Guide de l organisme de formation

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1 Guide de l organisme de formation Ce guide est destiné à formaliser un processus commun de recrutement et de bilan pour les actions de formation du Conseil régional en précisant le rôle et les responsabilités des organismes de formation. Dans le cadre du Programme Régional de Formation du Conseil régional du Centre, sont concernés par ce guide : - les parcours vers l emploi et la qualification, - les formations subventionnées, - les actions d initiative territoriale financées tout au long de l année. 1 Le processus de recrutement L organisme de formation assure la procédure de recrutement. Le candidat doit être inscrit à Pôle Emploi. Son projet doit avoir été validé par un conseiller professionnel de l un des 04 réseaux de prescripteurs : - Cap emploi - Conseil Général. - Mission locale - Pole Emploi Cette prescription est formalisée (sous forme d une fiche prescription ou de conclusions d entretien devant être présentées à l organisme de formation). Concernant l information sur l action et le recueil de candidatures ; L organisme de formation transmet aux référents prescripteurs de l action toutes les informations utiles (la Fiche prescripteur présentant l action, la ou (les) date(s) d information collective, les dates de début et de fin de la formation, la durée, le contenu, les objectifs) au moins 8 semaines avant le début de l action. L organisme invite les référents prescripteurs à participer à l information collective. Dans le cas où la décision de financement du Conseil régional est connue tardivement par l organisme de formation, il doit informer les référents prescripteurs de l action dès réception de la notification. Dans le cas d une action à entrées et sorties permanentes, l organisme de formation et ses référents prescripteurs définissent ensemble les modalités de leur partenariat. P1/10

2 En cas de déficit de candidatures, l organisme de formation saisit les référents prescripteurs afin qu ils mettent en œuvre toutes les dispositions nécessaires pour garantir un recrutement satisfaisant. Dans le cas où le demandeur d emploi se présente spontanément à l organisme de formation, celui-ci doit rediriger la personne vers son conseiller professionnel afin que soit étudié et éventuellement validé par une prescription- son projet de formation. Si les délais sont trop contraints pour permettre ce processus normal, l organisme de formation sollicite le référent concerné pour mettre en place avec lui un processus adapté à la situation. A noter : Chaque réseau de prescripteurs transmet une liste de candidats potentiels à l organisme de formation. La prescription a la même valeur d un prescripteur à l autre. Concernant la sélection et l information des stagiaires ; RAPPEL : les jeunes ayant signé un Contrat Régional pour l Emploi et la Qualification (CREQ) sont prioritaires lors de leur entrée en formation qualifiante : une ou deux places doivent être pré-réservées sur la liste principale de recrutement. Cette pré-réservation est levée 15 jours avant le début de l action. A l issue du recrutement, l organisme de Formation communique rapidement aux référents et au chargé de département du Conseil régional le «Tableau de suivi de la prescription et du recrutement» 1. L organisme de formation informe les candidats des résultats du recrutement. Il communique aux stagiaires retenus la date d entrée en formation ainsi que les pièces nécessaires à la constitution du dossier d indemnisation par l Agence de Services et de Paiement (pour les personnes qui n ont pas de droits à l Allocation pour le Retour à l Emploi ou pour ceux dont les droits ARE se terminent pendant la formation). A noter : L organisme de formation est le seul habilité à établir la liste finale des candidats qui entreront en formation. Les référents prescripteurs peuvent être associés aux entretiens de sélection et à la définition de cette liste. Pour les actions à recrutement régional ou national le référent est responsable du relais d information avec l ensemble de son réseau. 2 Le déroulement de la formation L organisme de formation confirme la date du bilan intermédiaire au moins deux mois avant en informant les référents prescripteurs et le chargé de département du Conseil régional. A noter : La réalisation d un bilan intermédiaire est obligatoire pour toute formation égale ou dépassant 420 heures (heures centre et entreprise). Des contacts réguliers entre l organisme de formation et les référents prescripteurs sont encouragés pour améliorer l action ou résoudre les difficultés éventuelles. 1 Voir annexe 1 «tableau de suivi du recrutement et de la prescription» p. 4 P2/10

3 Une synthèse écrite de ce bilan leur est communiquée ainsi qu au chargé de département du Conseil régional, au plus tard 15 jours après son déroulement. Cette synthèse peut s inspirer du bilan collectif 2. En cas de difficulté, l organisme de formation doit en informer dans les plus brefs délais les référents prescripteurs, ainsi que le chargé de département du Conseil régional. 3 Le bilan de formation L organisme de formation confirme la date du bilan final au moins deux mois avant en informant les référents prescripteurs et le chargé de département du Conseil Régional. Anoter : La participation d au moins 1 référent-prescripteur est indispensable. Les documents de bilan L organisme de formation transmet aux référents prescripteurs et au chargé de département du Conseil régional les fiches de «bilan individuel» 3 et de «Bilan collectif» 2 de l action, soit au moment du bilan, soit au plus tard 10 jours après la fin de la formation. Ces documents ne se substituent pas au compte rendu d exécution. A noter : Le chargé de département du Conseil régional peut être sollicité à tout moment par chacun des partenaires (organisme de formation, référents, conseillers) en cas de difficulté, de besoin d appui ou d arbitrage. 2 Cf. annexe 3 «bilan collectif» p. 8 3 Cf. annexe 2 «bilan individuel» p. 5 P3/10

