RAPPORTS ET ASPECTS FINANCIERS (projets 7 e PC) H2020 training seminar_casablanca

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1 RAPPORTS ET ASPECTS FINANCIERS (projets 7 e PC) H2020 training seminar_casablanca

2 Rapports et aspects financiers (7e PC) 1. Mots clés 2. Cycle de vie du projet 3. Rapports du projet 4. Dispositions financières 5. Paiement

3 Rapports et aspects financiers (7e PC) 1. Mots clés 2. Cycle de vie du projet 3. Rapports du projet 4. Dispositions financières 5. Paiements

4 Mots clés du 7e PC Person-Month Consortium Agreement Certificate on Financial Statements Deliverables Beneficiaries ECAS Force Funding scheme FSIGN

5 Mots clés du 7e PC. vs Mots clés H2020 TERMINOLOGIE SIMPLIFIÉE Project >> Action Foreground >> Results Funding rates >> Reimbursement rates Maximum EU contribution >> Maximum grant amount

6 Mots clés du 7e PC DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE: Convention de Subvention (Grant Agreement) & Lignes directrices financières (FP7 Financial guidelines) Convention de Subvention Annotée (Annotated Grant Agreement)

8 Cycle de vie du projet Ex.: PROJET A avec une durée de 24 mois et 2 périodes de rapport Quoi? Quand? Qui? Comment? Et, ce qui arrive alors.. M1 M12 M24 Période 1 Période 2 Démarrage Fin du projet

9 Cycle de vie du projet RAPPORTS ET ÉLÉMENTS LIVRABLES Del. Del. Del. Del. Del. Del. Del. M1 M12 M24 Période 1 Période 2 Démarrage Fin du projet

10 Cycle de vie du projet RAPPORTS ET ÉLÉMENTS LIVRABLES Review Meeting Review Meeting Del. Del. Del. Del. Del. Del. Del jours M1 M12 M24 jours Période 1 Période 2 Démarrage Fin du projet Rapport périodique (période 1): - Partie Technique - Partie Financière (Form C+UoR) a) Rapport périodique (période 2): : -Partie Technique - Partie Financière b) Rapport Final

12 Rapports et éléments livrables 1 QUOI? ÉLÉMENTS LIVRABLES (Deliverables): Contenu et responsable (voir Annex I) Types: rapport, site web, prototype Version finale/revisée par Coordinateur téléchargée sur ECAS avant date limite.

13 Rapports et éléments livrables 2 RAPPORT PÉRIODIQUE, un pour chaque période de rapport (M1-12) (M13-24), qui comprend. a)partie technique: - vue d ensemble (y inclus synthèse publiable) - pour chaque lot de travail (WP) à l exception du Mng: progrès réalisés, réalisations obtenues, jalons atteins et différences entre prévu et réalise. - Management du projet QUOI? -Tableau et explication des efforts (P-M): réalisés vs planifiés b) Partie financière: - une fiche financière par bénéficiaire (Formulaire C) - explication de l utilisation des ressources (UoR)

14 Rapports et éléments livrables QUOI? 3 Un RAPPORT FINAL, qui comprend : a) Rapport de synthèse final publiable b) Rapport avec les implications du projet au regard de la société, égalité des chances, questions éthiques y compris le Plan de Valorisation et de Diffusion des Connaissances Nouvelles (PUDF): - Partie A (publique): dissemination - Partie B (confident.): exploitation des résultats 4 Certificat relatif aux états financiers (annexe VII du GA)

15 Rapports et éléments livrables 1 QUAND? ÉLÉMENTS LIVRABLES: voir l annexe I RAPPORTS PÉRIODIQUES : dans les 60 jours suivant la fin de chaque période de rapport. (Recommendation: dans les 45 jours) 2 3 RAPPORT FINAL : dans les 60 jours suivant la fin du projet Certificat relatif aux états financières: lorsque le montant de contribution demandé (par partenaire/période) 4

16 Rapports et éléments livrables QUI? Le Coordinateur est le seul responsable vis-à-vis la Commission Européenne, mais. Responsables d exécution: ÉLÉMENTS LIVRABLES: voir Annexe I RAPPORTS PÉRIODIQUES/FINAL: tous Formulaire C et Explication des coûts: tous

17 Rapports et éléments livrables COMMENT? TRANSMISSION ÉLECTRONIQUE H2020 training seminar_casablanca

18 Rapports et éléments livrables Approuver les rapports; ET, CE QUI ARRIVE ALORS Après réception, la Commission peut... Les rejeter en motivant son refus, et demander des éclaircissements ou modifications; Suspendre le délai pour paiement et demander des informations supplémentaires; Ne pas procéder au paiement, possible suspension du projet; S ils sont approuvés sans conditions la Commission à un délai de 90 jours pour effectuer le paiement.

