immédiat ou ultérieur pour les diverses fonctions et divers utilisateurs. En revanche, le travail préalable de réflexion sur l organisation de la mémoire, ses éléments, sa structure, et surtout lorsqu elle est informatisée, apparait essentiel et conditionne très fortement la réussite d un projet de mémoire collective. Ainsi, les spécifiés des textes réglementaires doivent être mises en valeur et exploités à la fois dans la conformation mnésique des documents et dans leur agencement au sein de cette mémoire.cela doit permettre de garantir l accessibilité de l information réglementaire, son adaptation aux divers profils d utilisateurs, son intelligibilité et sa pérennité. 2-Les instruments de recherche 5 Les instruments de recherche sont la clé de voute du système de gestion des archives. Ils servent à décrire ou énumérer un ensemble de documents (forme et contenu) afin de les communiquer au public le plus large et avec la meilleure qualité de service possible. C est un outil papier ou informatisé qui a pour but de faciliter le repérage de l information aux chercheurs. Il existe différents types d instruments de recherche : guides, inventaires, catalogues, registres, répertoires, index, registres des emplacements, etc. et la terminologie dépend de leur niveau de description. 2-1L élaboration de plan de classement : Dans le cadre de l organisation de ses archives, l archiviste peut dresser un plan de classement interne du fonds qui déterminera le rangement matériel des dossiers et leur cotation. En effet, l élaboration du plan de classement du fonds consiste à fixer sur le papier les parties et sous parties (sous fonds, séries et sous séries) structurant le fonds que l archiviste à mis en évidence dans ses travaux de classement. 5 NOUGARET, Christine. Les instruments de recherche dans les archives.paris : direction des archives de France, (259 p.)

23 Cette ossature du fonds repose en général sur : Les fonctions ou activités du producteur les types de documents sériels, bien identifiés et quasi permanents (procès-verbaux, correspondance, dossiers de personnel...). Eventuellement, des supports particuliers (enregistrements vidéo, plans en feuilles ou en rouleaux ) Eventuellement, la chronologie qui peut s ajouter aux critères précédents. Chaque subdivision reçoit un intitulé bref et représentatif En revanche, les subdivisions du fonds seront agencées les unes par rapport aux autres en allant du général au particulier et constitueront au sein du fonds autant de têtes de chapitres et sous chapitres qui devront s intégrer dans le cadre de classement réglementaire en vigueur. De plus, les lettres de séries étant réservées aux subdivisions du cadre de classement sont proscrites au sein des plans de classement de chaque fonds. Ainsi, tout plan de classement doit être soumis à l approbation avant sa mise en exécution une fois il est approuvé, l archiviste peut procéder à la mise en ordre matérielle du fonds. 23

24 Figure 1: Exemple d'organisation d'un plan de classement 6 2-2L indexation et son utilité : L indexation est une sélection de termes à partir desquels il est possible d effectuer une recherche dans un instrument de recherche, sans consulter ce lui-ci de manière linéaire. L indexation n est véritablement utile que si deux conditions sont remplies : L instrument de recherche est suffisamment détaillé.il va de soi que quand les détails font défaut, ou quand il n y a pas d information à indexer, l index n a plus de raison d être : ainsi un répertoire des registres de l enregistrement ou de l état civil qui ne donne que les types d actes et les dates extrêmes de chaque registre n a pas besoin d index. La recherche indexée apporte une facilité supplémentaire par rapport au mode de classement : par exemple, un inventaire de cartes postales dans l ordre des communes d un département n a pas besoin d un index des noms de lieu si celui-ci devrait se réduire précisément aux noms desdites communes. 6 Archivistes Experts. «Système d archivage électronique (SAE) des exigences et des spécifications qui tiennent compte d un environnement [GED-SAE(PAE)-PGA]» [en ligne]. Disponible sur : < > (Consulté le 20 avril2013) 24

25 En outre, dans les instruments de recherche informatisés (bases de données ou instruments de recherche rédigés), de nombreux logiciels offrent désormais la possibilité d interroger en texte intégral (full text), cela veut dire sur tous les termes d instrument de recherche, et pas seulement sur ceux retenus pour l indexation. Cette possibilité est intéressante pour les raisons suivantes : elle permet de suppléer à la déficience de l indexation voire à son absence (cas des inventaires numérisés par OCR) 3-Numérisation Nous vivons désormais dans une société numérique, dans laquelle une grande partie des informations et des documents concernant notre vie privée et professionnelle sont dématérialisés. La numérisation est la transformation d un support analogique ou inerte (parchemin, papier, métal, cire, bande magnétique) sur un support informatique. Elle est un acte qui consiste à créer une copie en mode image d un document physique existant. En dématérialisant les documents, la numérisation permet une gestion optimale des fonds d archives. Aussi, un gain de temps considérable est réalisé dans la consultation et la mise à disposition des fichiers c est pour cette, les administrations et entreprises ne peuvent plus aujourd hui ignorer et ne pas anticiper la numérisation et ses effets ; notamment sur la gestion des archives : rapidité, qualité, efficacité, rigueur, et sécurité. archives Objectifs de numérisation : la préservation et la valorisation des La dématérialisation paraît une solution opportune et rentable pour les entreprises, il leur de réaliser énormément d objectifs en matière de la gestion des archives : Numérisation aux fins de protection des documents originaux : l accès aux documents électroniques remplace l utilisation des documents originaux et permet de les protéger alors que la consultation des originaux peut se faire dans des cas spécifiques comme la vérification de l authenticité d un document ainsi, les copies électroniques peuvent améliorer les instruments de recherche Numérisation afin de substitution de documents originaux : parfois, après une évaluation, on s est rendu compte que la conservation des originaux ne se justifie pas ni d un point de vue archivistique, ni d un point de vue économique ; après la numérisation, les originaux seront détruits. 7 FOULONNEAU, Muriel. Recherche et numérisation du patrimoine en Europe. Document numérique : numérisation et patrimoine, 2003, vol.7, n

26 Numérisation aux fins d amélioration de l accès aux documents : améliorer l accès aux documents archivés signifie une optimisation des services des archives en facilitant l accès à l information. Bref, la numérisation peut aider à réaliser différents buts : Préservation sure Préservation économique Accès rapide et précis Accès indépendant du lieu et du temps. Accès distant ou partagé à des documents peu accessibles ou uniques. Exploitation du contenu aux documents. Analyse automatique, nouvelles méthodes de recherche. Diffusion imprimé en haute définition Diffusion en ligne d un document correctement conservé Sauvegarde des originaux menacés de dégradation physique (processus de vieillissement naturel). Destruction des documents papier sans valeur archivistique ni graphique, pour réduire le volume d archives physiques (numérisation de substitution à des fins de gestion d archives courantes et intermédiaires). 3-2Les étapes de numérisation des archives : 8 La conversion des objets physiques en version numérique implique trois principales d étapes nécessaires pour la réussite d un projet de numérisation : La préparation des documents à numériser : la sélection du contenu : Avant toute numérisation, il est essentiel de sélectionner les documents qui doivent être numérisés en tenant compte la demande du public, les caractéristiques physiques des documents, leurs états, leurs valeurs et leurs rareté. la production des documents intermédiaire en vue d une numérisation : certains documents sont fragiles, ce qui peut provoquer leur dégradation en cas de numérisation pour palier à ces inconvénients, un document intermédiaire est fabriqué à partir d une production photographique qui est numérisé. 8 (Consulté le 1 /05/2013) 26

27 l identification des documents : avant d envoyer les documents au centre de la numérisation, il faut les identifier afin de les retrouver par la suite. La numérisation La numérisation se fait en plusieurs étapes : la capture numérique d image qui doit prendre en considération les processus techniques de la conversion numérique de documents et les attributs des documents sources : la taille, l état de l ouvrage, le niveau de détail voulu, les couleurs le scannage des documents : Il existe différents types de scanner comme les scanner à plat, verticale, à défilement, à tambour, à microfilms le traitement de l mage : après le scannage, il est essentiel de passer encore par des étapes. Ces étapes concernent des modifications de l image, modifications personnalisées appliquées seulement à certains fichiers, ou des traitements de l image de masse automatisées à tous les fichiers Après la numérisation Il est nécessaire de vérifier la qualité du travail effectué et cette opération doit être faite systématiquement pour tous les documents, mais elle est lourde car un personnel spécifiquement formé est requis. 3-3 Coût de numérisation 9 Les coûts de numérisation sont extrêmement variables et dépendent de la méthode utilisée. En interne, il faut prendre en considération l acquisition du matériel informatique pour réaliser la dématérialisation, ce qui englobe le ou les micro-ordinateurs, le scanner ou l appareil photo-numérique, un graveur de CD, le logiciel de retouche d image et le logiciel documentaire et ou le visualiseur qui permettra à l utilisateur final de consulter des images. En sous- traitance, le coût dépend de l étendue de la prestation.a titre d exemple, la numérisation brute requiert un tarif moins élevé que dans le cas d un service incluant des opérations de qualité et de contrôle, l identification des images et de gravage de fichiers numériques sur des CD d archivage. 9 (Consulté le 28 avril) 27

