Guide d utilisation de l ENT. Pages Blanches

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1 Guide d utilisation de l ENT Pages Blanches

2 Sommaire 1. INTRODUCTION OBJET DU DOCUMENT DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE GENERALITES PRÉSENTATION TERMINOLOGIE RESTRICTIONS SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES LES ACTEURS Recherche LES CAS D UTILISATION Recherche LES INTERFACES Structure générale Service Recherche INTÉGRATION DANS LE PORTAIL... 17

3 3 1. INTRODUCTION 1.1. Objet du document Ce document présente le fonctionnement du module pages blanches. Il permet de lister l ensemble des fonctionnalités, règles de gestion du module Documents de référence Sans objet.

4 4 2. GENERALITES 2.1. Présentation Le module Pages blanches à pour objectifs d offrir aux différents utilisateurs du portail un service de recherche des autres utilisateurs de l ENT. Le service de recherche est disponible pour tous les utilisateurs authentifiés. Outre la recherche proprement dite, il permet de mettre à disposition des utilisateurs les fonctionnalités suivantes: Constitution d un panier à partir d une liste d utilisateurs (nom, prénom, établissement, catégorie, adresse de messagerie), la liste est filtrée par critère de recherche. Extraction (fichier au format CSV) d une liste d utilisateurs à partir du panier ou de la liste de recherche Edition (fichier au format PDF) d une liste d utilisateurs à partir du panier ou de la liste de recherche Création d une liste de diffusion dans la messagerie à partir du panier Envoi d un message (courriel) à partir du panier ou à l unité Pour les utilisateurs dont le profil permet d accéder à plusieurs établissements, il est possible de constituer un panier rempli avec des utilisateurs de plusieurs établissements.

5 Terminologie Afin de permettre aux utilisateurs de mieux cibler leur recherche d utilisateurs, un filtrage par catégorie d utilisateur ou par établissement est disponible. On entend par «catégorie d utilisateur» les ensembles suivants : Elève Parent Enseignant Inspection pédagogique Direction établissement Personnel de collectivité Services académiques Autre (non enseignant) On entend par «établissement» les ensembles suivants : Structure identifiée dans l annuaire ENT. Dans ce module, on entend par «structure de rattachement» non seulement la structure de rattachement proprement dite mais également les structures auxquelles est lié l utilisateur, e.g. les différents établissements dans lesquels il exerce son activité.

6 Restrictions Afin de ne pas dégrader le service rendu, il n est pas possible d obtenir la liste de tous les utilisateurs de l ENT (presque un million d utilisateurs à terme). De ce fait, il a été choisit de rendre le critère Etablissement obligatoire pour limiter de manière naturelle le nombre d utilisateurs ramenés. Par contre, si le profil de l utilisateur connecté lui permet d accéder à plusieurs établissements, le panier lui permet de constituer une liste d utilisateurs de plusieurs établissements différents. La liste de diffusion créée automatiquement est limitée à 300 utilisateurs. L envoi d un message à partir du panier est limité à 40 utilisateurs.

7 7 3. SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES 3.1. Les acteurs Recherche Tous les utilisateurs de l ENT ont accès à ce module. Enseignant Parent (Famille) Direction de l établissement Elève Inspection pédagogique Personnel de collectivité territoriale Personnel des services académiques Autre (non enseignant) 3.2. Les cas d utilisation Recherche Les cas d utilisation principaux sont : Rechercher un utilisateur dans l annuaire ENT Afficher le détail d un utilisateur Envoyer un message (courriel) à un utilisateur Editer la liste complète des utilisateurs (résultat de la recherche) Editer la liste partielle des utilisateurs sélectionnés Extraire la liste complète des utilisateurs (résultat de la recherche) Extraire la liste partielle des utilisateurs sélectionnés Ajouter les utilisateurs sélectionnés au panier Visualiser le panier Retirer un utilisateur du panier Vider le panier Editer la liste des utilisateurs du panier Extraire la liste des utilisateurs du panier Créer une liste de diffusion pour la messagerie à partir des utilisateurs du panier Envoyer un message (courriel) à tous les utilisateurs du panier Les cas d utilisation secondaires sont : Sélectionner un établissement Sélectionner un groupe Sélectionner une classe

8 Les interfaces Structure générale La structure générale de l application Pages Blanches est présentée dans ce paragraphe ainsi que certaines typologies d écran. La fonctionnalité en cours est signalée et affichée en titre. Les messages d information ou d erreur sont disponibles en bas de la page. Page de recherche Chaque page de recherche possède une partie pour saisir les critères de recherche et une partie pour afficher la liste résultante. Les résultats sont affichés par page. Des boutons Actions permettent d effectuer l action demandée sur la ligne unitairement. Des boutons dans la barre de menu permettent des actions globales sur l ensemble de la liste de résultats ou sur les éléments cochés dans la liste de résultats (case Sél). L exemple donné ci-dessous est celui de la recherche d un utilisateur.

