Campagne DADS Notice

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1 Campagne DADS 2014 Notice Auteurs : Lavinia Avram et Xavier Théoleyre 15/12/2014

2 Table des matières Accéder à l inscription/désinscription DADS Processus Rue de la Paye Connaitre les différents types de DADS Comment lire une DADS PDF Nouveautés DADS 2015 P3 P7 P8 P13 P21 2

3 Page d accueil de l interface Pour accéder aux DADS, depuis le site cliquez sur Espace client en haut à droite de la page. Cliquez sur connexion et entrez vos identifiants. Vous accédez à la page d accueil. Le module Déclaratif permet la gestion des DUCS et DADS 3

4 Inscription / Désinscription Tous les dossiers sont inscrits par défaut à la DADS La désinscription sera disponible du 12 décembre au 5 janvier. Inscrire / désinscrire tous les organismes du dossier Inscrire ou réinscrire (un motif à renseigner). Désinscrire un organisme (un motif à renseigner) Non éligible à la DADS 4

5 Module DADS Accédez aux DADS en cliquant sur Déclaratif puis DADS dans la barre de menu Dads à valider Consulter la DADS Dads modifiée En cliquant sur A valider, visualisez la DADS : valider la DADS Demander une modification en Une fenêtre s affiche pour recueillir votre demande de modification 5

6 Module DADS En cliquant sur le numéro de dossier ou Détails vous accédez à la page suivante : Sur cette page, vous visualisez l état d avancement de l ensemble des DADS en cours pour une société. La colonne vous renseigne sur l étape en cours pour chaque DADS. 6

7 Processus Rue de la Paye COURRIER Processus Rue de la Paye FACTURE A ECHEANCE LECTURE VERIFICATION REPONSES AUX QUESTIONS VALIDATION GESTION DES AVOIRS PAIEMENT LISTE DES DADS INSCRITES VERIFICATION REPONSES AUX QUESTIONS VALIDATION PRODUCTION DADS VERIFICATION 48 H après mail RDLP ENVOIS ET GESTION DES RETOURS LISTE DES CAISSES VERIFICATION REPONSES AUX QUESTIONS VALIDATION GESTION DES MISES A JOUR SHEMA FONCTIONNEL LECTURE EXPLICATIF DADS LECTURE DATE LIMITE DE DESINSCRIPTION 5 JANVIER 2015 Via le portail : net-entreprise.fr : réception des accusés de réception et des messages. 7

8 Désinscription jusqu au 5 janvier 2015 Jusqu au 5 janvier 2015, vous pouvez vous désinscrire et vous réinscrire en déclarant à chaque fois le motif. Les désinscriptions faites après le 5 janvier 2015 engendrerons des coûts qui vous seront facturés forfaitairement à hauteur du tarif de vos DadsU. Nous vous rappelons que la DADS est une formalité obligatoire et qu une éventuelle désinscription ne devrait-être motivée que par une information incomplète ou qui n aurait pas été communiquée à nos gestionnaires, une erreur de nos services... N hésitez pas à contacter Rue de la Paye en cas de doute. Comment se désinscrire? Sur l interface de Rue de la Paye (écrans disponibles à partir du 12 décembre). Validation DADS Après la réalisation de votre DADS, vous serez informés par mail. La déclaration mise à votre disposition sur le site. Vous devrez la valider ou demander des modifications dans un délai de 5 jours ouvrés après réception. A défaut, la validation sera automatique. Votre DADS est ensuite envoyée sur net-entreprises puis aux organismes destinataires. Paiement de la facture Le paiement est à réception de facture. Les avoirs correspondants aux désinscriptions vous seront adressés avec la facture du mois de février

9 Connaitre les différents types de DADS DADS DADS TDS DADS IRC DADS IP DADS Honoraires DADS CI-BTP Centre TDS Institutions de retraite Institutions de prévoyance adhérentes au CTIP, mutuelle (FNMP), assurances (FFSA) Caisse des impôts Caisse de CP BTP Type DADS: Echéance: Caractère obligatoire? TDS 31 janvier Oui, pour toutes les entreprises. IRC 31 janvier Oui, pour toutes les entreprises. IP CI-BTP 31 janvier 30 avril (traitement après 31mars) Toutes les entreprises qui emploient des cadres. Toutes les entreprises qui cotisent à un organisme de prévoyance ou de mutuelle ou d assurances. Si adhésion à une caisse de BTP et accord EDIC (voir les détails dans les pages suivantes). Honoraires 30 avril (sur demande avant le 31 mars) En cas de versement d honoraires, veuillez faire votre demande d inscription en mars. 9

