PASSEPORT PROFESSIONNEL CULTURE PROFESSIONNELLE

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1 Année Scolaire : PASSEPORT PROFESSIONNEL CULTURE PROFESSIONNELLE Prénom Nom : Lycée : Adresse : PAGE PERSONNELLE A REALISER SELON VOS GOUTS Portfolio BEP MSA -Certification EP2 1/51

2 SOMMAIRE A compléter l an prochain avant passage de l épreuve Portfolio BEP MSA -Certification EP2 2/51

3 MON CV Portfolio BEP MSA -Certification EP2 3/51

4 TABLEAU RECAPITULATIF DES FICHES D ACTIVITES REALISEES FICHES A CARACTERE TECHNIQUE FICHES A CARACTERE ORGANISTIONNEL FICHES A CARACTERE RELATIONNEL Portfolio BEP MSA -Certification EP2 4/51

5 À caractère relationnel À caractère organisationnel À caractère technique BILAN DES TACHES PRINCIPALES REALISEES SELON LE RAP (Référentiel des activités professionnelles) BEP MSA Activités Tâches principales En établissement En milieu professionnel Les 2 Rédaction de messages et de courriers professionnels simples, liés à l activité courante de la structure Saisie et mise en forme de courriers, de notes, de comptes rendus Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux, d états chiffrés Renseignement de formulaires Production, contrôle et codification de documents Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois Suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et de consommables de la structure Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles Mise à jour et rangement des dossiers Enregistrement et sauvegarde de documents, de dossiers numériques Gestion du courrier électronique Repérage de la circulation d informations, de documents au sein de la structure Recueil des consignes de travail Transmission d informations au sein de la structure Restitution au supérieur hiérarchique du travail réalisé, des problèmes rencontrés Diffusion de documents internes Accueil de visiteurs, réception d appels téléphoniques de clients, d usagers Portfolio BEP MSA -Certification EP2 5/51

6 FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL N 1 Du 03 février 2014 au 21 février 2014 Nom de l organisation : IMAGE DE VOTRE CHOIX Professeur référent : Portfolio BEP MSA -Certification EP2 6/51

7 Présentation de l organisation d accueil Nom de l organisation : Représentée par : Fonction : Adresse : CP et Ville : Téléphone : Télécopie : Adresse électronique : Site Internet : Forme juridique et capital social (si c est une entreprise): Domaine d activité : Activité principale : Effectif : Gamme(s) de produits fabriqués ou vendus, ou nature de la prestation de service : Principaux concurrents : Moyens de communication utilisés par l entreprise Téléphone Fax-télécopieur Internet Messagerie électronique Intranet Réseaux sociaux Autre (préciser) : Portfolio BEP MSA -Certification EP2 7/51

8 Organisation interne En vous aidant de l organigramme de l établissement d accueil, répondez aux questions suivantes : Quel est le nom du service d accueil? Qui dirige le service? Quel est le nom de votre tuteur? Quelle est sa fonction? Qui est son supérieur hiérarchique? Quel est l effectif du service? Quelles sont les personnes qui vous confient les activités (nom et fonction)? Cochez les fonctions représentées dans l organisation : Administrative Commerciale Technique Comptable Financière Sécurité Portfolio BEP MSA -Certification EP2 8/51

9 ORGANIGRAMME DE L ORGANISATION Portfolio BEP MSA -Certification EP2 9/51

10 LES PARTENAIRES DE L ORGANISATION Complétez le schéma ci-dessous en indiquant le nom des partenaires de l organisation FOURNISSEURS PRESTATAIRES DE SERVICES BANQUES VOTRE ORGANISATION ADMINISTRATION CLIENTS Portfolio BEP MSA -Certification EP2 10/51

11 L équipement du poste téléphonique LA GESTION DES MODES DE TRAVAIL 1. L entreprise a-t-elle un standard? Oui Non 2. L entreprise utilise-t-elle un télécopieur? Oui Non Vous êtes-vous servi seul(e) de cet appareil? Oui Non L équipement du poste informatique 3. Windows est-il utilisé? Oui Quelle version?... Non Quel est le système utilisé? Indiquez le nom des logiciels utilisés dans l entreprise. TYPE NOM VERSION Traitement de texte Tableur Base de données Intégré Autres L utilisation d Internet 5. L entreprise utilise-t-elle Internet? Oui Non Si oui, dans quel(s) cas? L entreprise dispose-t-elle d un Intranet? Oui Non 7. L entreprise utilise-t-elle les réseaux sociaux? Oui Non Si oui, lesquels?... Pour quelles raisons? Portfolio BEP MSA -Certification EP2 11/51

