Résumé. Kazier - qu est-ce que c est ( Qui utilise Kazier. Modules et Fonctionnalités Kazier

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1 Résumé Kazier - qu est-ce que c est ( Kazier est un système de management + le système informatique pour l implémentation de celui-ci: Un concept unitaire de modélisation et d optimisation de l activité d une organisation Un logiciel intégré, de type Web, de gestion des processus et des projets ainsi que de toutes les activités, événements, contacts et documents attachés à ceux-ci. Qui utilise Kazier Toute société de services ou institution (non)gouvernementale Les départements supports (juridique, marketing, RH etc.) des corporations de tout domaine d activité Les petites ou grandes entreprises qui vendent un nombre réduit de produits, mais à valeur relativement élevée, celles dont les clients nécessitent un traitement individualisé et de longue durée, celles qui ont des activités répétitives qui peuvent être transposées en procédures organisées sous forme de processus et de projets, les sociétés qui ont des activités pour lesquelles les anciennes informations et documents sont importants et qui ont besoin d être réutilisées à long terme et en grand volume. Kazier peut gérer l entière activité d une entreprise, l activité d une ou plusieurs business units ou départements, situées au même emplacement ou dans des zones, villes, pays différents, ou bien un ou plusieurs types distincts d activités d une entreprise. Kazier peut remplacer avec succès, par un système unitaire, des applications distinctes de: CRM (Customer Relationship Management - Gestion des relations clients), Gestion des contrats Project/ process & workflow management Gestion Électronique des Documents (GED), archivage électronique des informations et des documents Management financier Intraweb (portaille Intranet) Gestion des événements Gestion des contacts (bases de données) Modules et Fonctionnalités Kazier My Space/ Mon Espace (projets, tâches, termes, time-tracking etc.) Processus/ Projets & workflows Des flux d activités et de tâches, des rôles pour les participants au projet La gestion des contrats: termes contractuels, système tarifaire (forfaitaire, horaire, abonnement etc.) La gestion des documents et des dossiers, des flux de documents Des notifications et des avertissements, alertes (détecteurs de fumée) Scoring/ critères de performance et d évaluation Exécution budgétaire, Approbation et facturation La gestion des sources/ cibles Compagnies et organisations Personnes Employés: administration du personnel, organigramme (départements, fonctions, postes) Clients Produits et/ ou Services, Prix et tarifs Gestion globale des documents (GED - Document Management) Des rapports et Business intelligence Des instruments spécifiques (Tools) Configuration & Définition des Paramètres (l Administrateur Systèmes) : Sécurité, droits et rôles, Import et export de données, Traçabilité (tracking) 1

2 Présentation détaillée - Table des matières 1 Qu est-que ce sont Zero Paper et Kazier Pourquoi le nom Kazier? 1.2 Qui utilise Kazier Probabilité de compatibilité élevée Probabilité de compatibilité moyenne 1.3 Principaux avantages dans l utilisation de Kazier 2 Qui sommes-nous 6 3 Produits et services Zero Paper Concept de base & conditions d applicabilité 3.2 Business Process Management (BPM) 3.3 La Suite Kazier Kazier BPM Les autres modules 4 Fonctionnalité & modules Kazier Kazier BPM (core system) My Space/ Mon Espace Tâches Messages, notifications, alertes, avertissements Time-sheet/ Time tracking Processus & Projets/ Workflows Flux d activités et de tâches, rôles Gestion des documents et des dossiers Gestion des contrats Approbation & facturation Exécution budgétaire Gestion des sources Scoring (Critères de performance &d Evaluation) Entreprises Personnes Employés Administration du personnel Organigramme Clients Produits & Services Gestion des documents Rapports & Business analytics Instruments spécifiques (Tools) Configuration & Paramétrage (Sys admin) Sécurité et droits Import et export de données Repérage (tracking) Aide (Help) 4.2 Le groupe des modules spécifiques Kazier CRM Kazier Legal services (Kazier Services Juridiques) 5 Méthodologie d'implémentation Les étapes de l implantation Kazier 5.2 Kazier Analysis Grid (KAG) 5.3 Exemple 5.4 Infrastructure technique 6 Prix & coûts Paquet de base 6.2 Services supplémentaires 6.3 Paquet de base SaS/ ASP 6.4 Maintenance et Assistance technique 7 Contact 23 2

