Création du site web de l Université Paris- Saclay

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1 FCS Campus Paris-Saclay Création du site web de l Université Paris- Saclay Cahier des charges Service Communication FCS Campus Paris-Saclay 17/12/2013

2 Table des matières 1. Présentation du projet L IDEX Paris-Saclay Description générale La problématique La phase préalable Le site de la future Université Paris-Saclay Les cibles Les échéances Les objectifs L organisation des contenus Environnement technique Hébergement Nom de domaine Affichage et ergonomie Navigateurs Langage et norme W3C Contraintes de sécurité Nature des prestations demandées Poste Proposition de la solution Les prestations attendues Formation des personnels Intégration des types de contenus Poste Identification des modèles de pages Création des maquettes ergonomiques semi-fonctionnelles Définition de l identité graphique et création des maquettes Production des gabarits Poste Maintenance préventive Maintenance corrective Évolutions du site Fonctionnalités demandées Fonctionnalités principales attendues Fonctionnalités du back-office Création, modification des types de contenus Gestion des contenus Organisation taxonomique CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 1

3 Création/modification de gabarits Affichage et paramétrage des informations Mises en relations réseaux sociaux Mise en relation avec les flux RSS ou XML des établissements partenaires Générateur de PDF Gestion multilingue de l outil Cas particuliers Présentations vidéos Galerie photos Calendrier des événements Modules d'impression Flux RSS Moteur de recherche Mesure d audience Création de sous-sites Glossaire Générateur de formulaires Organisation de la prestation Cadre de réponse Délais de remise de l offre Livrables attendus Planning Synthèse des coûts Engagement par fonctionnalité Garantie Qualification et références de la maîtrise d œuvre Annexes Annexe 5 Benchmark Annexe 6 Guide développement PHP Annexe 7 Listes contrôlées Annexe 8 Brief idendité visuelle Contexte Objectifs et enjeux Le cas du site web CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 2

4 1. Présentation du projet 1.1. L IDEX Paris-Saclay Description générale L IDEX Paris-Saclay est le programme piloté par la Fondation de coopération scientifique Campus Paris- Saclay pour la création de la future Université Paris-Saclay. Ce projet regroupe à ce jour : 23 acteurs majeurs, grandes écoles, universités et centres de recherche qui s unissent pour créer un campus dans les métiers de l enseignement supérieur, de la recherche et de l innovation. Les acteurs : AgroParisTech CEA CNRS École Centrale Paris ENS Cachan École Polytechnique ENSAE ParisTech ENSTA ParisTech HEC Paris IHES INRA INRIA En résumé : Dès 2015, ce campus de Paris-Saclay représentera : plus de étudiants dont doctorants plus de chercheurs et enseignants-chercheurs publics Et demain ce sera : près de 20% des effectifs de recherche en France La cible du Campus (et donc à terme du site internet) regroupe : les étudiants, enseignants et chercheurs, les personnels Il existe deux autres cibles externes : Les entreprises et les centres de recherche Les membres fondateurs et leurs personnels La problématique INSERM Institut Mines Télécom (Télécom ParisTech, Télécom SudParis) IOGS ONERA Supélec Systematic Synchrotron Soleil Université d Evry Val d Essonne Université Paris-Sud Université Versailles-Saint-Quentin En savoir plus : Le projet de l Université Paris-Saclay est né de la volonté de l État d augmenter la visibilité et l attractivité du potentiel du territoire et de mettre en valeur ses atouts. Cette université aura pour ambition de rivaliser avec des universités renommées existant en Angleterre ou aux États-Unis par exemple. Il manque aujourd hui un moyen essentiel de faire connaître cette future université. Aussi le Campus Paris Saclay souhaite recourir au média le plus utilisé aujourd hui partout dans le monde, à savoir Internet. Le Campus Paris Saclay souhaite dès à présent créer le futur site de l Université Paris Saclay. CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 3

5 Un site informatif du processus en cours existe déjà et bénéficie d un bon référencement et d une bonne notoriété : Ces atouts devront être conservés afin de continuer sur un existant fort et acquis suite à des mois de travail. L objectif est de proposer aux cibles principales de l Université Paris-Saclay une plate-forme d information, de mise en contact, de services sur tous les segments qui lui sont attachés et plus particulièrement : Enseignement, Formation continue, Recherche, Valorisation de la recherche, Fundraising, communication corporate (en particulier Internationale), vie de campus. Ce site devra s appuyer sur une plate-forme technique et logicielle répondant aux exigences du web 2.0 et de l implantation croissante des communications et conversations via les réseaux sociaux dans les communautés qui intéressent l Université Paris-Saclay. Les outils fonctionnels proposés par le site devront être facilement utilisables par les candidats qui souhaitent consulter les formations proposées ou s inscrire en ligne. Ces fonctionnalités ne sont qu un exemple parmi celles qui devront être développées et qui sont précisées plus loin. Le site de l Université devra bien évidemment s adapter au plus grand nombre de support (ordinateurs, tablettes, mobiles, surfaces). Afin d être vu par le plus grand nombre, le site sera en plusieurs langues. Enfin le référencement naturel devra occuper une place prépondérante dans la conception technique, la configuration et la rédaction de ce futur site afin d être présent en tête de liste dans les moteurs de recherche La phase préalable Une phase d avant-projet a été menée entre septembre et décembre Ses objectifs ont été les suivants : Établir un benchmark à partir des sites de quelques université de référence dans le monde (cf annexe 5 ; benchmark réalisé) ; Recueillir et analyser les besoins fonctionnels, les attentes pour le nouveau site ; Définir les fonctionnalités clés pour la nouvelle solution ; Faire ressortir les points forts et les voies d amélioration par rapport à l existant ; Définir la future organisation des contenus au travers d une arborescence claire et l élaboration de types de contenus. Cette analyse a fait ressortir quelques règles fonctionnelles, ergonomiques et éditoriales à prendre en compte pour la conception du futur site de l Université Paris-Saclay. Une profondeur et largeur d arborescences limitée pour faciliter l accès aux informations. Des logiques d accès aux contenus sur la page d accueil qui soient immédiatement identifiables et n entrent pas en concurrence les unes avec les autres Un vocabulaire homogène, direct et signifiant sans équivoque Des contenus résolument transversaux et jamais enclavés dans une rubrique ou sous rubrique Des formulaires ergonomiques et sécurisés 1.2. Le site de la future Université Paris-Saclay Les cibles Chacune des cibles a un intérêt et un regard différent sur l Université et devra être abordée différemment. La diversité des cibles devrait permettre au site de bénéficier d un trafic très important. Plusieurs cibles sont à atteindre Les étudiants et leur famille (français et étrangers) CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 4

