PLATE-FORME D APPRENTISSAGE (DELTA)

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1 PLATE-FORME D APPRENTISSAGE (DELTA) PRISE EN MAIN A DESTINATION DES REF «RESPONSABLES DE FORMATION» Pôle de compétences FOAD Formation Ouverte et A Distance Version : Juillet 2017 Ref : DELTA - Prise en main REF Pôle compétences FOAD

2 Page 1 SOMMAIRE 1 Objet du document 2 2 Connexion à la plate-forme Accès et authentification Prise en main de l interface 4 3 Gestion des formateurs Donner des droits de formateur à une personne 5 4 Constitution d un groupe Inscription compte par compte Inscription des apprenants Inscription du formateur Visualiser les inscrits du groupe Inscription en lot des apprenants 12 5 Inscription du groupe à une session 14 6 Prise de contrôle 15 7 Aide à votre disposition 16

3 Page 2 1 Objet du document Ce document est à l usage des Responsables de Formation académiques, en charge de la mise en place des parcours de rentrée. Il leur permettra de prendre en main La déclaration de droits de formateur La création des groupes de formation (comprenant apprenants et formateur(s)) L inscription des groupes aux sessions de formation Le document ne se veut pas exhaustif de toutes les fonctionnalités proposées par la plate-forme, mais permet une mise en place rapide et simple des parcours. 2 Connexion à la plate-forme 2.1 Accès et authentification L accès à la plate-forme DELTA est disponible à partir de la page d accueil du pôle FOAD : en cliquant sur "Formation en ligne" dans la rubrique «Accès rapide» Choisir son guichet d authentification ARENA correspondant à son académie dans le menu déroulant, puis «Valider» son choix :

4 Page 3 Saisir ses coordonnées académiques, puis valider pour être redirigé sur la page d accueil de DELTA Choisir le profil de compte correspondant au «REF». Cliquer sur «valider» L écran précédent de sélection des types de comptes est proposé si votre compte personnel bénéficie des droits de «REF» dans votre domaine, donnés par le gestionnaire DELTA de votre académie. Vous trouverez les coordonnées de votre gestionnaire DELTA à partir de la carte de France en page d accueil du site FOAD :

5 Page Prise en main de l interface L onglet «Accueil» sous un profil de «REF» est une vue synthétique : Liste des sessions de formation, en partie centrale. La liste des sessions de formation sur lesquelles on est inscrit en tant que REF, lors de leur sélection ceci actualise automatiquement la liste de ses apprenants et contacts. Toujours disponible dans l en-tête Sélecteur de profil utilisateur, à droite de son nom, ce menu déroulant permet de rapidement changer de profil de connexion. Sélecteur de site, uniquement pour les utilisateurs inscrits à plusieurs domaines DELTA, ce menu déroulant permet de changer de site académique ou projet inter-académique. Sélecteur de session, ce menu déroulant «Session» permet sélectionner la session de formation sur laquelle on souhaite travailler, l affichage des informations s adapte ensuite à ce contexte de formation. Ce menu contient obligatoirement la session par défaut de l académie, puis les sessions auxquelles le REF a été inscrit par le gestionnaire de site. Les outils de la communauté, les boutons «Communauté», «Courriel» et «Mes Documents» offrent un accès rapide aux fonctionnalités de communalisation et échange pour sa formation. Les onglets de navigation, les onglets «Accueil», «Utilisateurs», «Formations» et «Résultats» permettent d accès à la gestion des utilisateurs, aux contenus de sa formation ainsi qu aux résultats. ❶

6 Page 5 3 Gestion des formateurs 3.1 Donner des droits de formateur à une personne Le Responsable de Formation «REF», donne des droits de formateur aux tuteurs relais qui auront à charge d encadrer des apprenants sur une formation donnée. Donner des droits de formateur à une personne de son académie revient à ajouter un profil de formateur à cette personne. Pour afficher tous les comptes des personnels de l académie, il faut travailler avec la session par défaut de l académie. Depuis le sélecteur de session (page 4), choisir «Session par défaut (Votre académie)». Pour que le compte existe dans DELTA et puise être trouvé via une recherche, il est nécessaire que le futur formateur se soit connecté une première fois à la plate-forme avec son profil «apprenant» Cliquer sur l onglet «Utilisateurs» dans la barre d onglets Cliquer sur «Gérer les apprenants» pour rechercher le formateur parmi les personnels de l académie. Saisir dans les critères de recherche le mail de la personne puis cliquer sur la loupe pour lancer la recherche. Il est conseillé de saisir le critère adresse mail complète, en positionnant « » ou «login» dans le menu déroulant à la place de «Tous les champs» pour s affranchir des doublons

