Le terme employé «Documents» est trop limitatif, car GEDExpert est capable de stocker beaucoup plus que de simples «documents».

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1 Module GedExpert Généralités GEDExpert permet : - l acquisition - le stockage - le classement - l archivage par conversion au format PDF - la sécurité - le suivi et la traçabilité - l envoi Le terme employé «Documents» est trop limitatif, car GEDExpert est capable de stocker beaucoup plus que de simples «documents». GEDExpert permet de stocker tout type de fichier informatique : - Fichiers bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Lotus, OpenOffice, Autocad, HTML, XML - Fichiers images de tout format : bmp, pdf, tiff, wmf, gif, jpeg, png, cdr, - Fichiers de liens ou raccourci vers : un document, un répertoire, une adresse URL (Web) - s - Programmes et exécutables de tout type : exe, zip, GEDExpert permet d acquérir les documents ou fichiers de différentes manières : - Par la scannérisation (GEDExpert gère le multipages) - Par le glisser déplacer de documents (sélection multiple possible) ou d arborescence - Par le biais de l imprimante «GEDExpert PDF» qui permet de capturer les éditions issues de n importe quel logiciel (production ou autres) avec transformation au format PDF pour une lecture universelle - Directement de la production DiaExpert et Suite Expert par pilotage - Par fusion à partir d un modèle de document (Word, Excel ou open office) - Par lien avec DIAClient (onglet documents). - Par sélection dans l explorateur - Par sélection de document sur clic droit «envoyer vers» - Par scrutation automatique de répertoires avec envoi dans la panière - Par le centre de communication ( , pannière) Azurconception Page 1 sur 19

2 Classement GEDExpert est un produit structurant qui permet d homogénéiser l organisation des plans de classement des fiches dossiers. Un plan de classement type est affecté automatiquement en fonction du «Genre» de la fiche dossier. Sécurité Le «document» est stocké dans une base de données SQL sécurisé (login et mot de passe) avec compression et cryptage. GEDExpert intègre aussi une gestion performante des profils d accès. Nouveaux services clients GEDExpert permet d offrir de nouveaux services auprès de vos clients avec la création rapide du cédérom client Archive ou la connexion extranet client. Zone arborescence de classement «Vue» Arborescence et documents «Vue» Tous les documents sans arborescence Uniquement les rubriques contenant un document L arborescence est supprimée dans cette vue Azurconception Page 2 sur 19

3 «Vue» Arborescence sans documents «Vue» Arborescence complète et documents Uniquement les rubriques Toutes les rubriques avec celles ne contenant pas de doc La visualisation de cette zone est multiple «Vue» des documents avec ou sans arborescence «Vue» arborescence refermée sans documents. Uniquement les premiers niveaux. «Vue» de l arborescence : - avec toutes les rubriques de classement y compris celles vides. - avec uniquement les rubriques de classements contenant au moins 1 document. Nombre de documents classés dans la fiche. «Vue» arborescence dépliée sans documents. «Vue» arborescence dépliée avec documents. Application d un filtre sur les rubriques (Critères d arborescence) Azurconception Page 3 sur 19

4 Signification des différents symboles dans l arborescence de classement Les différents dossiers : : représente un plan de classement diffusable disponible pour tous les genres : représente un plan de classement disponible pour tous les genres : représente un plan de classement diffusable spécifique au genre en cours : représente un plan de classement spécifique au genre en cours : le cadenas gris associé à un plan de classement indique que celui-ci est en lecture uniquement. : le cadenas rouge associé à un plan de classement indique que celui-ci possède des limitations d accès pour les autres utilisateurs. C est un plan de classement sécurisé. Azurconception Page 4 sur 19

5 Filtre sur un critère d arborescence Par exemple Le paramétrage ci-dessous permet d appliquer un filtre sur un critère Dossier de valeur Dosser Annuel, avec comme résultat la visualisation des documents Suppression et arborescence du filtre en liés au Dossier annuel. cours Description du filtre en cours d applications Arborescence filtrée avec un critères sur les rubriques Ici : Dossier Annuel Le paramétrage Un critère d arborescence «Dossier» a été défini au niveau du plan de classement. Il a été appliqué sur les rubriques de classements «Dossier Annuel» et «Dossier Permanent» L application du filtre dans la zone d arborescence «Dossier» devient alors un critère de filtre et les rubriques de classement sur lesquelles ont été appliqués ce critère, des valeurs pour ce même critère. Azurconception Page 5 sur 19

