BIENVENUE DANS VOTRE COPROPRIETE PREAMBULE

Transcription

1 BIENVENUE DANS VOTRE COPROPRIETE Ce guide a pour but de vous informer sur le régime de la copropriété et de vous faire découvrir votre Syndic. Lisez-le attentivement et participez ainsi pleinement aux décisions relatives à la gestion de votre immeuble. PREAMBULE NOTRE METIER : SYNDIC DE COPROPRIETE Notre objectif est d améliorer en permanence la gestion de votre copropriété en concertation avec le Conseil Syndical et avec un souci de totale transparence : Préservation de la valeur de l'immeuble Gestion rigoureuse des dépenses Sélection et suivi des entreprises Suivi régulier des contrats de maintenance Clarté de l'information fournie aux copropriétaires

2 L'ESSENTIEL Principaux textes de référence Loi n du 10/07/65 Décret n du 17/03/67 Loi Hoguet n 70-9 du 2/01/70 Décret n du 20/07/72 Loi SRU n du 13/12/00 Décret n du 27/05/04 Décret n du 27/05/04 Décret n du 01/03/07 Décret n du 20/04/10 I REGLE DE FONCTIONNEMENT D'UNE COPROPRIETE LA LOI DE 1965 La copropriété est un domaine réglementé par la loi du 10 juillet 1965 et le décret d'application du 17 mars Les règles de fonctionnement d'une copropriété y sont strictement définies. Cette législation est souvent mal connue, et nous sommes là pour vous aider à comprendre la loi. LES PARTIES COMMUNES ET LES PARTIES PRIVATIVES Le règlement de copropriété de votre immeuble distingue ce qui est commun de ce qui est privatif. Définition selon la loi : "Sont privatives les parties des bâtiments et des terrains réservées à l'usage exclusif d'un copropriétaire déterminé." "Sont communes les parties des bâtiments et des terrains réservées à l'usage ou à l'utilité de tous les copropriétaires ou de plusieurs d'entre eux." PARTIES COMMUNES : L'entretien, la rénovation, la modification des parties et équipements communs dépendent des décisions de l'assemblée Générale des copropriétaires, sur propositions du Syndic assisté du Conseil Syndical. ATTENTION! Avant de vous engager sur des travaux, demander toujours l'avis de votre Syndic. Il vous conseillera et vous informera de vos droits et obligations. PARTIES PRIVATIVES : Vous seul en avez l'usage. En contrepartie, vous assumez seul la responsabilité de l'entretien. Toutefois, vous devez soumettre à l'accord préalable de l'assemblée Générale : - Toute modification des portes d'entrée, des châssis, des volets, affectant l'aspect extérieur de l'immeuble - Tous travaux sur les murs porteurs - Toute modification des revêtements de sols pouvant changer l'acoustique. LE SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES ET LE CONSEIL SYNDICAL LE SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES comprend toutes les personnes physiques ou morales propriétaires d'au moins un lot dans l'immeuble ; il est réuni au moins une fois par an en Assemblée Générale. A cette occasion, toutes les décisions importantes sont soumises au vote collectif. La majorité requise varie selon l'importance de la décision. ENGAGEMENT SBM Partenaire du Conseil Syndical, nous appliquons rapidement les décisions prises. LE CONSEIL SYNDICAL : son rôle consiste à assister et à contrôler le Syndic dans sa gestion et à suivre, sur le long terme, la bonne marche de la copropriété. L'Assemblée Générale élit, au minimum tous les trois ans, un Conseil Syndical. Le Conseil Syndical rend compte à l'assemblée, chaque année, de l'exécution de sa mission. Il peut, pour la bonne exécution de cette dernière, prendre conseil auprès de toute personne de son choix ou demander un avis technique à tout professionnel, les frais engendrés constituant des dépenses courantes supportées par le Syndicat.