6 Les enseignants-chercheurs et les personnels (français et étrangers) Les intervenants extérieurs Les entreprises et partenaires Les recruteurs La presse Les anciens élèves Le grand public Les échéances Le présent cahier des charges comprend les éléments afin que les agences candidates puissent répondre le plus précisément possible aux besoins de l Université Paris-Saclay. Il propose en complément : Benchmarks réalisés Liste et descriptifs des fonctionnalités Contraintes techniques Compte-tenu du nécessaire calendrier en étapes de création d une université de cette envergure, le site Internet doit être évolutif et se déploiera, lui aussi, en plusieurs étapes : 15 avril 2014 ETAPE 1 : L Université Paris-Saclay sera créée officiellement et réglementairement ; sa communication en tant que telle commencera donc dès le premier jour de parution du décret de création. Dans un dispositif global, le site web sera une des principales vitrines à la fois des valeurs et de l ambition de l Université en même temps que le portail des services qu elle proposera. Le site devra être mis en production, les recettes faites et les éventuels bugs solutionnés à la date du 15 avril. Il sera donc à la fois un outil d image et d information. Des fonctionnalités seront néanmoins à implémenter au fur et à mesure que les structures d enseignement et de recherche de l Université seront effectives. 15 septembre 2014 ETAPE 2 : 1 ère rentrée de l Université Paris-Saclay. L objectif de ce site, en plus d être informatif, sera également d attirer et de prospecter les différentes cibles. À plus long terme, le site intégrera un portail de services intégrés ou non à l outil. Le prestataire sélectionné devra donc être capable de travailler en méthode agile sur ce projet et devra également savoir répondre à un maximum de problématiques. Le choix du CMS sera primordial afin que chacune des évolutions soient correctement implémentées. Le design ne sera pas forcément évolutif mais devra intégrer les nouvelles fonctionnalités, en particulier pour répondre aux besoins des premiers étudiants accueillis au sein de l Université Les objectifs Le site du l Université Paris-Saclay devra répondre à trois principaux objectifs : Un objectif d image de l Université. Vitrine de l Université, de son projet, de ses ambitions, de ses partenaires, des services qu elle propose et de ses résultats, le site s appuiera pour ce faire sur : Une logique et un sentiment de modernité ; Des outils web d affichage et de référencement sinon innovants tout au moins au meilleur niveau : par exemple, le responsive web design permettra de bénéficier d une navigation, d un design et d une ergonomie moderne ; Un graphisme inspirant une tonalité éditoriale directe et dynamique ; La mise en avant d actualités : site dynamique reposant sur différents types de contenus et permettant de mettre en avant des actualités des membres ou partenaires via remontées de flux RSS ou toute autre technologies de syndication de contenus ; La mise en valeur des personnes qui animent et vivent au sein de cette université et qui en font sa valeur. CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 5

7 Une «boite à outils» pour ses cibles principales Une offre de formation lisible et facilement accessible de France et de l étranger ; Une organisation et une dynamique de recherche immédiatement perceptible ; Les atouts proposés à l écosystème (partenaires, industriels, recruteurs potentiels, anciens élèves) ; Le lien avec la société civile (sciences et société, citoyens, presse, familles ) ; Un lieu d information pour bien vivre ses études : logement, vie associative, transports Un outil de communication évolutif Il s adressera à plusieurs cibles et des fonctionnalités viendront l agrémenter en fonction de l avancée du projet. Multilingue, le site répondra à deux logiques différentes : - site miroir en français et en anglais - site accessible mais en une seule page en au moins trois autres langues : l idée est de souhaiter la bienvenue à tous les étudiants, chercheurs ou partenaires internationaux, de les encourager à poursuivre et de les guider ensuite vers le site en anglais ou en français. Il présentera et tissera un lien avec les sites des établissements membres de l université. Créer un maillage de liens internes et externes avec les partenaires afin de développer le Page Rank et le référencement du site et de celui des partenaires L organisation des contenus Description de l'organisation des contenus Une nouvelle organisation des contenus a été définie durant la phase de pré-projet. Elle a donné lieu à la création : - d une arborescence, - d une douzaine de types de contenus - à la définition de listes de termes pour la création de listes contrôlées (cf. annexe 7). Outre cette organisation, le souhait est de disposer d un site majoritairement composé de pages dynamiques qui permettront d afficher les informations selon de multiples critères afin de rendre les contenus vivants, transversaux et contextualisés. D une façon générale, il est essentiel que les contenus du futur site, et notamment les actualités, ne soient pas réduits à une logique d accès unique. L arborescence définie pourra être développée au cours de la vie du site par la création de nouvelles sousrubriques et pages dans une limite souhaitée de 4 niveaux en profondeur et de 7 à 8 items pour la largeur arborescente Description des futures pages Le tableau suivant liste et décrit les attentes pour les principales pages du prochain site. Ce tableau a notamment pour but de permettre au candidat d estimer le nombre de modèles de pages à concevoir lors de la mise en production du site. La description ci-dessous s arrête au niveau 2 de l arborescence. Le nombre de pages est indicatif et sera complété si nécessaire à partir des modèles de pages définis pour le site aux différents niveaux de l arborescence. L objectif est que l internaute accède à du contenu signifiant à chaque niveau de l arborescence sans multiplier les pages de sommaire et de soussommaires. CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 6

8 Rubrique Sous-rubriques Pages Description a minima Page d accueil L université présentation 1 seule page très mobilisatrice et décrivant le projet de l université - Menu de navigation principal - Derniers événements et calendriers - Dernières actualités - Focus sur une ou deux actualités - Formulaire d abonnement à la newsletter - Liens d accès directs vers rubriques - Liens vers les réseaux sociaux de l Université - Moteurs de recherche - Dons en ligne - Contacts - Blog (Media/EPPS) - Multilingue - Espace appels à projets - Témoignages, citations de personnalités impliquées - Liens croisés à l intérieur des autres rubriques Gouvernance Deux pages donnant accès à des services ou présentant des schémas simplifiés - organigrammes - lien vers annuaire - instances académiques Établissements Une page par établissement membre ou partenaires - fiche descriptive - Fil twitter partenaires 1 Page - articles offres d 'emploi 1 Page - liens marchés 1 Page - liens documents 1 Page - Liens vers docs - docs à télécharger avec liste contrôlée CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 7

9 Rubrique Sous-rubriques Pages Description a minima Recherche Les départements Un ou plusieurs pages par départements permettant d accéder aux thématiques phares et aux laboratoires - Ensemble des contenus indexés avec le nom du département Les appels à projets en cours Une page descriptive - Page lié à un calendrier permettant d identifier tout de suite les appels en cours et ceux à venir - Courte description des appels Formation Les actualités Page portail vers des articles, des portraits, des événements - Derniers événements - Dernières actualités - Focus sur une ou deux actualités - Formulaire d abonnement à la newsletter «recherche» - Liens d accès directs vers autres rubriques - Liens vers les réseaux sociaux de L Université Paris-Saclay Les projets LABEX, EQUIPEX, IRT, LIDEX - Ensemble des contenus indexés avec le nom du projet Les laboratoires (~300) Une page de mise en relation - classement par thématiques (liste contrôlée) - liens - reprise actualités distinctions et autres Les écoles doctorales Une page de mise en valeur Texte de présentation + liens Le potentiel de formation de l'upsaclay et de ses partenaires Page de présentation Les schools Liste des schools + formations liées/rattachées - texte - liens - contacts Les licences idem - texte - liens - Type de formation et mise en relation CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 8

10 Rubrique Sous-rubriques Pages Description a minima Inscriptions - contacts Les masters idem - texte - liens - contacts Les écoles doctorales idem - texte - liens - contacts actualités Les appels à bourses Les appels à projets en cours Les idefi Une seule page type «tableau de bord» pour comprendre pourquoi, où et comment s inscrire Vie de campus événements Liste des événements qu'on organise : informer sur les événements de l'upsaclay, récupérer les ppt, bios, posters - Lien vers base de données inscription - Lien vers les informations liées à la formation et à la recherche - Dernier témoignage «d ancien» - Liens vers articles du calendrier - Liens vers PPT - Liens vers portraits aménagement Page type newsletter - Lien vers EPPS - lien vers «missions campus - liens vers pages des partenaires Logements Page de mise en relation Crous ou autre transports Page cartographe : «venir à...» BDE Page portail CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 9