28 Le poids humain et financier doit être pris en considération comme un facteur majeur lors de la réalisation de projet de numérisation. Bref, Les projets de numérisation sont onéreux. Les principaux générateurs de coûts sont les frais de personnel ainsi que la mise en place de l'infrastructure technique et du savoirfaire. 4-Système d archivage électronique Aujourd hui, et Pour gagner en efficacité tout en offrant la possibilité à chaque collaborateur de disposer de la bonne information au bon moment, les processus de dématérialisation des documents se sont progressivement imposés dans les entreprises. Ainsi, l évolution des technologies et des processus d entreprises amène les organisations publiques et privées à s intéresser de plus en plus à l archivage électronique. En plus de son objectif initial de réduction des volumes et d organisation de l archivage papier, l archivage électronique est devenu le corollaire indispensable de la dématérialisation du droit. Les systèmes d archivage électronique ont de plus en plus tendances à remplacer la masse paperassière produite quotidiennement par les organisations afin de favoriser l usage des TIC et s adapter à son environnement. Ils doivent en effet répondre à des fins administratives et patrimoniales des documents. Ses exigences et ses spécifications techniques doivent garantir la sureté, la sécurité, l intégrité, la pérennité, la traçabilité des documents, l exploitation et la communication facile de l information. 4-1Archivage traditionnel vers archivage électronique : L archivage doit faire partie de la politique de maîtrise des risques de l entreprise. Dans la continuité des pratiques de l archivage des documents papier, l entreprise doit maintenant archiver des documents immatériels ou dématérialisés, ceux-ci remplaçant progressivement les documents sous forme matérielle. En archivage électronique, les principes ne changent pas mais sont adaptés pour les raisons suivantes : Modalités induites par les caractéristiques intrinsèques des objets numériques (Dissociation information/support, contenu informationnel et métadonnées, format de structuration et de présentation du contenu informationnel) ; Nécessité de prendre en compte la totalité de l espace temporel des objets numériques (C est-à-dire depuis leur origine jusqu à leur destruction) ; Modalités induites par les technologies de traitement de l information. La finalité de l archivage conduit à définir les critères fondamentaux d une solution d archivage. 28

29 Le tableau ci-après dresse la liste de ces critères en comparant les deux types d archivage (traditionnel et électronique) Tableau 1: Comparaison entre archivage traditionnel et archivage électronique 10 Pérennité Intégrité Sécurité Critères Archivage traditionnel Archivage électronique Qualité des supports et conservation d un exemplaire unique. Méthodes de protection des objets (en limitant leurs sorties) Contrôle des accès, protection des locaux et de leur contenu (contre l incendie, les dégâts des eaux, les nuisibles ) Ecritures en multiples exemplaires, utilisation de formats informatiques non propriétaires, etc. Catalogue des objets conservés, outils permettant de détecter toute modification des objets conservés. Contrôle des accès physique, protection des locaux (contre l incendie, les dégâts des eaux ), gestion des droits d accès informatiques, administration de systèmes, réplications, sauvegardes des systèmes etc. Traçabilité Journal des événements Journal des événements Authenticité Signature et date Signature électronique, horodatage, calcul et gestion d empreintes, etc. Lisibilité/intelligibilité Implicite. attention, certains documents peuvent s estomper avec le temps. Dispositifs matériels, formats de stockage, métadonnées spécifiques. Disponibilité Organisation des moyens et des ressources. Organisation des ressources, plan de continuité, solutions de backup, plan de reprise d activité 4-2 Les normes de l archivage électronique : 11 La normalisation se veut une des réponses à la facilitation des échanges, une des réponses à la résolution identique d un problème qui se répète, et elle recherche la similitude 10 (consulté le 3/05/2013) 11 FONDIN, Hubert.le traitement numérique des documents. Paris : Editions HERMES,1998. (382p.)

30 de conception de chaque produit, bien ou service. C est pour cela que la consultation des normes en matière d archivage électronique est nécessaire afin de bien maitriser ses notions. L archivage électronique est désormais encadré par plusieurs normes qui traitent chacune un ou plusieurs aspects de la question : 12 o La norme internationale ISO ; norme internationale sur le «record management». Le «record management» a pour finalité de permettre à l organisme de disposer à tout instant du document dont il a besoin pour conduire ses activités, répondre aux exigences légales et réglementaires, et se protéger en cas de contentieux. elle propose des principes directeurs, des procédures et une démarche pour maîtrise de l archivage ; o Le modèle européen MoReq2 ; elle détaille les spécifications fonctionnelles d un système d archivage électronique à valeur de preuve au sein des entreprises privées et des organismes publics. o La norme française NF ; elle définit le cadre et les procédures de conservation des documents numériques natifs ou numérisés ; o La norme OAIS : elle définit un modèle d information et un modèle fonctionnel pour la pérennisation de l information numérique. o AFNOR NF Z : norme concernant les spécifications de conception et d exploitation de solutions d archivage de documents électroniques. Une nouvelle version de cette norme a été homologuée le 3 février 2009 car la version précédente était difficilement applicable eu égard à son obsolescence technique. Parmi les évolutions notables, il faut citer la validation de nouveaux types de supports d archivage, l extension du périmètre d application de la norme aux documents sonores et audiovisuels ainsi que la définition d un ensemble d exigences minimales. o Norme ISO : premier accord international sur les méthodes d archivage et de preuve des données électroniques (Consulté le 18/04/2013) 30

31 4-3 Les critères d archivage électronique à des fins de preuve : 13 La mise en œuvre d un système d archivage électronique fiable nécessite le recours à certains critères à savoir : Fiabilité d intégration : un système d archivage électronique doit premièrement identifier les documents à archiver en choisissant le format d archivage en fonction de critères portant sur l aspect recommandable, la pérennité, le caractère ouvert et l intensité d utilisation du format, aussi, il doit intégrer automatiquement les tous les documents d archives relevant d un champ d activité de l organisme ou de l entreprise.ainsi, le document doit directement être lié ou associé de manière durable à ses métadonnées, pour pouvoir documenter une action. L authenticité de l origine : Dans un système d archivage électronique, le document doit permettre de reconstituer toute l information nécessaire aux usagers auxquels le document d origine était destiné. L intégrité La mise en œuvre de procédures et de protections doit pouvoir détecter et contrôler les modifications ou altérations des documents, ainsi que les corrections apportées aux répertoires ou aux bases de données servant à l indexation des documents pour que le document ne subisse aucune destruction, modification, ou suppression. Les procédures de redondance Ce critère concerne la mise en place de protections contre la perte et la corruption de données et supports en effectuant des sauvegardes systématiques des documents, index et logiciels et en élaborant des procédures de réalisation, de même, il est indispensable dans le cadre d un bon archivage de prévoir plusieurs exemplaires des mêmes documents sur des supports différents en vue de diminuer le risque d avoir tous les documents détruits en même temps et d assurer la sécurité de l information conservée. Pérennisation des documents numérique. Ce critère concerne la vérification de l état des informations enregistrées de manière régulière et leur copiage dans de nouveaux disques avant l expiration de 13 le 24/03/2013) 31

32 la fin de vie présumée, qui dépend des types de support utilisés afin d assurer la pérennisation de l information conservée. L accessibilité Au niveau de l accessibilité d un document, Le système devra être conçu afin que des actions involontaires d un utilisateur n entraînent pas, sans avertissement de celui-ci, des modifications et/ou des pertes des index ou des liaisons.ce système devra de plus garder une trace de toute modification volontaire et autorisée. Restitution La restitution doit impérativement s accompagner d un contrôle d intégrité afin de vérifier la correspondance entre le document restitué et le document tel qu il était au moment de son archivage. Destruction Dans un système d archivage électronique (SAE), aucune décision ne doit être prise en matière de la suppression des documents sans s être assuré que le document n est plus utile. Traçabilité Un système d archivage électronique (SAE) doit assurer la traçabilité des mouvements et des informations circulantes dans l organisme afin de prévenir la perte d un document en cas de détérioration et permettre son repérage. Audit Dans un système d archivage électronique (SAE), la réalisation périodique d audits internes et externes du système d archivage est nécessaire tant au niveau de la conception que du suivi régulier du fonctionnement et du respect de cellesci. 32