10 Connaitre les différents types de DADS DADS Déclaration Annuelle de Données Sociale. Formalité déclarative obligatoire pour toutes les entreprises relevant du régime général et des collectivités publiques. N4DS La N4DS (Norme pour les Déclarations Dématérialisées Des Données Sociales) est la norme qui remplace la DADS-U. La DADS-U reste d actualité, mais depuis janvier 2012, elle passe par la norme 4DS. On parle donc de fichiers DADS-U (TDS, IRC, IP-prévoyance, mutuelle, assurances) qui respectent la norme 4DS. DADS TDS La Déclaration Annuelles de Donnés Sociales de type Transfert de Donnés Sociales est la plus importante des déclarations obligatoires. A destination de la Caisse Nationale Assurances Vieillesse, elle est utilisée à la fois pour le calcul des points de retraite des salariés et pour le pré remplissage des déclarations d impôts des salariés. DADS IRC Déclaration obligatoire qui va permettre à l organisme de retraite de calculer les points de retraite par salarié mais aussi de vérifier la validité des déclarations trimestrielles de charges sociales. Par comparaison avec les DUCS, les caisses ont la possibilité de régulariser le compte de la société pour l'année de validité. 10

11 Connaitre les différents types de DADS DADS IP une obligation déclarative des entreprises qui sont tenues de déclarer : - le total des bases soumises à des cotisations de prévoyance, mais aussi les cotisations dues par la partie salariale. Les données déclarées sont à destination des institutions de prévoyance adhérentes du Centre Technique des Institutions de Prévoyance CTIP). - le total des bases soumises à des cotisations de mutuelle. Les données déclarées sont régis en collaboration avec la Fédération Nationale de la Mutualité Française. - le total des bases soumises à des cotisations destinées à des caisses d assurances adhérentes à la FFSA (Fédération Française des Sociétés d Assurances). Toutes les entreprises ne sont pas soumises à cette obligation (la prévoyance cadre est obligatoire). DADS CI-BTP Pour les entreprises qui cotisent à la caisse des Congés Payés Intempéries BTP. Une DADS CI-BTP sera validée par l institution destinataire seulement si une Convention EDIC (Echanges de Données Informatisées pour la gestion de Congés Payés) a été déjà signée entre l entreprise et le CNETP (Caisse Nationale des Entrepreneurs de Travaux Publics). Ces déclarations pourront être produites à compter du 1er avril de l année en cours (donc après la clôture de congés payes intempéries BTP). La période de déclaration s'écoule du 31 mars au plus tard le 30 avril (les dates limites des déclarations annuelles, trimestrielles ou mensuelles sont plus précisément définies dans le règlement intérieur de chaque caisse CI-BTP. Après la réalisation de la DADS CI-BTP par Rue de la Paye, chaque client a l obligation de saisir sur le site de sa caisse de CP BTP les dates de congés payés bâtiment pour ses salariés. Attention : Si antérieurement la société n a pas conclu avec le CNETP (Caisse Nationale des Entrepreneurs de Travaux Publics) une Convention EDIC (Echanges de Données Informatisées pour la gestion de Congés Payés), les DADS CI-BTP ne seront pas validées par la caisse destinataire (même si nous les avons transmis en respectant le délai imposé). 11

12 Connaitre les différents types de DADS DADS HONORAIRES La déclaration DADS Honoraires (aussi nommée DADS2) doit être souscrite par toute personne physique ou morale qui, à l'occasion de l'exercice de sa profession, verse à des bénéficiaires des commissions, courtages, ristournes commerciales ou autres, vacations, honoraires occasionnels ou non, gratifications et autres rémunérations. Cette déclaration vise également les droits d'auteur et d'inventeur. La période de déclaration c est au plus tard le 30 avril pour les sociétés dont l exercice coïncide avec l année civile. Pour les sociétés avec un exercice comptable décalé, la DADS Honoraires doit être déclarée avant les trois mois suivant la clôture de l exercice. Attention, les montants à déclarer sur les DADS2 sont TTC (Toutes Taxes Comprises). 12