6 Zone liste de documents Cette zone donne la liste détaillée de tous les documents contenus dans la rubrique de classement sélectionnée. De nombreuses fonctionnalités sont disponibles à partir de cette zone. Les fonctions disponibles Acquisition d un nouveau document par l explorateur Création d un document à partir d un modèle Acquisition d un nouveau document par Scannerisation Suppression Ouverture du document Création rapide d un document Word ou Excel Impression de la liste Application d un filtre lié aux «Critères de documents». Prévisualisation rapide du document Affichage du détail du document Recherche intuitive de documents Colonne Exercice Possibilité de tri croissant ou décroissant en cliquant dans l entête des colonnes. Cadenas indique que le document n est pas diffusable au client Fonction de recherche directement dans la colonne Menu contextuel par clic droit sur le document sélectionné Le double clic sur le document sélectionné -> ouvre le document dans son application associée Azurconception Page 6 sur 19

7 L acquisition de documents Différentes méthodes d acquisition de documents sont disponibles : Par la scannérisation (GEDExpert gère le multipages) Par sélection dans l explorateur et «Glisser Déplacer» de documents (sélection multiple) Par le «Glisser Déplacer» d une arborescence explorateur (et de son contenu) Par le biais de l imprimante «GEDExpert PDF» livrée en standard qui permet de capturer les éditions de n importe quel logiciel (production ou autres) avec transformation au format PDF pour une lecture universelle Par lien avec DIAClient (onglet «Documents» ou module d archivage) Par la fusion à partir d un modèle de document (Word, Excel ou open office) Directement de la production comptable et sociale (AZUR-Cador) Par sélection de document sur clic droit «envoyer vers» Le classement de documents Ce module est commun à toutes les méthodes d acquisition, hormis la fonction «Glisser Déplacer». En fonction de la méthode utilisée, différents automatismes pré alimentent les zones : Nom, Dossier, Auteur, Exercice, Diffusable, ainsi que les rubriques de classement pour les productions qui pilotent GEDExpert. Nom du document Modifiable Sélection de la rubrique de classement dans Selection de la fiche dossier destinataire Selection Excercice Affectation des critères - Facultatif Nota : affichage de la liste des critères disponible pour la genre de la fiche dossier. Si pas de critères le tableau disparaît. Nota : le nom est déjà pré-renseigné dans les cas : - sélection explorateur - scannerisation - production qui pilotent GEDExpert Affectation automatique (forcable) hérité du la rubrique de classement sélectionnée Un deuxième onglet permet de renseigner des informations complémentaires : sujet, commentaires, mots clefs Azurconception Page 7 sur 19

8 Production documentaire Cette option permet la création automatisée de document Word, Excel ou Open Office à partir de modèles, par fusion des éléments de la fiche dossier en cours. Une fois le modèle sélectionné grâce à l arborescence de classement des modèles, il est possible de choisir ensuite le destinataire du document. Le classement du document est automatique, celui du modèle entant proposé par défaut. Toutefois il est possible en se positionnant sur l onglet «Description principale» de reclasser le futur document et d attribuer aussi un numéro de chrono. L onglet «Indications complémentaires» permet quant à lui de préciser un commentaire, des mots clés, un sujet Ces informations peuvent ensuite servir de critères de recherche de documents dans la base documentaire. Azurconception Page 8 sur 19

9 La Scannerisation Un module de scannerisation est intégré nativement à GEDExpert. Il utilise la norme TWAIN et supporte tous les scanners compatibles TWAIN. Il permet la scannerisation multi pages en générant un seul fichier. Taille du doc généré et ouverture pour contrôle Nom du document numérisé. Choix de la qualité de numérisation à obtenir. La validation enchaîne sur le module de classement. ou classe directement suivant le mode Gestion automatique du multi pages. Zone de prévisualisation. Choix de la qualité de numérisation. Trois choix sont proposés en fonction du résultat souhaité et surtout de la taille du fichier à obtenir (valeurs pré paramétrées). Les valeurs pré paramétrées (couleur, résolution, format de sortie ), ont été calculée pour obtenir un résultat optimum : «Fax» permet de générer un fichier de taille la plus petite possible. «Document» compromis entre la qualité de numérisation et la taille du fichier. «Photo» très bonne qualité en couleur mais avec une taille de fichier importante. «Manuel» permet tous les réglages en accédant au pilote (constructeur) du scanner. La numérisation est multi pages et propose l ajout de pages supplémentaires. Pour une lecture universelle, un fichier au format PDF est généré. Azurconception Page 9 sur 19