11 Rubrique Sous-rubriques Pages Description a minima restauration Page de services Listes + liens Services Pages de mise en relation Liste + liens + contacts bibliothèque Page portail vers application Innovation Les outils Page descriptive + sous-pages SATT, IRT PEEPS Instituts Carnot Les appels à projets Page descriptive + agenda Monter un partenariat Page descriptive Témoignage Actualités contact International Page descriptive + sous-pages Monter un partenariat Page descriptive Témoignage Actualités contact Les appels à projets Page descriptive + agenda Etudiants (espace) Page d accueil Page portail vers toutes les infos du site qui peuvent intéresser la cible Remontées de tous les articles/contenus concernant cette cible + Liens vers : inscriptions CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 10

12 Rubrique Sous-rubriques Pages Description a minima Entreprises (espace) Chercheurs (espace) Page d accueil Page d accueil Page portail vers toutes les infos du site qui peuvent intéresser la cible Page portail vers toutes les infos du site qui peuvent intéresser la cible Presse (espace) Page d accueil Page portail vers toutes les infos du site qui peuvent intéresser la cible Les personnels (espace) Page d accueil Page portail vers toutes les infos du site qui peuvent intéresser la cible alumni (espace) Page d accueil Page portail vers toutes les infos du site qui peuvent intéresser la cible (à définir) logements contacts schools actualités. Remontées de tous les articles/contenus concernant cette cible Remontées de tous les articles/contenus concernant cette cible Contacts, Derniers actualités Derniers communiqués de presse Fil twitter Inscription aux flux RSS Remontées de tous les articles/contenus concernant cette cible Contacts, Derniers actualités Derniers communiqués de presse Fil twitter Inscription aux flux RSS Médiathèque page portail d'accès ressources Galerie photos CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 11

13 Rubrique Sous-rubriques Pages Description a minima (espace) glossaire Annuaire/contacts Plan du site Tvweb documents slideshare... CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 12

14 1.3. Environnement technique Hébergement L hébergement de l infrastructure digitale du site de l Université Paris-Saclay, sa sécurité et sa maintenance seront délocalisées et assurées, dans un premier temps, au CNRS. Un document précis sera fourni au prestataire sélectionné Nom de domaine Le nom de la marque sera Université Paris-Saclay, le nom de marque complet étant est un peu long, il faudra préconiser une URL claire, lisible et impactant. A ce stade, les préférences vont à «univ-paris-saclay.fr» Affichage et ergonomie Le site devra être en responsive design. Il dispose d une optimisation de l impression des pages depuis le navigateur (feuille de style particulière pour l impression, permettant d avoir un rendu «propre» sur une feuille de papier A4, sans les menus de navigation). Avec la montée en puissance des téléphones portables, smartphones, tablettes, le site doit être pensé aussi pour ces supports sans avoir à développer de site spécifique d où la nécessité du responsive design. De manière générale, le site doit être développé avec des technologies et un design graphique respectant les règles de l art actuelles, permettant la plus grande modularité et facilitant la prise en main des contributeurs et des utilisateurs. La charte graphique pour le site, affirmée sur la page d accueil, sera déclinée soit sur l ensemble du site soit selon les rubriques et selon les cibles Code source Au niveau de l affichage et du code, le texte devra être structuré à l'aide de paragraphes et de titres de différents niveaux, clairement identifiables (et codés à l aide de balises H1, H2, Hn), afin d'en faciliter la lecture. Le titre (balise Title) des pages devra toujours être du type : Mot clé principal Titre H1 de la page nom du site Les éléments d'information doivent être hiérarchisés par niveau d'importance. Le titre de niveau 1, H1, doit systématiquement être le premier élément, affiché en haut de page (hors menus de navigation) Ergonomie À tout moment le visiteur doit pouvoir être en mesure de se repérer dans le site. Le site comprendra un plan et un fil d Ariane ainsi qu un moteur de recherche. L'URL de la page en cours doit être constamment visible et suffisamment explicite pour permettre à l'utilisateur de se repérer afin de pouvoir revenir facilement. Les URL seront réécrites selon le chemin et le titre principal de la page affichée. Les éléments de navigation doivent être situés au même endroit sur toutes les pages Navigateurs Le site devra être compatible avec les versions d'ie version 9 et 10, 11 (interface utilisateur classique et modern UI), Firefox 15 à 25, Safari (OSX 10.9) et Chrome 31 sous Windows, Mac et Linux, ainsi qu avec les navigateurs mobiles du marché (Android, ios, IE for Windows Phone). CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 13

15 Langage et norme W3C Le site devra être développé en PHP version 5.5 (sans utilisation de fonctions dépréciées), avec base de données MySQL avec une stratégie d évolution vers la version open source. Il est admis que certaines fonctionnalités nécessitent l utilisation de la technologie AJAX. L intégration doit être conçue pour : respecter des règles W3C du html. s assurer que le site utilise des CSS valides optimisé pour le référencement naturel et l ergonomie l application fournie doit donc être compatible avec la norme bronze d Accessiweb : o Compatibilité de l applicatif source (CMS, ) : fournir le certificat ou encore la fiche de compatibilité ; o Conformité des développements spécifiques réalisés. L accessibilité pourra faire l objet d un contrôle (audit accessiweb). NB : Les recommandations Accessiweb sont accessibles à cette adresse : Autre document de référence : «Accessibilité», au RGAA et standard WCAG ( [loi 11 février 2005, article 47] Contraintes de sécurité Le futur Titulaire devra se conformer aux critères de sécurité suivants : - C1 Pas d inclusion de code actif externe à l université dans les contenus ; - C2 Backoffice séparé du front office, accessible seulement de la MOA en mode HTTPS ; - C3 Les informations d authentification sur le front office en mode extranet transitent par un tunnel chiffré (HTTPS) ; - C4 Le back office permet de déclarer des contenus comme non indexables par les moteurs de recherche publics ; - C5 Masquage des informations techniques de type et de version des logiciels employés (notamment CMS) ; - C6 Gestion des exceptions et des erreurs de navigation (erreurs http 4xx et 5xx) : renvoi d une page d erreur standard, sans fuite d informations techniques ; - C7 Nécessité de traçabilité des activités utilisateur (consultation FO) et webmasters (modifications BO) ; - C8 Tout formulaire de saisie est assorti d un dispositif «captcha» permettant de lutter contre les saisies automatisées ; - C9 Le téléchargement (upload) de fichiers est réalisé dans un dossier hors de l arborescence web ; chaque upload est soumis à un contrôle strict de format et de taille attendue du fichier, ainsi qu à un contrôle antiviral ; - C10 Obligation de respect des dispositions décrites dans les bulletins suivants de l ANSSI Concernant le développement de code spécifique, le titulaire se conformera aux recommandations du guide de développement PHP joint (annexe 6). Le respect de ces dispositions sera validé par un audit du code par la MOA, en boîte blanche et noire, faisant partie intégrante du processus de recette. CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 14

