RÔLES ET RESPONSABILITÉS SUGGÉRÉES POUR LE COORDONNATEUR COMMUNAUTAIRE DU SISA

Transcription

1 RÔLES ET RESPONSABILITÉS SUGGÉRÉES POUR LE COORDONNATEUR COMMUNAUTAIRE DU SISA Le présent document a pour but de servir de guide pour ce qui est des rôles et des responsabilités du coordonnateur communautaire du Système d'information sur les personnes et les familles sans abri (SISA). Ces rôles et leur importance varieront selon les particularités et les priorités régionales. Introduction : Qu est-ce qu un coordonnateur communautaire du SISA? Un coordonnateur communautaire (CC) du SISA établit et maintient des relations de travail avec les principaux intervenants de la collectivité qui utilisent ou veulent utiliser le SISA pour recueillir des données dont ils se serviront pour guider le processus local de planification stratégique relative à l itinérance et pour exporter vers le gouvernement fédéral des données sur les maisons d hébergement. En outre, les CC du SISA assurent la promotion, la coordination et la formation, et supervisent la mise en œuvre et l administration du SISA dans les maisons d hébergement et chez les fournisseurs de services. Les CC du SISA peuvent aussi travailler de concert avec les fournisseurs de services qui utilisent d autres systèmes de collecte des données pour que le gouvernement du Canada puisse obtenir les données les plus complètes possibles sur l itinérance afin de pouvoir brosser un tableau national de l itinérance. Un CC peut jouer plusieurs rôles importants et ne devrait pas hésiter à obtenir, au besoin, de l aide des sources suivantes : un analyste régional des partenariats du SISA, des membres de l équipe du SISA de l Administration centrale (AC) et des partenaires communautaires, comme des utilisateurs du SISA ou une université locale. Un analyste régional des partenariats du SISA est la principale personne ressource qu un CC peut consulter au sujet de questions relatives au SISA. Voici certains rôles connus d un CC, assortis pour chacun d une description. L ensemble des descriptions vise à servir de guide utile ou de cadre de référence pour le travail d un CC. Il ne s agit pas d une liste exhaustive des tâches qu un CC devrait accomplir. Remarque : Un lien utile vers des renseignements sur le SISA, dont les avantages de son utilisation, des descriptions de rapports et un coin des CC, se trouve sur le site Web de la Stratégie des partenariats de lutte contre l itinérance (SPLI) : 1. Le coordonnateur communautaire en tant que promoteur du SISA et agent de développement communautaire 1.1. Un CC peut faire la promotion des avantages du SISA auprès des utilisateurs éventuels qui souhaitent obtenir plus de renseignements sur le logiciel et l Initiative du SISA (p. ex. aspects relatifs à la recherche, aspects juridiques, rapports destinés aux bailleurs de fonds, etc.) Les CC encouragent habituellement les fournisseurs de services à remplacer leur version du SISA par la toute dernière version du système et ils leur expliquent les améliorations qui y ont été apportées ainsi que les nouvelles 1