3 ENGAGEMENT SBM un contrat transparent, les tarifs sont indiqués TTC, un nombre très limité de prestations particulières sont facturées en plus des honoraires de base. Celles-ci sont explicitement mentionnées et tarifées au contrat. LE SYNDIC DE COPROPRIETE Le Syndic est l'agent et le mandataire du Syndicat des copropriétaires. Il administre l'immeuble et exécute les décisions du Syndicat dans le respect de la loi de 1965 et du règlement de copropriété. Il assure également la gestion courante et le suivi de la comptabilité de l'immeuble. Il est force de propositions en matière de gestion technique et de maîtrise de charges. Le Syndic est à la fois un juriste praticien, un conseiller technique, un comptable rigoureux. Les missions du Syndic, la durée de son mandat, la prise d'effet ainsi que les éléments de sa rémunération sont fixés par un contrat notifié avec la convocation d'assemblée Générale. LE REGLEMENT DE COPROPRIETE ET LE REGLEMENT INTERIEUR Le règlement de copropriété est établi et publié par un notaire. Il définit pour l'immeuble : - les parties communes, - les parties privatives, - les tantièmes affectés à chaque lot, ce qui détermine la participation dans les charges communes, - les modes de répartition des dépenses, Certaines dispositions rappellent aux occupants les obligations de chacun, ayant trait au bruit, à la propreté, à la sécurité Ces dispositions sont rappelées sous forme de règlement intérieur ou de notes d'information. NOTRE CONSEIL Nous vous recommandons vivement de participer aux Assemblées Générales de copropriétaires. Plus d additif! Par sécurité, envoyez vos questions à inscrire à l ordre du jour avant la date d arrêt des comptes. II L'ASSEMBLEE GENERALE LA CONVOCATION ET L'ORDRE DU JOUR Chaque année, les copropriétaires sont conviés à l'assemblée Générale. La convocation doit être notifiée 21 jours avant la date prévue. La convocation comporte l'ordre du jour, un comparatif des dépenses sur deux exercices, la proposition de budget prévisionnel, les résolutions et une procuration. Cette Assemblée Générale est réunie dans un délai de six mois à compter de la date d'arrêt des comptes de l'exercice précédent. L'ORDE DU JOUR COMPLEMENTAIRE EST SUPPRIME Les ordres du jour complémentaires sont désormais supprimés. Les questions supplémentaires demandées par un copropriétaires ou par le Conseil Syndical devront être notifiées avant la convocation. LES DECISIONS ET LES REGLES DE MAJORITE Lors de l'assemblée Générale, les copropriétaires ont à se prononcer sur : - l'approbation des comptes de l'exercice clos, - le quitus au Syndic pour sa gestion, - le budget prévisionnel de fonctionnement, - le montant des marchés et contrats à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire, - à échéance de leurs mandats, sur le renouvellement du Syndic et l'élection des Membres du Conseil Syndical et des Vérificateurs aux Comptes, Selon l'ordre du jour, les copropriétaires sont également amenés à se prononcer sur diverses propositions : - constitution de provisions pour travaux, - approbation de travaux.

4 Les décisions sont prises à différentes majorités en fonction de leur nature : - soit à la majorité simple (article 24) : 50 % des tantièmes exprimés des copropriétaires présents ou représentés (les abstentions ne sont pas comptabilisées), - soit à la majorité absolue (article 25) : plus de 50 % des tantièmes de l'ensemble des copropriétaires, - soit à la majorité assouplie (article 12) : Lorsque l'assemblée Générale n'a pas décidé à la majorité de l'article 25 mais que le projet a néanmoins recueilli le tiers des voix de tous les copropriétaires, il est procédé, au cours de la même assemblée, à un second vote à la majorité de l'article 24 de la même loi, à moins qu'il ne soit décidé d'inscrire la question à l'ordre du jour d'une Assemblée Générale ultérieure. - soit à la double majorité (article 26) : plus de 50 % des copropriétaires en nombre, disposant au moins des 2/3 des tantièmes de l'ensemble des copropriétaires, - soit à la double majorité de l'article 35, à savoir pour les travaux, la majorité de l'article 26 est réduite en 2ème Assemblée Générale à la majorité des inscrits représentant au moins les 2/3 des présents et représentés si cette majorité a été atteinte en 1ère Assemblée Générale. - soit à l'unanimité, à savoir 100 % des tantièmes de l'ensemble des copropriétaires. Cette majorité est utilisée uniquement en cas de certaines modifications du règlement de copropriété ou de modification de la destination de l'immeuble. LA REPRESENTATION AUX ASSEMBLEES En étant présent, vous participez aux décisions et facilitez ainsi l adoption de celles qui nécessitent la majorité renforcée. En effet, certains travaux utiles ne peuvent être engagés, faute de copropriétaires présents ou représentés en nombre suffisant. NOTRE CONSEIL Si vous ne pouvez pas être présent, faites vous impérativement représenter. Comment et par qui être représenté? Un pouvoir est toujours joint à la convocation. Vous avez la possibilité de transmettre ce pouvoir daté et signé à : - un membre du Conseil Syndical ou à un autre copropriétaire, - une personne de votre choix, même non membre du Syndicat des copropriétaires que vous chargez de vous représenter en mentionnant son nom sur le pouvoir, - vous pouvez aussi envoyer votre pouvoir à notre bureau, et nous le remettrons au Président de Séance lors de l'assemblée Générale. Dans ce cas le pouvoir ne doit pas être libellé au nom du Syndic, la loi lui interdisant de vous représenter. LE PROCES VERBAL Le Procès verbal devra être signé par le Bureau en fin de séance. Chaque copropriétaire reçoit un Procès Verbal dans les semaines qui suivent l'assemblée Générale, et au plus tard dans les deux mois. Ce document a pour objet de répertorier les décisions prises par l'assemblée Générale et non les débats. Il est approuvé et signé par le Président de Séance avant diffusion. A compter de sa réception, les copropriétaires opposants ou défaillants, disposent d'un délai de contestation de deux mois ; c'est pourquoi certaines décisions prises en Assemblée Générale ne sont pas exécutées immédiatement (notamment les travaux soumis aux articles 25 et 26). Pour être valable, une contestation doit prendre la forme d'une assignation devant le Tribunal de Grande Instance (article 42).

