GUIDE DE COMMUNICATION ET DE PROMOTION

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1 GUIDE DE COMMUNICATION ET DE PROMOTION Le salon du point de vente, du retail et de la distribution Du 11 au 13 septembre 2012 PARIS PORTE DE VERSAILLES Pavillon 7.3

2 Une communication optimale grâce à EQUIPMAG! Cher Exposant, Nous avons réalisé pour vous le Guide de Communication du salon EQUIPMAG Ce guide a été conçu pour vous aider durant toute cette phase de préparation, et vous guider dans vos choix afin d optimiser votre participation. Nous mettons à votre disposition des outils de communication gratuits pour toucher vos clients de différentes façons (marketing direct, relations presse, catalogue, ). Pour un résultat optimum, nous vous conseillons d utiliser ces différents outils dans toutes les actions de communication que vous mettrez en place. Nous restons à votre disposition pour vous conseiller et vous apporter plus de détails sur les outils présentés dans ce guide. Très sincèrement, L équipe organisatrice Guide de Communication EQUIPMAG

3 SOMMAIRE Services de communication Cartes d entrée p.4 E-card p.4 Bannière du salon p.5 Pictogramme «Rencontrez-nous sur EQUIPMAG» p.5 Logo du salon p.5 Badges VIP p.6 Badges Exposants p.7 Lecteur de badges p.8 Catalogue p.8 Nouveaux produits p.8 La Shopper Experience p.9 Communiquez avec la presse Relations presse p.10 Votre casier de presse exposant p.11 Vos événements p.11 Informations pratiques Hébergement p.12 Réduction transport p.12 Guide de Communication EQUIPMAG

4 SERVICES DE COMMUNICATION Cartes d entrée Gratuit Envoyées à partir de juin. DATE LIMITE DE COMMANDE : 20 AOUT 2012 Offrez une invitation gratuite au salon à tous vos prospects, clients, et partenaires! Envoyez-leur une invitation en votre nom, et valorisez votre présence en communiquant : votre numéro de stand, vos animations, vos nouveautés. Vous démultiplierez ainsi le nombre de visites sur votre stand. Votre inscription au salon inclut une dotation de 100 cartes d entrée gratuites qui vous sera envoyée début juin. Vous avez la possibilité de commander des cartes d entrée supplémentaires en plus de ce quota automatique, dans la limite des stocks disponibles (conditionnement par lot de 50 cartes). Pour commander vos cartes d entrée supplémentaires, rendez-vous dans votre espace exposant, rubrique «mes formulaires» ATTENTION : La valeur d une carte d entrée est de 46 TTC. Tout visiteur non muni d un badge ou d une carte d invitation doit s acquitter de ce montant à l entrée du salon. E-card Gratuit Disponible à partir de mai. La e-card est une invitation électronique que vous envoyez par mail à vos contacts commerciaux, en complément de votre mailing de cartes d invitation et en plus grand nombre. Gratuit, simple et rapide : réalisez et envoyez à vos clients et prospects cette invitation électronique valorisant votre entreprise, vos produits, services ou événements présentés sur le salon. Son avantage : son envoi est illimité, pas de frais d affranchissement. Guide de Communication EQUIPMAG

5 Bannière du salon Gratuit. Valorisez votre venue! La bannière Internet du salon apposée sur votre site web ou dans vos mails permettra à vos clients et prospects de se pré-enregistrer gratuitement. Incitez vos contacts à se pré-enregistrer gratuitement sur : rubrique «Demande de badge». Pour télécharger la bannière du salon, rendez-vous sur / presse / médiathèque Pictogramme «Rencontrez-nous sur EQUIPMAG» Gratuit. Utilisez le pictogramme dans toutes vos communications pour informer vos clients et prospects de votre présence à EQUIPMAG Ils pourront ainsi mieux préparer leur visite! Pour télécharger le pictogramme, connectez-vous sur : Logo du salon Gratuit. N hésitez pas à reprendre le logo du salon dans vos communications off et on-line. Pour télécharger le logo du salon, connectez-vous sur : Guide de Communication EQUIPMAG

