CAHIER DES CHARGES REALISATION SITE INTERNET SYDESL 2016

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1 CAHIER DES CHARGES REALISATION SITE INTERNET SYDESL 2016

2 1 Syndicat départemental d énergie de Saône et Loire (SYDESL) Cité de l Entreprise 200 Boulevard de la Résistance Mâcon Tel : contact@sydesl.fr Personne à contacter dans l entreprise : M. Philip GUYOT de CAILA

3 2 Sommaire 1 PRESENTATION DU SYDESL PRESENTATION DU PROJET Rôles Objectifs du site A qui s adresse le site Contenus Arborescence PRESTATIONS ATTENDUES Charte graphique et charte éditoriale Création et récupération de contenus Développement Maquette du site Dépôt du nom de domaine et adresses mail Hébergement Référencement Mises à jour Statistiques de connections Option cartographie des travaux LIVRABLES ATTENDUS PROPRIETES ET DROITS CALENDRIER ET DÉLAIS D EXÉCUTION PRESENTATION ET CONTENU DE L OFFRE MODALITES DE REMISE DE L OFFRE AUTRES RENSEIGNEMENTS... 9

4 3 1 PRESENTATION DU SYDESL Le Syndicat Départemental d Energie de Saône et Loire (SYDESL) est un syndicat mixte fermé qui a été créé en Il compte à ce jour 572 communes adhérentes, ce qui représente plus de habitants. Le SYDESL est administré par un Comité syndical composé de représentants des communes adhérentes, et par un Bureau syndical qui exerce les attributions qui lui ont été déléguées par le Comité. Une trentaine d agents composent les services du SYDESL. Parmi toutes ses missions, le SYDESL est l autorité organisatrice de la distribution publique de l'électricité. Il est à ce titre propriétaire de kilomètres de lignes basse et moyenne tension sur l ensemble du département de Saône et Loire, ainsi que des organes de sécurité à partir des postes sources de distribution publique jusqu aux compteurs électriques. Ses activités principales concernent l énergie électrique, l éclairage public, le gaz, les télécommunications, les concessions, l efficacité énergétique, les énergies renouvelables, et le groupement d achat énergie. Le SYDESL propose de nombreux services aux communes ou groupement de communes adhérents parmi lesquels un Système d Information Géographique, l assistance au dépannage en éclairage public, les certificats d économie en énergie, etc Le SYDESL propose également dans une moindre mesure une information et des services grand public qu il conviendra de traiter spécifiquement. 2 PRESENTATION DU PROJET Faire connaître le SYDESL et renforcer son image auprès des collectivités et du grand public Créer une plateforme de services aux communes adhérentes : téléchargements, conseils sur la réglementation en vigueur, SIG intégré, module CEE, projets en cours Liens vers les réseaux sociaux 2.1 Rôles Rôle du SYDESL : valider les phases de choix (graphisme, ergonomie, contenus), valider le respect du cahier des charges, veiller au respect des délais, fournir les contenus de base (textes, plaquettes, logos, images, photos).

5 4 Rôle du prestataire : proposer une charte graphique concevoir et réaliser le site internet, respecter les délais, proposer un rétro planning de réalisation en accord avec le Sydesl. 2.2 Objectifs du site Le site internet du SYDESL poursuit un double objectif de trafic et de fidélisation site d information, support de communication support de fidélisation, plateforme interactive (téléchargements, SIG, CEE) Principaux résultats attendus : améliorer l image de l entreprise améliorer la qualité de service aux collectivités adhérentes 2.3 A qui s adresse le site 1. Collectivités adhérentes (communes, EPCI, ) Importance de la cible : primaire Centres d intérêts de la cible : recherche d informations, besoin de services, déclarations d incidents, 2. Usagers grand public de Saône et Loire Importance de la cible : secondaire Centres d intérêts de la cible : recherche d informations, de références, ou de dispositifs d aide 3. Réseau professionnel national du secteur énergie Importance de la cible : secondaire Centres d intérêts de la cible : recherche d informations, benchmarking, etc. 2.4 Contenus LE SYDESL s engage à fournir : Des images, photos, textes aux formats numériques classiques Estimation 90% Des éléments à numériser (photos, documents divers) - Estimation 10% Les liens vers les applications à intégrer (SIG, CEE) nombre total initial de pages estimées pour le site : 25 pages nombre initial de photos et images : 80 tailles des bases de données et des fichiers informatiques : 2.5 Arborescence La structuration du site web consiste à bâtir l'architecture globale du site web en organisant les différentes informations. Il s'agit dans un premier temps de faire l'inventaire des contenus du site web existant et de les regrouper par thématique pour le «rubriquage».