10 L imprimante GEDExpert PDF Un pilote d imprimante «GedExpertPdf» est livré en standard. L impression sur cette nouvelle imprimante, génère un fichier PDF et enchaîne automatiquement sur le module de classement de documents même si GEDExpert n et pas ouvert. L imprimante «GEDExpert PDF» permet de capturer et de classer très simplement les éditions issues de n importe quel logiciel (production ou autres), avec transformation au format PDF pour une lecture universelle. L acquisition par pilotage GEDExpert offre des fonctionnalités de pilotage par un autre logiciel. Cette fonctionnalité de pilotage par ligne de commande, permet d envoyer directement un document avec ses paramètres : fiche dossier (nom et code), nom du document, auteur, rubrique de classement Les outils de production Azur Conception et Cador permettent ce pilotage. Les autres méthodes d acquisition Le Glisser Déplacer de documents A partir du bureau ou de l explorateur windows, en sélectionnant les documents à classer (sélection multiple) et en les glissant dans la zone «liste des documents» de GEDExpert. L explorateur A partir du bouton nouveau (dans la zone «liste des documents») un explorateur s ouvre, il suffit de faire la sélection du document et de valider. Le clic droit «Envoyer vers» Par sélection d un document en utilisant le menu contextuel (clic droit) et le choix «Envoyer vers GEDExpert». L intégration d une arborescence disque (Explorateur) et de ses documents associés A l aide de l assistant d intégration, en sélectionnant une arborescence (Dossier et sous dossiers), vous récupérez en une seule opération tout votre existant avec : - Création des fiches dossiers inexistantes (et éventuellement des millésimes associés) Azurconception Page 10 sur 19

11 - Copie les documents de l arborescence (dossier et sous dossiers) dans les fiches dossiers de GEDExpert, en reproduisant la même organisation de classement que celle de votre arborescence disque. - Reproduit automatiquement votre arborescence disque dans le plan de classement type Cette fonction est très utile à la mise en place de GEDExpert, car elle permet de reprendre très rapidement une organisation existante avec tous les documents associés. Voir la documentation dédiée en passant par le menu Administration / Import / Arboresence disque. Les liens avec DiaClient (Hyperfile) GEDExpert est en liaison multiple avec DiaClient. Fonction d imports et de mise à jour Cette fonction permet d initialiser la base GEDExpert avec tous les éléments de DiaClient : - tables diverses : collaborateurs, genres, titres - fiches dossier complètes, leurs correspondants associés et les exercices. Envoi de document à partir de l onglet «Documents» de DiaClient Le bouton «Synchronisation» permet de mettre à jour la base GEDExpert en tenant compte des modifications et créations. Dans l onglet «Document», sur la sélection d un document, en ouvrant le menu contextuel par clic droit, trois nouveaux choix sont disponibles : «Accès au dossier GED-Expert» Ouvre GEDExpert en se positionnant sur la fiche dossier en cours (DiaClient) «Classer dans GED-Expert» Permet l envoi du document sélectionné avec les fonctionnalités : conversion PDF, archivage et / ou suppression du document d origine.. Azurconception Page 11 sur 19

12 Classement document au format PDF avec conversion automatique Choix sur le fichier d origine : archivé, supprimé «Ouvrir Document GED-Expert» Permet d ouvrir un document qui a été archivé dans GEDExpert. Envoi de document à partir du module «Archivage» de DiaClient Sélection d une rubrique de classement dans GEDExpert Reprise des classements 1 et 2 de DiaClient en critères sur le document classé Ce module permet de classer dans GEDExpert une sélection de documents multi-dossiers. Cette sélection est élaborée à partir d un filtre multicritères : dates, auteur, type, genre Les fonctionnalités sont identiques au classement depuis l onglet «Documents» Azurconception Page 12 sur 19

