Compte-rendu Groupe d utilisateurs Ludik

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1 Compte-rendu Groupe d utilisateurs Ludik 29 janvier 2013 Contenu confidentiel Queen, Montréal, QC H3C 2N6 Canada acceo.com

2 Table des matières GROUPE D UTILISATEURS LUDIK... 1 THÈME 1 : LES SERVICES AUX CITOYENS... 3 THÈME 2 : LES SERVICES AUX ORGANISMES... 5 THÈME 3 : LES INFRASTRUCTURES EN LOISIRS ET LEUR GESTION... 8 THÈME 4 : LES MESURES DE LA PERFORMANCE DES ORGANISATIONS DE LOISIRS RÉSUMÉ DES GRANDES PRIORITÉS i

3 Groupe d utilisateurs Ludik Une rencontre des utilisateurs du logiciel Ludik a eu lieu le 29 janvier Participants Jean-Paul Rousse Centre du Sablon Claude Guérin Ville de Rosemère Dany Provencher Centre sportif de l'uqàm Nicole Audet Ville de Saguenay Chantal Flament Centre sportif de l'uqàm Alain Girard Ville de Saguenay Lynda Archambault Université Laval Lyne Joanisse Ville de Saint-Bruno-de-Montarville Michel L. Guay Ville de Beaconsfield Marie-Andrée Dériger Ville de Sainte-Catherine Daniel Bellemare Ville de Blainville Stéphane Huard Ville de Saint-Constant Michel Leclerc Ville de Boucherville Nathalie Leclaire Ville de Saint-Constant Melissa Carroll Ville de Boucherville Marie-Claude Lapointe Ville de Saint-Hyacinthe Christine Lagadec Ville de Brossard Guillaume Leblanc Ville de Saint-Hyacinthe Hugo Hallé Ville de Brossard Lucie Prévost Municipalité de Saint-Jean-Baptiste Patrick Henri Ville de Candiac Michel Barbier Ville de Saint-Lambert Sophie Martel Ville de Chambly Robert Bourguinon Ville de Saint-Lambert Geneviève Boisvert Ville de Chambly Louise Lanciault Ville de Sainte-Julie Anne Tremblay Cité de Dorval Luc Brassard Ville de Sainte-Julie Gilles Rochette Cité de Dorval Pierre Hardy Ville de Sainte-Thérèse Simon Cadoret Ville de Gatineau Jean-Serge Paquette Ville de Saint-Eustache Pascal Boivin Ville de Granby Caroline Roy Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu André Côté Ville de Granby Maryse Rainville Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu Martin Groulx Ville de La Prairie Annick Rivest Ville de Sherbrooke Dominick Fréchette Ville de Lévis Lyse Cloutier Ville de Sherbrooke Jycelin Beaumont Ville de Lévis Joël Laroche Ville de Sorel-Tracy Johanne Paquet Ville de Lévis Gilles Picard Ville de Terrebonne Martin Forcier Ville de Longueuil Line Pineau Ville de Terrebonne Daniel Guigère Ville de Longueuil Jean-Marc Cimon Ville de Varennes Martine Sirois Ville de Montréal Monique Soucy Ville de Varennes Marie-Claude Duguay Ville de Mont-Saint-Hilaire Richard Duhaime Ville de Vaudreuil-Dorion Monique Douville Ville de Mont-Saint-Hilaire Joëlle Morin Ville de Vaudreuil-Dorion Nathalie L'Espérance Ville de Repentigny 1

4 But de la rencontre Recueillir les commentaires des participants afin de cibler l orientation des loisirs au cours des prochaines années et de produire le plan d évolution de Ludik. Voici les 4 thèmes discutés lors de cette rencontre : 1) Les services aux citoyens 2) Les services aux organismes 3) Les infrastructures en loisirs et leur gestion 4) Les mesures de performance des organisations de loisirs Déroulement de la rencontre Pour chacun des 4 grands thèmes qui avaient été identifiés, les participants devaient discuter des grands enjeux par petits groupes et nous revenions ensuite en plénière pour mettre les idées en commun et en faire ressortir les principales priorités. Passerelle de paiement En milieu de rencontre, une présentation de la passerelle de paiement ACCEO a été faite. Compte-rendu Vous retrouverez donc dans ce compte-rendu, tous les commentaires qui ont été recueillis lors de cette journée en fonction des 4 thèmes choisis au préalable. 2