13 Lire une DADS TDS sous format pdf Premières rubriques de la DADS pdf - L année de validité de la DADS, l année de la période de déclaration, par exemple 2013 pour les éléments de rémunération de l'année Le numéro d affiliation à l Urssaf ; selon l Urssaf où l entreprise est affiliée, la DADS sera dirigée une des CRAV (Paris, Clermont-Ferrand etc.). Légende Premières rubriques de la DADS pdf : 13

14 Lire une DADS TDS sous format pdf 14

15 Lire une DADS TDS sous format pdf Informations liées à l état civil du salarié Le matricule du salarié dans l entreprise, nom patronymique (le nom de famille ; si l employée est mariée, le nom de jeune fille), no INSEE (le Numéro de Sécurité Sociale du salarié), l adresse du salarié. Attention : un salarié peut apparaitre sur plusieurs lignes sur la DADS pdf. Ce n est pas une erreur, mais la conséquence de changements sur sa Fiche Employé pendant l'année. En ajoutant les bases de ses périodes, le total obtenu sera le même que dans le Tableau Récapitulatif annuel ou dans la Journal de paye de l année. Exemple : Nous considérons le salarié Y, qui apparait sur 2 lignes et donc avec deux périodes. Total Base CSG salarié Y (pdf) = Base CSG salarié Y période 1 (pdf) + Base CSG salarié Y période 2 (pdf) doit être égale à sa base CSG du Journal de Paie annuel. Nous procédons de la même manière pour vérifier ses autre bases (Totalité, Plafonnée, Base Brute Fiscale, Net Imposable etc.). 15

16 Lire une DADS TDS sous format pdf Informations liées à l emploi NBH Sal : Le nombre total d heures travaillées durant l année. Attention : ne pas confondre la durée de travail contractuelle affichée sur le pdf avec le nombre d heures effectivement travaillées par salariée. Sur l'état préparatoire PDF le nombre d heures correspond à la rubrique du fichier txt S40.G Temps du travail sur l'année qui prend effectivement la durée de travail contractuelle. Etr : Si le salarié est de nationalité étrangère, la rubrique va prendre comme valeur la lettre «E». Sinon, la rubrique reste vide. CIPDZ : cette rubrique est à renseigner si le salarié a changé d'emploi au cours de la période. Valeurs : C : travail à temps complet ; I : travail intermittent ; P : travail à temps partiel ; D : travail à domicile ; Z : si la ligne salarié ne se rapporte qu'à des rappels d'années antérieures. Emploi du. Au : La période dont le salarié a été présent dans l entreprise. Risque AT : Le code Risque Accident de travail. Durée Mens : La durée mensuelle de travail. Nature de l emploi : La dénomination de l emploi (par exemple, secrétaire etc.). Qualification : La qualification du salarié (cadre, non cadre, non cadre professionnalisation, apprenti, stagiaire, etc.). Code emploi : Il s agit du «Code INSEE des emplois». Dans le fichier réel (txt destiné aux caisses de cotisations) il existe aussi la rubrique S40.G Nombre d'heures travaillées pour la période qui prend le nombre d'heures effectivement travaillées par le salarié dans la période déclaré. 16

17 Lire une DADS TDS sous format pdf Eléments de rémunération Tous les éléments de rémunération sont à vérifier avec le journal de paye et le tableau récapitulatif de l année déclarée. Sécurité Sociale, Rémunération annuelle Base CSG : La base totale sur laquelle la cotisation CSG est assise. Attention lors de la vérification de la DADS pdf: qui est composée de la CSG normale, mais aussi de la CSG sur les heures supplémentaire ou de la CSG sur PEE, etc. La base CSG qui apparait sur la DADS correspond à la somme de ces bases CSG du journal de paye. Totalité : Correspond à la base Urssaf Vieillesse Déplafonnée du journal de paye. Attention lors de la vérification de la DADS pdf: - Aux apprentis loi 1979 à compter du 2007 : nous déclarons la base forfaitaire des apprentis dans cette rubrique ; - Aux apprentis loi 1987 à compter du 2007 : nous déclarons la base forfaitaire des apprentis dans cette rubrique ; - Aux stagiaires dont la gratification annuelle est inferieure ou égale au seuil d'assujettissement : nous déclarons à 0 cette rubrique ; - Aux stagiaires dont la gratification annuelle est supérieure au seuil d'assujettissement : nous déclarons la base ayant servie au calcul de cotisations ; - Aux ou le salarié bénéficie des exonérations, car il faut ajouter le montant exonérée au celui non exonérée. 17

