MODE OPÉRATOIRE PGI EBP ETUDE DE LA PARTIE «COMPTABILITÉ» EXERCICE D INITIATION AU MODULE COMPTABILITÉ

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1 MODE OPÉRATOIRE PGI E 1 MAJ 09/16 OK ETUDE DE LA PARTIE «COMPTABILITÉ» EXERCICE D INITIATION AU MODULE COMPTABILITÉ Objectifs de cet exercice d initiation : - Créer des comptes fournisseurs et clients dans le plan comptable général de l entreprise. - Procéder à l enregistrement comptable des opérations de l entreprise dans les journaux. - Imprimer les différents documents comptables (journaux, grand-livre, balance, compte de résultat, bilan, déclaration de TVA). Important : cet exercice d initiation est à réaliser après avoir traité le mode opératoire N 1 concernant la partie «Gestion commerciale». MO = mode opératoire IMPORTANT : vous devez ouvrir le module «COMPTABILITÉ» du PGI E et éventuellement restaurer votre fichier de sauvegarde avant de faire cet exercice. La modification d un paramètre d option de saisie du journal : Cliquez sur le menu «Paramètres», puis sur «Comptabilité» puis sur «Journaux». Un écran s affiche mettant en évidence les différents journaux comptables (AC pour Achats, pour Banque principale, VE pour Ventes, ). Double-cliquez sur le journal «Achats». Un écran s ouvre. Dans la case «Libellé de l écriture», sélectionnez «Intitulé du compte saisi» puis cliquez sur «Enregistrer et Fermer». Faites la même chose pour les deux autres journaux Banque principale et Ventes. Ceci permettra d avoir à l écran le libellé du compte qui s affichera automatiquement lorsque vous saisirez un numéro de compte dans le journal. Exemple : Le libellé du compte 607 «Achat de marchandises» s affichera automatiquement dès la saisie de son numéro de compte 607 dans le journal. PREMIER TRAVAIL À FAIRE : Insérez les nouveaux comptes des fournisseurs et des clients de l entreprise ci-dessous dans le plan comptable général de l entreprise : Fournisseur LEPIC ; Fournisseur LEMAIRE ; Client LUC ; Client FONTAINE. MO La création d un compte dans le Plan Comptable Général : Cliquez sur le menu «Quotidien / Saisie» puis sur «Plan comptable entreprise». Cliquez sur l icône «Ajouter». Un écran «Compte N Nouveau» s affiche. Indiquez le N de compte et son intitulé. Puis cliquez sur «Enregistrer et Nouveau». Quand le dernier compte est saisi, cliquez sur «Enregistrer et Fermer».

2 2 DEUXIÈME TRAVAIL À FAIRE : Procédez à l enregistrement des écritures comptables ci-dessous dans les différents journaux (achats, ventes, banque) : MO La saisie normal des écritures comptables (saisie standard) dans les journaux : Cliquez sur le menu «Quotidien / Saisie», puis sur «Saisie par journal» puis sur «Mois en cours». Un écran apparaît ; il s agit de la liste des différents journaux (achats, banque, ventes, ). (Si vous double-cliquez sur l un de ces 3 journaux, alors vous pourrez voir les opérations comptables qui ont été transférées à partir du module «Gestion Commerciale».) Vous allez saisir une à une les écritures comptables ci-dessous et page suivante. Au milieu de l écran, faire clic-droit et sélectionnez «Nouvelle écriture comptable». Un écran «Écriture» apparaît. Saisissez la première écriture comptable ci-dessous en bas de page : Indiquez le journal (AC pour achats), la date de l écriture (la date du jour), le numéro de pièce (ce dernier s affiche par défaut, inutile de le modifier). Cliquez sur l icône «Ajouter». Une première ligne apparaît. Saisissez les différentes données de la première ligne de la première écriture comptable ci-dessous dans les cases correspondantes : - : ici, le numéro de la facture : 17 - N de compte : ici, libellé : ici, le libellé Achats de marchandises va s afficher automatiquement : - débit : ici, crédit : rien dans la première ligne Cliquez sur l icône «Ajouter» pour insérer une nouvelle ligne. Faites de même pour les 2ème et 3ème lignes de la première écriture comptable. Cliquez sur «Enregistrer et Nouveau» quand vous avez terminé de saisir les 3 lignes de la première écriture comptable. L écran de saisie redevient vierge. Procédez de la même façon pour chaque écriture comptable. Veillez à bien sélectionner le journal correspondant. Quand vous aurez saisi toutes les écritures comptables, cliquez sur «Enregistrer et Fermer». AC Écritures d achat (et de règlement) Achats de marchandises HT TVA déductible sur ABS 20% Fournisseur LEPIC TTC Fournisseur LEPIC TTC Banque TTC