5 ENGAGEMENT SBM La maîtrise des charges est notre préoccupation principale. Les charges de l'immeuble font l'objet d'un comparatif sur deux ans adressé à tous les copropriétaires avec la convocation de l'assemblée Générale III GESTION FINANCIERE LES DIFFERENTS POSTES DE DEPENSES COURANTES Celles-ci comprennent, pour l'essentiel, l'assurance multirisques copropriété, les frais de fonctionnement de Syndicat, le personnel d'immeuble et le nettoyage des communs, l'électricité, les consommations de chauffage, les différents contrats d'entretien et les petits travaux de réparations courantes. LE BUDGET PREVISIONNEL Chaque année, le Syndic établit un budget prévisionnel des dépenses courantes, poste par poste, ce budget étant soumis à l'approbation de l'assemblée Générale. La présentation des dépenses et du budget fait l'objet d'un comparatif avec l'exercice précédent. Le budget devant être voté avant le début de l'exercice concerné, le Syndic devra être autorisé par l'assemblée Générale à appeler non seulement le budget de l'exercice en cours, mais également deux provisions trimestrielles de l'exercice suivant, en attente de l'assemblée Générale. Le budget comprend les travaux d'entretien courant et les menues réparations. Les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel sont celles afférentes : - aux travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble autres que ceux de maintenance, - aux travaux portant sur les éléments d'équipement commun autres que ceux de maintenance, - aux travaux d'amélioration, études techniques ou diagnostics. LES APPELS DE CHARGES ET REGLES DE REPARTITION Le règlement de copropriété définit, pour chaque lot, un nombre de tantièmes qui est calculé en fonction de la surface, de l'étage, de l'exposition. Ce règlement notarié est opposable aux tiers. Certaines dépenses ne concernent pas tous les lots de l'immeuble (exemple : ascenseur), c'est pourquoi, le règlement de copropriété définit également des clés de répartition. Les appels de charges sont envoyés au début de chaque trimestre et représentent chacun 25 % du budget prévisionnel adopté en Assemblée Générale. Ils sont exigibles au 1 er jour de chaque trimestre. FACILITES DE PAIEMENT En dehors du traditionnel chèque, vous pouvez opter soit pour le système TIP, très pratique, soit pour le prélèvement mensuel, gratuit et qui vous permet de répartir vos charges de copropriété sur l'ensemble de l'année. Les comptes sont clôturés et régularisés en fin d'exercice, puis approuvés par l'assemblée Générale. Les charges, provisions et avances sont désormais précisément définies : Les charges sont les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires après approbation des comptes par le Syndicat. Les provisions sur charges sont les sommes versées ou à verser en fonction du budget prévisionnel régulièrement voté. Les provisions spéciales de l'article 18 faites en prévision de réaliser des travaux sont considérées comme des avances. Les avances, fixées par le règlement de copropriété ou par décision de l'assemblée Générale, visent à constituer des réserves. Seules les avances sont remboursables. LES APPELS SPECIAUX POUR GROS TRAVAUX Certains travaux (ravalement de façade, toiture, etc) ne relèvent pas de l'entretien courant. Ces travaux font l'objet d'une décision d'assemblée Générale et sont payés par des appels spéciaux dont le montant et la périodicité sont définis par cette même Assemblée Générale.