6 Badges VIP Gratuit Envoyés à partir de fin août. DATE LIMITE DE COMMANDE : 23 AOUT 2012 Offrez à vos meilleurs clients un accueil privilégié grâce au badge VIP! Les avantages des badges VIP : Pour vos clients : Un accès libre et sans attente au salon, Une entrée gratuite et illimitée pendant toute la durée du salon, Un accueil privilégié au Club VIP. Pour vous : Un message personnalisable à votre nom et numéro de stand, Une valorisation de votre relation commerciale auprès des cibles destinataires, Un service gratuit. Pour commander vos badges VIP : 1. Cliquez sur le bouton Commande badge VIP de votre espace exposant. 2. Saisissez vos badges, nous les éditons et les envoyons directement à vos clients VIP avec un courrier personnalisé à votre nom et précisant votre numéro de stand. Les badges VIP sont réalisés selon le quota suivant : Stand < 50 m² => 20 badges VIP Stand > 50 m² => 50 badges VIP Guide de Communication EQUIPMAG

7 Badges Exposants Gratuit DATE LIMITE DE COMMANDE : 23 AOUT 2012 Les badges exposants sont obligatoires (sauf pendant la période du montage). Ils sont réservés uniquement aux personnes présentes sur le stand. Les badges remis aux exposants leur permettent l accès au salon, ils sont obligatoirement nominatifs et établis au nom de la société exposante. Il n est donc pas possible d établir des badges «vierges». De même il n est pas possible d éditer des badges au nom de firmes représentées par une société exposant au salon. Pour vos prestataires, pendant la période de montage, des badges spéciaux seront remis sur site aux différentes entrées du pavillon. Les badges ne vous seront délivrés que si vos frais d inscription au salon ont été réglés. Pour commander vos badges exposants : 1. Cliquez sur le bouton Commande badge Exposant de votre espace exposant. 2. Vous disposez d un quota de badges exposants selon la surface de votre stand : Stand de 9 à 25 m² = 10 badges Stand de 26 à 50 m² = 20 badges Stand de 51 à 75 m² = 30 badges Stand de 76 à 100 m² = 40 badges Plus de 100 m² = 50 badges Des badges supplémentaires peuvent être réalisés, dans la limite des stocks disponibles. En cas de commande supplémentaire, merci de contacter : nadia.bessa@comexposium.com T : +33 (0) Guide de Communication EQUIPMAG

8 Lecteur de badges Payant. Le lecteur de badges vous permet d enregistrer l ensemble des coordonnées des visiteurs sur votre stand : raison sociale, nom, prénom, adresse, téléphone, fax, , fonction. Vous constituez ainsi en temps réel une base de données solide des contacts commerciaux pris sur le salon. Pour toute commande de lecteur de badges, merci de prendre contact avec notre prestataire Léni : Martine CHARLET Tel : + 33 (0) Fax: 33 (0) info@leni-france.com Pour télécharger le bon de commande du lecteur de badges, rendez-vous dans votre espace exposant, rubrique TABLEAU DE BORD / Optimisez votre participation Catalogue du salon Gratuit. Le catalogue est l outil incontournable pour toucher vos prospects et pérenniser votre participation. Il sera diffusé gratuitement à tous les visiteurs. Référencez-vous gratuitement au catalogue et amplifiez votre communication grâce aux différentes offres publicitaires qui vous sont proposées (payantes). Pour votre inscription au catalogue et les offres publicitaires associées, rendez-vous dans votre espace exposant, rubrique «Votre inscription au catalogue, mes nouveautés» Nouveaux produits Gratuit. Enregistrez vos nouveaux produits! Ils seront présentés dans le Cahier Tendances & Nouveautés diffusé sur le salon, feront l objet d une communication spécifique vers la presse et seront mis en ligne sur le site web INSCRIPTION : les exposants doivent compléter le formulaire en ligne avant le 30 juin 2012 (2 produits / services maximum). Pour enregistrer vos nouveautés, rendez-vous dans votre espace exposant, rubrique «Votre inscription au catalogue, mes nouveautés» Guide de Communication EQUIPMAG