9 9 Edition PDF Les éditions sont disponibles au format PDF. Elles peuvent donc être imprimées et enregistrées. Extraction CSV Les extractions sont disponibles au format CSV. Elles peuvent donc être enregistrées et être importées dans un autre logiciel.

10 Service Recherche Enchainement pour la recherche de base Sélection Etablissement Utilisateur Recherche Obtenir Liste Sélectionner Recherche Ajouter au panier Editer Afficher le détail Envoyer un message Extraire Edition partielle Edition complète Extraction partielle Extraction complète La fonctionnalité de sélection d un établissement est disponible uniquement si l utilisateur authentifié dispose d un profil qui lui permet de faire une recherche sur plusieurs établissements. La liste des utilisateurs ne contient jamais les utilisateurs qui ont demandé à être exclus des résultats de la recherche sur l annuaire.

11 Enchainement pour l utilisation du panier Accéder au panier Vider le panier Envoyer un message au panier d utilisateurs Editer le panier Extraire le panier Supprimer un utilisateur dans le panier Créer une liste de diffusion à partir du panier Page de recherche et de résultats La sélection d un établissement est disponible uniquement si l utilisateur authentifié dispose d un profil qui lui permet de faire une recherche sur plusieurs établissements, sinon l établissement de rattachement est sélectionné par défaut.

12 12 Le critère Etablissement permet de faire la recherche non seulement sur les utilisateurs pour lesquels cette structure est leur établissement de rattachement mais aussi sur les utilisateurs qui exercent une activité dans cet établissement. Il est possible de filtrer les établissements en saisissant une partie du nom. La liste des catégories contient la liste des profils disponibles. Elle est fonction du profil de l utilisateur authentifié. Il est possible de restreindre la recherche des utilisateurs qui appartiennent à un groupe ou une classe. La liste est restreinte aux groupes (classes) de l établissement sélectionné.

13 13 Il est possible de filtrer les groupes (ou classes) en saisissant une partie du nom. Une fois un utilisateur sélectionné dans la liste de résultats, un click sur un bouton Action de la ligne permet d effectuer l action souhaitée : possibilité d afficher le détail par le bouton

14 14 possibilité d envoyer un message (courriel) par le bouton Une fois une recherche effectuée, l utilisation des liens de la barre de menu permet d effectuer l action souhaitée : Editer au format PDF la liste des utilisateurs ramenés par la recherche par le lien Editer au format PDF la liste des utilisateurs faisant l objet d une sélection par le lien Extraire au format CSV la liste des utilisateurs ramenés par la recherche par le lien Extraire au format CSV la liste des utilisateurs faisant l objet d une sélection par le lien Ajouter au panier la liste des utilisateurs faisant l objet d une sélection par le lien Lorsque le panier d'édition n'est pas vide, un click sur le lien de passer à la page d utilisation du panier d utilisateurs constitué. permet

15 15 La liste des utilisateurs au format PDF contient les informations suivantes : Civilité, Nom, Prénom, Catégorie, Adresse de messagerie. La liste des utilisateurs au format CSV contient les informations suivantes : Civilité, Nom, Prénom, Catégorie, Adresse de messagerie Page d utilisation du panier constitué La page d utilisation du panier permet de visualiser les utilisateurs contenus dans le panier. Les utilisateurs qui constituent le panier sont affichés page par page. Un click sur le bouton panier. de la ligne d'un utilisateur permet de retirer l utilisateur du Il est possible de retourner à la page de recherche pour ajouter d autres utilisateurs au panier en cliquant sur l'icône Une fois un panier constitué, l utilisation des liens de la barre de menu permet d effectuer l action souhaitée : Editer au format PDF la liste des utilisateurs du panier par le lien Extraire au format CSV la liste des utilisateurs du panier par le lien Envoyer un message (courriel) à tous les utilisateurs du panier par le lien

16 16 Créer une liste de diffusion (messagerie) avec tous les utilisateurs du panier par le lien Vider le panier par le lien La liste des utilisateurs (édition PDF ou extraction CSV) contient les informations suivantes : Civilité, Nom, Prénom, Catégorie, Etablissement, Adresse de messagerie. La création d une liste de diffusion impose de lui donner un titre et de Valider. La liste de diffusion est automatiquement créée dans le carnet d adresses spécifique ENT-LISTE-S-BLANCHES.

17 17 La liste de contacts peut alors être utilisée directement pour envoyer un message Intégration dans le portail Le module Recherche est accessible à partir de l onglet Mes outils.