5 Thème 1 : Les services aux citoyens Portée du sujet Identifiez les services pouvant être complémentaires à Ludik, notamment concernant l utilisation via le Web ou via la mobilité, mais sans restreindre d autres avenues. Offrez de la commodité aux citoyens (client) en donnant certains services en tout temps. Exemples Inscription rapide via Web Diffusion des activités sur écran géant Applications mobiles (informations, inscriptions, alertes ) Commentaires recueillis lors de la plénière Portail citoyen (Dossier client) Autonomie (mise à jour en ligne, modification des informations, données, cours); Acceptation de recevoir des informations en lien avec les activités/groupe; Fiche Santé/médicale, préalable à l inscription (camp de jour) à refaire annuellement; Consultation par les clients : Historique de leur dossier, inscription : impression de leur fiche, reçu/relevé 24, camp de jour (allergies) convivialité, profil avec préférence; Gestion des familles, en faire un onglet; Adresse courriel, se déporter dans le dossier personne afin de générer des envois (dossier personne, l avoir) pedigree; Flexibilité des champs, action rapide; Paramétrer : (historique des changements : qui, quand) Avoir un volet préférence dans le dossier; Porte d entrée loisir, aller à un endroit pour avoir l offre de service (intégrer, flexibilité de données, partie organisme, même place; Dossier loisir en lien avec le dossier culture (passerelle bibliothèque); L amélioration du logiciel de gestion (Ludik Windows) doit aussi être considérée. Volet communication Application mobile : o Mot de passe unique pour tous les services citoyens, accès unique, identifiant unique, service en temps réel; o Consultation (horaire, sites des activités, itinéraires, etc.); o Inscription (peu importe où le client est); o Information en temps réel (liste d attente, etc.). Aspect promotion / information / alerte : o Intégration des médias sociaux (sms, courriel : règle spam, etc.); 3

6 o Annulation (ex : professeur malade, etc.), nouvelle session, préférences d inscription; o Rappel pour le début des cours. Faciliter la communication sans que le citoyen doive appeler, il doit être capable de se débrouiller et se retrouver facilement. Interface Web Compatibilité de la technologie. S assurer que le logiciel fonctionne avec tout : o Ex : les fureteurs (Chrome, Firefox, etc.). Affichage dynamique : o Inscription (physique & WEB); o Temps réel. Ex : nombre de place, disponibilité, etc.; o Suivre la tendance et s adapter au commerce électronique d aujourd hui. Plus de flexibilité pour certains points, impossible de modifier (ajouter des infos). Accessibilité pour handicap visuel, ne supporte pas l ensemble en ce moment : Tranche de citoyens peuvent s inscrire via Internet. Création de dossier sur IC2 : Modification avec critères; Compatibilité avec fureteurs; Application mobile; Convivialité IC2 versus personnes ainées (perdus, ne savent pas où aller, améliorations). Paiement préautorisé (disponibilité). Tarification familiale - Crédit (pouvoir les utiliser lors des inscriptions) Offrir un code promotionnel afin de l intégrer au choix, car doivent aller au comptoir et ça se perd au fil des mois. Application des crédits directement via le web. Confiance client fait défaut, par exemple, dès qu il y a un problème avec Desjardins, etc La cause est tout de suite orientée vers Ludik, mais ce n est pas ça. Divers Avoir du choix dans les options importantes, chaque ville pourrait décider ce qu elle veut. Capacité de choisir les informations qu on veut voir apparaître (Fiche santé, formulaire, etc.) Les principales priorités selon le résultat de la plénière 1. Le Portail du citoyen (dossier client) est ressorti très fort avec plusieurs sous besoins, notamment : a. La gestion de la fiche santé; b. La possibilité d utiliser plusieurs fureteurs populaires tels Google Chrome; c. La convivialité du site et de la navigation, notamment pour les ainés et les personnes souffrant d un handicap. 2. Tout ce qui pourrait améliorer les communications avec les citoyens / clients via le web, la mobilité, les automates d appels, etc. - pour notamment gérer plus rapidement les listes d attentes, les rappels, les annulations de cours, etc. 3. L utilisation de la mobilité en général. 4. La flexibilité et fluidité des étapes dans tout Ludik, autant pour les services en ligne que le logiciel de gestion (Ludik Windows). 4

