LE SUIVI EVALUATION DES PROJETS COMMUNAUX (SEPC). UN OUTIL D AIDE A LA DECISION POUR LES RESPONSABLES COMMUNAUX = = =

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1 LE SUIVI EVALUATION DES PROJETS COMMUNAUX (SEPC). UN OUTIL D AIDE A LA DECISION POUR LES RESPONSABLES COMMUNAUX = = = BREF APERCU DU CONTENU DU SYSTEME Réalisation : Sègbédji PARFAIT AÏHOUNHIN Spécialiste Suivi-Evaluation PNDCC Administrateur DLGP Décembre 2008

2 INTRODUCTION Le système SEPC (Suivi-Evaluation Projets Communaux) est un logiciel de gestion des activités ou projets au niveau communal et départemental. Il a été conçu dans le but de permettre un suivi étape par étape de ces activités entreprises dans le cadre de programmes d amélioration des conditions de vie de la population. L objectif du présent guide est de fournir aux utilisateurs du système de suivi-évaluation et à ceux qui s y intéressent, un outil qui leur permet de mieux comprendre d utiliser efficacement les différentes interfaces de manipulation des données. Ce guide s adresse aussi aux analystes et dirigeants des communes et préfectures qui désirent adapter le logiciel à leur mode de fonctionnement. Vue générale SEPC 1.0, dans sa version cliente, est conçu pour fonctionner sous environnement Windows et la base de données Oracle 10g, autour duquel il est construit, fonctionne sur différents environnements comme l indique la figure ci-dessous : Plateforme Environnement Configuration minimale SGP 1.0 Client Environnements supportés par Form & Report Runtime 6i : Windows 98 / 2000 /XP/Vista un processeur cadencé à 800 MHZ ou plus Mémoire RAM 256 MB ou plus SGP 1.0 Serveur Oracle 10G Environnements supportés par Oracle10G: Windows 2000/ Linux Solaris Unix un processeur cadencé à 1 GHZ ou plus Mémoire RAM 256 MB ou plus SEPC intègre différentes fonctionnalités. Ci-dessous une liste parmi les plus importantes. Gère plusieurs Projets ou Programmes dans une même base de données. Permet de définir les différentes phases des projets ou d une activité dans le cadre d un Programme. Intègre le PTA (Plan de travail Annuel) à l intérieur d un module de planification des activités qui permet de suivre les tâches confiées aux chargés de projet et aussi permet de suivre le PDC (Plan de développement communal). Permet de classifier les projets suivant les secteurs d activités qui sont eux-mêmes divisés en sous-secteurs d intervention. Fonctionne en multi-site pour un organisme donné. La base de données peut être centralisée ou répartie sur différents sites. Dans ce dernier cas, les opérations d import et Export permettent la mise à jour de la base de données centrale qui se trouve sur le serveur d un site désigné qui joue le rôle de site maître. Restreint l accès à l utilisation des données. Les utilisateurs peuvent être répartis en groupe d utilisateur ayant accès aux données d un ou de plusieurs projets; c est le premier niveau d accès. Ils peuvent ne pouvoir utiliser que les données d un ou de plusieurs sites; c est le second niveau. Enfin, ils peuvent avoir accès à des données d un ou de plusieurs services ou directions à l intérieur des données d un site. Intègre une base d entités géographiques permettant de définir la localisation d un projet à 5 niveaux : Pays, Division géographique de niveau 1 (les départements ou provinces par exemple), Division géographique de niveau 2 (les communes ou villes), Division géographique de niveau 3 (arrondissements ou sections communales), Division géographique de niveau 4 (villages, quartiers ).

3 Permet de gérer des projets à large couverture géographique, c est-à-dire des projets s étalant sur des régions appartenant à des structures géographiques différentes (plusieurs arrondissements par exemple). Intègre une base de gestion des partenaires (demandeurs de projets, contractants ainsi que leurs représentants mandatés). Gère plusieurs contractants d un même projet. Assure la gestion des indicateurs d un projet par secteur d activités.

4 PRESENTATION DU LOGICIEL SEPC (Système Evaluation Projets Communaux) est un logiciel de gestion des activités ou projets au niveau communal et départemental financés par les bailleurs. Il a été conçu dans le but de permettre un suivi étape par étape des activités entreprises dans le cadre de programmes d amélioration des conditions de vie de la population. SEPC intègre différentes fonctionnalités parmi lesquelles sont notés: - La gestion de plusieurs projets et programmes dans la même base de données - La définition des différentes phases des projets ou d une activité dans le cadre d un programme - Intégration du PTA (plan de travail annuel) et suivi du PDC (plan de développement communal) - La classification des projets suivant les secteurs d activités eux même subdivisés en sous-secteurs d intervention OUVERTURE DE SESSION AU SEPC Pour démarrer le logiciel, double-clique sur le raccourci sur le bureau. La fenêtre d identification qui apparaît donne accès à la base de données suivi-évaluation. Utilisez le code utilisateur fournit par l administrateur de système.