3 3 AC Écritures d achat (et de règlement) Emballages 500 HT TVA déductible sur ABS 20% Fournisseur LEMAIRE 600 TTC Fournisseur LEMAIRE 600 TTC Banque 600 TTC VE Écritures de vente (et d encaissement) Ventes de produits finis HT TVA collectée 20% Client LUC TTC Client LUC TTC Banque TTC VE Écritures de vente (et d encaissement) Ventes de marchandises HT Ports et frais accessoires 50 HT TVA collectée 20% Client FONTAINE TTC Client FONTAINE TTC Banque TTC La correction d une écriture comptable non validée (en vue de modifier une erreur par exemple) : Cliquez sur le menu «Quotidien / Saisie», puis sur «Saisie par journal» puis sur «Mois en cours» (si l écriture concernée a été faite durant ce mois). Un écran apparaît ; il s agit de la liste des différents journaux (achats, banque, ventes, ). Si vous double-cliquez sur l un de ces 3 journaux, alors vous pourrez voir les opérations comptables qui ont été saisies (et / ou qui ont été transférées à partir du module «Gestion Commerciale»). Sélectionnez l écriture comptable que vous voulez modifiez (elle s encadre en bleu). Modifiez les données souhaitées, puis cliquez sur «Enregistrer et Fermer». Important! Vous devez impérativement vérifier toutes vos écritures comptables dans les journaux avant de valider les écritures comptables.

4 4 TROISIÈME TRAVAIL À FAIRE : Réalisez la déclaration de TVA du mois en cours. MO La déclaration de TVA du mois en cours : Cliquez sur le menu «Quotidien / Saisie» puis sur «TVA», puis sur «Déclarations de TVA». Un écran s affiche. Cliquez sur l icône «Ajouter». Une fenêtre «Nouvelle déclaration» s affiche. Choisissez la déclaration à effectuer (ici, 3310 CA3 et ses annexes), la période désirée et les feuillets à inclure dans la déclaration (laissez la case cochée par défaut, ici 3310 CA3). Cliquez sur «Valider». (Si une fenêtre «Informations» apparaît au sujet du type de société, cliquez sur «Fermer».) Un écran «Déclaration de TVA du mois désiré» s affiche. Cette déclaration de TVA comprend plusieurs pages. Cliquez sur «Enregistrer». Cliquez sur l icône «Imprimer» pour l imprimer ou l enregistrer en format PDF. Cliquez sur «Fermer». AUTRES MANIPULATIONS SUR LE MODULE COMPTABILITÉ L impression des documents comptables : Pour imprimer le journal, le grand-livre et la balance : Cliquez sur le menu «Quotidien / Saisie» puis «Impressions» puis «États comptables» puis sélectionnez le document comptables désirée : journal, grand-livre, balance. Pour imprimer le compte de résultat et le bilan : Cliquez sur le menu «Exercices / Clôtures» puis «Impressions» puis «États annuels» et sélectionnez le document désiré (bilan, compte de résultat). La validation des écritures comptables : ATTENTION!!!! Le MO de validation des écritures comptables est donné à titre indicatif. NE PAS FAIRE CES MANIPULATIONS SUR VOTRE FICHIER!! Pour le moment, vous avez saisi vos écritures comptables en mode «brouillard». Cela signifie que vous pouvez les modifier, qu elles sont en «brouillon». Aux yeux de la loi, vous devez valider vos écritures comptables afin que personne ne puisse les modifier, les falsifier. Il est impératif de faire une sauvegarde de votre dossier avant de faire la manipulation ci-dessous. Attention, les écritures ne pourront plus être modifiées!!! Cliquez sur le menu «Exercices / Clôtures» puis sur «Exercices / Clôtures» puis sur «Gestionnaire de journaux». Cochez les journaux à valider. Dans la barre des tâches à gauche, cliquez sur l icône «Valider les écritures». Des messages de confirmation de validation peuvent apparaître. Cliquez sur «Oui». Un écran «Compte-rendu de l opération» s affiche. Cliquez sur «OK».

