Recherche pour le bénéfice b. des PME et les Associations de PME: res

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1 Research Executive Agency Recherche pour le bénéfice b des PME et les Associations de PME: Pratiques administratives et financières res Per Martin SCHMIDT Chef de Secteur Administratif et Financier des Actions en faveur des PME Agence Exécutive pour la Recherche (REA) 1 / 23

2 La REA: vue d ensemble d (1/3) Implantée à Bruxelles Gère un budget total de 6.5 Milliards Mandat: Durée e de vie du 7ième PCRD (jusqu en 2013), puis réduction r progressive du nombre de projets gérés g s jusqu en 2017 Possible extension de son mandat au-del delà du 7 ième PCRD 2 / 23

3 La REA: vue d ensemble d (2/3) La REA met en œuvre les actions PME du programme Capacités Marie Curie du Programme Personnes Espace et SécuritS curité du Programme Coopération et gère g environ la moitié des contrats du 7 ième PCRD Les aspects politiques sont gérées g par la Commission (DG RTD pour les actions en faveur des PME) Le mandat de la REA couvre uniquement le 7 ième PCRD 3 / 23

4 La REA: vue d ensemble d (3/3) La REA fournit des services horizontaux pour l ensemble l des programmes du 7 ième PCRD l agence: Gère les infrastructures d éd évaluation,, y compris le personnel de la réception, r l él équipe administrative, le service qui reçoit les propositions et le service d aide d aux évaluations Offre un service central pour la préparation paration des contrats et le paiement des évaluateurs Contribue au service central de validation des participants et de la vérification de la viabilité financière Gère les «helpdesk» du 7 ième PCRD Titre Pratiques de la présentation/événement administratives et financières date : prénom, Actions nom PME OSEO, Paris - 5 octobre 2010 Per Martin SCHMIDT 4 / 23

5 Recherche pour le bénéfice b des PME Participation par pays - appel à proposition FP7- PME Pays n de propositions évaluées n de propositions Taux de succès retenues [%] GB ES DE IT FR BE NL DK EL Total de 660 propositions évaluées et 132 propositions retenues Taux de succès s global pour l appel l à proposition : 20% 5 / 23

6 Points abordés 1. Evaluation 2. Négociation 3. Signature du contrat («( grant agreement») 4. Préfinancement (PF) 5. Revue financière («( financial reporting») 6. Paiements intérim et final (PN) 7. Audit ex-post (d un( ou des bénéficiaires) b 6 / 23

7 Evaluation (1/2) Lisez très s attentivement le : 1. Programme de travail 2011 («( WP 2011») 2. Guide aux soumissionnaires («( Guide for Applicants») Prenez en compte : 1. Critères res d'éligibilit ligibilité - sinon votre proposition ne sera même pas évaluée 2. Critères res d'évaluation - Gardez les en tête lorsque vous élaborez votre proposition N'attendez pas la dernière re minute pour soumettre votre proposition via EPSS N'oubliez pas de cliquer sur le bouton "SUBMIT NOW Besoin d'aide? EPSS Help desk: support@epss-fp7.org 7 / 23

8 Evaluation (2/2) Classement des propositions selon la démarche d suivante (cf. critère re d évaluation): 1. Impact potentiel (Critère re 3) cf. Objectif du Programme PME Pour un même score global, la proposition avec un score plus élevé dans ce critère re sera classée e avant 2. Excellence scientifique et technologique (Critère re 1) Si le score total et le score du 3ième critère re sont égaux, la proposition avec le score le plus élevé dans ce critère re sera classée e avant 3. Qualité et efficience de la gestion du projet (Critère re 2) Si ce score est aussi égal: «Revue dans le panel d éd évaluation» 8 / 23

9 Négociation (1/4) Détermination du budget final projet et de la contribution UE* Répartition des activités s de RTD et planification des factures aux PME (définition des «transactions» dans l annexe l technique) Paiement des factures «RTD performers» (hors TVA) par les PME est un coût éligible «RTD performers» peuvent seulement présenter des coûts de type other et management La règle r des 110% : le soutien financier de l UE l à un projet PME est limité 110% du montant total de la sous-traitance (définie dans l annexe technique) aux «RTD performers» (prix négocin gocié à facturé par les «RTD performers» aux PME) *en suivant l avis l des experts - évaluateurs indépendants 9 / 23

10 Négociation (2/4) Contrôle de la viabilité financière du coordinateur et des autres bénéficiaires recevant une contribution UE dépassant d les 500 k k Par qui? REA.A1 = service central dédid dié Pourquoi? Protège contre une «instabilité financière» des partenaires clés Que faut-il? Bilan annuel, rapport d auditd Possibles conséquences? Monitoring «renforcé»,, substitution, exclusion (décid cidé au cas par cas) 10 / 23

11 Négociation (3/4) Pour des coordinateurs présentant une viabilité financière faible, une garantie bancaire peut être acceptée e dans des cas vraiment exceptionnels Un «monitoring renforcé» sera mis en place REA sera le bénéficiaire b de la garantie bancaire en cas de défaillance La garantie bancaire sur le montant du préfinancement sera distribuée e aux autres bénéficiaires b en cas défaillanced Des comptes bancaires de type «ESCROW» ne sont pas acceptés s comme une forme de garantie bancaire (contrôle tripartite d un compte par la banque, le coordinateur (e.g. une PME) et un bénéficiaire ficiaire (e.g. un «RTD performer») 11 / 23