33 4.4 Les étapes fonctionnelles de l archivage électronique : 14 L archivage électronique se réalise en plusieurs phases à savoir : La dématérialisation La dématérialisation qui est une fonction éminemment importante du SAE, elle permet d importer des documents au format papier ou microforme s agissant soit de l arriéré des archives non électroniques, soit des documents que l entreprise/organisation continue de créer et de recevoir sous forme papier et ce à l aide d un scanner qui présente aujourd hui le mode d acquisition le plus répandu. Les principaux types de scanners / numériseurs : Scanner à plat Scanner à défilement Scanner à main Scanner film Scanner à tambour L enregistrement : Une fois les documents sont numérisés, il est nécessaire de les enregistrer en attribuant une référence à chaque document afin de pouvoir l identifier. Le classement : Cette étape consiste à ranger les documents dans un espace informatique de façon méthodique et selon un ordre préétabli afin de pouvoir les récupérer par la suite en choisissant un classement numérique, chronologique, thématique, selon la logique de l enchainement des documents (Consulté le 12/05/2013) 33

34 L indexation L indexation constitue une étape importante de l archivage électronique, il permet de décrire le contenu de document en vue d une consultation ultérieure. Il peut se faire soit par type (indexation formelle du document concerné, son auteur, son titre, sa date ) soit par des mots clés bien déterminés en listant les termes et expressions les plus utilisés dans le contenu ou en procédant à la sélection des concepts en lien avec le langage contrôlé (thésaurus). Le stockage et la conservation : Le stockage, ou archivage des documents, permet d assurer la conservation des documents dans le temps, dans le but par exemple de répondre à des obligations légales ou de fonctionnement. Mettre en place une solution de stockage adaptée à ses besoins est essentiel pour le bon fonctionnement des outils de gestion de documents. Pour cela il faut tenir compte : Le choix du support de stockage : il doit être adapté au volume de stockage, à la fréquence de consultation ou à l importance des données, et offrir des garanties en termes de sécurité ou d accès des données. L organisation du stockage : peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents La durée de conservation doit être prise en considération, il s agit en effet de déterminer toute les étapes de cycle de vie d un document dès son entée en vue d une facilité de stockage et d une alimentation des archives. La recherche et la consultation : Il existe trois méthodes principales de recherche des documents électroniques : Recherche en plein texte (full texte) : c est une technique de recherche qui consiste pour le moteur de recherche à examiner tous les mots de chaque document électronique enregistré et essayer de les faire correspondre aux termes donnés par l usager pour lui permettre de trouver facilement l information cherchée. Dans ce cas la recherche ne requiert pas une description préalable de document. Recherche avancé : c est le fait de chercher un document par multicritères à condition que ces derniers soient renseignés lors de l indexation, sinon, le document électronique ne peut pas être décelé. Recherche simple : c est le fait de chercher le document de manière directe et à partir de l arborescence ou le plan de classement élaboré à l avance. Cette recherche peut être effectuée dans le cas où le consulteur n a pas une idée exacte et pertinente de ce qu il veut trouver. La diffusion La diffusion des archives «est l'action de faire connaître, de mettre en valeur, de transmettre ou de rendre accessibles une ou des informations contenues dans des documents d'archives à des utilisateurs (personnes ou organismes) connus ou potentiels pour répondre à leurs besoins spécifiques.» (Charbonneau 1999, 374) Elle constitue la finalité et la raison d être de tout système d archivage électronique, ainsi, elle est considérer comme la dernière étape qui traite du processus de restitution des documents. 34

35 En revanche, si l on considère les archives comme l un des véhicules de la mémoire collective, la diffusion s avère une activité indispensable pour la société dans son ensemble, c est pour cela que L accès le plus large aux archives doit être maintenu et encouragé pour l'accroissement des connaissances, le maintien et l'avancement de la démocratie et des droits de la personne, la qualité de vie des citoyens. Par ailleurs, la diffusion des archives électroniques peut se faire par deux modes de transmission : Le premier est le mode pull : cela veut dire la mise à disposition des documents selon les droits des utilisateurs qui consultent le référentiel de documents après connexion.les documents sont visualisables après recherche et sélection. Le deuxième c est le mode push : cela veut dire la distribution et l envoi des documents à des destinataires désignés préalablement. Figure 2: Les étapes fonctionnelles de l'archivage électronique Différence entre GED et SAE La GED et le SAE sont deux procédés d informatisation permettant le traitement, l organisation, la dématérialisation et la conservation pérenne des documents. Le tableau suivant va comparer les deux pour éviter toute confusion et préciser les différents points de différence en eux étapes+de+la+ged (30/04/2013) 35

36 Tableau 2 : Comparaison entre SAE et GED 16 SAE Empêche le document d être modifié (documents figés ou morts.) Empêche le document d être supprimé sauf dans des circonstances strictement contrôlées. Doit comprendre les règles de rétention strictes. Doit comprendre une structure rigoureuse de classement maintenue par un administrateur. Peut supporter une utilisation quotidienne, mais l objectif principal est le maintien d un référentiel sécurisé et contrôlé pour des documents à valeur probatoire. Doit permettre d accéder et de restituer un document authentique, intègre et lisible. Doit apporter la preuve de la conservation de l intégrité des documents au moyen de traces sécurisées de l historique des opérations. GED Permet la modification des documents et l existence de plusieurs versions (documents vivants). Peut permettre la suppression des documents par leur propriétaire. Peut inclure quelques règles de rétention Permet la mise en place d une structure de répertoires qui peut être sous le contrôle de l utilisateur. Supporte une utilisation quotidienne des documents dans la cadre de l activité de l entreprise. Permet d accéder au document à l identique sans objectif de préservation au delà de la durée de vie du logiciel de GED dans l entreprise. Permet de fournir un historique des opérations sur les documents. 4-6 Les étapes de mise en place d un système d archivage électronique 17 La mise en place d un SAE tout comme un projet nécessite en plus des moyens humains, matériels, techniques, le respect d un certains nombres d étapes qu on résume comme suit : MAISONNEUVE, Evelyne. Mise en œuvre d un système d archivage. Disponible sur : < (Consulté le 29/04/2013) 36

37 La définition du périmètre, des objectifs, et des enjeux : Ce premier volet mène une réflexion à définir le périmètre du projet à savoir ; les départements, les services ou les activités impactées, les objectifs ainsi que les considérations humaines, financières et organisationnelles Diagnostic : le diagnostic permet de bien connaître l organisation existante afin de concevoir une solution adéquate. Ce volet est réalisé sur le terrain grâce à diverses techniques, à savoir les interviews, étude des flux informationnels, identification des points faibles et des points forts, étude des possibilités d amélioration et de rationalisation des processus. Information et sensibilisation des acteurs : il met l accent sur l information et la sensibilisation des acteurs durant les différentes phases de projet. Établissement du cahier de charges : D ans ce volet, le CPS est le seul instrument qui détaille les caractéristiques techniques et fonctionnelles associées à la mise en place d un SAE dans le contexte particulier de l organisation concernée. Le cahier de charges et alors diffusé auprès des fournisseurs et prestataires dans le domaine du SAE. Étude des offres : Cette étape se base sur une analyse comparative de différentes solutions, élaboration d une grille de sélection afin de choisir la solution la plus avantageuse. La mise en place de la solution : elle se port sur l installation des composantes matérielles et logiciel de la solution retenue, l intégration à l environnement existant puis une formation des gestionnaires et utilisateurs afin de s adapter avec la solution. animation du SAE : Cela port sur l animation du nouveau système et incitation à son utilisation, motivation des utilisateurs à leur contribution au contenu et une veille à l adéquation entre les besoins de l organisation et l exploitation du nouveau système. Partie II : Analyse de l existant, critique de l existant, diagnostic du besoin. Chapitre 1 : Etude et analyse de l existant : L étude de l existant consiste à faire une analyse qualitative et quantitative du fonctionnement actuel du système du fond réglementaire afin de déceler les obstacles qui entravent sa bonne gestion et proposer des recommandations pertinentes pour résoudre ce problème. D après l entretien direct que nous avons fait avec le chef du service centre documentaire, nous a pu constater que le fond réglementaire de l office contenant les textes adressés aux intermédiaires agréés se compose de quatre catégories : 37

