l a b o î t e à o u t i l s Chef de projet Avec 6 vidéos d approfondissement Jérôme MAES François debois

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1 l a b o î t e à o u t i l s du Chef de projet Avec 6 vidéos d approfondissement Jérôme MAES François debois

2 Nous remercions l ensemble de nos clients, qui ont alimenté cette Boîte à Outils par leur exigence de simplicité et d opérationnel dans la mise en œuvre de leurs projets. Les QR codes et liens hypertexte permettant d accéder aux sites internet proposés dans cet ouvrage, n engagent pas la responsabilité de DUNOD EDITEUR, notamment quant au contenu de ces sites, à leur éventuel dysfonctionnement ou à leur indisponibilité d accès. DUNOD EDITEUR ne gère ni ne contrôle en aucune façon les informations, produits ou services contenus dans ces sites tiers. Dunod, Paris, 2013 ISBN ScrumAlliance et PRINCE2 sont des marques déposées.

3 Avant-propos Le cycle du mana ge ment de pro jet est modélisable en un ensemble de pro ces sus, qui se jouent en paral lèle, qui ont leur logique propre, mais qui ont aussi des inter ac tions fortes entre eux. Niveau d effort déployé sur le projet Initialiser le projet Cadrer le projet Prévoir les coûts/délais/ risques Réaliser le projet Clore le projet Dossier 1 Dossier 2 Dossier 3 Dossier 4 Dossier 6 Préserver l engagement dans le projet Dossier 5 Gérer le projet en SCRUM Dossier 7 À vous de jouer, désor mais! Pour quoi avez- vous cet ouvrage entre vos mains, combien de temps et d éner gie allez- vous consa crer à sa lec ture? Quels sont les risques qui pour raient impac ter la mise en œuvre des outils dans votre envi ron ne ment? Les réponses à ces ques - tions vous appar tiennent, c est votre pro jet, et vous en êtes le chef! 3

4 Sommaire Avant-propos... 3 Dossier 1 Ini tia li ser le pro jet...8 Outil 1 Le cycle de vie d un pro jet Outil 2 La fiche pro jet Outil 3 Le cahier des charges Outil 4 La lettre de mis sion du chef de pro jet Outil 5 Esti mation de la charge de tra vail du chef de pro jet Outil 6 Les compé tences atten dues du chef de pro jet...22 Outil 7 Le jalon de pro jet Outil 8 Le dia gramme de Kano Outil 9 La rela tion avec le comman di taire (avec vidéo) Outil 10 Le cas d affaire...32 Outil 11 La ren ta bi lité du pro jet Dossier 2 Cadrer le pro jet Outil 12 Le plan de mana ge ment de pro jet Outil 13 L orga ni gramme des tâches Outil 14 L orga ni gramme des res sources Outil 15 La matrice de res pon sa bi lité Outil 16 L orga ni sa tion en cercles Outil 17 La demande de res sources au métier Outil 18 L entre tien de délé ga tion de tâche (avec vidéo) Outil 19 La fiche de tâche Outil 20 La réunion de lan ce ment du pro jet Outil 21 Les tolé rances Dossier 3 Pré voir les coûts/délais/risques Outil 22 Le dia gramme de flux des pro duits Outil 23 Le tableau des anté cé dences Outil 24 Le diagramme d enchaî ne ment des acti vi tés Outil 25 Le diagramme de Gantt...72 Outil 26 L his to gramme des res sources Outil 27 Le dia gramme temps-temps Outil 28 Méthodes d esti mation de coûts Outil 29 Le bud get du pro jet Outil 30 La pro vi sion dans un pro jet Outil 31 La check-list des risques Outil 32 Le registre des risques Outil 33 La fiche de risque Outil 34 Le plan de commu ni ca tion du pro jet (avec vidéo) Outil 35 Les pré cautions juri diques Outil 36 Le tableau de compa rai son des offres reçues

