EXPOSITION & PARTENARIAT

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1 EXPOSITION & PARTENARIAT Comité d Organisation Local : Pr L. Daniel CHU Marseille et les équipes des services d anatomie pathologique de l AP-HM et de l Institut Paoli Calmettes Contact administratif : Magali Garcia - ADERA Fax : +33 (0) assises2018@adera.fr

2 SOMMAIRE PROGRAMME... 3 EXPOSITION... 4 PARTENARIAT... 5 CONTRAT CONDITIONS GENERALES PLAN EXPOSITION

3 Bienvenue à Marseille pour les 41es Assises de Pathologie qui se dérouleront les 3 et 4 mai 2018 au Palais des congrès Marseille Chanot, organisées sous l égide de l Académie Internationale de Pathologie - Division Française par les équipes des services d Anatomie Pathologique de l AP-HM et de l institut Paoli-Calmettes. PRÉ-PROGRAMME Le Comité d Organisation propose à nouveau cette année les Rendez-Vous avec un expert les jeudi et vendredi matin avec pour thèmes les Pathologies digestive et hématologique. Le programme détaillé sera disponible très prochainement sur le site La journée de travail du jeudi sera suivie d un cocktail dans l espace exposition. 3

4 EXPOSITION Cette formule permet d exposer vos produits et savoir-faire * Montants mentionnés HT Partie intégrante des Assises de pathologie, l'exposition se tiendra au cœur de l événement et accueillera également les pauses-café, les déjeuners-buffets et le cocktail du jeudi soir. Cet espace sera accessible à toute personne inscrite aux Assises. Stand de 6m² (3mx2m) - Cloisons de fond et de retour, - Enseigne drapeau, - Eclairage, - Branchement électrique, - 1 table et 2 chaises, - Moquette, - Nettoyage quotidien de la zone d exposition (allées), - Participation d'une personne aux Assises, aux déjeuners, et aux pauses-café, - Sac du congressiste. Montant 2780 HT Extra badges Toute personne supplémentaire sur le stand doit s acquitter de droits d inscription exposant*. Ces droits incluent la participation aux Assises, les déjeuners et pauses-café. Montant par extra badge 270 HT Forfait 3 extra badges 700 HT NB : Les tarifs pour les extra badges seront valables jusqu au 10 avril Après cette date, les inscriptions seront encore possibles mais au tarif fort : 360 HT pour le badge unitaire et 900 pour le forfait 3 extra badges. Nous vous invitons à vous enregistrer au plus tôt. Merci. *Les personnes qui ne seront pas enregistrées ne pourront pas accéder à l exposition. "Définition des règles dans l espace Exposant : pas d usage de microphone ou de tout autre artifice susceptibles d empiéter sur l espace visuel, sonore ou physique délimité par le stand". Des salles pourront être mises à disposition sur demande et devis pour des mini sessions en fonction des disponibilités. 4

5 PARTENARIAT Cette formule permet d assurer votre communication et la présence de votre image * Montants mentionnés HT Présence sur les supports d information des Assises Lanyards, bloc ou stylo Vous resterez ainsi présents à l'esprit des congressistes. Présence de votre logo (1 couleur) aux côtés de ceux des organisateurs et partenaires institutionnels. Montant sur devis. Le Comité d Organisation pourra également étudier toute éventuelle proposition de fourniture de matériel. Publicité dans le programme Un document incontournable remis à l ensemble des participants - Publicité quadrichromie en 4 e de couverture : Montant 1350 HT - Publicité quadrichromie en 3 e de couverture : Montant 1200 HT Insertion de votre documentation dans la sacoche du congressiste Insertion plaquette ou objet publicitaire Montant 950 HT Site Internet : Visité par l ensemble des participants Votre bannière + lien vers votre site web jusqu à la clôture de l événement Montant 800 HT Participation au programme social Cocktail dans l espace exposition jeudi 03/05 à 18h30 au Palais des Congrès Organisé à la suite des journées de travail, cet événement est une nouvelle opportunité de réunir les participants autour de vos stands. Présence de votre logo sur le programme et la documentation correspondante, ing d invitation aux participants (fourni par vos soins). Montant 5500 HT Offrez une c oupe de cham pagne, un vin du pays ou un ateli er de pr oduits locaux! Parce que Marseille propose un large choix de spécialités, nous pouvons étudier avec vous comment marquer les esprits et les papilles. Montant sur devis Autres soutiens à l événement Contribution financière permettant le maintien d un tarif d inscription préférentiel pour les internes. Nous avons besoin de vous pour soutenir la participation des internes, avenir de la profession. Remerciement et logo dans le programme de la conférence Montant 2000 HT Soutien à l événement Votre logo dans le programme de la conférence sous la mention "avec le soutien de" Montant 1000 HT 5