38 Tableau 3: Les catégories du fond réglementaire et leurs nombres Catégorie du fond réglementaire nombre Circulaire 1745 Note 228 Instruction 22 Lettre 54 1-Le support de conservation En ce qui concerne la nature de support dont les documents sont conservés : Nous avons détecté que le fond est conservé manuellement sauf les lettres qui sont en format numérique. 2- Le classement Le classement a pour but la localisation immédiate, rapide et facile d un document au moment opportun. Le classement des archives réglementaires de l office des changes est un classement numérique et par catégorie. 3 -Calendrier de conservation : Le calendrier de conservation est un instrument archivistique, obtenu par consensus, identifiant pour les documents les délais de leur conservation en tant qu archives courantes, puis éventuellement en tant qu archives intermédiaires, en vertu de prescriptions légales, pour des fins de preuve ou tout simplement pour des nécessités de gestion, et leur sort final au terme de la période de pré -archivage, destruction, conservation en intégralité, conservation d échantillons ou transfert sur d autres supports. Pour le cas de l office des changes, les textes réglementaires sont à conserver toute la vie et chaque loi garde son utilité en tant qu archive courante jusqu à l apparition d un nouveau texte (mise à jour). 4 -Les ressources humaines 38

39 Les ressources humaines accordées à la gestion de la documentation au sein de l Office des Changes (O.C) sont caractérisées par un manque de personnel qualifié et spécialisé dans la gestion documentaire et archivistique, ce qui représente un obstacle entravant une bonne gestion de l information documentaire et plus particulièrement la gestion des archives réglementaires. 5- Les ressources matérielles L observation directe nous a permis d identifier deux catégories de ressources : Les meubles de conservation Les textes réglementaires sont conservés dans un meuble composé des armoires en métalliques. le matériel de conditionnement L office des changes utilise trois sortes de matériels à savoir : les boites, les chemises cartonnées et les cartons qui sont d une utilité consistant au rangement des dossiers volumineux. 6 -L état des documents L observation directe du fond nous a permis de voir la situation réelle des documents, ainsi, nous avons remarqué : Une perte d une masse importante des textes réglementaires adressés aux intermédiaires agréés(traia). Une détérioration de la majorité de ces archives. Un déclassement des documents. Chapitre 2 : Critique de l existant 1-Le classement Le classement adopté est adéquat pour l organisme, il a pour but de retrouver le document immédiatement et rapidement. Le problème qui se pose c est au niveau des instructions, ils doivent avoir un sous classement parce que nous avons trouvé plusieurs instructions qui portent le même numéro, mais, la date diffère d une instruction à une autre. Dans ce cas, le plan de classement doit prendre en considération un classement chronologique (par date) pour les instructions portantes le même numéro afin d éviter leur dispersion. 39

40 2- Tri et élimination Le tri est considérée comme l une des étapes primordiales en matière archivistique afin de conserver l essentiel et d éviter la prolifération de l information inutile. Il permet de contrôler et maitriser l augmentation du volume des archives dans les administrations. Pour gérer leur espace, les administrations se trouvent dans l obligation de créer des mécanismes appropriés pour la sélection, le tri et l élimination Pour notre fond étudié, nous avons remarqué le maintien des doubles, mais aussi, des documents qui n appartiennent pas au fond des textes réglementaires destinés aux intermédiaires agréés et qui doivent être conservés dans un autre endroit (le cas des notes de service qui sont internes de l organisme). L inexistence des opérations de triage et d élimination a augmenté le volume du fond de l organisme, par conséquent un encombrement des boitiers et du local, ce qui rend difficile le repérage des documents. 3- Absence d un système d archivage électronique Un problème majeur pour la gestion des textes réglementaires est l absence d un système d archivage électronique, qui a engendré plusieurs problèmes en matière de gestion : Difficulté d accès aux textes réglementaires à cause de leur dispersion. Lourdeur de recherche en cas de besoin. Une perte d une masse importante des documents Détérioration de la plupart des textes. Pour repérer à temps un document recherché et éviter la perte et la détérioration de ces textes, il est indispensable voire nécessaire de disposer d un système d archivage électronique. Chapitre 3 : Diagnostic du besoin D après les réponses collectées à l issue de l interview que nous avons fait avec le chef de service centre documentaire et les agents de l organisme, nous avons dégagés les besoins suivants : Le Tri et l élimination : Pour assurer une bonne gestion des archives réglementaires papiers conservées, le service centre documentaire a besoin d une évaluation minutieuse et d une épuration des dossiers afin de trier les pièces constitutives des dossiers et d éliminer les doubles, les brouillons et les pièces inutiles. La collecte de tous les textes manquants en fouillant dans les différents départements et services. Le reclassement et l organisation du fond réglementaire. Un classement chronologique pour les instructions portantes le même numéro 40

41 Un fort besoin orienté vers l usage du document numérique et l abandon de l usage du support papier pour protéger les textes de loi originaux contre toute détérioration ou perte et assurer leur confidentialité et leur préservation. D où l utilité d un projet de numérisation et d informatisation. Une solution logicielle performante, conviviale, dont l interface est ergonomique et facile à utiliser afin de satisfaire l ensemble des utilisateurs ayant des degrés variés en matière de maitrise de l outil informatique. En outre, cette application devra permettre d avoir : Une meilleure gestion du fond étudié Un accès facile : via le serveur de l organisme et sans avoir à se déplacer pour consulter les textes réglementaires. Une description fine de l ensemble des documents en se basant sur le numéro du document, le titre, la date, et des mots clés décrivant le contenu. Une segmentation des utilisateurs et groupes afin de déterminer les droits d accès et assurer l authentification et la sécurité du contenu. Une recherche rapide et avancée : à travers les niveaux de métadonnées attribués aux documents lors de l indexation Des bonnes conditions de stockage et conservation en vue d assurer la traçabilité et la durabilité de l information réglementaire. Bref, l organisme désire de mettre en place un système informatique capable d éviter tous les obstacles qui entravent la bonne gestion des textes de loi adressés aux intermédiaires agréés. Partie III : La mise en place de SAE Chapitre 1 : Reconstitution du fond réglementaire 1-Tri et élimination Durant notre stage, nous étions appeler à effectuer une opération de triage pour les textes réglementaires déjà existants. De ce fait, nous avons éliminé les doubles et les documents qui n appartiennent pas aux textes réglementaires adressés aux intermédiaires agréés afin de diminuer le volume et ne préserver que l essentiel. 41

42 2-Collecte de l information réglementaire Après l épuration des dossiers, nous avons constaté qu il existe une perte d une masse de documents, donc, nous avons passé au fouillage des textes réglementaires manquants en visitant différents services et départements pour rassembler ces textes. 3- Plan de classement Concernant le classement, l organisme dispose d un classement adéquat : numérique et par catégorie. De plus, il existe un sous classement thématique pour les lettres Vu l existence de plusieurs instructions qui portent un même numéro et des dates différents, nous avons proposé de classer dans un ordre chronologique toutes les instructions portantes le même numéro. Ainsi, le plan de classification pour le fond réglementaire se présente comme suit : Circulaires Exemple de plan de classement pour le fond réglementaire Les Circulaires de Les Circulaires de Les Circulaires de Les Circulaires de Les Circulaires de Instructions Notes Les Instructions n 1 Les Instructions n 2 Les Instructions n 3 Les Instructions n 4 Les Instructions n 5 Les Instructions n 6 Lettres Assurance Exportation de biens et services Importation de biens et services Investissements Régime des comptes Régime des règlements entre le Maroc et l étranger Transferts courants Transport international 42 Voyages

43 Chapitre 2 : Etude comparative et proposition d une solution logicielle A l heure actuelle, la dématérialisation des documents est devenue primordial pour la bonne gestion et le choix d un logiciel adapté aux besoins de l organisme doit être basé sur des critères bien spécifiques. Suite aux besoins de chef de service centre documentaire et le personnel de l organisme, nous avons décidé d utiliser une solution logicielle libre vu les contraintes budgétaires qui ne permettent pas d utiliser un logiciel propriétaire. Nous avons donc essayé de sélectionner des logiciels open source ayant atteint un niveau de maturité qui rivalise celui des logiciels propriétaires et qui répond aux fonctionnalités principales attendues par les agents de service concerné. En effet, le marché de la GED offre une panoplie des solutions qui nous met face à un défi de choix. Parmi les solutions proposées, nous avons sélectionné trois logiciels qui sont les plus connus afin de pouvoir étudier les fonctionnalités de chaque logiciel et d établir une comparaison entre eux pour choisir le plus avantageux. 43