16 2. Nature des prestations demandées La prestation demandée est une prestation forfaitaire. Le soumissionnaire doit indiquer l'ensemble des coûts inhérents. Le schéma ci-dessous représente l allotissement envisagé des prestations. Chacun des trois postes est présenté de façon détaillé dans la suite de ce cahier des charges. Le soumissionnaire doit impérativement répondre aux 3 postes suivants : Poste 1 Poste 2 Poste 3 - Mise en place du système de gestion de contenus - Découpage - Intégration - Intégration des types de contenus - Développement Front Office - Développement BackOffice - Remise du site en preprod - Formation au BO et FO - Orientations graphiques - Création ergonomique et graphique - Définition de l arborescence - Modélisation - Production des gabarits - Création de la page d accueil - Création des déclinaisons - Tests - Recette - Remise du site et passage live - Maintenance du site Toutes les étapes de validation et de retour attendu par le Campus Paris Saclay devront également être définies Poste Proposition de la solution Choix du CMS Le soumissionnaire devra expliciter d une façon détaillée quel est ou quels sont les CMS recommandés au regard des besoins fonctionnels et techniques exprimés dans le présent document. Dans tous les cas, la solution retenue devra allier les performances d une solution de portail d entreprise et les qualités et la souplesse d un CMS pour la gestion, l organisation et la publication des contenus. A noter que le choix d un CMS sous licence libre sera favorisé 1 à performances égales au détriment d un logiciel propriétaire. Dans tous les cas, le choix du CMS devra être justifié par rapport au projet, et des garanties devront être données sur l évolutivité de la solution et l indépendance de l équipe communication de la FCS Paris-Saclay par rapport à l éditeur de la solution. S agissant d un projet de communication, le cœur de la réponse à ce cahier des charges réside dans la capacité de la solution proposée à permettre à l Université Paris-Saclay d atteindre, d informer et de convaincre ses cibles. De nombreux CMS sont utilisés par les partenaires de l université, certains ont un bilan mitigé et d autres présentent de nombreux points forts mais aucun ne fait spontanément l unanimité. 1 Conformément aux dispositions de CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 15

17 L agence sélectionnée devra donc proposer un CMS agile à la fois dans son interface administrateur et dans les ajouts possibles de fonctionnalités au fur et à mesure de l extension du besoin. Le CMS à choisir doit être : Open source ; Bénéficiant d une forte communauté (forum de développeurs internationaux, communauté d utilisateurs importante ) ; Évolutif ; Administrable facilement ; Disposant en natif des principales fonctionnalités demandées Les prestations attendues Mise en place d un système de gestion de contenus et des fonctionnalités demandées Création et mise en place de l architecture (arborescence, rubriques, pages) Création des types de contenus Paramétrage de l interface d administration Mise en production des sites Formation des personnels (voir point suivant) Formation des personnels Les formations suivantes devront être dispensées sur site : Niveau administrateurs : 4 personnes Webmastering : 1 personne Contributeurs : 5 à 10 personnes Le prestataire fournira également un document de formation Intégration des types de contenus Il a été défini à ce jour 12 types de contenus. Ces types de contenus sont encore en cours d évolution. Ils sont donnés à titre indicatif et pourront faire l objet de modifications pendant la phase de pré production et doivent pouvoir évoluer «in house». Des recommandations peuvent être émises par Le soumissionnaire afin de mieux rationaliser ces types de contenus dans un souci de simplicité d utilisation pour les contributeurs. a) Article b) Image c) Formulaire offre d emploi d) Fiche descriptive établissement e) Fiche descriptive annuaire personne f) Événements d'agenda g) FAQ h) Fiche descriptive d un laboratoire i) Fiche descriptive d un projet j) Fiche portrait k) Marchés l) Organigramme Le type de contenu «page libre ou de base» Ce type de contenu est spécifique car c est le seul qu il sera possible de rattacher à un endroit de l arborescence en tant que nouvelle page. Sa création ne sera autorisée que par un utilisateur avancé comme le webmaster ou l administrateur. Les autres types de contenus sont appelés à gérer des contenus fréquemment mis à jour. CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 16

18 Points particuliers Tous les types de contenus doivent contenir leur date de création, leur date de publication et de mise à jour et pouvoir être classés selon ces critères dans le back-office. Les listes de choix doivent pouvoir être reliées à des bases d informations contenant des listes de termes par famille et sous-famille (taxonomie). Les champs de type «contact» doivent pouvoir être dynamiquement peuplé depuis un ou plusieurs annuaires compatibles avec la norme LDAP v3. Il doit être possible de sélectionner plusieurs items dans une liste de choix. Par exemple, indiquer qu un contenu est rattaché à plusieurs domaines de recherche ou thématiques de formation. Les types de contenus doivent pouvoir être rattachés à des catégories de droits (administrateur, webmaster, contributeur). Les transferts de fichier vers le serveur via le backoffice devront se faire, dans la majorité des cas, via un glisser/déposer avec une fonction de type WebDav. L upload de plusieurs fichiers simultanément doit être possible Poste 2 Le soumissionnaire choisi devra proposer : Des maquettes statiques (HTML+JS) des modèles de pages destinées à la validation de la navigation et des différents modèles à produire ; Un ensemble de maquettes graphiques Identification des modèles de pages Le soumissionnaire devra estimer et identifier dans sa réponse le nombre de modèles de gabarits à produire pour le site Internet sur la base des informations communiquées dans le présent document et notamment : l arborescence du sites, les types de contenus, le brief créatif ainsi que les tableaux des rubriques. Les éléments communs à tous les modèles de pages doivent être les suivants : Logo avec lien de retour vers l accueil Base line Lien vers les annuaires des établissements Formulaire simple de moteur de recherche et lien vers la recherche avancée Abonnement à la newsletter (formulaire simple) Choix de la langue de navigation (FR ou EN) Menus, sous-navigation Fil d Ariane ou chemin de navigation Titre de la page (toujours en minuscule) Lien vers la page des flux RSS Formulaire de contact Barre de partage sur les réseaux sociaux sur les pages de contenus Création des maquettes ergonomiques semi-fonctionnelles Le titulaire produira des maquettes ergonomiques destinées à valider la navigation sur les différents modèles de page identifiées pour le site. Ces maquettes seront produites en collaboration avec l équipe projet de la FCS Paris-Saclay et soumises à validation avant lancement du travail d élaboration des maquettes graphiques. Les maquettes devront permettre de délimiter les zones de navigation et les interactions proposées. CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 17

