Une gestion de contenu intégrale avec ELO et SAP

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1 Au plus haut niveau Les systèmes de gestion de contenu d' (ou encore ECM, l'enterprise Content Management) certifiés pour SAP peuvent être reliés intégralement avec toutes les fonctions de SAP ArchiveLink. est parfaitement intégré dans l'univers des solutions SAP. Le résultat: des solutions adaptées à tous les secteurs, quelle que soit la taille de l'entreprise. Tous les scénarios de capture mis en place par SAP sont supportés par le logiciel. Au final, le client profite d'une représentation claire et nette des flux de travail, d'un accès rapide aux informations pertinentes, d'un archivage conforme à la sécurité de révision et d'une réduction des coûts. et SAP vous permettent de tirer profit au maximum de votre travail. Enterprise Content Management I Gestion documentaire I Archivage I Processus I

2 et SAP: une symbiose lucrative propose un large éventail de fonctions ECM à la plateforme SAP, sous forme de services centraux et sur la base de l'architecture orientée service (SOA). Cela évite d'éventuels problèmes de jonctions, qui pourraient survenir lors de la sortie d'une nouvelle version par exemple. Une solution intégrale Dans, tous les documents pertinents sont rassemblés à un endroit central, puis ils sont structurés en fonction du secteur, par exemple sous forme de dossiers de livraison, de clientèle etc. Les utilisateurs accèdent à l'intégralité des données de projet par le biais de SAP ou d'une autre application. Grâce à la jonction entre et SAP, vous profitez d'une disponibilité de l'intégralité des informations pertinentes, ce qui vous permet de prendre les bonnes décisions en toute connaissance de cause. L'architecture de base: l'automatisation vous fait économiser du temps et de l'argent Le traitement des documents entrants a un grand potentiel d'efficacité. En effet, le traitement de ces documents est souvent ralenti par une intervention manuelle. et SAP se sont adaptés aux exigences des clients et permettent de représenter des scénarios de travail.

3 Une capture précoce ou tardive Les documents, notamment les documents numérisés, sont intégrés dans le processus SAP lors d'une capture qui peut être précoce ou encore tardive. Lors d'une capture tardive, le document passe toutes les étapes du processus sous forme de support dit analogique. La connexion entre le document et la comptabilisation SAP se fait par le biais d'un codebarres qui permet un archivage automatique dans une fois le traitement clos. Lors d'une capture précoce, la numérisation se fait dès l'entrée de courrier. Ainsi, le document suit un chemin intégralement numérique au fil du traitement. La fonction de processus intégrée dans permet de diriger un flux de travail de manière ciblée. Base de données SAP Numérisation Archivage + classification Processus Comptabilisation dans SAP La facture entrante est numérisée. La facture est archivée dans et classifiée à l'aide du DocXtractor. Le module DocXtractor effectue un test de plausibilité avec la base de données SAP. crée automatiquement le processus requis et dirige l'autorisation de facture à l'aide de celui-ci. Une fois la facture autorisée, elle est comptabilisée dans SAP, puis archivée automatiquement dans. Le graphique montre: un scénario -SAP pour un archivage en cas d'une capture précoce. Nos innovations - votre croissance 3

4 Les avantages du traitement automatique des factures entrantes Un traitement manuel des factures peut entraîner des erreurs et des coûts inutiles. En effet, en cas d'un nombre important de factures, les coûts de traitement croissent et les factures sont payées tardivement, ce qui fait que vous n'êtes pas en mesure d'économiser l'escompte. Grâce à, les factures entrantes sont numérisées directement dans et extraites par le DocXtractor (module de classification automatique). La numérisation des documents permet d'intégrer les données dans tous les processus de traitement. Les informations requises par SAP, par exemple le numéro de facture, les coordonnées bancaires ainsi que les conditions de paiement, sont extraites et mises à disposition en vue d'une transaction SAP. Afin d'éviter des erreurs, le système effectue un test de plausibilité avec la base de données SAP. Le système vérifie par exemple si l'attribution du numéro de commande concorde, ce qui améliore la qualité et la sûreté de la transaction. Cela se fait beaucoup plus rapidement que lors d'un traitement manuel.