7 Page 6 La personne a été trouvée, cliquer sur l icône «Modifier» correspondant à son compte. En bas de l écran de modification, cliquer sur «Ajouter un profil» :

8 Page 7 Cocher le profil «Formateur» Cliquer sur «Valider» Dans l onglet «Utilisateurs», la fonctionnalité «Gérer les formateurs» affiche maintenant le nouveau formateur. 4 Constitution d un groupe Le REF constitue des groupes de formation, qui comprendront les stagiaires devant suivre la formation le ou les formateurs qui vont les accompagner dans leur formation C est le groupe qui sera inscrit à la session de formation donnée.

9 Page 8 Création du groupe Cliquer sur l onglet «Utilisateurs» dans la barre d onglets Cliquer sur le menu «Groupes» Puis «Ajouter un groupe» Nommer le groupe et cliquer sur «Ajouter» Veiller à donner un nom explicite au groupe comprenant le libellé de la formation, l année, l académie et éventuellement le nom du formateur.

10 Page Inscription compte par compte Inscription des apprenants L inscription compte par compte est possible à condition que les personnes à inscrire se soient déjà connectés une première fois à la plate-forme DELTA. Leur compte est alors déjà créé sur la plateforme, vous pouvez donc rechercher ces personnes pour les inscrire. Si la recherche d une personne est infructueuse, son compte n a donc pas été créé lors d une première connexion. Il sera alors possible de procéder à une inscription d apprenant en masse, comme décrit dans le paragraphe suivant. Dans l onglet «Utilisateurs» Cliquer sur le menu «Groupes» Cliquer sur l icône «Gestion des comptes» correspondant au groupe dans lequel on souhaite inscrire les stagiaires. Saisir le critère de recherche de l apprenant, et cliquer sur la loupe pour lancer la recherche. La personne est trouvée. Cocher au niveau de l inscription au groupe et cliquer sur «Valider» Cliquer à nouveau sur «Gestion des comptes» au niveau du groupe pour inscrire un nouvel apprenant.

11 Page Inscription du formateur Même démarche que précédemment : Dans l onglet «Utilisateurs», cliquer sur le menu «Groupes» puis l icône «Gestion des comptes» correspondant au groupe dans lequel on souhaite inscrire le formateur. Saisir le critère de recherche du formateur, et cliquer sur la loupe pour lancer la recherche. Plusieurs profils de compte utilisateur vont s afficher, cocher le profil «Formateur» pour l inscrire avec ce type de droits sur ce groupe. Cliquer sur «Valider» Noter la différence des icônes de profil en face des personnes à inscrire. Apprenant Formateur Responsable de formation

12 Page Visualiser les inscrits du groupe Dans l onglet «Utilisateurs», cliquer sur le menu «Groupes» puis l icône cliquer sur «Voir les inscrits» au niveau de la ligne du groupe. On voit la liste des personnes inscrites au groupe. Attention de ne pas laisser un critère de recherche positionné dans le champ «Rechercher», la liste des inscrits ne s afficherait pas alors exhaustivement mais en fonction de ce critère. Le REF en tant que créateur du groupe est systématiquement présent dans le groupe. Les icônes à gauche du nom des personnes correspondent à leur profil Apprenant Formateur Responsable de formation

13 Page Inscription en lot des apprenants Cette opération permet d importer un fichier CSV qui va générer en masse : l inscription de plusieurs apprenants au groupe la création des comptes des apprenants qui n ont pas de compte sur la plate-forme A partir d un fichier CSV, il faut constituer la liste de tous les apprenants à inscrire. Pour connaître le format du fichier à intégrer, il est conseillé d utiliser l exemple mis à disposition depuis la plate-forme. Dans l onglet «Utilisateurs», cliquer sur «Importer des comptes en fichier csv» Télécharger le fichier exemple depuis le lien «Télécharger un exemple»

