AIDE NEOKEO. 27/10/2011 Méthodologie d utilisation. Vous trouverez ici une méthodologie d utilisation du logiciel Néokéo.

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1 AIDE NEOKEO 27/10/2011 Méthodologie d utilisation Vous trouverez ici une méthodologie d utilisation du logiciel Néokéo.

2 INTRODUCTION Présentation générale La gestion des Apprenants :... 3 La gestion des Groupes :... 3 La gestion des Salles :... 4 La gestion des Formateurs :... 5 La gestion du Catalogue :... 6 CREATION DE FAMILLES D ENSEIGNEMENT Par le menu :... 7 Par un clic droit avec la souris :... 7 Ajouter une matière dans la famille GESTION DES FORMATEURS Par le menu : Par la souris : Associer des matières au formateur GESTION DES SALLES Par le menu : Par la souris : Association des matières à une salle GESTION DES APPRENANTS Par le menu général de l application : Par la souris : CREER UN CURSUS DE FORMATION A UN APPRENANT CONCEVOIR UN PLANNING DE FORMATION Planification de la formation IMPRIMER LE PLANNING DE L APPRENANT IMPRIMER LE PLANNING DE LA SALLE IMPRIMER LE PLANNING DU FORMATEUR IMPRIMER LES FEUILLES DE PRESENCE OU D EMARGEMENT LES ATTESTATIONS DE CAPACITES Concevoir les attestations de capacités Imprimer une attestation de capacité LES OPTIONS Tour d'horizon Le menu Outils Le menu? Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 1

3 Aide Néokéo C A S D U T I L I S A T I O N S. INTRODUCTION. Le logiciel Néokéo est conçu pour vous faciliter la gestion et la planification de votre centre de formation. Ce document va vous aider à mettre en œuvre le logiciel. Présentation générale. Le logiciel comporte une boite à outils glissante sur la gauche regroupant 5 grands thèmes : La gestion des Apprenants. La gestion des Groupes. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 2

4 La gestion des Salles. La gestion des Formateurs. La gestion du catalogue de formation Vous pouvez adapter les intitulés à votre guise en allant dans le menu Options puis Configuration des libellés. La gestion des Apprenants : Comme vous pouvez le constater dans la capture d écran figurant sur la page précédente, le logiciel vous laisse la possibilité de renseigner un nombre de champs importants permettant d avoir une vision complète du cursus de la personne et de ses envies formatives. La gestion des Groupes : Une fois que les apprenants sont créés vous pouvez en constituer des groupes. Les plannings créés sur le groupe seront immédiatement répercutés sur tous les membres. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 3

5 La gestion des Salles : Cette zone permet la saisie des salles constituant votre centre de formation. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 4

6 La gestion des Formateurs : Ici les formateurs sont saisis. Leurs compétences seront indiquées ensuite. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 5

7 La gestion du Catalogue : Le catalogue décrit par grandes familles l ensemble des matières que vous proposez. Par exemple, dans la famille bureautique, vous pouvez avoir les matières suivantes : Initiation à Word, Perfectionnement Excel.. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 6

8 CREATION DE FAMILLES D ENSEIGNEMENT. Pour créer une nouvelle famille d enseignement, il existe 2 possibilités : Par le menu de l application. Par un clic droit avec la souris. Par le menu : Allez sur le menu Catalogue, puis sélectionnez Ajouter une famille. Par un clic droit avec la souris : Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 7

9 Positionnez vous dans la zone Catalogue et faites un clic droit dans une partie vide de cette rubrique. Le menu contextuel représenté au dessus doit apparaître. Une fois qu il est actif, cliquez sur le menu Ajouter une famille. Par exemple, ici Industriel est saisi. Il suffit ensuite de cliquer sur Valider pour l enregistrer. Ce nouvel item Industriel doit maintenant apparaître dans la zone Catalogue. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 8

10 Ajouter une matière dans la famille. Pour ajouter une matière dans la famille il suffit de faire un clic avec le bouton droit de la souris sur la famille de regroupement. Ce menu contextuel permet d ajouter une matière dans cette famille ou de supprimer la famille. Dans notre cas nous allons choisir le premier choix Ajouter une matière dans cette famille. Pour créer une nouvelle matière, il suffit de cliquer sur cet icône : Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 9

11 Dans cette nouvelle fenêtre inscrivez la nouvelle matière et ensuite cliquez sur Valider. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 10

12 La nouvelle matière est maintenant disponible dans la liste. La matière nouvellement crée apparaît bien dans la famille concernée. Faites un clic dessus pour activer la conception des chapitres constitutifs de cette matière. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 11