3 1 Qu est que ce sont Zero Paper et Kazier Zero Paper est une société de conseil en Business Process Management, dont l objet d activité est l automatisation et l optimisation de l activité d une entreprise à l aide de son propre système. Kazier est un système de management + le système informatique pour son implémentation: Un concept unitaire de modélisation et d'optimisation de l activité d une organisation Un logiciel intégré, de type Web, de gestion des processus et des projets ainsi que de toutes les activités, événements, contacts et documents attachés à ceux-ci. Nous nous adressons aux organisations (entreprises ou autres types d institutions) pour lesquelles le système de gestion et les conditions d applicabilité Kazier sont les mieux adaptés: toutes les entreprises actives dans le domaine des services, les institutions (non)gouvernementales, certains départements des corporations de grandes dimensions de tous les domaines d activité, les petites ou grandes sociétés qui vendent un nombre réduit de produits, mais à valeur relativement élevée et pour lesquelles les relations individuelles avec chaque client sont importantes. Notre objectif principal n est pas de modifier les processus de l entreprise client (même si parfois il peut bien arriver de faire une proposition pareille), mais d optimiser celles qui existent déjà, de les traduire en procédures et de les automatiser en employant des instruments technologiques de dernière génération. 1.1 Pourquoi le nom Kazier? L idée de construire Kazier en tant que système indépendant de gestion venait d un modèle d organisation et de gestion d un cabinet de chasseurs de têtes. Pendant les premières dizaines d années de fonctionnement de ce cabinet, nous avons construit des casiers, au vrai sens du mot, pour chaque manageur, spécialiste et société d intérêt pour notre activité de recrutement (clients, candidats, fournisseurs etc.) dans lesquels nous avons enregistré, à jamais, toutes les informations et documents liés à ceux-ci. En même temps, ce système est un véritable casier de notre propre affaire, dans lequel nous avons enregistré tout ce qui s est passé depuis sa mise en fonction. En analysant en détail les activités des autres sociétés de conseil, ensuite celles des sociétés de services en général, nous nous sommes rendus compte que toutes celles-ci travaillaient d'une manière similaire, avec de grandes volumes de données et organisaient les informations, processus et projets, les activités, les événements et les documents dans un système du type casier, que ce soit dans des classeurs à anneaux, en format électronique ou dans un système mixte. Si on va encore plus loin, la comptabilité ne ressemble-t-elle pas à un grand casier financier, surtout étant donné qu une entreprise est obligée de tout enregistrer, à vie? Et la gestion commerciale, ne ressemble-t-elle également pas à un casier? Par manque d'imagination, donc, nous avons appelé, Kazier un ERP qui gère des casiers. 1.2 Qui utilise Kazier Le système de gestion Kazier convient d autant mieux aux organisations que celles-ci ont: (George Butunoiu) Un nombre relativement réduit de produits et services Des clients qui nécessitent un traitement individualisé et de longue durée Des activités répétitives dans plusieurs départements qui peuvent être transposées en procédures et organisées sous forme de projets et processus/ workflows (voir la Note) Des activités pour lesquelles les anciennes informations (ci-inclus les documents) sont importantes, et qui peuvent être réutilisées/ exploitées sur le long terme et en grand volume. En fonction de la compatibilité avec les critères ci-dessus, Kazier peut gérer: L entière activité d une organisation (entreprise ou institution publique) L activité d une ou plusieurs business units ou départements des corporations situées au même endroit ou dans des emplacements (zones, villes, pays) différents Un ou plusieurs types distincts d activités d une entreprise, ci-inclus des activités transversales (du type shared services / services partagés des activités supports pour plusieurs départements). 3