6 5 Le prestataire proposera une arborescence pertinente à deux ou trois niveaux à partir des chapitres principaux: Page d accueil Le SYDESL (Présentation) Actualités Espace collectivités Espace particuliers Espace Téléchargements Contact / Accès Modules spéciaux Recevoir la lettre d'informations Photothèque Glossaire Modules liés à l espace Collectivités Plateforme SIG (application extérieure fournie) Plateforme CEE (application extérieure fournie) Modules optionnels Cartographie départementale des travaux (voir 3.10) Autre suggestion du prestataire 3 PRESTATIONS ATTENDUES 3.1 Charte graphique et charte éditoriale La proposition du prestataire contiendra : des conseils relatifs à l identité graphique du SYDESL, une recherche graphique et iconographique pour le nouveau site, des propositions de mise en page et de charte éditoriale, la conception d un système de navigation (schéma des différentes navigations possibles, parcours de vue). 3.2 Création et récupération de contenus Le prestataire devra : adapter à une présentation web les contenus fournis, numériser les données nécessaires, créer les éléments graphiques (fond de page, boutons, icônes ). 3.3 Développement La proposition du prestataire comprendra l intégration au site internet, des modules obligatoires suivants : interface de mise à jour du site (plusieurs niveaux administrateur, éditeur, ) moteur de recherche interne au site, formulaire de contact ou de collecte d information,

7 6 Newsletters sondage, photothèque, vidéothèque gestion automatique d actualités, transfert vers réseaux sociaux (montant et descendant) plan de situation googlemap La proposition du prestataire pourra également comprendre la possibilité d intégration au site internet, des modules optionnels suivants : Cartographie des travaux (voir 3.10) moteur de recherche interne au site, Attention les langages utilisés pour les développements devront être standards (ex : php, java, xml, etc ). Le prestataire devra en outre préciser l architecture technique utilisée. 3.4 Maquette du site Le prestataire devra présenter une maquette du site qui permettra de vérifier les objectifs ainsi que de valider la navigation. La maquette devra être réalisée avec des liens statiques pour simuler l affichage de tous les types de contenus. 3.5 Dépôt du nom de domaine et adresses mail Le nom de domaine sera conservé. Le SYDESL est déjà propriétaire de son nom de domaine. Pas de gestion des adresses mail à prévoir. 3.6 Hébergement Pas d hébergement à prévoir. 3.7 Référencement Le site internet devra offrir les meilleures garanties de référencement pour les moteurs de recherche principaux (google, yahoo, ) et les annuaires préconisés par le prestataire. Pour les moteurs de recherche le SYDESL fournira les mots clés du site, le descriptif du site, le texte indexé. Pour les annuaires le SYDESL indiquera la catégorie choisie ainsi que la description De manière optionnelle, le prestataire présentera une prestation de lancement (audit) puis de suivi de référencement, en indiquant la durée, la fréquence des rapports de positionnement et la réinscription dans les moteurs et annuaires.