44 1-Présentation des possibilités des solutions 1-1Alfresco 18 L application Alfresco se présente aujourd hui comme l alternative open source de référence pour la gestion de contenu, basée sur le langage JAVA et fondée par l éditeur anglais Alfresco en 2005, utilisant les standards ouverts et basé sur la technologie J2EE. Il a développé une architecture moderne qui utilise les derniers outils open source pour optimiser les performances et la programmation orienté aspects facilitant ainsi la modularité et l adaptabilité de l application.il permet de gérer les documents électroniques au sein d une entreprise et fournit des services de recherche et de catégorisation de contenu. 1-2Nuxeo 19 Première plateforme de gestion de contenu d entreprise (ECM) orienté services, fondée en 2000 par Stéfane Fermigier. Depuis sa création, Nuxeo concentre son énergie sur le développement de solutions de gestion de contenu d entreprise (ECM) innovantes et pragmatiques pour répondre à tous les besoins de leurs utilisateurs, elle est open source et basée sur une architecture SOA et sur les technologies JAVA EE. Elle permet d appliquer des processus de rédaction, traitement, conservation, publication, diffusion, etc., à même de gérer tout type de document (structuré, bureautique, multimédia, etc..). De plus, toutes les fonctionnalités de l ECM sont disponibles dans la plateforme Nuxeo à savoir : la gestion électronique des documents, la collaboration, digital Asset management,le records management, la gestion de courrier, la gestion de contenu web, business process management, le workflow, le knowledge management, content delivery, l édition documentaire, l archivage légal et la gestion de la conformité. Nuxeo est une plateforme de gestion de contenu modulaire qui permet aux développeurs de créer des applications métier pour gérer des types de contenus particuliers. 1-3Novaxel 20 Novaxel est un logiciel de classement. Tous les éléments qui constituent le dossier papier peut être fédérés dans une seule et même base de donnée, qu il soit d origine bureautique, papier, qu ils viennent d internet, ou qu ils soient générés à partir d une base de donnée de production (consulté le 27 /04/2013) 19 le 27/04/2013) 20 (consulté le 27/04/2013) 44

45 La GED Novaxel permet de fédérer les collaborateurs autour d un outil compact et ergonomique qui regroupe les informations mises en commun. Elle permet ainsi d organiser dans un espace collaboratif unique et sécurisé tous les documents d une entreprise ou d une organisation. Les dossiers papiers dans Novaxel sont constitués dans la majorité des cas de la manière suivante : -ce que l entreprise reçoit : courriers, fax, s. -ce que l entreprise émet : documents de gestion (factures), documents de bureautique (courriers, tableaux), documents techniques (plans, dessins), fax, s. 2- Grille d évaluation Cette grille consiste à comparer trois logiciels : nuxeo, alfresco, novaxel. Vu les besoins dégagés, cette comparaison sera basée sur deux types de critères principales : Les critères techniques : englobent l ensemble des indications informatiques à savoir : installation, License, l architecture, configuration d interface, le serveur d application, le système d exploitation, le navigateur Les critères fonctionnels : Indexation : qui consiste à attacher des métadonnées aux documents. Gestion des versions : qui permet à la fois de tracer les évolutions d un document et, par un système de réservation (le check-in/check-out), de garantir qu un utilisateur peut prendre la main sur un document et le modifier dans la base documentaire sans qu il n y ait de modification concurrente, simultanée. Référentiel de classement : un référentiel de classement est avant tout un ensemble structuré de mots clés ou d expressions, on parle aussi de vocabulaires métiers. Moteur de recherche : présentent comme caractéristique principale de pouvoir faire des recherches sur le contenu de la base documentaire. Numérisation : il s agit de la transformation d un document sur un support matériel en données électroniques. Gestion des droits : dans la GED comme dans une majorité d applications susceptibles d avoir une diversité d usagers, la gestion des droits demeure nécessaire. Gestion du cycle de vie : la conservation, la préservation et la sécurisation de l information entrent de plus en plus dans des projets de gestion documentaire, à mesure que les entreprises prennent conscience de valeur des documents qu elles brassent. Import /export : l import permet d intégrer plusieurs documents et de leur affecter des métadonnées en lot, cependant, l export doit permettre de restituer l ensemble des documents sélectionnés ainsi que toutes les méta-informations rattachées et relatives aux autorisations. gestion des dossiers : l ergonomie des solutions GED en matière de gestion de dossier se rapproche de la logique des utilisateurs, ici, un dossier n est pas un simple répertoire, mais un ensemble de documents liés par une finalité commune. 45

46 Gestion des s : le processus d archivage d un mail ne peut être totalement automatique, sous peine de voir stocker une multitude de pourriels (spam) de messages sans intérêt voire de messages privées. Donc, les solutions GED doivent proposer des processus de sélection pour l archivage des s. Tableau 4 : Comparaison technique des trois solutions open source Nuxeo Alfresco Novaxel Prix Open source/payant Open source/payant Open source/payant Installation -Complexe à configurer sur le MAC OS -Facile à configurer -guide d installation en anglais -facile à configurer -guide d installation en français -Facile à configurer sur Windows -guide d installation en anglais -évaluation en ligne Editeur Nuxeo Entreprise Alfresco Novaxel-store License License LGPL License GNU/ LGPL License GNU/LGPL Architecture une architecture totalement modulaire qui facilite le développement, la maintenance et la réutilisation de fonctionnalités additionnelles. Une architecture extrêmement personnalisable et extensible. une architecture fonctionnelle et technique de bon niveau, lui permettant de se positionner sur des GED de très grandes organisations Une architecture fonctionnelle et très facile à manipuler lui permettant de réaliser une gestion électronique des documents en toute efficacité. Compatibilité Langues -Compatible avec de nombreux formats de scanner. -Compatible avec de nombreuses open sources Il couvre plusieurs langues y compris le français et l anglais. -compatible avec de nombreux formats de scanner. -Compatible avec de nombreux OS, serveurs d application et base de données (application JEE) Français, Anglais, Italien, Allemand et Japonais. Compatible avec de nombreux formats de scanner (pas seulement les modèles bureautiques utilisés habituellement par les solutions d OCR). Compatible avec d autres logiciels GED. Français. Anglais. Serveur d application. Tomcat 6.0 JBoss JBoss Apache Tomcat J2SE Windows 2003 Windows 2008 Linux Navigateur Firfox, internet explorer. Firfox, internet explorer Firfox, internet explorer, Google chrome. 46

47 Système d exploitation Mac OS X Lunix Windows. Base de données -Oracle 10 -SQL Server Postgres 8.3 -MySQL Server5 Configuration de l interface Dispose d un éditeur de thèmes puissant permettant de configurer d une façon interactive l aspect graphique de l outil.le système de Plug in permet de modifier l application à volonté. -Linux -MacOs. -Windows. Toutes les bases de données supportées par Hibernante y compris -MY SQL. -ORACLE. -Une interface modifiable par configuration : les menus et actions disponibles, les différents assistants, la navigation et les réglages par défaut sont définis par simple configuration. -la modification de l interface graphique nécessite de modifier les fichiers de l outil. -Windows xp -Vista Base de données SQL L interface est modifiable par configuration. Tableau 5: Comparaison fonctionnelle des trois solutions open source Gestion des supports Nuxeo Alfresco Novaxel -Intégration avec Microsoft Office. -Alfresco permet de créer automatiquement plusieurs formats de documents, quel que soit le contenu du système. Permet de gérer des documents bureautiques (PDF, MS Office, OpenOffice.org, les s et leurs pièces jointes, etc. -Permet de gérer plusieurs formats de documents : Documents papiers numérisés (PDF, TIFF...) -Documents bureautiques (Word, Excel, Power point, Editions informatiques (type spool d impression. Niveau de sécurité Permet l'authentification par le biais de : -Annuaires locaux -Niveaux de sécurité ajustés en fonction de la gestion des utilisateurs, des Novaxel garantit l authenticité et l originalité de tous les documents émis ou 47

