ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 22 November 2016 VALIDATED BY : F. Pedersen

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1 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 22 November 2016 VALIDATED BY : F. Pedersen ORGANIZATION : SOUTHERN OPERATIONAL CENTRE, Support Group POSITION No. : S-94 TITLE : Chief of Group GRADE : A-2 JOB CODE : A42 DUTY LOCATION : Taranto, ITA SUMMARY The incumbent is responsible to the Commander, in coordination with the Senior Planning Officer, for all matters pertaining to infrastructures, Health and Safety (H&S), security, Information Technology (IT) and the execution of the administrative budget of the Southern Operational Centre (SOC). More precisely, he/she is responsible for performing the following functions: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Managing, both from a technical and administrative point of view, the personnel assigned to the Group. Ensuring that all tasks related to the work processes in various fields of Administration [health documentation, passport processing, Travel on Duty (TDY) and H&S conditions], Finance, Procurement, IT, Security and Host Nation (HN) support are carried out in accordance with established rules and procedures. Participating in staff meetings, as directed by the Commander. Assisting the Senior Planning Officer in providing input for the forecast and execution, on the basis of inputs provided, of the SOC administrative budget. Preparing, in coordination with the Senior Planning Officer, the IT services forecast and consolidation of IT indirect costs (forecast and actuals). Maintaining statistical financial data and evaluating them in comparison with the budgetary estimates and the administrative cost analysis. Reviewing justifications and consolidating funding requirements for training, TDY services and other direct costs to the Agency administrative budget and monitoring the use of the approved funds. Acting as SOC Security Officer, Information Security (INFOSEC), Communication Security (COMSEC) and Terminal Area Security Officer (TASO) as laid down in the General Security Policy of the Agency and supporting Agency Operating Instructions (OIs). Ensuring that all Security Instructions are in place according to the NATO security regulations, including measures for fire prevention, H&S at work, traffic regulations, safeguard and protection of the Agency property located in Taranto. Preparing for the Commander's final approval, the SOC portion of the Agency Capital Investment Plan (NCIP) and the Agency Information and Communication Technologies (ICT) Plan. S-94 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

2 Performing studies on medium and longer-term infrastructure resources required by SOC. Developing new infrastructure requirements, projects related to the upgrading of existing installations, including participation in the drafting of specifications and monitoring work progress in direct liaison with HN engineering's services. Preparing correspondence, presentations, reports, database queries and statistic as required using modern office automation equipment and software. If required, undertaking deployments, including duty travel, in direct support of NAC-approved operations/missions. Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Organizing the day-to-day work of the Support Group. Coordinating and developing Operating Procedures (OPs) to implement appropriate prescriptive documents. Assisting the Quality Focal Point (QFP) in applying the standards as defined by the NSPA prescriptive document on Quality Management. Keeping personnel, financial and administrative documentation updated as directed. ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications University degree or equivalent education. At least six years of experience in general administration, infrastructure, security, H&S, personnel and finance preferably acquired in a multinational or military organization. Knowledge of Agency procedures and regulations in administration, infrastructure, security, H&S, personnel and finance fields. Outstanding written and oral communication skills, including the writing of clear and concise reports. Valid category "B" driving license. Ability to facilitate/present persuasively and negotiate effectively to achieve desired outcomes. Ability to manage time and work effectively under pressure while producing quality products under shortnotice deadlines. Ability to develop resourceful and effective solutions to problems (including HR), to focus team on performance goals and expectations, to track metrics and measure performance, and to engage problems early to mitigate risk and redirect performance. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. Specific Qualifications Excellent organizational skills. Practical experience in the field of Quality Management (QM) [application of International Standardization Organization (ISO) standards and the Allied Quality Assurance Publication (AQAP) 2000 Series]. S-94 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

3 Good knowledge of and experience in automated systems and in end-user computing applications for financial accounting and reporting. Knowledge of the Agency's enterprise software (SAP), in particular Funds Management (FM), Financial Accounting (FI) and Controlling (CO) modules, would be an asset. LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. A working level knowledge of Italian would be an asset in this post. DESIRABLE QUALIFICATIONS A good understanding and experience of contracted support to operations, and deployment. PERSONAL CHARACTERISTICS Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to lead teams working together toward established objectives. Possessing passion and motivation together with effective communication skills, to create a spirit of cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers and stakeholders. Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict while remaining flexible/adaptable to emerging requirements. All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national policy. S-94 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

