Programme de gestion du rendement

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1 Programme de gestion du rendement 1.0 Aperçu Inforoute Santé du Canada (Inforoute) a mis en place un programme officiel de gestion du rendement. Il s agit d un processus annuel auquel tous les employés, à l'exception de ceux qui ne travaillaient pas pour Inforoute au cours des trois derniers mois de l'exercice financier, doivent participer. Le présent document offre un aperçu du programme et des processus qui s y rattachent. 1.1 Objectifs du programme Le programme de gestion du rendement vise : à offrir un processus de gestion du rendement uniforme et équitable qui peut s'appliquer dans toute l'organisation; à établir des objectifs clairs et à élaborer des outils qui aideront les employés à fournir un rendement optimal, en conformité avec les objectifs de la Société; à souligner et à récompenser les employés pour leur bon rendement. 2.0 Aperçu du programme Le programme de gestion du rendement comporte les éléments suivants : Objectifs de la Société Objectifs de rendement individuels Résultats de l évaluation du rendement Rémunération

2 2.1 Processus annuel d'établissement des objectifs de rendement individuels Le processus annuel de gestion du rendement s'amorce une fois que les plans directeur et opérationnel et que les objectifs de la Société pour l'exercice ont été établis et approuvés par le conseil d'administration. De concert avec leur supérieur immédiat, les employés se fixent des objectifs de rendement mesurables. Afin d'appuyer les objectifs de rendement et de favoriser le succès des employés et de l'organisation, nous encourageons les gestionnaires à fournir une rétroaction périodique aux employés concernant leur rendement, leurs objectifs, leur plan de perfectionnement individuel et les livrables. Ils sont aussi invités à procéder à un examen semestriel pour déterminer si des changements ou des rajustements doivent être apportés aux objectifs individuels, ainsi que pour prévoir une rencontre officielle où ils pourront faire le bilan avant l'évaluation du rendement annuelle proprement dite. 2.2 Processus annuel d'évaluation du rendement Le processus annuel d évaluation du rendement débute à la fin de l'exercice financier. Il consiste à mesurer le rendement individuel et organisationnel par rapport aux objectifs établis. L employé inscrit les résultats qu il a obtenus par rapport à ses objectifs et les soumet à son supérieur immédiat. Par la suite, le supérieur recueille et prend en compte des commentaires informels au sujet des résultats de l'employé pour évaluer son rendement global. En plus de l évaluation des résultats obtenus par rapport aux objectifs (ce qui a été réalisé), le processus comprend une évaluation des compétences comportementales, réalisée par le supérieur immédiat et au moins un évaluateur désigné au sein de l organisation. Les compétences comportementales reflètent la façon dont les objectifs ont été atteints dans les cinq catégories suivantes : la collaboration, la communication, l'adaptabilité, l'optimisation du savoir et la responsabilisation. Selon ce qui a été réalisé et la façon dont les objectifs ont été atteints, le supérieur attribue une cote à l'employé et soumet les résultats au Comité de la haute direction (CHD) pour qu'il en fasse l'examen. Le CHD passe en revue tous les résultats associés au rendement et s'assure de l'équité des cotes attribuées. Les résultats dûment examinés sont ensuite compilés et remis au Comité des ressources humaines et de la rémunération pour approbation. Le rôle du Comité est décrit au paragraphe 3. Après la réunion du Comité des ressources humaines et de la rémunération et de celle du conseil d'administration, en mai, les détails concernant la rémunération sont communiqués aux employés par leur supérieur immédiat et dans une lettre personnalisée au cours du mois de juin. 2

3 2.2.1 Cotes de rendement Voici les cinq cotes qui servent à indiquer le niveau de rendement individuel et organisationnel : Cote Offre un rendement exceptionnel Dépasse les attentes Répond aux attentes Répond partiellement aux attentes Insatisfaisant Description En plus de dépasser nettement les attentes, l employé a été l auteur de réalisations exceptionnelles en atteignant des objectifs supplémentaires et en surmontant des difficultés majeures, ce qui s est traduit par un rendement extraordinaire. A dépassé les attentes relatives aux buts/objectifs et a nettement dépassé constamment les attentes en ce qui concerne la qualité du travail et l excellence du rendement. Les attentes ont été complètement satisfaites, et parfois même dépassées, tant pour ce qui concerne la réalisation des buts/objectifs que pour la qualité du travail, ce qui a permis d obtenir un solide rendement. L employé n a pas réalisé la totalité des buts/objectifs, ou bien il l a fait, mais ses actions et ses comportements n ont pas répondu aux attentes. L employé ne réalise pas les buts/objectifs et ne répond pas aux attentes concernant le rendement global. 2.3 Processus annuel de révision salariale Au terme de l évaluation annuelle du rendement, Inforoute amorce le processus de révision salariale. Le but est d'accorder des hausses salariales au mérite, en fonction du rendement de chaque employé. 3