5 la boîte à outils du CHEF DE PROJET Dossier 4 Réa li ser le pro jet Outil 37 Plan type d un rap port d avan ce ment Outil 38 Le tableau de maî trise des livrables Outil 39 Le tableau des hypo thèses prises Outil 40 Le dia gramme de Gantt avec avan ce ment Outil 41 L avan ce ment phy sique Outil 42 La valeur acquise Outil 43 Le concept d IPC et d IPD Outil 44 Le tableau de bord du pro jet Outil 45 Le pro ces sus de maî trise des modi fi ca tions Outil 46 La demande de modi fi ca tion Outil 47 Le tableau de maî trise des heures pas sées Outil 48 Le tableau de maî trise des achats Outil 49 La fiche action risque Outil 50 La matrice des risques Dossier 5 Pré ser ver l enga ge ment Outil 51 La moti vation des équi piers du pro jet (avec vidéo) Outil 52 Les 4 styles de mana ge ment Outil 53 La ges tion des désac cords Outil 54 La négo cia tion Outil 55 La réunion d avan ce ment de pro jet (avec vidéo) Outil 56 Le comité de pilo tage Outil 57 La réunion de réso lu tion de pro blème Outil 58 Le mana ge ment à dis tance (avec vidéo) Outil 59 La matrice attitude- influence Outil 60 Le plan d action de conduite du chan ge ment Dossier 6 Clore le pro jet Outil 61 Le rapport de clô ture de pro jet Outil 62 La liste de contrôle de clô ture de pro jet Outil 63 La ré union de clô ture Dossier 7 La méthode Scrum Outil 64 La fiche de mis sion du product owner Outil 65 La fiche de mis sion du Scrum master Outil 66 Le pro ces sus Scrum Outil 67 Le product backlog Outil 68 User Story Outil 69 La pla ni fi ca tion de la release Outil 70 Le plan ning poker Outil 71 La réunion de pla ni fi ca tion de sprint Outil 72 La mêlée quo ti dienne Outil 73 La revue de sprint Outil 74 Le burndown chart de sprint Outil 75 La rétros pec tive de sprint

6 La Boîte à outils, mode d emploi Comment utiliser les QR codes de ce livre? Téléchargez un lecteur de QR code gratuit et ouvrez l application de votre smartphone. Photographiez le QR code avec votre mobile. Découvrez les contenus interactifs sur votre smartphone. Les outils sont classés par dossier L intérêt de la thématique vu par un expert Un menu déroulant des outils

7 la boîte à outils du CHEF DE PROJET La représentation visuelle de l outil Une signalétique claire Une vidéo ou un lien direct Les apports de l outil et ses limites L outil en synthèse L essentiel en anglais Un cas pratique commenté Un approfondissement pour être plus opérationnel

8 Dos sier 1 Ini tia li ser le pro jet Quand commence un pro jet? Il n existe pas de règle incontour nable pour défi nir ce qui pro voque le démar rage du pro jet. Par contre, il est admis qu un pro jet ne doit pas démar rer de manière floue et qu il est néces saire de créer un acte de nais sance du pro jet. Cet acte de nais sance est géné ra le - ment appelé la fiche pro jet. Cer taines orga ni sa tions choi sissent de faire démar rer le pro jet lors de l éta blis se ment de la lettre de mis sion du chef de pro jet. Ces deux posi tions sont per ti nentes, et elles marquent toutes les deux la néces sité de l enga ge ment fort d un déci - deur interne, appelé dans cet ouvrage le comman di taire. Cet acteur influ ent, relais du pro jet dans l orga ni sa tion, faci lite le dérou le ment du pro - jet au quo ti dien, en appor tant un sou tien, en fai sant pro fi ter le pro jet de ses rela tions, et en garan tis sant l ali gne ment per manent du pro jet sur les objec tifs de l orga ni sa tion (c est pour quoi on l appelle par fois éga le ment le «spon sor» du pro jet). L obten tion de l enga ge ment du comman di taire s obtient par la cla ri fi ca tion des enjeux du pro jet et des objec tifs à atteindre, et par une pre mière éva lua tion de son retour sur inves - tis se ment. Initialiser le projet Cadrer le projet Prévoir les coûts/délais/ risques Réaliser le projet Clore le projet Préserver l engagement dans le projet Comment s enchaînent les outils de l ini tia li sation? Le comman di taire du pro jet est fina le ment le pre mier acteur à appa raître dans le cycle du pro jet. Il va éta blir ou faire éta blir une fiche de pro jet, et nom mer ou faire nom mer un chef de pro jet. 8