5 MENU PRINCIPAL Menu principal de SEPC après d identification effective de l utilisateur

6 QUELQUES COMMANDES Enregistre l ajout ou les modifications apportées à un enregistrement. Ajoute un enregistrement Supprime un enregistrement Configure une imprimante Quitte l environnement de travail courant Imprime le contenu de l écran Passe le système en mode interrogation Permet le passage d un onglet à un autre

7 ADMINISTRATION DU SYSTEME Droits d accès A partir du menu de démarrage l option Action Accès utilisateur ramène l écran de gestion des utilisateurs. Seuls les utilisateurs dont le niveau est supérieur ou égal à 9 peuvent y accéder.

8 ADMINISTRATION DU SYSTEME Export de données Pour lancer l export, après avoir fait son choix d option et complété le répertoire ainsi que le nom du fichier, il faut Cliquer sur démarrer le processus.

9 ADMINISTRATION DU SYSTEME Import de données Pour lancer l import, après avoir fait son choix d option et complété le répertoire ainsi que le nom du fichier, il faut cliquer sur démarrer le processus.

10 RECHERCHER UN DOSSIER Au partir de l écran de démarrage il est possible d accéder rapidement à un dossier de projet en tapant le code de ce dernier. Le code de dossier se compose du code du site suivi de code du programme et du numéro d entrée du dossier dans la base de données. Dans l exemple ci-dessus : Code du Site = ABOM Code du Programme = PNDCC - Numéro d entrée du dossier =0001 Une recherche de dossier peut s effectuer de trois façons différentes: 1.- Rechercher un projet suivant son code de dossier : Sélectionner l option Dossier de projet - Taper le code du dossier Cliquer sur Rechercher pour lancer la recherche. 2.- Rechercher un projet lorsqu on connaît son titre : Sélectionner le bouton à gauche du champ de saisie de code de dossier - Une liste ordonnée de titre de dossier apparaît à partir de laquelle on sélectionne le dossier de projet. Cette sélection ramène dans la zone de saisie, le numéro de dossier. Puis on lance la recherche en cliquant sur le bouton Démarrer recherche. 3.- Rechercher un projet suivant de multiples critères. On clique pour avoir accès aux critères sur l option Recherche spécifique

11 RECHERCHE SPECIFIQUE Les critères de recherche sont les suivants : Tranche de date de réception, étape, le demandeur, le secteur, la localisation, le titre du dossier. Après avoir choisi un ou plusieurs critères, on clique sur le bouton d interrogation de la base de données; les résultats s affichent et le bouton Accès permet d accéder au dossier de projet. Noter le bouton Rapport qui donne accès à un rapport détaillé du dossier de projet.

12 ENTRER LE PDC Le PDC ou plan de développement communal est un document stratégique dans lequel on retrouve les axes, les domaines prioritaires, les différents programmes mis en œuvre par la mairie, les projets et toutes les activités à mener, leur coût prévisionnel par année. On enregistre les projets du PDC dans cette section, les activités, on fait défiler les années pour inscrire le montant de chaque activité. A la suite de chaque opération de saisie, c est une bonne pratique d enregistrer les informations, le bouton d interrogation dans la section plus bas ramène permet d avoir un récapitulatif des données enregistrées pour l activité en question. Cette option est accessible à partir de l option Planification au niveau de l onglet PDC.

13 GESTION DE PROJET: Réception Cet écran correspond à l onglet Réception. Il permet d enregistrer un dossier de projet. Cliquer sur nouveau projet pour avoir un écran de saisie vierge. L écran de saisie permet de sélectionner, le secteur, du demandeur et de son représentant mandaté. On spécifie, en outre, la date de réception, le montant demandé, la contribution du demandeur et autres contributions, la durée du projet. Au besoin, on peut mentionner une personne de contact. Le bloc localisations permet de situer le projet. Ce dernier peut se repartir sur plusieurs zones géographiques. Il faut spécifier une pondération c est-à-dire une proportion du projet qui se déroule dans la zone en question. Le total des imputations doit donner 100% pour être validé par le système. Les valeurs des champs Pays, Divisions niveau 1,2 et 3 ainsi que le milieu de déroulement s obtiennent à partir de listes de valeurs prédéfinies. Deux zones de texte supplémentaires permettent d être plus spécifique sur l emplacement du projet. Il s agit des champs Village et Quartier.Une fois le processus d entrée des données terminé, cliquer sur le bouton l icône de la disquette Enregistrer ou choisir l option Enregistrer à partir du menu Action pour effectuer la sauvegarde.