20 Remplir le Rapport Financier Tous les benéficiaires doivent remplir un rapport financier (Formulaire C) à la fin de chaque période de rapport sur ECAS (Portail du Participant) H2020 training seminar_casablanca

21 Dispositions Financières Comment préparer le rapport financier? Coûts éligibles du projet Coûts directs et indirects Limites maximales de contribution Recettes du projet

22 Dispositions Financières COÛTS ÉLIGIBLES DU PROJET

23 Dispositions Financières COÛTS NON-ÉLIGIBLES DU PROJET Les coûts suivants ne peuvent pas être imputés au projet: - Impôts indirects identifiables (TVA) - Intérêts débiteurs - Pertes de change - coûts déclarés ou encourus dans le cadre d autre projet - ( voir Convention de Subvention, annexe II)

24 Dispositions Financières COÛTS DIRECTS ET INDIRECTS COÛTS DIRECTS: Coûts éligibles attribués directement au projet - personnel (heures effectivement ouvrées au titre du projet) - d autres (déplacement et séjour, consommables, autres coûts ) COÛTS INDIRECTS: Constituent une bonne part des frais généraux de l organisation. a) Coûts indirects réels (comptabilité analytique) b) Taux forfaitaire du 20% (du total des coûts éligibles directs, excl.sous-traitance) c) Taux forfaitaire du 60% (du total des coûts éligibles directs, excl. Sous-traitance). Organismes publics sans but lucratif, établ. Enseignement sécondaire/supérieur, PME, organismes de recherche d) Coordination & soutien: 7% des coûts élig.directs (excl. Sous-traitance)

25 Dispositions Financières COÛTS DE SOUS-TRAITANCE Accord aux conditions du marché avec un ou plusieurs bénéficiaires pour exécuter des travaux liés au projet sans supervision directe. Il faut: -Accord préalable de la Commission. -Détail des tâches et estimation des coûts à l annexe I -Meilleur rapport qualité/prix

26 Dispositions Financières LIMITES MAXIMALES (*) DE CONTRIBUTION Taux de remboursement max. Recherche et dévelopement Technologique (1) Démonstration Autres activités Réseau d excellence 50 % 100% 75% (2) Projets en collaboration (4) 50 % 75% (2) 50% 100% Actions de Coordination & Soutien 100% (3) (1) Y compris coordination technique. (2) (2) Organismes publiques sans but lucratif, enseignement secondaire/supérieur, org.recherche et PMEs. (3) CSA, coûts indirects=7% max des coûts éligibles directs (excl. Soustraitance). (4) Y compris recherche au profit des groupes partic. (PMEs)

27 Dispositions Financières RECETTES DU PROJET a) Ressources mises gratuitement a la dispositioin du bénéficiaire par des tiers sous forme de transferts ou contributions en nature. b) Revenus engendrés par le projet. Doivent être déclarées dans le Formulaire C

28 Remplir le Rapport Financier Example pratique: remplir en ligne un Formulaire C et explication des ressources pour un projet CSA avec les coûts suivants: Support Other MNG Personnel 3,500 2, Travel Consumables 700 (participation to technical meeting) 100 (lab consumables for tests) 800 (participation to conference for project presentation) Other costs 300 (conference fee)

29 Remplir le Rapport Financier INFORMATIONS À FOURNIR (par WP/type d activité): «Personnel»: Montant, Nom, catégorie prof., description brève du travail, effort (P-M). «Other direct costs»: - Consumables: Montant, description et lien avec le projet. - Travel: Montant total par voyage, nom, destination, dates (a-r), raison. - Equipment: amortissement pour la durée d utilisation - Other costs: frais de conférence, protection des DPI «Subcontracting»: montant, description et lien avec projet «Indirect (overheads)»: à ECAS calculés automatiquement (dans le cas des CSA, pour le total des coûts le % déclaré et pour la contribution UE max.7%, calculés sur coûts éligibles directs)

30 Remplir le Rapport Financier RAPPEL SUR LES COÛTS : -Réels -Engagés par le bénéficiaire -Dans la durée du projet -Utilisés pour réaliser les objectives du projet -Figurer dans l Annexe I Project Coordinator

31 Valider le Rapport Financier Une fois confirmé par le Coordinateur, le rapport financier (Formulaire C + UoR) doit être validé. Pas de copies en papier signées. Nommer dans le Portail du Participant un FSIGN pour le projet (=personne autorisée pour valider le rapport). FSIGN doit accéder à ECAS/My projects/fr et ajouter la signature électronique.