6 LA GESTION DES IMPAYES Lorsqu'un ou plusieurs copropriétaires ne paient pas, ou paient systématiquement en retard, c'est toute la trésorerie de l'immeuble qui est en difficulté. Nos procédures prévoient un suivi rigoureux des règlements pouvant aller jusqu'à la mise du dossier en contentieux, et à la demande de mise en vente judiciaire du logement, sur décision d'assemblée Générale. NOTRE CONSEIL Il est impératif de nous signaler si vous avez des difficultés passagères. Nous trouverons ensemble une solution. L'article 10-1 prévoit désormais que les frais nécessaires exposés par le syndicat à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d'une créance justifiée, à l'encontre d'un copropriétaire, sont imputables à ce seul copropriétaire. LA VERIFICATION DES COMPTES Les membres du Conseil Syndical ont accès toute l'année à la totalité des pièces comptables. Les copropriétaires ont accès aux pièces comptables et aux documents justificatifs des charges une fois par an, entre la date de la convocation et l'assemblée Générale. De plus, les comptes sont entièrement vérifiés par les Vérificateurs aux Comptes désignés lors de l'assemblée Générale. LE COMPTE BANCAIRE DE LA COPROPRIETE Chaque syndicat a une comptabilité séparée, avec un compte bancaire individualisé et des relevés bancaires édités au nom du syndicat. ENGAGEMENT SBM Nous sommes garants du bon entretien de votre immeuble (propreté, espaces verts, petites réparations) et nous préconisons les travaux indispensables au maintien de sa valeur patrimoniale. IV GESTION TECHNIQUE L'ENTRETIEN COURANT Le Syndic intervient à quatre niveaux dans l'entretien courant de votre immeuble. 1 - Le carnet d'entretien Mise en application depuis le 1 er juin 2001, il est communiqué à tout candidat acquéreur par l'intermédiaire du vendeur. Il comprend : - l'adresse de l'immeuble et les coordonnées du gestionnaire, - les références de tous les contrats ainsi que leurs dates d'échéance (assurances, dommage ouvrage, entretien et maintenance), - l'année de réalisation des travaux importants ainsi que l'identité des entreprises (façade, chaudière, ascenseur, etc ), - l'échéancier des travaux décidés par l'assemblée Générale. 2 - Les visites de surveillance Nous passons régulièrement visiter votre immeuble. A cette occasion nous procédons à un contrôle des parties communes et nous rencontrons des copropriétaires et le gardien. La fréquence de ces visites est fonction de la taille de l'immeuble et des nécessités. 3 - Les pannes et interventions Après signalement d'une panne ou d'un dysfonctionnement, nous effectuons une demande d'intervention auprès d'une entreprise qui réalisera au plus vite la réparation. En cas d'intervention importante ou techniquement complexe, un devis sera établi et le Conseil Syndical, si nécessaire, consulté pour confirmer la commande. Nous nous assurons de la bonne exécution des travaux et vérifions la facture.

7 4 - Les contrats de maintenance Nous assurons le suivi des contrats de maintenance en vérifiant la réalité des visites d'entretien, la rapidité d'intervention, la qualité de la maintenance et l'exactitude des factures. Nous procédons aux négociations, consultations et résiliations. 5 - Mise en concurrence Devis La mise en concurrence est désormais précisée. Elle concerne les marchés de travaux et les contrats de fourniture et résulte de la demande d'une pluralité de devis ou de l'établissement d'un devis descriptif soumis à l'évaluation de plusieurs entreprises, sauf si l'assemblée Générale en décide autrement. LES GROS TRAVAUX Les gros travaux les plus courants sont les ravalements de façade, étanchéité ou réfection toiture, rénovation des chaufferies, réfection des revêtements de sols et des cages d'escaliers. Ces décisions relèvent de l'assemblée Générale et une étude complète est soumise au vote (étude technique, résultat d'appel d'offres, quote-part pour chaque copropriétaire, date de réalisation, etc). Les entreprises sont retenues par le Conseil Syndical ou une Commission Travaux, et les commandes passées selon les décisions prises en Assemblée Générale. Qui assure le suivi technique? Le Syndic assure le suivi des travaux sans toutefois prendre la qualité ni assumer la responsabilité d'un maître d'œuvre. La mission technique est en général confiée à un architecte ou à un bureau d'études. LES SINISTRES ET DEGATS DES EAUX Une assurance multirisques est souscrite pour les parties communes et prend en charge les dégâts pouvant affecter l'immeuble, en particulier les dégâts des eaux et l'incendie. La police d'assurance de la copropriété couvre également les parties privatives qui sont immobilières par destination (plancher, carrelage, etc). Vous devez obligatoirement vous assurer au minimum pour votre responsabilité civile, votre mobilier et le dégât des eaux. NB : L assurance ne prend jamais en charge la réparation proprement dite du matériel à l origine de la fuite. V - LOUER LOCATION Le propriétaire qui loue son logement reste le seul interlocuteur du Syndic. Il lui appartient de faire respecter par son locataire le règlement intérieur. Il reste redevable des charges, y compris en cas de carence du locataires ou de vacance du logement. CONFIEZ NOUS LA GESTION DE VOTRE BIEN Dès le lancement des premières annonces, le "savoir-sélectionner SBM" entre en action. Visites, contrôles, formalités, notre équipe vous libère de ces contraintes et s'engage à mettre toute sa rigueur à votre service. Grâce au suivi quotidien de vos intérêts, SBM vous garantit une efficacité maximum en toutes circonstances.