4 Kazier est conçu intégralement sur une plateforme et est intégré avec diverses applications Microsoft, tout en étant complémentaire et s utilisant avec celles-ci. Kazier peut remplacer avec succès, par un système unitaire, des applications distinctes de: CRM (Customer Relationship Management - Gestion des relations clients) Project & process/ workflow management Gestion Électronique des Documents (GED), archivage électronique des informations et des documents Management financier Gestion des contrats Intraweb (portaille Intranet)Time-tracking Gestion des événements Gestion des contacts (bases de données) Exemples Probabilité de compatibilité élevée : employées (nécessite interventions minimales de customisation) Services Toute société de conseil: cabinets d avocats, ingénierie, management etc. Compagnies d assurances Formation (training) Recrutement Publicité, relations publiques, organisation d'événements Maisons d édition, mass-média Fonds d investissements, private equity Services médicaux Services immobiliers ONGs Institutions publiques ou départements, agences gouvernementales Banking: crédit, private banking, corporate, marketing, PR, recrutement, juridique, approvisionnement etc. FMCG/ PGC (Produits de Grande Consommation): recrutement, juridique, marketing etc. Biens durables: Départements: marketing, juridique, recrutement etc. Pharma: marketing, juridique, client service, recrutement etc. Industrie: marketing, ventes, juridique, recrutement etc Probabilité de compatibilité moyenne 500 1,000 employés (peut nécessiter certaines interventions de customisation) Services Publishing, mass-média de grandes dimensions Services médicaux diversifiés, grand nombre de clients Institutions gouvernementales s adressant à un large public Banking: retail FMCG/ PGC: ventes (du type grands comptes), RH etc. Biens durables: ventes (du type grands comptes), client service, RH etc. 4

5 1.3 Principaux avantages dans l utilisation de KAZIER Travail et contrôle à distance: On peut travailler à distance (de chez soi, de l hôtel, de chez le client etc.) dans exactement les mêmes conditions qu au bureau Les employés au sein d emplacements dispersés (bureaux, villes, pays différents etc.) travaillent sur un système unique, avec des données uniques, comme s ils étaient au même endroit Permet à la direction le contrôle total et en temps réel de tout département ou employé individuel Optimisation du fonctionnement de l entreprise: Transposition en procédures Elimination des activités redondantes Mise en commun des ressources (informations, documents etc.) Accroit la satisfaction des clients: Surveille continuellement les relations clients (garde les casiers, de chaque client) Génère des rapports détaillés pour les clients, les tient informés en permanence Le client éprouve de façon plus importante la sensation d un traitement personnalisé Sécurité maximale: L emploi du papier est réduit au maximum par un système performant de gestion électronique des documents Contrôle rigoureux et hiérarchisé des droits d accès Elimination du risque de perte d informations par un archivage performant et un accès rapide aux données historiques Contrôle efficient de l organisation: Surveille continuellement l activité de l entreprise, les rapports avec les partenaires et les informations clés ( le casier ) sur toutes les entreprises et les personnes d intérêt sur le marché Tout projet peut être immédiatement assumé par un autre employé, le cas échéant Gère efficacement de grands volumes de données Facilité d utilisation: Système intuitif, dont la conception et les fonctionnalités sont similaires aux produits Microsoft utilisés fréquemment dans les entreprises Ne nécessite pas d être installé sur les stations de travail, l accès est possible de tout ordinateur disposant d une connexion Internet Instrument d analyse et de synthèse pour la direction: Système de rapports et d alertes (smoke detectors/ détecteurs de fumée ) en temps réel (instantanément) Enregistre les principales données financières et signale les dépassements de budget Permet le contrôle continuel et l évaluation comparative de la productivité des employés Adaptabilité élevée aux spécificités de l entreprise: Le système est très flexible et facile à paramétrer Kazier peut être implanté dans certains départements ou dans toute l entreprise Facilement extensible, aussi bien par l utilisateur (champs configurables) que par le producteur, sur demande du client Conçu de façon à permettre d être intégration avec d autres systèmes 5