9 La lettre de mis sion du chef de pro jet for ma lise sa nomi na tion et lui donne la légi ti mité indis pen sable pour fonc tion ner au sein de l orga ni sa tion. Le chef de pro jet est conscient de ses res pon sa bi li tés et pos sède une grande par tie des compé tences atten dues décrites au sein de son orga ni sa tion. Sa pre mière mis sion est de réa li ser le cahier des charges du pro jet, qui est un appro fon dis se ment de la fiche pro jet. En plus de cette for ma li sa tion, le dia gramme de Kano per met de typer et de hié rar chi ser les enjeux et les besoins à satis faire. Le chef de pro jet défi nit à ce stade une stra té gie de réa li sa tion du pro jet, en iden ti fiant les phases de ce der nier (son cycle de vie) et les dif fé rents moments de vali da tion (ses jalons). Il mobi lise les acteurs essen tiels à ce titre, et pré pare la réunion de lan ce ment du pro jet, qui se réa lise géné ra le ment une fois le cahier des charges validé. Dossier 1 Les outils 1 Le cycle de vie d un pro jet La fiche pro jet Le cahier des charges La lettre de mis sion du chef de pro jet Esti mation de la charge de tra vail du chef de pro jet Les compé tences atten dues du chef de pro jet Le jalon de pro jet Le dia gramme de Kano La rela tion avec le comman di taire Le cas d affaire La ren ta bi lité du pro jet

10 Outil 1 Le cycle de vie d un pro jet Sché ma ti sation du cycle de vie d un pro jet Niveau d effort Phase 3 Réalisation Phase 4 Transfert Clôture Phase 1 Initialisation Phase 2 Cadrage - Préparation J0 J1 J2 J3 J4 Temps Ce schéma est un exemple de cycle de vie sim pli fié, en 4 phases géné riques. Les cycles de vie de pro jet comportent par fois 10 à 12 phases dans le cas de pro jets longs et complexes. En résumé Le cycle de vie du pro jet est défini par l orga - ni sa tion qui abrite le pro jet. Il faci lite la pré - pa ra tion ini tiale du pro jet en défi nis sant par défaut les phases de son dérou le ment. Il maté ria lise l éla bo ra tion pro gres sive du pro - duit ou ser vice au cours du dérou le ment du pro jet. Il struc ture les grands moments de ren - contre entre le comman di taire et l équipe de réa li sa tion du pro jet. Insight The project lifecycle is defined by the organization covering the project. It facilitates the ini tial preparation by defining the different project phases by default. It materializes the pro gres sive elaboration of the product or ser vice during the course of its pro duc tion. It struc tures the key appointments between the project owner and the project team. 10

