INSTRUCTION PERMANENTE

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1 Annexe 2 D U R È G L E M E N T I N T É R I E U R D U S D I S D U P A S - D E - C A L A I S INSTRUCTION PERMANENTE RELATIVE AUX GROUPEMENTS TERRITORIAUX 117

2 1.Préambule Par application des articles L et L du Code Général des Collectivités Territoriales, trois groupements territoriaux, dénommés groupement est, centre et ouest ont été créés. La délibération du Conseil d Administration du Service Départemental d Incendie et de Secours (CASDIS) relative à l organigramme du Service Départemental d Incendie et de Secours (SDIS) du Pas de Calais, en date du 03 juillet 2012, définit les Centres d Incendie et de Secours (C.I.S) et les services déconcentrés de la direction départementale rattachés. L étendue du département du Pas de Calais, l importance du SDIS et le maillage territorial des C.I.S, imposent les échelons intermédiaires que sont les états-majors des groupements territoriaux. Dans un souci d application uniforme de la politique du service, de proximité des C.I.S et du territoire, plusieurs services déconcentrés y sont rattachés pour lesquels il existe un lien fonctionnel étroit avec les groupements de service de la direction départementale. L objectif principal du SDIS est la distribution rationnelle, équitable et efficace des secours en tout point du département, dans un cadre programmé par le Schéma Départemental d Analyse et de Couverture des Risques (SDACR) et défini par un ensemble de règlements dont le Règlement Opérationnel (RO) et le Règlement Intérieur (RI). Toutes les actions du groupement territorial doivent être guidées par cet objectif. Cette Instruction permanente a pour finalité de préciser les missions et le fonctionnement des groupements territoriaux. Elle a vocation à clarifier son positionnement par rapport aux groupements de service et aux CIS. Le chef de groupement territorial assure le bon fonctionnement des services déconcentrés mais sa mission principale consiste à coordonner, animer et contrôler les activités opérationnelle et fonctionnelle des C.I.S. On peut le définir comme un relai de commandement (middle manager) chargé sur son territoire, de conseiller les chefs de C.I.S mais également d expliquer, de faciliter, d adapter et faire appliquer les décisions au plus près du terrain. A l écoute des problématiques locales et de par sa connaissance du terrain, il est consulté lors de l élaboration des décisions stratégiques. Il a également un rôle de facilitateur en ce qui concerne la prise en compte des besoins des CIS et est attentif aux signaux faibles et à la détérioration du climat social. Représentant le directeur auprès des chefs de centre mais également des élus, des autorités et autres services publics, il lui fera remonter, via le chef d état-major, toute information susceptible d impacter le service. 118

3 Dans le cadre de l optimisation du fonctionnement du SDIS, cette position intermédiaire impose au chef de groupement et à ses collaborateurs à adopter différents profils : Facilitateur Animateur Membre Instructeur Représentant Auditeur La rédaction de ce document est structurée autour des profils susvisés. 2. Les services du groupement territorial 2.1 Déclinaison des services du groupement territorial : Chaque groupement territorial comprend un pôle secrétariat et dispose au minimum des services suivants : - Un service prévention des risques, - Un service opération / prévision des risques, - Un service formation / sport, - Un service de santé territorial, - Un service promotion du volontariat. Les groupements territoriaux ouest et centre disposent en outre d un atelier de groupement pour l entretien et la réparation des véhicules de secours et de lutte contre l incendie. Compte tenu de son importance et de son éloignement, le groupement ouest dispose également d un secrétariat propre au service prévention des risques. 2.2 Les personnels : Le nombre de personnels par service et leur grade sont définis par l organigramme des postes validé par le CASDIS. Les chefs de service sont placés sous l autorité hiérarchique du chef de groupement territorial et sous l autorité technique et fonctionnelle des chefs de groupement de service, compte tenu de la nécessité de coordonner l activité des services de manière uniforme sur les trois groupements territoriaux. Le chef du groupement territorial assure la gestion des horaires, des congés et des récupérations du temps de travail des personnels placés sous son autorité. Cette tâche peut toutefois être déléguée aux chefs de service mais il en assure le contrôle. Il veille 119

4 à la présence minimale des personnels de manière à assurer la continuité du service. L entretien annuel d évaluation des chefs de service est réalisé conjointement par le chef du groupement territorial et les chefs de groupement de service dont ils dépendent (cf : IP entretien professionnel). A l exception du service prévention des risques du groupement ouest, les tâches de gestion administrative sont assurées par les agents du pôle secrétariat, qui se spécialisent dans leur fonction pour répondre aux besoins des services. Il est toutefois sollicité de la part de ces derniers une certaine polyvalence pour pallier aux absences de leur collègue ou au surcroît ponctuel de travail et assurer l accueil physique et téléphonique des personnes. 2.3 Les moyens matériels : Les services des groupements territoriaux disposent de locaux et moyens matériels qui leur sont propres. Le chef du groupement territorial veille à leur entretien et sollicite les moyens nécessaires au bon fonctionnement des services. Dans un souci d efficience et de cohérence, la définition des moyens matériels nécessaires est toutefois proposée par les chefs de groupement fonctionnel en concertation avec les chefs de groupement territorial. 2.4 Les missions : Les missions des services sont détaillées dans les règlements, elles trouvent parfois leur prolongement dans les C.I.S et sont reprises dans la cartographie des missions. 3. Les missions du chef de groupement territorial Les missions du chef de groupement territorial sont multiples : Organisation et coordination générale des unités territoriales Le chef du groupement territorial veille au maintien de la capacité opérationnelle des CIS situés sur son secteur géographique de compétence. Il dispose pour cela de tableaux de bord établis à l aide du système d information décisionnel et de pilotage (S.I.D.P) et d un accès à l ensemble des outils de gestion. Le contrôle établi sur les unités opérationnelles permet d évaluer, d améliorer et de rendre plus performant la gestion des centres. Afin de réaliser cette mission, il tient : 120