14 GESTION DE PROJET: Documentation L écran documentation permet de recevoir les documents à partir d une liste de valeurs prédéfinies. Lorsqu on reçoit un ensemble de documents le même jour, on spécifie la date de réception à l étape 1 et tous les documents sélectionnés à partir de la liste de valeurs auront cette même date comme date de réception.

15 GESTION DE PROJET Planification Au moment de la réception du dossier de projet le système d information génère automatiquement un échéancier sur la réalisation des différentes étapes. Cet échéancier tient compte des durées des étapes fixées dans les paramètres généraux. Cette planification est accessible à partir de la fonction Assignation du menu à l onglet Cycle.

16 ANALYSER UN DOSSIER DE PROJET La phase d analyse de dossier comporte certaines opérations comme : La spécification du nombre et du type de bénéficiaires du projet. Une description détaillée du projet, plus élaborée que le titre du projet La saisie des indices économiques à mesurer. L élaboration d un budget d exécution. IMPORTANT : Relier le budget préparé qui doit aboutir à un marché à une activité du PDC. C est de cette façon qu on peut suivre le PDC en termes d engagement et de décaissement

17 APPROUVER UN BUGJET DE PROJET résultats de la séance Dans la pratique, l approbation des montants budgétisés se fait au cours d une séance d approbation. Les éléments sélectionnés apparaissent automatiquement à l écran Résultat séance où l on note les décisions du comité d approbation

18 APPROUVER UN BUDGET DE PROJET Codes de suivi de marché et spécifier les sources de financement Au niveau de la fonction Suivi Financier, le deuxième onglet donne accès à cette fonction. On choisit d abord le numéro de la séance. Les éléments à approuvés apparaissent mais aucun code de suivi (contrat) n est encore généré. Pour le faire, cliquer sur le bouton Générer Code correspondant. Cette opération poste la transaction dans la base de données. Il n est pas nécessaire d enregistrer à ce niveau. Une fois le code de suivi du marché généré, il faut spécifier la (les) source (s) de financement pour l élément approuvé. Le bloc au bas de l écran permet est prévu à cet effet et on doit mentionner le montant engagé pour chaque source de financement.

19 DECAISSEMENT ET SUIVI DE PROJET Suivi du projet On complète des informations comme la date de signature du contrat, la date de démarrage des travaux, la date de fin des travaux. Avant de pouvoir décaisser sur ce montant engagé, il faut spécifier le mode de paiement envisagé pour le contractant (chèque ou virement). S il s agit de paiement par virement, 2 cases additionnelles s affichent pour entrer le numéro de compte et la banque.

20 DECAISSEMENT ET SUIVI DE PROJET Appel de fonds Il s agit d enregistrer la demande produite par le partenaire et de préparer une requête de décaissement au service financier en conséquence. Il est possible d enregistrer l avancement physique au moment de la requête, le mode de paiement qui est obligatoire, le montant des pénalités s il y a lieu, le montant réquisitionné au service financier ainsi que la date de la requête. L impression de la requête se fait après la sauvegarde de cette dernière.

21 DECAISSEMENT ET SUIVI DE PROJET Décaissements Le décaissement contient trois blocs différents : - Un premier bloc qui correspond aux informations sur l appel de fond produit par le contractant. - Un deuxième bloc qui correspond à la requête effectuée par le chargé de projet au service financier. - Un troisième bloc complété par le service financier spécifie le montant réel payé.

22 DECAISSEMENT ET SUIVI DE PROJET Rapport des partenaires On enregistre les rapports d avancement d activités des partenaires. - Le premier bloc enregistre la période des activités pour laquelle un rapport est produit. - Le second bloc renferme l activité planifiée. Le troisième bloc permet d inscrire un intermédiaire financier, s il en existe un, et deux autres éléments : le type de bénéficiaire (homme, femme ) et une valeur qui peut être une quantité, un montant selon le type d activité.

23 DECAISSEMENT ET SUIVI DE PROJET Autres informations L écran de suivi de projets est nécessaire à l enregistrement de toutes les étapes du projet. On sélectionne toujours l étape à partir de la liste déroulante Etape actuelle du bouton «Changer le projet de phase» et en mentionnant la date d état. Il faut cliquer ensuite sur le bouton Enregistrer pour poster la transaction. Au niveau de cet écran se gèrent les commentaires qui peuvent être d un type parmi ceux prédéfinis au moment du paramétrage du système. C est à ce niveau également que les données d avancement physique du projet dans son ensemble sont enregistrées en mentionnant le pourcentage et la date.