11 Dunod Toute reproduction non autorisée est un délit. Pour quoi l uti li ser? Objec tif iifixer le pre mier niveau de pla ni fi ca tion du pro jet, en le découpant en grandes étapes, que l on appelle phases. iicapi ta li ser les meilleures pra tiques de dérou - le ment d un pro jet et d enchaî ne ment de ses phases. iiali gner tous les pro jets sem blables sur un même dérou le ment, et en faci li ter la sur - veillance par la direc tion. Contexte Au démar rage d un pro jet, l iden ti fi cation du cycle de vie est une acti vité clé. Le choix du cycle de vie condi tionne la pro duc tion des pre - mières pré vi sions, à la fois en ce qui concerne les délais et les coûts. Comment l uti li ser? Étapes iirepérer la nature et les carac té ris tiques du pro jet à démar rer. iiiden ti fier s il existe des cycles de vie de pro - jet «stan dards» qui peuvent s appli quer au pro jet : ils sont décrits dans les orga ni sa tions dont le niveau de matu rité en mana ge ment de pro jet est avancé, mais il n y a géné ra le ment pas de cycle de vie dans les orga ni sa tions qui commencent à s inté res ser au mana ge ment de pro jet. Certains cycles de vie sont défi nis dans des docu ments métho do lo giques géné - riques («cycle en V» de l ingé nie rie sys tème, «cycle en spi rale» du Rapid Appli ca tion Development, Scrum, STAGEGATE ). iiappli quer, adap ter ou créer le cycle de vie en res pec tant le for ma lisme sui vant : Décou per le pro jet en phases. Chaque phase est asso ciée à une durée pré cise. Asso cier un jalon, repré senté par un losange, à chaque fin de phase : le jalon défi nit des objec - tifs inter mé diaires de pro jet et met en place Dossier 1 INI TIA LI SER le PRO JET un dis po si tif «anti-retour» : les déci sions prises au jalon sont a priori irré ver sibles. iitester la faci lité de compré hen sion du cycle de vie avec un can dide, et ajus ter si néces saire les noms de phases pour qu ils soient les plus expli cites pos sibles. iifaire vali der le cycle de vie du pro jet par le comman di taire : il est par ti cu liè re ment impor - tant qu il repère à quels moments vous allez le sol li ci ter pour le fran chis se ment des jalons. Métho do logie et conseils Chaque phase du cycle de vie peut ensuite être détaillée en men tion nant les acti vi tés clés de la phase : à l inté rieur de chaque phase sont réa li sés des lots de tra vaux (niveau glo bal) et des tâches (niveau plus fin de détail). Ce voca - bu laire peut varier d une orga ni sa tion à une autre, et il est impor tant de le cla ri fier avec les par ties pre nantes du pro jet. Mais le cycle de vie ne doit pas cou vrir ce niveau de détail fin : il doit don ner une vision glo bale du dérou le ment du pro jet, par ta geable faci le ment avec le comman di taire. Avan tages Le cycle de vie de pro jet est à la fois un outil de pro duc ti vité du chef de pro jet et un outil de mise sous contrôle du pro jet. Il assure aussi la mise en cohé rence du mana ge ment des pro jets au niveau glo bal de l orga ni sa tion. Il aide le chef de pro jet à anti ci per et à pré pa rer son pro jet. Pré cau tions à prendre Le choix du cycle de vie appro prié est déci sif au tout début du pro jet. Il doit être validé par la direc tion, et par des chefs de pro jet expé ri men tés. La mise en œuvre du cycle de vie est à faire de manière sys té ma tique, tout en conser vant de la sou plesse, pour s adap ter aux particularités inévi tables de tout pro jet. Outil 1 Le cycle de vie rythme la pla ni fi ca tion du pro jet en défi nis sant les phases, les grands livrables atten dus et les points de vali da tion. Le cycle de vie d un pro jet 11 suite outil 1

12 Outil 1 Le cycle de vie d un pro jet Comment être plus effi cace? Le cycle de vie pour for ma li ser l éla bo ra tion pro gres sive du pro jet L enchaî ne ment des phases per met de pro - duire pro gres si ve ment le résul tat du pro jet, de manière de plus en plus concrète, et d avan cer ainsi dans un cycle d abs trac tion : spé ci fi ca tion du besoin, (le plus abs trait) ; concep tion de l archi tec ture de la solu tion pour satis faire ce besoin ; concep tion de l ensemble des élé ments de la solu tion défi ni tive ; spé ci fi ca tion tech nique des élé ments de la solu tion défi ni tive ; éla bo ra tion de ces élé ments (le plus concret) ; inté gra tion et combi nai son de ces élé ments, effec tués de manière conco mi tante avec les tests appro priés. Les dif fé rentes phases pro po sées ci- dessus sont indi quées de manière géné rique. Elles sont géné ra le ment reprises de manière plus ou moins proche dans les cycles de vie exis - tants. Appli quer un cycle de vie à un pro jet L appli ca tion d un cycle de vie à un pro jet suit un pro ces sus en quatre étapes : iipour chaque phase du cycle de vie, véri fier la per ti nence de son appli ca tion et son niveau d appli ca tion (entre complet et réduit). iiau sein de chaque phase : sélec tion ner les livrables clés qui condi tion ne ront la réus site du pro jet. Foca li ser le pro jet sur l obten tion de ces livrables. iiana ly ser les compé tences requises pour la réus site du pro jet et éva luer la capa cité de l orga ni sa tion qui entre prend le pro jet à four - nir ces compé tences, soit par des res sources internes, soit par le recours à des compé - tences externes. iiasso cier les cri tères d accep ta tion du pro jet défi nis dans le cahier des charges aux dif fé - rents jalons du cycle de vie. Cette étape est impor tante, dans la mesure où la ten dance habi tuelle est de véri fier les cri tères d accep - ta tion du pro jet lors du der nier jalon. Or, il est per tinent de cher cher à obte nir de vraies vali da tions du pro jet dès les jalons inter mé - diaires, et de prou ver au don neur d ordre que l équipe pro jet est bien en train de répondre à ses besoins. 12