13 Dans cette nouvelle fenêtre, vous pouvez inscrire les informations relatives à la mise en œuvre de l enseignement de la matière. Voici, ci-dessus, un exemple de ce que vous pourriez inscrire. Comme vous le voyez vous pouvez insérer le support de cours correspondant dans la base documentaire. Le fait de découper en chapitre vous permet de mieux ajuster l attestation de capacité. Il ne reste plus qu a valider en cliquant sur le bouton Valider la saisie. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 12

14 GESTION DES FORMATEURS Les matières étant crées nous pouvons les affecter comme compétence à des formateurs. Cliquez sur le choix Formateurs de la boite à outils. Pour créer un nouveau formateur deux possibilités s offrent à vous soit par le menu général de l application soit par un menu contextuel activé par la souris. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 13

15 Par le menu : Sélectionnez le choix Formateurs puis le sous menu Ajouter. Par la souris : Positionnez vous dans la zone Formateurs et faites un clic droit dans une partie vide de cette rubrique. Le menu contextuel représenté au dessus doit apparaître. Une fois qu il est actif, cliquez sur le menu Ajouter Formateurs. La fenêtre ci-dessous doit être active : Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 14

16 Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 15

17 Saisissez une nouvelle personne et cliquez sur Valider. Il doit être visible dans la zone des formateurs. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 16

18 Associer des matières au formateur. Il est nécessaire d associer des compétences (les matières) au formateur. Pour cela, il suffit de faire un clic droit sur le nom du formateur. Validez le choix Ajouter une matière dans le menu contextuel. Une fenêtre surgissante va vous permettre d ajouter une matière au champ de compétence du formateur. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 17

19 Cliquez sur le bouton Ajouter. La matière Habilitation Electrique fait maintenant partie du portefeuille de compétence du formateur Destruel. GESTION DES SALLES. Nous allons maintenant créer une salle de formation. Par le menu : Sélectionnez le choix Salles puis le sous menu Ajouter. Par la souris : Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 18

20 Positionnez vous dans la zone Salles et faites un clic droit dans une partie vide de cette rubrique. Le menu contextuel représenté au dessus doit apparaître. Une fois qu il est actif, cliquez sur le menu Ajouter Salles. La fenêtre ci-dessous doit être active : Une fois les informations concernant la salle sont saisies, elle doit être visible dans la zone des salles. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 19

21 Association des matières à une salle Il est nécessaire d indiquer les matières pouvant être enseignée dans une salle. Pour cela faites un clic droit sur la salle désirée et dans le menu contextuel choisissez Ajouter des matières. Le processus d ajout est identique à celui vu pour les formateurs. Pour les planifications de cours le logiciel va savoir proposer les bons formateurs et les bonnes salles. Ici, nous affectons à la salle verte la possibilité de recevoir des cursus d habilitation électrique. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 20

22 GESTION DES APPRENANTS. Voici la méthodologie de création des apprenants. Il existe deux façons de créer un apprenant. Par le menu général de l application : Sélectionnez le choix Apprenants puis le sous menu Ajouter. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 21

23 Par la souris : Positionnez vous dans la zone Apprenants et faites un clic droit dans une partie vide de cette rubrique. Le menu contextuel représenté au dessus doit apparaître. Une fois qu il est actif, cliquez sur le menu Ajouter des Apprenants. La fenêtre ci-dessous doit être active : Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 22

24 Une fois les informations concernant l apprenant saisies, il doit être visible dans la zone des apprenants. Les autres informations telles que la Scolarité, la situation professionnelle actuelle, la rémunération actuelle, ses objectifs de formation, ou saisir l organisme prescripteur peuvent ensuite être saisies. Il est aussi possible de scanner des documents qui feront partie du dossier de l apprenant et nourriront la base documentaire. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 23

25 CREER UN CURSUS DE FORMATION A UN APPRENANT. Pour créer un cursus de formation à un apprenant, cliquez sur son nom avec le bouton droit de la souris. Le menu contextuel suivant doit apparaître : Validez le choix Voir son cursus et la fenêtre suivante apparaît : Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 24

26 Cliquez sur le bouton ajouter pour intégrer une matière à son cursus. La fenêtre surgissante suivante apparaît : Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 25

27 Cliquez sur le bouton Ajouter. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 26

28 La matière est maintenant inscrite dans le cursus. Maintenant que cette matière figure dans son cursus il nous faut créer son planning de formation. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 27

29 CONCEVOIR UN PLANNING DE FORMATION. Pour concevoir le planning de formation de l apprenant il suffit de cliquer sur son nom et de choisir l option Voir son planning dans le menu contextuel : Un nouveau plan, nous présentant un calendrier apparait : Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 28

30 C est ici que nous allons planifier les séquences de formations. Pour cela, comme d habitude, cliquez sur le planning avec le bouton droit de la souris. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 29