13 Accès direct à GEDExpert depuis DiaClient Un nouvel onglet est disponible dans DiaClient. Il permet l accès direct à la fiche dossier GEDExpert du dossier en cours. Accès direct à un document archivé dans GEDExpert Un document marqué comme archivé dans DiaClient (donc supprimé physiquement de DiaClient) peut être ouvert directement à partir de DiaClient : En sélectionnant le coche «Afficher les documents archivés» et en double cliquant sur le document sélectionné. Le document est extrait de GEDExpert et s ouvre avec son application associée.. Azurconception Page 13 sur 19

14 Menu Contextuel par clic droit sur le(s) document(s) sélectionné(s) Permet : Sous menus : Copier : Deplacer vers : PDF : - la transformation du document au format PDF (Writer PDF livré en standard), ainsi que sa sécurisation : Ajout de plusieurs options pour la conversion en PDF. Azurconception Page 14 sur 19

15 Il est maintenant possible de sécuriser des fichiers PDF. Attention la sécurité appliquée ne pourra pas être modifié dans GedExpert. Le mot de passe «propriétaire» du document est généré aléatoirement et peut être consulté modifié dans les paramètres application system section GED clé CLE_PDF. - la concaténation de plusieurs documents en un seul PDF : Il est maintenant possible de concaténer des documents de tout type vers un fichier PDF unique. L ordre de concaténation sera celui de la sélection. Le nouveau document créé reprendra les informations du premier document sélectionné. - l envoi du document par fax (service fax de Windows 2003 serveur) ou par , - la copie vers un dossier, un répertoire ou le bureau. - la duplication dans le dossier en cours - la liaison du document dans une autre rubrique de classement - le déplacement dans un autre dossier - la création d un raccourci sécurisé sur le bureau - l impression directe du document sans l ouvrir. Le glisser déplacer Drag and Drop La fonction Glisser / Déplacer avec sélection multiple est active sur cette zone : Pour l acquisition de documents, par exemple de l explorateur (sélection multiple). Pour le déplacement des documents sélectionnés (sélection multiple possible) vers une autre rubrique de classement (dans la zone arborescence). Azurconception Page 15 sur 19

16 Filtre automatique sur les documents par collaborateur Un filtre peut être appliqué à tout moment sur : le type de document (word, excel, pdf ), une période, l auteur, le service, l exercice et aussi sur des critères de documents paramétrables. Description du filtre en cours d application Définition du filtre Arborescence filtrée sur critères de documents possible Ici : aucune Azurconception Page 16 sur 19

17 La prévisualisation rapide de documents Tous les documents* d un dossier peuvent êtes consultés très rapidement en mode «Visualisation» sans ouvrir leurs applications associées (Word, Excel, Acrobat Reader, ). Bouton permettant de basculer du mode «liste» en mode «prévisualisation» Sélection du document à visualiser. Passage d un document à un autre Taille du ZOOM avec boutons de défilement Nombres de pages avec boutons de défilement Nota : Types de documents consultables en mode «Visualisation» :.doc,.docx,.xls,.xlsx,.pdf,.txt,.rtf,.bat,.ini,.cmd.eml,.html,.htm,.xml,.xsl.bmp,.jpeg,.bmp,.tiff,.gif,.pcx,.wmf,.ion,.jpg,.icw Azurconception Page 17 sur 19

18 Zone détail de documents Le détail d un document est décrit par3 onglets Informations générales Type de fichier, Nom d origine, Taille du fichier Diffusable ou non au client Provenance acquisition: Scanner, Glisser, GedExpert imprimante PDF... Le bouton + permet de connaître l historique Traçabilité des actions effectuées sur le document. Affichage dynamique Pour chaque document et chaque type d action, il est possible de connaître l historique date/heure et collaborateur intervenant : Le bouton «+» quant à lui permet de connaître l historique complet toutes actions confondus : Azurconception Page 18 sur 19

19 Informations complémentaires Affectation d un numéro de Chrono. Nota : Gestion illimitée de différents types de chrono avec paramétrage du masque de format pour chaque type Critères supplémentaires Se paramètre dans le menu Administration / Gedexpert / critères documents Ces critères peuvent ensuite être appelés dans le module de recherche de documents Azurconception Page 19 sur 19