Aperçu. Contenu. Ressources. 10 Infos opérationnelles. 6 Politiques et procédures. 8 Déclarations annuelles. 3 Acte constitutif

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1 Aperçu 1.1 Qu est-ce que le Bureau de poche? 1.2 Pourquoi devrais-je utiliser le Bureau de poche? 1.3 Quels sont les résultats de l usage du Bureau de poche? 1.4 Quelle information se trouve dans le Bureau de poche? 1.5 Qui est responsable de la création et de l entretien du Bureau de poche? 1.6 Comment utiliser le Bureau de poche? 1.7 Comment m assurer que mon Bureau de poche est à jour? 1.8 Où puis-je trouver davantage d informations? 1.9 Avertissement 1.10 Déclaration sur le droit d auteur

2 Informations administratives importantes 2.1 Explication des numéros d enregistrement uniques de votre organisme Que devez-vous savoir à propos des numéros d enregistrement uniques de votre organisme? Un endroit où noter les numéros d enregistrement de votre organisme 2.2 Coordonnées clés et feuilles de travail Feuille de travail : Déterminer les coordonnées clés Feuilles vierges de coordonnées clés Coordonnées clés Membres du conseil d administration Membres des comités Membres du personnel Autres coordonnées clés 2.3 Instructions en vue de remplir un calendrier administratif général Quels éléments devraient figurer dans un calendrier organisationnel? Exemple de calendrier administratif général Calendrier vierge 2.4 Où trouver plus de renseignements 2.5 Dossier : Un endroit où classer les documents de votre organisme Numéros d enregistrement Coordonnées clés Calendrier organisationnel

3 Documents constitutifs : Acte constitutif 3.1 Pourquoi les documents constitutifs sont-ils importants pour les organismes de bienfaisance? Qu est-ce qu un acte constitutif? Que sont les documents constitutifs? Qu est-ce que la constitution en personne morale? 3.2 Descriptions et exemples de documents constitutifs Tableau : Lois et documents constitutifs Certificat de constitution ou lettres patentes Demande de constitution ou acte d association Règlements administratifs ou statuts constitutifs Que sont les règlements administratifs ou statuts constitutifs? Exemples Modifier les règlements administratifs Renseignements plus détaillés : les dispositions clés de votre acte constitutif Feuille de travail : Comment savoir si votre acte constitutif a été modifié 3.3 Loi régissant la société Exemples 3.4 Où trouver plus de renseignements sur les documents constitutifs 3.5 Dossier : Un endroit où classer vos documents constitutifs Certificat de constitution ou lettres patentes Demande de constitution ou acte d association Dispositions clés (des règlements administratifs ou statuts constitutifs) Règlements administratifs ou statuts constitutifs Loi régissant la société

4 Documents constitutifs: Statut d organisme de bienfaisance 4.1 Pourquoi les documents constitutifs sont-ils importants pour les organismes de bienfaisance? 4.2 Avis d enregistrement Exemple d avis d enregistrement 4.3 Objectifs Comment trouver les objectifs de votre organisme de bienfaisance Exemple d objectifs Objectifs modèles Pourquoi utiliser les objectifs modèles? 4.4 Où trouver plus de renseignements sur le statut d organisme de bienfaisance 4.5 Dossier : Un endroit où classer vos documents Avis d enregistrement Objectifs

5 Documents constitutifs : Procès-verbaux 5.1 Pourquoi les procès-verbaux sont-ils importants pour les organismes de bienfaisance? 5.2 Vue d ensemble des procès-verbaux Liste de contrôle : Éléments de base à inclure dans les procès-verbaux La rédaction des procès-verbaux pour votre organisme Exemple d ordre du jour et de procès-verbal Conseils pour garder de l ordre dans vos procès-verbaux 5.3 Où trouver plus de renseignements sur les procès-verbaux 5.4 Dossier : Un endroit où classer les procès-verbaux de votre organisme Réunions des administrateurs Assemblées générales annuelles et rapports annuels Réunions des membres Comités du conseil d administration Réunions du personnel

6 Documents constitutifs : Politiques et procédures 6.1 Pourquoi les politiques et les procédures sont-elles importantes pour les organismes de bienfaisance? 6.2 Aperçu des politiques et des procédures Définition de règlement administratif Définition de politique Définition de procédure 6.3 Pratiques courantes de rédaction des politiques pour votre organisme 6.4 Conseils pour la rédaction et la mise en œuvre des politiques et des procédures Cadre Autogouvernance du conseil Opérations Gouvernance Autre 6.5 Exemples de politiques courantes Modèles (deux formats) 6.6 Conseils pour garder vos politiques en ordre 6.7 Où trouver davantage de renseignements sur les politiques et les procédures 6.8 Dossier : Un endroit où classer les politiques et les procédures de votre organisme