31 Planification de la formation. Ce menu contextuel, permet de changer l affichage (au jour, à la semaine, au mois), mais surtout permet de planifier des rendez-vous formatifs. Cliquez sur Nouveau rendez-vous. La fenêtre de planification apparaît : Cette fenêtre est le centre névralgique de vos séquences de formation. Comme vous pouvez le constater, le logiciel a déjà présélectionné la salle et le formateur disponibles pour assurer le formation «Habilitation électrique». Ici, la formation débute à 16 heures car le clic droit à était effectué dans ce créneau horaire. Elle a lieu dans la salle verte et est assurée par le formateur Destruel. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 30

32 Si vous cliquez sur le bouton Valider vous planifiez donc une formation de 16 heures à 18 heures pour le 27 octobre 2011, dans la salle Verte et avec le formateur Destruel Jean-Philippe. Si vous voulez que cette formation soit répétée selon certains critères jusqu'à épuisement horaire cliquez sur l onglet Répétition. Ici, vous avez possibilité de planifier l événement une fois par jour, une fois par semaine ou une fois par mois. Imaginons que nous souhaitions le panifier tous les jours. Pour cela cliquez sur le bouton Jour. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 31

33 Tel que configurée cette formation aura lieu tous les : lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi jusqu'à épuisement horaire. Cliquez sur le bouton Valider. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 32

34 Les blocs représentent les séquences de formation de BAPTISTE Jean-Luc. Si vous passez la souris sur un de ces blocs vous découvrirez dans une info bulle les renseignements afférents à cette séquence. Si vous faites un clic droit sur une de ces séquences voici les choix qui s offrent à vous : Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 33

35 Vous pouvez marquer l apprenant absent pour cette séquence, supprimer cette séquence de formation (l occurrence) ou toutes les supprimer (la série). IMPRIMER LE PLANNING DE L APPRENANT. Vous pouvez aussi imprimer le planning correspondant à la vue (jour, semaine ou mois), tout le planning et même la feuille d émargement. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 34

36 IMPRIMER LE PLANNING DE LA SALLE. Une fois les heures planifiées vous pouvez imprimer le planning pour une salle donnée. Faites un clic droit sur une salle ce menu contextuel apparaît : Sélectionnez Planning Salles. Comme vous le remarquez le planning de la salle apparait. Vous pouvez choisir d imprimer le planning de la semaine, du mois ou l intégralité du planning. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 35

37 IMPRIMER LE PLANNING DU FORMATEUR. Une fois les heures planifiées vous pouvez imprimer le planning pour un formateur donné. Faites un clic droit sur un formateur ce menu contextuel apparait : Choisissez l option Planning Formateurs. Vous pouvez choisir d imprimer le planning de la semaine, du mois ou l intégralité du planning. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 36

38 IMPRIMER LES FEUILLES DE PRESENCE OU D EMARGEMENT. Pour imprimer les feuilles d émargement vous avez plusieurs possibilités : Cliquez sur le menu Apprenants puis Imprimer et enfin Feuilles d émargements. L autre possibilité est de se positionner sur le planning d un formateur, de faire un clic droit sur un bloc de formation le menu contextuel suivant apparaît : Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 37

39 LES ATTESTATIONS DE CAPACITES. Concevoir les attestations de capacités. Pour concevoir les attestations de capacités vous devez cliquer sur Apprenant ensuite Attestation de capacités, vous choisissez si vous souhaitez la réaliser pré ou post formation et enfin Concevoir. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 38

40 Voici la fenêtre qui apparaît. Comme vous le constatez il ne reste plus qu a cocher devant chaque chapitre si celui-ci a été Acquis, Partiellement Acquis ou Non acquis. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 39

41 Imprimer une attestation de capacité Pour imprimer l attestation de capacité d un stagiaire faites un clic droit dessus et dans le menu contextuel choisissez Attestation de capacités. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 40

42 LES OPTIONS Tour d'horizon Dans le menu Options, vous pouvez configurer les textes affichés par défaut de votre application. Vous pouvez configurer le modèle de convention de formation pour l'adapter à votre structure. C'est aussi ici que vous configurerez le fonctionnement en mode Client/Serveur, votre compte mail, votre compte Sms. L'ensemble des états imprimables de l'applicatif peuvent être modifié avec le modificateur d'états. Le menu Outils Le menu Outils vous permet de : Importer des apprenants ou des formateurs. D exporter des apprenants ou des formateurs. Sauvegarder vos données. Indexer les fichiers si vous notez des ralentissements. Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 41

43 De paramétrer les outils collaboratifs de Google. Le menu? Le menu? Vous permet de réaliser les actions suivantes : Visionner la démonstration en ligne. Sauvegarder les données ou l'application. Entretenir la base de données Créer ou modifier un état existant. Demander une licence d'utilisation. Saisir les identifiant de l'applicatif Etc... Manuel d aide à l utilisation de Néokéo. Page 42