4 2.3.1 Éléments de la rémunération Inforoute s'est dotée d'une structure de rémunération qui comporte deux éléments : le salaire de base et la rémunération au rendement variable. Salaire de base annuel Chaque année, les Ressources humaines procèdent à une étude de marché afin de formuler des recommandations concernant la hausse des salaires de base fondée sur le rendement. Ces recommandations sont présentées et approuvées par le Comité des ressources humaines et de la rémunération. Chaque classe/niveau d'emploi correspond à une échelle salariale. L'augmentation du salaire de base dépend de la cote de rendement attribuée à l'employé pour l'exercice. Il n'y pas de hausse économique ou au titre du coût de la vie. Chez Inforoute, il n'y pas de mouvement à l intérieur d'une échelle salariale ni de programme par étapes. Les hausses sont plafonnées au montant maximal de l'échelle salariale associée à la classe/au niveau d emploi. L'augmentation de salaire au mérite est fonction du rendement individuel. Rémunération au rendement variable À ces augmentations au mérite du salaire de base s'ajoute, pour les employés permanents, une rémunération au rendement variable concurrentielle, liée à la cote de rendement individuel et aux résultats de la Société. La rémunération au rendement variable est versée chaque année sous la forme d'un paiement forfaitaire, qui correspond à un pourcentage du salaire de base et varie selon le rendement individuel et les résultats de la Société. Elle est calculée au prorata dans le cas des employés qui n'ont pas été en service pendant toute la durée du cycle de gestion du rendement (12 mois). Les employés qui n'ont pas été en service durant au moins trois mois avant la fin du cycle ne sont pas admissibles à la rémunération au rendement variable. Pour avoir droit à la rémunération au rendement variable, l'employé permanent doit être en service au moment du paiement. Pour tous les employés de niveau directeur et des niveaux supérieurs, la rémunération au rendement variable est déterminée à 75 % par les résultats de la Société et à 25 % par les résultats individuels. 4

5 3.0 Gouvernance du programme 3.1 Gestion du rendement du président et chef de la direction La gestion du rendement du président et chef de la direction incombe au président du conseil d'administration. Le président du conseil fait des recommandations au Comité des ressources humaines et de la rémunération en ce qui concerne : le processus et les critères/objectifs qui serviront à évaluer le rendement annuel du président et chef de la direction; l'évaluation du rendement du président et chef de la direction par rapport à ces critères/objectifs; le niveau de rémunération, l'augmentation au mérite du salaire de base et la rémunération au rendement variable du président et chef de la direction, à la lumière de son évaluation. 3.2 Comité des ressources humaines et de la rémunération Le Comité des ressources humaines et de la rémunération, qui joue un rôle consultatif, aide le conseil d'administration à s'acquitter de ses responsabilités relatives à la rémunération, à la structure organisationnelle, à l'effectif et au plan de relève. Le Comité a pour mandat général de formuler des recommandations au sujet des régimes et des politiques de rémunération de la Société, y compris de la structure de rémunération, des éléments du programme de rémunération et de la rémunération au rendement variable. Le Comité se charge également de recommander au conseil la cote de rendement à attribuer à la Société, au vu des résultats organisationnels. 5

6 3.3 Approbations des cotes de rendement La structure de gouvernance qui s applique au processus d'approbation des cotes est le suivant : Cote de rendement de la Société Cote de rendement du président et chef de la direction Cotes de rendement des dirigeants et des employés Le Comité des ressources humaines et de la rémunération examine les résultats obtenus par l'organisation et recommande au conseil d'administration la cote de rendement à attribuer à Inforoute. Le président du conseil d'administration fait approuver, par le Comité des ressources humaines et de la rémunération, la cote de rendement, de même que l'augmentation salariale de base et la rémunération au rendement variable proposées pour le président et chef de la direction. Le président et chef de la direction approuve les recommandations d'ensemble concernant les cotes de rendement des employés et des hausses salariales de base. Toutes les augmentations salariales et tous les montants de la rémunération au rendement variable sont d'abord soumis à l'approbation du Comité des ressources humaines et de la rémunération, puis communiqués au conseil d'administration. 4.0 Surveillance de l'intégrité du programme Pour s assurer de l'efficacité de son programme de gestion du rendement, Inforoute compare les résultats liés au rendement des employés pour l'exercice par rapport à la distribution normale des résultats du marché, soit : Insatisfaisant 10 % Répond partiellement aux attentes 15 % Répond aux attentes 50 % Dépasse les attentes 15 % Offre un rendement exceptionnel 10 % En outre, Inforoute compare la distribution des résultats du rendement pour l'exercice à la moyenne des cinq années précédentes afin de déterminer si ces premiers concordent avec la distribution normale des résultats obtenus à l'interne. 6