7 Documents financiers 7.1 Pourquoi les documents financiers sontils importants pour les organismes de bienfaisance? 7.2 L essentiel La nécessité de posséder des documents financiers Les types de documents financiers Les procédures de contrôle 7.3 La tenue de documents financiers Comptabilité de caisse ou d exercice Compte bancaire Apurer votre compte en banque Enregistrement des dépôts Enregistrement des cotisations et des subventions Enregistrement des débours Facturation des biens ou des services Grand livre général Comment structurer les comptes de charges 7.5 Outils de planification financière : le budget 7.6 Foire aux questions : rapports financiers et organismes de bienfaisance enregistrés Comptables professionnels Gestion financière et reddition de comptes 7.7 Liste de contrôle pour la responsabilité du conseil d administration : obligations fiscales 7.8 Rapport financiers : descriptions et Modèles Rapport mensuel du trésorier Rapport financier destiné à l ARC Rapport annuel du trésorier 7.9 Glossaire : terminologie comptable 7.10 Où trouver plus de renseignements 7.11 Dossiers : un endroit où classer vos documents financiers 7.4 États financiers État des résultats Bilan État des flux de trésorerie Quelques conseils sur la mise en place des états financiers

8 Vos déclarations annuelles Déclarations annuelles : Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés 8.1 Pourquoi la Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés est-elle essentielle à votre organisme de bienfaisance? 8.2 Détails Terminologie FAQ sur la T3010B Fiche de renseignements du coffre du trésorier Ce que dit l ARC T3010B Ce que dit l ARC erreurs courantes relevées dans la déclaration Ce que dit l ARC produire la déclaration T3010B Ressource utile Déclarations annuelles : Déclaration annuelles provinciale ou fédérale 8.5 Pourquoi la déclaration annuelle provinciale ou fédérale est-elle essentielle à votre organisme de bienfaisance? 8.6 Renseignements sur les déclarations administratives Exemple de déclaration 8.7 Où trouver davantage de renseignements sur les déclarations annuelles provinciale ou fédérale 8.8 Dossier : Un endroit où classer vos déclarations annuelles provinciale ou fédérale 8.3 Où trouver davantage de renseignements sur la Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés 8.4 Dossier : Un endroit où classer votre Déclaration de renseignements annuelle des organismes de bienfaisance enregistrés

9 Reçus officiels aux fins de l impôt 9.1 Pourquoi les reçus officiels aux fins de l impôt sont-ils importants pour les organismes de bienfaisance? 9.2 Information sur les reçus officiels de don 9.3 Information complémentaire sur les reçus : questions courantes 9.4 Modèles : Reçus officiels de don Exemple no1 Dons en espèces (aucun avantage) Exemple no2 Dons en espèces (avec avantage) Exemple no3 - Dons autrement qu en espèces (aucun avantage) Exemple no4 - Dons autrement qu en espèces (avec avantage) 9.5 Ressource utile : Le carnet de reçus du collecteur de fonds 9.6 Où trouver davantage de renseignements sur les reçus officiels aux fins de l impôt 9.7 Dossier : Un endroit où classer vos reçus officiels aux fins de l impôt

10 Autres informations opérationnelles que devrait conserver un organisme de bienfaisance 10.1 Pourquoi ces autres documents sont-ils importants pour les organismes de bienfaisance? 10.2 Documents opérationnels importants Contrats et obligations contractuelles Documents publicitaires Documents relatifs aux activités de financement Détails des activités liées aux programmes de bienfaisance 10.3 Autres renseignements importants à conserver Propositions et subventions accordées Loyers et locations Assurance Registre des membres humaines Divers documents clés Modèles : Registre des polices d assurance et registre des membres 10.4 Autres suggestions Info sur le «contexte» historique Informations sur les bénévoles Registres Plans en cas d urgence Localisation des documents de secours et/ou des copies Noms d utilisateur et mots de passe Modèles : Registres (actifs, comptes en banque, clés) Descriptions de tâches des membres du conseil d administration, accompagnées d exemples Modèles : Descriptions de tâches de base pour les membres du conseil d administration 10.5 Où trouver davantage de renseignements sur les documents opérationnels 10.6 Dossier : Un endroit où classer les documents de votre organisme

11 Glossaire Annexe A Références Livret FAQ Guide de recherche dans les registres gouvernementaux l Agence du revenu du Canada, reportez-vous à la circulaire d information IC78-10R5 de l ARC intitulée «Conservation et destruction des registres comptables» Annexe B Modèles

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