4 Tableau suivi de la prescription et du recrutement Notice d explication : «le tableau suivi de la prescription et du recrutement» est à remplir sous format Excel. Les organismes de Formation doivent le télécharger sur le site le diffuser par mail aux prescripteurs et aux chargés de Département de la Région Centre. Ce tableau permettra à l OF de communiquer à l ensemble de ses partenaires un suivi complet des demandeurs d emplois ayant fait l objet d une prescription, de leur présence ou non à l information collective jusqu au recrutement. Il est important de noter dans la case «commentaire» les motivations de refus. NB : Entrer la valeur «1» pour remplir ce tableau et suivre l exemple donné sur le site. P4/10

5 Annexe 2 Bilan qualitatif individuel - Parcours Métiers NOTA : Cette fiche est à renseigner par l organisme de formation et est destinée aux référents prescripteurs et au référent formation du Conseil régional. Elle a pour but d apprécier le suivi et l acquisition des compétences de chaque stagiaire conformément aux exigences du CCTP du marché de formation correspondant. Nom de l organisme : Intitulé de la formation :. Dates et lieu de la session : Nom du responsable pédagogique : 1) PARCOURS INDIVIDUEL REALISÉ NOM/ PRENOM DU STAGIAIRE :... IDENTIFIANT POLE EMPLOI : AGE :.. DATES D ENTREE SORTIE DE FORMATION : DU.. AU Nb heures réalisées en centre Nb heures réalisées en entreprise Nb heures d absence justifiées Nb heures d absence injustifiées 2) CONTENU DU PARCOURS INDIVIDUEL a) Projet professionnel initial : P5/10

6 b) Compétences et validations (si formation qualifiante) acquises : Stage n 1 Nom, lieu de l entreprise, durée réalisée (en h) Domaine d activité c) Les stages en entreprise Poste(s) occupé(s) tuteur formateur stagiaire Stage n 2 Nom, lieu de l entreprise, durée réalisée (en h) Domaine d activité Poste(s) occupé(s) tuteur formateur stagiaire P6/10

7 3) PROJET À L ISSUE DE FORMATION 4) ETAPES PRECONISEES POUR REALISER CE PROJET ET FREINS RESTANT A LEVER 5) PROGRESSION CONSTATEE P7/10

8 Annexe 3 Bilan qualitatif collectif Parcours Métiers Logo OF Ce bilan est à renseigner obligatoirement par l organisme de formation et est destinée aux référents prescripteurs et au référent formation du Conseil Régional (à mettre à disposition de la Région dans l onglet GIRAF «Justificatifs» lors de la validation du solde du marché). Il a pour but d apprécier de manière qualitative, les conditions de mise en œuvre de l action conformément aux exigences du CCTP et du cofinancement au titre du l Initiative pour l Emploi des Jeunes. Nom de l organisme : Intitulé de la formation : Numéro de l action : Nom du responsable pédagogique :. Dates de début et de fin de la formation :. Dates et lieu de la session : 1. Bilan qualitatif sur le processus de prescription et de recrutement[jm1] 2. Bilan qualitatif : Profil des stagiaires[jm2] Parcours antérieur, projet professionnel, distance par rapport à l emploi P8/10

9 3. Bilan qualitatif : Le déroulement de la formation Adéquation du contenu, de l organisation et des moyens pédagogiques par rapport aux besoins et aux attentes des stagiaires 4. Mise en œuvre de l action de formation Décrire succinctement la réalisation de l opération au regard des éléments figurant dans le marché : en termes de calendrier : en termes d objectifs de réalisation : en termes de livrables : autres si nécessaire Expliquer les écarts éventuels 5. Bilan qualitatif : synthèse de l avis et des observations des stagiaires 6. Bilan quantitatif[jm3] a) Durée moyenne des parcours Nb de personnes inscrites en formation Nb de stagiaires présents en fin de formation (si session de date à date) Nb d heures réalisées en centre, en moyenne, par parcours Nb d heures réalisées en entreprise, en moyenne par parcours Nb d heures d absence non justifiée, en moyenne par parcours P9/10

10 b) Résultats à l issue[jm4] de la formation Validation Nb de personnes en formation Nb de validation partielle Nb de validation totale Nb de projet de formation destiné à compléter la validation partielle Nombre de sorties anticipées[jm5] : Préciser les motifs : Nombre de sorties vers une autre formation Préciser quelle formation[jm6] : Nombre de sorties en emploi[jm7] : Emploi CDI Emploi CDD (-6 mois) Emploi CDD (+6mois) Contrat en alternance contrats intérim Contrats aidés 7. Améliorations envisageables P10/10