13 Dossier 1 INI TIA LI SER le PRO JET Outil 1 Cas des «cycles en V» et des «cycles en W» Le «cycle en V» est appli cable dans les pro - jets de déve lop pe ment de sys tèmes : iisys tème tech no lo gique complexe : avion, voi ture, etc. ; iisys tème d infor ma tion. Il maté ria lise la pro gres si vité de l éla bo ra tion du pro jet, qui passe par des phases de plus en plus concrètes, jus qu à la réa li sa tion même des compo sants. Il impose la créa tion des dos siers de tests dès les phases amont de pro jet : iiles tests d ensemble sont défi nis pen dant la phase de spé ci fi ca tion ; iiles tests d inté gra tion sont défi nis pen dant la phase de concep tion ; iiles tests uni taires sont défi nis pen dant la phase de défi ni tion. Niveau d abstraction Spécification Cahier des Charges Conception Spécification technique du Besoin Définition Dossier de définition Cycle en V Fabrication Composants produits Test unitaire Dossier des tests réalisés Test d ensemble Dossier des tests réalisés Test d intégration Dossier des tests réalisés Temps Dunod Toute reproduction non autorisée est un délit. Le «cycle en W» est appli cable notam ment dans les pro jets de développement de sys tème d infor ma tion et dans les pro jets de réor ga ni - sa tion, dès qu il y a volonté de s assu rer de la per ti nence de la solu tion qui va être géné - ra li sée : iiun pre mier contenu par tiel est réa lisé puis testé sur un site pilote ; iile retour d expé rience du site pilote défi - nit les ajus te ments à appli quer sur le pre mier contenu réa lisé, et per met d affi ner la défi ni - tion du reste du pro jet. Niveau d abstraction Spécification Cahier des charges de tout le projet Conception Spécification technique du besoin pour site pilote Définition Dossier de définition pour site pilote Fabrication Dossier des tests réalisés Composants produits du site pilote Site pilote Spécification technique du besoin de tout le projet Test unitaire Cycle en W Conception Définition Dossier de définition de tout le projet Fabrication Composants produits de tout le projet Test d ensemble Dossier des tests réalisés Test d intégration Dossier des tests réalisés Test unitaire Dossier des tests réalisés Temps Le cycle de vie d un pro jet 13

14 Outil 2 La fiche pro jet Vue pano ra mique sur le contenu d une fiche pro jet Finalité Objectifs Besoins à satisfaire Fiche projet Finalité du projet - Intérêt pour l organisation Adéquation à la stratégie de l organisation Retour sur investissement Produit, service attendu Description des exigences et des objectifs mesurables majeurs Définition des critères de succès correspondants Hypothèses prises pour lancer le projet Organisation Nom du chef de projet et niveau d autorité Nom du commanditaire et de celui qui apposera la signature d acceptation du projet Contexte du projet Forces et faiblesses de l organisation, menaces et opportunités Contraintes externes et contraintes internes Dépendances externes, telles que normes, licences, brevets Interfaces avec les autres parties intéressées dans l organisation Limites du projet Limites contractuelles fonctionnelles, géographiques et exclusions Risques 3 à 5 risques immédiatement identifiables Moyens alloués Budget Planning jalons En résumé La fiche pro jet consti tue la carte d iden tité du pro jet. Elle for ma lise l acte de nais sance du pro jet et en décrit les don nées struc tu rantes. Foca li sée sur les besoins et les enjeux, elle est uti li sée lors des prises de déci sion pour s assu - rer du main tien de l ali gne ment du pro jet. Syn thé tique, elle fixe le pre mier cadre de réflexion qui conduira à un futur docu ment plus détaillé : le cahier des charges du pro jet. Insight The project char ter constitutes the blue print of the project. It formalizes the starting point of the project and describes the structuring data. Focused on the needs and the stakes, it is used in the decision making to assure the ongoing alignment of the project. Synthetic, it defines the ini tial brains tor ming framework which will lead to a more detailed docu ment: the scope statement of the project. 14

