d un ordre de mission et d un état récapitulatif des frais

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1 Service départemental d incendie et de secours de Lot-et-Garonne Notice de rédaction d un ordre de mission et d un état récapitulatif des frais Page 1/8 -

2 Introduction 2 situations = 2 formulaires d ordres de missions : 1 - Vous êtes un agent amené à vous déplacer fréquemment, DANS LE DEPARTEMENT, pour des missions incombant à votre service (agent du service casernement ou agent du service télécommunications et informatique, par exemple) vous devez remplir un ordre de mission permanent. Ce document sera rempli pour l année en cours. 2 - Vous êtes un agent amené à faire un déplacement dans le cadre d une mission particulière et ponctuelle (agent qui se rend à un congrès, en formation, en stage, etc.) vous devez remplir un ordre de mission classique. Dans les deux cas, les états de frais nécessaires au remboursement des sommes engagées par l agent seront transmis impérativement dans le mois suivant la mission. Ils devront être correctement remplis et accompagnés de toutes les pièces justificatives ORIGINALES des dépenses de l agent (factures, ticket, etc.). Les reçus de carte bancaires ne sont pas des pièces justificatives. Vous trouverez ci-après la procédure de rédaction de ces documents. Si vous avez des difficultés pour remplir les documents, le service Finances est là pour vous conseiller / 31 Page 2/8 -

3 Ordre de mission permanent L agent : en début d année 1) Je télécharge un ordre de mission sur Intranet. ( / cliquer sur le cadenas en haut à droite / saisir son identifiant et son mot de passe / cliquer sur le thème «groupement administration et finances» - «formulaires types»). 2) J imprime le document. Je ne remplie pas les cases réservées au service des finances. Je remplis les autres parties. 3) Je remplis la partie AGENT correspondant à mon identité : - mon grade s il y a lieu, mon prénom et mon nom. - ma fonction. - le nom du centre de secours ou bien du service où je suis affecté. - le nom du groupement auquel je suis rattaché. 4) Je remplis la partie OBJET DE LA MISSION - le périmètre de validité sera toujours le DEPARTEMENT DE LOT-ET-GARONNE. - j indique le motif. Ex : Besoins du service télécommunications et informatiques. - la validité sera préremplie jusqu à la fin de l année en cours, soit 31 décembre N. 5) Je remplis la partie CONDITIONS DU DÉPLACEMENT - je prends un véhicule de service, je coche la case correspondante. - je souhaite utiliser une carte carburant, je coche la case correspondante et indique d où proviendra la carte en cochant la case appropriée. 6) Je remplis la partie RESTAURATION Pour obtenir le remboursement des frais d hébergement et de restauration ma mission doit excéder la demi-journée et mon lieu de mission doit être distant de plus de 30 km à la fois de ma résidence administrative et de ma résidence familiale. - je demande la prise en charge de repas le midi, je coche la case correspondante. - je demande la prise en charge de repas le soir, je coche la case correspondante. 7) Je remets ensuite mon ordre de mission à mon chef de service ou de centre qui le signe et le transmet à son chef de groupement puis au groupement administration & finances. Page 3/8 -

4 Ordre de mission classique L agent : 10 jours minimum * AVANT la mission Je suis stagiaire en formation: le service formation prépare mon ordre de mission. Sapeur-pompier ou PATS, je m assure 5 jours avant de partir que le document est prêt. Je suis en mission autre que de la formation : je le prépare moi-même 1) Je télécharge un ordre de mission sur Intranet ( / cliquer sur le cadenas en haut à droite / saisir son identifiant et son mot de passe / cliquer sur le thème «groupement administration et finances» - «formulaires types»). 2) J imprime le document. Je ne remplie pas les cases réservées soit à mon supérieur soit au service des finances. Je remplis les autres parties. 3) Je remplis la partie AGENT correspondant à mon identité : - mon grade s il y a lieu, mon prénom et mon nom. - ma fonction. - le nom du centre de secours ou bien du service où je suis affecté. - le nom du groupement auquel je suis rattaché. 4) Je remplis la partie OBJET DE LA MISSION - j indique dans «autres motifs» l objet de la mission (ex : Colloque des Sdis à Toulon ou visite du service opérations du Sdis 82, etc.). 5) Je remplis la partie MODALITÉS DE LA MISSION - à gauche, je note l adresse précise et complète du lieu de ma destination. - à droite, je précise la date et l heure de mon départ mais aussi la date et l heure de mon retour. - je signale si d autres personnels participent ou non à cette mission en cochant la case appropriée. * (si une avance est demandée, contacter le service Finances 1 mois minimum avant la mission). 6) Je remplis la partie CONDITIONS DU DÉPLACEMENT - je prends un véhicule de service, je coche la case correspondante et note le modèle du véhicule et l immatriculation - je souhaite utiliser une carte carburant, je coche la case correspondante et indique d où proviendra la carte en cochant la case appropriée. Page 4/8 -