2 fonctions qui y ont été ajoutées. Par exemple, la version 3.7 doit être remplacée par la version 3.8, qui est dotée de nouvelles fonctions, comme le module de la gestion de cas. Il faut tout particulièrement encourager les fournisseurs de services qui utilisent une version antérieure à la troisième génération du SISA à mettre à niveau leur système en vue d améliorer la collecte de données et leur satisfaction à l égard du logiciel Dans le cadre de son travail, le CC doit collaborer étroitement avec divers partenaires communautaires. À ce titre, il peut jouer le rôle d animateur de groupes d utilisateurs du SISA Un modèle qui s est révélé particulièrement efficace pour les collectivités consiste à organiser des réunions d utilisateurs locaux du SISA pour discuter des questions relatives au SISA. Le CC peut organiser et animer ces réunions Le CC peut aussi organiser un groupe plus formel, le Comité directeur du SISA. Ce comité peut aider à superviser la mise à œuvre du SISA et prendre des décisions sur l élaboration de protocoles de partage des données (PPD) entre le CC et les fournisseurs de services, ainsi que d un dictionnaire des données. Le CC peut faciliter et/ou soutenir la mise sur pied du comité, puis ses activités subséquentes Le CC peut offrir aux fournisseurs de services de l aide pour désigner un de leurs employés qui a reçu une formation sur le SISA comme administrateur du système chez le fournisseur. La connaissance approfondie qu ont les CC du système peut aider le fournisseur de services à déterminer quel membre du personnel est le plus compétent pour assumer cette tâche L Initiative du SISA englobe davantage que le seul logiciel du SISA. Elle consiste aussi à recueillir autant de données de qualité que possible sur l itinérance. Par conséquent, le CC pourrait juger bon d insister sur l importance de mettre en commun les données sur l itinérance entre les non-utilisateurs du SISA. Ces données sont importantes non seulement pour les utilisateurs du SISA, mais aussi pour les conseils consultatifs communautaires (CCC) de la SPLI ou d autres comités locaux sur l itinérance, les municipalités, les provinces, les employés d entités communautaires et d autres intervenants concernés, lorsqu ils établissent leurs priorités et prennent des décisions sur le financement. Par conséquent, le travail d un CC peut consister : à identifier les non-utilisateurs du SISA qui ont leur propre logiciel et qui pourraient vouloir mettre en commun leurs données; à mener une analyse de l environnement et à dresser la liste de tous les centres d hébergement (refuges d urgence, logements de transition et refuges pour femmes victimes de violence (FVV)) de la collectivité, peu importe s ils utilisent le SISA; à établir des fiches d information et/ou à utiliser les bulletins nationaux du SISA pour diffuser de l information sur le système à un public plus large dans les collectivités, y compris les membres du CCC et ceux du comité local sur l itinérance, peu importe s ils utilisent le SISA. 2. Le coordonnateur communautaire en tant que planificateur 2.1 En consultation avec les fournisseurs de maisons d hébergement, les CC aident à déterminer les principes directeurs pour la mise en œuvre et l administration du SISA Le CC peut travailler avec les fournisseurs de services afin de les aider à élaborer un plan de travail pour la mise en œuvre du SISA dans leurs locaux. 2

3 2.3. Voici quelques questions qui pourraient être utiles de prendre en compte dans l élaboration de ce plan de travail Le fournisseur de services se heurte-t-il à des obstacles qui l empêchent d utiliser le SISA, comme l absence d un matériel adéquat? Comment ces obstacles peuvent-ils être éliminés? Peut-on personnaliser le SISA pour qu il réponde mieux aux besoins de ce fournisseur de services? Quels membres de la collectivité connaissent bien le SISA? Peuvent-ils offrir du soutien? Quels employés de l organisation du fournisseur de services devraient recevoir une formation sur le logiciel SISA? Par exemple, des employés administratifs comme les teneurs de livres, pour qu ils puissent produire les rapports à l intention des bailleurs de fonds, les administrateurs de systèmes, pour qu ils puissent mieux comprendre le logiciel SISA, ou les gestionnaires et les directeurs exécutifs, pour qu ils puissent former les employés? À quel moment le fournisseur de services devrait-il mettre en œuvre le SISA (p. ex. à quel moment installer le système, former les employés, etc.)? La disponibilité des employés pour la formation peut être un facteur déterminant Quelle est la meilleure façon d effectuer la transition d une base de données à une autre (si le fournisseur de services utilise un autre système)? Comment peut-on faciliter la modification des procédures de gestion de la clientèle (p. ex. admissions, départs, etc.)? 2.4. Une fois les questions ci-dessus réglées, le CC devrait être mieux en mesure de superviser l implantation du SISA et d aider le fournisseur de services dans cette tâche Au cours de cette phase, le CC peut commencer à prévoir comment certaines réalisations clés, comme un plan de travail, la liste des maisons d hébergement, des PPD signés et des dossiers de formation, seront exécutées et quand elles seront présentées à l équipe nationale du SISA. 3. Coordonnateur communautaire en tant qu agent de liaison 3.1. Plusieurs participants et intervenants pourraient participer, à divers niveaux, à la mise en œuvre du SISA, notamment : les agents de programme (AP) régionaux du SISA (principales personnes-ressources); des employés de l AC; des employés de la SPLI de Service Canada (comme les facilitateurs locaux); les CCC locaux ou les comités sur l itinérance; des entités communautaires; des fonctionnaires provinciaux et municipaux; des partenaires du secteur privé; d autres bailleurs de fonds; et divers fournisseurs de services. Le CC peut aussi faciliter la circulation rapide de l information relative au SISA entre les parties concernées dans leurs collectivités Le CC est invité à informer l équipe nationale du SISA des activités qui se déroulent dans son secteur, à l aide de documents comme : des plans de travail; des PPD; des rapports de situation; des exportations de données; et un rapport final. Des renseignements détaillés sur ces documents se trouvent dans l entente contractuelle conclue avec l Initiative du SISA Le CC peut chercher à établir des partenariats stratégiques dans sa collectivité en vue de renforcer la capacité communautaire de mettre en œuvre et de tenir à jour le SISA. 4. Le coordonnateur communautaire en tant que formateur et adjoint technique du SISA 3