15 Pour quoi l uti li ser? Objec tif La fiche pro jet décrit l ensemble des infor - ma tions fon da trices du pro jet. Elle per met au chef de pro jet de dis po ser de points de repère pérennes pour : réa li ser le déve lop pe ment détaillé du pro jet ; iden ti fier les compé tences requises ; mettre en marche le pro jet ; construire les dos siers d aide à la déci sion en cours de réa li sa tion ; pré pa rer les comi tés de pilo tage ; struc tu rer les dos siers de vali da tion des livrables pro duits. Contexte L éla bo ra tion de la fiche pro jet inter vient en début de pro jet. Elle est réa li sée soit par le comman di taire du pro jet, soit par le chef de pro jet lui- même ayant reçu délé ga tion du comman di taire. Elle est for mel lement vali dée par la direc tion de l orga ni sa tion qui entre - prend le pro jet. La fiche pro jet sert de base à la commu ni ca tion ini tiale sur le pro jet. Dossier 1 INI TIA LI SER le PRO JET 4) Le res pon sable orga nise un comité de relec - ture, consti tué des diri geants de l orga ni sa tion et de col la bo ra teurs opé ra tion nels direc te - ment concer nés par les résul tats atten dus du pro jet. 5) Les dif fé rentes remarques issues du comité de relec ture sont inté grées dans la fiche pro jet finale, qui peut être sou mise pour appro ba tion for melle à la direc tion de l entre prise et va per - mettre le lan ce ment offi ciel du pro jet. Métho do logie et conseils Le choix des per sonnes à impli quer dans les réunions de tra vail est capi tal : il convient de savoir sor tir du cadre des col la bo ra teurs habi - tuel le ment impli qués. La compré hen sion et la vision ini tiale du res pon sable lui per mettent de détecter les acteurs concer nés au sens large par le résul tat du pro jet. Le comité de relec ture est un dis po si tif impor - tant pour garan tir la soli dité de l enga ge ment des diri geants de l orga ni sa tion sur le pro jet. Outil 2 Dans le registre de l état civil des pro jets de l entre prise, la fiche pro jet est le cer ti fi cat de nais sance. Comment l uti li ser? Dunod Toute reproduction non autorisée est un délit. Étapes 1) Le comman di taire por teur du pro jet décide s il prend la res pon sa bi lité de la rédac tion de la fiche pro jet ou s il fait appel à une tierce per - sonne, qui pour rait être, par exemple, le chef de pro jet pres senti. Ce der nier devient alors res pon sable de l éla bo ra tion de la fiche pro jet, la vali da tion finale res tant au niveau des diri - geants de l orga ni sa tion. 2) Le res pon sable iden ti fie les acteurs clés de l orga ni sa tion, voire hors de l orga ni sa tion, qui peuvent appor ter un éclai rage per tinent sur le pro jet tel qu ima giné. Il orga nise des réunions de tra vail, plu ri dis cip li naires et pluriculturelles. 3) Le res pon sable construit la fiche pro jet par ité ra tions suc ces sives, en rédi geant cha cun des comptes- rendus des réunions. Avan tages La fiche pro jet for ma lise le cadre de départ du pro jet pour garan tir que la direc tion de l orga ni sa tion est d accord avec l inten tion du pro jet. Elle cla ri fie les don nées fon da trices du pro jet. Pré cau tions à prendre La fiche pro jet doit res ter syn thé tique : entre une et quatre pages au maxi mum. Le chef de pro jet doit élar gir le panel des per sonnes sol li ci tées pour garan tir la per ti nence du contenu de la fiche pro jet. La fiche pro jet 15