19 Afin de garantir une compréhension complète du projet avant son développement et surtout afin de bien définir le cadre fonctionnel du projet, une modélisation sera à fournir et à valider par l équipe projet de l Université Paris-Saclay. Modélisation fonctionnelle complète via outil de wireframing pour une visualisation au format web (Pidoco, Balsamiq ) Modélisation fonctionnelle au schéma UML Définition de l identité graphique et création des maquettes Le design du site sera très important en termes de différenciation, il permettra en effet d asseoir l image de marque du site ainsi que son professionnalisme auprès des différentes cibles. Les éléments de la charte graphique de l Université seront fournis. La page d accueil doit être pensée différemment du site en termes de design. Il faut donc présenter un design propre à la page d accueil et un autre design pour le reste du site en tenant compte de la nature des informations présentées (rubriques thématiques, espaces ). Comme éléments d entrée, le titulaire devra s inspirer de l ensemble des éléments fournis dans le présent document et se référer au brief créatif joint au dossier (annexe 8). Outre les pages de rubriques thématiques, la future Université Paris-Saclay souhaite s adresser à 5 cibles en particulier et très directement ; des pages portails (ou espaces) dédiés à ces cibles devront donc être maquettés en fonction de leur particularité respective Étudiants ; Chercheurs et enseignants-chercheurs ; Les personnels ; Entreprises ; Presse. Le traitement visuel des espaces devra être différent afin que chacune de ces cibles soit immédiatement convaincue que l Université Paris-Saclay s adresse bien à elle. Le graphisme devra favoriser la connivence avec les différentes cibles de l Université Paris-Saclay lorsque les internautes s y connecteront. Par exemple la cible industrielle ne réagissant pas aux mêmes stimuli que le monde de la Recherche et de l Enseignement supérieur; idem pour les autres cibles, et les autres modalités d accueil. L ensemble devra rester simple et élégant. Le titulaire devra s appliquer à définir les éléments suivants de charte graphique : polices de caractères, palette de couleurs et éléments graphiques. Dans la réponse, il est demandé deux pistes graphiques avec les éléments suivants : la page d accueil ; deux pages de contenus ; une page d accueil d un des 4 espaces ; La page d accueil de la rubrique formation. Il est également demandé de fournir un argumentaire pour présenter les choix de design et de travail graphique qui ont été faits en fonction des éléments fournis dans le présent document. Un soin particulier devra par ailleurs être accordé à l ergonomie du site. Pour chaque modèle, devront être livrés : Un fichier au format.jpg en 72 dpi simulant le rendu du site dans un navigateur sur un écran d ordinateur, de smartphone et de tablette. Un fichier Photoshop avec tous les calques originaux. Le nommage et le regroupement des calques devront être clairs et explicites par rapport aux différents éléments de la page. CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 18

20 Le titulaire devra, le moment venu, produire l'ensemble des éléments graphiques nécessaires à la réalisation des modèles de pages et des modèles de production Production des gabarits Le titulaire se chargera d assurer l intégration des différents modèles de page dans l outil. Le code des Template livrés doit être valide au regard de la DTD utilisée, selon le validateur W3C et correspondre a minima à la norme «Bronze» d AccessiWeb Poste 3 Une fois le site web en ligne, il sera demandé au prestataire sélectionné d assurer la maintenance et l évolution du site selon la catégorisation ci-après Maintenance préventive [Avant l incident] Le titulaire s assure, en coordination avec la MOA, de l application des correctifs techniques et des correctifs de sécurité dès leur mise à disposition par les éditeurs et après un processus de validation de fonctionnement par ledit titulaire. Ces maintenances sont réalisées avec un objectif de moindre durée d indisponibilité du site Maintenance corrective [Après l incident] A la suite de la garantie une maintenance corrective devra être proposée. Elle inclut la correction des anomalies de fonctionnement du site, ainsi que la correction des failles de sécurité détectées par la maîtrise d ouvrage. Ce chiffrage devra prendre en compte le support ainsi que la maintenance corrective. Le titulaire fournit et maintient un outil de gestion de tickets d incident en ligne (déclaration web) accessible aux équipes de la MOA pour la déclaration des incidents. Le délai de retour en conditions opérationnelles et de sécurité du site, après déclaration de l incident, est de XXX jours/heures. Le titulaire assure ces maintenances pendant une durée de 3 ans après la fin de la période de garantie initiale Évolutions du site Le titulaire développe, livre et installe de nouvelles fonctionnalités à des fins d enrichissement fonctionnel des sites sur le site de qualification. Les développements effectués utiliseront et respecteront la structure et les fonctionnalités existantes, en tenant compte de leur évolutivité. Il appartient au candidat de proposer à la FCS Paris-Saclay toute amélioration de la qualité ou une réduction des coûts et d exécuter plus généralement son obligation de conseil et de mise en garde auprès de lui. Après validation par les équipes de la MOA, les modifications sont portées par le titulaire sur le site de production. 3. Fonctionnalités demandées 3.1. Fonctionnalités principales attendues Le titulaire s engage à fournir pour les fonctionnalités demandées une estimation des coûts d intégration, de mise en service ou de paramétrage ainsi qu un planning prévisionnel pour leur réalisation. Pour chacune de ces fonctionnalités il est demandé de décrire de quelle manière et avec quelle performance l outil proposé pourra répondre au besoin exprimé. Il est impératif d indiquer si cette fonctionnalité est native dans l outil ou si elle peut être mise à disposition via un développement spécifique ou l ajout d une brique fonctionnelle. CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 19

21 Il est rappelé ci-dessous une liste de fonctionnalités indispensables classiques : Média Outils de navigation Outils dynamiques Services Partage Medias sociaux Présentations vidéo Remontées twitter Pdf interactifs Espace presse Liens vers les réseaux sociaux Facebook, Twitter, Itunes, Youtube et Futurity Accès direct en page d accueil aux principales rubriques et sous rubriques ainsi que vers les sites des établissements partenaires fil d Ariane Création et paramétrage de types de contenus Gestion des gabarits (création, modification) Podcast : vidéos et audios de confs/itw/séminaires Gestion des flux RSS Calendrier des événements / Gestion des événements : Pop-up de présentation, calendrier, date et CMS Remontés d actus Recherche (simple, avancé et auto complétion) Options de voyages vers l université Contact en formulaire Création de sous domaines ou de mini site pour les infos importantes : police, hôpital Diaporama Galerie photo Offre de formations Multilangues Module d impression d article 3.2. Fonctionnalités du back-office Création, modification des types de contenus La capacité à créer des types de contenus spécifiques sans intervention d un prestataire ou intégration d un code informatique, en définissant la liste des champs constitutifs du contenu, est une fonctionnalité fondamentale dans ce projet qui doit être native dans la solution retenue. Les pages de contenus seront adaptées au type de contenu, il faut également offrir la possibilité à l équipe de l Université Paris-Saclay de créer elle-même des Template de contenu via un outil de drag & drop simple à utiliser en BackOffice. Le document Types de contenus et listes contrôlées définit les champs nécessaires par type de contenu. Pour chacun de ces champs il doit être possible : CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 20

22 De modifier leur label, leur description ; De modifier leurs propriétés, le caractère obligatoire ou non, le format et la classification ; De les supprimer alors même que des informations ont été remplies. Pour le champ mots-clés, il doit être possible pour le contributeur de choisir des mots-clés individuellement ou bien une famille de mots-clés déjà existante dans un thésaurus ou une arborescence taxonomique. Pour certains types de contenus le champ «En savoir plus» qui permet d afficher la vue complète d un contenu doit pouvoir être renommé. Il doit être possible de modifier un type de contenu alors qu il existe déjà des contenus de ce type, de supprimer ou d ajouter un champ Gestion des contenus L espace d administration devra donner une latitude maximum à la FCS Paris-Saclay pour effectuer des modifications sans avoir à faire appel à un prestataire technique. L espace d administration devra notamment permettre de : Développer l arborescence en créant des rubriques et sous-rubriques avec de nouvelles pages ; Créer des types de contenus ; Insérer des fils RSS ou des encarts dans les pages ; Saisir des éléments alternatifs aux images, aux vidéos ; Associer des pièces jointes à des articles ou des rubriques ; Gérer un workflow simple de publication et définir des droits pour les utilisateurs ; Utiliser un module de réécriture d url en natif sur le CMS Gestion des versions Il doit être possible de conserver et d accéder à minima à la version précédente d un contenu mis en ligne Statut des publications Un contenu pourra avoir plusieurs statuts : [Publié], avec la mention de sa zone de diffusion (libre, restreinte, contrôlée et dans ces deux derniers cas il doit être possible de visualiser les groupes concernés) et la mention de sa destination dans le site ; [Brouillon], pour un contenu en cours de création ; [À publier], pour le cas de modération de contenu ; [Archivé] Tri des publications Il doit être possible à minima de trier les publications dans le back-office selon les critères suivants : type de contenu, statut, espace de publication, Date de publication, Date de modification Cycle de vie des publications, programmation Le CMS doit donner la possibilité de définir une date de mise en ligne et de retrait pour un contenu. Optionnellement, il doit alerter le contributeur de la proximité de la date indiquée. CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 21