12 LA GESTION DES INFORMATIONS L organisation et la mise à disposition des informations 8. Observez le classement des dossiers clients, usagers, administrés, patients, adhérents : 8.1. Pour les dossiers papier Quel est le mobilier utilisé? Quel est le matériel utilisé? Quel est l ordre de classement adopté? Pour les dossiers numériques L organisation utilise-t-elle la GED (Gestion électronique des documents)? Oui Non Si oui, quel est le logiciel utilisé?... Si oui, avez-vous pu observer l arborescence du classement? Oui Non L organisation procède-t-elle à un stockage des données sur un serveur distant? Oui Non Portfolio BEP MSA -Certification EP2 12/51

13 LA GESTION DES MODES DE TRAVAIL La gestion des appels téléphoniques L émission d appels téléphoniques 9. Qui effectue les appels téléphoniques? La secrétaire La standardiste Tous les salariés 10. L entreprise utilise-t-elle une fiche de préparation d appel? Oui Non La réception d appels téléphoniques 11. Qui reçoit les appels téléphoniques? La secrétaire La standardiste Tous les salariés 12. Quelle est la première phrase d accueil? Lors de la prise de notes d un message, une fiche téléphone est-elle utilisée? Oui Non Portfolio BEP MSA -Certification EP2 13/51

14 LA RELATION AVEC LES FOURNISSEURS 1. Recherchez trois types de fournisseurs de votre organisation et complétez le tableau suivant : NOM FOURNISSEUR TYPE DE FOURNISSEUR BIENS OU SERVICES que l on peut acheter chez lui 2. Comment sont tenues les fiches des fournisseurs de votre organisation? Manuellement Sur un fichier Dans un logiciel professionnel 3. Recherchez un bon de commande établi par votre organisation et photocopiez-le. Quel est le fournisseur?... Est-ce un fournisseur habituel?... Pour quel montant l organisation lui a-t-elle acheté l an dernier? Recherchez un bon de livraison ou un bon de réception reçu lors de votre stage et photocopiez-le. Recherchez la commande et la facture correspondantes et photocopiez-les. La livraison correspond-elle à la commande?... La facture correspond-elle à la livraison?... S il y a eu des anomalies, comment ont-elles été traitées?... LA RELATION AVEC LES CLIENTS 1. Donnez les précisions suivantes sur l organisation et sur ses partenaires clients. Caractéristiques de ses partenaires : Leur nombre :... Mode de gestion du fichier Clients : Récupérez la fiche d un client (avec l accord de votre tuteur, et anonymée si besoin). 3. Recherchez sur votre lieu de formation un devis ou une facture pro forma. Portfolio BEP MSA -Certification EP2 14/51

15 JOURNAL DE BORD Semaine 1 JOURS Activités effectuées ou observées Matériels utilisés (machines, outils, imprimés) Pièces à joindre au rapport (annexes) L M M J V Portfolio BEP MSA -Certification EP2 15/51

18 Évaluation de mon comportement pendant la PFMP Répondez maintenant aux questions suivantes en mettant une croix dans la case qui, d après vous, correspond à votre niveau d aptitude. Votre comportement Bien Assez bien Moyen À revoir Ponctualité Assiduité Tenue vestimentaire Capacité à parler aux autres Capacité à m intégrer à une équipe Capacité à calculer Capacité à écrire proprement Capacité à rédiger Dynamisme Habileté manuelle Goût pour les chiffres Sens de l organisation Résistance à l effort Capacité à comprendre les instructions Autonomie Disponibilité Goût pour ce métier Êtes-vous : globalement satisfait(e) de votre stage? moyennement satisfait(e) de votre stage? déçu(e) par votre stage? Portfolio BEP MSA -Certification EP2 18/51

19 RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES Notez ci-dessous les activités du référentiel que vous avez pu effectuer (avec de l aide ou seul) ou observer Activités et Tâches principales Compétences correspondantes Condition de réalisation de l activité Observation En participation Seul(e) L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e T E C H N I Q U E Rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l activité courante de la structure Identifier l'objet, les destinataires et le contexte de communication Rédiger le message ou le courrier adapté à la situation de communication Contrôler la qualité syntaxique, orthographique et grammaticale du message ou courrier rédigé Saisie et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus Identifier le type de document à réaliser Sélectionner le modèle de document adapté Saisir et mettre en forme avec dextérité Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel utilisé Contrôler la qualité orthographique et grammaticale du document produit Mettre en page le document produit Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux et d états chiffrés Identifier la nature des données à traiter Décrire la logique du traitement à mettre en œuvre Organiser les données dans le tableau Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel Appliquer des jeux d'essai et contrôler les résultats Renseignement de formulaires Analyser le document à renseigner Collecter les données nécessaires Appliquer les instructions et procédures associées au formulaire Contrôler les données reportées Contrôler l'envoi du formulaire en ligne Production, contrôle et codification de documents commerciaux Identifier les informations nécessaires Rechercher et extraire les données Compléter ou générer le document à établir Mettre à jour les données (articles, clients, fournisseurs) Contrôler le document commercial Contrôler la concordance entre les documents commerciaux Appliquer une codification Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois Mettre en œuvre une procédure de réception ou d expédition du courrier Appliquer les tarifs d affranchissement Contrôler l acheminement et la réception Mettre en œuvre une procédure de diffusion du courrier Exploiter un carnet d adresses et des listes de diffusion Portfolio BEP MSA -Certification EP2 19/51

20 RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES Activités et Tâches principales Compétences correspondantes Condition de réalisation de l activité Observation En participation Seul(e) L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e O R G A N I S A T I O N N E L Suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et de consommables Contrôler le niveau des stocks de fournitures et de consommables Mettre en œuvre une procédure de réapprovisionnement Réceptionner et contrôler la livraison Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles Veiller au bon fonctionnement des équipements disponibles Solliciter le service de maintenance ou la personne ressource Contrôler la remise en état des équipements Rendre compte Mise à jour et rangement des dossiers Identifier les pièces, les documents à classer Exploiter un schéma de circulation des documents Appliquer une procédure de classement Vérifier le contenu d un dossier Enregistrement et sauvegarde des documents et dossiers numériques Organiser une arborescence des dossiers Identifier et modifier les propriétés d enregistrement d un fichier, d un dossier Trier les fichiers et messages électroniques et les ranger Appliquer une procédure de sauvegarde et de restauration Gestion du courrier électronique Paramétrer et mettre en œuvre un logiciel de messagerie électronique Émettre et recevoir du courrier Classer et filtrer les messages Gérer le carnet d'adresses et les listes de diffusion Respecter les consignes et procédures de sécurité Repérage de la circulation d informations, de documents au sein de la structure Caractériser la place de la structure au sein de l organisation Repérer les acteurs, les postes de travail concernés Identifier les informations nécessaires Rechercher et extraire les données Contrôler la circulation des documents Portfolio BEP MSA -Certification EP2 20/51

21 Activités et Tâches principales Compétences correspondantes Condition de réalisation de l activité Observation En participation Seul(e) L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e R E L A T I O N N E L Recueil des consignes de travail Prendre en notes les consignes orales Distinguer les éléments essentiels de la demande Hiérarchiser le travail à faire selon les priorités Reformuler les consignes et vérifier leur interprétation Transmission des informations au sein de la structure Identifier les destinataires et le contexte de la communication Choisir les moyens de communication adaptés Formuler les informations à transmettre Organiser et actualiser l'information sur les supports d affichage Vérifier l efficacité de la communication Restitution au supérieur hiérarchique du travail réalisé, des problèmes rencontrés Sélectionner les informations et documents à transmettre Choisir le mode de communication adapté Rendre compte Diffusion de documents internes Identifier le document Identifier le ou les émetteurs Identifier le (les) destinataire(s) et son (leurs) adresse(s) Transmettre le document par le moyen adapté Accueil des visiteurs, réception d appels téléphoniques de clients, d usagers, en français (ou en langue étrangère) Identifier l interlocuteur et sa demande Adapter le message d accueil à l interlocuteur Prendre en notes un message téléphonique Respecter la charte d accueil de l organisation Appliquer une procédure d accueil Portfolio BEP MSA -Certification EP2 21/51

22 SITUATIONS PROFESSIONNELLES PFMP N 1 Nous placerons ici les fiches CERISE effectuées pendant cette période. Pensez à ramener vos productions (documents écrits réalisés) sous forme de fichiers ou de photocopies (après autorisation de votre tuteur). Portfolio BEP MSA -Certification EP2 22/51

23 BACCALAUREAT PROFESSIONNEL GESTION-ADMINISTRATION BEP METIERS DES SERVICES ADMINISTRATIFS COMPTE RENDU D'EVALUATION PERIODE DE FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL N Lycée/Centre de formation Période n Lycée Colbert 13 rue Capitaine Dessemond MARSEILLE Tél : Classe de Seconde Classe de Première Classe de Terminale Du Au Nombre de semaines Nom et Prénom du stagiaire : Nom, adresse et cachet de l organisation d accueil Nom et prénom du tuteur Fonction du tuteur du tuteur Téléphone du tuteur 1. ATTESTATION DE STAGE Je soussigné(e) :... fonction :... atteste que :... a effectué(e) une période de formation en milieu professionnel de semaines au sein de notre organisation aux dates précitées. Signature : Portfolio BEP MSA -Certification EP2 23/51

24 2. ÉVALUATION Nom, prénom stagiaire : Période du au Colonne de gauche : Indiquer par une croix les items qui semblent le mieux décrire l activité du stagiaire (choisir entre les 2 ou 3 possibilités qui sont proposées) Colonne de droite : Inscrire ici les précisions éventuelles, les observations ou encore les conseils Le stagiaire est capable de s adapter Le stagiaire s est approprié le contexte de l organisation Le stagiaire n a pas toujours intégré le contexte de l organisation Le stagiaire s est bien intégré à l équipe Le stagiaire a eu des difficultés pour s intégrer à l équipe Le stagiaire a respecté les règles et les codes de l organisation Le stagiaire n a pas respecté les règles et les codes de l organisation Le stagiaire est capable de réaliser des tâches simples et de contrôler la qualité de son travail Les tâches simples ont été comprises et réalisées dans le respect des consignes, règles et procédures Les tâches simples n ont pas toujours été comprises et réalisées dans le respect des consignes, règles et procédures Le stagiaire a contrôlé la qualité de son travail Le stagiaire n a pas contrôlé la qualité de son travail Le stagiaire est capable de réaliser des tâches dans des situations complexes Les activités liées à des situations complexes ont été réalisées, les choix ont été justifiés Les activités liées à des situations complexes ont été réalisées en nécessitant d apporter une aide au stagiaire Les activités liées à des situations complexes n ont pu être confiées au stagiaire Le stagiaire est capable de faire face à des imprévus et de corriger des anomalies Le stagiaire a été capable de faire face à des imprévus, et de corriger des anomalies en prenant des initiatives adaptées et opportunes Le stagiaire a été capable de faire face à des imprévus, et de corriger des anomalies en appliquant la procédure et/ou les consignes qui lui ont été données Portfolio BEP MSA -Certification EP2 24/51

25 Le stagiaire est resté déstabilisé par les imprévus et n a pas su corriger les anomalies Le stagiaire est capable de travailler efficacement Le stagiaire a travaillé avec rigueur, organisation. Il a produit les résultats attendus. Le stagiaire n a pas toujours été rigoureux ni organisé. Il n a pas systématiquement produit les résultats attendus. Le stagiaire a travaillé sans rigueur ni organisation. Les résultats n ont pas été conformes aux attentes. Le stagiaire utilise un langage professionnel Le stagiaire a utilisé à bon escient un lexique professionnel adapté au contexte et aux interlocuteurs Le langage du stagiaire n a pas été adapté au contexte professionnel et à ses interlocuteurs Le stagiaire est capable de rendre compte et d évaluer ses activités Le stagiaire a rendu compte de ses activités Le stagiaire n a pas rendu compte de ses activités Le stagiaire a su évaluer ses activités en vue de progresser Le stagiaire a eu des difficultés pour analyser ses activités mais a cherché à progresser Le stagiaire n a pas analysé ses activités et n a pas montré de volonté de progresser Identification des points forts du candidat : Identification des axes de progrès du candidat : Appréciation générale à l'issue de la période : Cachet de l organisation Nom, prénom, et signature de l évaluateur Portfolio BEP MSA -Certification EP2 25/51

26 Lycée Colbert, Marseille PÉRIODE DE FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL du au Année scolaire SECONDE BACCALAURÉAT PROFESSIONNEL GESTION ADMINISTRATION ENTREPRISE ou ORGANISME D ACCUEIL NOM DE L ÉLÈVE Nom du tuteur : Nom du professeur chargé du suivi : FICHE DE PONCTUALITÉ ET D ASSIDUITÉ Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Retards Jour et motif : Jour et motif : Jour et motif : Absences Jour et motif : Jour et motif : Jour et motif : Toute absence donne lieu à un rattrapage systématique. Indiquer les périodes de rattrapage retenues : REMARQUES DU TUTEUR : Nom et signature du tuteur Nom et signature du professeur chargé du suivi Portfolio BEP MSA -Certification EP2 26/51

27 ATTITUDES PROFESSIONNELLES TB B I TI Faire preuve de curiosité professionnelle et demander des conseils. Effectuer son travail, en respectant les consignes, sans attendre les ordres. Respecter les horaires de travail et faire preuve de ponctualité. Faire preuve de motivation. Faire preuve de dynamisme, de participation active, de rapidité, de vivacité dans son travail. Se présenter et avoir une tenue adaptée au milieu professionnel. S intégrer d une manière active au sein de l équipe. Prendre des initiatives simples. Savoir s adapter aux remarques formulées. Faire preuve de discrétion Faire preuve d autonomie Portfolio BEP MSA -Certification EP2 27/51

28 CONSEILS DU TUTEUR NOM : FONCTION : Portfolio BEP MSA -Certification EP2 28/51

29 FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL N 2 Du 02 juin 2014 au 27 juin 2014 Nom de l organisation : IMAGE DE VOTRE CHOIX Professeur référent : Portfolio BEP MSA -Certification EP2 29/51

30 Présentation de l organisation d accueil Nom de l organisation : Représentée par : Fonction : Adresse : CP et Ville : Téléphone : Télécopie : Adresse électronique : Site Internet : Forme juridique et capital social (si c est une entreprise): Domaine d activité : Activité principale : Effectif : Gamme(s) de produits fabriqués ou vendus, ou nature de la prestation de service : Principaux concurrents : Moyens de communication utilisés par l entreprise Téléphone Fax-télécopieur Internet Messagerie électronique Intranet Réseaux sociaux Autre (préciser) : Portfolio BEP MSA -Certification EP2 30/51

31 Organisation interne En vous aidant de l organigramme de l établissement d accueil, répondez aux questions suivantes : Quel est le nom du service d accueil? Qui dirige le service? Quel est le nom de votre tuteur? Quelle est sa fonction? Qui est son supérieur hiérarchique? Quel est l effectif du service? Quelles sont les personnes qui vous confient les activités (nom et fonction)? Cochez les fonctions représentées dans l organisation : Administrative Commerciale Technique Comptable Financière Sécurité Portfolio BEP MSA -Certification EP2 31/51

32 ORGANIGRAMME DE L ORGANISATION Portfolio BEP MSA -Certification EP2 32/51

33 LES PARTENAIRES DE L ORGANISATION Complétez le schéma ci-dessous en indiquant le nom des partenaires de l organisation FOURNISSEURS PRESTATAIRES DE SERVICES BANQUES VOTRE ORGANISATION ADMINISTRATION CLIENTS Portfolio BEP MSA -Certification EP2 33/51

34 L équipement du poste téléphonique LA GESTION DES MODES DE TRAVAIL 1. L entreprise a-t-elle un standard? Oui Non 2. L entreprise utilise-t-elle un télécopieur? Oui Non Vous êtes-vous servi seul(e) de cet appareil? Oui Non L équipement du poste informatique 3. Windows est-il utilisé? Oui Quelle version?... Non Quel est le système utilisé? Indiquez le nom des logiciels utilisés dans l entreprise. TYPE NOM VERSION Traitement de texte Tableur Base de données Intégré Autres L utilisation d Internet 5. L entreprise utilise-t-elle Internet? Oui Non Si oui, dans quel(s) cas? L entreprise dispose-t-elle d un Intranet? Oui Non 7. L entreprise utilise-t-elle les réseaux sociaux? Oui Non Si oui, lesquels?... Pour quelles raisons? Portfolio BEP MSA -Certification EP2 34/51

35 LA GESTION DES INFORMATIONS L organisation et la mise à disposition des informations 8. Observez le classement des dossiers clients, usagers, administrés, patients, adhérents : 8.1. Pour les dossiers papier Quel est le mobilier utilisé? Quel est le matériel utilisé? Quel est l ordre de classement adopté? Pour les dossiers numériques L organisation utilise-t-elle la GED (Gestion électronique des documents)? Oui Non Si oui, quel est le logiciel utilisé?... Si oui, avez-vous pu observer l arborescence du classement? Oui Non L organisation procède-t-elle à un stockage des données sur un serveur distant? Oui Non Portfolio BEP MSA -Certification EP2 35/51