6 2. Qui sommes nous Zero Paper a été créée en 2005 par un groupe de spécialistes ayant l expérience du management dans des grandes corporations multinationales, en Roumanie et à l étranger, et au sein de sociétés entrepreneuriales de petites ou grandes dimensions. George Butunoiu Fondateur & Architecte en Chef GB est ingénieur physicien, diplômé de la faculté de Physique de l Université de Bucarest. Il détient une maîtrise en administration des affaires de L Académie d Etudes Economiques de Bucarest et une maîtrise en ressources humaines de L Ecole Nationale d Etudes Politiques et Administratives de Bucarest. Il est également professeur en gestion d entreprise à L Université Pasquale Paoli de Corse et à L Université Rennes II de France. Il a commencé sa carrière en tant que physicien à L Institut de Physique Atomique. Immédiatement après la Révolution [de 1989] il a fondé la filiale roumaine de la compagnie Ciel, le leader du logiciel de gestion sur le marché et, ensuite, a créé et dirigé plusieurs cabinets de recrutement de cadres. Auteur de nombreux articles de spécialités, cours et manuels, fondateur de plusieurs associations et organisations professionnelles, GB est un des acteurs les mieux reconnus sur le marché roumain des sociétés de conseil en management. Paul Paschievici Partenaire & Directeur Exécutif Physicien de formation, Paul a commencé sa carrière professionnelle dans la recherche de particules élémentaires au CERN (Organisation Européenne pour la Recherche Nucléaire) à Genève. Il y a 15 ans maintenant, il a changé de domaine en faveur de l informatique. La plupart de son activité s est déroulée en Israël, en s impliquant dans plusieurs projets internationaux d envergure. Paul a contribué au succès de plusieurs projets high-tech combinant les zones de programmation et de matériel informatique (hardware). Il a découvert une série d algorithmes originaux en couleur et a été directeur de projet pour la construction de la plus rapide imprimante au format large du monde (Idanit Scitex). Après son retour en Roumanie, Paul a été Directeur Général de CIEL Roumanie, une des sociétés les plus importantes du marché des logiciels de gestion. Il parle couramment l anglais, le français et l hébreu. Bogdan Ciungu Partenaire et Architecte Directeur de projet informatique, actif exclusivement dans le domaine informatique depuis 1998, Bogdan a obtenu un diplôme d ingénieur, une maîtrise en Gestion de Projets de l Académie d Etudes Economiques de Bucarest (ASE) et une certification PMP. Pendant les dernières années, il a dirigé une série de projets pour le développement d applications basées sur l interface Web, sur plateforme Microsoft. Bogdan a commencé sa carrière en tant que programmeur chez Cinor et, peu de temps après, il dirigeait déjà des projets complexes en Roumanie, puis en France. Depuis 2003 il travaille avec George Butunoiu et dirige tous les projets informatiques des sociétés et des affaires dans lesquelles celui-ci est impliqué. Bogdan parle couramment l anglais et le français. Adrian Adam Directeur Technique Ingénieur, diplômé de l Université Polytechnique de Bucarest, Adrian travaille depuis 1997 exclusivement dans le domaine informatique, et surtout dans le développement et la gestion des projets informatiques du type ERP, CRM et BPM sur plateformes Microsoft, Unix et Linux. Il a travaillé en tant que directeur de projet dans des sociétés importantes du domaine informatique, en Roumanie et en France, dans des projets d envergure du domaine de la gestion financière. Il a aussi conduit la filiale en Roumanie d une importante société française spécialisée dans le "cloud computing", dès la naissance même de ce concept. Adrian parle avec ses partenaires étrangers en anglais et en français. Razvan Balaban Partenaire Associe & Consulting Manager Mathématicien de formation, diplômé de l Université de Bucarest, Razvan a commencé sa carrière en tant que programmeur et administrateur de bases de données. En 2002, il est entré dans le groupe multinational Gallaher en tant que IT Manager et, après le rachat de Gallaher par JTI, il a été promu International Special Projects Manager (Directeur International Projets Spéciaux) à JTI International au quartier-général de Londres. Dans cette position, il a coordonné la mise en œuvre et l intégration de systèmes informatiques et ERP des filiales de groupe d entreprises dans plusieurs pays. Razvan parle très bien l anglais. 6