48 Import-export SQL ou LDAP, Active Directory ou SQL distants SSO:L'authentification adaptable à tout type d'identification. Le contrôle d'accès : -basé sur les permissions, qui permet aux managers de déléguer des permissions à des utilisateurs et des groupes d'utilisateurs sur un contenu hiérarchique. -Le contrôle d'accès obligatoire, qui utilise les politiques de sécurité pour accorder/refuser l'accès au contenu en se basant sur des règles métiers. -Dispose d un module qui réalise des opérations d import et d export de documents et de métadonnées, y compris les droits. Ces fonctions peuvent être pilotées par une interface en ligne de commande le «Nuxeo Shell». -Nuxeo permet également de réaliser la réplication automatique de contenus entre plusieurs bases Nuxeo et propose aux utilisateurs d exporter une sélection de documents en format zip. groupes et des rôles. - Contrôle d'accès au contenu géré par Alfresco. Import et export des archives des espaces du travail avec leurs métadonnées. Ainsi que les règles et les droits au format XML. reçus. La protection des documents peut se faire par la signature électronique (le code attribué au document pour assurer sa sécurité. Dispose d un module qui réalise l import et l export des documents et leurs métadonnées. L importation dans Novaxel se fait de manière simple (document par document) ou par lot (compression d un document). Indexation -Nuxeo indexe l ensemble de documents en plein Indexation intelligente du contenu Indexe l ensemble des documents en plein texte et en fonction de 48

49 Moteur de recherche. texte et en fonction de leurs métadonnées. - les fonctionnalités de recherche prennent en compte les droits d accès des documents à fin de garantir l intégrité de la base documentaire. -La recherche se fait grâce à un ensemble de requêtes simples ou complexes. -la recherche avancée permet d effectuer la recherche sur plusieurs niveaux de métadonnées attribuées aux documents. -nuxeo supporte les opérateurs booléens et la recherche lemmatique. -permet une recherche en texte intégral sur la majorité des documents bureautiques. -La recherche avancée est combinée sur les métadonnées, le contenu, la localisation, le type de contenu, et l appartenance à une ou plusieurs catégories leurs métadonnées. Permet également une recherche en plein texte sur la majorité les documents bureautiques. Permet également une recherche simple à partir de l arborescence. Permet une recherche avancée à travers plusieurs critères. Workflows -L interface de nuxeo permet de configurer rapidement et sans difficulté un workflows, de l enregistrer et de le réutiliser. Nuxeo dispose d un outil très complet basé sur un moteur de workflows (jbpm). L implémentation de base qui est proposée est largement paramétrable et permet de réaliser des workflows métiers de Différent type. -Documents des espaces de travail accessible via le protocole Share Point intégré à Alfresco. -Dispose d un outil très complet basé sur un moteur de workflows (JBPM).il est bien intégré à l application et permet de réaliser des workflows documentaires ou métiers. -Workflows basiques et avancé selon les besoins. La plateforme novaxel permet d améliorer l organisation avec des workflows, des règles de travail et de validation. Cycle de vie Gestion de cycle de vie des contenus et de la politique de conservation des contenus par le biais -Alfresco propose de gérer le cycle de vie selon deux approches. D'une part, un module de Permet de gérer le cycle vie de document par le biais des fonctions standard : plan de classement, 49

50 Le référentiel de classement. des fonctions standard : Plan de classement, métadonnées et cycle de vie des contenus. -propose un système de gestion de référentiel puissant (les vocabulaires) qui permet de structurer l ensemble des référentiels. -propose un Plan de classement multidimensionnel. Propose un système de mots clés organisé dans un plan de classement.ceci est utilisé pour l indexation des documents.la navigation et dans les moteurs de recherche Records Management, certifié DoD , qui permet notamment de gérer un plan de classement d archivage. Et d autre part, un module de gestion du cycle de vie (ILM information life cycle) dédié à la gestion des supports de stockage des contenus en fonction de leurs caractéristiques, notamment de conservation. Or il ne permet pas la mise hors ligne des contenus et l archivage légal. Propose un plan de classement hiérarchique et par catégories. métadonnées Novaxel propose un plan de classement structuré et numérique préalablement définie de type : Armoire. rayon. Classeur. Dossier Gestion des s -Dispose d un module qui permet de réaliser du glisser-déposer depuis Outlook -le contenu mail et les pièces jointes est disponibles en -Gère les s via simple glisserdéposer depuis Outlook.les informations de base (expéditeur, destinataires, sujet) Le contenu des mails et des pièces jointes est disponible en texte intégral. 50

51 recherche texte intégral. -Permet de disposer de répertoires qui récupèrent automatiquement les mails d un compte désigné. -Nuxeo propose également un type de dossier «courriel» qu il est possible de lier à une boite. sont extraites comme métadonnées. -Le contenu du mail et des pièces jointes est disponible en recherche texte intégral. Gestion des dossiers Gestion des droits. Gestion des versions -Permet de gérer les dossiers et apporte une notion de section qui autorise une abstraction supplémentaire, transversale par rapport à la publication de sélection des documents. -La vision par facette permet de proposer aux différents acteurs des processus d entreprise des vues distinctes. Une gestion fine des droits des utilisateurs et groupes. -La gestion des versions pour suivre les modifications du document réalisées par différents membres du groupe -La création et la récupération de -Permet de gérer les dossiers en combinant répertoires, métadonnées, règles de gestion, et fonctions d audit. -Edition des documents à travers Word -stockage des documents sous forme de bibliothèques, accessibles via les espaces de travail. -Une gestion fine des droits des utilisateurs -la définition des droits pour un dossier donné peut être déléguée à un responsable. -Alfresco proposent des fonctions avancées de réservation et de gestion de versions. Ainsi que la distinction entre versions mineure et majeure, les commentaires de version, voir la Permet de gérer tous les dossiers quelque soit la nature et l origine des documents qui les composent. - Offre à tous les utilisateurs un accès multi-canal à leurs dossiers de travail. -la GED d organisation novaxel permet une gestion complète des dossiers d une entreprise ou d un service sous forme numérique. Ne permet pas la gestion des droits des utilisateurs. Novaxel offre des fonctions avancées de gestion des versions. 51

52 versions (checkin/check-out) facilement et avec un mécanisme de verrouillage réservation automatique lors de l'édition en ligne d'un document. Numérisation -dispose des points d extension pour une intégration avec des solutions de numérisation. -la société nuxeo a déjà intégré le support de scanners dans des solutions basées sur CPS. Pour nuxeo EP, ce type de fonctionnalités ne fait pas encore partie de l offre, cependant, l utilisation d un client lourd (basé sur eclipse RCP) constitue un atout pour bâtir une chaine de numérisation homogène. -s interface avec Kofax Ascent Capture, solution commerciale de pilotage de scanner et de reconnaissance automatique du contenu. Novaxel dispose des supports de scanners bien avancés. La numérisation se fait via un scanner relié à un poste. Bref, les trois solutions (alfresco, nuxeo, novaxel) open source permettent la gestion de tout type de support, une gestion complète des dossiers, ainsi qu une gestion avancée des versions en suivant les modifications apportés aux documents. Les trois logiciels disposent des supports de scanner bien avancée pour la numérisation et permettent ainsi d indexer les documents en plein texte et en fonction de leurs métadonnées, ce qui rend possible de les repérer en texte intégral ou bien à partir des métadonnées déjà attribuées aux documents lors de l indexation. De plus, ils permettent d importer ou d exporter tout type de document. Concernant le niveau de sécurité, les deux applications alfresco et nuxeo permettent la sécurisation des documents à travers les actions permises aux utilisateurs et groupes, par contre, novaxel ne dispose pas des fonctionnalités pour la gestion des droits des usagers, il peut sécuriser des documents en leur attribuant une signature électronique. 52