23 Organisation taxonomique Un contenu ou un média doit pouvoir être étiqueté par de multiples termes de vocabulaires qui peuvent être contenus dans des arborescences hiérarchiques de termes. Ces termes doivent permettre la navigation thématique, la recherche par facette(s) sur le moteur de recherche et l affichage de liens de rebond ou de nuage de tags. Le CMS doit disposer d un référentiel central de mots clés (keywords) qui peut être enrichi et utilisé à travers le site et ses contenus. Il doit être possible de créer des catégories ou familles de mots-clés depuis le back-office et sans intégration de code pour le webmaster, typiquement les mots clefs se rapportant à l appellation des schools, des masters ou des départements. Lors du choix d un terme en français dans une liste contrôlée, l outil devra reprendre automatiquement le terme en langue anglaise pour la partie anglaise Création/modification de gabarits L outil doit permettre à minima et uniquement par une opération de back-office de : Créer et modifier des gabarits ou modèles de pages Intégrer dans ces gabarits des remontées de contenus paramétrées Modifier l apparence graphique du gabarit en appliquant une feuille de style. Les gabarits doivent pouvoir être organisés et renommés. Leur modification devra pouvoir être restreinte à certains utilisateurs Affichage et paramétrage des informations Les informations contenues dans les champs des types de contenus doivent pouvoir être requêtées et affichées en tant que «vue» dans les pages selon des critères définis. Ces critères doivent pouvoir être aisément modifiables par l administrateur et le webmaster par une opération de back-office et sans saisie de code informatique. Quelques exemples de vues possibles : Afficher le titre et le résumé des X dernières actualités scientifiques par date décroissante. Afficher le titre des événements d agenda de type séminaire de l année en cours. Afficher le nom des formations rattachées taguées avec le mot-clé végétal. Afficher toutes les publications scientifiques d un département scientifique. Afficher tous les compte-rendu de réunions du sénat académique Mises en relations réseaux sociaux Un module réseaux sociaux sera prévu sur tout le site afin de permettre des interactions avec les principaux réseaux sociaux : Facebook Twitter Google + Pinterest Futurity Pour les actions suivantes : Connexion au site Partager le site et/ou l article Liker le site et/ou l article CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 22

24 Une méthode de remontée des données Twitter sera également à mettre en place afin de proposer tous les tweets émis par le compte Twitter de l Université Paris Saclay. Celui-ci ne diffusera QUE les tweets émis par le compte principal Mise en relation avec les flux RSS ou XML des établissements partenaires Une des problématiques est de faire remonter les informations des 22 établissements, une solution type flux XML ou autre devra être conseillée et mise en place Générateur de PDF Un module de création et de génération de PDF interactifs devra être prévu. Tous les PDF pourront ainsi être uploadés directement en BO et intégrés au site sous forme de PDF interactif. Le module pourra être créé directement ou un module tiers pourra être mis à disposition du client pour la génération des PDF interactifs Gestion multilingue de l outil Le CMS doit être multilingue et offrir la possibilité de traduire l ensemble des contenus y compris les rubriques. Le site sera en miroir en français et en anglais Une page d accueil simplifiée du site sera également accessible en au moins trois autres langues pour souhaiter la bienvenue à tous les étudiants, chercheurs ou partenaires internationaux, les encourager à poursuivre leur visite et les guider ensuite vers le site en anglais ou en français. Il doit être possible de définir une langue par défaut qui sera aussi celle du back-office. Les éléments contenus dans des listes à choix multiple doivent également pouvoir être traduits. Les URL doivent être distinctes pour les langues gérées. Le choix de la langue devra accompagner l internaute tout au long de sa visite L'outil devra utiliser par défaut, la langue du navigateur Cas particuliers Présentations vidéos Mise en place d une page présentant un mur de vidéos de présentation de l université, des étudiants, des infrastructures lié directement avec la page YouTube/Dailymotion de l Université Paris Saclay Galerie photos Un module de galerie photo sera fourni et relié avec une page de contenu et via un accès depuis le menu et/ou la page d accueil. Ce module permettra de mettre en avant les photos sur toutes les pages du site. Éléments de la galerie : Zoom / dézoom Plusieurs formats d images Recadrage des photos Rognage Éditer le titre (balise alt) Légende Contenu associé Mode galerie Système de pagination Icône de détail: lien vers les détails de l'image Icône de téléchargement: lien vers le téléchargement de l'image Système de commentaire CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 23

25 Système de filtre (les photos les plus vues, les plus téléchargées, les dernières ajoutés,...) Une solution de lien avec un service cloud public (type Flikr ou autre) pour héberger les photos et les inclure dans la galerie du site peut également être envisagée Calendrier des événements Un module de création et de diffusion des éléments doit être mis en place et mis en avant dans une catégorie du site. Éléments du module : Choix de plusieurs dates possibles (dates simples et/ou date début/fin avec choix des jours de semaine) Informations de contact (mail, téléphone, adresse, lieu...). Insertion de carte Google Maps Insertion d image Description et informations générales (page de contenu) Fichier joint Partage sur les réseaux sociaux et Affichage des événements sous forme de liste Affichage via un calendrier Affichage des éléments du calendrier via pop-up en JavaScript Tri par filtres (dates à venir et/ou passées, catégories...) Modules d'impression Toute page de contenu aura un module d impression de page affichant une nouvelle page avec une template d impression et reprenant uniquement les éléments principaux de la charte graphique et du site internet. Titre du document Logo Date Source Flux RSS Le site Internet devra proposer plusieurs fils RSS notamment sur les actualités des différentes rubriques, les publications, les projets Le webmaster doit pouvoir créer des flux RSS et les mettre à disposition par une opération via le back-office Moteur de recherche Indexation des contenus Tous les types et formats de contenus, structurés ou non, devront pouvoir être indexés par le moteur de recherche. Le moteur de recherche devra être capable d indexer les métadonnées et les textes contenus dans les formats suivants : (et ce quelles que soient les versions des logiciels) PDF + [formats Office 2010 docx, xlsx, pptx] [formats opendocument ISO ods, odt, odp ] La solution de recherche devra être capable d indexer les métadonnées des formats vidéos hébergées sur une chaîne (type DailyMotion, Youtube ) ou sur le site :.flv /.zip /.wmv La solution de recherche devra indexer les données brutes et les métadonnées, et extraire différentes informations. Ces informations seront reliées notamment aux listes contrôlées conçues CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 24

