GUIDE D UTILISATION (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Janvier 2014

Transcription

1 GUIDE D UTILISATION P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Janvier 2014 Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 1

2 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION 3 Page 1. Le Portail ATW Code d utilisateur et mot de passe Modifier ses informations personnelles 5 2. Présentation du P@RC Profil des utilisateurs Accéder au P@RC Compléter un formulaire de réquisition Modifier une réquisition Réquisitions en instance Recherche de réquisitions Recherche rapide Recherche avancée Notification par courrier électronique 20 NOUS JOINDRE 21 Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 2

3 INTRODUCTION Le (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) se veut une application qui permet à la clientèle de compléter, modifier, approuver et transmettre électroniquement une réquisition, accompagnée ou non de fichiers. Le permet également de suivre de bout en bout la progression de ladite réquisition, soit de la saisie initiale jusqu à la facturation. Ce guide a pout but de décrire le fonctionnement de l application P@RC, soit l accès, l identification et l utilisation générale des diverses fonctionnalités. Il vous apportera des réponses aux questions qui pourraient survenir au cours des étapes du processus de traitement de votre réquisition. Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 3

4 1. Le Portail ATW (Applications Transactionnelles Web) Le portail ATW est une application sécurisée de la Direction générale du Service à la clientèle (DGSAC), accessible via l adresse Le Portail ATW supporte les applications suivantes : - P@RC (Processus automatisé de réquisitions et commandes) - DDFI (Diffusion des données de facturation) - Icafi en ligne 1.1 Code d utilisateur et mot de passe Pour accéder aux applications du Portail ATW, il est nécessaire d avoir obtenu au préalable un code d accès (et mot de passe temporaire). Seuls les interlocuteurs des m/o sont autorisés à faire des demandes de codes d accès. Pour connaître les interlocuteurs des différents m/o, il suffit de communiquer avec l équipe de pilotage du Portail ATW comme comme suit : Par téléphone (418) Par courriel pilotes.portail.atw@cspq.gouv.qc.ca Par la suite, l interlocuteur devra transmettre une demande de code d accès à l adresse pilotes.portail.atw@cspq.gouv.qc.ca Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 4

5 1.2 Modifier ses informations personnelles Lorsque vous aurez obtenu votre code d accès, il sera possible de consulter et modifier certaines informations de votre profil (numéro de téléphone, adresse courriel, mot de passe, etc.). Lorsque l authentification au Portail ATW est complétée, vous devez cliquer sur son nom pour Consulter votre profil. Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 5

6 Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 6

7 2. Présentation du 2.1 Profil des utilisateurs Afin de répondre aux besoins exprimés par la clientèle, permettre une meilleure gestion du processus de réquisition et satisfaire aux exigences du Vérificateur général, différents rôles d utilisateurs sont disponibles. Il revient à l interlocuteur du m/o de décider du rôle attribué à chacun des utilisateurs. Ainsi, un m/o peut décider de donner le rôle d administrateur à tous ses utilisateurs. De ce fait, les réquisitions complétées seront acheminées directement pour traitement par la DGSAC. Il est possible également de donner le niveau demandeur à certains utilisateurs et de ne donner le rôle d approbateur à aucuns et le rôle d administrateur à d autres. Les réquisitions devront alors être approuvées par l administrateur autorisé. Bref, toutes les combinaisons sont possibles Demandeur Le demandeur est autorisé par son organisation à effectuer la saisie de réquisitions. Lorsque complétées, les réquisitions sont acheminées électroniquement à l approbateur/administrateur sélectionné, pour approbation Approbateur L approbateur est autorisé par son organisation à effectuer la saisie de réquisitions. Lorsque complétées, les réquisitions sont acheminées électroniquement à l administrateur sélectionné, pour approbation. L approbateur est également autorisé à apporter des modifications aux réquisitions des demandeurs qui lui sont transmises pour approbation. Afin de ne pas créer des délais en raison des étapes d approbation, peu de m/o utilisent le rôle d approbateur Administrateur L administrateur est autorisé par son organisation à effectuer la saisie de réquisitions. Il n aura pas à les faire approuver et elles seront automatiquement transmises à la DGSAC pour traitement. Il est également autorisé à apporter des modifications aux réquisitions des demandeurs et/ou approbateurs. Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 7

8 2.2 Accéder au Pour accéder au il faut Se rendre à l adresse du Portail ATW ( Avoir obtenu un code d accès et mot de passe S authentifier Ouvrir une session S il s agit de votre premier accès, vous devrez modifier le mot de passe temporaire qui vous a été attribué. La procédure vous sera transmise par courriel. Lorsque l authentification est complétée, cliquer P@RC pour avoir accès à la liste des formulaires Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 8