12 Négociation (4/4) Compte bancaire Compte bancaire doit générer g des intérêts (NB : préfinancement appartient à l UE jusqu à l acceptation du paiement final Des éventuelles exceptions sont décidd cidées par le service centrale de la REA.A1 The compte bancaire lié au projet UE est sous la seule responsabilité du coordinateur Pas de compte de type «ESCROW» (au lieu de produire des intérêts, frais supplémentaires de gestion) 12 / 23

13 Signature du contrat Time-to to-grant (call 2011) est de max 6 mois à compter de la date de l approbation par la CE de la liste des propositions retenues objectif très s ambitieux (collaboration des consortia crucial)! Le contrat ( grant( agreement ) ) est signé d abord par le coordinateur et ensuite par l ordonnateur l de la REA (cf. «entry into force» La date de début d d un d projet est décidd cidée e en accord avec la REA D habitude, le préfinancement est comprise entre 60% - 80% de la contribution UE maximale accordée e (si la durée e est de 2 ans ou moins) 5% de la contribution UE maximale est déduite d duite du PF et transféré Fond de Garantie des Participants («( mutuelle» du 7 ième PCRD) Le coordinateur est responsable de la gestion des contributions de l UE et doit verser dans les plus bref délais d le PF aux bénéficiairesb 13 / 23

14 Préfinancement (1/4) Le PF appartient à l UE et correspond à une avance pour soutenir un projet dans sa phase de démarraged Le PF doit parvenir au compte bancaire du coordinateur dans les 45 jours suivant le «entry into force» (règlement sur les intérêts de retard s applique) s Le PF doit être distribué selon les tableaux A3.1 A3.2 du GPF Concernant la contribution de l UE l pour des activités s de type RTD, elle doit être transféré aux PME qui sont les meneurs du projet et qui gèrent g la transaction commerciale avec les «RTD performers» Les «RTD performer» ne reçoivent typiquement sur une base pro rata leur part de PF pour other and management costs 14 / 23

15 Préfinancement (2/4) Un procédé différent des transaction et du PF peut accepté,, mais seulement avec l accord explicit par écrit des PME Le «Consortium Agreement» ne suffit pas pour formaliser cet accord sur un procédé différent Les PME doivent impérativement garder le contrôle sur la réalisation r du projet et sur l exl exécution des transactions avec les RTD performers (un principe fondamental des projets PME) Le PF ainsi que toute autre transaction doivent être scrupuleusement documentés s et la REA se réserve r le droit de demander à tout moment des preuves écrites à la fois de l accord l explicit des PME et transferts bancaires effectués 15 / 23

16 Préfinancement (3/4) La distribution du PF directement du coordinateur vers les RTD performers peut être accepté Un accord explicit et par écrit des PME est nécessairen De tels transferts doivent être enregistrés s dans le système de comptabilité habituelle des PME La REA se réserve r le droit de contrôler de telles transactions Cependant, la REA déconseille d fortement de distribuer la totalité du PF vers les «RTD performers» comme paiement en avance des transactions commerciales définies d dans l annexe l technique 16 / 23

17 Préfinancement (4/4) Pourquoi la REA est contre de telles pratiques : Les PME perdent tout contrôle financier sur les transactions avec c un «prestataire de service» Les PME dépendraient d totalement du degré des performance des RTD performers sans d autres d moyens de pression Un risque de défaillance d financière d un d «RTD performer» affecterait directement les PME qui ont en toute conscience versé des fonds selon un schéma non-approuv approuvé par la REA 17 / 23

18 Revue financière (1/2) Obligation de soumettre une documentation financière dans les 60 jours après s la fin de la période p de «reporting» FORM C = déclaration d des coûts «Summary Financial Report» = détail d des distribution des coûts «Certificate of financial statement» (>375k euro) = certificat d audit Rapport annuel décrivant d la réalisation r et l exl exécution du projet En cas de délai d excessif,, la REA procédera selon les conditions décrites d dans le contrat (GA) 1 er rappel + 2 ième rappel Terminaison du contrat (GA) 18 / 23

19 Revue financière (2/2) Analyse des rapports opérationnels Approbation / suspension / réjectionr Analyse des rapports financiers Approbation / suspension / réjectionr La REA dispose de105 jours (hors suspensions) pour analyser les rapports et de procéder avec le paiement (règlement sur les intérêts de retard s applique) s Le personnel de la REA staff vérifie v les coûts par rapport au budget provisionnel et le travail effectué Vérification de l él éligibilité des coûts Vérification de la méthode m des coûts indirects appliquée 19 / 23

20 Paiements intérim et final Paiements intérim et final sont assez faible, à cause du PF conséquent (rétention de 10% de la contribution UE max jusqu à l approbation du paiement final Paiement final prend en compte le travail réalisr alisé et les coûts soumis durant le projet Le délai d max est de 105 jours (hors période p de suspensions) Règlement sur les intérêts de retard s appliques La restitution de la contribution au Fond de Garantie des Participants ipants est effectuée e (le cas échéant) après s le paiement final (pas de délai d lai légal max en vigueur) 20 / 23

21 Audit ex-post Des audits peuvent être effectués s durant toute la durée e de vie d un d projet Las audits se basent sur les déclarations d financières soumises (i.e. les FORM C de chaque bénéficiaire) b Financial audits, mais également des audits technique sont possible Toute documentation relative au projet doit être conservé par e coordinateur pendant une durée e de 5 ans après s la fin du projet 21 / 23

22 Pour plus d informationsd CORDIS help desk EPSS Help desk support@epss-fp7.org IPR help desk (Droits de la propriété intellectuelle) helpdesk.org SME TechWeb techweb Pour savoir si vous êtes une PME _user_guide.pdf 22 / 23

23 Merci pour votre attention Photo: C. Pouret. Architectes Architectes: : ART & BUILD / MONTOIS PARTNERS 23 / 23