14 Page 13 Depuis votre poste de travail 1. Ouvrir le fichier CSV depuis un logiciel bureautique du type tableur, exemple Excel. 2. Compléter le fichier avec les informations des apprenants que l on souhaite intégrer, chaque ligne correspondant à un apprenant. Renseigner au minimum les colonnes ci-dessous : login (Colonne B ) : adresse prenom.nom@ac-academie.fr mot de passe (Colonne C) : saisir un mot de passe quelconque (par exemple «test»). Il ne sera pas pris en compte avec méthode d authentification CUSTOM. nom prenom et (Colonnes D, E et F) : nom, le prénom et l adresse mail académique de l apprenant. groupe (Colonne P ) : Nom du groupe auquel inscrire l apprenant. TRES IMPORTANT : 1. Le groupe doit avoir été créé préalablement à l opération d inscription en masse. 2. Ne pas faire d erreur dans l intitulé du groupe. Sinon un groupe de l intitulé erroné serait automatiquement créé, sans que le REF n ait possibilité de voir ce groupe pour le supprimer ou désinscrire les stagiaires, n ayant pas les droits sur le groupe. authentification (Colonne T ) : Renseigner la valeur «CUSTOM» CUSTOM correspond à la méthode d authentification «FIM». Les apprenants se connectent à DELTA à partir de leur portail académique Toutes les autres colonnes («service», «date de début», date de fin») sont facultatives. 3. Enregistrer le fichier Excel sur votre poste de travail en format CSV. Importer le fichier CSV, toujours depuis l onglet «Utilisateurs», «Importer des comptes en fichier csv» : Choisir le fichier à importer et sélectionner votre fichier. IMPORTANT : Ne pas modifier les paramètres standards, aucune case ne doit être cochée. Cliquer sur «Envoyer»

15 Page 14 Un rapport vous indique que les comptes ont été inscrits au groupe souhaité. Cliquer sur «afficher le journal d export-import» pour visualiser les opérations effectuées. N hésitez pas à conserver une copie d écran de ce rapport pour corriger d éventuelles erreurs. Vous pouvez vous assurer également de la bonne inscription des comptes en cliquant sur «voir les inscrits» au niveau de votre groupe comme expliqué précédemment (chapitre Visualiser les inscrits du groupe). En cas d erreur dans le fichier, il est possible de refaire l opération en corrigeant la valeur à prendre en compte pour le compte, le compte sera alors modifié. 5 Inscription du groupe à une session Dans l onglet «Utilisateurs», cliquer sur le menu «Groupes» Cliquer sur «Modifier» au niveau du groupe à inscrire Cliquer sur «Modifier ses sessions»

16 Page 15 Cocher la session à laquelle vous souhaitez inscrire le groupe Cliquer sur «Valider». NB IMPORTANT : Ne pas décocher la session par défaut à laquelle la session est par défaut inscrite. Les stagiaires et le formateur, sont inscrits à la session : les stagiaires pourront visualiser tous les parcours de la session, le formateur pourra accompagner tous les stagiaires de la session. 6 Prise de contrôle Pour visualiser l interface d un utilisateur, vous pouvez «prendre le contrôle» de son compte. Cela revient à voir la plate-forme telle qu un l utilisateur la voit en se connectant avec son profil, et ce sans connaître le mot de passe de l utilisateur. IMPORTANT : Quand vous prenez le contrôle d un utilisateur, le temps pendant lequel vous visualisez les supports de l apprenant est comptabilisé dans son suivi. Veillez à ne pas générer d activité sur les contenus de ses formations, en le faisant vous incrémentez son suivi. Dans l onglet «Utilisateurs», cliquer sur «Gérer les apprenants» ou «Gérer les formateurs» Rechercher l apprenant en saisissant ses critères et cliquer sur la loupe Cliquer ensuite sur «prendre le contrôle» en face de l apprenant

17 Page 16 Vous êtes connecté comme si vous étiez l utilisateur, cliquer sur «Retour» pour revenir à votre connexion en tant que REF. 7 Aide à votre disposition Aide en ligne disponible sur le site du Pôle FOAD : Pour toutes questions, vous pouvez contacter : Contacts Sujets Gestionnaire DELTA de Attribution de droits de votre académie REF sur la session de formation Voir les coordonnées du gestionnaire à partir de la carte de France de la page d accueil du site de Pôle FOAD DSI de votre académie Compte informatique Contacter votre académie