8 7 3.8 Mises à jour Le SYDESL assurera en interne les mises à jour de son site internet. Le prestataire indiquera dans sa proposition les moyens mis à la disposition du SYDESL pour mettre à jour les pages du site (accès FTP, interface de mise à jour par le web, logiciel à acquérir ) Le prestataire précisera le dispositif de formation à l outil de mise à jour envisagé. 3.9 Statistiques de connections Le prestataire inclura dans sa proposition un accès en ligne aux statistiques de fréquentation du site. Celles-ci devront comprendre a-minima : nombre d accès visiteurs, mots clés tapés par les internautes, moteurs et annuaires de provenance, nombre de visites, pages visitées, provenance géographique des internautes, jours et tranches horaires des visites, types de navigateurs utilisés, fournisseurs d accès d origine Option cartographie des travaux Une page web permettra d afficher, à l échelle du département, sur une carte type «Google Map», l ensemble des travaux en cours réalisés par le SYDESL sous forme d épingle avec info bulle. La fréquence de mise à jour initiale de la carte est mensuelle (mais elle pourra évoluer dans le temps). Le principe de mise à jour proposé est le suivant : le SYDESL fournira sur un répertoire à définir du site web un fichier au format CSV (séparateur «;») contenant les informations à afficher, notamment : o coordonnées X, Y des travaux dans un système de projection à définir o intitulé des travaux o date de début et date de fin prévue o montant des travaux o participation du SYDESL le prestataire fournira un outil o au format bat, vbs, etc. permettant ainsi d être planifié sur le serveur Web à la fréquence de notre choix (mensuelle au départ) o qui permettra d importer dans la base du site web les données du fichier CSV le fichier CSV remplacera les données existantes (supprimer tout puis insérer les nouvelles valeurs) le prestataire fournira la page web contenant la carte (type Google Map) et les données à afficher (issues du CSV) sous forme d épingle colorée (la couleur pouvant dépendre par exemple du type de travaux)

9 8 4 LIVRABLES ATTENDUS Les pièces à livrer par le prestataire internet pendant et après la réalisation du site sont les suivantes : planning de réalisation avec un engagement sur la date de mise en ligne, arborescence détaillée du site, fichiers informatiques source (pages HTML, graphismes, bases de données, programmes, etc ) documents décrivant le site, son fonctionnement, version du code HTML utilisée, version des navigateurs compatibles, preuves des déclarations (récépissé CNIL, copies d écrans des déclarations annuaires et moteurs, fiche descriptive du nom de domaine), identifiant et mot de passe pour accéder au serveur. le nom du chef de projet au sein de l entreprise prestataire l offre de prix détaillée Tous ces livrables pourront être demandés sur CD-Rom. 5 PROPRIETES ET DROITS Le SYDESL conservera la propriété de l ensemble des images, graphismes, icônes et autres contenus créés pour le site. 6 CALENDRIER ET DÉLAIS D EXÉCUTION Le SYDESL demande aux candidats d établir un planning sur lequel ils s engagent. Ce planning précisera le délai d exécution de chaque prestation prescrite telles qu indiquées dans le cahier des charges. 7 PRESENTATION ET CONTENU DE L OFFRE Le candidat produira les pièces ci-après énumérées. Il devra impérativement faire apparaître dans son offre l ensemble des renseignements demandés. La langue française doit être obligatoirement utilisée. Le devis daté et signé : Une proposition financière détaillée qui fera apparaître tous les postes concourant à la réalisation des prestations. La proposition technique et méthodologique : La proposition technique doit répondre aux exigences, contraintes et prescriptions du cahier des charges. Le titulaire peut proposer en variante d autres prestations ou options des modalités d exécution que celles décrites dans le cahier des charges.

10 9 Une note d intention (approche du sujet, idées et pistes de traitement) Des pistes graphiques La méthodologie proposée pour assurer l organisation et la réalisation des prestations Les moyens humains affectés 8 MODALITES DE REMISE DE L OFFRE La proposition sera envoyée par voie postale, ou remis contre récépissé à l adresse reportée cidessous, à l accueil de 9 h à 12h et de 14h et 16 h30. SYNDICAT DEPARTEMENTAL D ENERGIE DE SAONE ET LOIRE Service communication Cité de l Entreprise 200 Boulevard de la Résistance Mâcon Ou à l adresse électronique suivante : contact@sydesl.fr Un accusé de réception électronique par mail sera adressé en retour. La date limite de réception des offres est fixée au 23 septembre Au terme de l analyse des propositions reçues, le SYDESL pourra engager des négociations avec les candidats, notamment il pourra leur être demandé d améliorer, de compléter leur offre ou de réviser leur prix. 9 AUTRES RENSEIGNEMENTS Philip GUYOT de CAILA pguyot@sydesl.fr Tél.: