Guide utilisateur entreprise.

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1 Guide utilisateur entreprise.

2 2 SOMMAIRE 1. Accès au logiciel Consultation du tableau de bord La saisie des factures d achats La saisie intuitive Le mode expert Le module OCR Import des factures La saisie sur doc Principe de fonctionnement Consultation des factures La saisie des factures de vente Le Z de caisse La saisie des recettes La saisie des remises La saisie des dépenses Le module Devis Facture Ajout d un devis Etablir une facture Astuces Le relevé bancaire La saisie en mode relevé Les relances Relance individuelle Relance groupée... 27

3 3 1. Accès au logiciel. Le logiciel Ma compta en ligne est un logiciel 100% en ligne, il n y a aucune installation sur l ordinateur. Il est accessible 7 jours sur 7, 24 heures sur 24 et de n importe quel ordinateur. Il suffit de se connecter à et de se rendre sur l espace client. Saisissez votre adresse mail et votre mot de passe. Si vous n avez pas d espace client il faut le créer : cliquer sur Cela vous permet d accéder à l écran suivant : Saisissez votre adresse mail, vous pourrez ensuite définir votre mot de passe Votre espace client est personnel et votre collaborateur IN EXTENSO n y a pas accès. Si vous le perdez, cliquez sur «mot de passe oublié»

4 4 Dés que vous êtes connecté à votre espace client vos nom et prénom apparaissent ; en cliquant sur le bouton «Mon profil», vous pouvez changer votre mot de passe. Cliquer sur pour entrer dans votre portail, celui-ci vous donnera accès à votre application comptable.

5 5 Vous retrouvez votre application comptable : A gauche se trouve la liste des fonctionnalités disponibles et à droite les formulaires de saisie que votre collaborateur IN EXTENSO vous a paramétrés.

6 6 2. Consultation du tableau de bord. Editions > Tableau de bord Vous allez retrouver dans le tableau de bord plusieurs indicateurs comparés mois après mois sur l exercice en cours et sur l exercice précédent : Le Chiffre d Affaires Le montant des achats Les marges Les coefficients Les masses salariales L évolution du résultat brut Le seuil de rentabilité par rapport aux charges fixes Et les compteurs : o Fournisseurs o Clients o Trésorerie o Organismes sociaux o Disponibilités

7 7 Vous retrouvez des graphiques correspondant à ces indicateurs, notamment des histogrammes montrant l évolution des comptes clients et fournisseurs. En bas de l écran, la possibilité de consulter votre tableau de bord sur un autre exercice vous est proposée : En cliquant sur la première colonne du tableau de bord, vous avez accès aux détails des montants : par exemple en cliquant sur CA vous aurez le détail du chiffre d affaires par comptes utilisés.

8 8 3. La saisie des factures d achats La saisie intuitive Pour saisir des factures d achats, cliquez sur le journal souhaité : Le masque de saisie suivant permet de saisir vos factures sans connaissance particulière en comptabilité. La saisie intuitive permettra de ne pas retenir les numéros de comptes. Ainsi pour chercher le fournisseur IN EXTENSO, il suffit de saisir 3 lettres contenues dans le libellé du compte par exemple EXT. Dès la sélection du compte fournisseur, le logiciel va proposer le ou les comptes d achats utilisés précédemment dans une facture de ce fournisseur : le chaînage client-produit et fournisseur-achat se fait automatiquement. Pour le fournisseur IN EXTENSO le compte «Honoraires» apparaît.

9 9 Par défaut le logiciel va proposer l enregistrement d une facture, mais il est possible de modifier afin de saisir un avoir. Dans ce cas, le logiciel adaptera le sens de l écriture. Il reste à renseigner les informations obligatoires : la date, un libellé, et le montant HT. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il est toujours conseillé de vérifier ce montant par rapport à celui de la facture. Le numéro de pièce se renseigne automatiquement, il est modifiable. La date d échéance est facultative. Cliquez ensuite sur, la facture est enregistrée en comptabilité, le logiciel propose de saisir une nouvelle pièce. Il est possible que la facture contienne plusieurs natures d achats, par exemple des fournitures de bureau et un photocopieur qui passera en immobilisation. Dans ce cas il faut ajouter une ligne : utilisez le bouton sera créée en dessous., une ligne Vous rencontrerez, aussi, le besoin d additionner ou de soustraire des montants, pour cela utilisez le bouton. Il vous permettra de faire des additions et soustractions et de conserver le résultat dans la zone montant. Par la touche * dans la zone libellé, le libellé du compte fournisseur se renseignera. En cas de doutes sur l utilisation d un compte, vous pouvez utiliser la case, elle permet d alerter votre interlocuteur IN EXTENSO de votre doute. Dans ce cas, il est conseillé de renseigner un commentaire.