7 3. Produits et services Zero Paper 3.1 Concept de base & conditions d applicabilité Note: Dans la plupart des organisations faisant partie du groupe-cible de Kazier, les termes Workflow, Processus et Projet désignent des entités similaires du point de vue opérationnel (en bref, un projet est un processus fini) et sont parfois employés alternativement. Par conséquent, au niveau de la présentation générale, nous allons les considérer comme équivalents, afin de simplifier la présentation. Les observations qui ont été à la base de la conception et la construction de Kazier sont les suivantes: La plupart des activités de base des organisations qui font partie du groupe-cible de Kazier, de tous les départements (cœur de métier, ventes, service client, marketing, RH, juridique, approvisionnement etc.) sont répétitives et, par conséquent, peuvent être transposées en procédures (automatisées, traitées comme des processus) et gérées sous forme de workflows (processus et de projets - voir la Note) Pratiquement tous les workflows / processus et projets (d affaires ou d autres types) peuvent être groupés en 6 catégories distinctes, avec quelques dizaines de versions spécifiques à chaque organisation au maximum, en fonction du département et du type d activité Une partie des activités d une organisation sont redondantes, aussi bien à la verticale (des activités qui ont déjà été effectuées dans le passé, dans le même département et qui peuvent être reprises uniquement sur la base des différences spécifiques), qu à l horizontale (dans des départements différents). Ainsi les redondances peuvent être éliminées en réutilisant et en mettant les ressources en commun. La plupart des activités qui forment un workflow se déroulent autour de certains types de contacts (d amorce, opérationnel, de suivi etc.) Dans bien des départements d une entreprise, la gestion des processus est basée sur la gestion des activités et événements, qui, à son tour, est fondée sur la gestion des contacts. Dans les organisations que nous ciblons, les activités de gestion commerciale, d approvisionnement, de logistique et de comptabilité ont un volume et une importance plus réduites par rapport aux activités principales (cœur de métier); également, l exécution budgétaire et les rapports financiers de gestion (indicateurs, KPIs/ ICPs - indicateurs clés de performance, détecteurs de fumée) ont plus d importance que les rapports comptables. Par conséquent, nous avons conçu l architecture de Kazier suivant les principes et les étapes suivantes: L approche, la gestion et les solutions des projets que nos clients nous ont confiés sont du type processbased project (management) / Gestion de Projet basée sur des processus Le module central du système Kazier est du type project management. Il s adapte au paramètre sur toutes les activités (les départements) de l entreprise qui sont compatibles avec ce modèle Tous les développements ultérieurs de Kazier (que ce soient des développements du producteur ou des personnalisations ou encore des développements requis par les clients) seront faits sur ce module central. 3.2 Business Process Management Business Process Management (BPM) est une approche structurée de modélisation et d optimisation des activités courantes (surtout des activités répétitives) d une entreprise et des interactions humaines à l intérieur et avec l extérieur de l entreprise, en opérant avec celles-ci sous forme de processus. L élément central d un système du type BPM est l interface à l aide de laquelle les activités de l entreprise peuvent être contrôlées à un haut niveau, y compris à travers les divers départements. Cette interface unifie et automatise les différentes activités de l entreprise. Puisque l activité d une entreprise est dynamique, BPM assure une mise à jour permanente des processus et de leur modélisation au moyen d un feedback continuel. Un BPM est plus qu un logiciel, quoiqu il soit impossible de concevoir un BPM sans un logiciel associé, de préférence (pas obligatoirement) unique et intégré. Pour les entreprises du groupe-cible de Zero Paper, le logiciel Kazier peut remplir cette demande à lui seul et de façon satisfaisante. Si possible, un BPM doit être mis en œuvre à un niveau global dans l entreprise, afin d obtenir le plus d efficacité. Une étude récente du Gartner montre que, sur toutes les entreprises qui utilisent un BPM, environ 80% ont obtenu un ROI (Return on Investment) de plus de 15% et toutes ces entreprises ont obtenu un ROI de plus de 10%. 7

