Coordinateur Finances et Ressources Humaines

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1 Coordinateur Finances et Ressources Humaines L ASSOCIATION ALIMA L association ALIMA (The Alliance for International Medical Action) a été créée en juin 2009 avec pour objectif de produire des secours médicaux lors de situations d urgences ou de catastrophes médicales mais aussi de participer à la réduction de la fracture entre les moyens d une médecine moderne et l accessibilité à cette médecine pour une partie de la population mondiale. Pour se faire, ALIMA met la qualité médicale et l efficacité comme conditions à son action mais aussi la recherche et l ancrage dans les sociétés civiles des pays d intervention en développant des projets en partenariat avec des acteurs locaux. ALIMA se positionne aujourd hui sur trois axes : o Incubateur d ONG humanitaires nationales dans les pays en voie de développement (projet Mali en partenariat avec l ONG Malienne AMCP) o Facilitateur pour la mise en réseau de différents acteurs humanitaires ; o Développeur de recherches opérationnelles visant à améliorer les pratiques sur nos champs d intervention en sollicitant chercheurs, universitaires et acteurs de terrain. Le siège social d ALIMA se situe à Montreuil, France et son bureau opérationnel à Dakar, Sénégal. Le bureau est composé de +/- 25 personnes travaillant en support direct aux programmes. OBJECTIFS DU POSTE Le coordinateur finances et ressources humaines a pour objectif général de mettre en place les éléments de gestion des ressources utilisées sur les projets de la mission, de former l équipe cadre de l ONG partenaire à cette gestion et de prévoir l organisation future nécessaire pour maintenir une bonne gestion des projets. Il est responsable de gérer l administration du personnel (contrats, dossiers du personnel, présence, paie), de contrôler l adéquation des engagements de dépenses avec les procédures de l association, de suivre les moyens financiers engagés sur le projet (suivi des dépenses, comptabilité, suivis et révisés budgétaire, suivi des tableaux d allocation par bailleurs de fonds) ainsi que de mettre en place les outils de gestion financière et RH. LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES Il rend compte : au Représentant Pays (Responsable Hiérarchique), et à l équipe administrative du siège ALIMA (responsables techniques).

2 Il encadre : Responsables Administrateurs Terrains et l équipe administrative de coordination en capitale Il collabore avec : les coordinateurs (Coordinateur Médical, Logistique, Terrains ) MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES Dans ses différents domaines d intervention le coordinateur Finances et RH (CoFiRH) devra s assurer : - du respect des cadres légaux et juridiques - de la bonne organisation fonctionnelle des ressources - du suivi de l utilisation des moyens (dépenses et engagements) - du respect des règles du bailleur institutionnel à travers les recommandations de l ONG porteuse - de l adéquation en nombre, compétences et affectations des RH administratives 1. Comptabilité Objectif : Il est le garant de l existence des règles de gestion de l argent et des règles comptables dans le pays. Il encadre et supervise une équipe et un système de comptabilité assurant la sécurité de l argent, le respect des procédures et la lisibilité des dépenses. - Définition des procédures : sécurité de l argent, engagement des dépenses, imputations - Définition de la procédure d achat et veille à son respect par l ensemble des équipes. - Validation des justificatifs de paiement et des déclarations légales sous sa responsabilité - Validation de la clôture comptable mensuelle comptable sur proposition du Responsable Comptable 2. Gestion de la trésorerie Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire et suffisant au bon déroulement des opérations avec une maîtrise maximale des risques sécuritaires et opérationnels. - Circuit d approvisionnement international et national - Anticipation des dépenses et ajustement des niveaux en trésorerie - Envoi au desk au plus tard le 20 du mois M de la demande de trésorerie mensuelle pour le pays du mois M+1 après validation avec les coordinateurs projets et de capitale. 3. Participation à la gestion générale des moyens Objectif : Aider le département logistique à mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l utilisation des ressources matérielles. - Participation à la gestion adéquate des structures et véhicules (choix, organisation, intendance, assurance, ) - Participation à l élaboration du circuit d approvisionnement - Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.). - En lien avec les coordinateurs, création et analyse d indicateurs de gestion des ressources - Organisation de l archivage administratif dans le pays.