4 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 22 novembre 2016 VALIDÉ PAR : F. Pedersen ORGANISATION : CENTRE D'EXPLOITATION SUD, Groupe "soutien" POSTE N : S-94 TITRE : Chef de groupe GRADE : A-2 CODE POSTE : A42 LIEU D'AFFECTATION : Tarente, ITA RÉSUMÉ Responsable envers le commandant, le (la) titulaire est chargé(e), en coordination avec le responsable principal de la planification, de toutes les questions relatives aux infrastructures, à l'hygiène et à la sûreté, à la sécurité, à l'informatique et à l'exécution du budget administratif du Centre d'exploitation sud. Il (Elle) exerce plus précisément les fonctions suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales gérer, tant du point de vue technique que du point de vue administratif, le personnel affecté au groupe ; veiller à une exécution conforme aux règles et procédures établies de l'ensemble des tâches liées aux processus de travail dans les différents domaines suivants : administration [documents sanitaires, traitement des passeports, déplacements de service et conditions de sécurité et d'hygiène], finances, achats, informatique, sécurité et soutien du pays-hôte ; participer aux réunions de service, conformément aux instructions du commandant ; aider le responsable principal de la planification à fournir des éléments permettant de prévoir et d'exécuter le budget administratif du Centre d'exploitation sud, sur la base des informations communiquées ; préparer, en coordination avec le responsable principal de la planification, les prévisions relatives aux services informatiques ainsi que la consolidation des coûts informatiques indirects (prévus et réels) ; tenir à jour les statistiques financières et les évaluer par rapport au projet de budget et à l'analyse des coûts administratifs ; examiner les justificatifs et regrouper les demandes de crédits touchant à la formation, aux prestations liées aux déplacements de service, ainsi qu'aux autres frais directs relevant du budget administratif de l'agence, et contrôler la consommation des crédits approuvés ; exercer, au sein du Centre d'exploitation sud, les fonctions d'inspecteur de sécurité, de responsable de la sécurité des informations électroniques (INFOSEC), de responsable de la sécurité des communications (COMSEC), de responsable de la sécurité des terminaux informatiques (TASO) selon les dispositions énoncées dans la Politique générale de l'agence en matière de sécurité et dans les instructions d'exploitation correspondantes de l'agence ; veiller à ce que l'ensemble des instructions de sécurité soient mises en œuvre conformément au règlement de sécurité de l'otan, et notamment les mesures concernant la lutte contre les incendies, l'hygiène et la sûreté sur le lieu de travail, les règles de circulation routière, le gardiennage et la protection des biens de l'agence à Tarente ; élaborer, aux fins d'approbation définitive par le commandant, les éléments relatifs au Centre d'exploitation sud à inscrire dans le plan d'investissement de l'agence (NCIP) et dans le plan technologies de l'information et de la communication (TIC) de la NSPA ; S-94 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _16#1xx.docx

5 réaliser des études sur les ressources nécessaires au Centre d'exploitation sud à moyen et à plus long terme dans le domaine de l'infrastructure ; élaborer de nouveaux besoins en matière d'infrastructure et mettre au point des projets de mise à niveau des installations existantes, ce qui comporte la participation à l'élaboration des spécifications et le contrôle de l'avancement des travaux en liaison directe avec les services d'ingénierie du pays hôte ; établir, selon les besoins, de la correspondance, des exposés, des rapports, des "requêtes" d'interrogation de base de données et des statistiques en utilisant des matériels et logiciels de bureautique modernes ; si nécessaire, entreprendre des déploiements, y compris des déplacements de service, en soutien direct d'opérations ou de missions approuvées par le Conseil de l'atlantique Nord ; exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières organiser le travail quotidien du Groupe "soutien" ; coordonner et élaborer des procédures d'exploitation (OP) pour la mise en œuvre de documents réglementaires appropriés ; aider le point de contact qualité à appliquer les normes définies dans le document réglementaire de la NSPA sur la gestion de la qualité ; tenir à jour les dossiers du personnel ainsi que les documents administratifs et financiers conformément aux instructions reçues. QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Diplôme universitaire ou formation équivalente. Au moins six années d'expérience dans les domaines de l'administration générale, de l'infrastructure, de la sécurité, de l'hygiène et de la sûreté, du personnel et des finances, acquise de préférence au sein d'un organisme multinational ou militaire. Connaissance des procédures et règlements de l'agence applicables aux domaines de l'administration générale, de l'infrastructure, de la sécurité, de l'hygiène et de la sûreté, du personnel et des finances. Aptitudes remarquables à communiquer aussi bien verbalement que par écrit ainsi qu'à rédiger des rapports clairs et concis. Permis de conduire "B" en cours de validité. Aptitude à animer/exposer avec conviction et à mener des négociations efficaces permettant d'atteindre les résultats souhaités. Aptitude à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de qualité dans de brefs délais. Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes (y compris en ce qui concerne les ressources humaines), à mobiliser une équipe sur les résultats visés et attendus, à suivre les indicateurs et à mesurer les prestations, et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de réorienter l'exécution du travail. Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Qualifications particulières Excellentes compétences dans le domaine de l'organisation. Expérience pratique dans le domaine du management de la qualité [application des normes de l'organisation internationale de normalisation (ISO) et de celles de la série 2000 des Publications interalliées sur l'assurance de la qualité (AQAP)]. S-94 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016

6 Bonne connaissance des systèmes informatiques et des applications informatiques de comptabilité et de compte rendu financiers destinées aux utilisateurs finals, et expérience dans ces domaines. La connaissance du progiciel de gestion intégrée de l'agence (SAP) et, en particulier, des modules de comptabilité budgétaire (FM), de comptabilité financière (FI) et de contrôle de gestion (CO), constituerait un atout. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. Une connaissance pratique de l'italien serait un atout à ce poste. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES Bonne compréhension et expérience du soutien fourni aux opérations par des titulaires de marché, ainsi que du déploiement. QUALITÉS PERSONNELLES Honnêteté, attitude positive et volontaire, et esprit de coopération ; capacité à diriger des équipes travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés. Passion et motivation alliées à une aptitude à communiquer efficacement, afin de créer un esprit de coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes. Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des situations conflictuelles tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins. Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'otan et leur travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales. S-94 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016