FORMATION RD TRAVAUX

Transcription

1 FORMATION RD TRAVAUX

2 INTRODUCTION RetailDrive Travaux aide les enseignes à gérer au mieux l ensemble de leurs projets d ouverture, de rénovation et/ou de fermeture de sites commerciaux. Elle vise à optimiser tant la gestion du planning qu à minimiser les coûts des projets et à assurer une communication optimale entre l ensemble des acteurs concernés : chargés de projets, architectes, prestataires externes et départements internes (merchandising, HR, ). Découvrez le module en 4 étapes! 1. Projet 2. Tableaux de bord 3. Paramètres 4. Alertes

3 Un projet est structuré dans RetailDrive autour de 5 onglets : Synthese Facturation Documents Planning Budget

4 Synthese Synthese Documents Budget Facturation Planning Ce premier onglet reprend les informations de synthèse concernant vos travaux c est à dire : Les événements travaux : Liste paramétrable de dates et caractéristiques liées à chaque projet Le budget : Comprenant le budget alloué et les montants engagés (total, par m2). Ces montants sont calculés de façon globale mais également en fonction des groupes de lots définis par l utilisateur (total hors gros oeuvre, fournitures,...). Dans cet onglet, le reponsable travaux en charge du projet et l éventuel maître d oeuvre* externe mandaté par l enseigne sont également identifiés. * Le maître d oeuvre dispose d accès similaires au responsable travaux mais limités aux projets sur lesquels il est défini et ne peut ni passer des commandes ni valider des factures.

5 Documents Synthese Documents Budget Facturation Planning Structure générale Les documents relatifs au projet sont répartis entre deux catégories. Les documents internes, accessibles uniquement par les utilisateurs internes à l entreprise ayant accès au module projet (responsable, maître d oeuvre, lecteur projet) et les documents partagés qui sont accessibles aux utilisateurs internes et en consultation aux prestataires invités à soumettre une offre. Au sein de chaque répertoire, l utilisateur a la possibilité d ajouter des fichiers mais également de créer autant de sous-répertoires qu il le souhaite afin de structurer ses données.

6 Documents Synthese Documents Budget Facturation Planning Gestion des versions La date de chargement de la dernière version est affichée. Il est possible d ajouter une nouvelle version pour un document en cliquant sur l icône dédiée. Lorsqu on charge une nouvelle version pour un document faisant partie d un répertoire partagé, une fenêtre apparaît proposant d envoyer un vers les prestataires consultés pour les avertir de ce nouveau chargement. Documents de référence Un répertoire particulier «Documents de référence» reprend l ensemble des documents de spécifications des concepts propres à chaque enseigne. Ce répertoire est automatiquement accessible (en consultation uniquement) pour chaque projet concernant un point de vente de l enseigne correspondante.

7 Synthese Documents Budget Facturation Planning Dans la section Budget vous retrouverez... a. b. c. d. e. Budget a) L enveloppe budgétaire initiale (définie dans l onglet synthèse) b) La somme des engagements pris dans le cadre des marchés de base avec les prestataires sélectionnés. c) La somme des travaux supplémentaires ajoutés au fil du projet e) Le total des engagements liés au projet (engagement initiaux + travaux supplémentaires) f) Le budget restant (budget initiale - total engagé)

8 Budget Synthese Documents Budget Facturation Planning Gestion du budget Le budget est géré par lot (Gros oeuvre, Electricité,...) Pour chaque lot, l utilisateur pourra : 1) Sélectionner le ou les prestataires qu il souhaite consulter et leur envoyer une demande de devis. Communication La communication avec les prestataires se fait au travers de mails envoyés depuis la solution. Via mail, le prestataire est redirigé vers une page dans laquelle il visualise les documents de référence et peut renseigner son prix. 2) Passer une commande au prestataire sélectionné. 3) Introduire d éventuels travaux supplémentaires

9 Budget Synthese Documents Budget Facturation Planning Lorsque l utilisateur a fait son choix, il peut passer commande en envoyant un nouvel vers le prestataire pour lequel est spécifié le montant engagé par l enseigne (et l ensemble des documents relatifs au projet : bon de commande, conditions d accès au chantier, coordonnées du maitre d oeuvre...)

10 Facturation Synthese Documents Budget Facturation Planning En attente Suivi des factures reçues Vous pouvez comparer les factures reçues avec le montant total engagé par prestataire et par lot. Le montant restant à facturer s affiche tant en valeur absolue qu en pourcentage afin de vérifier que la progression du chantier est en phase avec l état d avancement de la facturation. Lorsque l utilisateur considère que l ensemble des montants ont été facturés, il peut «solder» le compte du fournisseur. Le solde (en positif ou en négatif) sera déduit du (ou ajouté au) montant total engagé.

11 Planning Synthese Documents Budget Facturation Planning Dans ce dernier onglet, vous pourrez renseigner le planning d intervention des différents prestataires concernés par le chantier. Pour ajouter une intervention, il vous suffit de cliquer sur une des cases du planning et de compléter les champs d information.

12 2.TABLEAUX DE BORD Liste des projets Grâce au tableau de bord classique vous pourrez : a. Séléctionner les données projet que vous souhaitez visualiser b. Filtrer les projets à afficher c. Enregistrer les vues correspondantes. d. Exporter vers Microsoft Excel les données affichées

13 2.TABLEAUX DE BORD Tableau de bord budgétaire Le tableau de bord budgétaire va reprendre le statut des lots faisant partie de vos différents projets selon un code couleur spécifique. Vous pourrez ainsi identifier les projets dont le total engagé dépasse l enveloppe initiale mais aussi comparer vos coûts au m2 par lot. Le tableau de bord vous permet aussi de vous assurer que tous vos lots ont été attribués et les commandes correspondantes envoyées vers les prestataires.

14 3.PARAMETRES Paramètrage du module Travaux Via le bouton «Paramètres» de la solution RetailDrive vous pourrez ajouter ou modifier et définir tous vos lots. Vous pouvez aussi ajouter les spécifications techniques de vos enseignes ainsi que différents événements travaux qui seront consultables dans la section «Projet».

15 Chaque utilisateur du module Travaux peut souscrire à une synthèse hebdomadaire reprenant les événements pour l ensemble des projets en cours et mettant en évidence les changements récents apportés à ces événements. 4.ALERTES

16 FÉLICITATIONS! VOUS SAVEZ TOUT DU MODULE TRAVAUX CONTACTS Si vous avez des questions notre service support est à votre disposition pendant les jours ouvrés de 9h à 17h30 à l adresse [email protected]