6 EXPOSITION & PARTENARIAT CONTRAT DE PARTICIPATION Document à compléter et à renvoyer à : Magali Garcia - Expo & partenariat Assises 2018 ADERA Centre Condorcet CS60040 F PESSAC CEDEX Fax : +33(0) assises2018@adera.fr ORGANISATION :... Adresse : Code Postal :... Ville :... Pays :... Activité :... CORRESPONDANT DOSSIER Nom... Prénom... Fonction... Téléphone... Fax... E.mail... CORRESPONDANT SUR SITE Nom... Prénom... Fonction... Téléphone... Fax... E.mail... ADRESSE DE FACTURATION (si différente) Adresse... Code Postal... Ville... Pays... Contact... E.mail... 6

7 ANNUAIRE EXPOSANTS Comme chaque année, un annuaire exposants sera remis à l ensemble des participants aux Assises de Pathologie. Pour réaliser ce document, nous vous remercions de bien vouloir nous fournir quelques lignes sur vos produits et savoir-faire, ainsi que vos coordonnées. Logo à joindre également par Descriptif (maxi. 600 caractères espaces non compris) Contact :... Tel : Site web :... QUIZZ EXPOSANTS Nous organisons un quizz exposant, et nous avons besoin de vous. Il s agit avant tout d inciter les participants à visiter vos stands! Si vous souhaitez apparaître dans le Quizz, nous vous remercions de bien vouloir nous fournir 1 question (sur vos produits/techniques/manip ), accompagnée de 3 ou 4 choix de réponses possibles ainsi que la/les bonne(s) réponse(s). Nous avons besoin de quelques cadeaux à offrir aux gagnants! Merci de bien vouloir nous contacter pour nous proposer vos idées/goodies/produits locaux Vous serez remerciés officiellement lors de la remise du prix qui aura lieu le vendredi midi. Votre question : Les réponses : La bonne réponse : Vos propositions de lots :

8 EXPOSANT Nous souhaitons participer aux 41es Assises de Pathologie en tant que : PARTENAIRE EXPOSANT Stand Equipé - Surface minimum 6 m² : HT... Personne(s) supplémentaire(s) présente(s) sur le stand Montant forfaitaire... x 270 HT* / personne supp HT* forfait 3 personnes supp.... Nom... Nom... Prénom... Prénom Nom... Prénom *Tarifs jusqu au 10/04/18. Après cette date : 360 HT le badge unitaire, et 900 HT le forfait 3 extra badges. Dîner entre amis "au Chantier" - La Ciotat.. x 70 HT / pers.... TVA 20%... TOTAL EXPOSANT TTC... Merci de nous indiquer 3 numéros de stand par ordre de préférence (voir plan page 11) 1 :... 2 :... 3 :... PARTENAIRE Demande devis : Lanyards, Blocs Stylos Cocktail dans l espace exposition HT... Publicité programme 4e de couverture (couleur) HT... Publicité programme 3e de couverture (couleur) HT... Insertion documentation ou objet publicitaire dans la sacoche 950 HT... Bannière en ligne + lien vers votre site web 800 HT... Soutien aux internes 2000 HT... Autre soutien 1000 HT... TVA 20%... TOTAL PARTENAIRE TTC... TOTAL EXPOSITION ET PARTENARIAT... Acompte 50% du montant total... *Solde à verser au plus tard le 10 avril 2018* 8

9 PAIEMENT Le règlement s effectue, en euros, net de toutes charges bancaires par chèque, virement bancaire ou carte de crédit. Acompte obligatoire de 50% du total :... (Solde à régler au plus tard le 10 avril 2018) Merci d indiquer le mode de paiement choisi : Chèque joint (à l ordre d ADERA) ADERA Assises 2018 CS PESSAC Cedex Virement bancaire - Merci de joindre une copie de l avis de virement mentionnant "Expo & partenariat - Assises 2018", la société ou l organisme, à l ordre de : ADERA Asso ASSISES 2018 IBAN : FR BIC COURFR2T Banque Courtois Le millennium 12 quai de Queyries BORDEAUX Cedex - FRANCE Carte de crédit : Visa Master Eurocard N.. Date d expiration:... Nom du détenteur... Autorisation de paiement du détenteur de la carte montant :... Fait à... le... Signature En signant et paraphant ce contrat de participation, je déclare avoir pris connaissance et accepter les conditions générales de l organisation des Assises de pathologie page 10 et j en accepte sans réserve ni restrictions toutes les clauses. Fait à... le... Nom du signataire et fonction :... Signature, Précédée de la mention manuscrite "Lu et Approuvé" Cachet de l entreprise 9