10 Le mode expert Si vous ne souhaitez pas utiliser la saisie intuitive, vous pouvez utiliser le mode expert. Cliquez en haut à gauche de l écran sur le bouton L écran suivant permettra de saisir les factures plus classiquement, avec la saisie d un débit / crédit.

11 11 4. Le module OCR Le module OCR vous permet à partir de scans de factures d achat d enregistrer automatiquement les pièces Import des factures. GED > Envoi de doc à saisir Il faut sélectionner le fichier Pdf de la facture, choisir le journal qui sera concerné par cette facture et cocher «pas de découpage». Le logiciel supporte aussi d autres formats (jpeg, tiff, etc) Si le fichier contient plusieurs factures, il faut procéder de la même façon mais en optant pour l option de découpage de fichier : il faudra dans ce cas renseigner le nombre de pages constituant chaque facture. Afin de limiter le nombre d envoi dans le logiciel, procédez à un classement des factures en les triant sur le nombre de pages : lot 1 = factures d une page, lot 2= factures de 2 pages, etc Procéder ensuite à un import avec le découpage correspondant. Cliquer sur envoyer Une fois le fichier, il apparaît dans la saisie sur doc. Le chiffre entre parenthèse correspond au nombre de pièces en attente de saisie.

12 La saisie sur doc GED > Saisie sur doc L écran ci-dessous s affiche : Il est composé de la facture à droite, et d un masque de saisie d enregistrement à gauche. Ce dernier est pré-rempli par le module de reconnaissance des factures d achats. Ce module ne nécessite aucun paramétrage et va s alimenter au fur et à mesure de l enregistrement des factures. La base de données de ce module est commune. Cela signifie que chaque nouveau dossier bénéficie du paramétrage déjà effectué sur tout autre dossier. En cliquant sur une zone montant de la partie gauche, le logiciel va zoomer sur la zone de facture correspondante.

13 Principe de fonctionnement Le logiciel analyse le fichier PDF. Il va rechercher une chaîne de caractères ressemblant à (par ordre de priorité) : Un numéro de TVA intracommunautaire, Un numéro SIRET, Un numéro de FAX, Ou un numéro de téléphone. Il est possible de voir ces données en cliquant sur données fournisseurs En fonction d une de ces 4 informations, il interroge la base de données des fournisseurs et trouve le nom de la société. Il en déduit le format de la facture et récupère les éléments nécessaires à l enregistrement comptable. Il interroge ensuite le plan comptable du dossier pour trouver un compte de fournisseur qui contient dans son libellé le nom de la société. Si le compte existe, il propose les contreparties des achats précédents enregistrés sur ce compte. Il complète le masque de saisie d achats avec : La date Le numéro de facture Le numéro de compte du fournisseur Le montant TTC sur le compte du fournisseur Les comptes de contrepartie déduits des pièces d achat précédentes sont proposés Si le compte de contrepartie est rattaché à un compte de TVA, il ajoute le débit HT au compte de charges et le montant de la TVA sur le compte de TVA rattaché, sinon il reporte la contrepartie TTC sur le compte de charges Si le compte n existe pas, il propose de créer le compte et complète le masque de saisie avec : La date Le numéro de facture Le numéro de compte du fournisseur Le montant TTC sur le compte du fournisseur Il restera à compléter le compte d achat et le montant HT.