36 LA GESTION DES MODES DE TRAVAIL La gestion des appels téléphoniques L émission d appels téléphoniques 9. Qui effectue les appels téléphoniques? La secrétaire La standardiste Tous les salariés 10. L entreprise utilise-t-elle une fiche de préparation d appel? Oui Non La réception d appels téléphoniques 11. Qui reçoit les appels téléphoniques? La secrétaire La standardiste Tous les salariés 12. Quelle est la première phrase d accueil? Lors de la prise de notes d un message, une fiche téléphone est-elle utilisée? Oui Non Portfolio BEP MSA -Certification EP2 36/51

37 LA RELATION AVEC LES FOURNISSEURS 3. Recherchez trois types de fournisseurs de votre organisation et complétez le tableau suivant : NOM FOURNISSEUR TYPE DE FOURNISSEUR BIENS OU SERVICES que l on peut acheter chez lui 4. Comment sont tenues les fiches des fournisseurs de votre organisation? Manuellement Sur un fichier Dans un logiciel professionnel 5. Recherchez un bon de commande établi par votre organisation et photocopiez-le. Quel est le fournisseur?... Est-ce un fournisseur habituel?... Pour quel montant l organisation lui a-t-elle acheté l an dernier? Recherchez un bon de livraison ou un bon de réception reçu lors de votre stage et photocopiez-le. Recherchez la commande et la facture correspondantes et photocopiez-les. La livraison correspond-elle à la commande?... La facture correspond-elle à la livraison?... S il y a eu des anomalies, comment ont-elles été traitées?... LA RELATION AVEC LES CLIENTS 4. Donnez les précisions suivantes sur l organisation et sur ses partenaires clients. Caractéristiques de ses partenaires : Leur nombre :... Mode de gestion du fichier Clients : Récupérez la fiche d un client (avec l accord de votre tuteur, et anonymée si besoin). 6. Recherchez sur votre lieu de formation un devis ou une facture pro forma. Portfolio BEP MSA -Certification EP2 37/51

41 Évaluation de mon comportement pendant la PFMP Répondez maintenant aux questions suivantes en mettant une croix dans la case qui, d après vous, correspond à votre niveau d aptitude. Votre comportement Bien Assez bien Moyen À revoir Ponctualité Assiduité Tenue vestimentaire Capacité à parler aux autres Capacité à m intégrer à une équipe Capacité à calculer Capacité à écrire proprement Capacité à rédiger Dynamisme Habileté manuelle Goût pour les chiffres Sens de l organisation Résistance à l effort Capacité à comprendre les instructions Autonomie Disponibilité Goût pour ce métier Êtes-vous : globalement satisfait(e) de votre stage? moyennement satisfait(e) de votre stage? déçu(e) par votre stage? Portfolio BEP MSA -Certification EP2 41/51

42 RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES Notez ci-dessous les activités du référentiel que vous avez pu effectuer (avec de l aide ou seul) ou observer Activités et Tâches principales Compétences correspondantes Condition de réalisation de l activité Observation En participation Seul(e) L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e T E C H N I Q U E Rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l activité courante de la structure Identifier l'objet, les destinataires et le contexte de communication Rédiger le message ou le courrier adapté à la situation de communication Contrôler la qualité syntaxique, orthographique et grammaticale du message ou courrier rédigé Saisie et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus Identifier le type de document à réaliser Sélectionner le modèle de document adapté Saisir et mettre en forme avec dextérité Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel utilisé Contrôler la qualité orthographique et grammaticale du document produit Mettre en page le document produit Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux et d états chiffrés Identifier la nature des données à traiter Décrire la logique du traitement à mettre en œuvre Organiser les données dans le tableau Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel Appliquer des jeux d'essai et contrôler les résultats Renseignement de formulaires Analyser le document à renseigner Collecter les données nécessaires Appliquer les instructions et procédures associées au formulaire Contrôler les données reportées Contrôler l'envoi du formulaire en ligne Production, contrôle et codification de documents commerciaux Identifier les informations nécessaires Rechercher et extraire les données Compléter ou générer le document à établir Mettre à jour les données (articles, clients, fournisseurs) Contrôler le document commercial Contrôler la concordance entre les documents commerciaux Appliquer une codification Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois Mettre en œuvre une procédure de réception ou d expédition du courrier Appliquer les tarifs d affranchissement Contrôler l acheminement et la réception Mettre en œuvre une procédure de diffusion du courrier Exploiter un carnet d adresses et des listes de diffusion Portfolio BEP MSA -Certification EP2 42/51