10 CONDITIONS GENERALES Préambule Les 41es Assises de Pathologie se tiendront les 3 et 4 mai 2018 au Palais des congrès Marseille Chanot. Conditions premières Tout exposant ou partenaire des 41es Assises de Pathologie, en signant le présent contrat de participation, s'engage à respecter les conditions générales présentées ciaprès, et le règlement intérieur du Palais des congrès Marseille Chanot. Réservation et participation Pour réserver un stand ou devenir partenaire, tout exposant ou partenaire doit compléter et signer le présent contrat de participation et l'adresser par courrier ou à : ADERA - Expo & Partenaire Assises CS PESSAC Cedex Fax : +33 (0) Contact: Magali Garcia assises2018@adera.fr, accompagné du présent contrat et de l acompte de 50% du montant total. NB : Concernant le partenariat "Lanyards" et "blocs/stylos", merci d envoyer un courrier officiel de confirmation. L'ensemble des candidatures sera soumis au Comité d Organisation qui statuera sur les demandes. L Organisateur se réserve le droit de refuser toutes demandes de partenariats et/ou de stands à toute société, ou organisation dont les activités ne seraient pas en rapport avec le thème général de la manifestation. L attribution des stands sera faite dans l ordre de réception des réservations, et après acceptation par le Comité d Organisation. L Organisateur se réserve le droit de modifier la disposition des surfaces ou l attribution des emplacements en fonction du nombre des réservations, et après avoir informé les exposants concernés. Tout exposant s'engage à vérifier que les publicités et annonces présentées sur son stand sont conformes à la législation, notamment en matière de publicité de produits pharmaceutiques et de matériel médical. Modalités de règlement 50% du montant total de l'inscription sont payables à la réservation ; le solde est à régler au plus tard le 10 avril Le non règlement du solde de la facture au 10 avril 2018 entraînera l'annulation immédiate de la réservation, sans remboursement de l'acompte versé. Tout paiement doit être effectué en euro, net de toutes charges bancaires, dans les conditions déterminées par le présent contrat de participation page 8. Tout paiement doit par ailleurs mentionner: "Expo & Partenaires Assises 2018" ainsi que le nom du participant, ou de l'exposant et sa société ou son organisme d'appartenance. Le tarif exposant inclut la participation d'une seule personne ; la participation éventuelle d'une autre personne induit le paiement de frais d'inscription supplémentaires. Facture et dossier technique Dès réception du présent contrat de participation accompagné de l'acompte, et après acceptation par le Comité d Organisation, une facture ainsi qu'un dossier technique complet seront adressés au partenaire ou à l'exposant. Le dossier technique complet comprend notamment les conditions générales, les formulaires de commandes diverses (matériel supplémentaire, Internet, coordonnées des prestataires locaux ), les informations sur le montage et le démontage Annulation Toute annulation devra être effectuée par écrit et adressée par courrier à ADERA, selon les conditions suivantes: Si l'annulation est faite avant le 1er mars 2018, 500 (cinq cent euros) de frais de dossier seront retenus. Au-delà du 1er mars 2018, aucun remboursement ne sera effectué. Assurance exposition L organisateur (ADERA) a une assurance responsabilité civile professionnelle. Tout exposant déclare avoir souscrit les polices d'assurance suivantes, le couvrant ainsi que son organisation et toute personne participant directement ou indirectement à l exercice de ses activités, contre tout risque potentiel pour lui-même ou son matériel (effets personnels, matériel exposé et tout autre matériel apporté) : - Assurance responsabilité civile - Assurance contre le vol couvrant la valeur totale des biens exposés - Toute autre assurance couvrant la responsabilité civile ainsi que tout dommage corporel, matériel ou immatériel, causé à autrui au cours de sa participation aux Assises de Pathologie (périodes de montage et démontage inclus). Cette assurance prend effet à la livraison du matériel de l exposant. Une attestation d assurance doit être adressée à ADERA au plus tard le 10 avril 2018 à assises2018@adera.fr L organisateur décline toute responsabilité contre tout dommage potentiel ou vol du matériel de l exposant, survenant notamment entre sa livraison et son enlèvement et pour lequel l exposant aura souscrit les polices d assurances nécessaires et requises. Gardiennage Aucun service de gardiennage ne sera engagé pour cette conférence. La sécurité des personnes sera cependant assurée (Port du badge obligatoire) Sécurité Les exposants sont informés que tout aménagement de stand doit respecter les normes de sécurité. Il est impératif d utiliser des matériaux conformes aux normes de sécurité en vigueur. L utilisation de gaz ou autre combustible est strictement interdite. Force majeure Dans l'hypothèse d'un événement de force majeure, les dates et/ou le lieu des 41es Assises de pathologie pourront être modifiés ou annulés. En cas d'annulation de la manifestation, les sommes perçues seront réparties entre les partenaires et les exposants, au prorata de leurs versements respectifs, après paiement des dépenses engagées par l'organisateur. Règlement des différends En cas de litige, l'organisateur et le partenaire ou l'exposant feront leurs meilleurs efforts pour trouver une solution amiable. A défaut, le litige sera porté devant les tribunaux de Bordeaux. 10

11 Plan d implantation 11