3 4. Gestion budgétaire Objectif : Traduire sous forme budgétaire toutes les informations relatives aux moyens. - Mise en relation et analyse, pour chaque activité définie, de toutes les informations recueillies sur les ressources, consolidation et réalisation des budgets, en collaboration avec les Coordinateurs. - Analyse et diffusion en équipe de coordination et pour le desk des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques, alertes éventuelles, propositions d actions correctives. - Réalise le suivi budgétaire général. 5. Financements institutionnels Objectif : S assurer du respect des engagements pris auprès des donateurs institutionnels. - Suivi financier mensuel, rapports, recommandations (amendements éventuels) - Prépare l aspect financier de tous les rapports de bailleur (les rapports narratifs incombant au chef de mission). - Sensibilise les équipes au financement des bailleurs et des règles de bailleurs - Veille à ce que les équipes appliquent les règles de bailleurs. - Organise le suivi comptable des bailleurs via saga (règles d imputation, d affectation) - Accompagne les différents secteurs d activité dans la mise en place de procédures leur facilitant le suivi de la procédure d achat. 6. Gestion qualitative du personnel : composition des équipes et suivi des cadres Objectif : Suivre le personnel international et national par rapport à la définition des postes avec leur responsables et superviseurs, établir et faire établir systématiquement les bilans individuels, identifier et suivre les besoins en formation, discuter de parcours personnels au sein de l association, être force de proposition dans la réflexion sur la composition d équipe. Composition des équipes - Participe à la réflexion sur la composition des équipes de terrain et de capitale en termes de postes et de personnes - Aide à la réalisation des descriptions de postes et s assure de leur mise à jour. - S assure de la planification des bilans (Objectif : au minimum 1 bilan individuel par an et par personne) - Transmet les bilans existants aux coordinateurs et responsables d activités lors de la préparation des bilans de leurs équipes respectives - Conseille les équipes sur leur réalisation et met à disposition les documents nécessaires. - Au vu des bilans individuels, il suit la réalisation des parcours définis avec la coordination et le desk. - Briefing des responsables d activité et des coordinateurs sur les aspects qualitatifs de la politique RH. Formation du personnel - Participe à l élaboration du plan de formation avec la coordination basé sur les bilans individuels et des besoins pour l atteinte des objectifs de la mission. Communication interne et représentation du personnel - Organise la diffusion de l information du personnel sur l association et la mission. - Organise les réunions du personnel.

4 - Organise la représentation du personnel en respect du cadre légal s il existe, sinon de la manière la plus adaptée aux terrains dont il est en charge. - Veille au respect de la législation concernant les délégués du personnel Recrutement - Est garant du bon déroulement du processus de recrutement du personnel national de la mission (respect de la législation, des procédures et traçabilité du recrutement) - Pour les postes de cadre (et certains postes qualifiés si besoin, notamment en cas de recrutement en capital) : Organise le processus de recrutement et y participe en appui aux coordinateurs (ouverture du poste, sélection, préparation de l entretien, entretien selon les cas, suivi). - S assure du suivi des pools de candidats potentiels ou d expérimentés au niveau national. 7. Gestion administrative du personnel national et international / cadre légal Objectif : organiser la prise en charge des personnels selon la politique de l association. - Délègue la paye, le suivi administratif (congés, heures supplémentaires ) et la mise à jour des dossiers du personnel national (Homère) au responsable administratif RH ; ainsi que le suivi administratif du personnel international. - Assure une veille fiscale et légale sur le droit du travail - Suit et actualise si nécessaire le niveau de rémunération du personnel national - Met en place, suit et met à jour les documents de travail RH - Veille à la diffusion des documents de référence RH au personnel national et international et en assure le respect des principes : règlement intérieur, procédure de gestion des abus, législation du travail nationale etc. - S assure de l existence d un document de politique médicale à jour et sinon, en réfère au coordinateur médical. - Délègue la gestion des transports et des transits (visas, hôtels ) 8. Gestion de l équipe administrative sur le terrain - Définit et propose les postes nécessaires. - En tant que responsable d équipe et d activité, organise et valide les bilans individuels de ses collaborateurs. - Soutien direct à son équipe et aux équipes de terrain. A cette fin, il s efforce de déléguer un maximum de tâches à ses collaborateurs directs pour apporter son aide et son expertise là où c est nécessaire et pour la durée nécessaire. Cette description de poste n est pas exhaustive. Elle pourra être modifiée, en fonction de l évolution du travail ou de la mission. En plus des tâches citées ci-dessus, le Cofirh pourra être amené à effectuer d autres tâches assignées par le chef de mission ou le desk selon les besoins de la mission. EXPERIENCES/FORMATION Expériences o Expérience d au moins 1 an sur un poste similaire avec un même volume d activité (budget d au moins 1M ) ; o Expérience dans un contexte d intervention de prise en charge de la malnutrition ou d intervention médicale ; o Expérience en termes de gestion d équipe et d encadrement. Formation o Diplôme en gestion financière souhaité

5 o Parfaite maitrise du package MS Office, en particulier Excel et bonne maitrise de SAGA. Qualités du candidat o Capacité d analyse et d organisation ; o Sens critique et force de proposition ; o Rigueur ; o Autonomie et curiosité ; o Flexibilité et gestion du stress ; o Capacité d écoute importante ; o Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels. Langues o Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable o L anglais est un atout Durée du contrat : 6 mois renouvelable. Prise de poste : dès que possible Lieu de mission : Niger, Burkina Faso, Tchad, Mali ou RDC, à définir Salaire : selon expérience. ALIMA prend en charge les frais d hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d origine de l expatrié et le lieu de mission. Documents à envoyer : Pour postuler, merci de nous faire parvenir votre CV et lettre de motivation, à [email protected] avec en sujet la référence «Coordinateur finances RH».