24 LES COMMENTAIRES Trois types de commentaires sont prédéfinis sur SEPC avec chacun un écran permettant d y accéder: - Commentaires techniques, - Commentaires financiers, - Commentaires sur l Évaluation. Il est possible d ajouter d autres types de commentaires au niveau de l onglet Commentaires +. Pour chaque type de commentaire, le champ de saisie n est pas limité. Il est possible d ajouter autant de commentaire d un type donné que l on veut, chacun portant un numéro séquentiel pour l identification. De plus, le système enregistre et affiche le code de l usage ayant ajouté le commentaire ainsi que celui qui a fait la dernière modification d un commentaire donné.

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26 LES INDICATEURS DE MARCHE Pour chaque marché, on indique si l objectif est atteint ou pas pour chacun des indicateurs de marché. Ceci permettra d avoir en synthèse un niveau global de satisfaction par rapport aux marchés.

27 GERER LA PLANIFICATION Objectifs Le module Planification permet d enregistrer la planification des activités d un projet sur une base annuelle. L écran d entrée se présente sous cette forme : Il est possible, à partir de cet écran, de verrouiller les données d un plan de travail à l aide de l option Clôturer un objectif. Remarquez qu en haut et à droite, deux boutons qui permettent d accéder à des options spécifiques de ce module. Le bouton Management et le bouton Responsable Activités.

28 GERER LA PLANIFICATION Résultats Pour chacun des résultats attendus, on définit les activités et sous-activités à réaliser.

29 GERER LA PLANIFICATION Activités Ces sous-activités ou tâches sont affectées à des utilisateurs du système en prenant soin de préciser la période de réalisation. Un responsable d activité pourra faire un rapport, sur l évolution des tâches assignées comme on le verra un peu plus loin. Les informations enregistrées au niveau de l activité et de la sous-activité sont la description. de l activité elle-même, un indicateur de l activité qui précise les objectifs à atteindre.

30 GERER LA PLANIFICATION suivi résultats L onglet Suivi Résultats permet de suivre les résultats que l on s était fixé. Cet exercice permet d enregistrer une observation globale sur un résultat attendu pour une période donnée. Pour cette même période, il permet de définir des indicateurs de résultats avec leur niveau de réalisation.

31 GERER LA PLANIFICATION Rapport responsables d activités Les responsables d activités ont la possibilité de faire un suivi de ces activités par le biais de l option : Responsable Activités. Le suivi de ces activités se fait sur base mensuelle et sur une base périodique. Dans ces différents écrans de saisie, le responsable d activité indique le niveau de réalisation de l activité pour la période ou le mois et fait ses observations.

32 GERER LES INDICATEURS Libellés L accès à ce module se fait à partir de l icône Indicateur du menu de démarrage. Il gère les indicateurs d impact et de résultat qui permettent d apprécier une situation de départ avec les prévisions entrées dans le système et une situation finale avec les informations enregistrées sur une base périodique pendant toute la durée du Projet.

33 GERER LES INDICATEURS Secteur L écran suivant permet d enregistrer les indicateurs un niveau des secteurs d intervention. Pour chacune des entités précitées, on enregistre l indicateur, la valeur initiale prévue, la situation de mi-parcours, l unité dans laquelle s exprime la valeur de l indicateur. Ces informations sont modifiables et on peut estimer nouveau la valeur des indicateurs. A partir de l onglet Secteur, on gère les indicateurs des secteurs en y insérant pour chaque année et chaque mois les valeurs prévisionnelles ainsi que ce qui est atteint. Naturellement, les valeurs prévisionnelles sont sauvegardées à chaque nouvelle année puis, progressivement sont entrées les valeurs réalisées.

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35 GERER LES INDICATEURS Impact A partir de cet écran sont enregistrés le type d impact ainsi que les indicateurs associés à chaque type d impact. Pour chaque indicateur, on enregistre pour un paramètre donné, la situation de référence, celle de mi-parcours et de fin de projet. Il est possible d enregistrer autant de paramètres que l on veut. Les champs associés aux paramètres peuvent prendre du texte de longueur variable.

36 CONCLUSION Le Système d Evaluation des Projets Communaux a été bâtie pour fonctionner sur un environnement Windows et accède une base de données Oracle 10g qui, elle, peut être supportée par un certain nombre d environnements d exploitation (Windows, Linux, Solaris ). Le Système est flexible et adaptable aux besoins des différents Projets financés par la banque mondiale ou autre bailleurs de fonds. Le SEPC fournit une réponse à un mode de gestion se reposant sur l outil informatique pour la gestion des projets en permettant d enregistrer un niveau de détail suffisant sur ces derniers. Il a été conçu de façon à établir une liaison avec un système financier au niveau des engagements et des décaissements évitant ainsi des disparités entre les états financiers produits. SEPC Le Système peut néanmoins fonctionner en toute indépendance! Le système d information fournit une interface simple d utilisation, s accommodant aux tâches réelles effectuées par les utilisateurs.