Guide utilisateur KRISTINA V6.30

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1 Guide utilisateur KRISTINA V PAIEMENTS ELECTRONIQUES Ce chapitre vous aidera à : Régler les fournisseurs par lettres chèque (dans le module «Factures»). Recourir à un compte pivot (comptes banque séparés et fonctionnement similaire au compte commun). Envoyer le fichier par Internet (communication avec les Banques). Traiter les virements des copropriétaires. Ces modules sont des fonctionnalités additionnelles de KRISTINA. Contacter le service commercial de KRIER pour disposer de ces options. Table des matières 18 PAIEMENTS ELECTRONIQUES Encaissements copropriétaires Règlements Fournisseurs Virements et Prélèvements par Internet Traiter les virements des copropriétaires Virements et prelevements SEPA LE MODULE + «PAIEMENT EN LIGNE»

2 18.1 ENCAISSEMENTS COPROPRIÉTAIRES Bordereau de remise informatisé Compte PIVOT Le bordereau informatisé est accessible depuis le module «Saisie comptable», onglet Encaissements. Il est utilisé lorsque les copropriétés sont en compte banque séparé, et que la banque utilise un compte pivot pour faire les remises de chèques, celle-ci demande un bordereau informatisé de remise pour enregistrer plus rapidement la remise. Saisir les chèques à encaisser (dans le journal de banque, sans faire de tri par copropriété). Faire la compensation bancaire automatique en cliquant sur. Imprimer le Bordereau de remise en cliquant. Obligatoire pour pouvoir créer le bordereau de remise informatisé. Cliquer sur pour générer le fichier. La fenêtre suivante s affiche : Le système crée alors un fichier et indique le nom de ce fichier ; il s agit d un fichier.txt dont la racine est VIRRMC et l extension un chiffre qui va de 01 à 99. Ce fichier doit être remis à la banque et doit être supprimé par l utilisateur après chaque envoi. La validation comptable de KRISTINA ne doit être demandée que lorsque tous les documents sont contrôlés et imprimés, et lorsque le bordereau est créé. Paramétrer le compte PIVOT (obligatoire pour le 1 er traitement) en cliquant sur. Le système affiche alors une fenêtre dans laquelle on saisit les coordonnées bancaires du compte PIVOT géré par la banque ainsi que le répertoire d extraction du bordereau. Lecture de code barre Ce système permet de lire par l intermédiaire d une douchette le code du copropriétaire renvoyé avec un chèque sur un coupon imprimé par KRISTINA 5. Cette lecture optique est accessible depuis le module «Saisie comptable», onglet Encaissements. Prélèvements aux copropriétaires Pour utiliser cette fonctionnalité, consulter le guide du module «Prélèvements». 2

3 18.2 RÈGLEMENTS FOURNISSEURS Virement par disquette Le virement est accessible depuis le module «Factures», onglet Règlement. Faire une présélection pour sélectionner les factures à régler à une date donnée. Sélectionner les factures à régler. Vérifier les règlements des factures demandés, puis éditer les documents nécessaires. Cliquer sur pour générer les fichiers de virements aux emplacements indiqués. La validation comptable de KRISTINA ne doit être demandée que lorsque tous les documents sont contrôlés et imprimés, et lorsque le bordereau est créé. Virement avec compte PIVOT Le virement avec compte PIVOT est accessible depuis le module «Factures», onglet Règlement. Le virement avec compte PIVOT est utilisé comme le virement classique. Les différences sont les suivantes : Le compte PIVOT doit être paramétré par le Cabinet. Le système va créer 2 fichiers par banque : - Un fichier de prélèvement : on va prélever les montants à verser par les copropriétés pour les enregistrer sur le compte PIVOT. Ce fichier a pour nom PRV_codebanque_.TXT - Un fichier de virement : on va faire un virement des sommes ainsi disponibles sur le compte pivot vers les comptes des fournisseurs à payer. Ce fichier a pour nom VIR_codebanque_.TXT Ces deux fichiers sont à donner à la banque pour faire le règlement par virement aux fournisseurs. La validation comptable de KRISTINA ne doit être demandée que lorsque tous les documents sont contrôlés et imprimés, et lorsque le bordereau est créé. Lettres chèques Pour accéder au paramétrage des lettres chèques, cliquer sur le menu «Paramètres», Paramètres, onglet Divers, bouton Lettres chèques, la fenêtre suivante s affiche : Courrier : si la case est cochée, en cliquant sur, cela imprime les documents destinés aux copropriétaires qui ont choisi le mode d envoi Courrier ou Les deux. 3