14 Consultation des factures Lors de la consultation des journaux d achat, il sera possible de consulter via le bouton GED, la facture liée à l enregistrement. Editions > Journaux Il sera également possible de consulter toutes les pièces d un dossier en allant dans le menu visualisation. GED > Visualisation Toutes les pièces comptables sont classées selon leurs dates, par exercice, par mois, puis par journal. Si dans ce module, la contrepartie et les montants ne se renseignent pas, c est que le module n est pas activé. Contacter votre interlocuteur IN EXTENSO.

15 15 5. La saisie des factures de vente. Pour saisir des factures de ventes, cliquez sur le journal souhaité : Le masque de saisie suivant permet de saisir vos factures sans connaissances particulières en comptabilité. Comme pour les factures d achat il va falloir renseigner les éléments nécessaires à l enregistrement de la facture : La date de la facture, S il s agit d une facture ou d un avoir. Dans ce cas, le logiciel adaptera le sens de l écriture. Le libellé Et bien entendu les montants. Le montant de la TVA collectée sera calculé automatiquement, mais il est toujours conseillé de vérifier ce montant par rapport à celui de la facture. Le numéro de pièce se renseigne automatiquement, il est modifiable. La date d échéance est facultative. Cliquez ensuite sur, la facture est enregistrée en comptabilité, le logiciel propose de saisir une nouvelle pièce. Par la touche * dans la zone libellé, le libellé du compte client se renseignera En cas de doutes sur l utilisation d un compte, vous pouvez utiliser la case, elle permet d alerter votre interlocuteur IN EXTENSO de votre doute. Dans ce cas, il est conseillé de renseigner un commentaire.

16 16 6. Le Z de caisse. Si vous avez une caisse enregistreuse, vous avez la possibilité de saisir le ticket Z au jour le jour. Pour cela cliquer sur Le Z de caisse est constitué de 3 Onglets : 6.1. La saisie des recettes Cet écran de saisie permet de saisir quotidiennement les ventes par catégories, en saisissant le chiffre d affaires TTC, la TVA se calculant automatiquement ainsi que les règlements correspondants. Une pièce enregistrée avec le Z de caisse doit toujours être modifiée avec ce module, sinon le suivi du fond de caisse et la ventilation par modes de règlements seront perdus.

17 La saisie des remises. Par l onglet Remise, vous avez la possibilité de remettre en banque des sommes, soit des espèces soit des chèques, etc Cela permet de constater le solde en votre possession que ce soit en espèces, en chèques ou tout autre moyen de paiement paramétré La saisie des dépenses Vous pourrez par cet onglet, saisir vos sorties de caisse. Le fait de saisir quotidiennement vos tickets Z vous permet de pointer exactement votre fond de caisse.

18 18 7. Le module Devis Facture. Ce module permet de saisir rapidement des devis et des factures et de les envoyer par mail au prospect ou client. Devis Factures > Devis Factures On accède au module en saisissant un client. Si celui-ci est déjà renseigné, le logiciel ouvre le module, sinon il faudra renseigner ses coordonnées. L écran est divisé en 3 parties : la fiche client dans laquelle vous allez retrouver ses coordonnées mais aussi son relevé de comptes les informations devis/factures : c est un récapitulatif des devis factures effectués sur l année, sur le mois et la semaine les factures / avoir et devis /bons de commande : il s agit du détail des factures et des devis du client dans le logiciel.

19 Ajout d un devis Pour ajouter un devis, il faut cliquer sur ajouter un devis. Le nom du client est déjà renseigné, ainsi que la date qui sera celle du jour, et du numéro du devis. Il faudra choisir s il s agit d un devis ou d un bon de commande. Dans la zone description, il faut soit saisir une description d un nouveau devis, soit taper les premiers caractères d une description d un ancien devis, celui-ci s affichera. De la même façon, pour les libellés du corps du devis, vous pourrez faire appel à d anciens libellés déjà saisis ; en procédant ainsi, les montants utilisés seront proposés. Il vous restera à renseigner la quantité, une remise éventuelle. En bas de l écran, vous pouvez renseigner un commentaire, ainsi qu un mode de règlement et une échéance. La remise globale saisie viendra renseigner la colonne remise pour les lignes vides. Cliquer sur enregistrer pour visualiser le projet de devis.