5 - j ai réglé directement mon titre de transport et souhaite me faire rembourser, je coche la ou les cases utiles. Si le mode de transport que j ai utilisé ne figure pas sur le formulaire, je l indique sur la ligne «autre». - je ne peux disposer d un véhicule de service et je dois utiliser mon véhicule personnel, je coche la case prévue à cet effet. Pour obtenir le paiement d indemnités kilométriques mon lieu de mission doit se trouver à plus de 25 km aller-retour à la fois de ma résidence administrative et de ma résidence familiale. Je joindrai à mon ordre de mission une copie de mon attestation d assurance certifiant que mes déplacements professionnels sont bien couverts et ce, en dehors des trajets du matin et du soir vers mon lieu de travail. De plus, je certifie personnellement cet état de fait en datant et apposant ma signature dans la case prévue à cet effet. 7) Je remplis la partie RESTAURATION HEBERGEMENT Pour obtenir le remboursement des frais d hébergement et de restauration ma mission doit excéder la demi-journée et mon lieu de mission doit être distant de plus de 30 km à la fois de ma résidence administrative et de ma résidence familiale. - je note le nombre de repas qui seront à ma charge et dont je demande le remboursement. - je note également le nombre nuitée qui seront à ma charge et dont je demande le remboursement. - je peux demander une avance de 75 % du montant estimé de mes frais de missions. Dans ce cas, je dois contacter le service des finances au moins 1 MOIS AVANT la mission. - je suis mandaté par le directeur pour le représenter. Je peux donc obtenir si nécessaire, en vertu d une délibération du conseil d administration, un droit à défraiement dérogatoire. Un tampon sera apposé sur l ordre de mission dans la case prévue à cet effet pour acter la volonté du directeur. 8) Je remets ensuite mon ordre de mission à mon chef de service ou de centre. Page 5/8 -

6 Les signatures Le chef de centre ou de service 1) vérifie l opportunité de la mission 2) date et signe l ordre de mission en bas de page et coche la case favorable ou défavorable. 3) transmet le document au chef de groupement. Le chef de groupement 1) date et signe l ordre de mission en bas de page et coche la case favorable ou défavorable. s il émet un avis favorable, il transmet le document au responsable administratif et financier (RAF). Le directeur 1) donne son accord ou non sur les conditions de déplacement, de restauration, d hébergement, etc., en cochant ou non les cases dans la partie grisée à droite. Ensuite, il indique le nombre total de cases cochées. 2) date et signe l ordre de mission en bas de page et coche la case accord ou refus. L original du document est remis à l agent et des copies sont réalisées pour le secrétariat de direction, le service des finances (ou des ressources humaines s agissant d une formation) et le chef de groupement. L AGENT EN MISSION CONSERVERA TOUTES LES PIÈCES JUSTIFICATIVES DE SES FRAIS DE MISSIONS (FACTURE D HÔTEL, DE RESTAURANT, DE TITRE DE TRANSPORT, PÉAGE ET PARKING, ETC.) Page 6/8 -