5 5 LA SAUVEGARDE ET LA RESTAURATION DU DOSSIER La sauvegarde du dossier que vous venez de travailler (à mettre sur clé USB) : FAIRE DES SAUVEGARDES FRÉQUEMMENT!!! À partir du module E Gestion Commerciale : Cliquez sur le menu «Outils», puis «Sauvegarde». L écran d assistant sauvegarde s affiche. Cliquez sur «Suivant». Les cases «Inclure le dossier» (votre dossier est présélectionné) et «Inclure la configuration et l environnement» doivent être cochées. Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande pour l application E Gestion Commerciale d indiquer le chemin réseau du dossier partagé, à savoir \\EOPENLINE\E. Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande pour l application E Compta d indiquer le chemin réseau du dossier partagé, à savoir \\EOPENLINE\E. Cliquez sur «Suivant». L écran propose de sélectionner la destination de votre sauvegarde. Sélectionnez l emplacement où vous désirez enregistrer votre sauvegarde. Cliquez sur «Suivant». Une page indique les données qui seront sauvegardées. Votre dossier entier sera sauvegardé (quel que soit le module : gestion commerciale, comptabilité, ). Cliquez sur «Lancer». Veuillez patienter quelques instants. Une page s affiche et indique que l opération est terminée. Cliquez sur «Fermer». Attention! Vérifiez dans votre clef usb que le fichier de sauvegarde est présent. Ne l ouvrez pas. Ne le renommez pas. Ce fichier permettra de restaurer votre dossier sur un autre PC. Voir ci-dessous. La restauration du dossier sur un autre PC : Vous vous installez sur un autre ordinateur où vous n avez jamais utilisé ce PGI. Ouvrez le PGI E puis le module E Gestion Commerciale. Cliquez sur le menu «Outils», puis «Restauration». L écran d assistant restauration s affiche. Cliquez sur «Suivant». Sélectionnez votre fichier de sauvegarde que vous voulez restaurer. Cliquez sur «Suivant». La case «Inclure le dossier» est cochée par défaut. Cliquez sur «Suivant». L écran demande de choisir les applications à restaurer. Les différents modules d E (gestion commerciale, comptabilité) doivent être cochés. Cliquez sur «Suivant». L écran indique (pour E GESTION COMMERCIALE) le type d installation réseau (sélectionnez Poste client seul). Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande pour l application E Gestion Commerciale d indiquer le nom du serveur, à savoir EOPENLINE\E. Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande pour l application E Gestion Commerciale d indiquer le chemin réseau du dossier partagé, à savoir \\EOPENLINE\E. Cliquez sur «Suivant». L écran indique le nom de votre dossier. Rajoutez un chiffre à son nom. Cliquez sur «Suivant». L écran indique (pour E COMPTA) le type d installation réseau (sélectionnez Poste client seul). Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande pour l application E Compta d indiquer le nom du serveur, à savoir EOPENLINE\E. Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande pour l application E Compta d indiquer le chemin réseau du dossier partagé, à savoir \\EOPENLINE\E. Cliquez sur «Suivant». L écran indique le nom de votre dossier avec le chiffre de rajouté. Cliquez sur «Suivant». Une page résumant les données collectées s affiche. Cliquez sur «Lancer». Veuillez patienter quelques instants. Une page s affiche et indique que l opération est terminée. Cliquez sur «Fermer».

6 6 FIN DE CE MODE OPÉRATOIRE. Vous êtes donc apte à (après réalisation de ce mode opératoire 2 ou 3 fois) : - créer de nouveau compte dans le plan comptable général ; - procéder à l enregistrement d écritures comptables dans les journaux ; - réaliser une déclaration de TVA ; - imprimer les principaux documents comptables (journaux, grand-livre, balance, compte de résultat et bilan).