26 par l équipe projet de la FCS Paris-Saclay. Elles seront aussi utilisées pour développer la recherche à facettes Types de recherche Recherche simple La solution de recherche devra offrir une recherche en «plein texte» sur les données structurées, métadonnées et texte intégral. L internaute pourra utiliser directement les opérateurs booléens ET, OU, SAUF pour formuler des combinaisons, ainsi que les guillemets pour l expression exacte. L utilisateur pourra utiliser les parenthèses pour préciser l ordre des combinaisons effectuées par le moteur. L opérateur par défaut sera «ET». Recherche avancée La recherche avancée doit correspondre à une recherche guidée sur les métadonnées spécifiques ou sur le texte intégral. Les opérateurs booléens ET, OU, SAUF seront proposés de façon explicite, ainsi que la recherche de phrase exacte. La possibilité de rechercher en utilisant les listes contrôlées internes ou sur des métadonnées spécifiques (à déterminer avec l équipe projet) sera offerte. Il sera aussi possible de limiter la recherche soit au titre, soit au titre et au résumé, ou encore de rechercher en texte intégral. L interface de recherche avancée devra être capable de combiner une recherche par mot-clé et l ajout de filtres définis sur les listes contrôlées et/ou les métadonnées spécifiques. Les opérateurs par défaut au sein ces différentes options seront définies lors de l élaboration de cette interface de recherche Mécanismes de restriction des résultats par facettes L affinage des résultats de recherche sera proposé à l internaute par un système de facettes, afin d en restreindre progressivement le nombre de résultats et le guider vers le résultat le plus pertinent. Les facettes seront adaptées aux résultats obtenus par l'utilisateur suite à sa requête initiale. L éditeur devra proposer un système de regroupement / déploiement des facettes pour en faciliter l intégration dans l interface de recherche et une utilisation simple et intuitive pour l internaute. Enfin, il doit être possible d'affiner les résultats en sélectionnant une ou plusieurs facettes, d'exclure de la liste des résultats une ou plusieurs facettes, et avoir la possibilité de désélectionner une ou plusieurs facettes précédemment sélectionnées Autres fonctionnalités Numérotation des résultats de recherche Les résultats de recherches devront être numérotés de 1 à XX. De plus une pagination doit permettre de naviguer dans les pages de requêtes. Surbrillance des résultats de requêtes. Les mots clefs recherchés par l utilisateur doivent pouvoir être surlignés dans le résultat de la recherche de l internaute. Cette fonctionnalité doit cependant pouvoir être désactivée facilement en un clic de l internaute. Affichage du chemin de recherche L internaute doit pouvoir, grâce à un chemin de recherche, visualiser la requête dans son ensemble et pouvoir revenir facilement sur une étape intermédiaire de la recherche si les résultats obtenus ne sont pas satisfaisants ou sont incomplets. CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 25

27 Classement des résultats de recherche L utilisateur aura la possibilité de trier les résultats de recherche selon la pertinence, calculée automatiquement, et la date de publication. Les critères de pertinence utilisés pour le classement des résultats de recherche devront être connus et paramétrables. Ils s appuieront sur la logique de pondération suivante : titre, description et résumé, mots-clés. Limitation du nombre des résultats Afin d éviter les attaques par déni de service, le nombre des résultats renvoyés par une requête trop large sera limité à 50 entrées. Une recherche sur des critères vides ne renverra pas de résultats, afin d éviter l énumération des contenus Mesure d audience Une fonctionnalité de mesure d audience devra être intégrée au CMS avec a minima comme fonctionnalités : Audience : Provenance des visiteurs Technologie utilisée Langue de connexion Contenu du site : Pages vues Documents téléchargés Consultations uniques Visites Pages de destination et pages de sortie Acquisition : Mots-clés d entrée Réseaux sociaux de provenance L échelle sélectionnée pourra être de date à date ou une visualisation pourra être possible à l échelle d un jour, d un mois ou d une année. Par ailleurs il doit être possible d utiliser les relevés d audience dans les règles de publication, par exemple pour mettre en avant les contenus les plus consultés. L utilisation de services de mesures d audience dans le cloud, Google Analytics par exemple, n est pas exclue mais devra répondre aux normes de sécurité Création de sous-sites L outil devra permettre de créer des sites Internet soit à partir d un jeu de Template existant soit en dupliquant un site existant (cf Google Sites). Pour chaque site il doit être possible de définir : Son titre principal Sa description Ses droits d administration Un seul back-office doit permettre administrer l ensemble des sites avec des délégations d administration à des administrateurs fonctionnels. Ces sites devront pouvoir partager les éléments suivants : La taxonomie Les types de contenus Les ressources média Les contenus Les utilisateurs et groupes CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 26

28 Les espaces de travail Glossaire La fonctionnalité glossaire permet à l internaute d obtenir au cours de sa lecture la définition d un terme technique. Cette fonction sera à préciser avec l équipe projet de la FCS Paris-Saclay afin de paramétrer au mieux l outil et définir son affichage Générateur de formulaires Dans l attente d une plateforme de GED pour l université le CMS doit permettre de générer des formulaires simples. Les données seront stockées pour une durée limitée. Le CMS doit permettre de générer des formulaires avec des champs personnalisables liés à des articles ou sous-sites. Il devra également inclure une solution «captcha» activable à volonté. Ci-dessous quelques exemples de types de formulaires : Formulaire d inscription à un événement, de réponse à un AAP Upload de fichier type résumé de conférence (PDF ou Word) ou résumé de projet 4. Organisation de la prestation Le soumissionnaire devra décrire l'organisation pour le suivi de la prestation et les modalités d exécution mises en œuvre et, plus généralement, expliquer sa méthodologie de projet sous forme de note d intention. 5. Cadre de réponse 5.1. Délais de remise de l offre Chaque poste devra être chiffré séparément dans la proposition financière. Les réponses des soumissionnaires sont attendues pour le 29 janvier 2014 à 17h à l adresse électronique : [email protected] Une audition aura lieu le 4 février avec les soumissionnaires présélectionnés. Les soumissionnaires seront prévenus au plus tard le 3 février avant 12h Livrables attendus Le soumissionnaire devra fournir les livrables suivants : - présentation de la société, - note d intention, - maquettes, - planning proposé, - CV de l équipe pressentie, - Budget détaillé et annexes remplies, - Références Planning La réunion de lancement devrait intervenir début février Le soumissionnaire devra proposer un planning de réalisation indiquant les grandes phases du projet (Spécifications, recette etc.). CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 27

29 5.4. Synthèse des coûts Le soumissionnaire remplira le tableau fourni en annexe du RC au format Excel en se reportant à la description des différents postes et des fonctionnalités Engagement par fonctionnalité Le soumissionnaire voudra bien remplir le tableau fourni en annexe du RC au format Excel en se reportant au chapitre 3 de ce cahier des charges pour la description des fonctionnalités. Il est demandé d indiquer si la fonctionnalité en question est native dans le ou les outils proposés, ou si elle peut être mise en place par l ajout d une brique fonctionnelle ou d un développement spécifique Garantie La garantie est de 6 mois. Sa date de début est la date de signature du procès-verbal de mise en production de la solution. Le non-respect de ce délai pourra entrainer l application de pénalités Qualification et références de la maîtrise d œuvre La FCS Paris-Saclay demande 3 références équivalentes de moins de 2 ans chacune et devra préciser : Les coordonnées complètes du client donneur d ordre et la personne responsable du projet sur le plan opérationnel ; Le but fonctionnel du projet et sa portée ; La solution technique mise en œuvre, les limites rencontrées et les solutions implémentées ; L équipe mise en œuvre par le candidat ; L équipe mise en œuvre par le client ; Le planning de mise en œuvre ; Le montant total de la prestation. Le soumissionnaire donnera les CV de l équipe pressentie pour la réalisation de ce projet. Le chef de projet pressenti devra être présent lors des oraux. Si le soumissionnaire est retenu, il lui sera demandé un engagement sur le maintien des compétences. Fourniture d un planning détaillé de mise en œuvre, faisant apparaître les ressources affectées. En cas de changement de ressource la charge de montée en compétence devra être prise en charge par le soumissionnaire et ne pas avoir d impacts sur le planning global du projet. CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 28

