ADHÉSION À L AEP. Présentation au Forum du CCMP 27 octobre 2014

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1 ADHÉSION À L AEP Présentation au Forum du CCMP 27 octobre 2014 N.B. : Ce document ne constitue pas la version originale mais a été traduit par un tiers. 1 Présentatrices : CHRISTINE GREEN, C.P.M. PRÉSIDENTE DU COMITÉ DE L AEP City of University Park, Texas KATHLEEN MURETTI, CPCP, CPPB, CPPO Services de l environnement Chef d équipe, Approvisionnement et comptes fournisseurs Ville d Airdrie, Alberta 2 12 h 30 à 13 h 30 1

2 Points de discussion Commanditaires/Comité Historique du programme de l AEP Demande de formulaire d inscription Évaluation/pointage Clarification des critères en 2015 Présentation d une demande Demande en ligne 3 Commanditaires Florida Association of Public Procurement Officials 4 12 h 30 à 13 h 30 2

3 New Sponsor in 2014 MEMBRE DU COMITÉ DU CCMP Services de l environnement, chef d équipe, Approvisionnement et comptes fournisseurs Ville d Airdrie Alberta, Canada 5 Comité de l AEP en 2015 National Procurement Institute BRIAN GARRITY, C.P.M., CPPB, Administrateur des acquisitions, Town of Oro Valley, AZ, PRÉSIDENT DU COMITÉ DE L AEP PHILLIP ELLISON, MBA, CPSM, C.P.M., RTSBA, Surintendant adjoint, Services de soutien des opérations, Spring ISD, TX PAM KIRKLAND, CPPO, CPPB, Directrice des achats, City of Richardson, TX PENNY MARCHELL, C.P.M., Première directrice des achats, Las Vegas Convention and Visitors Authority ANNETTE WARZWICK, CPPB, Contract Administrator, Denton County, TX California Association of Public Procurement Officials DREAMA HOWARD, CPPB, Agente principale des achats, City of Sunnyvale, CA DANIEL HOWELL, Directeur des contrats d achat, Eastern Municipal Water District, CA Florida Association of Public Procurement Officials JOE BENJAMIN, CPPO, CPPB, FCCM, Administrateur des contrats d achat, Orange County Government, FL BARBARA GRILLI, CPPO, CPPB, C.P.M. FCCM, Directrice, Achats et gestion des approvisionnements, City of St. Petersburg 6 12 h 30 à 13 h 30 3

4 Comité de l AEP en 2015(suite) National Institute of Governmental Purchasing DEBORAH CASPER, C.P.M., CPPB, Directrice, Achats et gestion du matériel, Orange County Fire Authority, CA DIANE SEATON, CPPO, CPPB, CDT, MCA, Administratrice des marchés, Services des installations, City of Portland, OR National Association of State Procurement Officials KENNETH PAULSEN, CPPB, Directeur des achats à la retraite, State of Iowa LEE JOHNSON, Certified Procurement Officer (OK), Directeur des marchés à la retraite, State of Oklahoma National Association of Educational Procurement CHARLES W. HUGHES, JD, C.P.M., Ancien directeur des Services d approvisionnement et de soutien, California State University, Long Beach, CA DON GREEN, C.P.M., Directeur des marchés et de l approvisionnement, California State University, Fullerton, CA Texas Public Purchasing Association CYD GRIMES, C.P.M., Agent des achats, Travis County, TX KAY FOSTER, C.P.M., Directrice des achats, Dallas/Fort Worth International Airport, TX 7 Historique du programme de l AEP Objectifs du programme de l AEP Créé en février 1995 par le NPI Récompense l excellence organisationnelle dans les marchés publics Favorise le développement de l excellence Fournit des points de référence pour maintenir l excellence Favorise une prise de conscience envers le secteur des marchés publics et ses professionnels 8 12 h 30 à 13 h 30 4

5 Récipiendaires Combien peut-il y avoir de récipiendaires? AUCUN chiffre préétabli Le prix est remis à toutes les organisations ayant obtenu une note de 100 pour les critères normalisés. Est-ce nécessaire d être une grande organisation ou une grande ville pour recevoir le prix? Organisations de toutes tailles Divers types d organisations Sont admissibles : les comtés, villes, arrondissements scolaires, états, districts spéciaux, districts aéroportuaires, universités, secteur public, secteur privé 9 Récipiendaires de l AEP par année h 30 à 13 h 30 5

6 Récipiendaires canadiens de l AEP en 2014 Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke Koce Kolev, responsable principal des achats Ville d Airdrie Paul Schulz, COA, agent administratif en chef Ville d Edmonton Dan Lajeunesse, MBA, SCMP, chef de service Construction de Défense Canada Mélinda Nycholat, ingénieure et vice-présidente des opérations et de l approvisionnement Province de Nouvelle-Écosse Services d approvisionnement Barry Boutilier, responsable principal des achats 11 Publié dans le calendrier de l ISM Avril h 30 à 13 h 30 6