5 Un accès aux informations rapide comme l'éclair Ensuite, les documents sont archivés automatiquement par le biais des données d'indexation. Maintenant, les utilisateurs peuvent accéder à chaque document en un clin d'oeil par le biais de SAP ou du client ECM. La gestion de versions intégrée aussi bien dans SAP que dans permet de garder un aperçu des différentes versions de document. Par ailleurs, le serveur d'indexation intégré vous propose d'effectuer une recherche dans les contenus de document, faisant ainsi de l'archive une précieuse source de savoir. En outre, il est possible de créer des interfaces vers des portails web ou un accès par le biais d'un navigateur ou d'un smartphone. Enfin, vous pouvez mettre en place un portail qui permettra à vos clients d'accéder par exemple aux offres archivées ou à leurs factures. Le processus par opposition au processus SAP Qui veut éviter une fracture médiale a besoin de processus intégralement numérisés. vous permet d'accéder à une machine de processus hautement performante. Un avantage considérable: représente le processus de travail indépendamment du système et intègre également les utilisateurs qui ne disposent pas d'un poste de travail SAP. Le système crée automatiquement le processus requis et affecte les tâches aux utilisateurs concernés. Tous les documents pertinents sont reliés avec le système SAP par le biais de la jonction standard ArchiveLink. D'autres avantages considérables du processus sont une intégration rapide ainsi que la possibilité de créer et de contrôler des processus complexes à l'aide d'un créateur graphique. Si nécessaire, une exploitation mixte avec le processus SAP est possible. Nos innovations - votre croissance 5

6 Répondre automatiquement aux exigences ayant trait à la législation fiscale archive tous les documents de comptabilité pertinents conformément à la législation. Par ailleurs, la base de données productive SAP est délestée, ce qui améliore considérablement la performance du système. Un autre avantage réside dans la restructuration des nouvelles versions, pour lesquelles seules les données nécessaires à une exploitation en ligne sont maintenues dans le système SAP. Ces données restent bien sûr disponibles pour un accès ultérieur (par exemple pour des évaluations). Le système ECM gère les documents sur des systèmes de RAID ou de Jukebox pour un archivage à long terme. Il sont bien sûr archivés conformément à la sécurité de révision. En outre, tous les documents qui ont été créés par le Collaboration Teamroom dans le portail SAP, sont archivés dans. De bonnes raisons pour -ECM et SAP: Un gain de coûts en raison de l'archivage à long terme grâce aux transfert des données dans l'archive ECM Le respect des directives légales en matière d'archivage de documents Un accès central à l'intégralité des dossiers ( s, commandes, offres, factures etc.) Une réduction des coûts (économie de l'escompte) grâce à la surveillance des délais de paiement, en raison de processus gérés de façon électronique Une documentation améliorée grâce à des processus de traitement clairs et nets Une réduction de temps grâce à la capture automatique Une qualité des données élevée grâce à une capture automatique et un post-traitement minime

7 Economiser du temps et de l'argent Les plus grands gains se font si la société automatise ses processus comme nous vous l'avons décrit. Plus le nombre de documents à traiter est important, plus grands seront les gains. et SAP ont réussi à créer un produit hautement performant qui répond parfaitement aux exigences actuelles et futures. Le savoir et les connaissances sont déposés de façon centrale, ce qui fait que les collaborateurs sont en mesure de retrouver rapidement et simplement toutes les données pertinentes. Plus d'informations sur les modules : Vous vous intéressez pour les modules, par exemple pour le DocXtractor ou encore pour le module de codes-barres? Alors, nous vous donnons rendez-vous sur notre site Web: Nos innovations - votre croissance 7

8 est disponible auprès de: Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D Stuttgart Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz Digital Office CH AG, Lagerstrasse 14, CH-8600 Dübendorf Numéro d'article A000-SAPALG-FR Digital Office, le logo, elo.com, office, professional et enterprise sont des marques de Digital Office GmbH en Allemagne et dans d'autres pays. Microsoft, MS, Windows, Word et Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sont des marques déposées de Microsoft Corporation dans les Etats-Unis et d'autres pays. Tous les autres noms de produits ou de services sont des marques déposées d'autres fournisseurs. Cette publication est uniquement destinée à fournir une information générale et ne peut en aucun cas remplacer un service de consultation détaillée. Les informations contenues dans cette publication peuvent être modifiées à tout moment sans annonce préalable. Les caractéristiques et fonctions techniques peuvent varier selon les pays. Vous pouvez obtenir des informations actuelles concernant les produits, les conditions du contrat ainsi qu'une liste de prix auprès des sociétés, auprès des partenaires Business et/ou auprès des partenaires Channel. Les informations de produits correspondent au développement actuel du logiciel. L'objet et l'étendue des prestations se réfèrent uniquement aux contrats correspondants. ne garantit pas que ses produits ou autres prestations permettent de maintenir le respect de certaines directives légales. Le client est lui-même responsable du respect des consignes de sécurité et des directives légales nationales et internationales. Les informations sont fournies sous réserve de modifications, d'erreurs et de fautes de frappe. Toute copie, reproduction ou transmission, intégrale ou partielle, uniquement avec l autorisation écrite de Digital Office GmbH. Copyright Digital Office GmbH Tous droits réservés. Enterprise Content Management I Gestion documentaire I Archivage I Processus I