Club de tennis de table Chops

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1 Club Chops 1300 avenue des grands pins Québec QC, G1S 4J5 (418) Étaient présents : Club de tennis de table Chops Procès-verbal de l Assemblée générale Annuelle 2013 tenue le 18 septembre 2013 à 19h00 Fernand Chabot, Marc Tardif, Robert Parthenais, Roger Belleau, Yves Vallée, Francis Pellerin, Richard Goulet, Lucie Roy, Jeannot Lachance, Rodrigue Gagnon, François Bernatchez, Guy Dethurens, Richard Levasseur, Richard Drolet, Nancy Dupont, France Garon, Serge Coveney, Guy Ho, Gilles Major, Cédric Périon, Lazhar Abbassi, Pierre Daoust, Sylvain Daigle 1. Lecture et adoption de l ordre du jour Jeannot Lachance occupera le rôle du Président d assemblée et Sylvain Daigle, celui du Secrétaire d assemblée. Le point «sondage» est ajouté au quatrième point de l ordre du jour. L ordre du jour, tel que modifié, est proposé par Francois Bernatchez, secondé par Guy Dethurens. 2. Lecture et adoption du procès-verbal de l Assemblée Générale Annuelle 2012 tenue le 10 septembre Le procès-verbal de l Assemblée générale annuelle est proposé par Rodrigue Gagnon, secondé par France Garon et est adopté à l unanimité.

2 3. Rapport du président Le Président Robert Parthenais souligne l apport des membres du Conseil d administration et des membres bénévoles du club Chops. Les objectifs fixés par le conseil d administration (communication, camaraderie, augmentation de 10% des joueurs, implantation et description des tâches, présence d un entraîneur un soir semaine, formation des aînés, recherche de salle permanente) ont tous été atteints. Le club a su offrir six activités par semaine, trois tournois, un camp d été de cinq semaines. Il y a eu, dans l année, une augmentation de 30% de la clientèle, une augmentation de 40% des présences, ce qui a demandé beaucoup de travail pour les membres du Conseil d administration, dont plus particulièrement pour son Président. Celui-ci exprime le souhait que les membres actifs s impliquent donc plus. Il y a huit postes d administrateur à combler, dont cinq sont à renouveler et trois à remplacer, d où l importance de la relève et de l engagement dans le club. Le club a compté 90 membres l an passé. question de procédure : Jeannot Lachance, secondé par Richard Goulet, propose de déplacer le point «sondage» en varia. Roger Ledoux, secondé par Richard Goulet, demande le vote. La proposition est adoptée à la majorité. 4 Rapport du trésorier Fernand Chabot présente les états financiers de l année (documents présentés en annexe) Une question est posée sur la subvention des entraîneurs. La subvention et le contrat sont directement remis à Côme Vincent Bernier selon des critères communs à tous les entraîneurs du Québec. Le rapport du trésorier est proposé par Richard Goulet, secondé par Richard Drolet. 5 Rapport du directeur des technologies de l information Francis Pellerinprésente son rapport.

3 Le nouveau site web, qui fonctionne à petits frais, est d une grande importance pour la bonne communication des informations entre les membres. Suite à quatre réunions du Conseil d Administration, quatre bulletins d information ont été disponibles sur le site. Francis souligne le travail qui a été fait sur les formulaires de tous genres. Francis a donné une invitation gratuite à ceux qui demandaient des informations via le site internet. Une dizaine de personnes se sont prévalues de ces invitations. Comme le lien Facebook n attirait que les commentaires de jeunes qui ne jouent pas au tennis de table, il a été un peu délaissé. 6 Élections Nomination d un Président d élection et d un Scrutateur et d un S ecrétaire Yves Vallée, secondé par Jean-Marc Peter, propose comme Président d élection Rodrigue Gagnon. Ce dernier accepte. Yves Vallée, secondé par Jean-Marc Peter, propose comme Secrétaire d élection François Bernatchez. Ce dernier accepte. Rodrigne Gagnon, secondé par Lucie Roy, propose comme Scrutateur d élection Roger Belleau. Ce dernier accepte. Élection des mandats renouvelables Richard Drolet propose que les cinq mandants renouvelables soient reconduits. Des cinq mandats qui sont renouvelables, Robert Parthenais, Marc Tardif, Francis Pellerin, Fernand Chabot acceptent de reconduire leur participation au sein du Conseil d administration. Pierre Daoust refuse. France Garon propose Richard Drolet. Ce dernier refuse. Richard Goulet propose par procuration Pierre Yves Tremblay. Sa demande est acceptée. Ces cinq personnes sont déclarées élues pour un mandat de deux ans. Élection des mandats d un an Trois membres présentent leur démission après un an, soit Anne-Marie Roy, Richard Goulet et Carol Larouche. Robert Parthenais propose par procuration Côme Vincent Bernier. Sa demande est acceptée. Roger Ledoux propose Richard Drolet. Ce dernier refuse. Guy Dethurens propose Lucie Roy. Cette dernière refuse.