8 Problèmes éventuels de règlement, relances, mises en demeure, et toutes les démarches nécessaires pour optimiser la gestion de vos biens sont assurées par nos soins. La mise en conformité avec les nouveaux textes, les augmentations, les répartitions de charges sont réalisées sans délai et automatiquement. ENGAGEMENT SBM Vous trouverez sur votre relevé de charges le total de la quote-part locative pour vous faciliter la tâche. La mission SBM, c'est aussi de multiples facettes qui font la différence, grâce à un partenaire présent sur tous les fronts de la location : contacts administratifs, règlements des taxes, aide à la déclaration foncière, rapports avec EDF, le Service des Eaux, les Services Fiscaux, les syndics de copropriétés, etc... Vous êtes gagnant à tous les niveaux, en termes de temps... et d'argent. Nous vous informons régulièrement de notre action. C'est la moindre des choses. Vos interlocutrices : Nadine CHATEAUX Tél Mercedes MARTIN Tél VI -VENDRE VENTE Le Syndic communique au notaire au moment de la vente, toute une série de renseignements, ainsi que les sommes restant dues au Syndicat des copropriétaires. Il vous appartient de définir précisément, au moment du compromis de vente, les sommes mises à charge du vendeur et celles mises à charge de l'acquéreur, notamment si des gros travaux votés en Assemblée Générale, avant la vente, n'ont pas été exécutés. MUTATION D'UN LOT Attention, à compter du 1 er septembre 2004, l'article 5 du décret du 27 mai 2004, qui régit désormais l'arrêt de votre compte, supprime, de fait, le principe du prorata temporis. La règle devient la suivante : Le Vendeur : - règle les provisions de charges des trimestres entamés, - règle les travaux votés par l'assemblée à leurs dates d'exigibilité, - règle les provisions spéciales exigibles (article 18, loi 10/07/65), - récupère les avances (anciens fonds de trésorerie et fonds de réserve pour travaux non affectés), - règles les honoraires de mutation à charge vendeur. L'Acquéreur : - règle les provisions sur charges à compter du 1 er trimestre qui suit son acquisition, - récupère ou règle les charges réelles après approbation des comptes par l'assemblée qu'il ait été ou non propriétaire pendant la période, - règle les travaux exigibles après la date de l'acquisition ou les travaux supplémentaires, - récupère les provisions spéciales de l'article 18. Article 5 : toute convention contraire aux dispositions précitées doit être réglée directement entre les deux parties lors de la mutation.

9 CONFIEZ NOUS LA VENTE DE VOTRE BIEN SBM, une garantie d'efficacité. Notre parfaite connaissance de votre copropriété nous permet de vous donner une estimation judicieuse de votre bien et vous guider utilement au mieux de vos intérêts. Nous disposons d'un Bureau de Vente au cœur d'annecy, face aux Galeries Lafayette. Vos interlocutrices : Piera LEBRAS - Tél Julie BOCQUET Tél VII - NOUS CONTACTER Le site est à votre disposition pour consultation. Vous y trouverez notre sélection de biens tant à la location qu'à la vente, différents renseignements d'ordre juridique, les indices locatifs mis à jour, plan d'accès, observatoire des loyers, etc.