4 4.1. À titre de formateur du SISA, le CC travaille avec les utilisateurs du SISA pour cerner leurs besoins en formation et coordonner la formation Le CC aide ensuite à prendre les arrangements nécessaires pour donner aux fournisseurs de services la formation requise sur le logiciel SISA. Le CC peut donner cette formation ou demander de l aide à l AC. Des séances de formation supplémentaires pourraient être nécessaires par suite du roulement de personnel au sein des organisations des utilisateurs du SISA. L expérience nous a montré que le nombre de visites répétées peut être réduit si la formation initiale permet aux fournisseurs de services d acquérir une connaissance approfondie du système Le Bureau de soutien du SISA peut aider les CC à régler les questions techniques par courriel, par téléphone ou au moyen d Adobe Connect Dans les cas où un employé de l AC chargé du SISA donne la formation, le CC peut assurer la liaison avec le fournisseur de services pour l aider à organiser les séances de formation Pour que les efforts soient coordonnés, il serait bon que le CC et l équipe du SISA (particulièrement l AP régional du SISA) communiquent périodiquement entre eux En consultation avec l équipe du SISA de l AC, le CC peut aider à élaborer les outils de formation sur le logiciel SISA à l usage des formateurs du SISA Le CC peut mener une évaluation des séances de formation pour comprendre les résultats et prendre toutes les mesures de suivi nécessaires À la fin de la formation, le CC peut aider à faciliter l intégration du logiciel SISA dans les activités quotidiennes du fournisseur de services Le CC peut aider le fournisseur de services à surveiller les aspects techniques du fonctionnement du système, la rapidité et les procédures de sauvegarde de la base de données du SISA Le CC peut aider à élaborer des rapports personnalisés sur l utilisation et les données du SISA à l intention des parties intéressées. 5. Le coordonnateur communautaire en tant que facilitateur du processus relatif au protocole de partage des données du SISA 5.1. Le CC peut être un important agent de liaison entre l AC et les fournisseurs de services pour obtenir des PPD signés qui permettent l exportation de données non identifiables du fournisseur de services à l équipe nationale du SISA Une fois la base de données communautaire globale créée, le CC peut assurer la gestion des données, conformément aux règles énoncées dans le PPD. Par exemple, il peut répondre aux demandes de données provenant des médias ou des chercheurs Une collectivité qui souhaite gérer son propre PPD (entre le CC et le fournisseur de services) devra aussi conclure une entente portant sur un dictionnaire de données commun et les lignes directrices concernant les entrevues. Le CC peut faciliter ce processus en participant à l élaboration de ces documents et en surveillant leur utilisation Par moment, le CC peut travailler avec un analyste de données (y compris un analyste de données de la SPLI) pour analyser les données exportées et élaborer des rapports communautaires. 6. Le coordonnateur communautaire en tant qu analyste de données 4

5 6.1. Le CC peut aider à concevoir et à élaborer la base de données communautaire du SISA Le CC participe aux efforts visant à s assurer que la collecte des données et les exportations de données se déroulent conformément aux règles énoncées dans le PPD signé par le fournisseur de services Le CC aide à cerner et à corriger les incohérences dans la base de données communautaire du SISA Les CC pourraient souhaiter s associer avec des organismes, des universités locales et des chercheurs qui ont une expertise en matière d analyse de données Le CC peut accéder à des données des fournisseur de services afin d apporter son aide dans des domaines comme les analyses de données et l élaboration de rapports communautaires Le CC pourrait vouloir prendre connaissance de rapports communautaires antérieurs pour avoir une idée de leur contenu habituel Le CC peut, au besoin, exécuter diverses autres tâches relatives à la manipulation et aux analyses de données globales, ainsi qu à l interprétation des résultats. Le CC fournit son aide pour que des rapports analytiques aussi exacts que possible puissent être produits à l intention des intervenants communautaires et des membres de l équipe du SISA. 5