7 Adhésion à l AEP 13 Feston de l AEP h 30 à 13 h 30 7

8 Adhésion à l AEP AEP = Travail d équipe 15 L AEP dans l actualité h 30 à 13 h 30 8

9 Encore des nouvelles de l AEP 17 Qu est-ce que l excellence? Professionnalisme Productivité Innovation Approvisionnement électronique Leadership h 30 à 13 h 30 9

10 Qu est-ce que l excellence? Professionnalisme Certification et éducation du chef du Service des achats Certification et éducation du personnel technique Programme de formation du personnel 19 Qu est-ce que l excellence? Productivité Page web sur les pratiques commerciales Énoncé de politique sur l éthique des achats Manuel des achats Sondage de la clientèle interne et externe Formation de l utilisateur/du fournisseur Mesures de la performance h 30 à 13 h 30 10

11 Qu est-ce que l excellence? Innovation Programme de carte d achats Achats écologiques Meilleur rapport qualité-prix 21 Qu est-ce que l excellence? Approvisionnement électronique Inscription en ligne du fournisseur Affichage électronique et distribution des demandes Avis de demande par courriel Appel d offres en ligne Affichage des tableaux et prix Enchères en ligne Bons de commande électroniques h 30 à 13 h 30 11

12 Qu est-ce que l excellence? Leadership Structure organisationnelle de l approvisionnement Leadership de l association Présentateur à la conférence régionale/nationale Auteur publié Chef de file pour les soumissions coopératives 23 Évaluation/notation Critère de succès ou échec Valeur de 5 ou 10 points Auto-évaluation Total minimum de 100 sur h 30 à 13 h 30 12

13 Processus de demande en 2015 Demande en ligne : Nouveaux paramètres de dates critère nécessitant une mesure dans un délai précis Ajout de paramètres de dates saisie d écran exigée pour obtenir les renseignements les plus récents Clarifications en italiques 25 Formulaire d inscription Lire et télécharger le formulaire d inscription de l Achievement of Excellence in Procurement (AEP) Les frais d inscription en 2015 sont de 400 $ pour les membres du NPI et 600 $ pour les non-membres h 30 à 13 h 30 13

14 Demande en ligne Programme web pour la présentation de la demande d inscription Saisie des données démographiques Chargement de documents Saisie de données toute l année Paiement en ligne 27 Information pour remplir la demande Log In 12 h 30 à 13 h 30 14

15 Inscription/ouverture de session Entrer l adresse de courriel et le mot de passe. Ouvrir une session. Renseignements à fournir Entrer le nom de l organisation et les coordonnées de la personne à contacter, ainsi que les renseignements à inscrire sur le trophée. Coordonnées de l agent des achats Cliquer sur Continuer h 30 à 13 h 30 15

16 Critères Cliquer sur Charger le fichier (Upload File) 31 Critères Sélectionner Oui ou Non pour chaque critère h 30 à 13 h 30 16

17 Critères Les instructions pour le téléchargement de fichiers lourds se trouvent sous l onglet «AEP Instructions» dans le haut de la page. Cliquer sur Continuer et sauvegarder après avoir rempli chaque critère. Les fichiers téléchargés apparaîtront ici. 33 Critères Les pastilles facilitent le déplacement d un critère à l autre. Il est facile d apporter des modifications avant d envoyer la demande h 30 à 13 h 30 17

18 Critères Voir les critères soumis et le pointage total. 35 Critères Cliquer sur NON pour les critères non soumis. Vérifie si les documents fournis répondent aux critères. La demande est terminée dès que vous cliquez sur Continuer et sauvegarder pour le dernier critère actif h 30 à 13 h 30 18

19 Prix et reconnaissance lors des conférences Sélectionner les conférences pour lesquelles votre organisation sera représentée. Le trophée vous sera directement expédié. 37 Renseignements relatifs au paiement Entrer les renseignements relatifs au paiement. Cliquer sur Envoyer (Submit). Toute autre modification est interdite h 30 à 13 h 30 19

20 Confirmation La demande sera traitée et confirmée. 39 Évaluation Équipe responsable de l évaluation : revues, notation et remarques Une note est accordée pour chaque critère par deux (2) membres de l équipe. Les écarts de pointage sont passés en revue par une autre équipe pour la décision finale h 30 à 13 h 30 20

21 Adhésion à l AEP Trophée de l AEP Trophée de l AEP h 30 à 13 h

22 Exemples de pratiques exemplaires 43 Questions? h 30 à 13 h 30 22

23 City of University Park, Texas Présidente du comité de l AEP cgreen@uptexas.org 45 Nouveau président de l AEP en 2015 Brian Garrity, C.P.M., CPPB Administrateur des achats Town of Oro Valley, Arizona aep@npiconnection.org h 30 à 13 h 30 23