8 3.3 La Suite Kazier En fonction du caractère des activités, certains modules sont liés au Core System par une interface différente, d autres emploient l interface Kazier BPM à laquelle sont ajoutées les fonctionnalités spécifiques dans une zone spécialement délimitée sur le premier écran, ainsi que sur autant d écrans additionnels (des TAB) que nécessaire Kazier BPM Kazier BMP est le module central (core system) qui assure les fonctionnalités communes à tous les départements et les activités d une entreprise: Bases de données (sociétés, personnes, projets) Le générateur des flux (BPM/ workflow engine) Gestion des informations, des contacts et des documents Configuration de fonctionnement de l entreprise: départements, utilisateurs, services etc. Administration du système: accès, droits, paramétrages etc D autres modules Kazier BPM assure également le mécanisme de construction et de fonctionnement des processus et des projets spécifiques à chacune des activités (BPM engine). Exemples: Kazier CRM (Client Relationship Management/ Gestion des relations clients) module destiné à la gestion de la relation client, des contrats et des ventes Kazier Advertising pour des agences de publicité, agences média, événementielles etc. Kazier Legal Services pour des cabinets d avocats ou pour les départements juridiques des grandes entreprises Kazier Recruitment pour les cabinets de recrutement ou pour les départements de recrutement des grandes entreprises 8

9 4. Fonctionnalité & modules Kazier Le système informatique Kazier est formé de 4 groupes distincts d entités: 1. Le groupe des modules de base (Kazier BPM/ core system) qui assure les fonctionnalités de base, communes à tous les départements, sous-départements ou utilisateurs individuels 2. Le groupe des modules départementaux (core + add-ins) qui contient les fonctionnalités spécifiques aux besoins de chaque département, type d activité ou utilisateur ajoutées aux fonctionnalités de base (core) 3. Le groupe des instruments spécifiques projetés et développés pour un certain type d organisation (Tools), qui apportent des fonctionnalités supplémentaires, assurent l intégration avec d autres systèmes informatiques du client etc. 4. Le module de rapports & business analytics, qui sont construits en même temps que l'implémentation du système, mais aussi ultérieurement à cette étape, sur demande et conformément aux exigences de la direction de l organisation, celui-ci étant, en règle générale, un processus continuel et permanent. L adaptation du système au caractère spécifique de l entreprise et son extension se réalisent facilement par: La construction d une bibliothèque contenant tous les types de workflows/ projets employés par la société (quelques dizaines au maximum en règle générale; en théorie, leur nombre est illimité) et les types spécifiques d événements associés à ceux-ci Le paramétrage du système conformément au modèle d organisation de l entreprise (départements, produits et groupes de produits, hiérarchie, droits, niveaux de sécurité etc.) La définition de tous les champs configurables selon le modèle d organisation de l entreprise La construction d un système complet de rapports et des instruments d analyse opérationnelle et financière (KPIs, détecteurs de fumée etc.), selon les demandes de la direction de l entreprise L interconnexion avec d autres applications utilisées par le client 4.1 Kazier BPM (core system) Kazier BMP est le module central (core system) qui assure les fonctionnalités communes à tous les départements et les activités d une entreprise: Bases de données (sociétés, personnes, projets) Le générateur des flux (BPM/ workflow engine) Gestion des informations, des contacts et des documents Configuration de fonctionnement de l entreprise: départements, utilisateurs, services etc. Administration du système: accès, droits, paramétrages etc. Chaque workflow est composé d un ensemble d activités, d'événements et de documents faisant référence à: Un ou plusieurs départements de votre compagnie Un ou plusieurs employés Une ou plusieurs entreprises extérieures concernées Une ou plusieurs personnes extérieures concernées De n importe quel endroit de l hexagone (votre compagnie-département-employé-projet-personne) il est possible de consulter toutes les connexions aux autres lieux (projets/ processus où ils sont impliqués) du passé comme du présent, et aussi tous les documents liés à ces événements. Chaque employé ou client peut voir une plus petite ou une plus grande partie de KAZIER, dépendant de leurs droits d accès. Le responsable a un plein accès (directement dans le système ou en utilisant des rapports) et surveille l activité de la compagnie, tout en ayant la possibilité d intervenir si il en a besoin. 9