9 2.3 Compléter un formulaire de réquisition Afin d obtenir toutes les informations nécessaires au traitement de votre réquisition, il est très important de sélectionner le formulaire qui répond à votre besoin spécifique. Toutefois, si aucun formulaire spécifique ne convient, utilisez le formulaire général du secteur d activités concerné. Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 9

10 Le nom du formulaire sélectionné est toujours affiché au haut de ce dernier Les champs en jaune sont obligatoires Les indiquent une Bulle d aide sur laquelle vous pouvez cliquer pour obtenir plus d informations. Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 10

11 2.3.1 Section Information générale Client : Votre m/o sera affiché. Si vous êtes autorisé à compléter des réquisitions pour plusieurs m/o, vous devrez sélectionner le client concerné Subdivision : Il s agit de la subdivision sur laquelle la réquisition sera facturée Numéro de réquisition client : Chaque m/o peut décider de sa numérotation des réquisitions. Attention : Un même numéro peut être utilisé s il s agit de subdivisions différentes. Il est possible également de demander la numérotation automatique générée par le système. Toutefois, elle s appliquera alors à tout le m/o. Pour obtenir plus d informations et/ou en faire la demande, veuillez procéder par écrit à l adresse parc@cspq.gouv.qc.ca Requis pour le : Il s agit de la date pour laquelle le service est requis. La Bulle d aide vous permettra d accéder à la grille des délais, le cas échéant. Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 11

12 2.3.2 Section Création d une réquisition à partir d une réquisition existante Pour ouvrir la section, cliquer sur Afin d accélérer la saisie d un formulaire vous pouvez référer à une réquisition antérieure d un service identique. Ainsi, votre nouvelle réquisition sera déjà complétée et vous n aurez qu à mettre à jour les champs concernés Section Description de la demande ou Détails Cette section est différente selon le formulaire utilisé. Si vous avez besoin d aide pour compléter votre formulaire, vous devez communiquer avec l agent(e) de service de la DGSAC. Pour l identifier, vous devez cliquer sur le lien et inscrire votre numéro de m/o Notez que les répondants diffèrent selon le m/o et le secteur. Il est donc TRÈS IMPORTANT d inscrire le numéro du m/o concerné. Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 12

13 2.3.4 Section Commentaires Pour ouvrir la section, cliquer sur Les commentaires inscrits dans ce champ s afficheront sur votre réquisition et seront communiqués à la DGSAC et au fournisseur Section Pièce(s) jointe(s) Pour ouvrir la section, cliquer sur Il est possible d ajouter plusieurs pièces jointes, jusqu à concurrence de 15 Mo. Si vous ajoutez des pièces jointes et cochez «pour usage interne du client», cellesci n accompagneront pas votre réquisition et ne seront pas transmises à la DGSAC et au fournisseur Section Commentaires à l usage interne du client Pour ouvrir la section, cliquer sur Les commentaires inscrits dans cette section n apparaîtront pas sur votre réquisition et ne seront pas lisibles par la DGSAC et le fournisseur. Cette section est particulièrement utile lorsque vous désirez simplement inscrire des informations internes à votre m/o. Vous devez alors récupérer votre réquisition, cliquer «modifier» et utiliser ce champ. Aucune commande ne sera générée. Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 13

14 2.3.7 Section Copie pour information Pour ouvrir la section, cliquer sur Une copie de votre réquisition sera transmise aux adresses courriel indiquées, en même temps qu elle sera soumise pour traitement à la DGSAC Boutons du formulaire Plusieurs boutons peuvent s afficher au bas du formulaire. Ce sont principalement les suivants: Effacer : efface toutes les données saisies dans le formulaire Abandonner : retour à la page du menu P@RC, sans conserver les données saisies Brouillon : enregistre votre formulaire comme brouillon pour le compléter ultérieurement. Il sera ensuite récupérable dans la section Réquisitions en instance Supprimer : la réquisition sera totalement supprimée Demander approbation : enregistre votre réquisition et l achemine à l approbateur (ou administrateur) sélectionné, pour approbation. Ce dernier recevra un courriel l informant de la réquisition à approuver. Modifier : ce bouton ouvre le champ Modification demandée à la réquisition dans lequel tout changement doit être indiqué Refuser : la réquisition est refusée et le demandeur en est informé par courriel Soumettre : la réquisition est transmise à la DGSAC pour traitement Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 14

15 2.4 Modifier une réquisition Il est possible de modifier une réquisition qui a déjà été transmise à la Direction générale du Service à la clientèle (DGSAC), en autant que le service n est pas complété. Selon votre statut d utilisateur, le processus d approbation sera identique à celui de la création initiale de la réquisition. Donc, si vous êtes «demandeur», la modification devra être approuvée par un approbateur et/ou administrateur. Si vous êtes administrateur, vous n aurez qu à «soumettre» la réquisition modifiée qui sera aussitôt transmise pour traitement. Voici les étapes : Via la case de recherche de réquisition, récupérez la réquisition concernée Au bas de la réquisition, cliquez le bouton «Modifier» Dans le champ Modification demandée à la réquisition, inscrivez les précisions et/ou corrections nécessaires et que vous désirez transmettre à la Direction générale du Service à la clientèle (DGSAC). Une même réquisition peut être modifiée à plusieurs reprises, tant qu elle n a pas été complétée. Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 15