7 État de frais Ordre de mission permanent je remplis mon ÉTAT DE FRAIS comme suit : L agent 1) Je joins une copie de mon ordre de mission permanent à chaque ÉTAT DE FRAIS. 2) Je remplis la partie AGENT correspondant à mon identité - mon grade s il y a lieu, mon prénom et mon nom. - le nom du centre de secours ou bien du service où je suis affecté. 3) Je remplis la partie DOMICILIATION - j indique précisément l adresse de ma résidence familiale (adresse personnelle) et de ma résidence administrative (adresse du centre ou du service où je suis affecté). Ces mentions sont obligatoires et permettront de déterminer les droits à indemnisation. 4) Je remplis la partie RECAPITULATIF DES FRAIS DE REPAS POUR LE MOIS DE : - je note le mois correspondant aux frais engagés : janvier, etc. (1 état par mois) 5) Je remplis la partie DEMANDE DE REMBOURSEMENT / ETAT DES FRAIS - j indique sur chaque ligne, le motif de ma mission (ex : réparation du.) - le lieu de ma mission (ex : CIS Houeillès). - la date et l heure de mon départ. - la date et l heure de mon retour. - le montant de mes dépenses. - au bas de cette colonne, je fais le TOTAL des frais du mois. 6) Dans la case «je certifie exacts..», je mets la date et le lieu, puis je signe le document. 7) J agrafe les justificatifs et le RIB, le cas échéant, à l état de frais dans le coin supérieur gauche. 8) Je transmets le document à mon supérieur hiérarchique qui le signe et le transmet à son chef de groupement puis au groupement administration & finances (ou au service formation s il s agit d une formation). L objectif du service finances est de favoriser un remboursement dans le mois qui suit la réception du dossier complet de demande de remboursement. Deux avantages : - l agent récupère plus rapidement les sommes qui lui sont dues, - le SDIS liquide rapidement des sommes afin d assainir la situation comptable au fur et à mesure du déroulement de l exercice budgétaire. Page 7/8 -

8 Ordre de mission classique je remplis mon ÉTAT DE FRAIS comme suit : 1) Je télécharge un ETAT DE FRAIS sur Intranet ( / cliquer sur le cadenas en haut à droite / saisir son identifiant et son mot de passe / cliquer sur le thème «groupement administration et finances» - «formulaires types»). 2) J imprime le document. Je ne remplie pas les cases réservées au service des finances. Je remplis les autres parties. 3) Je remplis la partie AGENT correspondant à mon identité - mon grade s il y a lieu, mon prénom et mon nom. - le nom du centre de secours ou bien du service où je suis affecté. 4) Je remplis la partie DOMICILIATION - j indique précisément ma résidence familiale (adresse personnelle) et ma résidence administrative (lieu ou je suis affecté ; ce peut être la direction, un centre de secours, ). Ces mentions sont obligatoires et permettront de déterminer les droits à indemnisation. 5) Je remplis la partie MODALITÉS DE LA MISSION - à gauche, je note l adresse précise et complète du lieu de ma destination. - à droite, je note le motif de mon déplacement la date et l heure de mon départ mais aussi la date et l heure de mon retour. Ces éléments doivent concorder avec l ordre de mission. 6) Je remplis la partie DEMANDE DE REMBOURSEMENT / RECAPITULATIF DES FRAIS - je note en face de chaque n de pièce jointe, la date de la prestation, son objet (ex : repas, hébergement, transport, indemnités kilométriques,.), et le montant des frais correspondant. 7) dans la case «je certifie exacts..», je mets la date et le lieu, puis je signe 8) j agrafe les justificatifs à l état de frais dans le coin supérieur gauche. 9) je transmets le document à mon supérieur hiérarchique qui le signe et le transmet à son chef de groupement puis au groupement administration & finances (ou au service formation s il s agit d une formation). L objectif du service finances est de favoriser un remboursement dans le mois qui suit la réception du dossier complet de demande de remboursement. Deux avantages : - l agent récupère plus rapidement les sommes qui lui sont dues, - le SDIS liquide rapidement des sommes afin d assainir la situation comptable au fur et à mesure du déroulement de l exercice budgétaire. Page 8/8 -