20 20 Le bandeau à gauche permet plusieurs actions sur le projet de devis : Le bouton «valider le projet de devis» permettra d enlever la notion de projet et ainsi de l imprimer pour les clients. Une fois passé en devis, le bandeau de gauche change, vous aurez la possibilité d envoyer par mail le devis ou d établir une facture. Il est possible de transférer ou de dupliquer un devis d un client à un autre pour cela il suffit de revenir sur le devis initial et de modifier le client.

21 Etablir une facture Afin d établir une facture, li faut se rendre dans la fiche client Dans Etat choisir facturé : En cliquant sur OUI, le projet de facture apparaît, il est encore modifiable, un numéro de facture provisoire est attribué : FXXXXXX. Comme pour le projet de devis, dans le bandeau gauche vous avez la possibilité de valider la facture. Cette étape permet l attribution d un numéro de facture définitif et de passer l enregistrement en comptabilité ; le Pdf de la facture sera lié à l enregistrement comptable. Cela entraîne également le blocage en modification/suppression de la facture. S il est nécessaire d apporter des modifications, il faudra établir soit une facture complémentaire soit à un avoir. Comme pour le devis, vous avez la possibilité d envoyer votre facture par mail. Pensez à demander l insertion de votre logo dans vos devis et vos factures. Pour consulter les factures, il vous suffit d aller dans le journal de vente et de cliquer sur le bouton GED au bout de la ligne.

22 Astuces Libellé Il est possible que la zone de libellé ne soit pas assez grande pour renseigner toute la description. Pour cela vous avez deux solutions : Insérer des lignes de commentaire sur d autres lignes dans le corps de devis et mettre des montants à 0 Soit renseigner dans le libellé un code qui permettra de faire des sauts de lignes en saisissant le texte suivant : Ecran TV LCD 117 cm Full HD <BR> Compatible 3D <BR> Technologie PixelPlus L affichage sera : Ecran TV LCD 117 cm Full HD Compatible 3D Technologie PixelPlus Conditions Générales de Vente Les CGV peuvent être soit saisies (ou copier/coller) dans la zone «commentaires», soit pré-imprimées au verso du support d impression de votre devis ou facture.

23 23 8. Le relevé bancaire. L import du relevé bancaire vous permet de ne pas avoir à saisir toutes les lignes du relevé, pour cela cliquer sur Il faut au préalable télécharger le relevé bancaire sur votre espace client de votre banque. Le logiciel supporte 2 formats : OFX et QUICKEN (QIF). Si vous êtes client de la BNP Paribas, vous pouvez télécharger vos relevés bancaires sous format CPT avec comme séparateur de décimal le point. Cliquer sur parcourir et sélectionner le fichier téléchargé : Cliquer sur importer : Puis à nouveau importer. Puis Terminer pour finaliser l import

24 24 Le nombre d écritures importées apparaît. Il s agit du nombre de lignes en attente d affectation comptable ; Cliquer sur Le relevé apparaît, il suffit d attribuer un compte à chaque ligne. Pour cela deux méthodes : soit d affecter manuellement les lignes soit créer des affectations automatiques. Pour l affectation manuelle, il suffit de saisir le compte correspondant au montant. Pour l affectation automatique, il faut cliquer sur voir les paramètres d affectation automatique. Saisir un libellé qui sera recherché dans le relevé et le compte. A chaque import, toutes les affectations automatiques seront traitées.

25 25 9. La saisie en mode relevé. Si vous ne souhaitez pas ou n avez pas la possibilité d utiliser l import des relevés bancaires, la saisie en mode relevé vous conviendra. Il suffit de saisir le solde figurant au début du relevé bancaire et de saisir toutes les lignes du relevé. Le solde final doit correspondre au solde de la fin du relevé.

26 Les relances Vous avez la possibilité d établir des relances à destination des clients Relance individuelle Pour cela vous pouvez consulter la balance âgée Client. Gestion Client > Balance Agée En cliquant sur valider : La relance de niveau 1 apparaît, il vous est possible de sélectionner la relance parmi 3 niveaux de relance. Vous avez également la possibilité de modifier le texte de la relance, et de l envoyer par mail.

27 Relance groupée Gestion Client > Relance Il suffit de sélectionner les clients à relancer, de déterminer le niveau de relance et de cliquer sur le bouton