18 Lire une DADS TDS sous format pdf Limité au Plafond : La base Urssaf Vieillesse Déplafonnée. Attention lors de la vérification de la DADS pdf: - Aux apprentis loi 1979 à compter du 2007 : nous déclarons la base forfaitaire; - Aux apprentis loi 1987 à compter du 2007 : nous déclarons la base forfaitaire des apprentis; - Aux stagiaires dont la gratification annuelle est inferieure ou égale au seuil d assujettissement : nous déclarons cette base à 0; - Aux stagiaires dont la gratification annuelle est supérieure au seuil d'assujettissement : nous déclarons la base ayant servie au calcul de cotisations ; - Aux ou le salarié bénéficie des exonérations, car il faut ajouter le montant exonérée au celui non exonérée. Mt Cas Part Sécu : Le montant de la base exonérée au paiement des cotisations. Attention lors de la vérification de la DADS pdf: Dans cette case les bases forfaitaires des cas particuliers sont renseignées (exemple : apprentis, CAE etc.). Impôts Rem Ann E. Retr. : Avantages accordés au salarié dans le cadre d un plan épargne entreprise. Base BF : La base brute fiscale - Correspond à la totalité brute des rémunérations perçues au cours de l année (total salaire brut). La loi la définit comme étant le montant qui sert au calcul de la taxe sur les salaires. Pour les cas particuliers, nous ne déclarons pas le salaire brut, mais la base forfaitaire dans cette rubrique. Attention lors de la vérification de la DADS pdf: 18

19 Lire une DADS TDS sous format pdf Impôts Rem Ann E. Retr. : Avantages accordés au salarié dans le cadre d un plan épargne entreprise. Base BF : La base brute fiscale - Correspond à la totalité brute des rémunérations perçues au cours de l année (total salaire brut). La loi la définit comme étant le montant qui sert au calcul de la taxe sur les salaires. Pour les cas particuliers, nous ne déclarons pas le salaire brut, mais la base forfaitaire dans cette rubrique. Attention lors de la vérification de la DADS pdf: - Aux apprentis loi 1979 à compter du 2007 : nous déclarons à 0 cette rubrique ; - Aux apprentis loi 1987 à compter du 2007 : nous déclarons la base forfaitaire des apprentis dans cette rubrique et non pas son Salaire Brut ; - Aux stagiaires dont la gratification annuelle est inferieure ou égale au seuil d'assujettissement : nous déclarons à 0 cette rubrique ; - Aux stagiaires dont la gratification annuelle est supérieure au seuil d'assujettissement : nous déclarons la base ayant servie au calcul de cotisations ; - Aux salariés embauchés sous un contrat CAE (accompagnement emploi), d'insertion par l'activité, contrat d'avenir pour lesquels: nous déclarons à 0 cette rubrique. Autres Rev : Autres revenus perçus. Inde Exp /Imp : Les salariés expatriés ou imparités bénéficient des rémunérations spéciales du au fait d avoir quitté leur pays de nationalité. 19

20 Lire une DADS TDS sous format pdf Av Nat Le montant des avantages en nature perçus par chaque salarié. Fr Pro Le montant et la modalité des frais professionnels versés. Valeur de la rubrique : F (allocations forfaitaires de frais), R (Remboursement de frais sur justification), P (Frais directement pris en charge par l employeur), D (Remboursements des petits dépenses pour les aux salariés). Taxe s/ salaires : Ces rubriques sont complétées si la société est «Assujettie aux taxes sur salaires». Les bases brutes de la taxe sur les salaires, la base au premier taux et la base au deuxième taux seront identifiées dans le journal de paye. Ret Srce : Des retenus à la source, des montants qui sont automatiquement prélevées de la rémunération de l employé suite à une décision judiciaire. 20