53 Pour le référentiel de classement : Alfresco propose un plan de classement hiérarchique et par catégorie Nuxeo propose un système de référentiel puissant et un plan de classement multidimensionnel. Novaxel propose un plan de classement numérique. 3-Le choix de la solution logicielle Dans le cadre de notre travail, et après la comparaison que nous avons faite entre trois solutions (nuxeo, alfresco, novaxel), nous avons choisi la solution Nuxeo comme proposition pour la mise en place d un système d archivage électronique. Dans le monde de l ECM, nuxeo reste le meilleur et le plus convivial pour répondre aux besoins informationnels des utilisateurs et s aligne sur les évolutions technologiques les plus récentes. Sa nouvelle version «nuxeo plateforme 5.6 s inscrit dans la stratégie de Nuxeo de proposer une plateforme logicielle complète et accompagnée d outils de développement pour créer des applications métier dans le domaine de la gestion de contenu et d information. Cette toute nouvelle version permet par ailleurs de creuser l écart avec les offres concurrentes en outillant les clients tout au long du cycle de vie de leur application, depuis sa conception et son développement jusqu à son déploiement et sa mise en production. En plus qu il est open source, ce dernier présente grande simplicité au niveau du son fonctionnement, mais ce qui nous a motivées le plus dans le choix étant les caractéristiques que nuxeo offre et les avantages qu il présente par rapport aux autres logiciels en matière : D architecture : architecture innovante, basée sur des composants, lui apporte une modularité et une extensibilité qui rendent possible pour les organisations de ne déployer que les fonctionnalités nécessaires à leurs applications de gestion de contenu. En termes d ergonomie, c est Nuxeo qui remporte la palme. L interface est enrichie de fonctions en AJAX, qui permettent par exemple de déplacer un document d une catégorie à une autre par glisser-déposer, ou bien d envoyer des documents directement à partir de votre ordinateur vers Nuxeo, ce qui n est pas le cas pour alfresco qui nécessitent la multiplication des clics pour faire la moindre des choses ( handicaps dans la phase de remplissage ), donc, il offre à ses utilisateurs une interface très simple et conviviale. La recherche : les tags dans Nuxeo sont accessibles, on peut les ajouter facilement pour faire la recherche d un document, ce qui est caché dans alfresco, de plus l usager peut chercher un document en utilisant des opérateurs boulées ou la recherche lemmatique. la gestion des sauvegardes : Nuxeo étant par défaut entièrement inclus dans un répertoire unique, il n y a que deux choses importantes à sauvegarder pour que l application puisse repartir rapidement en cas de désastre : le répertoire de l application, et la base de données. Au contraire, Alfresco et novaxel sont fragmentés, et nécessitent un peu plus de préparation pour gérer les sauvegardes. L archivage légal : nuxeo permet l archivage légal, ce qui n est pas le cas pour alfresco. 53

54 Nuxeo reste une solution très intéressante, ses points faibles ne sont pas si dramatiques par rapport aux autres logiciels. Chapitre 3 : Implantation de SAE Pour la mise en place d un système d archivage électronique, nous avons effectué plusieurs étapes en passant premièrement par la dématérialisation de l ensemble des textes réglementaires désignés par notre tuteur de stage, ensuite, vient l étape de l installation, la création des utilisateurs et groupes et enfin l exploitation de la plateforme. 1-La dématérialisation : C est l étape cruciale de toute mise en œuvre d un système d archivage électronique en transformant le papier en numérique. Dans le cas de notre projet, nous avons opté pour la numérisation des textes réglementaires en utilisant un numériseur Fujitsu qui comprend les caractéristiques suivantes : Grande vitesse 60 pages /minute/120 images /minute en noir et blanc avec une résolution de 200 dpi. 40pages /minute/80images/minute en couleur avec une résolution de 200 dpi. Chargeur automatique de documents et numérisation à plat. Système d entrainement du papier d une technologie supérieure et avancée. Résolution optique allant jusqu à 600 dpi Duplex Détection automatique du format du papier /découpe au format du document Arrière plan noir et blanc de la numérisation (également disponible en option pour le module de numérisation à plat). Détection des doublons par ultrasons. Chargeur automatique de documents de 50 pages. Version scandall pro. Adobe acrobat standard 8.0 VRS Professional Pro Interfaces : SCSI / USB Configuration de nuxeo : Cette étape va porter sur l installation du logiciel, son lancement et la gestion des droits des utilisateurs concernés par la manipulation de l information réglementaire en accordant à chacun ses actions permises dans l application. 54

55 2-1 L installation et lancement de nuxeo : L installation est la première étape de l exécution de chaque logiciel. Pour nuxeo, son installation est simple, il nécessite seulement l installation de JAVA EE puis il suffit de cliquer sur suivant jusqu à la fin de l installation. Les captures d écrans qui se trouvent dans les annexes vont bien détailler cette étape. Capture 1: page d'authentification L interface de nuxeo : Les espaces disponibles dans la plateforme nuxeo sont : L'onglet Home est l'endroit où l'utilisateur peut trouver toutes les informations concernant : son tableau de bord pour accéder rapidement aux documents, personnalisable avec des gadgets internes et externes, la synthèse de ses Abonnements aux notifications, son profil, etc. 55

56 L'onglet document management est l'onglet principal. Il s'agit de l'endroit où se déroulera la majeure partie de l'activité de l'utilisateur au sein de Nuxeo car c'est là où les utilisateurs pourront travailler sur les documents et parcourir ses domaines, espaces de travail, sections... Les administrateurs disposent de deux onglets supplémentaires : L onglet Admin Center, depuis lequel ils peuvent gérer l'application L onglet Studio, offrant un accès à Nuxeo Studio, l'environnement de personnalisation et de configuration en ligne. 2-2-La gestion des utilisateurs et des groupes La gestion des utilisateurs nécessite avant tout une détermination des services,départements et employés concernés et intéressés par les textes réglementaires afin de pouvoir donner à chacun son droit d accès et ses actions permisses sur les documents, en effet,certains utilisateurs seront alors uniquement autorisés à consulter les documents (lecteur ), tandis que d'autres pourront modifier leurs contenus et les contenus des autres ( Collaborateur ), une autre catégorie ne peut modifier que son contenu ( contributeur ) et une dernière catégorie chargé de créer des utilisateurs, de leur donner des droits d accès et de gérer tout le système (administrateur ). Capture 2 : création des utilisateurs Dans notre cas, Nous avons opté pour la création de tous les utilisateurs concernés par la gestion des textes réglementaires au sein de l office des changes. Capture 3: création des groupes 56

57 Pour simplifier la gestion des droits d'accès, on peut créer des groupes d utilisateur. Au lieu d'accorder (ou refuser) les droits d'accès aux utilisateurs individuellement en répétant de nombreuses fois la même procédure, on peut appliquer le même droit à plusieurs utilisateurs en une seule manipulation grâce à la notion de groupe. Dans le cas de l office des changes, tous les usagers du service centre documentaire ont le même droit (administration), donc, nous avons regroupé tous ces utilisateurs en un seul groupe. Capture 4:accorder des droits d'accès à un utilisateur ou un groupe Après la création des utilisateurs et groupes, il est nécessaire d accorder à chaque utilisateur son droit d accès ou l action qu elle peut effectuer au sein de la plateforme. 57

58 3- L exploitation de nuxeo Cette étape va être consacrée à l importation du contenu et par conséquent à son indexation en vue de faciliter l accès et la recherche aux personnels de l office des changes 3-1Alimentation de nuxeo Ceci consiste à enrichir le "Site Système d Archivage électronique" avec les dossiers réglementaires déjà dématérialisés. Pour ce faire, les documents doivent suivre une arborescence selon un plan de classement donnée. Capture 5 : création de l'espace de travail Les espaces de travail sont créés dans l'espace racine, Workspaces, directement à la racine ou dans des sous-espaces de travail. Dans le cas de notre projet, l espace de travail porte sur tous les textes réglementaires adressés aux intermédiaires agréés. Capture 6 : création des dossiers 58

59 Concernant la création des dossiers, notre fond dossiers qui doivent être crée dans l espace de travail réglementaire porte sur quatre Les instructions Les circulaires Les lettres Les notes Capture 7 : arborescence des dossiers L arborescence présente les dossiers par catégories des textes réglementaires. Capture 8 : importation des fichiers 59

60 Après la création des dossiers, nous avons importé les pièces constitutives de chaque dossier pour alimenter la plateforme. 3-2 Indexation L indexation consiste à décrire le document afin de le repérer facilement au moment de la recherche. Capture 9 : description des pièces jointes aux dossiers 60

61 La description de chaque pièce jointe nécessite le remplissage du formulaire avec les métadonnées indiquées par l organisme : le titre, la date, le numéro, ainsi que des mots clés bien déterminés qui indexent mieux chaque texte réglementaire. Capture 10 : l'ajout des tags Les tags sont des mots-clés que les utilisateurs disposant des droits de lecture peuvent les ajouter aux documents pour les décrire, contrairement aux sujets dans les métadonnées du document, mais l usager ne doit pas choisir les tags dans une liste restreinte. Il est libre de choisir et d'appliquer les mots-clés qui décrivent le mieux le document. Cependant, lors de la saisie de ces derniers, des tags sont proposés. L'objectif est d'utiliser les mêmes tags que les autres utilisateurs et d'obtenir ainsi un marquage cohérent des documents. De plus, le chercheur peut utiliser le nuage de tags pour trouver l ensemble des documents comportant le même tag. Capture 11: recherche simple 61