5 - Des réunions périodiques avec les chefs de centre. Celles-ci permettent de répondre à leurs interrogations, de connaître et faire remonter à la Direction les difficultés de terrain, d expliquer les décisions prises concernant la gestion du SDIS, et de faire partager les bonnes pratiques ; - Des réunions périodiques avec les chefs de service du groupement territorial ; - Des réunions thématiques, organisées en tant que de besoin, sur le territoire ; - Des visites d évaluation des centres dont la périodicité est annuelle. A l issue de chaque réunion, un compte-rendu est réalisé par le chef de groupement. Un rapport de visite de centre est également rédigé pour chaque CIS. Il est communiqué à la fois au chef de centre, chefs de groupement de services, chefs de sous-direction et au directeur départemental. Préalablement aux visites de centre, une réunion préparatoire avec chaque chef de groupement fonctionnel est organisée afin de recueillir les éléments nécessaires (informations sur les dossiers en cours, recueil d attentes particulières ). Le chef de groupement territorial assure le suivi du temps de travail des PATS et SPP, de l activité des SPV, des heures supplémentaires (IHTS, indemnités formateurs), des congés (congés annuels, RTT, récupérations), des comptes épargne-temps et de l accidentologie sportive. Le chef de groupement territorial notifie aux chefs de centre relevant de son autorité les objectifs d amélioration du service qui peuvent être de portée départementale ou propre au CIS. Il aide à leur mise en œuvre et en contrôle la réalisation. Un calendrier annuel de suivi des centres par le chef de groupement territorial est joint en annexe 2. Le chef de groupement territorial est un cadre de proximité en lien constant avec les chefs de centre. Les contacts avec ces derniers ne doivent toutefois pas se limiter aux réunions et visites régulières précitées. Il a un rôle de conseil et doit se positionner comme l interlocuteur hiérarchique privilégié des chefs de centre. Il s efforce d accompagner les changements nécessaires induits par la politique du service et de développer les compétences requises. 121

6 C est un facilitateur dans le cadre de la mise en application des notes et directives départementales. A ce titre, il en assure la diffusion agrémentée des explications éventuelles. Il reste néanmoins très présent pour faciliter les échanges lorsque cela est nécessaire dans les communications montantes et descendantes, entre les unités de terrain et la direction. Etre acteur de la stratégie départementale Le chef de groupement territorial participe activement à l élaboration de la stratégie départementale. Cela lui permet d en être partie prenante, de mieux la comprendre, de s en imprégner et de se l approprier. Il dispose ainsi des éléments lui permettant d expliquer, de traduire, d ajuster et de faire adhérer les chefs de centre. Il doit piloter et accompagner le changement, adapter et proposer la répartition des ressources en fonction des besoins, favoriser l autonomie et la responsabilité. À ce titre, des réunions ou rencontres qui peuvent être formelles ou informelles sont organisées entre le(s) chef(s) du groupement territorial, le(s) chef(s) de sous-direction ou le(s) chef(s) de groupement de service. Elles permettent de faciliter la compréhension par la consultation et la concertation dans les différents dossiers ayant un impact sur la vie des centres de secours. A l écoute du terrain, il identifie, amplifie, encourage et remonte les initiatives locales visant à améliorer le fonctionnement du service, ce qui permet aux personnels des centres d être impliqués dans le processus d amélioration continue et de limiter les distensions entre les unités opérationnelles et les services de la direction. Il est membre du Comité de Direction (CODIR). Relai de l état du climat social Le chef du groupement territorial est proche de l encadrement de proximité. Il doit être à l écoute du terrain pour être en capacité de percevoir les signaux faibles. Il est un des relais de l état du climat social et de son évolution et doit favoriser la remontée des informations et des revendications en proposant des solutions adaptées. Il est à l écoute des représentants des personnels et se doit de tempérer certaines situations avant qu elles ne prennent trop d importance. Il est informé des échanges ayant lieu lors des réunions de dialogue social. Représentant du directeur 122

7 Acteur relais de la direction, porteur de l objectif commun, le chef de groupement territorial est le représentant du directeur. A ce titre, il participe à sa demande aux différentes réunions ou cérémonies ayant lieu sur son territoire et peut être amené à rencontrer les élus et autorités locales. Il doit avoir une bonne connaissance de l actualité et de la vie locale. Direction des services déconcentrés du groupement territorial Le chef de groupement territorial assure en relation avec les chefs de groupements fonctionnels la direction des services déconcentrés. Il veille à leur bon fonctionnement dans le respect des consignes et objectifs fixés par le Directeur, via les chefs de groupement de service et en assure la logistique nécessaire. Les chefs de service sont en lien permanent avec leur chef de groupement fonctionnel qui donne les instructions techniques nécessaires pour le fonctionnement cohérent du service. Instruction de dossiers à portée départementale En sa qualité de cadre de l établissement public, le chef de groupement territorial peut également être missionné par le Directeur, pour instruire certains dossiers à portée départementale. Participation aux instances de concertation statutaire et au conseil d administration Le chef de groupement territorial peut assister en qualité d expert aux instances de concertations statutaires, à la demande du président des instances. Il assiste également en qualité d auditeur au CASDIS, sur convocation de son président. Annexe 1 : Les services déconcentrés du groupement territorial Annexe 2 : Dissociation des processus d évaluation du chef de centre et suivi des CIS Annexe 3 : Annualisation du suivi des centres par le groupement territorial 123

8 Annexe 1 : 124

9 Annexe 2 : 125

10 Annexe 3 : 126

11 Annexes 127

12 Annexes 128