43 RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES Activités et Tâches principales Compétences correspondantes Condition de réalisation de l activité Observation En participation Seul(e) L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e O R G A N I S A T I O N N E L Suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et de consommables Contrôler le niveau des stocks de fournitures et de consommables Mettre en œuvre une procédure de réapprovisionnement Réceptionner et contrôler la livraison Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles Veiller au bon fonctionnement des équipements disponibles Solliciter le service de maintenance ou la personne ressource Contrôler la remise en état des équipements Rendre compte Mise à jour et rangement des dossiers Identifier les pièces, les documents à classer Exploiter un schéma de circulation des documents Appliquer une procédure de classement Vérifier le contenu d un dossier Enregistrement et sauvegarde des documents et dossiers numériques Organiser une arborescence des dossiers Identifier et modifier les propriétés d enregistrement d un fichier, d un dossier Trier les fichiers et messages électroniques et les ranger Appliquer une procédure de sauvegarde et de restauration Gestion du courrier électronique Paramétrer et mettre en œuvre un logiciel de messagerie électronique Émettre et recevoir du courrier Classer et filtrer les messages Gérer le carnet d'adresses et les listes de diffusion Respecter les consignes et procédures de sécurité Repérage de la circulation d informations, de documents au sein de la structure Caractériser la place de la structure au sein de l organisation Repérer les acteurs, les postes de travail concernés Identifier les informations nécessaires Rechercher et extraire les données Contrôler la circulation des documents Portfolio BEP MSA -Certification EP2 43/51

44 Activités et Tâches principales Compétences correspondantes Condition de réalisation de l activité Observation En participation Seul(e) Recueil des consignes de travail L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e R E L A T I O N N E L Prendre en notes les consignes orales Distinguer les éléments essentiels de la demande Hiérarchiser le travail à faire selon les priorités Reformuler les consignes et vérifier leur interprétation Transmission des informations au sein de la structure Identifier les destinataires et le contexte de la communication Choisir les moyens de communication adaptés Formuler les informations à transmettre Organiser et actualiser l'information sur les supports d affichage Vérifier l efficacité de la communication Restitution au supérieur hiérarchique du travail réalisé, des problèmes rencontrés Sélectionner les informations et documents à transmettre Choisir le mode de communication adapté Rendre compte Diffusion de documents internes Identifier le document Identifier le (les) destinataire(s) et son (leurs) adresse(s) Transmettre le document par le moyen adapté Identifier le ou les émetteurs Accueil des visiteurs, réception d appels téléphoniques de clients, d usagers, en français (ou en langue étrangère) Identifier l interlocuteur et sa demande Adapter le message d accueil à l interlocuteur Prendre en notes un message téléphonique Respecter la charte d accueil de l organisation Appliquer une procédure d accueil Portfolio BEP MSA -Certification EP2 44/51

45 SITUATIONS PROFESSIONNELLES PFMP N 2 Nous placerons ici les fiches CERISE effectuées pendant cette période. Pensez à ramener vos productions (documents écrits réalisés) sous forme de fichiers ou de photocopies (après autorisation de votre tuteur). Portfolio BEP MSA -Certification EP2 45/51

46 BACCALAUREAT PROFESSIONNEL GESTION-ADMINISTRATION BEP METIERS DES SERVICES ADMINISTRATIFS COMPTE RENDU D'EVALUATION PERIODE DE FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL N 2 Lycée/Centre de formation Période n Lycée Colbert 13 rue Capitaine Dessemond MARSEILLE Tél : Classe de Seconde Classe de Première Classe de Terminale Du Au Nombre de semaines Nom et Prénom du stagiaire : Nom, adresse et cachet de l organisation d accueil Nom et prénom du tuteur Fonction du tuteur du tuteur Téléphone du tuteur 2. ATTESTATION DE STAGE Je soussigné(e) :... fonction :... atteste que :... a effectué(e) une période de formation en milieu professionnel de semaines au sein de notre organisation aux dates précitées. Signature : Portfolio BEP MSA -Certification EP2 46/51