7 Thème 2 : Les services aux organismes Portée du sujet Identifiez les services pouvant être complémentaires à Ludik, afin de procurer une plus grande collaboration avec les organismes tout en allégeant la tâche des municipalités. Pour les centres sportifs et les institutions d enseignements, identifiez comment tirer profit de telles fonctionnalités supplémentaires. Exemples Autonomie accrue de l organisme par rapport aux données de loisirs Gestion de leurs clients (citoyens) Autonomie dans la création de la programmation dans Ludik Commentaires recueillis lors de la plénière Il est à noter que les responsables des centres sportifs ont mentionné que ce sujet ne les touchait pas. Principes généraux La solution doit être simple, flexible, conviviale et au gout du jour; Éviter le travail en double, passerelle entre Ludik et les logiciels des Fédérations; Pour les locations de salle, la gestion des équipements, les organismes pourraient consulter; Exportation via Excel, rendre convivial pour donner des infos; Volet financier, donner plus d infos, rapports; Volet réservation coupé; Volet plateau coupé; Peu de ville sur web; Simplicité importante (au lieu de rester en parallèle, intégrer les deux IC et IO) même plateforme, passerelle vers Amélia et autres. Carte citoyen; Facturation, (juste une seule fois) mais si possible à l année 4 fois (long terme) comme TFP, annuel 4 versements. Inscription Gestion de la quantité; Vendre le produit aux OBNL (données, finances, statistiques à eux pour venir dans notre logiciel) avec un système fiable et adéquat; Gestion financière (compte autonome, rapports pour les organismes), mesure de faire de la consultation (principe dépôt automatique); Faciliter l administration de nos bénévoles, faciliter le travail des bénévoles au niveau des inscriptions; 5

8 Volet autonomie; Même base de données partout (gérer moins de mot de passe, etc.) plus commun, flexible; Bonification du dossier citoyen; Permettre du qualitatif (joueur de hockey, ex allier, etc.). Prêt, location Manque de l information lors des demandes; Échange de courriel, adresser les demandes; En mode consultation : voir la disponibilité selon les besoins; Location en ligne : être capable de le faire, du moins de façon semi-autonome; L usager devrait être le dernier à dire oui, faire une gestion, etc. pour location; Convivialité! Location d espace, même si les gens louent (faire la réservation par eux même (l organisme). La planification devrait être plus élaborée que l envoi d une requête; Rendre disponibles facilement les plans de salles, les intégrer dans Ludik (plus rapide). Dossier organismes Formation aux organismes (c est un des enjeux); Reconnaissance de l OBNL; Mettre à jour le dossier organismes via le WEB, ajout d information pertinente (adresse, mission, contact); Soutien à l organisme; Gestion de plateaux : pouvoir utiliser les plateaux (salle de réunion, etc.) sans se mêler de leur gestion de plateaux; Gestion des assurances pour l organisme; Liste des bénévoles (problème de support à l organisme, formation Ludik, mouvement du personnel); Communication : si l organisme était capable de gérer et faire leurs envois; Problème de support aux organismes (gestion administrative); Améliorations des communications (disponibilité des locaux, etc.); Organismes Autonomie via internet avec # internet de leur organisme. Ludik IO existant Faire évoluer IO, créer des groupes, le look est vieillot; Création des ACT-GRP; Création d un dossier; Modification dossier client (courriel, adresse, etc.); Gestion de plateaux. Divers Sports-Fédérations difficiles (fournisseur privé et autre, impossible de travailler ensemble) utopique, dossiers sont séparés (gymnastique, inscription à la ville, etc.) dossiers fédération exige une double saisie; Enjeu moins grand avec leurs citoyens; 6

9 Développer un modèle de passerelle, recette entre Ludik Amelia (organisme tenu de demander la carte d inscription) pour différent logiciel d inscription (par exemple, Ludik via citrix). Les principales priorités selon le résultat de la plénière 1. Interface graphique conviviale, simple, flexible et au goût du jour. 2. Offrir la location en ligne des plateaux (locaux, salles de réunion, etc.) avec une possibilité d autonomie ou de semi-autonomie (principe d approbation finale). 3. Dans le dossier des OBNL, offrir de l autonomie pour la tenue à jour des dossiers de reconnaissance et avoir la gestion des assurances. Pour les fédérations, éviter le travail en double et donner la possibilité d exporter plus de champs en Excel. 4. Améliorer le volet financier pour les organismes, plus de rapports, de possibilités de consultations, l administration des bénévoles, en résumé, plus d autonomie. 7

10 Thème 3 : Les infrastructures en loisirs et leur gestion Portée du sujet Les infrastructures et les équipements étant des éléments très importants dans la gestion des loisirs, identifier comment on peut améliorer la gestion de ceux-ci au niveau : o des réservations o de l entretien o du déplacement o de l installation o de l entreposage o du positionnement stratégique o autres sujets Exemples Utilisation des parcs Les équipements Les plateaux et autres infrastructures Commentaires recueillis lors de la plénière Repère visuel pour les citoyens qui n ont pas payé; Notion de transport, volet mobilité; Visualiser les équipements, plateaux, meubles (plan, photo, endroit). Être en mesure de pouvoir indiquer (variante) IC2. Prêt de quelques heures. (Module équipement : développer) Information sur leur état. Info additionnelle (pièces jointes, données alphanumériques, etc.); Gérer l inventaire, mieux, bien (défit pour les villes) système pour faciliter les entrées, sorties; Lien Géolocalisation : savoir visuellement où sont les équipements, salles; Le champ «remarque» n est pas assez grand (Francis) ouverture d un JIRA déjà fait; Contrôler les sous-espaces; Équipements entre les villes, adapter le module pour chacun; Volet consultation, réservation par heure serait intéressante à avoir, rapidité accrue pour réservation, fonctionnalité de la salle, etc.); Uniformiser l information aux préposés; Inventaire, numéro de série, tout ce qui est matériel, mais la gestion décentralisée moins existante; Gestion des espaces : paramètre qui dit-on peut réserver tant de jours (version ); 8