62 La recherche simple est accessible depuis n'importe quelle page de l application. À tout moment, l usager peut rechercher un document en saisissant des mots-clés dans la zone de recherche située en haut à droite de la page. La recherche simple est une recherche plein-texte qui utilise la lemmatisation. La recherche lemmatique à son rôle permet à l usager d'obtenir tous les documents contenant les mots qui ont la même racine que le terme que le chercheur a saisi dans le champ «Motsclés». Le moteur de recherche de l'application utilise des opérateurs booléens, ce qui permet d associer des mots-clés. Dans le module Document Management, la recherche simple est en réalité une recherche par filtres sur des mots clés. L'onglet de la recherche par filtres est automatiquement sélectionné pour permettre d'affiner la recherche, puis de la sauvegarder. Cependant, dans le cas de notre projet, nous avons procédé à la numérisation de tous les documents, donc, la recherche en texte intégral est désormais impossible parce que tous les textes sont devenus comme des images après le scannage et on ne peut pas les retrouver sans indiquer les métadonnées déjà attribués aux documents au moment de la description. Capture 12 : recherche avancée 62

63 La recherche avancée permet à l utilisateur de rechercher un document en utilisant des critères plus précis. Selon l analyse de l interview et les besoins de l organisme, nos critères de recherche seront les éléments suivants : Le numéro de document La date Le titre. Les mots clés attribués aux documents lors de l indexation. Conclusion En définitive, nous souhaitons que notre proposition logicielle permette de satisfaire les besoins informationnels des usagers de l organisme, et que le repérage soit facile à travers les métadonnées dont nous avons indexés le contenu. Ainsi, nous serons très satisfaits si cet outil informatisé va pouvoir surmonter tous les problèmes rencontrés en matière de gestion, et conservation de la documentation réglementaire adressés aux intermédiaires agréés. Conclusion générale 63

64 Dès lors que les éléments concernés dans le cadre de la dématérialisation présentent une valeur juridique, une utilité pour la bonne gestion à long terme ou encore un intérêt historique, il ya nécessité d archiver.en particulier, seul un archivage électronique sécurisé permettra au juge d apprécier la valeur juridique du document présenté, la conservation réalisée devant répondre aux exigences légales ou jurisprudentielles. Dans ce contexte, les administrations et les entreprises marocaines sont devenues de plus en plus intéressés par l informatisation en vue d assurer l intégrité, la valorisation, la recherche rapide et la confidentialité de leurs documents. Vue les problèmes rencontrés lors de la gestion des textes réglementaires au sein de l office des changes, la mise en place d un système d archivage électronique pour ce fond s avère importante voire une nécessité urgente pour permettre aux concernés un accès facile à l information, et garantir la protection de ces documents contre toute perte ou dégradation. Un tel projet, malgré l insuffisance du temps et malgré l effort énorme qu il demandait, nous considérons qu il vaut vraiment la peine, pour se convertir peu à peu vers une société de l information par excellence. Une société qui donne aux archives réglementaires la valeur qu elles méritent. En somme, il serait opportun de signaler que notre étude a été d une grande utilité pour les responsables et les agents de l organisme, ainsi il a pu aboutir à des résultats satisfaisants et atteindre les objectifs fixés à l avance. Bibliographie et webographie 64

65 Monographies NOUGARET, Christine. Les instruments de recherche dans les archives.paris : direction des archives de France, (259 p.) DHERENT, Catherine.les archives électroniques : Manuel pratique.paris : direction des archives de France,2002. (103 p.) La gestion d un centre d archives : Mélange en l honneur de Robert Garon. Gestion de l'information. Presses de l'université du Québec, p. ISBN FONDIN, Hubert.le traitement numérique des documents. paris : Editions HERMES,1998. (382p.) Archives nationales du Québec.Normes et procédures archivistiques des archives nationales du Québec. Québec : publications du Québec, 1996.p.154 Travaux académiques SABOR, Asmaa. Implantation d un système GED au sein de la TGR. Cycle normal : Ecole des Sciences de l Information. Rabat, Nbre page AOTAIB, Mohamed. Conception et mise en place d un système de gestion informatisée des projets et ouvrages patrimoines de l Agence Nationale des Ports. Cycle normal : Ecole des Sciences de l Information. Rabat, Nbre page DRISSI, Adnane. Conception, réalisation et la mise en place d un système de gestion des archives avec une plateforme GED complète, multipiste, normalisée selon ISAD et mise en réseau pour le compte de la Direction du patrimoine Immobilier Zone Nord- Zone Sud de Barid Al Maghreb. Cycle normal : Ecole des Sciences de l Information. Rabat, Nbre page KARSI, Mohammed. La mise en place d un système de GED à l aide d un logiciel libre pour le fonds réglementaire et juridique.cycle normal : école des sciences de l information.rabat,2007/ p. BAKKALI, safae. Conception et mise en place d un système de gestion électronique des publications à l aide d un logiciel libre : cas de la direction de l aménagement du territoire.cycle normal : école des sciences de l information.rabat, p. EL KHAOUA, Driss. Conception d un système de gestion électronique des documents d archives de l agence urbaine de Meknès.cycle normal : école des sciences de l information.rabat, p. 65

66 EL KADRI, Mohammed. Elaboration d un système de gestion des archives de la conservation foncière : le cas de la conservation foncière de Hay Ryad. cycle normal : Ecole des sciences de l information.rabat p. ELMAZIANE, Abdellah.Projet de conception d un système de gestion des archives au sein de l association des traducteurs agréés près les juridictions. Cycle normal : Ecole des sciences de l information.rabat p. Articles de périodiques FOULONNEAU, Muriel. Recherche et numérisation du patrimoine en Europe. Document numérique : numérisation et patrimoine, 2003, vol.7, n 3-4 JOUVE, David. Archivage des documents réglementaires maîtrise d une matière première spécifique. Document numérique : l archivage, 2000, vol.4, n 3-4, p GOGNUN ARGUIN, Louise. Les archives des organisations : de la gestion à la mémoire. Document Numérique : L archivage, 2000, vol.4, n 3-4, p COUTURE, C.Rousseau, JY. La législation archivistique : problématique et état de la question.in archives.vol, 21 n 4, 1990, P.232 Webographie (consulté le 14 avril 2013) Archivistes Experts. «Système d archivage électronique (SAE) des exigences et des spécifications qui tiennent compte d un environnement [GED-SAE(PAE)-PGA]» [en ligne]. Disponible sur : < (consulté le 20 avril2013) (consulté le 1 /05/2013) le 28 avril) 06/ (consulté le 3/05/2013) (consulté le 18/04/2013) 24/03/2013) le 66

67 le12/05/2013) (consulté le 25/05/2013) MAISONNEUVE, Evelyne. Mise en œuvre d un système d archivage. Disponible sur : < (Consulté le 29/04/2013) (consulté le 27 /04/2013) (consulté le 27/04/2013) (consulté le 27/04/2013) &bih=572&q=les étapes+de+la+ged (30/04/2013) Annexes Annexes n 1 : guide d interview Comportements informationnels 67

68 Quelle est la place qu occupe l information réglementaire par rapport aux autres informations dans le cadre de l exercice de vos fonctions? Quels sont les utilisateurs de ces documents? Et Quel est leur fréquence d utilisation? Ces documents sont-ils confidentiels? Utilisez-vous une norme de conservation et de classement des documents? Vous arrive- à- perdre des documents? Si oui, comment vous solutionner ce problème Recherche et accès aux documents Comment procédez-vous pour rechercher les documents dont vous avez besoin Rencontrez vous des problèmes à cause de l absence d une application qui garde la traçabilité des textes de loi malgré leurs modifications ou leur substitution par d autres textes? Arrivez-vous à trouver les documents que vous cherchez? Quels problèmes rencontrez-vous lors de la recherche? Préférez-vous utilisez des documents électroniques au lieu des documents papiers? Pensez-vous qu il serait intéressant d implanter un outil facilitant la recherche et permettant une consultation sur poste? Attentes des employer du nouveau système Dans le cadre de notre recherche, nous proposons de mettre en place un système d archivage électronique pour les textes réglementaires de votre organisme. Avez-vous des attentes et des suggestions concernant ce projet? Quels sont les critères de recherche que vous désirez avoir dans le nouveau système? Avez-vous besoin pour l accès à vos documents de référentiel de classement sur les rayonnages, résumé du contenu, texte intégral 68

69 Annexe n : organigramme de l office des changes 69