47 2. ÉVALUATION Nom, prénom stagiaire : Période du au Colonne de gauche : Indiquer par une croix les items qui semblent le mieux décrire l activité du stagiaire (choisir entre les 2 ou 3 possibilités qui sont proposées) Colonne de droite : Inscrire ici les précisions éventuelles, les observations ou encore les conseils Le stagiaire est capable de s adapter Le stagiaire s est approprié le contexte de l organisation Le stagiaire n a pas toujours intégré le contexte de l organisation Le stagiaire s est bien intégré à l équipe Le stagiaire a eu des difficultés pour s intégrer à l équipe Le stagiaire a respecté les règles et les codes de l organisation Le stagiaire n a pas respecté les règles et les codes de l organisation Le stagiaire est capable de réaliser des tâches simples et de contrôler la qualité de son travail Les tâches simples ont été comprises et réalisées dans le respect des consignes, règles et procédures Les tâches simples n ont pas toujours été comprises et réalisées dans le respect des consignes, règles et procédures Le stagiaire a contrôlé la qualité de son travail Le stagiaire n a pas contrôlé la qualité de son travail Le stagiaire est capable de réaliser des tâches dans des situations complexes Les activités liées à des situations complexes ont été réalisées, les choix ont été justifiés Les activités liées à des situations complexes ont été réalisées en nécessitant d apporter une aide au stagiaire Les activités liées à des situations complexes n ont pu être confiées au stagiaire Le stagiaire est capable de faire face à des imprévus et de corriger des anomalies Le stagiaire a été capable de faire face à des imprévus, et de corriger des anomalies en prenant des initiatives adaptées et opportunes Le stagiaire a été capable de faire face à des imprévus, et de corriger des anomalies en appliquant la procédure et/ou les consignes qui lui ont été données Portfolio BEP MSA -Certification EP2 47/51

48 Le stagiaire est resté déstabilisé par les imprévus et n a pas su corriger les anomalies Le stagiaire est capable de travailler efficacement Le stagiaire a travaillé avec rigueur, organisation. Il a produit les résultats attendus. Le stagiaire n a pas toujours été rigoureux ni organisé. Il n a pas systématiquement produit les résultats attendus. Le stagiaire a travaillé sans rigueur ni organisation. Les résultats n ont pas été conformes aux attentes. Le stagiaire utilise un langage professionnel Le stagiaire a utilisé à bon escient un lexique professionnel adapté au contexte et aux interlocuteurs Le langage du stagiaire n a pas été adapté au contexte professionnel et à ses interlocuteurs Le stagiaire est capable de rendre compte et d évaluer ses activités Le stagiaire a rendu compte de ses activités Le stagiaire n a pas rendu compte de ses activités Le stagiaire a su évaluer ses activités en vue de progresser Le stagiaire a eu des difficultés pour analyser ses activités mais a cherché à progresser Le stagiaire n a pas analysé ses activités et n a pas montré de volonté de progresser Identification des points forts du candidat : Identification des axes de progrès du candidat : Appréciation générale à l'issue de la période : Cachet de l organisation Nom, prénom, et signature de l évaluateur Portfolio BEP MSA -Certification EP2 48/51

49 Lycée Colbert, Marseille PÉRIODE DE FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL du au Année scolaire SECONDE BACCALAURÉAT PROFESSIONNEL GESTION ADMINISTRATION ENTREPRISE ou ORGANISME D ACCUEIL NOM DE L ÉLÈVE Nom du tuteur : Nom du professeur chargé du suivi : FICHE DE PONCTUALITÉ ET D ASSIDUITÉ Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Retards Jour et motif : Jour et motif : Jour et motif : Absences Jour et motif : Jour et motif : Jour et motif : Toute absence donne lieu à un rattrapage systématique. Indiquer les périodes de rattrapage retenues : REMARQUES DU TUTEUR : Nom et signature du tuteur Nom et signature du professeur chargé du suivi Portfolio BEP MSA -Certification EP2 49/51

50 ATTITUDES PROFESSIONNELLES TB B I TI Faire preuve de curiosité professionnelle et demander des conseils. Effectuer son travail, en respectant les consignes, sans attendre les ordres. Respecter les horaires de travail et faire preuve de ponctualité. Faire preuve de motivation. Faire preuve de dynamisme, de participation active, de rapidité, de vivacité dans son travail. Se présenter et avoir une tenue adaptée au milieu professionnel. S intégrer d une manière active au sein de l équipe. Prendre des initiatives simples. Savoir s adapter aux remarques formulées. Faire preuve de discrétion Faire preuve d autonomie Portfolio BEP MSA -Certification EP2 50/51

51 CONSEILS DU TUTEUR NOM : FONCTION : Portfolio BEP MSA -Certification EP2 51/51