21 Nouveautés DADS nouvelles rubriques pour le CICE En 2014, le CICE était déclarés dans les rubriques de la réduction Fillon. Pour une meilleure lisibilité, le CICE bénéficie de la création de 2 nouvelles rubriques : -La rubrique S40.G est destinée au montant du SMIC servant de base pour le calcul du CICE. Elle permet de différencier le SMIC Fillon et le SMIC CICE, lorsque des salariés ouvrent seulement le droit au CICE et pas à la réduction Fillon du fait de l application d assiettes forfaitaires (apprentis), de montant forfaitaire de cotisations (formateurs) ou d exonération de charges sociales (Zones Franches Urbaines). - La rubrique S40.G est créée pour le montant de la rémunération retenue pour le calcul du CICE. Dans la plupart des cas, cette assiette est identique à celle applicable pour la réduction Fillon. Elle peut être cependant différente, notamment pour les employeurs partiellement imposés à l impôt sur les bénéfices ou pour les salariés n ouvrant pas droit à la réduction Fillon. Cotisations vieillesse pour les apprentis L assiette forfaitaire de la cotisation vieillesse des apprentis est remplacée par l assiette réelle par la loi du 20 janvier 2014 sur les retraites. Cette mesure offre aux apprentis la validation de tous leurs trimestres et impacte la DADS. Cela garantit la validation de tous leurs trimestres au titre de leur apprentissage. La rubrique S40.G est donc créée pour la base plafonnée du salaire réel apprenti. Il faut y déclarer le salaire de l apprenti dans la limite du plafond car seules les cotisations acquittées sur la base plafonnée génèrent des points de retraite. 21

22 Nouveautés DADS nouveaux contrats de travail Trois nouveaux contrats de travail sont ajoutés dans la rubrique S40.G Le CDI intérimaire, le CDI d apprentissage, et le Contrat d apprentissage intérimaire. L intitulé des contrats d avenir est divisé en deux pour distinguer le secteur marchand du secteur non-marchand. Ouvertures de droits à l assurance maladie Depuis le 30 décembre 2013, les conditions d ouverture et de maintien des droits aux prestations d assurance maladie, maternité, invalidité et décès sont assouplies. Le salarié a droit au remboursement des soins pendant 2 ans en cas de maladie ou de maternité s il justifie avoir travaillé au moins 400 heures (au lieu de heures) ou avoir cotisé sur un salaire au moins égal à 400 fois (au lieu de 2 030) le montant du Smic horaire, pendant 12 mois. Pour tenir compte de cet assouplissement, la rubrique S65.G «Durée annuelle du travail égale à 1200 heures ou 2030 Smic» devient «Durée annuelle du travail égale à 400 heures ou 400 Smic» 22

23 Nouveautés DADS 2015 Indemnité de conciliation Pour favoriser et de développer la conciliation devant les prud hommes, la loi du 14 juin 2013 sur la sécurisation de l emploi a prévu que lors d un litige portant sur la contestation d un licenciement, les parties pourront, lors de l audience de conciliation, choisir de mettre un terme définitif au litige qui les oppose en contrepartie du versement d une indemnité forfaitaire calculée en fonction de l ancienneté du salarié. L indemnité forfaitaire de conciliation prud homale est donc ajoutée à la rubrique S40.G , code 230. Compte pénibilité La loi de réforme des retraites entérine la création du compte personnel de prévention de la pénibilité (C3P). Les points accumulés sur le compte sont convertibles en périodes de formation, temps partiel ou départ anticipé à la retraite. Une nouvelle rubrique de la DADS a été créée (S65.G ). Les sociétés cessant leur activité en 2015 devront faire une déclaration pour les salariés exposés aux 4 facteurs de risques l année : activités exercées en milieu hyperbare (code 05) ; travail de nuit (code 08) ; travail en équipes successives alternantes (code 09) ; travail répétitif (code 10). 23

24 Votre contact DADS : Lavinia AVRAM dadsu@ruedelapaye.com Tout doit comporter en objet le numéro de dossier ou, à défaut, le numéro de client.