4 Nombre de factures à régler par lettre chèque : Nb de factures à imprimer avant saut de page : Numéro du prochain chèque à utiliser : indiquer le nombre de factures à régler par lettre chèque. indiquer le nombre de factures à régler avant d effectuer un saut de page. indiquer le N de la prochaine lettre chèque à utiliser Exemple de paramétrage : si on veut payer une facture par chèque, on doit dire que ce nombre est 1 dans ce cas, le nombre à renseigner dans le champ suivant est aussi 1. sur une lettre chèque, si on imprime un texte court puis qu on indique la liste des factures payées par ce chèque : cette liste de facture est toujours limitée car le pied de page contient le chèque. Imaginons que l on puisse imprimer 12 factures avant d imprimer le chèque et de faire le saut de page. Si vous voulez faire un chèque pour 12 factures, saisir 12 pour ce nombre dans ce cas, le nombre à renseigner dans le champ suivant doit aussi être 12. le dernier cas est le cas où l on veut faire un seul chèque au fournisseur quelque soit le nombre de factures à payer. On garde l hypothèse précédente (on peut imprimer 12 factures par page), mais on fera le chèque pour la totalité des factures dues au fournisseur. Les autres chèques seront imprimés avec des XXXXX dans les montants et destinataires. Dans ce cas, indiquer et 12 dans le champ suivant. Une lettre chèque est spécifique à chaque Cabinet. KRIER doit absolument avoir le modèle pour personnaliser ce document avant de le mettre en place au Cabinet. Les lettres chèques sont accessibles depuis le module «Factures», onglet Règlements. Faire une présélection pour sélectionner les factures à régler à une date donnée. Sélectionner les factures à régler. Vérifier les règlements de factures demandés. Demander ensuite l impression des Lettres Chèques en ayant pris soin de préciser le premier numéro de chèque à imprimer. Dans le cas où on veut régler par lettre chèque des factures qui doivent être payées avec un autre mode de règlements que le mode Chèque, le système avertit l utilisateur, mais la lettre chèque peut quand même être émise. Vérifier que toutes les lettres chèques sont bien imprimées avant de lancer la validation comptable. On ne peut pas revenir sur cette impression si la validation comptable est faite. La validation comptable de KRISTINA ne doit être demandée que lorsque tous les documents sont contrôlés et imprimés. Lettres chèques avec Compte PIVOT Il faut disposer des modules «Lettres chèques» et «Comptes PIVOT». Cette option est utilisée dans le cas où le Cabinet fait des lettres chèques pour des copropriétés en comptes séparés. Les lettres chèques sont faites depuis le compte PIVOT de la banque ; donc pour être alimenté, ce compte PIVOT fait des prélèvements aux copropriétés sur le montant demandé à celles-ci. Le processus est semblable au précédent. Le compte PIVOT de la banque doit être paramétré dans KRISTINA. Le paramétrage de ce compte est accessible depuis le module «Saisie comptable», onglet Encaissements copropriétaires. Après l impression de la lettre chèque, il faut créer le bordereau. Ce bordereau contient les montants à prélever aux copropriétés pour alimenter le compte PIVOT. Pour extraire le bordereau de remise, cliquer sur le bouton.ce bouton n est actif que si les lettres chèques ont été imprimées. Le système crée alors un fichier sur le disque et indique le nom de ce fichier ; il s agit d un fichier.txt dont la racine est PRVLET et l extension un chiffre qui va de 01 à 99. Le fichier est créé à l emplacement indiqué dans le paramétrage du compte PIVOT. Ce fichier doit être remis à la banque. Il doit être supprimé par l utilisateur après chaque envoi VIREMENTS ET PRÉLÈVEMENTS PAR INTERNET Les envois d ordres de virement et/ou de prélèvement par Internet. Il vous faut indiquer au logiciel de transfert bancaire quels sont les fichiers à transmettre. 4