9 Shopper Experience : présentez vos innovations Payant. DATE LIMITE D INSCRIPTION : 04 JUIN 2012 Profitez de l opportunité de valoriser votre innovation sur l une des animations phare d EQUIPMAG 2012 : la Shopper Experience! Un parcours didactique pour répondre aux attentes de vos clients : Et si on arrêtait de perdre le client? A l heure du multi-canal, comment garder une cohérence de marque et renforcer son efficacité commerciale quand celleci est mise au contact du shopper par différents canaux? L animation se décomposera en 2 temps : 1 - La mise en scène du parcours client via différents points de contact, tant sur le plan des outils destinés à toucher le shopper (site web, réseaux sociaux, hotline, appli mobile, supports de communication), que dans les différents types de magasins physiques dans lesquels ce dernier pourra se rendre (point de vente traditionnel, point de vente distributeur, pop-up store ou encore flagship). 2 - Une zone dédiée aux exposants avec 16 corners présentant les innovations les plus significatives en lien avec l animation. Cette animation bénéficiera d une forte promotion : relations presse dédiées, valorisation sur le site internet du salon, promotion dans les enews visiteurs, ( ) Pour participer à cette animation : - Déclarez vos produits innovants via la plate-forme web rubrique «Votre inscription au catalogue, mes nouveautés»» (gratuit). - Veillez à ce que vos produits déclarés remplissent les caractéristiques de la Shopper Experience (critères détaillés sur la plateforme). Un jury sélectionnera les 16 produits les plus représentatifs. Seules les innovations sélectionnées par le Comité d experts seront mises en scène sur la Shopper Experience et présentées dans le Cahier Tendances & Nouveautés. Les sociétés dont les innovations seront retenues par le Comité d Experts devront s acquitter du forfait de présentation sur la Shopper Experience d une valeur de HT. Guide de Communication EQUIPMAG

10 COMMUNIQUEZ AVEC LA PRESSE Relations presse Gratuit. Pour accroître votre visibilité avant le salon, vous démarquer de vos concurrents, délivrer un message particulier (produit nouveau, lancement de gamme, dépôt de brevet ) les relations presse avec les journalistes sont primordiales. Associez-vous à la stratégie des relations presse du salon! Avant le salon : Envoyez-nous dès à présent vos communiqués de presse par mail. Nous les téléchargerons sur notre site Internet dans la rubrique «Presse», «Actualité Exposants». Les journalistes pourront les consulter librement. Adressez vos communiqués à : helene.tsoungui@comexposium.com Attention, vos communiqués de presse doivent être courts (max 3 pages) et récents. Sur le salon : Le service de Presse (situé au Club VIP & Presse) Relais permanent entre les exposants et la presse, le service de presse accueille plus d une centaine de journalistes pendant toute la durée du salon. Le salon est un temps fort pour les journalistes pour vous rencontrer et dialoguer avec vous. Nous organisons des rendez-vous avec la presse, remettons vos dossiers ou communiqués de presse, informons les journalistes des nouveautés présentées (via le Cahier Tendances & Nouveautés). Guide de Communication EQUIPMAG

11 Votre casier de presse exposant Gratuit. Personnalisé au nom de votre société, un casier de presse est gracieusement mis à votre disposition. Il vous permet de mettre à l attention des journalistes vos dossiers et communiqués de presse. Prévoyez 30 à 50 dossiers de presse dont quelques exemplaires en anglais, Ils seront à déposer au service de presse au plus tard le 11 septembre 2012 au matin. L exposant garantit à l organisateur être titulaire des droits et autorisations nécessaires à la publication de tout ou partie des éléments transmis (et notamment photos, textes et éléments graphiques les composant) en vue de leur diffusion dans les modalités décrites ci-dessus. L exposant demeure seul responsable de ses documents et garantit l organisateur contre tout recours lié à la diffusion de ses documents. L organisateur se réserve le droit de refuser une diffusion sans que ce refus puisse entraîner le versement de dommages et intérêts et sans avoir à motiver son refus. Annoncez vos événements Gratuit. Vous prévoyez un événement presse pendant le salon, un lancement de produit, une animation,? Faites-le nous savoir afin que nous en assurions la promotion auprès des journalistes avant et pendant le salon. Vos contacts presse : N hésitez pas à contacter notre agence de relations presse CLC Communication Contact : Gilles Senneville Mail : g.senneville@clccom.com Guide de Communication EQUIPMAG

12 INFORMATIONS PRATIQUES Hébergement Pour bénéficier des tarifs préférentiels sur des hôtels proches du parc d expositions ou sur Paris, contactez notre partenaire : ATI 8 rue de la Terrasse Paris Tél. : (0) Fax : (0) Pour plus d informations, connectez-vous sur Réduction transport Pour bénéficier des tarifs préférentiels Air France et SNCF, connectez-vous sur Guide de Communication EQUIPMAG