16 2.5 Réquisitions en instance Sous Réquisitions en instance, vous retrouverez les réquisitions en attente d approbation, en brouillon ou refusées par l approbateur/administrateur. Ces réquisitions n ont pas été transmises à la DGSAC pour traitement. Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 16

17 3. Recherche de réquisitions Il est possible d effectuer la recherche de réquisitions antérieures, soit rapidement avec le numéro de réquisition, soit par une recherche avancée. 3.1 Recherche rapide Pour une recherche rapide, vous n avez qu à inscrire le numéro de réquisition dans le champ Recherche de réquisition. 3.2 Recherche avancée Plusieurs critères sont possibles pour une recherche avancée. résultats, il est suggéré de combiner plusieurs critères. Afin de raffiner les Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 17

18 3.2.1 Numéro (de réquisition) Statut Annulée Complétée Émise au fournisseur En attente d approbation En attente de traitement En cours de traitement Facturée Modifiée, en attente de traitement Refusée par l approbateur Secteur Communications sans fil et communications radio Informatique Inforoute Téléphonie Téléservices Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 18

19 3.2.4 Service Selon le secteur sélectionné précédemment, la liste de tous les formulaires actuels et périmés s affiche, puisqu il est possible de rechercher des réquisitions dont le formulaire n est plus en usage Client Si vous avez accès à plusieurs m/o, la liste de ceux-ci s affichera Subdivision Selon le client sélectionné, la liste des subdivisions autorisées s affichera Recherche textuelle Les mots et/ou le texte inscrits seront recherchés textuellement dans les réquisitions Date de création Il est possible de sélectionner une date ou une période de création de la réquisition recherchée. Au besoin, utilisez le calendrier Réquisitions créées par Selon votre statut, il vous sera possible de récupérer les réquisitions crées par d autres utilisateurs. Au terme de la recherche avancée, la liste de réquisitions trouvées s affichera. Il est également possible de trier les réquisitions par critère, soit Numéro de réquisition client Date de création Créée par Client Subdivision Statut Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 19

20 4. Notification par courrier électronique Une notification est acheminée par courrier électronique à chacune des étapes suivantes : En cours d approbation Refusée Modifiée Urgente L approbateur et/ou administrateur peut être informé par courriel des réquisitions en attente d approbation. Pour activer ou désactiver cette option, référez vous à votre profil d utilisateur. Réf. : section 1.2 Modifier ses informations personnelles Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 20

21 NOUS JOINDRE Pour identifier votre répondant(e) à la clientèle agent(e) de service et conseiller(ère) Cliquer sur le lien Inscrire votre numéro de client et cliquer «Rechercher» Pour obtenir de l aide et/ou de l information concernant vos réquisitions Communications téléphoniques et téléservices Par courriel : Par téléphone : sac.dgt@cspq.gouv.qc.ca Communiquer avec votre répondant(e) agent(e) de service Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 21

22 Communications informatiques Par courriel : Par téléphone : commande.dsr@cspq.gouv.qc.ca Communiquer avec votre répondant(e) agent(e) de service Communications sans fil Par courriel : commande.cellulaire@cspq.gouv.qc.ca Par téléphone : (418) ou sans frais Pour obtenir des informations sur les produits et services de la DGSAC Communications téléphoniques et téléservices Par courriel : Par téléphone : sac.dgt@cspq.gouv.qc.ca Communiquer avec votre répondant(e) conseiller(ère) en téléphonie Communications informatiques Par courriel : Par téléphone : commande.dsr@cspq.gouv.qc.ca Communiquer avec votre répondant(e) conseiller(ère) en communications informatiques Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 22

23 Communications sans fil Par courriel : commande.cellulaire@cspq.gouv.qc.ca Par téléphone : (418) ou sans frais Pour obtenir et/ou modifier des accès au Portail ATW (DDFI, Icafi en ligne, P@RC) Par courriel pilotes.portail.atw@cspq.gouv.qc.ca Par téléphone (418) Pour obtenir du support technique pour les Applications Transactionnelles Web (DDFI, Icafi en ligne, P@RC) DDFI (Diffusion des données de facturation) et ICAFI Par courriel pilotes.portail.atw@cspq.gouv.qc.ca Par téléphone (418) P@RC (Processus automatisé de réquisitions et commandes) Par courriel : Par téléphone : parc@cspq.gouv.qc.ca Communiquer avec votre répondant(e) agent(e) de service Guide d utilisation P@RC (Processus Automatisé de Réquisitions et Commandes) Page 23