5 18.4 TRAITER LES VIREMENTS DES COPROPRIÉTAIRES Certains copropriétaires règlent peut être par virement bancaire. Il faut les saisir depuis le module «Saisie comptable», Encaissement copropriétaires. (Séparément des chèques). Il ne faut pas imprimer de bordereau de remise chèques. Proposer à ces copropriétaires de passer en Prélèvement VIREMENTS ET PRELEVEMENTS SEPA Norme SEPA - Explications L intégration européenne, déjà perceptible pour le citoyen par des mesures telles que l introduction de l euro se poursuit avec la mise en place des paiements. Celle-ci vise une harmonisation des paiements les plus courants comme les virements, les prélèvements et les paiements par carte. Dès mi-2002, les banques européennes ont créé le Conseil Européen des Paiements (European Payments Council, EPC ), qui est leur organe de prise de décision et de coordination dans le domaine des paiements. Le but qu il s est fixé est d appuyer et de promouvoir la création d un espace unique de paiements en euro (Single Euro Payments Area, SEPA ). Cette harmonisation nécessite la mise en œuvre de nouveaux standard ISO Ce standard préconise l utilisation de fichiers XML pour l échange de données comme le virement entre les tiers. En 1999, SWIFT a adopté la syntaxe XML (extensible Markup Language) pour tous les développements de nouveaux standards. Le choix de la syntaxe XML répond tout d abord à une volonté de disposer d une syntaxe plus souple et plus facile à maintenir. C est aussi un choix d adoption d une syntaxe non-propriétaire et largement utilisée aussi bien par les éditeurs de logiciels que par d autres communautés d acteurs. En effet, XML est la syntaxe privilégiée pour les échanges entre applications et dans le monde Internet. Paramétrage mise en place Vous avez la possibilité de paramétrer les virements/prélèvements en format européen SEPA. Dans le cas de fonctionnement en multi-dossier, ce paramétrage est à mettre en place par dossier. Depuis le menu «Paramètres», Paramètres, onglet Divers, bouton Options, indiquer Oui au niveau des Virements et Prélèvements. Ensuite, le virement/prélèvement SEPA est utilisable depuis les modules «Factures» et «Prélèvements». Virement Lorsque le virement est en norme SEPA, il se fait automatiquement pour toutes les copropriétés sélectionnées et pour tous les comptes en format SEPA. Le lancement du virement est habituel vous pouvez indiquer une date de virement qui serait décalée par rapport aux virements actuels ; le calcul se fait automatiquement. Lorsque les fichiers de virements sont prêts, KRISTINA vous informe par le message suivant : 5

6 Note Il faudra également vous rapprocher de votre banque pour vérifier le format du fichier XML. Enfin, avant de valider vos traitements, pour le premier fichier de virement généré avec la Norme SEPA, il faudra avertir votre banque de cet envoi, qu elle teste le fichier et qu elle valide cette procédure LE MODULE + «PAIEMENT EN LIGNE» Le paiement en ligne est un module + de ADB.Net. Si ce module + est activé sur ADB.Net, alors il est automatiquement disponible vers l application KRISTINA. Pour les besoins des comptes séparés en syndic, il faut mettre en place la gestion d un compte IDENTIFIANT GENERAL qui est déclaré chez PayBox qui permettra d enregistrer les paiements des copropriétaires et à partir duquel on fera automatiquement des virements vers les comptes séparés des copropriétés. Ce module est utilisé que par les clients qui le possèdent. Contacter le service commercial de KRIER pour disposer de cette fonctionnalité. 6