11 Flexibilité pour la réservation (réservation unique, par groupe, plusieurs plateaux, gabarits de base); Réservation en ligne uniquement pour les résidents (non-résidents, c'est possible, mais pas les premiers jours); Infrastructure : finance, location, actuellement, pas de lien avec les inscriptions; Réservation en accès libre (par Internet ex : tennis); Fonction réservation : passer par la non-disponibilité pour exception; Épuration de plateaux (multi plateaux). Multi plateaux pourraient être utilisés par tous (kit de base, pas payant mais intégré); Logiciel parc-o-mètre (entretien préventif des équipements) gestion de parc, entretien, pérennité (Voir ce qu ils font); Gestion de paiement, analyse et suivi de la facturation (meilleur suivi si payé, si facturé); Gestion des comptes à recevoir sur tous les aspects de Ludik; RH : acquisition, gestion des gens qui animent les plateaux, des horaires, gestion complète (on a rien en ce moment sur ça); Gestion des RH (surveillant, animateur), avoir un module d assignation de personnel; Lien Ludik avec TFP; Utilisation de code-barres pour retracer facilement les équipements; Rapport sur les données statistiques (difficile à obtenir). Uniformiser les rapports; Recherche (difficile) capacité de recherche restreinte On ne peut pas faire une recherche dans Ludik Windows; Recherche devrait se faire sur tous les champs au volet Web; Système d affichage sur grand écran aux installations; Certaines applications devraient être disponibles aux citoyens; Contrôle d accès versus la limite de la capacité : bassin aquatique, contrôler en fonction des normes. Les principales priorités selon le résultat de la plénière 1. Gestion de l inventaire (Module Équipement). 2. Rendre disponible des images, photos, schémas, pour les plans de salles et équipements. 3. Utilisation de la géomatique et la mobilité pour les plateaux et équipements. 4. Avoir une gestion de l entretien des parcs. 9

12 Thème 4 : Les mesures de la performance des organisations de loisirs Portée du sujet La gestion des coûts et la mesure de l efficience dans les municipalités et autres organisations étant de plus en plus une tendance, identifier comment elle pourrait s effectuer dans le domaine de la gestion des loisirs. Exemples Analyse des besoins vs les capacités Inscriptions des citoyens résidents vs non-résidents Analyses basées sur le territoire (géomatique) Analyses de la rentabilité (ex.: centre sportif) Commentaires recueillis lors de la plénière Utilisation de la géomatique Provenance des personnes, participation aux activités (Approfondir davantage). Besoins en statistiques et rapports Conception de rapports avoir un module d extraction de données de Ludik facile (sortir les revenus, rapide, facile, sans structure interne) Développement de 50 rapports; Organismes (attribution, occupation des plateaux OBNL); Indicateurs de gestion (optimiser le travail), capacité d accueil, résidents/nonrésidents, vérifier efficacité, base réelle d utilisation; Notion de rentabilité (activité nécessaire, rentable, etc.); Tous les champs disponibles pour rapports en Excel (Paramétrables et flexibles) et ont été plus spécifiquement mentionnés : o Financier o Non-payés o Équipements les plus utilisés o Sexe o Enfants o Âges o Fréquentation 10

13 Écran d affichage Occupation des salles et des activités (projection de tous). Divers Instaurer une gestion de quota; Suggestion d un module qui permettrait un rapport pour appuyer l attribution des organismes, les statistiques; Relier le paiement dans le logiciel de gestion Ludik aux terminaux de paiement (TPV); Centre sportif : o Beaucoup de données / Informations disponibles qu on ne peut mettre où on veut. Portrait des organismes. Les principales priorités selon le résultat de la plénière 1. Module de conception de rapports et/ou d extraction vers Excel flexible, complet et paramétrable. 2. Production d indicateurs de gestion. 3. Utilisation de technologies comme la géomatique, les écrans à l entrée des salles et les terminaux de point de vente (TPV) reliés au logiciel. 11

14 Résumé des grandes priorités Voici la conclusion des grandes priorités en général suite aux discussions de l ensemble de la journée : 1. Portail citoyen (MonDossier) 2. Volet convivial Web Citoyens et organismes 3. Module évolué pour les équipements 4. Outils de mesure de la performance 12