32 Valider le Rapport Financier Nouveau!! Comment nommer le FSIGN et l attribuer à un projet spécifique: A) NOMINATION: Seulement le LEAR de l organisation peut nommer le FSIGN. Il faut: 1) s enregistrer en ECAS 2) Sélectionner "My Organisation" et dans la liste des projets de l organisation, cliquer sur l icône "OR" (View organisation roles) 3) Sélectionner: EDIT ROLES / ADD ROLES 4) Dans le menu déroulant, choisir: "Financial Signatory" et ajouter les coordonnées de la personne autorisé pour signer le rapport financier (Form C). Après, cette personne, le "Authorised signatory" doit s enregistrer aussi sur ECAS et créer un compte.

33 Valider le Rapport Financier Nouveau!! B) Comment faire la liaison entre le FSIGN et un projet (ex. PROJECT A)>> pour devenir PFSIGN (Project Financial Signatory) (*) (**) La personne responsable du projet dans l organisation doit: 1) S enregister sur ECAS 2) Sélectionner «PROJECT A» dans la liste des projet et cliquer sur "PC" Dans la liste de membres du projet, cliquer sur «EDIT ROLES» pour votre organisation. 3) Sélectionner "ADD ROLES" et dans la liste, choisir «Project Financial Signatory». Cliquer sur le nom de la personne qui doit signer le Form C. Fermer la fenêtre. * Note1 : une organisation peut avoir plusieurs FSIGNS (une pour chaque projet), par exemple, dans une Université où chaque Faculté ou Dépt. à un FSIGN pour les projet dudit Département. ** Note 2: Il n est pas indispensable que le FSIGN soit le représentant légal de l entité, mais la personne autorisée à signer le rapport financier et confirmer les coûts encourus.

35 PAIEMENTS Modalités de paiement: a) un préfinancement b) paiement(s) intermédiaire(s) c) paiement final Tous les paiements de la Commission Européenne sont effectués en

36 PAIEMENTS a) un préfinancement 60% de la contribution total minus 5% GF (Fond de Garantie)* Important: Le préfinancement est propriété de la Commission jusqu au paiement final. * Ce montant sera versé avec le paiement final.

37 PAIEMENTS b) paiement(s) intermédiaire(s): montant accepté pour chaque période de rapport. c) paiement final: Montant accepté pour la dernière période de rapport, majoré des ajustements nécessaires. Préfinancement + paiement(s) intermédiaire(s)= 90% Contribution financière maximale

38 Rapports et aspects financiers (7e PC) QUELQUES RECOMMANDATIONS POUR LA PRÉPARATION DES RAPPORTS TECHNIQUES ET FINANCIERS

39 Recommendations: Utilisez les modèles disponibles (templates) ou demandez les au Coordinateur Préparez le rapport financier en format excel et envoyez au Coordinateur pour révision avant de le remplir en ligne. Personnel: seulement les heures effectivement ouvrées pour le projet. Il faut utiliser «timesheets». Envoyez copie au Coordinateur pour vérifier le format. Tous les coûts du projet identifiés dans la comptabilité et factures avec référence du projet Contactez le Coordinateur en cas de doute concernant éligibilité des coûts. Respectez toujours les délais l ensemble du Consortium peut être affecté.

40 Rapports et aspects financiers (7e PC) «Toujours gérer le projet comme s il sera l objet d un audit» À tout moment dans l exécution jusqu à 5 années après, la Commission peut faire des audits financiers

41 Rapports et aspects financiers (7e PC) DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE: Convention de Subvention (Grant Agreement) & Lignes directrices financières (FP7 Financial guidelines) Convention de Subvention Annotée (Annotated Grant Agreement)

42 Merci de votre attention H2020 training seminar_casablanca