4 Richard Goulet propose Richard Levasseur. Ce dernier refuse. Francis Pellerin propose Cédric Périon. Ce dernier accepte. Deux personnes sont donc élues pour un mandat d un an. Toutes ces personnes ont été applaudies par l'ensemble de la foule. Il reste à Sylvain Daigle un an à son mandat. Un seul poste est à combler en cours d année. 7 Demande d un membre de procéder au changement de la date de l exercice financier Guy Dethurens explique la motivation de sa demande en disant que, souvent, dans les groupes communautaires, l exercice financier a lieu à la fin des activités et non au commencement des activités de l année suivante, ce qui permet d informer les membres tout de suite après l année écoulée. Robert Parthenais dit que le sujet a été débattu et que les membres du Conseil d administration ont décidé de garder le statut quo sur le sujet pour plusieurs raisons : plus de paperasserie, pas d avantage, complique les comptes. 8 Varia 8.1 sondage Sylvain Daigle présente brièvement le sondage préparé et distribué par Guy Dethurens et François Bernatchez. François Bernatchez demande pourquoi le Conseil d administration n a pas fait circuler les résultats aux membres du club. Sylvain Daigle répond que, comme le sondage ne vient pas du Conseil d administration et que ce dernier n en était que le véhicule, on a cru qu il était de la responsabilité de ses auteurs à poursuivre la démarche. Robert Parthenais ajoute que ce n est pas la responsabilité d un organisme à but non lucratif de travailler à un dossier qui présente un organisme à but lucratif. Guy Dethurens rappelle le but du sondage qui est l obtention d une salle permanente. Robert Parthenais précise que le Conseil d administration souhaite également l obtention d une salle permanente et qu il est en lien avec la ville de Québec pour répondre à la demande. Robert Parthenais demande l aide des membres pour produire un rapport à présenter à la ville pour faciliter la recherche d une salle permanente.

5 France Garon, secondée par Lucie Roy, propose que la représentante de la ville prenne la parole. Nancy Dupont rappelle qu avec le dernier Conseil d administration, il y a eu quelques visites de salles. Elle pense que la recherche d un local partagé avec d autres organismes serait plus efficace. Elle mentionne qu elle demeure toujours en contact avec le Conseil d administration afin de répondre à la demande. France Garon ajoute que certains gymnases scolaires sont libres. La ville pourrait ainsi aider à la subvebtion des frais de location de la salle. Nancy Dupont répond qu effectivement, il y a des ententes avec des écoles, mais que celles-ci se plaignent déjà du manque de rangement pour leur propre équipement. France Garon incite à faire des recherches ailleurs que dans l arrondissement La Cité- Limoilou. François Bernatchez demande quels sont les taux (de location) pour les clubs (dans les écoles). Nancy Dupont répond qu il y a un tarif préférentiel pour les organismes de la ville. Guy Dethurens, secondé par Francis Pellerin, propose que le Conseil d administration recherche une salle à nous. Le Conseil d administration demande qu un sous-comité s en occupe. On demande le vote sur la question : 15 sont en faveur de la proposition, personne n est contre, il y a quatre abstentions. La proposition est acceptée à la majorité. Francis Pellerin propose que François Bernatchez comble le poste vacant du Conseil d administration. Avant que la proposition ne soit secondée, le Président d élection mentionne que cette proposition ne respecte pas l ordre du jour, les élections faisant partie du point 6. Sylvain Daigle, secondé par Gilles Major, propose que François Bernatchez s occupe du sous-comité dédié à la recherche d une salle permanente. François Bernatchez refuse. 9 Levée de l assemblée Richard Goulet, secondé par Gilles Major, propose la levée de l assemblée.