30 Annexes Annexe 5 Benchmark Fichier PDF joint. Annexe 6 Guide développement PHP Fichier PDF joint. Annexe 7 Listes contrôlées Ci-dessous les listes contrôlées classées par catégorie, il faudra prévoir un intitulé «tous» permettant de sélectionner toute la liste : Catégories Intitulés Schools Basic Sciences Départements* * Les intitulés exacts sont en cours de finalisation, ne sont affichés que les sigles. Ingénierie, Sciences et Technologies de l Information Economie et Sciences Sociales Droit Business/Management Biologie-Médecine-Pharmacie Biodiversité, Alimentation, Société, Environnement Sciences du sport et mouvement humain Humanités Maths SdV PhOM P2IO SPU Chimie SHS EOE MEP STIC Établissements AgroParisTech CEA CNRS École Centrale Paris ENS Cachan École Polytechnique ENSAE ParisTech ENSTA ParisTech HEC Paris IHES INRA INRIA INSERM CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 29

31 Rubriques Recherche Formation Innovation International Vie de campus Cibles (espaces) Étudiants Chercheurs-Enseignants Entreprises Presse Alumni Personnels Institut Mines Télécom (Télécom ParisTech, Télécom SudParis) IOGS ONERA Supélec Systematic Synchrotron Soleil Université d Evry Val d Essonne Université Paris-Sud Université Versailles-Saint-Quentin Contexte Annexe 8 Brief idendité visuelle Le projet de l Université Paris-Saclay repose sur la création d une université de rang international, plurielle, performante et citoyenne. Elle est portée par des établissements de renom qui ont la formation par la recherche comme dénominateur commun et partagent les mêmes valeurs : L excellence L'innovation au service de la société La collaboration dans une perspective d enrichissement mutuel L ouverture culturelle La spécificité de l Université Paris-Saclay réside en une concentration de compétences inégalées en France qui constitue son écosystème. Sa culture métisse 3 héritages singuliers : Universités, Grandes écoles et établissements de recherche. Les travaux actuellement menés dans le cadre de l opération campus et des investissements d avenir aboutiront à la création d une université de classe mondiale. Cette ambition est fondée sur un programme scientifique ambitieux, une organisation structurante qui s associent à des investissements immobiliers et des infrastructures exceptionnelles. Un an et demi après sa sélection dans le cadre des Investissements d avenir, l Université Paris-Saclay va être créée juridiquement au printemps 2014 et vivre sa première rentrée en septembre Objectifs et enjeux Dans un dispositif mondial de recherche et formation extrêmement compétitif, l Université Paris- Saclay développe une stratégie inédite de coopération entre établissements. Les partenaires de la future Université se sont fixés les objectifs suivants : CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 30

32 - Développer l attractivité de l Université Paris-Saclay auprès des étudiants, chercheurs, professeurs et des acteurs du monde socio-économique - Soutenir et accroître la recherche de très haut niveau (sciences du vivant, ingénierie, physique, TIC, mathématiques, sciences humaines, ) - Générer de la valeur économique par la valorisation des travaux de recherche - Renforcer la dimension internationale de l Université auprès des étudiants, chercheurs, professeurs étrangers - Faire de l Université Paris-Saclay l une des plus grandes universités mondiales. En terme de communication, l Université Paris-Saclay doit répondre aux principaux enjeux de : - Positionnement national et international : visibilité et augmentation significative de sa notoriété pour prendre sa place dans le peloton de tête des universités - Communication corporate : articulation des logiques de marques entre des établissements membres de l Université, pour la plupart prestigieux et déjà fortement implantés à l international - Communication interne : l Université Paris Saclay favorise la mise en valeur et le respect des spécificités de chaque partenaire. L Université doit donc veiller à développer une politique de communication générant un sentiment d appartenance et d adhésion pour ses cibles et un positionnement, complémentaire à chaque culture des établissements partenaires. Une logique de coopération de marques La marque «Université Paris-Saclay» coopérera sur son territoire et dans sa communication avec des marques spécifiques de grand renom. À noter que la dénomination de l entité, «Université Paris- Saclay», est un élément intangible du cahier des charges, pour son utilisation domestique et à l international, quelle que soit la langue employée pour en parler. En revanche, s agissant d autre communication digitale, l appellation pourra être revue, simplifiée ou diminuée. Quelle identité pour l Université Paris-Saclay? Une marque repose classiquement sur deux piliers : une identité qui définit le projet, sa raison d être, ses valeurs, son héritage et un positionnement (les cibles, les concurrents, la promesse et les justifications). Quel projet? Quelle raison d être? Quelles valeurs? Fédérer les acteurs d un territoire pour constituer un «organisme vivant» et viable, une université de rang international, plurielle, performante et citoyenne Monter dans les classements et entrer dans le peloton de tête des universités après avoir «transformé l essai» de l IDEX L excellence (recherche et formation) L'innovation au service de la société La collaboration CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 31

33 Quel héritage L ouverture culturelle Universalisme (former des citoyens) Sélectivité (former des leaders) Compétitivité (former des professionnels recherchés) Quel positionnement pour l Université Paris-Saclay? Pour qui? En priorité Par rapport à qui? La promesse Les preuves Les étudiants Les enseignants/ enseignants-chercheurs/ chercheurs Tous les personnels des établissements Les partenaires sponsors Les Universités américaines et anglaises Les Universités émergentes ultra attractives Les valeurs montantes type EPFL Un écosystème de la connaissance et de l innovation pour bâtir, ensemble, les nouveaux repères d un monde qui change Une tradition d innovation L attractivité du territoire, Des personnalités de rang mondial, L audace d un projet collectif. Descriptif des cibles Plusieurs types de cibles ont été identifiés, elles s entendent comme étant françaises et mondiales : La cible interne : les acteurs de l'université - Les étudiants - Les enseignants-chercheurs - Les intervenants/conférenciers invités La cible externe : Les partenaires et clients de l'université - Les entreprises et partenaires - Les pouvoirs publics et particulièrement les collectivités territoriales - les candidats potentiels - Les anciens élèves Les cibles déclinées : - Les familles des étudiants - Les habitants du territoire - Le grand public Le cas du site web L Université Paris-Saclay est une «jeune» marque dans la définition de ses supports mais est une marque connue par les acteurs du projet et plusieurs cibles depuis L identité visuelle (logo, baseline, pictogramme éventuel) de la future université est en cours de création. Le design du site doit donc être conçu en parallèle, l univers graphique sera fourni lorsqu il sera défini courant février CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 32

34 Le design et l ergonomie du site web devront intégrer 3 paramètres : - donner l image d un portail engageant et ergonomique aussi bien pour les cibles (beaucoup d informations autour de la création et de la «vie» de l université) que pour les établissements partenaires (relais pour l attractivité) - mettre l humain au cœur du projet : accompagner le lancement de l université, le changement pour les établissements partenaires et leurs personnels - position géographique particulière : dans un territoire à la fois urbain et agricole, en pleine évolution (arrivée de plusieurs établissements, du métro ) et près de Paris. Modernité, sobriété et convivialité sont les maîtres mots de la création du site web tant dans l accès aux informations que dans l imaginaire déclenché par l univers graphique et visuel. CDC Site Web Université Paris-Saclay [email protected] 33