7 5.0. Calendrier Dates Activités Fin de mars Communication des objectifs de la Société pour l'exercice financier Avril-juin L'évaluation des compétences comportementales est réalisée, les résultats concernant le rendement et le perfectionnement sont compilés, et le tout est remis aux supérieurs immédiats. Les supérieurs immédiats approuvent les cotes de rendement et recommandent celles-ci au CHD. Les objectifs et les plans de perfectionnement individuels sont établis pour le nouvel exercice. Mai Le CHD se réunit pour examiner et compléter les cotes de rendement et soumet ensuite celles-ci à l'approbation du Comité des ressources humaines et de la rémunération. Réunion du Comité des ressources humaines et de la rémunération présentation et approbation des résultats organisationnels et individuels. Réunion du conseil d administration approbation finale de tous les résultats. Juin Réunions pour l évaluation du rendement des employés Annonce des résultats organisationnels au Rapport du président Paiement de l'augmentation au mérite du salaire de base, qui est appliquée rétroactivement au 1 er avril. Juillet Paiement forfaitaire de la rémunération au rendement variable. Octobre Rencontre semestrielle pour procéder, au besoin, à la modification ou au réalignement des objectifs individuels et permettre aux supérieurs immédiats de fournir aux employés une rétroaction sur son rendement. 7

8 Annexe Philosophie de rémunération La philosophie de rémunération d'inforoute, fondée sur un ensemble de principes et une stratégie globale, a été établie et approuvée par le conseil d'administration. Les principes directeurs qui sous-tendent la philosophie d'inforoute en matière de rémunération sont les suivants : privilégier une philosophie de rémunération au rendement; appuyer les objectifs opérationnels à long terme; trouver un juste équilibre entre le rendement individuel et celui de l'organisation afin de maximiser les résultats; encourager le maintien de l'effectif clé; faire preuve de transparence dans la planification. La stratégie va comme suit : Les éléments de rémunération reflètent ceux utilisés dans les secteurs où Inforoute recrutera des candidats, notamment les secteurs public et privé : jumelage, à parts égales, des éléments de rémunération utilisés dans les secteurs public et privé positionnement visé sur le marché qui correspond au 50 e centile du secteur privé et au 75 e centile du secteur public promotion d'une philosophie de rémunération au rendement Examen de la structure salariale Inforoute établit ses échelles salariales concurrentielles selon une étude comparative approfondie du marché. Au moins tous les deux ou trois ans, Inforoute examine le marché pour comparer sa structure et ses éléments de rémunération à des indices de référence. Cette démarche s inscrit dans la philosophie de rémunération approuvée par le conseil d'administration. Inforoute confie l analyse du marché à une firme spécialisée. Par la suite, les recommandations sont présentées au Comité des ressources humaines et de la rémunération, puis communiquées au conseil à des fins de discussion et d'approbation. Par les analyses qu'elle commande, Inforoute se tient au courant des activités du marché; elle n'est toutefois pas obligée de donner suite à toutes les recommandations formulées par la firme spécialisée. Ces analyses lui donnent avant tout un aperçu de ce qui se passe dans les secteurs où elle recrute. 8

9 Classes d'emplois, échelles salariales et rémunération au rendement variable des employés de niveau directeur et de niveaux supérieurs Classe Min. Médian Max. Cible de rémunération au rendement variable Rémunération au rendement variable maximale Pondération organisationnelle Pondération individuelle G 112, , ,100 12% 20% 75% 25% H 131, , ,600 15% 25% 75% 25% I 154, , ,800 17% 27% 75% 25% M2 181, , ,700 18% 30% 75% 25% M3 211, , ,900 18% 30% 75% 25% Président/ chef de la direction 317, , ,400 21% 35% 75% 25% PROGRAMME AUX EMPLOYÉS MISE À JOUR EN MAI 2016 Examiné et approuvé par le Comité des ressources humaines et de la rémunération 9