10 4.1.1 My Space/ Mon Espace Zone personnalisée pour chaque utilisateur, de laquelle on peut avoir un accès rapide aux projets, activités, événements, personnes, sociétés et rapports favoris, sans avoir besoin de les chercher dans la base de données. Montre tous les projets dans lesquels l utilisateur courant est impliqué Tâches My Space a une fonction de calendrier et d agenda pour les processus, les événements et tâches programmés pour la journée en cours ou celles dont le terme est dépassé (over dues). Le système peut être intégré avec MS Exchange afin que tous les rendez-vous et les tâches soient automatiquement envoyés dans le Calendrier et le Tâches du MS Outlook de l utilisateur Messages, notifications et avertissements Des messages, avertissements et alertes/ détecteurs de fumée (dépassements des délais, des budgets etc.) sont envoyés automatiquement par le système, ainsi que les notifications pour la reprise des tâches, reminders etc. Le système fonctionne aussi comme messagerie électronique interne, les utilisateurs pouvant envoyer des messages entre eux. Le système peut être configuré pour envoyer toutes les messages à des adresses de des utilisateurs Time-sheet/ Time tracking Un système rapide d enregistrement des activités courantes/ routiniers d un utilisateur, prioritairement celles qui sont facturables aux clients. Avec un seul Click (Start/ Stop) sur l activité effectué dans la liste des activités d un projet, le système calcule automatiquement le montant à facturer au client en fonction de la durée de l activité, le système tarifaire en vigueur au moment de la prestation de l activité et de l employé qui a effectué l activité Processus & Projets/ Workflows Base de données contenant toutes les activités de toute l histoire de l entreprise. Celles-ci contiennent tous les projets, les événements, les documents et les données financières associées et sont liés (et accessibles) à chaque acteur participant au projet respectif: employé, département, personnes physiques ou morales externes. Tout nouveau projet, de n importe quel type et département de la société, est créé à l aide des modèles généraux (templates) fournis par le système. L utilisateur peut créer et stocker (sauvegarder) ses propres modèles Flux d activités et de tâches, rôles Les utilisateurs peuvent configurer les activités et les tâches qui composent un processus sous forme de: - flux strictes, dans lesquels les activités se déroulent toujours dans un ordre prédéfini, conformément à une procédure fixe qui établit l ordre, les rôles des participants, leurs droits, les documents rattachés etc. - flux flexibles, dans lesquels les activités, les tâches et l ordre de déroulement sont prédéfinis, mais peuvent être modifiés par les utilisateurs au cours de l utilisation, selon les droits qui leur sont attribués. Outre les trois types prédéfinis de rôles dans un projet (super-user, project manager, participant), on peut définir un nombre illimité de rôles qui permettent ou limitent l accès des utilisateurs dans les flux Gestion des contrats Les prix et tarifs standard de chaque produit et/ ou service vendu/ déployé aux clients par l organisation sont définis et introduits dans le module Produits et Services. En réalité, la plupart des clients négocient des tarifs et conditions préférentiels, ainsi que dérogations du système standard de tarification. Pour chaque contrat vous pouvez définir et configurer: - les entités fiscales impliquées (quand les activités sont facturées par plusieurs compagnies ou business units du groupe) - le système tarifaire spécifique: par unité de temps (par jour, heure, minute, par unités customises (demijournées, unités de 6 minutes etc.), linéaire ou en escalier dégressif (les premiers 100 heures facturés au tarif standard, les avec un rabais de 10% etc.), forfaitaire, success fee, abonnement ou rabais spécial pour un ou plusieurs services, pour un ou plusieurs employés etc. - d autres conditions contractuels: valeur totale/ budget, délais etc. 10