CLASSEMENT DOCUMENTS DANS DIA

Transcription

1 CLASSEMENT DOCUMENTS DANS DIA

2 DA cycles B à N Scanner chaque cycle en bloc Ranger le scan dans chaque cycle Nommer chaque scan : date clôture AAAAMMJJ n dossier cycle X Exemple : cycle B Faire attention que le document soit rattaché au bon exercice Supprimer les documents autres que les scans des cycles. Seuls doivent se trouver dans ces parties les scans des cycles des exercices archivés.

3 DA Fiscal, Social, Juridique, Gestion, Correspondance annuels Scanner en bloc par partie Ranger le scan dans : DA 3 Fiscal DA 4 Social DA 5 Juridique DA 6 Gestion DP 9 - Correspondance Nommer chaque partie : date clôture AAAAMMJJ n dossier Fiscal, Social, Juridique, ou Gestion Exemple : Fiscal

4 DA Divers Scanner en bloc sauf document particulier à l appréciation du chef de mission Si pas de particularité : classer dans DA 6 Gestion Nommer : date clôture AAAAMMJJ n dossier Divers Exemple : Divers Faire attention que le document soit rattaché au bon exercice

5 DA Documents nécessaires à la clôture Documents ou pièces informatiques servant de justificatif pour la clôture des comptes (pièces envoyées par clients, exports informatiques divers, ) Si le document est édité dans le DA : Rangé dans le cycle correspondant dans le classeur papier Dans DIA Pendant révision : DA Doc Documentations Comptables Dans DIA Au moment de l archivage : Effacé car compris dans les scans des cycles Si le document n est pas édité (car trop lourd ) Rangé en DP 9.1 Documents de travail

6 DA -Navette Où ranger les documents (dans DIA)? Feuille navette Synthèse Suspens Mandat de télétransmission GL Compte Courant signé par le client Arbre et Check-list Annexe A scanner en bloc et à ranger en DA 1. Dossier Général Effacer les documents«étiquette DA» de cette partie ou les mettre dans Documentations Comptables si vous souhaitez les conserver.

7 DA -Navette Ne pas oublier de ranger les documents papier compris dans la navette derrière l intercalaire bleue ou verte Dossier Général Sortir la chemise cartonnée bleue ou verte et la réutiliser pour N+1 (si elle est en état) Nommer le document : Date clôture AAAAMMJJ n dossier Navette

8 DA DP autres documents Tous les documents relatifs aux dossiers doivent être rangés dans DIA Pas sous K ou sur son poste Comment les nommer? Date document AAAAMMJJ n dossier nature document Exemple : PV AG Quelle date? Date de l acte, de la déclaration, et non la date à laquelle le document est scanné.

9 DA DP autres documents Pour DA Faire attention que le document soit rattaché au bon exercice Pour DP Ne pas mettre de date d exercice dans les caractéristiques du document

10 DA DP nouvelles règles nomination documents Pour nouveaux documents rangés => Nouvelle règle dès maintenant Pour anciens documents du DP => à modifier au plus tard 30/09/2013 Pour anciens documents du DA => ne pas modifier

11 Courrier sortants du Secrétariat Rangés par le secrétariat dans Courrier Sortant tout en haut de l arborescence DIA Doivent être classés par chaque collaborateur à chaque ouverture du dossier en DP 9 Correspondance Constat : Beaucoup de documents ne sont pas rangés. Date limite pour rattraper le retard : 30/09/2013

12 Documents émis par le Service Juridique Rangés par le Service Juridique dans le nom du dossier tout en haut de l arborescence DIA Doivent être classés par chaque collaborateur à chaque ouverture du dossier dans la partie adéquate du DP Constat : Beaucoup de documents ne sont pas rangés. Date limite pour rattraper le retard : 30/09/2013

13 Mails Quels mails : Envoyés Reçus Où? En DP 9. Correspondance Pas dans s envoyés et s reçus Comment? Depuis Outlook par la macro prévue à cet effet

14 Mails Points particuliers : Mettre la date clôture exercice des autres documents classés dans le DP Mettre le nom de la personne à qui le mail a été envoyé par défaut c est votre adresse qui apparaît Ceci permet de faciliter la recherche